Reminder là gì? Top 10 phần mềm Reminder tốt nhất 2025

Cuộc sống ngày càng hối hả, công việc cũng ngày một bận rộn, đó chính là lý do nhiều người cần đến một công cụ để đặt lời nhắc và hoàn thành công việc đúng hạn. Và Reminder ra đời để đáp ứng nhu cầu đó. Vậy cụ thể, Reminder là gì? Nó mang lại lợi ích ra sao? Hãy cùng Base.vn tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây, kèm theo gợi ý 10 phần mềm Reminder hàng đầu mà bạn có thể cần đến.

1. Reminder là gì?

1.1 Định nghĩa Reminder

Reminder là một từ trong tiếng Anh, mang ý nghĩa là “một lời nhắc” hoặc “một thông điệp dùng để nhắc nhở ai đó làm một việc gì đó”. Trong bối cảnh của bài viết này, chúng ta có thể hiểu Reminder là một phần mềm hay ứng dụng trên máy tính hoặc điện thoại di động có chức năng nhắc nhở người dùng về một công việc, một nhiệm vụ cần thực hiện, hoặc một lịch trình, một sự kiện đặc biệt mà họ không muốn bỏ lỡ.

1.2 Phân biệt Reminder với To-do list, Calendar, Alarm

Remider (lời nhắc), To-do list (danh sách những việc cần làm), Alarm (báo thức) và Calendar (lịch) đều là những công cụ giúp chúng ta quản lý thời gian và sắp xếp công việc một cách khoa học. Tuy nhiên, mỗi công cụ sẽ phục vụ cho các mục đích sử dụng khác nhau. Sự khác biệt đó cụ thể như sau:

1.3 Các loại Reminder phổ biến hiện nay

Reminder có thể được phân loại theo nhiều cách, bao gồm phương thức truyền tải (email, tin nhắn văn bản, cuộc gọi thoại,…) và hình thức hoạt động (tự động hoặc thủ công).

– Phân loại Reminder theo phương thức truyền tải: Reminder có thể được gửi qua nhiều kênh khác nhau như email, SMS, cuộc gọi thoại hoặc thông báo đẩy (push notification) trên thiết bị di động. Cụ thể:

• Reminder qua Email: Thường được gửi đến địa chỉ email, kèm theo thông tin chi tiết về cuộc hẹn hoặc nhiệm vụ liên quan. Dù không khẩn cấp, nhưng lời nhắc qua email lại hữu ích khi bạn muốn truyền tải nội dung một cách chuyên nghiệp, đặc biệt phù hợp với môi trường công sở. Ví dụ: Email nhắc nhở ứng viên về buổi phỏng vấn sắp tới.
• Reminder qua SMS: Là những tin nhắn văn bản ngắn, gọn, được gửi trực tiếp đến điện thoại di động của người nhận, thường dùng để thông báo nhanh các cuộc hẹn sắp đến. Ví dụ: Tin nhắn nhắc lịch tái khám được gửi từ phòng khám đến bệnh nhân.
• Reminder qua Cuộc gọi thoại: Là những cuộc gọi tự động đã được ghi âm sẵn, dùng để thông báo về một sự kiện sắp diễn ra. Hình thức này hữu ích trong những trường hợp cần tăng tính trực tiếp hoặc khi người dùng không có khả năng xem tin nhắn văn bản. Ví dụ: Tổng đài tự động gọi đến để nhắc thời hạn đóng tiền điện.
• Reminder qua Thông báo đẩy: Lời nhắc được gửi đến điện thoại hoặc trình duyệt web của người dùng. Đây là hình thức thông báo nhanh, phù hợp để nhắc nhở về sự kiện hay deadline trong công việc. Ví dụ: Ứng dụng quản lý công việc nhắc nhở “15 phút nữa bạn có cuộc họp với phòng Marketing”.

