Đối với nhà quản lý, việc phân bổ nguồn lực, quản lý thời gian hiệu quả là điều vô cùng quan trọng để đạt được mục tiêu công việc đã đề ra. Lúc này, bảng phân công công việc đóng vai trò như một công cụ giúp bạn xác định rõ ràng trách nhiệm của từng thành viên và theo dõi tiến độ công việc một cách dễ dàng.
Trong bài viết dưới đây, Base.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công cụ này và cách sử dụng nó hiệu quả.
1. Bảng phân công công việc là gì?
Bảng phân công công việc là công cụ hữu ích dành cho quản lý, lãnh đạo. Nó giúp phân chia rõ ràng công việc, nhiệm vụ cho mỗi thành viên trong một nhóm hoặc trong một dự án.
Có thể nói, bảng phân công công việc giống như một bản đồ chỉ đường, giúp mọi người biết được mình cần làm gì, làm như thế nào và khi nào cần hoàn thành. Quản lý, lãnh đạo cũng có thể theo dõi sát sao tiến độ thực hiện công việc của mỗi thành viên, đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả, dự án đạt được mục tiêu đã đề ra.
2. Lợi ích rõ rệt của bảng phân công công việc
2.1 Đối với cá nhân (Quản lý, nhân viên)
Với việc sử dụng bảng phân công công việc, quản lý sẽ có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ về mỗi nhân viên phải thực hiện. Nhân viên cũng hiểu rõ những việc mình cần làm, tránh bỏ sót công việc hoặc nhiệm vụ bị chồng chéo.
Khi có nhiệm vụ cụ thể và rõ ràng, nhân viên cũng sẽ chủ động hơn và có trách nhiệm với công việc, thúc đẩy họ làm việc năng suất để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất. Ngoài ra, sử dụng bảng phân công công việc cũng giúp quản lý, nhân viên cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, lập kế hoạch công việc, giảm thiểu căng thẳng trong quá trình làm việc.
2.2 Đối với một nhóm làm việc
Mỗi doanh nghiệp đều có từng bộ phận nhỏ, ví dụ như: Marketing, Sale, Dev, HR… Mỗi bộ phận sẽ có một nhóm nhân sự, số lượng khác nhau tùy vào mỗi công ty. Việc sử dụng bảng phân công công việc sẽ giúp mọi người nắm được tiến độ công việc của nhau, tăng sự minh bạch và tin tưởng trong nội bộ nhóm. Việc cùng nhau làm việc, tìm kiếm thông tin trên cùng một bảng cũng giúp tăng sự giao tiếp, hợp tác giữa các thành viên, hỗ trợ nhau để giải quyết các vấn đề nhanh chóng.
Nhờ vậy, làm việc nhóm sẽ nâng cao hiệu quả, bộ phận/phòng ban đạt được những kết quả tốt mà vẫn tối ưu được nguồn lực cũng như thời gian thực hiện.
2.3 Đối với dự án
Bảng phân công công việc giúp theo dõi quản lý tiến độ dự án, từ đó có thể xác định được việc nào đang làm tốt, các rủi ro tiềm ẩn để có kế hoạch ứng phó, tránh để dự án thất bại.
Bên cạnh đó, sử dụng công cụ phân công công việc cũng tăng sự chuyên nghiệp, quy củ trong quá trình thực hiện dự án.
3. Các thành phần chính trong bảng phân công công việc
Khi tạo một bảng phân công công việc bạn cần chú ý đến một số nội dung nên có như sau:
- Thông tin chung về dự án/công việc: Bạn cần đặt tên cụ thể, dễ hiểu cho nhiệm vụ, công việc sẽ thực hiện. Bên cạnh đó, các thông tin như mục tiêu công việc, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc… cũng cần được nêu rõ.
- Phân công công việc cụ thể: Chia công việc thành những nhiệm vụ nhỏ hơn và mô tả ngắn gọn, súc tích về chúng để người đảm nhiệm có thể hiểu. Bạn cũng cần có thông tin về người phụ trách công việc, nội dung cần làm, thời gian hoàn thành với mỗi nhiệm vụ và các tài liệu liên quan.
- Tiến độ và đánh giá: Phần này sẽ giúp bạn theo dõi và cập nhật tiến độ thực tế của mỗi nhiệm vụ. Bạn cần có đánh giá tỷ lệ hoàn thành của từng nhiệm vụ và ghi nhận các khó khăn, bất cập trong quá trình thực hiện cũng như cách xử lý để đảm bảo công việc hoàn thành một cách tốt nhất.
