Trong bối cảnh logistics và vận tải ngày càng đóng vai trò chiến lược, việc ứng dụng phần mềm quản lý vận tải trở nên thiết yếu với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng sẵn sàng đầu tư ngân sách lớn cho giải pháp công nghệ. Bài viết này Base.vn sẽ giới thiệu đến bạn Top 7 phần mềm quản lý vận tải miễn phí tốt nhất năm 2025, giúp bạn tối ưu vận hành mà vẫn tiết kiệm chi phí.
1. Top phần mềm quản lý vận tải miễn phí
1.1 Phần mềm vận tải OpenTMS
Phù hợp với: Doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ.
OpenTMS là một hệ thống quản lý vận tải mã nguồn mở, sử dụng NodeJS cho phần backend và React cho phần client. Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp một API phong phú, giúp doanh nghiệp, quản trị viên và nhà phát triển dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể. Hiện tại, kho lưu trữ của OpenTMS còn khá hạn chế, nhưng vẫn được kỳ vọng sẽ được cải thiện trong tương lai.
Tính năng nổi bật:
- Cung cấp công cụ phát hiện và xử lý các sự cố xảy ra trên lộ trình, góp phần giảm thiểu gián đoạn trong quá trình vận chuyển hàng.
- Hỗ trợ các chiến lược ATM như sử dụng làn đường khẩn cấp (HSR) và quản lý hành lang tích hợp (ICM), nhằm tối ưu hóa lưu lượng và năng lực giao thông.
- Cho phép theo dõi phương tiện theo thời gian thực, cung cấp thông tin chi tiết về tình hình giao thông và hỗ trợ phản ứng nhanh khi có sự cố.
- Tích hợp linh hoạt với các thiết bị trong hệ thống giao thông thông minh (ITS) như biển báo, cảm biến, camera,… giúp kiểm soát và quản lý tuyến đường toàn diện.
Đọc thêm: Logistics là gì? Cách hoạt động và ứng dụng trong doanh nghiệp
1.2 Trucking365.io TMS
Phù hợp với: Doanh nghiệp vận tải thuộc mọi quy mô.
Trucking365.io TMS là phần mềm quản lý vận tải đám mây miễn phí, phù hợp cho cả các cá nhân vận hành một xe tải lẫn các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải lớn. Nền tảng này hỗ trợ toàn diện việc quản lý, điều phối đội xe và các quy trình kinh doanh vận tải đường bộ, với các tính năng được thiết kế riêng cho chủ xe, tài xế, đại lý và người gửi hàng.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý xe tải và xe đầu kéo, bao gồm lập lịch bảo trì, theo dõi và tái cấu hình xe khi cần.
- Hỗ trợ quản lý tài xế, theo dõi thẻ y tế, xét nghiệm ma túy, bảng lương và giám sát hiệu suất làm việc theo thời gian thực
- Quản lý, lưu trữ các tài liệu hàng hóa, xử lý nhanh chóng các giấy tờ như vận đơn, xác nhận giao hàng, hướng đến quy trình không giấy tờ.
- Báo cáo hiệu suất dưới dạng các chỉ số KPI, giúp theo dõi và phân tích tình hình kinh doanh một cách chuyên sâu.
1.3 Verizon Connect (bản dùng thử miễn phí)
Phù hợp với: Doanh nghiệp quản lý đội xe có từ 500 chiếc trở lên.
Verizon Connect là phần mềm quản lý đội xe toàn diện, được thiết kế dưới dạng giải pháp SaaS trên nền tảng đám mây. Phần mềm được đa số người dùng đánh giá cao bởi khả năng theo dõi GPS theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp biết chính xác tài xế của họ đang ở đâu, từ đó định tuyến và chỉ dẫn hướng đi tối ưu nhất.
Tính năng nổi bật:
- Theo dõi GPS theo thời gian thực, cập nhật vị trí xe mỗi 30 giây, cung cấp dữ liệu lịch sử đáng tin cậy về lộ trình của xe để giải quyết tranh chấp khi cần.
- Điều phối tuyến đường thông minh dựa trên phân tích lưu lượng xe cộ, sức chứa của xe và khung giờ làm việc của tài xế, giúp giảm chi phí nhiên liệu và bảo trì.
- Giám sát an toàn và theo dõi hành vi, thói quen của tài xế như tăng tốc đột ngột, chạy quá tốc độ và phanh gấp, ghi lại các sự cố thông qua camera hành trình tích hợp AI, giúp làm rõ trách nhiệm giải trình.