– Phân loại Reminder theo hình thức hoạt động: Lời nhắc được thiết lập sẵn theo ngày hoặc giờ cố định, hay do bạn bất chợt gửi tới người khác.

• Reminder tự động: Là các lời nhắc được hệ thống công nghệ gửi đi theo lịch trình đã định sẵn, thường được gửi qua email, SMS hoặc thông báo đẩy. Ví dụ: Ứng dụng quản lý công việc tự động gửi lời nhắc nộp báo cáo doanh thu vào mỗi chiều thứ Sáu hàng tuần.
• Reminder thủ công: Là lời nhắc do bạn tự tạo và tự gửi đi, thay vì do hệ thống tự động thiết lập. Phù hợp trong những tình huống cần cá nhân hóa thông điệp hoặc khi muốn truyền tải một nội dung tế nhị. Ví dụ: Gửi một SMS tới đồng nghiệp để nhắc nhở họ không được để xảy ra sơ sót trong cuộc họp sắp tới với lãnh đạo.

Đọc thêm: [Tải miễn phí] 6 mẫu bảng kế hoạch triển khai công việc mới nhất 2025

2. Lợi ích của việc sử dụng Reminder trong đời sống cá nhân và môi trường doanh nghiệp

2.1 Lợi ích của Reminder đối với công việc cá nhân

Việc sử dụng các công cụ Reminder mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cuộc sống hàng ngày. Cụ thể, có hai lợi ích tiêu biểu như sau:

– Tăng khả năng tập trung, giảm stress: Reminder cho phép bạn đặt ngày, giờ cụ thể cho từng nhiệm vụ, sắp xếp theo mức độ ưu tiên. Nhờ đó, bạn không cần liên tục kiểm tra lịch trình mà vẫn kiểm soát được tiến độ công việc, giảm bớt lo lắng vì sợ quên việc hay trễ hẹn.

– Tránh trễ deadline, nâng cao hiệu suất cá nhân và đội nhóm: Khi công việc được nhắc nhở trước một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: trước 1 ngày), bạn có thể chủ động xử lý và hoàn thành đúng hạn. Nhờ vậy, hiệu suất công việc và tinh thần trách nhiệm cũng được cải thiện rõ rệt.

2.2 Lợi ích của Reminder đối với doanh nghiệp

Tương tự như với đời sống cá nhân, Reminder cũng giúp các doanh nghiệp tối ưu hiệu quả quản lý công việc và sử dụng nguồn lực một cách có ý nghĩa hơn:

– Tự động hóa nhắc nhở công việc: Reminder cho phép các nhóm chủ động đặt lịch nhắc theo khối lượng công việc thực tế, chẳng hạn như nhắc gọi điện cho khách hàng, nhắc lịch họp trong ngày hoặc nhắc nộp báo cáo định kỳ. Nhờ đó, nhân viên có thể linh hoạt xử lý các nhiệm vụ ngắn hạn lẫn mục tiêu dài hạn mà không bị quá tải hay mất phương hướng.

– Nâng cao tính chuyên nghiệp: Với các Reminder tự động, như là thông báo đẩy trong app quản lý công việc, doanh nghiệp có thể xây dựng một môi trường làm việc hiện đại hơn, nơi mọi đầu việc đều được chuẩn hóa: ai là người phụ trách, deadline cụ thể, tài liệu liên quan và các yêu cầu cần tuân thủ. Đây chính là tiền đề giúp hạn chế chồng chéo nhiệm vụ và nâng cao tính giải trình trong công việc.

