Là nhà quản trị, chắc hẳn bạn luôn quan tâm tới những giải pháp công nghệ hữu ích cho quản lý và điều hành doanh nghiệp. ERP là một mô hình phần mềm ra đời với mục đích như vậy. Tuy nhiên, trải qua thời gian và chịu ảnh hưởng bởi làn sóng công nghệ 4.0, phần mềm ERP không còn chiếm thế độc quyền được nữa.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập tới tất cả các yếu tố quan trọng bạn cần cân nhắc – trước khi quyết định có triển khai ERP trong doanh nghiệp hay không và triển khai như thế nào.
1. Phần mềm ERP là gì?
ERP (viết đầy đủ là Enterprise Resource Planning) nghĩa là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp.
Phần mềm ERP hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hoá từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…
Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:
- Kế toán tài chính (Finance)
- Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
- Quản lý mua hàng (Purchase Control)
- Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
- Quản lý dự án (Project Management)
- Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
- Quản lý dịch vụ (Service Management)
- Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
- Báo cáo thuế (Tax Reports)
- Báo cáo quản trị (Management Reporting)
Một số phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP hiện đại còn có thêm các giải pháp liên kết các module cố định với thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,…
2. Đặc trưng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Để phân biệt với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, phần mềm ERP có 4 đặc điểm chính sau:
1. ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất. Mọi thành viên doanh nghiệp (từ nhà quản lý tới nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức năng xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự.
2. ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người.
3. ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Các nhân viên với nhiệm vụ cụ thể cần được xác định từ trước cùng với quy định nhất quán, chặt chẽ; kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo định kỳ tuần, tháng, năm.
4. ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty để chúng cùng làm việc, trao đổi, cộng tác qua lại với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ hoạt động riêng lẻ.
3. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp
Bởi lẽ tất cả quy trình làm việc đều được thực hiện trên ERP, nên doanh nghiệp có một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất. Đó là tiền đề đầu tiên cho việc “data mining” – phân tích dữ liệu theo nhiều góc khác nhau nhằm trợ giúp đưa ra quyết định kinh doanh.
3.1 ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính
Thông thường, thông tin tài chính sẽ phải tập hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau nên chắc chắn có độ chênh lệch nhất định. Khi sử dụng giải pháp ERP, mọi thứ liên quan đến tài chính được tổng hợp lại ở một nơi – một phiên bản duy nhất xuyên suốt tất cả các phòng ban, cơ sở. Khi một con số được thay đổi, tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, giúp hạn chế tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.
Cũng nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý, các doanh nghiệp lớn và phức tạp không cần phải đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới có thể tổng hợp số liệu nữa. Bất cứ khi nào muốn có một báo cáo tài chính chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, chỉ cần nhìn vào những con số sau cùng của dòng dữ liệu trên ERP.
3.2 ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc
Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình làm việc càng nhiều bước, nhiều khâu giống như một mạng lưới phức tạp. Tốc độ dòng công việc phụ thuộc vào hai yếu tố chính: có xác định được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không, và trong quá trình chuyển giao đó có gặp phải chướng ngại vật gì.
Rõ ràng việc chuyển chứng từ bằng giấy tới tay một nhân viên xác định không thể sánh bằng tốc độ của chứng từ điện tử. Hay trong việc vận chuyển hàng hoá từ kho bãi tới các cơ sở kinh doanh, một quyết định được đồng bộ lên hệ thống ERP sẽ tới được tay người thủ kho rất nhanh chóng. Bằng cách giải quyết các “nút cổ chai” và rút gọn khoảng cách địa lý, phần mềm ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc trong doanh nghiệp.
3.3 ERP giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu
Trên thực tế, nhiều khi doanh nghiệp gặp rắc rối bởi nhầm lẫn dữ liệu khi đi qua các bộ phận làm việc khác nhau. Chẳng hạn, con số viết tay “14” thùng hàng rất dễ nhầm thành “19”, hay lỗi gõ Word biến khách hàng ” Phạm Quỳnh” thành khách hàng “Phạm Quyên”. Những sai lầm như vậy ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ làm việc của cả quy trình, làm xấu đi hình ảnh doanh nghiệp, suy giảm tính minh bạch, hơn nữa còn gây mất đoàn kết nội bộ nhân viên.
Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên rồi được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống. Bất cứ nhân viên nào khác trong doanh nghiệp đều tiếp cận tới dữ liệu gốc này chứ không phải một bản copy “tam sao thất bản”.
