Trong ngành logistics ngày càng cạnh tranh gay gắt, khả năng quản lý vận tải hiệu quả đã trở thành yếu tố sống còn để doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí, vừa nâng cao năng suất. Đó cũng là lý do vì sao nhiều công ty đã tìm đến TMS (Transportation Management System) với mục đích quản lý, giám sát toàn diện các hoạt động liên quan đến vận tải.
Vậy cụ thể hơn thì TMS là gì? Hệ thống này vận hành như thế nào và có thể mang lại những giá trị gì cho doanh nghiệp? Hãy cùng Base.vn tìm hiểu thông tin chi tiết trong nội dung sau đây.
1. TMS là gì?
TMS là từ viết tắt của Transportation Management System, được hiểu theo nghĩa tiếng Việt là “Hệ thống quản lý vận tải”. Đây là một nền tảng công nghệ, hay đôi khi là một phần mềm, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, tổ chức thực thi và theo dõi hoạt động vận chuyển hàng hóa qua nhiều phương thức, kể cả đường bộ, đường biển và đường hàng không. Với TMS, doanh nghiệp có thể kiểm soát tình trạng giao nhận theo thời gian thực, quản lý đầy đủ chứng từ và thông tin thương mại, từ đó nâng cao tỷ lệ giao hàng đúng hạn.
Trong chuỗi cung ứng, TMS giữ vai trò kết nối các khâu từ lập kế hoạch, thu mua đến vận hành hậu cần và phân phối. Khi được triển khai đúng cách, TMS có thể giúp tối ưu tuyến đường và tải trọng, phân bổ đơn vị vận chuyển hợp lý, qua đó cắt giảm thời gian và chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả vận chuyển, cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng, đóng góp trực tiếp vào tăng trưởng doanh thu.
Ngoài ra, TMS (Hệ thống quản lý vận tải) thường bị nhầm lẫn với WMS (Hệ thống quản lý kho), bởi vì cả hai đều là những công cụ quan trọng trong nhóm giải pháp vận hành logistics. Tuy nhiên, sự khác biệt rất rõ rệt:
- TMS tập trung kiểm soát các hoạt động bên ngoài kho như lập kế hoạch vận tải, lựa chọn/điều phối đơn vị vận chuyển, định tuyến, theo dõi lộ trình và quản lý giao nhận, chi phí đi kèm.
- WMS, ngược lại quản lý các hoạt động bên trong kho như quản trị tồn kho, theo dõi nhập và xuất, kiểm kê, sắp xếp, xử lý đơn hàng và đóng gói.
Và trong thực tế, TMS và WMS thường được tích hợp với nhau để tạo thành một dòng chảy hậu cần liền mạch từ trong kho đến khâu vận chuyển.
2. Các chức năng chính của TMS
Dưới đây là những chức năng cốt lõi mà doanh nghiệp cần xem xét khi lựa chọn giải pháp quản lý vận tải (TMS) cho tổ chức của mình. Việc khai thác tốt các tính năng này sẽ giúp giảm bớt sự phức tạp trong vận hành và nâng cao hiệu suất logistics tổng thể.
2.1 Lập kế hoạch vận tải
Thành công của một hệ thống logistics thường bắt đầu từ việc lập kế hoạch vận tải khoa học. Một TMS tiên tiến sẽ cho phép doanh nghiệp xây dựng tuyến đường tối ưu và lựa chọn phương tiện phù hợp.
Bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu theo thời gian thực, TMS có thể tính đến các yếu tố như lưu lượng giao thông, điều kiện đường sá, hay khung thời gian giao hàng để đề xuất lộ trình ngắn nhất cho từng chuyến đi. Kết quả là doanh nghiệp vừa giảm chi phí nhiên liệu và thời gian chờ, vừa cải thiện tốc độ giao hàng.
2.2 Quản lý đơn hàng & vận chuyển
TMS giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ vòng đời đơn hàng: từ khi được khởi tạo đến khi hoàn tất giao dịch. Hệ thống còn có thể tự động nhận biết và gộp nhiều đơn từ cùng một khách hàng, để loại bỏ sự lãng phí nguồn lực trong vận chuyển.
Bên cạnh đó, một trong những tác vụ tốn nhiều thời gian nhất trong quản lý vận tải là lập hóa đơn và thanh toán cũng sẽ được tinh gọn với TMS. Hệ thống có khả năng tự động hóa toàn bộ các bước trong quy trình này, bao gồm: đối chiếu hóa đơn, kiểm tra yêu cầu thanh toán và thực hiện giao dịch chuẩn xác. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu sai sót thủ công mà còn tiết kiệm đáng kể chi phí cho tất cả các bên trong chuỗi cung ứng.