- Thông tin liên lạc: Để thuận tiện trong trao đổi công việc, bạn cũng có thể thêm các thông tin liên lạc của người quản lý hoặc những đầu mối liên hệ.
4. [Tải miễn phí] 7 mẫu bảng phân công công việc tiêu chuẩn cho doanh nghiệp
4.1 Bảng phân công công việc theo mục tiêu dự án
Mẫu phân công nhiệm vụ này được thiết kế để quản lý hiệu quả các hoạt động trong dự án. Bảng sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về từng nhiệm vụ, người phụ trách, tiến độ và các nguồn lực cần thiết.
Tải miễn phí file TẠI ĐÂY.
4.2 Bảng phân công công việc theo tiến độ dự án
Mẫu bảng phân công công việc theo dự án là một công cụ linh hoạt, có thể tùy chỉnh để phù hợp với mọi loại hình dự án. Bảng giúp bạn tổ chức công việc một cách hệ thống, đảm bảo mọi nhiệm vụ đều được thực hiện đúng tiến độ và đạt được mục tiêu đề ra.
Tải miễn phí TẠI ĐÂY.
4.3 Bảng phân công công việc chung
Đây là một mẫu bảng phân công công việc đa năng, có thể áp dụng linh hoạt cho nhiều loại hình dự án và tổ chức khác nhau. Bảng bao gồm các thông tin cốt lõi như tên nhiệm vụ, nội dung công việc, người phụ trách, thời gian bắt đầu, hạn chót, tiến độ thực hiện và tỷ lệ hoàn thành.
Tải miễn phí TẠI ĐÂY.
4.4 Bảng phân công công việc theo tuần
Mẫu kế hoạch tuần này được thiết kế để theo dõi sát sao tiến độ công việc của từng nhân viên. Bảng kế hoạch bao gồm các mục tiêu cụ thể cần đạt được trong tuần, phân chia rõ ràng các nhiệm vụ và thời hạn hoàn thành. Phần chi tiết từng ngày giúp nhân viên dễ dàng lập kế hoạch và báo cáo tiến độ công việc.
Tải miễn phí mẫu số 1 TẠI ĐÂY.
Tải miễn phí mẫu số 2 TẠI ĐÂY.
4.5 Bảng phân công công việc cá nhân
Mẫu bảng theo dõi cá nhân được thiết kế riêng để giúp bạn tổ chức và quản lý công việc hiệu quả. Bảng giúp bạn xác định rõ các mục tiêu, phân chia công việc thành từng nhiệm vụ nhỏ và theo dõi tiến độ một cách chi tiết, từ đó giúp bạn tăng năng suất và hoàn thành công việc đúng hạn.
Tải miễn phí TẠI ĐÂY.
4.6 Bảng phân công công việc theo giai đoạn
Mẫu phân công việc theo giai đoạn là một công cụ hữu ích giúp bạn tổ chức công việc một cách hệ thống. Bằng cách chia nhỏ dự án thành các giai đoạn cụ thể, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ, phân bổ tài nguyên và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn.
Tải miễn phí TẠI ĐÂY.
TẢI TRỌN BỘ 7 MẪU PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TẠI ĐÂY
5. Quy trình 5 bước để phân công công việc hiệu quả
Bước 1: Xác định mục tiêu công việc rõ ràng
Bạn cần trả lời được câu hỏi: Mục tiêu của dự án hoặc công việc cần đạt được là gì? Sau đó, bạn phân tách mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ để dễ theo dõi, quản lý. Đừng quên mỗi nhiệm vụ cần có thời gian hoàn thành cụ thể.
Bước 2: Đánh giá năng lực nhân sự
Bạn cần hiểu rõ thế mạnh, điểm yếu, kỹ năng của từng nhân sự để từ đó giao việc phù hợp, đúng người. Nếu cần, bạn có thể sử dụng các công cụ như đánh giá hiệu suất, phỏng vấn, hoặc các bài kiểm tra năng lực để đánh giá chính xác hơn.
Bước 3: Phân công công việc
Hãy giao nhiệm vụ cho người có năng lực và kinh nghiệm phù hợp nhất. Bạn cũng có thể xem xét về sở thích của mỗi nhân viên để giao việc cho họ, điều này sẽ làm tăng động lực làm việc của nhân viên
Bước 4: Lập kế hoạch chi tiết
Bạn cần lập một kế hoạch chi tiết với các bước thực hiện, thời gian biểu và nguồn lực cần thiết, sau đó giao cho nhân viên để họ hiểu tổng quan chung cũng như các công việc của mình, cách để hoàn thành một cách tốt nhất.
