Trong doanh nghiệp có rất nhiều dự án, hạng mục công việc khác nhau cần thực hiện. Điều này đòi hỏi quản lý và lãnh đạo cần có kỹ năng quản lý tiến độ để đảm bảo dự án hoàn thành theo như kế hoạch. Có thể nói, đây là một kỹ năng quan trọng, giúp nhà quản lý có thể điều phối công việc, phân bổ nguồn lực hợp lý, giúp dự án hoàn thành đúng thời hạn, đảm bảo ngân sách cũng như đạt được mục tiêu đã đề ra.
1. Quản lý tiến độ là gì?
Theo thống kê từ Project Management Institute, những doanh nghiệp kinh doanh thất bại có đến 50% không hoàn thành công việc theo đúng thời hạn, 43% sử dụng vượt ngân sách và 32% mang đến những sản phẩm chưa phù hợp cho khách hàng. Điều này cho thấy quản lý tiến độ công việc, dự án đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của một tổ chức. Vậy chính xác nó là gì?
Có nhiều khái niệm được sử dụng phổ biến hiện nay như quản lý tiến độ công việc, quản lý tiến độ dự án, hoặc đặc thù hơn là quản lý tiến độ thi công, quản lý tiến độ sản xuất,… Đây là quá trình theo dõi, đánh giá cũng như điều phối tất cả các công việc, hoạt động cần thực hiện; giúp đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn, hạn chế tối đa các vấn đề xảy ra, đồng thời tối ưu việc sử dụng ngân sách để đạt được kết quả như mong muốn.
2. Vì sao doanh nghiệp cần quản lý tiến độ?
Quản lý tiến độ hiệu quả sẽ mang đến nhiều lợi ích, góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp, cụ thể:
Đảm bảo công việc hoàn thành đúng kế hoạch
Khi và chỉ khi tiến độ được đảm bảo, kế hoạch của bạn mới có thể về đích đúng hoặc sớm hơn thời hạn, giúp khẳng định được năng lực và uy tín của cá nhân, đội nhóm, doanh nghiệp. Việc quản lý tiến độ cũng hạn chế tình trạng “nước đến chân mới nhảy” của nhân viên, tránh gây ảnh hưởng đến công việc chung và tốn kém thời gian, ngân sách thực hiện.
Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động
Quản lý tiến độ đúng cách giúp nhà quản lý hoặc trưởng dự án điều phối công việc nhịp nhàng, tránh chồng chéo các nhiệm vụ, nâng cao năng suất làm việc của đội nhóm. Bên cạnh đó, mỗi thành viên cũng hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ của mình để từ đó biết cách hoàn thành công việc, dễ dàng phối hợp với mọi người.
Kiểm soát ngân sách hợp lý
Quản lý tiến độ giúp quản lý thiết lập dự toán chi tiêu chặt chẽ, theo dõi sát sao từng khoản chi, đảm bảo tiết kiệm chi phí và sử dụng nguồn vốn hiệu quả; qua đó hạn chế tình trạng tiêu quá nhiều tiền, dẫn đến thâm hụt ngân sách, ảnh hưởng đến tình hình tài chính chung của doanh nghiệp.
Nhanh chóng đạt được mục tiêu đề ra
Nhờ việc hoàn thành công việc đúng thời hạn, sử dụng ngân sách hợp lý, các dự án sẽ được hiện thực hóa một cách hiệu quả, góp phần gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Ngoài ra, mỗi thành viên trong đội nhóm, dự án sẽ đều cảm thấy tự hào khi góp phần vào thành công chung, từ đó gắn kết tinh thần đoàn kết, thúc đẩy nhân sự gắn bó và cống hiến.
3. Quy trình 7 bước quản lý tiến độ dự án hiệu quả, chuyên nghiệp
Bước 1: Xác định phạm vi và mục tiêu thực hiện dự án
Đầu tiên, người phụ trách sẽ cần xác định rõ mục tiêu chính của dự án, đầu ra của dự án là gì, cần hoàn thành những hạng mục nào. Bên cạnh đó, bạn cũng phải xác định ranh giới của một dự án và những yếu tố không liên quan, không nằm trong phạm vi.
Sau đó, bạn tiến hành phân chia dự án thành danh sách những công việc nhỏ hơn để dễ dàng quản lý cũng như theo dõi hiệu quả.
