Trong bối cảnh nhu cầu vận hành kho bãi ngày càng phức tạp, doanh nghiệp không chỉ cần thắt chặt công tác kiểm kê hàng hóa mà còn phải tối ưu chi phí và đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành trơn tru. Hệ thống quản lý kho (WMS) đóng vai trò như một công cụ chiến lược, giúp doanh nghiệp số hóa quy trình, nâng cao năng suất và tăng khả năng kiểm soát hàng tồn.
Vậy WMS là gì? Hệ thống này đảm nhận những chức năng nào trong việc lưu trữ và phân phối hàng hóa? Và đâu là những ngành đang hưởng lợi từ WMS? Hãy cùng Base Blog khám phá chi tiết trong nội dung dưới đây.
1. WMS là gì?
WMS là viết tắt của Warehouse Management System, hay còn được hiểu là Hệ thống quản lý kho. Đây là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu toàn bộ hoạt động hàng ngày diễn ra trong kho hàng. Từ lúc hàng hóa hoặc nguyên vật liệu được nhập kho, được xử lý, hoàn thiện đơn hàng, cho đến khi xuất kho và vận chuyển đi – tất cả đều được WMS theo dõi và quản lý một cách chặt chẽ.
Ngày nay, WMS được xem là một mắt xích quan trọng trong quản trị chuỗi cung ứng. Hệ thống này mang lại khả năng cập nhật và theo dõi tồn kho theo thời gian thực, không chỉ trong phạm vi kho mà còn trong quá trình vận chuyển. Ngoài quản lý tồn kho, WMS còn cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ vận hành như:
- Kiểm đếm, lấy hàng (picking), đóng gói và xuất kho.
- Điều phối nhân sự và thiết bị trong kho.
- Báo cáo và thống kê các chỉ số vận hành như tỷ lệ giao hàng đúng hạn, chi phí phân phối, thời gian xử lý đơn hàng,…
Điểm khác biệt lớn nhất giữa WMS và các phần mềm quản lý kho nằm ở mức độ toàn diện và khả năng tự động hóa. Trong khi giải pháp truyền thống chủ yếu theo dõi tồn kho và kiểm soát giao dịch ở mức cơ bản, thì WMS đem lại một giải pháp quản lý kho chuyên sâu hơn, gia tăng khả năng tự động hóa và tối ưu mọi hoạt động trong kho hàng.
2. Chức năng chính của hệ thống quản lý kho (WMS)
Hệ thống quản lý kho (WMS) giúp doanh nghiệp vận hành kho hiệu quả hơn và cải thiện năng lực cung ứng qua những cách:
2.1 Quản lý nhập & xuất hàng hóa
Trước đây, việc tiếp nhận và đối chiếu hàng hóa chủ yếu được thực hiện thủ công bằng bút và giấy, mất rất nhiều thời gian và dễ xảy ra nhầm lẫn. Với WMS, toàn bộ quy trình này được tự động hóa như sau:
- Hàng hóa được tiếp nhận và xác thực thông qua quét mã vạch hoặc RFID.
- Hệ thống đối chiếu trực tiếp với đơn đặt hàng đã được số hóa.
- Nhãn hàng hóa được in tự động, giúp việc lưu trữ và lấy hàng sau này nhanh chóng hơn.
Ngoài ra, WMS còn có thể tích hợp với phần mềm kế toán, thanh toán và các hệ thống liên quan khác, giúp doanh nghiệp đồng nhất dữ liệu từ kho đến tài chính.
2.2 Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực
WMS giúp doanh nghiệp nắm rõ tình trạng tồn kho vào mọi thời điểm và tại mọi địa điểm, dù là hàng hóa đang nằm trong kho, tại cửa hàng hay đang trên đường vận chuyển. Hệ thống có thể tự động phân tích chu kỳ hàng hóa, đánh giá hiệu suất sản phẩm và năng lực nhà cung cấp. Từ đó, WMS hỗ trợ dự báo nhu cầu và gợi ý kế hoạch nhập hàng kịp thời. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tránh được tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho quá mức, đồng thời đảm bảo khách hàng luôn được phục vụ nhanh chóng ở cả kênh offline và online.
