Phần mềm chấm công giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quá trình quản lý thời gian làm việc, số lần vắng mặt, nghỉ phép của nhân viên, và tạo ra một môi trường lao động minh bạch và công bằng. Tuy nhiên, với sự đa dạng của các ứng dụng chấm công hiện nay, việc tìm ra một giải pháp phù hợp với nhu cầu, quy mô và ngân sách của doanh nghiệp không phải lúc nào cũng dễ dàng.
Trong bài viết sau đây của Base Blog, chúng tôi sẽ đánh giá tính năng, ưu điểm, nhược điểm và bảng giá chi tiết của 12 phần mềm chấm công tốt nhất tại Việt Nam và quốc tế, để giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.
1. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm chấm công: Cắt giảm được hàng loạt chi phí
Nhiều người nghĩ rằng việc tự động hóa quy trình chấm công không đem lại lợi ích về mặt chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, một loạt các loại chi phí ẩn sẽ được cắt giảm đáng kể – mà chỉ những người trực tiếp quản lý hoạt động chấm công và tính lương mới có thể nhận thấy. Đó là các loại chi phí liên quan đến:
- Nhân viên vi phạm quy định: Việc sử dụng máy và phần mềm chấm công có thể cải thiện tình trạng nhân viên không tuân thủ giờ làm việc. Bằng cách ghi nhận chính xác thời gian làm việc, doanh nghiệp có thể tránh được những tranh cãi và khiếu nại từ phía nhân viên. Điều này giúp ban lãnh đạo tiết kiệm thời gian và tập trung hơn vào việc áp dụng nội quy và chính sách.
- Cố tình vi phạm: Theo báo cáo từ Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ, các doanh nghiệp trong nước này ước tính phải chi trả lên đến 373 triệu USD mỗi năm cho tình trạng “buddy-punch” – tức là chấm công giả mạo. Chắc hẳn tại Việt Nam cũng có tình trạng tương tự. Với bài toán này, phần mềm chấm công tích hợp công nghệ cao là một giải pháp đáng cân nhắc. Những phần mềm thông minh này yêu cầu nhân viên chấm công thông qua dấu vân tay, nhận diện khuôn mặt (Face ID) hoặc sinh trắc học, do đó không thể chấm công hộ người khác hoặc gian lận số ngày công.
- Thời gian xử lý bảng công và tính lương: Một lợi ích khác của hệ thống chấm công tự động là giảm bớt gánh nặng cho phòng hành chính nhân sự và kế toán. Thay vì phải dành từ 7 đến 10 tiếng, hoặc thậm chí hơn, để nhập liệu bảng công và tính toán lương, với phần mềm chấm công, toàn bộ quy trình này có thể được thực hiện chỉ trong vài cú nhấp chuột. Điều này giúp doanh nghiệp dành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ cấp thiết hơn.
- Sai sót khi tính lương thủ công: Khi thực hiện việc tính lương thủ công, việc áp dụng sai công thức, nhập liệu không chính xác, thanh toán thiếu hoặc thừa lương cho nhân viên là những vấn đề xảy ra rất thường xuyên. Tuy nhiên, các lỗi này có thể được giảm thiểu đáng kể thông qua việc sử dụng phần mềm chấm công, tính lương tự động.
- Thời gian quản lý chuyên cần của nhân viên: Bên cạnh chức năng thu thập dữ liệu chấm công, phần mềm thông minh còn sở hữu một giao diện trực quan khi hiển thị đầy đủ và chi tiết các thông tin như thời gian ra / vào làm việc, số phút đi muộn / về sớm, số ngày phép của nhân viên trên cùng một màn hình. Điều này mang lại cho doanh nghiệp một giải pháp quản lý chuyên cần vô cùng hoàn hảo.
2. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công
Với một thị trường phần mềm chấm công “sôi động” như hiện nay, không khó để doanh nghiệp tìm được một giải pháp chất lượng cao. Tuy nhiên, “chất lượng cao” không có nghĩa là phần mềm chấm công đó sẽ đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng, cũng như đảm bảo hiệu quả đầu tư (ROI) của doanh nghiệp. Vậy điều gì tạo nên một phần chấm công lý tưởng dành cho doanh nghiệp bạn? Dưới đây là một số tiêu chí bạn cần quan tâm:
2.1. Phần mềm chấm công có dễ sử dụng không?
Thực tế, một phần mềm chấm công dù có đầy đủ các tính năng tiên tiến, nhưng nếu không dễ sử dụng, nó có thể gây ra sự bất tiện và tốn nhiều thời gian hơn cho người dùng. Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm, ngoài việc xem xét các tính năng, bạn cũng nên quan tâm đến giao diện và trải nghiệm người dùng.
Một giao diện thân thiện không chỉ bao gồm việc bố trí logic của các tính năng và module mà còn phải có các công cụ tìm kiếm và bộ lọc linh hoạt. Điều này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin và thực hiện các tác vụ một cách nhanh chóng.
