Trong hoạt động kinh doanh, việc mua hàng là một khâu quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và năng suất của doanh nghiệp. Một quy trình mua hàng rõ ràng, hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp.
Bài viết này sẽ Base.vn giới thiệu khái niệm quy trình mua hàng, trình bày lưu đồ 8 bước triển khai quy trình mua hàng trong doanh nghiệp và phân tích những rủi ro cần lưu ý trong quá trình xây dựng quy trình mua hàng.
1. Quy trình mua hàng là gì?
Quy trình mua hàng là một chuỗi các hoạt động được thiết lập mà doanh nghiệp cần thực hiện khi mua sắm bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào. Quy trình này được xây dựng với mục đích tối ưu hóa giá trị hàng hóa, tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả mua hàng tối đa.
2. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình mua hàng rõ ràng?
Quy trình mua hàng rõ ràng là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động mua sắm, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình mua hàng rõ ràng vì những lý do sau:
2.1. Tối ưu hóa giá trị hàng hóa, tiết kiệm chi phí mua hàng
Quy trình mua hàng rõ ràng giúp doanh nghiệp xác định rõ nhu cầu mua sắm, từ đó lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với giá cả cạnh tranh và chất lượng đảm bảo. Việc theo dõi và giám sát chặt chẽ trong suốt quá trình mua hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát được chi phí và tránh lãng phí.
2.2 Nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng
Quy trình mua hàng khoa học giúp các hoạt động mua sắm được thực hiện một cách trật tự, logic, hạn chế tối đa sai sót và thất thoát. Việc phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận giúp đẩy nhanh tiến độ mua hàng và đảm bảo đúng thời gian.
2.3 Đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ mua vào
Quy trình mua hàng quy định rõ ràng về tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm/dịch vụ, giúp doanh nghiệp lựa chọn được nhà cung cấp uy tín và đảm bảo chất lượng hàng hóa đầu vào. Việc kiểm tra chất lượng sản phẩm/dịch vụ khi nhận hàng giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót, đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ cung cấp cho khách hàng.
2.4 Tăng cường tính minh bạch trong hoạt động mua hàng
Quy trình mua hàng rõ ràng giúp các hoạt động mua sắm được thực hiện một cách minh bạch, công khai, tránh các trường hợp tham nhũng, hối lộ. Việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng từ liên quan đến hoạt động mua hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, truy xuất nguồn gốc khi cần thiết.
2.5 Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động mua hàng
Quy trình mua hàng giúp doanh nghiệp xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động mua sắm, từ đó có biện pháp phòng ngừa hiệu quả. Việc ký kết hợp đồng rõ ràng với nhà cung cấp giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của mình trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
3. Lưu đồ 8 bước triển khai quy trình mua hàng trong doanh nghiệp
Bước 1: Lập đề nghị mua hàng
Quy trình mua hàng bắt đầu bằng việc xác định rõ ràng nhu cầu mua sắm của doanh nghiệp. Nhu cầu này có thể được xác định từ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp như: sản xuất, kinh doanh, marketing, v.v.
Sau khi xác định được nhu cầu mua, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành lập đề nghị mua hàng. Đề nghị mua hàng cần ghi rõ thông tin về sản phẩm/dịch vụ cần mua, bao gồm: chủng loại, chất lượng, số lượng, giá dự kiến, thời gian giao hàng, v.v. Đề nghị mua hàng cần được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền trước khi gửi cho nhà cung cấp.
VD: Phòng IT của công ty A nhận thấy nhu cầu cần nâng cấp máy tính cho nhân viên văn phòng, do máy tính cũ đã quá lỗi thời và không đáp ứng được nhu cầu công việc. Phòng IT lập đề nghị mua hàng nộp lên phòng mua hàng của công ty A với các thông tin:
- Mặt hàng: Máy tính để bàn
- Số lượng: 100 chiếc
- Cấu hình máy tính: Chi tiết cấu hình máy tính mong muốn (CPU, RAM, ổ cứng, màn hình v.v.)
- Thời gian cần thiết: Trên 1 tháng
- Lý do mua hàng: Nâng cấp máy tính cho nhân viên văn phòng, đảm bảo hiệu quả công việc.
- Kênh cung cấp dự kiến: Các nhà cung cấp máy tính uy tín trên thị trường.