3. Tiêu chí lựa chọn Reminder phù hợp với doanh nghiệp

Có nhiều tiêu chí bạn cần cân nhắc khi tìm kiếm và lựa chọn một phần mềm Reminder phù hợp với nhu cầu quản lý công việc của tổ chức. Và sau đây là những yếu tố cần thiết nhất:

– Bộ tính năng đa dạng: Trước hết, Reminder cần cung cấp đầy đủ các chức năng cần thiết để bạn và các thành viên khác có thể quản lý và sắp xếp công việc trong cùng một hệ thống. Một số tính năng cốt lõi bao gồm:

• Nhắc nhở định kỳ: Giúp đảm bảo các nhiệm vụ quan trọng không bị bỏ sót. Tính năng này cho phép bạn thiết lập lời nhắc theo chu kỳ cụ thể, chẳng hạn như hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
• Phân công nhiệm vụ: Cho phép bạn và các thành viên khác dễ dàng phối hợp và cộng tác, đồng thời đảm bảo mọi người đều nắm rõ: ai là người phụ trách, thời hạn hoàn thành là khi nào, và những tài liệu nào cần tham khảo, v.v…
• Báo cáo tiến độ: Hiển thị rõ công việc đang được thực hiện đến đâu, tỷ lệ nhiệm vụ đã hoàn thành và những việc còn tồn đọng. Nhờ đó, tiến độ công việc trở nên minh bạch và dễ theo dõi hơn.

– Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Mục đích sử dụng Reminder là đơn giản hóa việc tổ chức công việc, chứ không phải khiến mọi thứ trở nên rối rắm hay phức tạp hơn. Vì vậy, bạn nên ưu tiên lựa chọn những phần mềm có giao diện tiếng Việt (hoặc hỗ trợ đa ngôn ngữ), trực quan, dễ hiểu và dễ dùng, kể cả khi thao tác trên điện thoại hay máy tính.

– Khả năng đồng bộ đa thiết bị: Ngoài trình duyệt máy tính, Reminder cũng cần hoạt động ổn định trên mọi thiết bị di động (Android và cả iOS). Vì sao ư? Lý do rất đơn giản: giúp mọi người có thể truy cập, nhận thông báo, theo dõi tiến độ và kiểm soát deadline bất cứ lúc nào, đặc biệt với những nhóm thường xuyên di chuyển như đội ngũ Sales.

– Khả năng tích hợp với các phần mềm khác: Nhiều nhóm, bộ phận khác có thể sử dụng đồng thời nhiều công cụ quản lý công việc khác như Gmail, Google Calendar, CRM. Do đó, bạn nên ưu tiên những Reminder hỗ trợ tích hợp với các nền tảng mà nhóm bạn đang sử dụng, để giúp việc chia sẻ thông tin và cập nhật tiến độ liền mạch và nhất quán hơn.

– Có phiên bản miễn phí/dùng thử: Một Reminder có thể được quảng cáo rất hấp dẫn, nhưng đôi khi, triển khai thực tế lại không hợp với nhu cầu của nhóm bạn (ví dụ: không thể đồng bộ lịch hẹn khách hàng trên CRM đang dùng). Chính vì vậy, hãy hỏi nhà cung cấp Reminder về việc dùng thử hoặc phiên bản miễn phí. Nhờ đó, nhóm của bạn có thể trực tiếp kiểm tra các tính năng, đánh giá mức độ dễ sử dụng trước khi thanh toán chính thức.

Đọc thêm: Top 15 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất năm 2025

4. Top 10 phần mềm Reminder tốt nhất 2025

Và đó là những thông tin tổng quan về Reminder là gì. Vậy, có những cái tên phần mềm Reminder đáng tin cậy nào mà bạn có thể cân nhắc sử dụng cho nhóm hoặc doanh nghiệp của mình. Hãy tham khảo 10 phần mềm Reminder hàng đầu sau đây:

4.1 Base Wework

Base Wework là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc và dự án một cách toàn diện, tập trung vào 3 khía cạnh chính: lập kế hoạch công việc, cộng tác liên phòng ban, và báo cáo tiến độ theo thời gian thực. Nói cách khác, hơn cả một công cụ Reminder đơn thuần, Base Wework là một giải pháp quản lý công việc trọn vẹn, cho phép khởi tạo nhiệm vụ, theo dõi và cập nhật tiến độ từ đầu đến cuối tại cùng một hệ thống.