Hơn nữa, để hỗ trợ người dùng hiệu quả, nhà cung cấp phần mềm cũng nên cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết hoặc các khóa đào tạo triển khai, để giúp người dùng làm quen và sử dụng sản phẩm một cách hiệu quả nhất.
2.2. Phần mềm có đáp ứng được quy tắc tính lương của doanh nghiệp không?
Mỗi doanh nghiệp có cách thức vận hành riêng, với các quy định khác nhau về giờ làm việc, chia ca kíp, tính giờ làm thêm và tăng ca. Điều này đòi hỏi phần mềm chấm công phải có tính linh hoạt cao để có thể xử lý các quy tắc tính lương đặc thù hoặc thích ứng với bất kỳ thay đổi nào trong chính sách quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
Vậy làm thế nào để đánh giá xem một phần mềm chấm công có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?
Thông thường, nhà cung cấp phần mềm sẽ cung cấp danh sách các khách hàng hiện tại trên trang web của họ. Bạn có thể tham khảo và phân tích xem các khách hàng đó có quy mô và lĩnh vực hoạt động tương tự như doanh nghiệp của bạn không, từ đó đánh giá được mức độ phù hợp của phần mềm với tổ chức của mình.
Nhiều nhà cung cấp cũng sẵn sàng tư vấn, demo tính năng hoặc cung cấp bản trải nghiệm miễn phí. Đây là lúc bạn nên tham khảo kỹ hơn để đánh giá mức độ phù hợp.
2.3. Phần mềm chấm công có tích hợp với bảng lương không?
Việc tích hợp phần mềm chấm công với hệ thống tính lương là một yếu tố quan trọng trong quản lý nhân sự hiện đại. Bởi việc nhập liệu thủ công thông tin chấm công có thể dẫn đến các sai sót trong quá trình tính toán lương cho nhân viên.
Giải pháp hiệu quả nhất cho vấn đề này là tích hợp trực tiếp dữ liệu chấm công vào hệ thống tính lương, còn được gọi là quá trình tích hợp bảng lương. Điều này không chỉ giúp hạn chế sơ suất trong quá trình nhập liệu mà còn đảm bảo sự chính xác cao nhất trong việc tổng hợp bảng lương.
Đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều hình thức chấm công khác nhau, việc áp dụng phần mềm chấm công tích hợp sẵn phần mềm tính lương là một sự lựa chọn thông minh. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian lao động và giảm thiểu nhầm lẫn trong quá trình quản lý nhân sự và tính lương, đồng thời tối ưu hóa hiệu suất làm việc của tổ chức
2.4. Phần mềm chấm công có cho phép người dùng truy cập dữ liệu từ xa không?
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp áp dụng hình thức làm việc từ xa khi cho phép nhân viên được làm việc ở bất kỳ nơi đâu, thay vì phải có mặt tại văn phòng. Vậy, bài toán đặt ra là làm cách nào để nhà quản lý theo dõi được thời gian làm việc từ xa của nhân viên? Ứng dụng chấm công trên thiết bị di động chính là giải pháp.
Phần mềm chấm công trên nền tảng đám mây, hay còn được gọi là SaaS (Service as a Service), cho phép nhân viên đăng nhập và đăng xuất qua web hoặc là ứng dụng di động. Đây là xu hướng công nghệ phổ biến nhất trong lĩnh vực phần mềm chấm công hiện nay khi đem đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như sau:
- Tiết kiệm chi phí: Chi phí triển khai toàn bộ hệ thống chấm công đám mây rất thấp. Doanh nghiệp hầu như không cần trả thêm chi phí bảo trì trong quá trình sử dụng.
- Truy cập mọi lúc mọi nơi: Nhân viên có thể thực hiện việc chấm công và theo dõi bảng công của họ mọi lúc mọi nơi mà không cần sử dụng thêm phần cứng hỗ trợ.
- Phân bổ nhân sự tốt hơn: Đối với các nhà quản lý, phần mềm chấm công cho phép họ theo dõi quá trình công tác của nhân viên dù cho họ không có mặt tại văn phòng.
- Không yêu cầu kỹ thuật nội bộ: Đây là lợi ích lớn nhất của phần mềm chấm công SaaS. Tất cả kỹ thuật triển khai lẫn cập nhật đều do phía nhà cung cấp phần mềm thực hiện. Về phía doanh nghiệp, bạn chỉ cần có một hệ thống trình duyệt ổn định để sử dụng phần mềm.
- Theo dõi GPS: Mặc dù phần mềm cho phép nhân viên thực hiện chấm công ở bất kỳ nơi đâu, nhưng doanh nghiệp vẫn có thể xác định được vị trí và thời gian thực của quá trình chấm công đó thông qua định vị GPS. Điều này giúp doanh nghiệp ngăn ngừa những khiếu nại hoặc tranh cãi liên quan đến chính sách làm việc từ xa.