2.3 Theo dõi vị trí, định vị sản phẩm trong kho
Việc tìm kiếm hàng hóa trong kho thường tốn nhiều thời gian nếu nhân viên thực hiện bằng cách thủ công. WMS khắc phục điều này bằng cách áp dụng nhiều công nghệ tiên tiến như: RF (tần số vô tuyến), voice picking (chọn hàng bằng giọng nói), pick-to-light (chọn hàng bằng đèn); Robot hỗ trợ di chuyển và thuật toán tối ưu hóa đường đi. Nhờ vậy, nhân viên có thể tiếp cận hàng hóa nhanh hơn ngay cả khi kho hàng chất chồng hàng hóa.
2.4 Hỗ trợ kiểm kê và báo cáo
WMS thu thập các dữ liệu liên quan đến kho một cách tự động và chuẩn xác theo thời gian thực. Hệ thống còn tích hợp với các công cụ phân tích để truy xuất các chỉ số hiệu suất quan trọng như:
- Tồn kho (số lượng, vị trí, tình trạng hàng hóa)
- Hiệu suất nhập/xuất hàng (tốc độ, tỷ lệ sai sót)
- Hiệu suất sử dụng không gian, hiệu suất làm việc của nhân viên, v.v…
Tất cả các số liệu này được thể hiện qua báo cáo trực quan (dashboard hoặc biểu đồ), có thể tùy chỉnh và dễ dàng chia sẻ cho các bộ phận liên quan.
2.5 Tích hợp với ERP, TMS và các hệ thống quản lý khác
Hầu hết các giải pháp WMS tiên tiến hiện nay đều có khả năng tích hợp liền mạch với các hệ thống khác như: ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), TMS (Quản lý vận tải), CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), và MES (Quản lý sản xuất). Điều này cho phép doanh nghiệp đồng bộ hóa dữ liệu, cung cấp cho ban lãnh đạo bức tranh toàn cảnh và từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
3. Lợi ích tiêu biểu khi triển khi hệ thống WMS
Một hệ thống quản lý kho (WMS) mạnh mẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn và mang lại giá trị rõ rệt trong việc tiết kiệm chi phí và giảm sai sót. Những lợi ích tiêu biểu của WMS có thể kể đến:
– Cải thiện độ chính xác trong quản lý kho:
WMS tự động hóa các quy trình từ lúc tiếp nhận đến khi giao hàng, giúp kho vận hành trơn tru ngay cả khi phải xử lý khối lượng hàng hóa cực kỳ lớn. Hệ thống giúp giảm thiểu sai sót trong khâu lấy hàng và giao hàng, đồng thời cắt giảm các công việc thủ công trùng lặp. Thêm vào đó, dữ liệu của WMS có thể được đồng bộ với các hệ thống ERP và quản lý vận tải (TMS), giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể hơn và rút ngắn thời gian vận chuyển.
– Giảm thiểu lãng phí, tối ưu chi phí vận hành:
Với các mặt hàng dễ hỏng hoặc có hạn sử dụng ngắn, WMS có thể ưu tiên xuất trước hoặc cảnh báo doanh nghiệp nên tăng tốc xả hàng để tránh tồn đọng, gây lãng phí. Ngoài ra, hệ thống còn giúp tối ưu cách bố trí hàng trong kho và lối đi cho nhân viên, gợi ý cách sử dụng không gian kho hiệu quả nhất. Một số WMS tiên tiến còn mô phỏng được sơ đồ kho, đề xuất vị trí cụ thể để đặt pallet, kệ hàng và thiết bị hợp lý nhất.
– Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên:
WMS có thể hỗ trợ doanh nghiệp dự báo nhu cầu sử dụng nhân sự trong kho, sắp xếp ca trực và phân công công việc phù hợp theo kỹ năng, khu vực hoặc khối lượng đầu việc cần xử lý. Đồng thời, hệ thống còn giúp giảm thời gian di chuyển không cần thiết trong kho, tạo môi trường làm việc ngăn nắp và an toàn hơn. Tất cả những điều này sẽ khiến nhân viên yên tâm làm việc hơn, gắn bó hơn và đồng thời năng suất lao động cũng sẽ được cải thiện.