Tính năng nổi bật:

• Lập kế hoạch thông minh: Khởi tạo nhanh danh sách công việc cần làm, kèm theo deadline và phân bổ nguồn lực phù hợp; Chia công việc thành nhiều cấp độ: tasklist (nhóm công việc), task (công việc), subtask (công việc con) và checklist; Đồng thời, phân loại theo nghiệp vụ (ví dụ: hạch toán, thống kê, báo cáo) hoặc theo từng thành viên.
• Reminder: Nhắc nhở người dùng về các công việc cần hoàn thành, bao gồm cả công việc sắp đến hạn và đã quá hạn. Các công việc có thời hạn trước hoặc sau hơn 7 ngày cũng có thể được theo dõi trong Lịch biểu của phần mềm.
• Cộng tác với các bên: Cho phép giao tiếp, để lại bình luận, chia sẻ tệp tài liệu trong từng công việc hoặc dự án nội bộ. Đồng thời, có thể cộng tác với khách hàng một cách liền mạch nhờ phân quyền chặt chẽ.
• Báo cáo tự động: Cập nhật tức thời trạng thái công việc của từng thành viên trong nhóm, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ và kịp thời đưa ra điều chỉnh nếu cần.
• Tích hợp linh hoạt: Dễ dàng tích hợp với các phần mềm trong hệ sinh thái Base.vn, giúp xây dựng mô hình văn phòng điện tử không giấy tờ. Đồng thời hỗ trợ tích hợp với nhiều công cụ khác qua API mở.

Chi phí sử dụng: Chỉ từ 1.000.000 VNĐ/tháng cho tối đa 30 tài khoản (tương đương 1.27 USD/tháng/tài khoản)

4.2 Todoist

Todoist là ứng dụng nhắc nhở công việc đến từ Chile, phù hợp cho cả công việc cá nhân lẫn quản lý dự án của đội nhóm. Phần mềm này đủ linh hoạt để thích ứng với hầu hết các quy trình làm việc, nhưng không phức tạp đến mức khiến người dùng cảm thấy quá tải.

Tính năng nổi bật:

• Tạo nhiệm vụ và chia nhỏ thành các nhiệm vụ con, đồng thời đặt hạn chót và gửi lời nhắc để đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn.
• Phân loại và lọc nhiệm vụ nhanh chóng bằng cách sử dụng nhãn (label), ví dụ như ngày đến hạn, tên dự án hoặc mức độ ưu tiên.

Chi phí sử dụng: Todoist có phiên bản miễn phí, bên cạnh các gói trả phí bắt đầu từ 4 USD/người dùng/tháng (áp dụng khi thanh toán theo năm).

4.3 Microsoft To Do

Microsoft To Do là ứng dụng quản lý tác vụ được phát triển bởi Microsoft. Nhìn chung, đây là một lựa chọn rất đáng cân nhắc dành cho cá nhân và nhóm nhỏ cần một phương pháp đơn giản để theo dõi công việc.

Tính năng nổi bật:

• Tạo danh sách công việc theo nhiều mục (cá nhân, dự án,…), kèm theo mô tả chi tiết về deadline và lời nhắc (bao gồm cả nhắc nhở lặp lại).
• Cập nhật và hiển thị tiến độ công việc tức thời cho tất cả thành viên, góp phần thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm.
• Có thể hoạt động trên Windows, iOS, Android và trình duyệt web, cho phép người dùng quản lý tác vụ từ hầu hết mọi thiết bị.

Chi phí sử dụng: Microsoft To Do hoàn toàn miễn phí với Tài khoản Microsoft cá nhân, và cũng khả dụng cho các khách hàng đang dùng Microsoft 365 Family hoặc Personal.

4.4 Google Keep

Google Keep là một dịch vụ ghi chú nổi bật nhờ sự đơn giản trong cách sử dụng và khả năng tích hợp liền mạch với hệ sinh thái Google. Người dùng có thể đặt lời nhắc cho từng ghi chú, dựa trên thời gian hoặc vị trí, giúp nắm bắt toàn bộ các nhiệm vụ và thời hạn quan trọng.