3. Top 12 phần mềm chấm công hàng đầu hiện nay
3.1. Phần mềm chấm công Base Checkin
Phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.
Chấm điểm: 9.4/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Chấm công đa hình thức, tích hợp dữ liệu chấm công từ nhiều nguồn – Hiển thị thông tin chấm công nhanh chóng đến cả người quản lý và nhân viên – Tìm kiếm, xác minh, quản lý thời gian chấm công nhanh chóng – Tích hợp chặt chẽ với các phần mềm thuộc nền tảng Base.vn để tạo thành quy trình quản lý thông tin nhân sự, tính công – phép – lương liền mạch | – Chỉ phát huy tốt nhất các ưu điểm khi sử dụng cùng với các ứng dụng trong bộ giải pháp của Base |
Base Checkin là một ứng dụng tiện ích giúp quản lý và lưu trữ dữ liệu chấm công theo thời gian thực từ mọi thiết bị chấm công, giúp tối ưu hóa quá trình điều chỉnh và cập nhật dữ liệu chấm công của doanh nghiệp. Base Checkin phù hợp với nhu cầu của nhiều doanh nghiệp với các quy mô khác nhau, là một lựa chọn hấp dẫn cho các doanh nghiệp muốn tối ưu quá trình quản lý thời gian làm việc và tính lương.
Tính năng nổi bật:
- Thu thập và lưu trữ dữ liệu chấm công đa hình thức, từ mọi thiết bị: Base Checkin có khả năng thu thập dữ liệu từ máy chấm công sử dụng vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt và cả dữ liệu được tải lên từ file Excel. Ngoài ra, ứng dụng này còn hỗ trợ nhân viên chấm công trực tuyến thông qua thiết bị di động.
- Xử lý dữ liệu chấm công cho ca kíp: Base Checkin có khả năng đọc và xử lý dữ liệu chấm công cho các chế độ làm việc theo ca kíp phức tạp.
- Ghi nhận dữ liệu chấm công thời gian thực: Dữ liệu được tích hợp và hiển thị trên hệ thống theo thời gian thực. Với bộ lọc linh hoạt, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin chấm công liên quan đến đúng giờ, muộn giờ hoặc nghỉ làm. Nhân viên có thể ghi chú hoặc bình luận trực tiếp dưới ngày công để trao đổi với người quản lý các vấn đề liên quan đến chấm công.
- Base Checkin tích hợp chặt chẽ cùng các phần mềm khác trên nền tảng Base.vn: Base HRM quản lý thông tin nhân sự, Base Timeoff quản lý và phê duyệt nghỉ phép, Base Timesheet tự động tổng hợp dữ liệu tạo thành bảng chấm công, Base Payroll tự động tính lương,…
Chi phí sử dụng:
Với gói Starter, doanh nghiệp có thể sử dụng đến 30 tài khoản với mức phí chỉ 450.000 VNĐ mỗi tháng.
Đọc thêm: [Tải miễn phí] 10 mẫu bảng chấm công Excel mới nhất hiện nay
3.2. Phần mềm chấm công Hubstaff
Phù hợp nhất với mục đích giám sát thời gian và địa điểm làm việc của nhân viên từ xa hoặc cộng tác viên (freelancer).
Chấm điểm: 9.2/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Gán nhân viên vào từng nhiệm vụ và theo dõi thời gian máy tính hoạt động – Dễ dàng lên lịch ca làm việc cho nhân viên – Hoạt động ngoại tuyến và gửi dữ liệu đến máy chủ khi truy cập internet được khôi phục – Tích hợp với hơn 30 ứng dụng khác nhau để theo dõi ngày công, quản lý dự án, kế toán, thanh toán. | – Đôi khi đòi hỏi nhập liệu bằng tay từ phía nhà quản lý – Yêu cầu một ứng dụng thứ hai trên máy tính để bàn khi kích hoạt đồng hồ bấm giờ – Chỉ tạo báo cáo cơ bản – Lo ngại về quyền riêng tư của nhân viên – Có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc của nhân viên |
Phần mềm Hubstaff giúp các công ty làm việc từ xa đánh giá năng suất của nhân viên và theo dõi tiến độ của các dự án. Đặc biệt, phần mềm được tích hợp GPS, cho phép người quản lý theo dõi cả thời gian di chuyển và làm việc tại chỗ của nhân viên.
Tính năng nổi bật:
- Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trong mỗi nhiệm vụ hoặc dự án.
- Ghi lại thời gian làm việc của nhân viên và xem bảng tính công trực tuyến để tối ưu hóa hiệu suất của từng phòng ban hoặc đội nhóm.
- Tạo hơn 17 báo cáo chấm công khác nhau của đội nhóm.
- Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trên trình duyệt web hoặc tải ứng dụng Hubstaff cho máy tính để bàn, Android hoặc iOS.