- Theo dõi nhiều loại tài sản và thiết bị khác nhau, bao gồm cả xe cộ, máy móc hạng nặng và rơ moóc, góp phần giảm nguy cơ trộm cắp.
1.4 Open Door Logistics Studio
Phù hợp với: Doanh nghiệp logistics nhỏ và vừa.
Open Door Logistics Studio là một ứng dụng quản lý logistics dành cho máy tính (PC), hoạt động theo giao thức mã nguồn mở, với trọng tâm là tối ưu hóa lộ trình, định tuyến, lên lịch sử dụng xe và trực quan hóa dữ liệu khách hàng trên bản đồ. Mặc dù không phải là giải pháp “cắm vào là chạy”, nhưng ứng dụng này lại mang đến khả năng tùy biến cao và bộ tính năng mạnh mẽ cho các doanh nghiệp muốn tinh gọn hoạt động logistics với chi phí thấp.
Tính năng nổi bật:
- Tối ưu hóa tuyến đường và lịch trình xe, giúp rút ngắn thời gian di chuyển và giảm chi phí vận hành.
- Hỗ trợ thiết kế và quản lý khu vực giao hàng/cung cấp dịch vụ nhằm tối ưu phạm vi phục vụ và phân bổ nguồn lực hợp lý.
- Kết nối liền mạch với Excel, cho phép dễ dàng tùy chỉnh dữ liệu và xuất báo cáo theo nhu cầu cụ thể.
- Có thể vận hành hoàn toàn trên máy tính cá nhân, sử dụng bản đồ mạng lưới đường bộ địa phương, không cần phụ thuộc vào kết nối internet hay API bên ngoài.
1.5 AscendTMS (bản dùng thử miễn phí)
Phù hợp với: Các hãng vận tải, công ty môi giới, đơn vị 3PL và doanh nghiệp giao nhận hàng hóa.
Phần mềm quản lý vận tải AscendTMS hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, hiện đang thu hút lượng người dùng đông đảo tại hơn 20 quốc gia. Phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp ở mọi quy mô và giúp giải quyết hiệu quả các bài toán logistics mà không cần cài đặt, ký hợp đồng hay trả phí bản quyền. Các doanh nghiệp mới thành lập có thể bắt đầu với bản dùng thử miễn phí trong 30 ngày, sau đó cân nhắc nâng cấp lên gói Pro hoặc Premium với chi phí từ 49 USD/người dùng/tháng nếu thấy phù hợp.
Tính năng nổi bật:
- Theo dõi và cập nhật tải trọng của xe trong suốt lộ trình vận chuyển.
- Lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng, nhà vận chuyển và các yêu cầu đi kèm.
- Hỗ trợ tạo hóa đơn, theo dõi thanh toán và quản lý quy trình tài chính.
- Quản lý đội xe, bao gồm thông tin phương tiện, lịch bảo trì và các dữ liệu liên quan.
- Tích hợp với hệ thống định vị GPS, cập nhật vị trí theo thời gian thực cho cả tài xế và tải trọng.
1.6 Track-POD (bản Free Trial/Starter)
Phù hợp với: Doanh nghiệp cần quản lý quy trình logistics chặng cuối.
Track-POD nhìn chung là một nền tảng hữu ích để lập kế hoạch, theo dõi và xác nhận các chuyến giao hàng, đặc biệt là giúp tài xế dễ dàng ghi lại các chứng từ giao hàng điện tử (ePOD). Tuy nhiên, giao diện của nền tảng thường được nhận xét rằng hơi cồng kềnh và đòi hỏi nhiều thời gian để học cách sử dụng.
Tính năng nổi bật:
- Lập kế hoạch và tối ưu tuyến đường dựa trên các yếu tố như khung thời gian giao hàng, giới hạn tải trọng, thời gian làm việc của tài xế, mức độ ưu tiên và chi phí vận chuyển.
- Hỗ trợ tài xế ghi lại bằng chứng giao hàng bằng chữ ký số, mã QR, quét mã vạch, kèm hình ảnh sự cố và thông tin về thời gian và địa điểm, tất cả được đồng bộ theo thời gian thực với dashboard của nền tảng.
- Cung cấp khả năng theo dõi hành trình giao hàng theo thời gian thực cho cả điều phối viên và khách hàng, thông qua email hoặc SMS, giúp cập nhật chính xác thời gian dự kiến đến (ETA) ở từng điểm giao.
- Hỗ trợ kiểm tra tình trạng phương tiện, phát hiện lỗi và quản lý an toàn đội xe một cách thuận tiện.
1.7 CargoWise One (bản giới thiệu miễn phí)
Phù hợp với: Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics quốc tế.
