Phần mềm DMS là gì? Cách doanh nghiệp kiểm soát kênh bán hiệu quả

Quản lý kênh phân phối luôn là một bài toán khó đối với doanh nghiệp. Hàng hóa đến quá sớm thì dễ bị dồn ứ, hư hỏng, còn đến quá muộn thì lại khiến cơ hội bán hàng rơi vào tay đối thủ. Đây chính là lúc doanh nghiệp cần đến DMS (Distribution Management System), một phần mềm giúp đảm bảo sản phẩm luôn đến đúng nơi, đúng lúc và đúng số lượng.

Vậy cụ thể thì phần mềm DMS là gì? Nó đóng vai trò như thế nào trong vận hành chuỗi cung ứng? Và những ngành nào có thể hưởng lợi từ việc triển khai hệ thống này? Hãy cùng Base.vn tìm câu trả lời trong nội dung sau.

1. Phần mềm DMS là gì?

Phần mềm DMS (Distribution Management System) hay Hệ thống quản lý phân phối là một phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quá trình bán sản phẩm ra thị trường, hay nói cách khác là đưa hàng hóa từ nhà máy đến tay khách hàng cuối. Cụ thể, DMS quản lý các khâu như tồn kho, xử lý đơn hàng, quản lý kho, vận chuyển, đồng thời theo dõi hiệu quả kinh doanh và báo cáo năng suất của đội nhóm bán hàng.

Bằng cách kết nối các bộ phận trong mạng lưới phân phối, DMS cung cấp dữ liệu và báo cáo chi tiết theo thời gian thực, từ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và cải thiện hiệu quả vận hành của chuỗi cung ứng.

DMS thường bị nhầm lẫn với ERP và CRM, nhưng về cơ bản, mỗi hệ thống có mục đích và phạm vi quản lý rất khác nhau:

• DMS chuyên sâu vào quản lý kênh phân phối, tập trung tối ưu hóa hoạt động bán hàng ra thị trường.
• ERP có phạm vi quản lý rộng hơn, bao quát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp từ tài chính, nhân sự, sản xuất cho đến phân phối.
• CRM thì tập trung xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng, mang lại trải nghiệm tốt hơn và nâng cao sự hài lòng.

2. Chức năng cốt lõi của phần mềm DMS

Các hệ thống DMS được thiết kế bởi các đơn vị khác nhau sẽ sở hữu các tính năng khác nhau. Tuy nhiên, mọi giải pháp DMS đều có các tính năng cơ bản như sau:

3. Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng phần mềm DMS

Một số lợi ích thiết thực mà doanh nghiệp sẽ nhận được khi triển khai Hệ thống quản lý phân phối (DMS) là:

– Tăng tính minh bạch trong quản lý kênh phân phối: DMS cung cấp một nền tảng dữ liệu tập trung, nơi tất cả thông tin về tồn kho, đơn hàng, lịch sử giao dịch được cập nhật đồng bộ. Nhờ đó, mọi bộ phận đều làm việc trên cùng một phiên bản dữ liệu, loại bỏ sai lệch và nghi ngờ về độ chính xác, ngay cả khi quản lý đến hàng nghìn điểm bán.

– Tối ưu chi phí vận hành, giảm thất thoát: Báo cáo từ DMS đảm bảo tính trung thực và rõ ràng, không bị can thiệp bởi yếu tố cá nhân. Dựa vào dữ liệu này, doanh nghiệp có thể phân bổ ngân sách hợp lý hơn cho các chương trình khuyến mại, trưng bày. Đồng thời, lương thưởng của nhân viên luôn được tính toán một cách công bằng dựa trên hiệu suất thực tế.

– Nâng cao hiệu suất đội ngũ bán hàng: Với DMS, nhân viên bán hàng có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin về khách hàng (nhu cầu, lịch sử mua hàng) và thị trường (độ phủ, doanh số từng khu vực). Yếu tố này giúp họ tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn, đồng thời mở ra nhiều cơ hội bán hàng bổ sung và bán chéo sản phẩm.

– Hỗ trợ ra quyết định nhanh nhờ dữ liệu trực quan: Các báo cáo từ DMS được thể hiện dưới dạng biểu đồ, bảng số liệu, giúp nhà quản lý dễ dàng phân tích hiệu quả kênh phân phối, tồn kho, doanh số và hiệu suất nhân viên. Từ đó, họ có thể nhanh chóng điều chỉnh chiến lược, cải tiến quy trình và phân bổ nguồn lực tối ưu.