- Xem xét, phê duyệt hoặc từ chối bảng công được tạo ra từ dữ liệu làm việc thực tế của nhân viên.
- Sử dụng tính năng giám sát nhân viên của Hubstaff để xem những ứng dụng và URL mà nhân viên đã truy cập trong thời gian làm việc.
Chi phí sử dụng:
- Hubstaff cung cấp bản dùng thử 14 ngày.
- Gói Starter: 4.99 USD/người dùng/tháng (tối thiểu 2 người dùng). Bao gồm theo dõi bảng công, tính công và nhiều tính năng khác.
- Gói Grow: 7.50 USD/người dùng/tháng (tối thiểu 2 người dùng)
- Gói Simple: 7 USD/người dùng/tháng
- Gói Premium: 10 USD/người dùng/tháng, với các tính năng bổ sung như tích hợp, thanh toán tự động và nhiều hơn nữa.
Xem thêm: Top 15 phần mềm tính lương giúp doanh nghiệp tối ưu hoá chi phí
3.3. Phần mềm chấm công TSheets
Phù hợp nhất với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks.
Chấm điểm: 9.0/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Báo cáo chấm công theo thời gian thực – Tích hợp với QuickBooks – Quản lý nghỉ phép – Tích hợp đồng hồ chấm công – Quản lý và lên lịch ca làm việc | – Không có lên lịch tự động – Không hỗ trợ quản lý FMLA (luật nghỉ phép do ốm đau hoặc công việc gia đình) – Giá cả khá đắt đối với người không sử dụng QuickBooks |
TSheets (hay QuickBooks Time) là một phần mềm quản lý thời gian và chấm công nhân viên của Intuit. Phần mềm được xây dựng và thiết kế riêng cho người dùng của QuickBooks. Tuy nhiên, ngay cả khi chưa từng dùng QuickBooks, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng QuickBooks Time, đặc biệt là cho mục đích theo dõi vị trí và nhiệm vụ của nhân viên làm việc từ xa.
Tính năng nổi bật:
- Đồng hồ chấm công: Cho phép nhân viên thực hiện chấm công bằng nhận diện khuôn mặt hoặc sinh trắc học thông qua ứng dụng di động.
- Theo dõi GPS và Geofencing: Theo dõi vị trí nhân viên khi họ ra và vào một vị trí địa lý cụ thể.
- Đính kèm hình ảnh: Cho phép nhân viên thêm các tập tin hình ảnh để chứng minh thời gian làm việc.
- Báo cáo chi tiết: Cung cấp báo cáo và phân tích chi tiết.
- Đồng bộ với Phần mềm kế toán QuickBooks: Có thể giảm đáng kể thời gian xử lý tiền lương và loại bỏ các lỗi tiềm ẩn khi nhập liệu thủ công.
Chi phí sử dụng: Nhà cung cấp niêm yết 2 gói giá:
- Gói Elite: 40 USD phí duy trì + 10 USD/người dùng mỗi tháng.
- Gói Premium: 20 USD phí duy trì + 8 USD/người dùng mỗi tháng.
3.4. Phần mềm chấm công Replicon
Phù hợp nhất với các doanh nghiệp lớn có nhu cầu kiểm soát nhiều ca làm việc.
Chấm điểm: 9.0/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Dễ triển khai cho tất cả nhân viên, kể cả những người làm việc từ xa – Tính năng đồng bộ đồng hồ tiên tiến – Dễ dàng quản lý lương và yêu cầu nghỉ phép – Phát hành cả phiên bản web và ứng dụng di động | – Khó tiếp cận đối với các doanh nghiệp có ngân sách nhỏ – Thiết kế giao diện hơi khó sử dụng và điều hướng – Hỗ trợ khách hàng không được đánh giá cao về thời gian và chất lượng |
Replicon là một trong những nền tảng chấm công tiên phong trong việc chuyển đổi từ hình thức truyền thống sang công nghệ điện toán đám mây. Nền tảng Replicon giúp doanh nghiệp tự động hóa việc ghi nhận và tổng hợp thời gian làm việc của nhân viên.
Tính năng nổi bật:
- Replicon cho phép nhân viên thực hiện check-in, check-out trực tiếp trên cả trình duyệt web lẫn ứng dụng di động. Doanh nghiệp không chỉ theo dõi được thời điểm nhân viên ra và vào mà còn kiểm soát được thời gian nhân viên công tác trong một dự án cụ thể và tại một địa điểm nhất định.
- Với ứng dụng trên thiết bị di động, nhân viên có thể truy cập vào các dữ liệu như giờ ra vào, bảng chấm công, chụp ảnh và ghi nhận lại vị trí của họ. Bên cạnh đó, nhân viên còn có thể gửi yêu cầu xin nghỉ phép. Ngoài ra, ứng dụng sẽ gửi thông báo đến nhân viên khi sắp đến giờ làm việc hoặc có bảng tổng hợp chấm công.