Bước 2: Lập đề nghị báo giá
Để lập được đề nghị báo giá, doanh nghiệp cần tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp. Theo đó, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng có khả năng đáp ứng nhu cầu mua sắm của doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp cần dựa trên các tiêu chí như: uy tín, năng lực, giá cả, chất lượng sản phẩm/dịch vụ, v.v. Doanh nghiệp có thể tham khảo thông tin về nhà cung cấp qua các kênh như: internet, hội chợ thương mại, giới thiệu từ các đối tác, v.v.
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ gửi đề nghị báo giá cho nhà cung cấp. đề nghị báo giá cần ghi rõ thông tin về sản phẩm/dịch vụ cần mua, bao gồm: chủng loại, chất lượng, số lượng, giá dự kiến, thời gian giao hàng, v.v. Nhà cung cấp sẽ căn cứ vào thông tin trong đề nghị báo giá để đưa ra báo giá cho doanh nghiệp.
VD: Phòng mua hàng nhận được đề nghị mua hàng của phòng IT, tiếp nhận thông tin và xác định các nhà cung cấp máy tính tiềm năng. Phòng mua hàng liên hệ với các nhà cung cấp máy tính đã được xác định (ví dụ: Công ty B, Công ty C, Công ty D) để yêu cầu báo giá. Phòng mua hàng gửi đề nghị báo giá đến các nhà cung cấp máy tính. Đề nghị báo giá bao gồm:
- Thông tin về công ty A
- Thông tin về sản phẩm cần mua (số lượng, cấu hình)
- Yêu cầu báo giá (báo giá bao gồm VAT, thời gian giao hàng v.v.)
Bước 3: Theo dõi báo giá của Nhà cung cấp
Bộ phận mua hàng sẽ theo dõi và so sánh báo giá của các nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp. Cần lưu ý so sánh báo giá trên đầy đủ các tiêu chí như: giá cả, chất lượng sản phẩm/dịch vụ, thời gian giao hàng, chế độ bảo hành, v.v.
VD: Các nhà cung cấp máy tính (Công ty B, Công ty C, Công ty D) gửi báo giá cho công ty A. Phòng mua hàng theo dõi, ghi nhận và so sánh báo giá từ các nhà cung cấp. Phòng mua hàng thu thập được 3 báo giá từ các nhà cung cấp, đánh giá ưu nhược điểm của mỗi báo giá dựa trên:
- Giá cả: Giá thành sản phẩm
- Chất lượng sản phẩm: Bảo hành, xuất xứ v.v.
- Thời gian giao hàng: Khả năng cung cấp sản phẩm trong thời hạn yêu cầu
- Uy tín nhà cung cấp: Uy tín của nhà cung cấp trên thị trường.
Bước 4: Phê duyệt báo giá
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ trình báo giá lên cấp có thẩm quyền để phê duyệt. Việc phê duyệt báo giá cần dựa trên các tiêu chí như: giá cả, chất lượng sản phẩm/dịch vụ, thời gian giao hàng, chế độ bảo hành, v.v.
VD: Phòng mua hàng đã đánh giá các báo giá và lựa chọn báo giá phù hợp nhất. Phòng mua hàng trình bày báo giá được lựa chọn lên lãnh đạo công ty A để phê duyệt. Lãnh đạo công ty A phê duyệt báo giá từ Công ty B vì có giá thành hợp lý, chất lượng sản phẩm tốt và thời gian giao hàng phù hợp.
Bước 5: Lập hợp đồng mua hàng
Sau khi phê duyệt báo giá, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành lập hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp. hợp đồng mua hàng cần ghi rõ các điều khoản và cam kết của hai bên, bao gồm: thông tin về sản phẩm/dịch vụ, giá cả, thời gian giao hàng, thanh toán, bảo hành, v.v. Hợp đồng mua hàng cần được hai bên ký tên và đóng dấu để có hiệu lực pháp lý.
VD: Báo giá đã được phê duyệt, công ty A cần ký kết hợp đồng mua hàng với Công ty B. Phòng mua hàng thảo luận và ký kết hợp đồng mua bán với Công ty B. Hợp đồng mua bán được ký kết với đầy đủ thông tin:
- Mặt hàng: Máy tính để bàn
- Số lượng: 100 chiếc
- Cấu hình máy tính: Chi tiết cấu hình máy tính đã được phê duyệt
- Giá cả: Giá thành sản phẩm theo thỏa thuận
- Thời gian giao hàng: Thời gian giao hàng theo thỏa thuận
- Phương thức thanh toán: Phương thức thanh toán đã được thống nhất
- Điều khoản bảo hành: Thời hạn bảo hành, chính sách bảo hành v.v.