Bước 2: Lập kế hoạch chi tiết
Tại bước này, người quản lý cần tiến hành xác định chi tiết các công việc cần thực hiện, trình tự thực hiện cũng như thời gian hoàn thành cho mỗi hạng mục. Tại bước này, bạn có thể dùng các công cụ như sơ đồ Gantt, sơ đồ PERT để minh họa cho tiến độ thực hiện dự án.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần có kế hoạch chi tiết về việc dự trù nguồn lực cần thiết với từng công việc, bao gồm số lượng nhân sự, nguyên vật liệu, tài chính….
Bước 3: Ước tính thời gian
Quản lý tiến độ dự án không thể thiếu phần thời gian thực hiện. Mỗi hạng mục đều cần có chi tiết deadline, khi nào cần hoàn thành, thời gian muộn nhất là bao lâu… Khi xác định thời gian bạn cần cân nhắc về các yếu tố có thể ảnh hưởng như: Mức độ phức tạp của nhiệm vụ, khả năng của nhân sự, các rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra, các công việc bị phụ thuộc lẫn nhau…
Bước 4: Giao việc và phân công trách nhiệm
Khi đã hoàn thành 3 bước đầu tiên, sẽ là lúc bạn tiến hành phân công công việc cho các thành viên tham gia vào dự án dựa theo năng lực, kinh nghiệm cũng như sở thích của họ.
Khi giao việc, bạn cần xác định rõ ràng trách nhiệm của mỗi cá nhân đối với công việc mà họ nhận được, đảm bảo tất cả các thành viên đều hiểu mục tiêu, yêu cầu, tiến độ cũng như kết quả đầu ra, để có thể hoàn thành dự án tốt nhất.
Bước 5: Theo dõi và giám sát tiến độ
Nhà quản lý cần thường xuyên theo dõi, kiểm tra tiến độ thực hiện công việc của các thành viên so với kế hoạch công việc đã đề ra. Đây cũng là cách để bạn phát hiện sớm các sai lệch, rủi ro để có biện pháp điều chỉnh kịp thời, tránh ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Bạn có thể lựa chọn sử dụng file Excel, các loại biểu đồ hoặc phần mềm quản lý tiến độ chuyên nghiệp để theo dõi, đảm bảo sự khoa học, chính xác và trực quan.
Đọc thêm: [Tải miễn phí] 6 mẫu bảng kế hoạch triển khai công việc mới nhất hiện nay
Bước 6. Báo cáo tiến độ
Bên cạnh việc theo dõi công việc của nhân viên, nhà quản lý cũng cần báo cáo tiến độ dự án thường xuyên đến ban lãnh đạo và các bên liên quan.
Đây là lúc công cụ bạn đã lựa chọn ở Bước 5 phát huy tác dụng: Tiến độ đã được cập nhật mới nhất chưa, hay vẫn đang của 2 ngày trước? File quản lý tiến độ có chia sẻ với mọi người được không? Có bằng chứng nào thể hiện tính minh bạch của nó không? Có thể hiện được thông tin từ tổng quan dự án đến chi tiết từng đầu việc hay không? Liệu giao diện có dễ hiểu đối với những người tiếp nhận báo cáo?
Bước 7. Đánh giá và rút kinh nghiệm
Khi hoàn thành dự án, toàn bộ thành viên sẽ cùng nhìn lại và đánh giá dự án, riêng nhà quản lý và lãnh đạo sẽ đánh giá hiệu quả của việc quản lý tiến độ dự án như vậy đã hợp lý chưa. Thông qua đó, bạn sẽ xác định những điểm đạt được và chưa đạt được để rút kinh nghiệm cho các dự án sau.
Ngoài ra, bạn cũng có thể dựa vào đó để cập nhật, cải tiến phương pháp quản lý dự án, nâng cao hiệu quả làm việc trong tương lai.
Đọc thêm: Top 15 phần mềm quản lý dự án miễn phí + trả phí tốt nhất 2024
4. 5 phần mềm quản lý tiến độ dự án hiệu quả nhất hiện nay
4.1 Phần mềm quản lý tiến độ dự án Base Wework
Base Wework là phần mềm quản lý công việc và dự án được phát triển bởi Base.vn. Với hơn 9000+ khách hàng tin dùng, Base Wework đã khẳng định vị thế của mình là giải pháp quản lý dự án hiệu quả cho các doanh nghiệp Việt Nam.