- Cấp quản lý có thể tùy chọn nhận thông báo qua email hoặc ứng dụng di động mỗi khi có bảng chấm công cần phê duyệt.
- Chức năng thiết lập lịch của Replicon cho phép cấp quản lý tạo thời gian biểu; điều chỉnh hoặc bổ sung ca làm việc; xem tóm tắt số giờ làm việc hoặc số ca kíp của từng nhân viên; xuất lịch trình làm việc để tất cả nhân viên có thể xem trước khi họ vào làm.
Chi phí sử dụng:
Nhà cung cấp định giá Replicon dựa trên nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp. Gói Quick Start bao gồm tính năng quản lý thời gian, theo dõi chấm công và ngày nghỉ, với mức giá là 30 USD/tháng cho tối đa 5 người dùng. Đối với mỗi người dùng bổ sung sau đó, sẽ được tính thêm 5 USD/người dùng.
3.5. Phần mềm chấm công ACheckin
Phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.
Chấm điểm: 8.9/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Chấm công đa hình thức, sử dụng công nghệ chấm công bằng mã QR code real-time – Gửi, duyệt đơn xin nghỉ phép nhanh chóng – Kiểm soát và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên từ xa – Tự động báo cáo chấm công | – Chưa tối ưu tính năng quản lý thông tin nhân sự – Có nhiều các tính năng không thật sự cần thiết |
ACheckin là một ứng dụng chấm công đa hình thức dành cho hệ điều hành iOS và Android. Mọi thông tin chấm công đều được cập nhật công khai trên ứng dụng của nhân viên, còn người quản lý sử dụng một trang quản lý dữ liệu riêng.
Tính năng nổi bật:
- Chấm công đa hình thức: Nhân viên thực hiện chấm công từ điện thoại bằng FaceID nhận diện khuôn mặt, GPS hoặc Wifi.
- Tích hợp với CameraAI: Tự động cập nhật dữ liệu chấm công theo thời gian thực và hạn chế thấp nhất lỗi nhận diện khuôn mặt.
- Tích hợp thư viện: Hơn 50 mẫu báo cáo quản lý nhân sự và chấm công.
- Đồng bộ dữ liệu với các phần mềm xếp ca và tính lương trong cùng hệ sinh thái.
- Giao diện vui nhộn với nhiều tính năng mang tính giải trí.
Chi phí sử dụng:
ACheckin cung cấp miễn phí 6 tháng sử dụng Gói Basic dành cho doanh nghiệp dưới 50 nhân sự. Gói Basic này bao gồm các tính năng liên quan đến quản lý nhân sự, dự án, truyền thông nội bộ và tài sản mà không bị giới hạn. Sau khi kết thúc giai đoạn dùng thử, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng dịch vụ với mức phí từ 199.000 VNĐ mỗi tháng.
Xem thêm: Review chi tiết: Top 12 phần mềm OKR tại Việt Nam và quốc tế
3.6. Phần mềm chấm công OnTheClock
Phù hợp nhất với các công ty nhỏ hoặc các công ty có ngân sách hạn chế.
Chấm điểm: 8.9/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Dễ thiết lập và quản lý – Bảo mật nâng cao – Cho phép 1 nhân viên đồng bộ thời gian check-in, check-out cho cả nhóm | – Thiếu các tính năng nâng cao và tùy chỉnh – Cần tối ưu quá trình phê duyệt nghỉ phép |
OnTheClock là một giải pháp chi phí thấp để tự động hóa quy trình chấm công của doanh nghiệp. Nó có khả năng tích hợp với nhiều dịch vụ tính lương và cung cấp tính năng đa dạng như quản lý PTO, theo dõi giờ làm, và lập lịch ca làm việc.
Tính năng nổi bật:
- Theo dõi GPS kết hợp với định vị địa lý: Cho phép doanh nghiệp theo dõi vị trí chính xác của nhân viên. Tính năng định vị địa lý đảm bảo nhân viên có mặt đúng giờ tại khu vực được chỉ định, mang lại sự yên tâm cho nhà quản lý về sự có mặt của nhân viên trong giờ làm việc.
- Xác minh ảnh: Thêm một lớp xác thực vào quy trình theo dõi thời gian. Nhân viên chụp ảnh khi check-in.
- Lập lịch làm việc: Cho phép nhà quản lý tạo và quản lý lịch làm việc của nhân viên một cách dễ dàng. Tính năng này nổi bật với giao diện dễ sử dụng, giúp nhà quản lý tổ chức và thông báo lịch làm việc một cách hiệu quả.
- Tích hợp tính lương: Tối ưu hóa quá trình chuyển dữ liệu chấm công vào hệ thống tính lương, giúp giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công và tiết kiệm thời gian xử lý lương.
- Quản lý PTO: Đơn giản hóa việc yêu cầu, phê duyệt và theo dõi thời gian nghỉ phép có lương của nhân viên.