2.3 Theo dõi & giám sát vận tải theo thời gian thực
Các giải pháp TMS hiện đại thường tích hợp công nghệ GPS và IoT để cung cấp các dữ liệu vận tải chính xác, giúp doanh nghiệp theo dõi vị trí và tình trạng của từng lô hàng theo thời gian thực.
Chẳng hạn, nếu một lô hàng từ Hà Nội ra Đà Nẵng bị kẹt trong một vụ tắc đường, thì TMS sẽ đưa ra cảnh báo sớm, đồng thời đề xuất thay đổi lộ trình ngay lập tức. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể xử lý tình huống tức thời, thay vì bị động chờ đợi rồi sau đó giao hàng trễ hẹn.
2.4 Quản lý chi phí và thanh toán
Chi phí vận chuyển thường chiếm một phần không nhỏ trong tổng chi phí quản lý logistics. Bởi vậy, một tính năng quan trọng khác của TMS mà doanh nghiệp cần quan tâm là theo dõi và kiểm soát chi phí.
Hệ thống cần có khả năng ghi nhận chi tiết từng khoản chi phí như: phí xăng dầu, phí cầu đường, phí lưu bãi và các phụ phí phát sinh khác. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể phân tích chi phí theo từng đơn hàng, từng tuyến đường để đưa ra quyết định tốt nhất.
2.5 Báo cáo & phân tích dữ liệu
Không chỉ dừng lại ở chức năng theo dõi hoạt động hàng ngày trong vận tải, TMS còn cần có khả năng phân tích chuyên sâu và báo cáo trực quan, cho phép doanh nghiệp kết hợp dữ liệu thời gian thực với dữ liệu lịch sử liên quan đến: tỷ lệ giao hàng đúng hạn, mức tiêu thụ nhiên liệu hay hiệu suất sử dụng phương tiện.
Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể đánh giá khách quan chi phí vận tải, lợi nhuận, dự báo nhu cầu vận tải trong tương lai, ra quyết định kinh doanh đúng đắn, cũng như phát hiện ra các điểm nghẽn cần loại bỏ trong quy trình hiện tại.
Đọc thêm: Top 7 phần mềm quản lý vận tải miễn phí tốt nhất năm 2025
3. Lợi ích khi triển khai TMS trong doanh nghiệp
Nếu biết cách tận dụng sức mạnh vốn có của TMS, doanh nghiệp có thể hưởng được những lợi ích rõ rệt như sau:
– Giảm chi phí vận tải và chi phí vận hành: TMS giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thông qua việc so sánh giá cước giữa các hãng vận tải, đề xuất tuyến đường tối ưu để giảm tiêu thụ nhiên liệu, và tự động hóa các quy trình như kiểm toán, lên hợp đồng, thanh toán hay lên lịch chuyển hàng. Kết quả là chi phí vận tải được cắt giảm đáng kể, mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và khách hàng cuối cùng.
– Nâng cao hiệu quả sử dụng phương tiện và nhân sự: TMS hỗ trợ tối ưu lộ trình, gom đơn hàng, điều phối tải trọng để hạn chế tình trạng xe chạy rỗng, đồng thời quản lý thông tin chi tiết về lịch bảo trì, nhằm kéo dài tuổi thọ phương tiện. Về mặt nhân sự, TMS phân bổ tài xế hợp lý cho từng lô hàng/tuyến đường, theo dõi lịch làm việc và hiệu suất. Điều này giúp giảm thiểu sơ suất, đảm bảo an toàn lao động và nâng cao năng suất tổng thể.
– Tăng độ minh bạch, dễ dàng theo dõi đơn hàng: Trước đây, việc theo dõi một lô hàng thường phải thông qua các cuộc điện thoại, email hoặc chờ báo cáo từ đơn vị vận tải. Ngày nay, với TMS, doanh nghiệp có thể chủ động giám sát hành trình và vị trí hàng hóa theo thời gian thực mọi lúc mọi nơi, đồng thời nhận cảnh báo ngay khi có sự cố. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể kịp thời xử lý các tình huống bất ngờ như trễ hàng hoặc thay đổi tuyến đường, giảm thiểu rủi ro và hạn chế ảnh hưởng đến các bên tham gia chuỗi cung ứng.
– Cải thiện trải nghiệm khách hàng nhờ giao hàng đúng hẹn: TMS cho phép doanh nghiệp theo dõi xuyên suốt hành trình của từng lô hàng, phát hiện điểm tắc nghẽn hoặc nguy cơ chậm trễ và điều chỉnh kế hoạch kịp thời để đảm bảo giao đúng hẹn. Đồng thời, khách hàng luôn được cập nhật chính xác, liên tục về vị trí cũng như tình trạng đơn hàng. Kết quả là doanh nghiệp có thể củng cố uy tín, tạo dựng niềm tin sâu sắc trong lòng khách hàng.