- Các điều khoản khác: Điều khoản về vận chuyển, xử lý khiếu nại v.v.
Bước 6: Lập đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng
Lập đề nghị nhập hàng nhằm thông báo cho bộ phận kho về việc chuẩn bị tiếp nhận hàng hóa. Lập đề nghị kiểm hàng nhằm yêu cầu nhà cung cấp kiểm tra chất lượng sản phẩm/dịch vụ trước khi giao hàng.
Đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng cần được lập thành 2 bản, 1 bản lưu trữ và 1 bản gửi cho bộ phận kho và nhà cung cấp. Bộ phận mua hàng cần theo dõi và giám sát việc thực hiện đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng để đảm bảo hàng hóa được nhập kho đúng quy trình và chất lượng sản phẩm/dịch vụ được đảm bảo.
VD: Hợp đồng mua bán đã được ký kết, Công ty A cần yêu cầu Công ty B giao hàng. Phòng mua hàng lập đề nghị nhập hàng gửi cho Công ty B, yêu cầu cung cấp hàng hóa theo đúng hợp đồng đã ký kết. Đồng thời, phòng mua hàng cũng lập đề nghị kiểm hàng, yêu cầu kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho. Công ty B nhận được đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng, tiến hành giao hàng cho công ty A.
Bước 7: Nhập kho hàng hóa
Sau khi nhận hàng hóa từ nhà cung cấp, bộ phận kho hàng sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa. Nếu hàng hóa đảm bảo theo hợp đồng mua hàng, bộ phận kho hàng sẽ nhập kho và cấp phiếu nhập kho cho bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp theo các điều khoản ghi trong hợp đồng mua hàng.
VD: Công ty B giao hàng cho công ty A theo đúng hợp đồng. Phòng kho của công ty A tiếp nhận hàng hóa, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa. Hàng hóa được nhập kho và quản lý theo quy định của công ty A.
Bước 8: Thanh toán cho nhà cung cấp và kết thúc quy trình mua hàng
Sau khi hoàn tất thanh toán, quy trình mua hàng được hoàn thành. Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến hoạt động mua hàng như: đề nghị mua hàng, đề nghị báo giá, hợp đồng mua hàng, phiếu nhập kho, v.v. để phục vụ cho công tác quản lý và kiểm tra sau này.
VD: Công ty A đã nhận hàng hóa và kiểm tra chất lượng sản phẩm. Phòng tài chính của công ty A thực hiện thanh toán cho Công ty B theo phương thức thanh toán đã được thống nhất trong hợp đồng. Công ty B nhận được tiền thanh toán, quy trình mua hàng được hoàn thành.
4. Những rủi ro cần lưu ý trong quá trình mua hàng
Doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều rủi ro trong quá trình mua hàng, dẫn đến tổn thất về tài chính, thời gian và chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Dưới đây là một số rủi ro phổ biến cần lưu ý:
4.1 Sai sót trong quá trình làm đề nghị mua hàng
Trong thời gian làm đề nghị mua hàng, doanh nghiệp có thể gặp sai sót liên quan tới thông tin sản phẩm/dịch vụ, yêu cầu kỹ thuật hoặc dự toán chi phí. Cụ thể, mô tả sai lệch về chủng loại, chất lượng, số lượng, v.v. dẫn đến việc mua hàng không đúng nhu cầu hoặc lãng phí chi phí. Bên cạnh đó, việc thiếu các thông số kỹ thuật cụ thể cũng có thể dẫn đến việc nhà cung cấp cung cấp sản phẩm/dịch vụ không phù hợp. Ngoài ra, việc dự toán quá thấp dẫn đến thiếu hụt kinh phí cho việc mua hàng, hoặc dự toán quá cao gây lãng phí.