- Tính giờ làm thêm: Tự động tổng hợp giờ làm thêm, đảm bảo tuân thủ các luật lao động. Tính năng này giúp doanh nghiệp không gặp rủi ro về pháp lý, cũng như đảm bảo việc chi trả công bằng cho nhân viên.
Chi phí sử dụng: So với các phần mềm chấm công khác, giá bán của OnTheClock khá cạnh tranh. Hiện tại, OnTheClock có 3 gói giá:
- Gói Basic: Miễn phí cho số lượng 1-2 người dùng, phù hợp với các công ty nhỏ đang tìm hiểu phần mềm.
- Gói Standard: 2.50 USD/người dùng/tháng với đầy đủ các tính năng quản lý chấm công toàn diện.
Gói Premium: 5 USD/người dùng/tháng với các tính năng cao cấp hơn.
3.7. Phần mềm chấm công Tanca
Phù hợp nhất với các doanh nghiệp vừa và lớn.
Chấm điểm: 8.8/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Cung cấp bản dùng thử miễn phí trong vòng 14 ngày – Giao diện người dùng trực quan và hiện đại | – Cần tối ưu thêm một số tính năng, chẳng hạn như quản lý thông tin – Giá cả sử dụng ở mức trung bình – cao |
Tanca là một phần mềm nhân sự với sự tập trung chính vào việc phân ca, chấm công và tính lương cho nhân viên. Một điểm đặc biệt của Tanca là khả năng hoạt động cả online và offline. Dung lượng cài đặt cho chế độ offline trên máy tính chỉ 10Mb. Đối với chế độ online, người dùng có thể truy cập thông qua phiên bản Web và ứng dụng di động.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý ca làm linh hoạt: Tanca cho phép doanh nghiệp xây dựng và tạo ra hàng chục ca làm khác nhau tùy theo từng nhu cầu cụ thể. Nhân viên có thể đăng ký ca làm và nhà quản lý xét duyệt trên cùng một phần mềm.
- Hỗ trợ nhiều hình thức chấm công: Nhân viên có thể chấm công bằng điện thoại thông qua Wifi hoặc GPS, nhận diện khuôn mặt hoặc tích hợp với máy chấm vân tay.
- Tính lương tự động: Tanca tự động hóa việc tính lương dựa trên các công thức tương tự Excel, tính toán các yếu tố như giờ làm thêm, tăng ca, khấu trừ, tính thuế và các hằng số KPI khác.
- Quản lý phê duyệt yêu cầu hoặc đề xuất: Với các mẫu đơn được tích hợp sẵn, nhân viên có thể đăng ký tăng ca, xin nghỉ phép, xin đi sớm về muộn hoặc xin nghỉ việc một cách nhanh chóng.
Chi phí sử dụng:
Tanca hỗ trợ người dùng trải nghiệm sản phẩm miễn phí, tuy nhiên chỉ giới hạn trong 5 tài khoản. Nếu muốn tiếp tục sử dụng, doanh nghiệp cần trả phí theo từng tính năng (module) và người dùng. Mỗi module của Tanca áp dụng một mức giá cố định, được niêm yết theo từng tháng hoặc tính theo đầu người.
Ví dụ, tính năng chấm công có giá là 10.000 VNĐ/nhân viên/tháng, trong khi tính lương có giá là 10.000 VNĐ/nhân viên/tháng. Một doanh nghiệp có 30 nhân sự nếu muốn sử dụng cả hai tính năng cơ bản và nâng cao, họ sẽ phải trả tổng cộng 3.270.000 VNĐ mỗi tháng.
3.8. Phần mềm chấm công VeriClock
Phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp cần quản lý nhân viên từ xa.
Chấm điểm: 8.7/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Giao diện đơn giản – Định vị GPS có độ chính xác cao – Tùy chỉnh báo cáo dễ dàng – Hỗ trợ gọi điện thoại, gửi email hoặc nhắn tin miễn phí – Tích hợp API mở | – Có thể khó hiểu với người mới sử dụng – Khả năng truy cập dữ liệu báo cáo còn hạn chế |
Ứng dụng VeriClock mở ra kênh trao đổi trực tiếp giữa doanh nghiệp và nhân viên nhằm giảm thiểu mọi tranh cãi có thể phát sinh trong quá trình theo dõi thời gian làm việc. Người dùng có thể xem lại các “time card” (thẻ thời gian) trước đó bất cứ lúc nào, trò chuyện trực tiếp qua nền tảng và sử dụng chữ ký số để cả nhân viên và nhà quản lý ký duyệt các thẻ thời gian.
Tính năng nổi bật:
- Nền tảng đám mây cho phép doanh nghiệp truy cập VeriClock mọi lúc mọi nơi.
- Tính năng chấm công theo thời gian thực giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động ra, vào của nhân viên một cách dễ dàng.