– Tạo nền tảng số hóa logistics trong doanh nghiệp: Không chỉ hoạt động độc lập, hầu hết các giải pháp TMS hiện nay đều có thể tích hợp liền mạch với các hệ thống khác như quản lý kho (WMS) hay phần mềm của đối tác vận tải. Việc kết nối này đảm bảo dòng dữ liệu xuyên suốt, đồng bộ, hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công. Ví dụ, khi WMS xác nhận đơn hàng đã sẵn sàng xuất kho, thì TMS sẽ tự động đề xuất phương tiện vận chuyển và tuyến đường phù hợp, giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ logistics.
4. Thách thức và hạn chế khi triển khai TMS
Một số thách thức mà doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi triển khai hệ thống quản lý vận tải (TMS) bao gồm:
– Một là đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu và bảo trì. Để có một hệ thống TMS hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư cho phần mềm, phần cứng và hạ tầng CNTT, kèm theo đó là chi phí bảo trì hoặc nâng cấp. Tổng các loại chi phí này có thể là một gánh nặng lớn, nhất là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Do đó, doanh nghiệp cần lập kế hoạch tài chính cẩn thận, hoặc lựa chọn TMS trên nền tảng đám mây (cloud-based). Giải pháp này giúp chuyển đổi chi phí cố định thành chi phí linh hoạt theo mức sử dụng, đồng thời loại bỏ chi phí cho phần cứng và nâng cấp.
– Hai là yêu cầu đào tạo nhân sự, thay đổi thói quen vận hành. Với các tổ chức đã quen quản lý hậu cần theo cách thủ công, thì việc chuyển sang TMS hiện đại có thể gây khó khăn. Nhân viên dễ bối rối khi tiếp cận công nghệ mới. Do đó, ban lãnh đạo cần truyền đạt rõ giá trị của quản lý vận tải dựa trên dữ liệu, đồng thời tổ chức đào tạo thực tế để nhân sự nắm vững cách sử dụng hệ thống. Theo thời gian, đội ngũ nhân viên sẽ thích ứng tốt hơn và nhận thấy lợi ích trực tiếp trong công việc của họ.
– Ba là cần tích hợp trơn tru với các hệ thống khác. TMS không thể hoạt động tách biệt mà cần tích hợp liền mạch với các hệ thống hiện có như ERP, WMS hay CRM để tạo thành một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng toàn diện. Tuy nhiên, mức độ phức tạp thực tế của việc tích hợp này còn phụ thuộc vào hạ tầng CNTT, chi phí triển khai và khả năng hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp phần mềm. Nếu doanh nghiệp không thiết lập một kế hoạch triển khai bài bản, thì việc tích hợp có thể gây gián đoạn quy trình kinh doanh hiện tại.
5. Ứng dụng TMS trong chuỗi cung ứng hiện đại
TMS được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển và giao nhận thường xuyên, đặc biệt là trong các ngành tiêu biểu như:
5.1 Ứng dụng TMS trong Sản xuất, Phân phối hàng tiêu dùng
Trong lĩnh vực sản xuất và phân phối, TMS góp mặt ở hầu hết các khâu: từ lập kế hoạch sản xuất, quản lý kho, theo dõi vận chuyển cho đến minh bạch hóa chi phí và thời gian giao nhận. Một số vai trò nổi bật có thể kể đến:
- Quản lý giá cước và báo giá vận chuyển, giúp lựa chọn đơn vị vận tải phù hợp về chi phí và năng lực.
- Theo dõi hiệu suất, hợp đồng và mức độ tuân thủ của đơn vị vận tải.
- Quản lý và giám sát đơn hàng trong suốt hành trình vận chuyển.
- Điều phối việc xếp dỡ, vận hành xe kéo trong khu vực nhà máy hoặc kho bãi.
- Cung cấp báo cáo và phân tích dữ liệu, hỗ trợ đánh giá hiệu suất vận tải và đưa ra quyết định tối ưu.
5.2 Ứng dụng TMS trong Logistics 3PL/4PL
Đối với các nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL), TMS giúp tự động hóa nhiều tác vụ hàng ngày như tạo đơn vận chuyển, lựa chọn hãng vận tải tối ưu chi phí, theo dõi lô hàng và cảnh báo sớm rủi ro để phòng tránh thiệt hại nghiêm trọng. Song song đó, hệ thống còn cho phép khách hàng truy cập thông tin theo thời gian thực, chủ động nắm bắt vị trí và tình trạng đơn hàng.