CargoWise là một nền tảng quản lý logistics “tất cả trong một”, hỗ trợ các nhà cung cấp dịch vụ logistics xử lý trơn tru các giao dịch phức tạp trong nhiều lĩnh vực như hải quan, thương mại điện tử quốc tế, logistics đường bộ và kho bãi. Hệ thống còn cho phép vận hành đồng bộ trên một cơ sở dữ liệu duy nhất, hỗ trợ đa người dùng, đa quốc gia, đa ngôn ngữ và nhiều loại tiền tệ.
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động thương mại toàn cầu bằng cách xử lý các giao dịch phức tạp tại nhiều khu vực địa lý.
- Hỗ trợ quản lý các thủ tục hải quan và đảm bảo tuân thủ các quy định thương mại quốc tế, giúp đơn giản hóa thủ tục pháp lý phức tạp.
- Quản lý hoạt động giao nhận như lập kế hoạch tuyến đường, điều phối phương tiện và theo dõi lô hàng theo thời gian thực.
- Quản lý kho hàng, chẳng hạn như quản lý số lượng và chất lượng hàng tồn kho, xử lý đơn hàng và bố trí kho hàng.
- Tích hợp với các đối tác trong cùng chuỗi cung ứng, giúp tăng khả năng phối hợp và minh bạch hóa toàn bộ quá trình vận hành.
2. Tiêu chí chọn phần mềm quản lý vận tải miễn phí
Có rất nhiều yếu tố mà doanh nghiệp cần cân nhắc trong quá trình lựa chọn giải pháp quản lý vận tải miễn phí. Và sau đây là một số tiêu chí quan trọng nhất;
– Cung cấp đầy đủ tính năng thiết yếu: Nhờ đó, doanh nghiệp mới có thể làm quen trọn bộ tính năng trước khi mua bản trả phí. Những tính năng cần thiết nhất bao gồm:
- Quản lý phương tiện: Lưu trữ thông tin chi tiết về phương tiện (loại xe, biển số, năm sản xuất, thông số kỹ thuật, hiện trạng,..), nhắc nhở lịch bảo dưỡng, đăng kiểm hoặc bảo hiểm. Bên cạnh đó, cần tích hợp GPS để giúp doanh nghiệp theo dõi vị trí, lộ trình di chuyển và tốc độ của xe theo thời gian thực.
- Quản lý đội tài xế: Lưu trữ hồ sơ lý lịch của từng người (số điện thoại, tình trạng bằng lái, lịch sử làm việc,…). Quản lý ca làm việc và đánh giá hiệu suất làm việc của tài xế cũng là những tính năng không thể thiếu.
- Điều phối đơn hàng, tuyến đường: Giúp doanh nghiệp tìm ra tuyến đường tốt nhất có thể cho mỗi lô hàng bằng cách phân tích nhiều yếu tố khác nhau (như điều kiện giao thông, trọng tải xe, kích thước và loại hàng hóa,…), nhằm tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và cải thiện hiệu quả vận chuyển tổng thể.
– Giao diện dễ dùng, tương thích đa nền tảng: Phần mềm tốt phải dễ làm quen, dễ sử dụng ngay cả với người mới, chứ không nên khiến quy trình hiện rắc rối hơn. Ngoài trình duyệt máy tính, phần mềm cũng cần chạy ổn định trên cả điện thoại (Android và iOS), cho phép tài xế nhận thông báo về lộ trình, đơn hàng mọi lúc, mọi nơi.
– Có thể nâng cấp, mở rộng tính năng khi cần: Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu vận tải sẽ tăng theo. Do đó, phần mềm cần linh hoạt mở rộng về quy mô, khu vực hoạt động hoặc số lượng xe mà không làm gián đoạn hệ thống. Nên ưu tiên các giải pháp dựa trên nền tảng đám mây để dễ dàng tăng/giảm tài nguyên theo nhu cầu, tránh phải đầu tư thêm vào hạ tầng vật lý.
– Được công nhận rộng rãi trong cộng đồng doanh nghiệp: Phần mềm được nhiều doanh nghiệp cùng ngành đánh giá cao cũng là một dấu hiệu đáng tin cậy. Những phản hồi tích cực trên các nền tảng review uy tín như G2, Capterra,… có thể cung cấp góc nhìn khách quan về mức độ dễ sử dụng, tính năng và chất lượng hỗ trợ kỹ thuật.