– Tăng tính minh bạch và khả năng theo dõi:
WMS ứng dụng các công nghệ như mã vạch, RFID, cảm biến để định vị hàng hóa theo thời gian thực. Nhờ đó, doanh nghiệp luôn biết chính xác hàng hóa đang ở đâu kể từ khi nhập kho, lưu trữ đến khi vận chuyển đến điểm tiếp theo. Song song đó, dữ liệu minh bạch giúp dự báo nhu cầu nhập hàng chính xác hơn, triển khai hoạt động kiểm kê đúng lúc và nâng cao khả năng truy xuất nguồn gốc. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng trong tình huống cần thu hồi sản phẩm hoặc cần chứng minh nguồn gốc hàng hóa.
4. WMS được ứng dụng trong những ngành nào?
Hệ thống quản lý kho (WMS) có thể được triển khai trong hầu hết các ngành công nghiệp, miễn là ở đó có phát sinh nhu cầu giám sát kho hàng. Dưới đây là những ngành ứng dụng WMS nhiều nhất:
| Ngành | Nhu cầu đặc thù | Ứng dụng WMS mang lại |
| Logistics & Vận tải (Đặc biệt là các 3PL – Third-Party Logistics) | Quản lý hàng hóa và đơn hàng cho nhiều khách hàng (client) cùng lúc | + Quản lý đa dạng sản phẩm, nhà cung cấp, đơn hàng và chủ sở hữu hàng hóa. + Cho phép tùy chỉnh để đáp ứng yêu cầu riêng của từng khách hàng. + Giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, tối ưu vận hành và quản lý dữ liệu nhất quán. |
| Bán lẻ & Thương mại điện tử | Quản lý tồn kho đa kênh (offline và online), nhu cầu xử lý đơn hàng trong thời gian ngắn nhất | + Quản lý kho theo nhiều kênh và địa điểm: bán tại cửa hàng, xử lý đơn online, hoàn hàng,.. + Hỗ trợ xử lý đơn hàng mới, cập nhật ngay lập tức số lượng tồn kho mới. + Tích hợp với CRM và phần mềm bán hàng để đảm bảo kiểm kê chính xác, tạo quy trình xử lý đơn hàng liền mạch. |
| Sản xuất công nghiệp | Quản lý nguyên vật liệu từ nhiều nhà cung ứng, theo dõi SKU, tối ưu hóa kế hoạch sản xuất | + Kiểm soát chặt chẽ dòng chảy nguyên vật liệu đầu vào. + Theo dõi chi tiết từng SKU, từ linh kiện, bán thành phẩm đến thành phẩm. + Điều chỉnh lịch sản xuất và phân phối dựa trên dữ liệu tồn kho. + Hỗ trợ dây chuyền sản xuất vận hành ổn định, hạn chế thiếu hụt hoặc tồn đọng quá mức. |
| Chuỗi cung ứng & Bán buôn toàn cầu | Vận hành phức tạp, quản lý hàng hóa quy mô lớn, hoạt động đa quốc gia | + Quản lý tồn kho trên diện rộng. + Rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng nhờ các tính năng chọn hàng thông minh. + Cân bằng luân chuyển hàng hóa giữa nhiều kho. + Tối ưu chi phí nhân công và vận hành kho bãi. |
5. Xu hướng phát triển của WMS trong tương lai
Để đáp ứng sự xuất hiện liên tục những kênh bán hàng mới và kỳ vọng ngày càng cao của các doanh nghiệp, các nhà cung cấp giải pháp WMS đang không ngừng phát triển các thế hệ phần mềm mới thông minh hơn, tự động hơn và tích hợp sâu công nghệ mới. Dưới đây là một số xu hướng nổi bật sẽ định hình thị trường WMS trong thời gian tới:
5.1 Kết hợp AI, Machine Learning và IoT trong quản lý kho
Trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet vạn vật (IoT) đang được tích hợp ngày càng phổ biến vào hệ thống WMS, giúp doanh nghiệp tinh gọn quy trình, linh hoạt quản lý kho theo nhu cầu thực tế, thay vì chỉ dựa vào quy tắc cố định.