Về phía các doanh nghiệp logistics cấp bốn (4PL), TMS đóng vai trò như trung tâm điều phối duy nhất, giúp quản lý và phối hợp nhiều nhà cung cấp 3PL và đơn vị vận tải ở các quốc gia khác nhau. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chiến lược logistics cho những hoạt động phức tạp trên quy mô toàn cầu.
5.3 Ứng dụng TMS trong Thương mại điện tử và bán lẻ
Trong thương mại điện tử và bán lẻ, TMS hỗ trợ vận hành một mạng lưới phân phối cường độ cao, giúp doanh nghiệp phản hồi nhanh với nhu cầu thị trường, đáp ứng tốt các mong đợi như giao hàng trong ngày hoặc ngày hôm sau, đổi trả linh hoạt, ngay cả khi khối lượng đơn hàng rất lớn.
Những khả năng này không chỉ giúp các nhà bán lẻ duy trì hoạt động vận hành, mà còn củng cố lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển nhanh chóng và kỳ vọng của khách hàng ngày càng cao.
Đọc thêm: Chuyển đổi số Logistics: Cơ hội, Thách thức và Giải pháp thiết thực
6. Giải pháp quản trị logistics toàn diện cùng Base.vn
Là một nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện, Base.vn hiểu rằng logistics nên là một “mảnh ghép” trong bức tranh vận hành tổng thể đó. Theo đó, Base.vn mang đến cho doanh nghiệp giải pháp quản lý logistics toàn trình, nơi toàn bộ quy trình, từ quản lý kho bãi, theo dõi đơn hàng, điều phối phương tiện đến giám sát giao nhận cuối, đều được số hóa và được liên kết trong một hệ thống thống nhất. Cụ thể hơn, những giá trị nổi bật mà Base.vn mang lại gồm có:
- Số hóa toàn bộ quy trình điều phối: Tự động quản lý tiến độ lô hàng, thanh toán & tạm ứng, chứng từ (khai quan, booking, bill, biên bản giao nhận,…), đảm bảo tuân thủ thời gian và minh bạch dữ liệu.
- Hỗ trợ lập kế hoạch & giám sát vận tải: Tối ưu năng suất, theo dõi tiến độ vận hành, tháo gỡ điểm nghẽn, cho phép các thành viên cộng tác, trao đổi công việc theo thời gian thực.
- Quản lý tiến độ dự án & nhân sự: Ghi nhận thành tích, xử lý vi phạm một cách khách quan, đảm bảo dự án hoàn thành đúng kế hoạch.
- Xây dựng báo cáo quản trị: Phối hợp liên phòng ban trong các nghiệp vụ như đóng cược, hoàn cược công, thu hồi refund,… ngay trên hệ thống, giúp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền.
- Triển khai trên nền tảng đám mây: Cho phép doanh nghiệp linh hoạt sử dụng theo số lượng tài khoản người dùng, được nâng cấp công nghệ miễn phí, hỗ trợ tích hợp với các công cụ khác, từ đó tiết kiệm tối đa chi phí vận hành.
Không chỉ là những lời giới thiệu trên lý thuyết, Base.vn đã có cơ hội đồng hành và tạo ra những kết quả thực tế cho nhiều doanh nghiệp logistics, trong đó có:
- 247 Express: Số hóa đồng bộ 200+ bưu cục, tích hợp liền mạch với hệ thống BMS, tối ưu luồng xử lý đơn hàng và phối hợp vận hành liên phòng ban.
- THT Cargo Logistics: Số hóa 100% quy trình quản lý lô hàng, đảm bảo tuân thủ toàn diện và kiểm soát vận hành từ đầu đến cuối.
Hiện đã có 10.000+ doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn Base.vn làm đối tác hỗ trợ chuyển đổi số toàn diện. Liên hệ Base.vn ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp quản trị Logistics phù hợp với quy mô, nhu cầu và đặc thù vận hành của doanh nghiệp bạn!
7. Kết bài
Như vậy, chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu TMS là gì, cũng như điểm qua một số lợi ích thiết thực mà hệ thống này mang lại cho vận hành doanh nghiệp. Có thể thấy, hệ thống quản lý vận tải (TMS) không còn là một giải pháp công nghệ xa xỉ, mà nó đã trở thành công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp giao hàng nhanh hơn, tiết kiệm hơn và đáng tin cậy hơn. Việc đầu tư vào tự động hóa và kiểm soát chuỗi cung ứng thời gian thực sẽ là chìa khóa để doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng, củng cố lòng trung thành và tạo dựng lợi thế cạnh tranh vững chắc.