4. Những đối tượng doanh nghiệp nào nên triển khai DMS?

Bất kỳ doanh nghiệp nào có hoạt động phân phối hàng hóa đa kênh, trải rộng trên nhiều địa bàn, khu vực đều có thể hưởng lợi từ phần mềm DMS. Hiện nay, hệ thống này đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành, tiêu biểu như:

4.1 Doanh nghiệp sản xuất hàng tiêu dùng (FMCG)

Ngành FMCG đặc trưng bởi các sản phẩm thiết yếu như thực phẩm, đồ uống, mỹ phẩm,… thường có hạn sử dụng ngắn và được phân phối qua một mạng lưới rộng lớn gồm nhà phân phối, đại lý, siêu thị, cửa hàng tiện lợi và tiệm tạp hóa. Chính điều này khiến việc quản lý phân phối trở nên rất phức tạp, đòi hỏi tính xuyên suốt và tức thời trong luồng thông tin.

Trong bối cảnh FMCG này, DMS mang lại những giá trị nổi bật về:

• Cung cấp cho nhà sản xuất dữ liệu thực tế về mức tồn kho, doanh số bán hàng thứ cấp (từ nhà phân phối đến điểm bán lẻ). Từ đó, doanh nghiệp có thể thu hẹp được khoảng cách với mạng lưới phân phối, kiểm soát tốt hơn dòng chảy hàng hóa.
• Theo dõi, đối soát các chương trình ưu đãi, yêu cầu bồi hoàn và ghi nợ một cách tường minh, từ đó nâng cao sự gắn kết và lòng trung thành của nhà bán lẻ.
• Cải thiện sự phối hợp thông qua việc chia sẻ dữ liệu, biến mối quan hệ với nhà phân phối thành một quan hệ đối tác chiến lược, cùng phát triển và mở rộng thị trường, thay vì chỉ dừng lại ở mô hình “cung – cầu” như kênh phân phối truyền thống.

4.2 Doanh nghiệp phân phối dược phẩm

Ngành dược phẩm có kênh phân phối rất đặc thù, trải dài từ nhà sản xuất đến các nhà thuốc, bệnh viện và cơ sở y tế. Đây cũng là lĩnh vực chịu sự giám sát nghiêm ngặt bởi các quy định liên quan đến chất lượng sản phẩm và an toàn cho sức khỏe bệnh nhân.

Trong trường hợp này, DMS mang lại những giải pháp:

• Theo dõi tồn kho, kiểm soát nguồn gốc thuốc, đảm bảo đối soát theo đúng quy định, giúp ngăn chặn tình trạng thuốc giả, thuốc kém chất lượng hoặc đã hết hạn.
• Quản lý logistics chuyên biệt, hỗ trợ giám sát điều kiện bảo quản về nhiệt độ, độ ẩm,… trong quá trình lưu trữ, vận chuyển các sản phẩm nhạy cảm như vắc-xin hay thuốc đặc trị.
• Đảm bảo phân phối kịp thời, giúp thuốc, vật tư và thiết bị y tế đến đúng địa điểm, đúng thời gian, hạn chế tối đa tình trạng thiếu hụt.

4.3 Doanh nghiệp ngành đồ uống, bia – nước giải khát

Ngành đồ uống luôn phải đối mặt với thách thức trong việc xử lý khối lượng lớn sản phẩm dễ hỏng và có hạn sử dụng ngắn, đồng thời phải đảm bảo giao hàng đúng hẹn đến nhiều kênh phân phối khác nhau như nhà hàng, khách sạn và đại lý nước giải khát.

Và những khó khăn này có được tháo gỡ nhờ DMS thông qua:

• Theo dõi sản phẩm theo lô và ngày hết hạn, áp dụng chiến lược “Hết hạn trước, Xuất trước (FEFO)” để đảm bảo những lô hàng gần hết hạn sẽ được ưu tiên bán ra trước, từ đó giúp giảm thiểu rủi ro hư hỏng và hạn chế lãng phí.
• Phân tích dữ liệu bán hàng trong quá khứ để dự đoán nhu cầu theo mùa vụ và các dịp cao điểm (như lễ, Tết). Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể điều chỉnh tồn kho và kế hoạch sản xuất kịp thời, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa.
• Duy trì điều kiện bảo quản tối ưu, nhất là với các đồ uống cần giữ lạnh. DMS có thể tích hợp cùng cảm biến IoT trong kho và xe vận chuyển để giám sát, ghi nhận nhiệt độ theo thời gian thực.