Đọc thêm: Data là gì? Vai trò quan trọng của Dữ liệu đối với doanh nghiệp
3.4 ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên
Một cơ sở dữ liệu tập trung và các quy trình nghiệp vụ được sắp xếp thành dòng cố định sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng Audit track (tìm vết) của phần mềm ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra cũng như những nhân viên liên quan đến bút toán đó.
Việc giám sát từng khâu làm việc của nhân viên cũng được tối ưu. Nhà quản lý chỉ cần ở một nơi, mở giao diện hợp nhất của ERP ra là có thể nắm trong tay tất cả kết quả làm việc của tất cả nhân viên, từ những con số nhỏ nhất như trong buổi sáng nay nhân viên đó đã bán các sản phẩm nào và đem về doanh thu bao nhiêu.
Một số phần mềm ERP còn có tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhân viên vào nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ, nhà quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
3.5 ERP giúp tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp
Phần mềm ERP thường tích hợp tính năng liên lạc nội bộ giữa các người dùng thuộc cùng một hệ thống. Đó là việc chat riêng tư hoặc cập nhật trạng thái cá nhân giống như cơ chế hoạt động của một mạng xã hội nội bộ thực thụ.
4. ERP phù hợp với các doanh nghiệp nào?
Doanh nghiệp có thể cân nhắc giải pháp phần mềm ERP khi nhìn nhận chính xác mình đã ở một trong 3 tình huống sau:
5. Những lưu ý khi triển khai ERP
Doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau đây khi triển khai ERP:
5.1 Lên kế hoạch chuẩn bị về chi phí, nguồn lực, thời gian trước khi triển khai
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch chuẩn bị kỹ càng về chi phí, nguồn lực, thời gian trước khi bắt tay vào triển khai hệ thống ERP, lý do là vì:
- ERP tốn nhiều chi phí triển khai lớn:
Theo ERP Report 2022 từ Panorama, tổng chi phí triển khai ERP trong một doanh nghiệp cỡ trung dao động từ $150.000 đến $750.000. Mức chi phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô công ty (số lượng người dùng, số phòng ban, số lượng địa điểm, v.v.), loại giải pháp (theo đặc thù ngành và có tùy chỉnh, hoặc giải pháp chung và linh hoạt), tài nguyên bổ sung (tư vấn bên ngoài, đào tạo người dùng, theo dõi nhiệm vụ, v.v.).
Với mức chi phí đó, bạn sẽ sở hữu gói hệ thống tổng hợp với đầy đủ các phân hệ của ERP. Tuy nhiên đa phần các doanh nghiệp không cần thiết phải sử dụng tất cả các phân hệ đó, ERP cũng không cho phép doanh nghiệp tách lẻ từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc khác nhau.
- ERP tốn nhiều thời gian triển khai:
Cũng trong ERP Report 2022 từ Panorama, thời gian triển khai hệ thống ERP sẽ rơi vào khoảng từ 2- 5 năm. Lượng thời gian triển khai lớn đến từ nhiều lý do như: ERP cần phải chạy thử và cải tiến nhiều lần trước khi đem vào sử dụng, doanh nghiệp cần trang bị cơ sở hạ tầng mạng đến từng ngõ ngách nhỏ nhất để đáp ứng việc triển khai ERP, nhân viên mất nhiều thời gian để thích ứng với hệ thống mới,…
Thời gian triển khai ERP lâu có thể khiến hệ thống sau khi hoàn thành đã có thể trở nên nên lạc hậu, không còn phù hợp với những đặc điểm vận hành của doanh nghiệp hiện tại. Thêm vào đó, thời gian triển khai còn kéo theo gia tăng về chi phí và tiêu hao nguồn lực của doanh nghiệp.
5.2 Cẩn trọng với những rủi ro tiềm ẩn của ERP
Dù ERP giúp tăng sự chính xác trong công việc, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình, công đoạn; song việc sử dụng ERP cũng tiềm ẩn những rủi ro lớn về mặt kỹ thuật. Cụ thể, chỉ cần phát sinh một vấn đề trong khâu bất kỳ, một công đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, sẽ kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau. Hoặc nếu doanh nghiệp đem một quy trình chưa được chuẩn hoá, khi đem lên một hệ thống tổng thể và vận hành lâu dài thì sẽ gây ra những thất thoát lớn cho doanh nghiệp.