Đọc thêm: Chuyển đổi số logistics: Cơ hội, Thách thức và Giải pháp thiết thực
3. Lưu ý khi dùng phần mềm miễn phí
Sử dụng phần mềm TMS miễn phí có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành. Nhưng đổi lại, những giải pháp không tốn kém này sẽ đi kèm vài hạn chế cụ thể mà doanh nghiệp nên thận trọng xem xét:
– Tính năng giới hạn: Hầu hết những phần mềm TMS miễn phí sẽ giới hạn số lượng đơn hàng, phương tiện, người dùng hoặc tuyến đường cần quản lý. Ngoài ra, các phiên bản này cũng thường thiếu những chức năng nâng cao như phân tích dữ liệu, tích hợp với phần mềm khác hoặc tùy chỉnh báo cáo phức tạp.
– Cần kiểm tra chính sách bảo mật và backup dữ liệu: Không phải phần mềm TMS miễn phí nào cũng áp dụng mức độ bảo mật tương đương với bản trả phí. Nếu doanh nghiệp đang xử lý các dữ liệu quan trọng như thông tin khách hàng, hợp đồng hay dữ liệu vận hành, hãy kiểm tra kỹ các chính sách về mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập, tuân thủ quy định bảo mật và khả năng sao lưu định kỳ.
– Xem xét khả năng nâng cấp khi doanh nghiệp mở rộng: Các giải pháp TMS miễn phí có thể phù hợp với nhu cầu vận chuyển đơn giản ban đầu, nhưng sẽ khó đáp ứng khi doanh nghiệp phát triển về quy mô hoặc mở rộng phạm vi hoạt động. Chưa kể, việc chuyển đổi sang hệ thống mới có thể gây ra gián đoạn. Vì vậy, doanh nghiệp nên đánh giá từ sớm xem liệu phần mềm có khả năng nâng cấp lên phiên bản trả phí hoặc mở rộng tính năng trong tương lai hay không.
4. Base.vn – Giải pháp chuyển đổi số tối ưu dành cho doanh nghiệp vận tải & logistics
Base.vn là nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện với 60+ ứng dụng số thông minh, giúp doanh nghiệp giải quyết chuyên sâu từng toán vận hành và quản trị nội bộ, tiêu biểu như kiểm soát tuân thủ, quản lý nhân sự, phê duyệt đề xuất, kiểm soát dự án, theo dõi tài chính,…. Đặc biệt hơn nữa, mỗi ứng dụng thuộc Base.vn đều có khả năng tích hợp, mở rộng linh hoạt và tùy biến theo từng mô hình và lĩnh vực kinh doanh, trong đó có cả vận tải và logistics.
Không chỉ vậy, tất cả dữ liệu và văn bản của doanh nghiệp đều sẽ được số hóa và tập trung trên nền tảng Base.vn, nhờ đó, ban lãnh đạo sẽ có được cái nhìn toàn cảnh và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt dựa trên tình hình thực tế.
“Trên hệ thống Base, chúng tôi kiểm soát sự tuân thủ thông qua phần mềm Base Case. Mỗi vi phạm từ nhỏ đến lớn đều được đưa lên xử lý theo quy trình, sau vài lần là các bạn bắt đầu thực hiện nghiêm chỉnh đâu ra đó. Chúng tôi cũng khích lệ những thành tích, nỗ lực của nhân sự qua Base Reward. Phần thưởng có thể nhỏ thôi, nhưng quan trọng là sự ghi nhận cho các bạn thông qua hành động cụ thể và công khai, để mọi người đều nhìn thấy được.
Về văn hoá học tập, khi một bạn gặp vấn đề trong công việc, ví dụ một lô hàng bị lỗi thì xử lý ra sao, chúng tôi sẽ yêu cầu bạn đưa câu hỏi lên Base Square để khuyến khích tất cả mọi người cùng nhau giải quyết. Về sau, những bạn khác có gặp vấn đề hay thắc mắc tương tự có thể tự tìm kiếm thông tin trên Base Square. Nhờ đó, sẽ lưu giữ được một lượng tri thức dùng chung rất lớn cho công ty, tiết kiệm được rất nhiều thời gian để trả lời lặp đi lặp lại cho cùng một vấn đề.”
Chị Nguyễn Thị Lệ Thu, Founder & CEO của THT Cargo Logistics chia sẻ.
5. Kết bài
Hy vọng bài viết đã mang đến cho doanh nghiệp những gợi ý hữu ích trong việc lựa chọn phần mềm quản lý vận tải miễn phí, đồng thời hiểu rõ hơn về các tiêu chí và lưu ý quan trọng khi cân nhắc giải pháp công nghệ phù hợp.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một nền tảng chuyển đổi số linh hoạt, dễ triển khai và phù hợp với đặc thù ngành vận tải & logistics, đừng ngần ngại liên hệ Base.vn để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