4.4 Các tập đoàn bán lẻ có hệ thống phân phối rộng

Các tập đoàn bán lẻ sở hữu mạng lưới phân phối trải dài từ siêu thị, trung tâm thương mại cho đến cửa hàng tiện lợi và kênh bán lẻ trực tuyến. Điều này kéo theo nhiều thách thức trong quản lý: từ vận hành logistics, kiểm soát tồn kho, quản trị nhân lực, đến việc đồng bộ dữ liệu đa cơ sở, dự báo nhu cầu thị trường và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Vai trò của DMS sẽ được thể hiện ở những khía cạnh:

• Đồng bộ hóa và chuẩn hóa dữ liệu từ nhiều chi nhánh, cửa hàng và kênh bán hàng khác nhau, cung cấp cho ban lãnh đạo một cái nhìn tổng thể để đưa ra quyết định kinh doanh thực sự tối ưu.
• Cung cấp báo cáo chi tiết về doanh số, xu hướng tiêu dùng và hiệu quả bán hàng theo từng kênh bán. Nhờ đó, tập đoàn bán lẻ có thể phân bổ hàng hóa hợp lý hơn và triển khai các chương trình khuyến mại đúng thời điểm, đúng khu vực.

5. Thách thức khi triển khai phần mềm DMS

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích vượt trội, nhưng việc triển khai DMS trong thực tế không hề đơn giản. Doanh nghiệp thường sẽ đối mặt với những thách thách như:

– Chi phí đầu tư và chuyển đổi số: Triển khai DMS đòi hỏi một khoản đầu tư đáng kể, bao gồm chi phí mua bản quyền và cấu hình phần mềm, đào tạo nhân viên, tích hợp với hệ thống cũ, bảo trì, nâng cấp, cũng như chi phí quản lý dự án và một số phí phát sinh khác. Đây thường là rào cản lớn, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi ngân sách công nghệ còn hạn chế.

– Khó khăn trong thay đổi thói quen làm việc: Một trong những trở ngại phổ biến khi áp dụng DMS là sự phản kháng từ đội ngũ bán hàng hoặc nhà phân phối. Bởi hệ thống mới sẽ minh bạch hóa toàn bộ dữ liệu, khiến những cá nhân vốn làm việc thiếu quy tắc cảm thấy bị kiểm soát. Thêm vào đó, tâm lý ngại thay đổi, sợ thất bại trước công nghệ mới cũng khiến quá trình triển khai gặp nhiều trở ngại.

– Yêu cầu tích hợp với hệ thống ERP/CRM sẵn có: Trong nhiều doanh nghiệp, DMS không thể hoạt động đơn lẻ mà được cần kết nối chặt chẽ với ERP hoặc CRM. Tuy nhiên, sự khác biệt về cấu trúc dữ liệu, quy trình và tiêu chuẩn kỹ thuật giữa các hệ thống có thể cản trở tính liên thông. Nếu không thể tích hợp liền mạch, dữ liệu sẽ bị phân mảnh, trùng lặp hoặc thiếu nhất quán, hậu quả là làm giảm hiệu suất vận hành thay vì cải thiện.

6. Xu hướng phát triển DMS trong kỷ nguyên số

Hệ thống quản lý phân phối (DMS) đang không ngừng phát triển để theo kịp nhu cầu ngày càng thay đổi của doanh nghiệp trong thời đại số. Dưới đây là một số xu hướng nổi bật đang tái định hình tương lai của DMS:

6.1 Ứng dụng AI, Big Data trong phân tích hành vi tiêu dùng

DMS tận dụng AI (trí tuệ nhân tạo) và Big Data (dữ liệu lớn) bằng cách sử dụng phân tích nâng cao để dự đoán nhu cầu, tối ưu hóa hoạt động kho bãi và hợp lý hóa vận chuyển.

Big Data thu thập và tổng hợp khối lượng dữ liệu khổng lồ từ nhiều nguồn khác nhau như: doanh số trong quá khứ, xu hướng thị trường, phản hồi trên mạng xã hội, dữ liệu cảm biến IoT, GPS, thậm chí cả yếu tố bên ngoài như giao thông, thời tiết. Sau đó, AI sử dụng các thuật toán ML (học máy) để phân tích nguồn dữ liệu này, phát hiện mẫu hành vi, dự đoán nhu cầu và gợi ý cho doanh nghiệp những hành động tạo ra giá trị cao nhất.

Ví dụ: Với ngành đồ uống, hệ thống DMS tích hợp AI và Big Data có thể dự báo nhu cầu tăng đột biến trong dịp Tết dựa trên dữ liệu bán hàng của các năm trước. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh kế hoạch sản xuất và phân phối sớm, đảm bảo nguồn cung luôn sẵn sàng mà không bị thiếu hụt.