Tính năng nổi bật:

• Cho phép tạo nhiều loại ghi chú khác nhau, bao gồm: ghi chú văn bản, danh sách, ghi chú thoại và hình vẽ.
• Sắp xếp ghi chú bằng mã màu và nhãn, giúp dễ dàng phân loại và tìm lại các ghi chú cụ thể khi cần.
• Tích hợp mượt mà với Google Drive và Google Docs, hỗ trợ chia sẻ và cộng tác ghi chú trên nhiều nền tảng.

Chi phí sử dụng: Google Keep hoàn toàn miễn phí cho bất kỳ ai có tài khoản Google.

4.5 Notion

Notion cung cấp một không gian làm việc số đa năng dành cho cả cá nhân và đội nhóm, hỗ trợ viết ghi chú, quản lý dự án, xây dựng cơ sở kiến thức và đặt lời nhắc. Ngoài ra, Notion còn có thể tích hợp với các công cụ như Slack, Google Drive và Trello, giúp tăng tính linh hoạt trong nhiều quy trình làm việc khác nhau.

Tính năng nổi bật:

• Cung cấp trình soạn thảo ghi chú phong phú với tính năng nhúng đa phương tiện, hỗ trợ Markdown và các mẫu tùy chỉnh.
• Tạo nhiệm vụ, phân công cho các thành viên, đặt ngày đến hạn và theo dõi tiến độ.
• Quản lý dự án bằng các giao diện như bảng Kanban, lịch và biểu đồ Gantt, giúp việc dõi tiến độ trở nên trực quan hơn.

Chi phí sử dụng: Notion cung cấp gói cơ bản miễn phí, cùng các gói nâng cao với giá từ 10 USD/người dùng/tháng.

4.6 Any.do

Any.do là ứng dụng quản lý tác vụ và danh sách việc cần làm, nổi bật với giao diện gọn gàng, dễ sử dụng cho mọi đối tượng, cùng khả năng tương thích đa nền tảng. Ứng dụng tập trung hỗ trợ sắp xếp công việc, đặt lời nhắc và cộng tác với người khác.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý công việc toàn diện, bao gồm lập lịch công việc, thiết lập nhiệm vụ định kỳ, đánh dấu mức độ ưu tiên.
• Đặt lời nhắc và nhận thông báo kịp thời, giúp đảm bảo không có sự kiện hay nhiệm vụ nào bị bỏ sót.
• Cá nhân hóa không gian làm việc với các chủ đề và màu sắc tùy chỉnh, góp phần tăng cảm hứng khi làm việc.

Chi phí sử dụng: Any.do miễn phí sử dụng cho người dùng cá nhân, và tính phí từ 4,99 USD/tháng đối với phiên bản cao cấp dành cho đội nhóm.

4.7 Trello

Trello có lẽ không còn là một cái tên xa lạ với người dùng Việt Nam. Ứng dụng này được ưa chuộng rộng rãi nhờ khả năng trực quan hóa tiến độ dự án và các quy trình làm việc theo phong cách Kanban kéo & thả.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý, theo dõi công việc dưới nhiều hình thức linh hoạt như: Board – Thể hiện các dự án hoặc quy trình làm việc; List – Đại diện cho các giai đoạn của dự án; Card – Biểu thị cho từng nhiệm vụ riêng lẻ, đính kèm mô tả, deadline, tài liệu,…
• Nhắc nhở hạn chót cho các nhiệm vụ, ví dụ như trước 24 giờ, giúp người dùng kịp thời đẩy nhanh tiến độ nếu cần.

Chi phí sử dụng: Trello cung cấp gói miễn phí với các tính năng cơ bản dành cho cá nhân, cùng với các gói trả phí có tính năng nâng cao, bắt đầu từ 5 USD/người dùng/tháng.