- Nhà quản lý có thể gửi tin nhắn hoặc gọi điện trực tiếp cho nhân viên thông qua web hoặc ứng dụng di động của VeriClock.
- Tính năng nhập liệu bảng công và tính lương tự động
Chi phí sử dụng:
- Cung cấp bản dùng thử miễn phí.
- 5 USD/người dùng/tháng cộng thêm phí duy trì tài khoản 10 USD.
3.9. Phần mềm chấm công Buddy Punch
Phù hợp nhất với mục đích ngăn ngừa chấm công gian lận.
Chấm điểm: 8.7/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Giám sát nhân viên làm việc từ xa thông qua địa chỉ IP riêng – Định vị GPS và hình ảnh từ webcam – Cung cấp nhiều phương pháp chấm công khác nhau – Tự động tính giờ làm thêm | – Đôi lúc gặp sự cố khi xem bản đồ định vị – Rất khó để điều chỉnh nếu nhập liệu thời gian ra, vào sai |
Phần mềm chấm công Buddy Punch giúp doanh nghiệp theo dõi giờ làm việc của nhân viên và đảm bảo họ được trả lương chính xác cho mỗi giờ làm việc. Mỗi gói đều có các tính năng như không giới hạn số người dùng, định vị GPS, gửi thông báo, theo dõi thời gian nghỉ phép, lên lịch giờ nghỉ, tạo báo cáo và tích hợp phần mềm tính lương.
Tính năng nổi bật:
- Theo dõi thời gian: Tự động ghi lại giờ làm việc, cho phép doanh nghiệp theo dõi chấm công, thời gian nghỉ phép và làm thêm giờ theo thời gian thực.
- Nhận dạng khuôn mặt: Ngăn chặn việc chấm công hộ và gian lận thời gian làm việc bằng cách tự động chụp hình nhân viên khi họ đăng nhập.
- Định vị địa lý: Ghi lại vị trí GPS của nhân viên trong thời gian làm việc.
- Theo dõi nghỉ phép: Cho phép doanh nghiệp thiết lập chính sách và tỷ lệ tích lũy PTO của nhân viên.
- Quản lý và tính toán thời gian làm thêm.
- Tích hợp dữ liệu: Tích hợp với các hệ thống tính lương phổ biến, bao gồm QuickBooks, Xero, Paylocity, ADP, Gusto,…
Chi phí sử dụng: Buddy Punch cho phép người dùng trải nghiệm miễn phí. Sau đó, người dùng có thể mua 1 trong 3 gói dịch vụ:
- Time & Attendance: 3.49 USD/người dùng/tháng
- Time & Attendance + Scheduling: 4.49 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: 9.49 USD/người dùng/tháng
3.10. Phần mềm chấm công UKG Ready
Phù hợp nhất với các doanh nghiệp quy mô lớn.
Chấm điểm: 8.6/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Giao diện người dùng trực quan và logic – Tương thích với nhiều nền tảng, phát hành phiên bản web và ứng dụng di động – Đồng bộ dữ liệu với nhiều phần mềm tính lương và chấm công khác | – Cần một cấu hình máy chủ mạnh mẽ do tiêu tốn nhiều CPU và bộ nhớ – Không thể nhập liệu thủ công, gây bất lợi cho việc sửa chữa sai sót – Khó tiếp cận đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ do chi phí cao |
UKG Ready (tên cũ là Kronos Workforce Ready) là một nền tảng chấm công đám mây hàng đầu với giao diện trực quan cùng bộ tính năng đa dạng và tiên tiến. Trong lĩnh vực quản lý thời gian làm việc, UKG được đánh giá cao nhờ khả năng quản lý ca làm việc, xử lý nghỉ phép và tích hợp với các công cụ quản lý nhân sự khác.
Tính năng nổi bật:
- Hệ thống chấm công của UKG hoạt động tốt trên nhiều nền tảng bao gồm đồng hồ chấm công, trình duyệt web, và ứng dụng di động trên iOS và Android.
- Đồng hồ cho phép nhân viên check-in bằng vân tay hoặc thẻ, theo dõi bảng công và làm đơn xin nghỉ phép.
- Ứng dụng di động giúp nhân viên dễ dàng xem lịch làm việc, số dư ngày nghỉ; giúp nhà quản lý theo dõi vị trí chấm công của nhân viên và phê duyệt đơn xin nghỉ phép.
- UKG cũng có khả năng tích hợp dữ liệu với các nền tảng tính lương và quản lý nhân sự khác.
Chi phí sử dụng:
Doanh nghiệp liên hệ tới nhà cung cấp hoặc đại lý tại địa phương.
- Chi phí duy trì hệ thống: 40 USD/tháng; và cộng với 3.8 USD/nhân viên/tháng.
- Nếu muốn sử dụng các tính năng nâng cao như ứng dụng di động, gửi thông báo, hoặc quản lý PTO, doanh nghiệp cần trả thêm 25 USD/tháng.