6.2 DMS trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud DMS)

Khác với các giải pháp DMS tại chỗ (on-premise), Cloud DMS giúp doanh nghiệp dễ dàng tăng hoặc giảm tài nguyên theo nhu cầu kinh doanh hoặc theo mùa cao điểm, mà không cần mua phần cứng đắt đỏ hay chịu gánh nặng bảo trì hệ thống CNTT phức tạp. Chính điều này khiến Cloud DMS trở thành giải pháp dễ tiếp cận hơn cho cả doanh nghiệp nhỏ.

Bên cạnh đó, Cloud DMS còn cho phép nhà quản lý, nhân viên và các bên đối tác xem, theo dõi dữ liệu mọi lúc, mọi nơi theo thời gian thực, từ tồn kho, tuyến đường giao hàng đến báo cáo bán hàng, v.v… tùy theo mức độ phân quyền truy cập. Nhờ đó, các bên có thể tương tác với nhau liên tục hoặc xử lý sớm các sự cố bất ngờ.

6.3 Kết nối DMS với hệ sinh thái quản trị tổng thể của doanh nghiệp

DMS hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và tối ưu hóa hiệu quả của toàn kênh phân phối. Nhưng đó mới chỉ là một “mảnh ghép” trong bức tranh quản trị tổng thể. Chính vì vậy, dữ liệu từ DMS cần được tích hợp liền mạch với các hệ thống khác, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn bao quát về mọi mặt: từ sản xuất, kho vận, logistics, tài chính đến nhân sự và khách hàng. Nhờ đó, các vấn đề “nóng” trong chuỗi vận hành mới có thể được phát hiện và xử lý kịp thời.

Và đây cũng chính là giá trị mà Base.vn – Nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện mang lại cho doanh nghiệp. Không đơn thuần là hỗ trợ quản lý phân phối, Base.vn còn mở rộng sang nhiều lĩnh vực cốt lõi:

• Quản trị sản xuất & vận hành: Số hoá thủ tục, rút ngắn quy trình, thiết lập ca kíp linh hoạt, hỗ trợ dây chuyền sản xuất vận hành liên tục với hiệu suất cao.
• Quản lý logistics toàn trình: Từ kho – đơn hàng – phương tiện đến giao nhận cuối, số hoá điều phối, cập nhật trạng thái thời gian thực, tự động báo cáo để tối ưu chi phí và minh bạch hóa dữ liệu.
• Giám sát tài chính: Theo dõi chi phí, doanh thu, duyệt chi, đối soát, quản lý sử dụng tài sản và hiện trạng thanh toán theo thời gian thực.
• CRM & quản lý khách hàng: Quản trị pipeline bán hàng, tự động hóa báo giá, hợp đồng, chăm sóc sau bán (ticket, feedback, upsell) để gia tăng giá trị vòng đời khách hàng.
• Kiểm soát công việc & dự án: Tổ chức công việc theo phòng ban, phê duyệt đề xuất mọi lúc mọi nơi, phân quyền chặt chẽ, tự động hóa quy trình để nâng cao hiệu quả.
• Quản trị & phát triển nhân sự toàn diện: Từ tuyển dụng, chấm công, tính lương, phúc lợi đến đánh giá hiệu suất minh bạch, hướng tới trải nghiệm nhân sự tích cực và hạnh phúc hơn.
• Thiết lập truyền thông & tri thức nội bộ: Xây dựng kho thông tin tập trung, dễ tìm, dễ chia sẻ, xây dựng văn hoá học tập và kết nối bền chặt trong tổ chức.

Với Base.vn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiến tạo một hệ sinh thái quản trị hợp nhất, giúp mọi thành viên cùng tham gia vào hành trình chuyển đổi số và đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức. Đó cũng là lý do hơn 10.000+ doanh nghiệp đã tin tưởng, lựa chọn Base.vn làm đối tác chiến lược cho quá trình chuyển mình trong thời đại 4.0.

7. Kết bài

Hiểu rõ phần mềm DMS là gì, cùng với chức năng và vai trò của hệ thống này, chính là bước đệm quan trọng giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp cho mô hình phân phối của mình. Với hệ sinh thái quản trị hoàn chỉnh, nhiều tính năng ưu việt và đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm đồng hành, Base.vn sẽ trở thành đối tác lý tưởng hỗ trợ doanh nghiệp hướng đến mục tiêu tối ưu hóa kênh phân phối và nâng cao hiệu quả vận hành toàn diện.