4.8 TickTick

TickTick phù hợp với mọi mục đích quản lý công việc trong cuộc sống, từ kế hoạch học tập, nhiệm vụ cá nhân cho đến dự án công việc. Ứng dụng tập trung vào việc khởi tạo nhiệm vụ, chỉ định due date và đặt lời nhắc.

Tính năng nổi bật:

• Tạo nhiệm vụ nhanh chóng, thêm mô tả và ngày đến hạn, đồng thời cung cấp đa dạng hình thức nhắc nhở (thông báo đẩy, email, lời nhắc lặp lại).
• Thiết lập nhiệm vụ tự động lặp lại hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, rất tiện lợi với những công việc mang tính thường xuyên.

Chi phí sử dụng: TickTick cung cấp phiên bản miễn phí dành cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ chỉ cần tính năng cơ bản. Các phiên bản cung cấp tính năng nâng cao thì có giá từ 35,99 USD/năm.

4.9 Apple Reminders

Apple Reminders là ứng dụng ghi chú và đặt lời nhắc nhở được Apple tích hợp sẵn trên các thiết bị như iPhone, iPad, MacBook và Apple Watch. Bên cạnh đó, khi kết hợp với trợ lý ảo Siri, ứng dụng còn cho phép người dùng tạo lời nhắc nhở nhanh bằng giọng nói.

Tính năng nổi bật:

• Tạo và sắp xếp các công việc cần làm một cách linh hoạt, có thể là việc gia đình hoặc nhiệm vụ liên quan đến học tập, công việc.
• Đặt lời nhắc theo thời gian, hoặc theo vị trí, ví dụ như nhắc nhở người dùng gặp khách hàng tại một quán cà phê khi đến gần địa điểm đó.
• Đồng bộ hóa dữ liệu qua iCloud trên tất cả các thiết bị Apple, giúp người dùng theo dõi trạng thái công việc mọi lúc, mọi nơi.

Chi phí sử dụng: Đây là một ứng dụng có sẵn trên các thiết bị của Apple, người dùng không cần phải tải xuống hay trả phí để sử dụng. 

4.10 Asana

Asana là nền tảng quản lý công việc và dự án nổi bật nhờ giao diện thân thiện cùng bộ tính năng mạnh mẽ. Công cụ này giúp các nhà quản lý dễ dàng lập danh sách công việc, phân bổ tài nguyên và theo dõi tiến độ liên tục trong suốt quá trình làm việc.

Tính năng nổi bật:

• Tạo và phân công nhiệm vụ với deadline cụ thể cho từng thành viên, bao gồm cả nhiệm vụ phụ và nhiệm vụ phụ thuộc, giúp mọi người nhận thức rõ vai trò, trách nhiệm của bản thân.
• Theo dõi dự án linh hoạt thông qua nhiều chế độ hiển thị như: danh sách (List), bảng (Board), dòng thời gian (Timeline) và lịch (Calendar).
• Cho phép bình luận, chia sẻ tệp và tag tên thành viên để thu hút sự chú ý trong từng nhiệm vụ.

Chi phí sử dụng: Asana cung cấp gói miễn phí dành cho cá nhân và nhóm nhỏ (tối đa 10 người), và gói trả phí từ 10,99 USD/người dùng/tháng (thanh toán theo năm) với các tính năng nâng cao.

5. Tạm kết

Hy vọng những thông tin mà chúng tôi chia sẻ đã giúp bạn hiểu rõ hơn Reminder là gì, cùng với những lợi ích thiết thực mà công cụ này mang lại cho cả công việc lẫn cuộc sống. Mỗi phần mềm nhắc nhở công việc được giới thiệu ở trên đều có thế mạnh riêng về tính năng hay chi phí. Hãy cân nhắc thật kỹ nhu cầu cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất. Và đừng quên, liên hệ Base.vn để được tư vấn sâu hơn về phần mềm quản lý công việc Base Wework!