Xem thêm: Top 15 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay
3.11. Phần mềm chấm công WISAMI
Phù hợp nhất với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt là khi doanh nghiệp có nhân viên không làm việc cố định tại văn phòng.
Chấm điểm: 8.5/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Cung cấp nhiều phương thức chấm công – Tích hợp dữ liệu với máy chấm công bằng vân tay – Không yêu cầu cài đặt máy chủ hay tốn nhiều thời gian để triển khai – Cho phép người dùng sử dụng miễn phí đến 30 ngày | – Chỉ cho phép người dùng chấm công thông qua thiết bị kết nối Internet (Wifi hoặc 4G) |
WISAMI là một phần mềm quản lý công việc với 3 chức năng chính: tự động hóa quá trình ghi nhận giờ làm của nhân viên; quản lý và lưu trữ hồ sơ từng nhân viên; và báo cáo thời gian làm việc real-time của nhân viên. Hiện nay, WISAMI đã phát hành ứng dụng trên thiết bị di động, mang lại sự tiện ích tối đa cho cả nhà quản lý lẫn nhân viên.
Tính năng nổi bật:
- Cung cấp nhiều hình thức chấm công linh hoạt và tiện lợi: Người dùng có thể chấm công thông qua Wifi hoặc GPS, qua cả trình duyệt web và ứng dụng di động; chụp ảnh thời gian thực khi nhân viên chấm công; tự động chấm công khi nhân viên đến văn phòng.
- Tự động tính công: WISAMI hiển thị thông tin chấm công, xin nghỉ phép, đi muộn, về sớm của nhân viên trên website theo thời gian thực. Kết quả chấm công sẽ được lưu trữ trên máy chủ để tổng hợp lương.
- Kiểm soát đơn nghỉ phép: Nhân viên có thể làm đơn xin nghỉ phép qua ứng dụng điện thoại hoặc email. Sau đó, người quản lý sẽ xem đơn và phê duyệt. Lịch sử xin nghỉ phép sẽ được lưu lại để đối chiếu nếu cần thiết.
- Tích hợp một số tính năng liên quan đến quản lý nhân sự: Quản lý hồ sơ ứng viên, hợp đồng lao động, xuất báo cáo,…
Chi phí sử dụng:
Doanh nghiệp có thể trải nghiệm miễn phí sản phẩm trong vòng 30 ngày. Sau thời gian đó, chi phí sử dụng dịch vụ bao gồm:
- Đầu đọc thẻ từ: 800.000 VNĐ/thiết bị
- Thẻ từ: 10.000 VNĐ/thẻ
- Ứng dụng quản lý chấm công: khoảng 10.000 VNĐ/người/tháng với chu kỳ thanh toán là 6 tháng 1 lần.
3.12. Phần mềm chấm công Wise Eye
Phù hợp nhất với các doanh nghiệp nhỏ cần tính năng quản lý chấm công cơ bản và giao diện người dùng tiếng Việt.
Chấm điểm: 8.5/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Giao diện gần gũi với người dùng Việt Nam – Cài đặt và triển khai một cách nhanh chóng – Miễn phí sử dụng | – Chủ yếu tương thích với máy chấm công Wise Eye – Giao diện đã cũ, một số tính năng không còn phù hợp với nhu cầu chấm công hiện nay |
Ra đời từ năm 2008, Wise Eye là một trong những phần mềm quản lý chấm công miễn phí lâu đời nhất tại Việt Nam. Phần mềm hoạt động hiệu quả trên hệ điều hành Window và tương thích tốt với máy chấm công của hãng Wise Eye.
Tính năng nổi bật:
- Kiểm soát và theo dõi hoạt động ra, vào cửa của nhân viên.
- Có khả năng tích hợp dữ liệu chấm công bằng nhận diện khuôn mặt hoặc nhận dạng sinh trắc học.
- Hỗ trợ doanh nghiệp sắp xếp lịch trình làm việc tạm thời cho nhân viên. Khi tính công, phần mềm sẽ lấy dữ liệu từ lịch trình tạm này, thay cho lịch trình chính trong khoảng thời gian khai báo.
Chi phí sử dụng: Phần mềm Wise Eye hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, để có thể sử dụng phần mềm này, doanh nghiệp cần phải mua và lắp đặt các loại máy chấm công của hãng Wise Eye, ZKTeco, hoặc Ronald Jack.
Xem thêm: Top 10 phần mềm KPI hàng đầu cho các doanh nghiệp hiện nay
4. Kết luận
Thông qua việc đánh giá các tính năng, ưu nhược điểm và chi phí của 12 phần mềm chấm công hàng đầu tại Việt Nam và quốc tế, Base Blog hy vọng rằng bạn sẽ chọn ra được một cái tên sáng giá phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp mình. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn, đừng ngần ngại để lại ý kiến trong phần bình luận. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ và chia sẻ thêm thông tin. Cảm ơn bạn đã theo dõi!