4.2 Rủi ro khi lựa chọn nhà cung cấp
Việc lựa chọn nhà cung cấp không uy tín, thiếu thông tin năng lực hoặc bị chi phối bởi yếu tố bên ngoài có thể mang lại rủi ro lớn cho doanh nghiệp. Chẳng hạn như việc nhà cung cấp có thể cung cấp sản phẩm/dịch vụ kém chất lượng, giao hàng trễ hẹn hoặc không thực hiện đúng nghĩa vụ theo hợp đồng. Đồng thời, bộ phận phụ trách không đánh giá kỹ năng lực tài chính, kinh nghiệm, năng lực sản xuất, v.v. của nhà cung cấp cũng dẫn đến việc lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp. Trong một số trường hợp, quá trình chọn nhà cung cấp bị tác động bởi mối quan hệ do quen biết, hối lộ, v.v. mà không quan tâm đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ và giá cả, dẫn đến hậu quả khó lường về dài hạn.
4.3 Hàng hóa được giao trước khi phê duyệt
Thanh toán trước cho sản phẩm/dịch vụ tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể phải thanh toán cho những sản phẩm/dịch vụ không mong muốn do không đồng ý với chất lượng, số lượng hoặc giá cả, nhưng đã trót thanh toán. Việc đổi trả hàng hóa sau đó cũng có thể gặp nhiều khó khăn về thủ tục và chi phí. Hơn nữa, thanh toán trước tạo cơ hội cho nhà cung cấp gian lận, cung cấp sản phẩm/dịch vụ kém chất lượng hoặc gian lận về số lượng.
4.4 Các vấn đề trong việc nhận hàng và kiểm hàng
Các vấn đề trong khâu nhận/kiểm hàng cũng là khó khăn thường gặp của nhiều doanh nghiệp trong quy trình mua hàng. Cụ thể, doanh nghiệp có thể nhận được sản phẩm/dịch vụ không đúng với yêu cầu đặt hàng về chủng loại, chất lượng, số lượng, v.v., hoặc hàng hóa bị hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển hoặc do quản lý kho hàng lỏng lẻo. Hơn nữa, việc kiểm tra hàng hóa không kỹ lưỡng trước khi thanh toán có thể dẫn đến phát hiện sai sót sau khi nhận hàng và gây khó khăn cho việc đổi trả, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
4.5 Sai sót trong quy trình thanh toán
Sai sót trong quy trình thanh toán là sai sót có thể dẫn đến nhiều vấn đề nghiêm trọng và phức tạp hàng đầu cho doanh nghiệp. Các đơn vị có thể thanh toán sai số tiền cho nhà cung cấp do sai sót trong việc lập hóa đơn hoặc thanh toán, hoặc thanh toán không đúng thời hạn, dẫn đến việc bị phạt hoặc vi phạm hợp đồng. Trong trường hợp xấu nhất, doanh nghiệp có thể thanh toán cho nhà cung cấp không đúng, dẫn đến việc mất tiền oan.
Đọc thêm: Top 6 phần mềm quản lý quy trình công việc cho doanh nghiệp
5. Phần mềm quản lý quy trình mua hàng hiệu quả
Với các doanh nghiệp có tần suất mua hàng thường xuyên và khối lượng/tỉ trọng hàng hóa mua thêm lớn, việc tự động hóa các quy trình chắc hẳn sẽ là nhu cầu tất yếu, giúp doanh nghiệp tối ưu cả về nhân lực và chi phí. Đối với quy trình mua hàng, doanh nghiệp có thể tham khảo tính năng Base Workflow – quản lý quy trình và Base Request – quản lý phê duyệt trong bộ công cụ Base Work+ để tự thiết lập cho mình quy trình mua hàng bài bản, rõ ràng; đồng thời xử lý các khâu phê duyệt tự động, thúc đẩy quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Đặc biệt, Base cũng đang nghiên cứu và dự kiến cho ra mắt ứng dụng Base Purchasing, thuộc bộ giải pháp Base Finacial Management, dành riêng để quản lý mua hàng. Đây là giải pháp tương đối hữu ích dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi còn chưa thiết lập được quy trình rõ ràng. Ứng dụng cho phép các doanh nghiệp so sánh, chọn lọc báo giá, theo dõi đơn hàng, đối chiếu với biên nhận, hóa đơn và đánh giá nhà cung cấp.
6. Kết luận
Có thể thấy, xây dựng và áp dụng quy trình mua hàng rõ ràng, hiệu quả là điều cần thiết cho mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô, ngành nghề hay đặc thù hoạt động. Quy trình này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp. Việc ứng dụng công nghệ, tự động hóa các bước trong quy trình mua hàng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả, minh bạch và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