Một số điểm nổi bật của Base Wework
- Lập kế hoạch thông minh: Phần mềm giúp bạn tổ chức công việc và phân bổ nguồn lực hiệu quả trên một nền tảng hợp nhất.
- Cộng tác toàn diện: Có thể phối hợp và phân chia công việc giữa các phòng ban ngay trên phần mềm, ai cũng có thể nắm bắt được thông tin.
- Đặt deadline cho từng đầu việc: Bạn dễ dàng tag tên nhân sự đảm nhiệm công việc, đặt deadline cụ thể cho từng công việc để tránh bị lỡ việc hoặc quên việc.
- Theo dõi tiến độ: Nhân sự liên quan đến dự án có thể theo dõi, cập nhất tiến độ của công việc/dự án theo thời gian thực, xác định được việc nào đã hoàn thành, việc nào còn chậm.
- Báo cáo tự động: Dễ dàng tạo báo cáo chi tiết về tình hình dự án một cách nhanh chóng và dễ dàng.
- Tùy chỉnh linh hoạt: Base Wework có thể tùy chỉnh dễ dàng để phù hợp với từng dự án, nhu cầu và quy trình làm việc của doanh nghiệp.
Lợi ích khi sử dụng Base Wework
- Tăng hiệu quả làm việc: Phần mềm giúp tự động hóa quy trình làm việc, nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn. Mọi người dễ dàng giao tiếp, chia sẻ thông tin nên có thể cập nhật những thông tin mới, các thành viên phối hợp làm việc nhịp nhàng.
- Nâng cao năng suất: Phần mềm giúp bạn theo dõi tiến độ dự án theo thời gian thực, xác định và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn một cách nhanh chóng. Ngoài ra, đây cũng như công cụ để bạn quản lý thời gian hiệu quả, tối ưu hóa năng suất làm việc.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Sử dụng Base Wework giúp giảm thiểu thời gian lãng phí do giao tiếp và phối hợp kém hiệu quả. Đồng thời nó giúp tự động hóa các quy trình công việc thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Cải thiện khả năng ra quyết định: Phần mềm cung cấp dữ liệu và báo cáo chi tiết, giúp quản lý, lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên thông tin chính xác.
Để được nhận tư vấn chi tiết và cụ thể hơn về tính năng của Base Wework, bạn có thể để lại thông tin tại đây.
4.2 Phần mềm quản lý tiến độ dự án Trello
Trello là công cụ giúp quản lý tiến độ dự án miễn phí, được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng bởi giao diện trực quan dạng bảng Kanban. Một số tính năng chính của phần mềm có thể kể đến như:
- Tạo bảng, thẻ, danh sách để sắp xếp công việc theo tiến độ, mức độ ưu tiên.
- Gán nhiệm vụ cho thành viên, theo dõi tiến độ, đặt hạn chót.
- Trò chuyện, feedback trực tiếp trên thẻ công việc.
- Tích hợp với nhiều ứng dụng khác, giúp tối ưu quy trình làm việc.
Ưu điểm lớn nhất của phần mềm là nó có thể sử dụng miễn phí, khá dễ dùng bởi giao diện trực quan. Tuy nhiên nó chỉ có những tính năng cơ bản, chưa phù hợp cho những dự án lớn, phức tạp. Phần mềm sẽ phù hợp nếu bạn làm dự án cá nhân, dự án cho nhóm nhỏ hoặc quản lý công việc đơn giản.
4.3 Phần mềm quản lý tiến độ dự án Asana
Asana là phần mềm quản lý tiến độ dự án linh hoạt, giúp quản lý có thể đơn giản hóa quy trình quản lý công việc, giao việc cho nhân viên với các tính năng như:
- Tạo dự án, công việc, phân công nhiệm vụ đến nhân viên.
- Theo dõi tiến độ, quản lý deadline từng nhiệm vụ.
- Giao tiếp, trao đổi trực tiếp trong Asana.
- Lập báo cáo, phân tích hiệu quả công việc.
Phần mềm có ưu điểm là đa dạng tính năng, hỗ trợ nhiều phương pháp quản lý và khả năng tích hợp tốt. Tuy nhiên đây là phần mềm trả phí, với phiên bản miễn phí sẽ bị giới hạn dung lượng và tính năng nên chỉ dùng cho cá nhân, doanh nghiệp quy mô nhỏ.