Nguyên nhân là trong một hệ thống ERP, tất cả các phân hệ như: Kế toán tài chính, lập kế hoạch và quản lý sản xuất quản lý mua hàng, quản lý bán hàng và phân phối, quản lý dự án,… đều sử dụng chung một dòng dữ liệu. Điều này cũng đồng nghĩa với một thay đổi nhỏ sẽ kéo theo sự thay đổi của cả hệ thống; và một lỗi nhỏ trong quy trình, khi đem lên ERP có thể biến tướng thành lỗi diện rộng
5.3 Chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp ERP trong tương lai
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai trước khi bắt tay vào xây dựng hệ thống. Lý do là bởi ERP là một hệ thống “gần như cố định”, việc thay đổi hoặc nâng cấp sau khi đã đưa ERP vào sử dụng cần hạn chế hết sức có thể, cụ thể:
- Việc thay đổi ERP sau khi đã khởi chạy sẽ tốn kém thời gian, chi phí ngang với hệ thống mới.
- Nếu không được nghiên cứu kỹ lưỡng, các thay đổi khi đưa vào cấu trúc của ERP có thể gây xung đột với các phần còn lại của hệ thống, tạo ra lỗi hoặc tệ hơn là tê liệt toàn hệ thống.
- Thay đổi ERP sau khi khởi chạy gây gián đoạn quy trình làm việc của doanh nghiệp vì hệ thống sẽ cần phải tạm ngưng.
Tuy nhiên trong một số trường hợp bất khả kháng, doanh nghiệp vẫn buộc phải thay đổi và nâng cấp hệ thống quản trị vận hành để đáp ứng được công việc như:
- Trường hợp hệ thống ERP hiện tại chưa đáp ứng được tất cả nhu cầu hiện tại trong doanh nghiệp
- Trường hợp doanh nghiệp có những thay đổi mới nhằm phục vụ mục tiêu phát triển, ví dụ như: mở rộng quy mô, chuyển sang thị trường mới, đổi sang kinh doanh sản phẩm dịch vụ mới,…
Khi đó, thay vì phải trực tiếp thực hiện thay đổi trên hệ thống ERP gốc, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp sử dụng song song ERP cũ và phần mềm hỗ trợ – được coi là một lựa chọn an toàn và tiết kiệm thời gian, chi phí hơn cho doanh nghiệp.
6. Phương pháp kết hợp ERP và phần mềm hỗ trợ
Tại Việt Nam hiện nay, một số doanh nghiệp cũng đã và đang sử dụng phần mềm chuyên biệt hỗ trợ song song với ERP và đạt được những hiệu quả nhất định. Một trong số đó có thể kể đến Boston Pharma – đơn vị sản xuất dược hàng đầu tại Việt Nam, với 200 sản phẩm là thuốc và thực phẩm bảo vệ sức khỏe, cung cấp cho người dùng 1 tỷ đơn vị sản phẩm mỗi năm.
Từ năm 2019 đến nay, công ty đã ứng dụng ERP để quản lý sản xuất, tài chính, bán hàng và nền tảng Base.vn để quản trị vận hành nội bộ:
“Việc kết hợp giữa phần mềm Base và ERP được coi như là song kiếm hợp bích, cả hai đều có lợi ích giúp phối hợp công việc phòng ban. Trong khi ERP hỗ trợ quản trị dữ liệu chuẩn, Base phù hợp với các quy trình quản trị mang tính tùy biến cao hơn.
Với ERP, các phòng ban vận hành trên một quy trình chuẩn, nền tảng dữ liệu chuẩn, dữ liệu được kết thừa phòng ban nên đảm bảo tính đồng bộ. Tuy nhiên cấu trúc của ERP gần như cố định, rất khó để điều chỉnh trong trường hợp cần thiết bởi ảnh hưởng tính đồng bộ hệ thống. Còn với Base, các phần mềm Base mang lại giúp quản trị các quy trình có tùy biến cao hơn. Khi phát sinh nhu cầu cần tạo mới quy trình, điều chỉnh các quy trình hiện có cho phù hợp với tình hình hiện có, nhân viên có thể chủ động tạo mà không cần hiểu biết quá sâu về công nghệ.
Base giúp rút ngắn thời gian xử lý, tăng hiệu suất của nhân viên. Ngoài ra, các giai đoạn vận hành của doanh nghiệp được thể hiện một cách trực quan trên phần mềm, giúp nhà quản trị dễ dàng phát hiện các điểm nghẽn để khơi thông, đảm bảo doanh nghiệp vận hành ổn định. Cho đến nay, việc ứng dụng Base đã mang lại cho Boston Pharma nhiều hiệu quả nhất định, đơn cử là vào cuối năm 2021, khi phòng kinh doanh và phòng kế toán quyết toán hợp đồng, số lượng thực hiện được tăng gấp đôi so với năm 2020 trong một khoảng thời gian ngắn hơn.“
– Mrs. Trịnh Thị Thúy Liễu, Giám đốc Tài Chính Boston Pharma.