- IoT: Các cảm biến gắn trong kho và thiết bị vận hành (như băng tải, xe nâng, RFID, beacon, smartphone,…) thu thập và cung cấp dữ liệu liên tục về vị trí, nhiệt độ, độ ẩm, trạng thái và dòng chảy của hàng hóa hay thiết bị trong kho.
- AI & Machine Learning: Hệ thống phân tích khối dữ liệu này, phát hiện xu hướng, đưa ra dự báo và gợi ý giải pháp phù hợp, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định kịp thời và chuẩn xác hơn.
Ví dụ về việc kết hợp AI & IoT trong quản lý kho:
- AI dự đoán mặt hàng nào sắp hết hoặc dư thừa, từ đó gợi ý kế hoạch nhập hàng hợp lý.
- Hệ thống tự động phân tích và điều chỉnh tuyến đường của xe nâng, robot hoặc nhân viên để rút ngắn thời gian lấy – giao hàng.
- Trong kho lạnh, cảm biến IoT giám sát nhiệt độ, AI cảnh báo khi có nguy cơ ảnh hưởng đến chất lượng hàng – đặc biệt cần thiết đối với các mặt hàng thực phẩm.
- AI phân tích các đơn hàng trong cùng khu vực để nhóm lại, giúp nhân viên hoặc robot lấy hàng nhanh và giảm công di chuyển.
- IoT theo dõi vị trí pallet, AI gợi ý sơ đồ sắp xếp tối ưu để tiết kiệm diện tích kho.
5.2 Ứng dụng robot và tự động hóa
Robot và công nghệ tự động hóa đang dần trở thành trợ thủ đắc lực trong các kho hàng và trung tâm phân phối. Lợi ích rõ rệt nhất chính là tốc độ và hiệu quả vận hành được nâng cao, đồng thời giảm rủi ro cho người lao động khi những công việc nặng nhọc, nguy hiểm được thực hiện bởi robot.
Các robot được tích hợp trực tiếp với hệ thống WMS và hoạt động dựa trên AI, machine learning cùng cảm biến thông minh (video, âm thanh, nhiệt độ, xúc giác). Nhờ đó, chúng có thể tự động đưa ra quyết định mà không cần con người can thiệp quá nhiều. Một số loại robot đang được ứng dụng phổ biến trong các kho bãi hiện nay:
- Xe tự hành (AGV). Chúng di chuyển theo đường ray hoặc dải từ, chuyên vận chuyển hàng tồn kho trong kho.
- Robot di động tự động (AMR). Chúng sử dụng bản đồ và cảm biến để điều hướng khéo léo, tránh chướng ngại vật, nhận diện kiện hàng để phân loại và kiểm kê.
- Hệ thống lưu trữ & truy xuất tự động (AS/RS), bao gồm xe con thoi, cần cẩu hoặc robot leo.
Ngoài robot, công nghệ tự động hóa cũng đang thay đổi cách thức vận hành kho bãi:
- Thu thập và xử lý dữ liệu tự động (mã vạch, RFID, quét hàng).
- Tự động lấy hàng, đóng gói và phân loại đơn.
- Theo dõi chu kỳ vận chuyển và kiểm soát tồn kho theo thời gian thực.
Đọc thêm: RPA là gì? Tìm hiểu công nghệ tự động hóa quy trình bằng robot
5.3 Triển khai giải pháp Cloud WMS
Với các doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý kho dễ thích ứng, mở rộng nhanh chóng và tối ưu chi phí, các giải pháp Cloud WMS (hệ thống quản lý kho trên nền tảng đám mây) đang trở thành sự lựa chọn hấp dẫn.
Khác với các hệ thống WMS triển khai tại chỗ (on-premise) vốn đòi hỏi đầu tư hạ tầng và đội ngũ IT vận hành, Cloud WMS được cung cấp dưới dạng dịch vụ phần mềm (SaaS), đem đến những lợi ích nổi bật như:
- Triển khai nhanh, chi phí ban đầu thấp. Doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng ngay, mà không cần chi tiền cho máy chủ hay xây dựng hạ tầng phức tạp.