4.4 Phần mềm quản lý tiến độ dự án Jira
Jira là phần mềm quản lý tiến độ dự án Agile phổ biến, được nhiều doanh nghiệp tin dùng tại Việt Nam và trên thế giới tin dùng với các tính năng như:
- Lập kế hoạch sprint, quản lý backlog dự án.
- Theo dõi tiến độ, vấn đề phát sinh.
- Hỗ trợ quy trình Agile hiệu quả.
Phần mềm khá phù hợp cho dự án Agile, đòi hỏi khả năng tích hợp và quản lý các vấn đề khá hiệu quả. Tuy nhiên với người mới dùng thì sẽ thấy giao diện phức tạp, cần học và đào tạo một thời gian mới có thể dùng quen.
4.5 Phần mềm quản lý tiến độ dự án Wrike
Wrike là phần mềm quản lý tiến độ dự án mạnh mẽ, hỗ trợ nhiều tính năng nâng cao nên được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Các tính năng của phần mềm Wrike gồm có:
- Lập kế hoạch dự án chi tiết, theo dõi tiến độ theo nhiều cấp.
- Quản lý tài liệu, nguồn lực hiệu quả.
- Phân tích báo cáo, đánh giá hiệu quả thực hiện dự án.
Wrike có đa dạng tính năng, hỗ trợ rất tốt cho doanh nghiệp lớn, cần quản lý dự án phức tạp hoặc một người quản lý nhiều dự án. Cũng vì vậy nên giá thành cũng khá cao và giao diện sử dụng cũng khá phức tạp.
5. Kinh nghiệm quản lý tiến độ dự án hiệu quả
Vạch rõ lộ trình, xác định các cột mốc quan trọng
Việc xác định các cột mốc quan trọng trong dự án giúp bạn phân chia hành trình thành những giai đoạn nhỏ, dễ dàng quản lý và đánh giá. Bạn có thể bắt đầu bằng cách xác định điểm khởi đầu và kết thúc của dự án, sau đó phân chia thành các giai đoạn chính. Ở mỗi giai đoạn, hãy thiết lập các mục tiêu cụ thể, đo lường được (theo mô hình SMART) cùng thời hạn hoàn thành rõ ràng.
Sử dụng công cụ trực quan
Sử dụng các công cụ trực quan như biểu đồ Gantt, sơ đồ PERT hay bảng Kanban sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng thể về tiến độ dự án mình đang thực hiện. Nhờ đó, bạn dễ dàng theo dõi tiến độ từng hạng mục công việc, xác định các vấn đề (nếu có) và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Tạo dựng những cuộc họp hiệu quả
Cuộc họp giúp kết nối các thành viên trong nhóm, là nơi trao đổi thông tin, giải quyết vấn đề và thúc đẩy tiến độ dự án. Bạn hãy tổ chức các cuộc họp định kỳ với tần suất phù hợp, đảm bảo sự tham gia của đầy đủ các bên liên quan (thành viên dự án, đối tác….). Trong mỗi cuộc họp, hãy đi vào các mục tiêu cụ thể, thảo luận và đưa ra giải pháp cho những vấn đề phát sinh.
Báo cáo và cập nhật tiến độ
Cập nhật tiến độ dự án một cách thường xuyên là yếu tố then chốt để duy trì sự minh bạch và tránh những xung đột trong nhóm. Bạn hãy báo cáo tiến độ từng hạng mục công việc, so sánh với mục tiêu đề ra và thông báo cho các bên liên quan. Nhờ vậy, mọi người trong nhóm luôn nắm bắt được tình hình chung, chủ động điều chỉnh công việc của mình và phối hợp hiệu quả hơn.
Giao tiếp cởi mở: Nền tảng cho sự hợp tác
Giao tiếp hiệu quả sẽ giúp xây dựng sự tin tưởng và hợp tác trong nhóm. Do đó, bạn có thể khuyến khích mọi người giao tiếp cởi mở, tạo môi trường để mọi người chia sẻ ý kiến, đề xuất giải pháp và giải quyết mâu thuẫn (nếu có).
6. Kết luận
Quản lý tiến độ dự án đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ, đạt được mục tiêu và ngân sách đề ra. Hy vọng nội dung bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích, giúp bạn quản lý tiến độ hiệu quả hơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể ứng dụng các phần mềm quản lý tiến độ sẽ để tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao năng suất làm việc và giảm thiểu rủi ro.