Trong khi ERP chưa thể bao quát được tất cả bài toán doanh nghiệp gặp phải, sự bổ trợ tính năng từ các phần mềm của Base sẽ là nút add-on hoàn hảo, giúp doanh nghiệp quản trị vận hành toàn diện và hiệu quả hơn.
Lấy ví dụ về đề xuất mua nguyên vật liệu trong sản xuất:
Hệ thống ERP có các luồng phê duyệt cố định với các đơn hàng mua nguyên vật liệu lớn và định kỳ của nhà sản xuất. Tuy nhiên trong quá trình, đôi khi sẽ phát sinh thêm các đơn hàng nhỏ: mua thêm nguyên vật liệu, đồ bảo hộ,… Nếu những khoản chi nhỏ này xử lý trên quy trình cố định của ERP thì phải qua nhiều lượt duyệt không cần thiết, dẫn đến tốn thời gian.
Với các đơn đề xuất mua hàng phát sinh đột xuất cần duyệt nhanh, hoặc các giá trị đơn hàng không lớn, không quá quan trọng, thì doanh nghiệp có thể lựa chọn Base Request để hỗ trợ hệ thống ERP. Ứng dụng quản lý phê duyệt Base Request sẽ giúp doanh nghiệp:
- Tạo đề xuất dễ dàng với các thông tin tên nguyên vật liệu cần mua, số lượng, chi phí, thời hạn cần, người tạo đề xuất, người phê duyệt đề xuất.
- Hệ thống ngay lập tức thông báo cho người có quyền hạn để phê duyệt đề xuất, thao tác phê duyệt chỉ cần một cú click chuột.
- Các thông tin về các phê duyệt cũng được lưu trữ và sắp xếp khoa học trên hệ thống để phục vụ cho công tác báo cáo và kiểm tra rà soát.
Ví dụ về quy trình phòng mua hàng làm việc với nhà cung cấp:
Hiện ERP chỉ ghi nhận với nhà cung cấp cuối ở bước đề xuất mua hàng. Các hoạt động trước đó như: lượng hóa được khối lượng công việc và tình trạng đơn mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán nhà cung cấp thì thường không có trên hệ thống; bởi những hoạt động này yêu cầu sự linh hoạt và rất khó áp vào một quy trình cố định.
Với các quy trình có độ tùy biến cao, yêu cầu sự linh hoạt thì doanh nghiệp có thể lựa chọn Base Workflow để hỗ trợ hệ thống ERP. Ứng dụng quản lý quy trình Base Workflow sẽ giúp doanh nghiệp:
- Linh hoạt tạo các quy trình xử lý trên hệ thống với các thông tin chi tiết: công việc, người thực hiện, thời hạn thực hiện.
- Loại bỏ thời gian chết giữa các bước trong quy trình, đẩy nhanh tiến độ hoàn thành quy trình với các bước công việc thể hiện thành các luồng kèm thời hạn cụ thể.
- Hệ thống thông báo tự động khi đến hạn của mỗi bước trong quy trình, giúp nhà quản lý có những biện pháp đốc thúc kịp thời để đảm bảo tiến độ chung.
Nói tóm lại, phương pháp kết hợp hệ thống ERP và một số phần mềm hỗ trợ của Base sẽ là gợi ý cho các doanh nghiệp cần một hệ thống quản trị vận hành toàn diện, vừa đáp ứng đầy đủ nhu cầu; vừa linh hoạt thay đổi trước những tùy biến phát sinh và nâng cấp. Trong khi ERP giúp giải quyết từ A đến Z các bài toán cốt lõi của doanh nghiệp, các phần mềm Base sẽ giải quyết các vấn đề con từ bài toán cốt lõi và các bài toán phát sinh trong tương lai. Từ đó, phương pháp giúp doanh nghiệp bao quát hết được mọi vấn đề của mình.
7. Tạm kết
ERP là một hệ thống mạnh mẽ và luôn là lựa chọn hàng đầu cho các bài toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng giống như bất kỳ một hệ thống nào khác, ERP cũng tồn tại những điều không hoàn hảo, đòi hỏi doanh nghiệp trong quá trình sử dụng phải có những giải pháp để khắc phục kịp thời, sao cho quá trình vận hành được suôn sẻ và mang lại hiệu quả cao nhất. Hy vọng những chia sẻ từ bài viết trên đây đã mang lại những thông tin hữu ích về hệ thống ERP cho bạn và doanh nghiệp của bạn!