- Mở rộng dễ dàng theo số lượng tài khoản người dùng. Lý tưởng cho các doanh nghiệp tăng trưởng nhanh hoặc đặc thù kinh doanh thiên về tính mùa vụ (như thương mại điện tử, bán lẻ, logistics).
- Được nâng cấp, cải tiến liên tục. Nhà cung cấp phần mềm chịu trách nhiệm bảo trì và bổ sung các tính năng mới, giúp doanh nghiệp luôn tiếp cận công nghệ mới nhất.
- Có thể tích hợp với công cụ của bên thứ 3. Cloud WMS cũng dễ dàng kết nối với các hệ thống bán hàng khác, để tạo nên chuỗi vận hành mượt mà và tổng thể.
Với những lợi ích này, Cloud WMS không chỉ giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng quản trị hệ thống, mà còn đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số trong quản lý kho. Đây cũng chính là định hướng mà nhiều nhà cung cấp giải pháp quản lý Logistics, trong đó có Base.vn, đang hướng đến để đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình cải cách kho bãi và chuỗi cung ứng.
6. Giải pháp quản lý Vận tải & Logistics toàn diện từ Base.vn
Base.vn là nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện, nơi mọi quy trình vận hành – từ kho bãi, đơn hàng, phương tiện đến giao nhận cuối – đều số hóa và được liên kết trong một hệ thống thống nhất.
Trong lĩnh vực Vận tải & Logistics, Base.vn mang đến cho doanh nghiệp giải pháp quản lý toàn trình:
- Số hóa toàn bộ quy trình điều phối: Quản lý tiến độ lô hàng, thanh toán – tạm ứng, xử lý chứng từ (khai quan, booking, bill, biên bản giao nhận,…). Nhờ đó, doanh nghiệp nâng cao tính tuân thủ về mặt thời gian.
- Quản lý tiến độ dự án và nhân sự: Ghi nhận thành tích, xử lý vi phạm nội bộ một cách khách quan, đảm bảo dự án hoàn thành đúng kế hoạch.
- Xây dựng báo cáo quản trị: Quản lý và phối hợp cùng các phòng ban để thực thi các hoạt động đóng cược, hoàn cược công, thu hồi các khoản refund cược,… trong cùng hệ thống, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí nghiêm ngặt hơn, hạn chế sai sót.
Không chỉ là những lời giới thiệu trên lý thuyết, Base.vn đã có cơ hội đồng hành và tạo ra những kết quả thực tế cho nhiều doanh nghiệp logistics, trong đó có:
- 247 Express: Số hóa đồng bộ 200+ bưu cục, tích hợp liền mạch với hệ thống BMS, tối ưu luồng xử lý đơn hàng và phối hợp vận hành liên phòng ban.
- THT Cargo Logistics: Số hóa 100% quy trình quản lý lô hàng, đảm bảo tuân thủ toàn diện và kiểm soát vận hành từ đầu đến cuối.
Hiện đã có hơn 10.000 doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn Base.vn làm đối tác hỗ trợ chuyển đổi số toàn diện. Liên hệ Base.vn ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp quản trị Logistics phù hợp với quy mô, nhu cầu và đặc thù vận hành của doanh nghiệp bạn!
7. Kết bài
Qua bài viết này, chúng ta đã cùng tìm hiểu WMS là gì, cũng như vai trò và chức năng quan trọng của hệ thống này trong quản lý kho và logistics. Một hệ thống WMS tốt giúp doanh nghiệp hợp lý hóa mọi khía cạnh của kho bãi, từ quy trình tiếp nhận, sắp xếp, chọn hàng, đóng gói và vận chuyển đến theo dõi và bổ sung hàng tồn kho. Tất cả đều diễn ra trên một giao diện duy nhất. Ngoài ra, doanh nghiệp đừng quên theo dõi Base Blog, để cập nhật thêm nhiều kiến thức và kinh nghiệm quản trị thực tiễn.