Bước 5: Theo dõi và đánh giá
Quản lý cần theo dõi thường xuyên tiến độ thực hiện của các nhiệm vụ và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết cho nhân viên khi họ gặp khó khăn để họ có thể dễ dàng thực hiện. Cuối cùng, hãy đánh giá kết quả làm việc của từng cá nhân và toàn nhóm, đưa ra những bài học, kinh nghiệm để dự án sau hoàn thành tốt hơn nữa.
6. Bỏ túi ngay: 2 bí quyết để quản lý công việc vượt 100% kỳ vọng!
6.1 Áp dụng ngay nguyên tắc phân chia công việc
Khi phân chia công việc, quản lý cần lưu ý một số nguyên tắc như sau:
- Đúng người, đúng việc: Mỗi nhiệm vụ nên được giao cho người có kỹ năng, kinh nghiệm và sở thích phù hợp nhất.
- Thời gian hoàn thành phù hợp: Đặt ra thời hạn rõ ràng và phù hợp với khả năng của từng cá nhân và mục tiêu chung.
- Quyền hạn và trách nhiệm: Làm rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng người để tránh xung đột và hiểu lầm.
- Phân chia công việc công bằng: Tránh tình trạng một số người làm quá nhiều trong khi số khác lại làm quá ít.
- Cung cấp hỗ trợ kịp thời: Sẵn sàng hỗ trợ khi nhân viên gặp khó khăn hoặc cần tư vấn.
- Khuyến khích phản hồi: Khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến đóng góp để cải thiện quá trình làm việc.
6.2 Sử dụng ngay phần mềm quản lý công việc 4.0 Base Wework
Để quản lý công việc hiệu quả, phân chia nhiệm vụ minh bạch, dễ dàng đo lường tiến độ và kết quả hoàn thành, giải pháp cho bạn là Phần mềm quản lý công việc Base Wework.
Là phần mềm quản lý công việc 4.0, Base Wework sở hữu bộ tính năng toàn diện và mạnh mẽ:
- Lập kế hoạch công việc: Bất kể là kế hoạch làm việc hằng ngày hay chạy theo dự án, bao gồm chỉ 1 cá nhân hay 100 thành viên, kéo dài vài ngày hay vài tháng, vài năm… tất cả đều có thể được tạo và quản lý trơn tru trên Base Wework.
- Giao việc và nhắc việc: Khi gán nhiệm vụ cho người phụ trách, tất cả các thông tin liên quan đều được bàn giao minh bạch: mô tả công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc (deadline), mức độ ưu tiên, lưu ý quan trọng,… Phần mềm đã phát triển tính năng nhắc việc, giúp xoá bỏ tình trạng vô tình hoặc cố ý “quên việc” của cá nhân.
- Theo dõi tiến độ: Đã có kế hoạch công việc thì chắc chắn phải theo dõi tiến độ. Các mô hình quản lý nổi tiếng như dạng checklist, dạng bảng, dạng Kanban, dạng Gantt chart,… đều có trên Base Wework. Tiến độ thế nào, tắc nghẽn ở đâu, nguyên nhân do ai,… đều được thể hiện một cách trực quan nhất.
- Báo cáo tự động: Phần mềm có tính năng báo cáo tự động để phân tích và trình bày kết quả công việc, biết được bức tranh tổng quan như thế nào, từng cá nhân ra sao, nhân sự nào làm tốt, nhân sự nào đang gặp khó khăn trong quá trình thực hiện.
- Chat trực tuyến: Không đơn thuần là phân việc, bạn còn có thể giao tiếp và trao đổi thông tin với các đồng nghiệp ngay trên Base Wework. Chat 1-1, chat nhóm, gửi ảnh, gửi file, thảo luận về công việc,… đều được hỗ trợ nhanh chóng, bảo mật.
- Lưu trữ tài liệu: Phần mềm cũng hỗ trợ lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến cá nhân, phòng ban, dự án tại một nơi duy nhất để dễ dàng truy cập, tìm kiếm.
Để nhận Tư vấn và Demo trải nghiệm phần mềm Base Wework, bạn có thể đăng ký ngay TẠI ĐÂY!
7. Kết luận
Bảng phân công công việc không chỉ là một công cụ quản lý, mà còn là nền tảng cho sự thành công của mọi dự án, mọi công việc. Việc xây dựng và sử dụng bảng phân công hiệu quả sẽ giúp các cá nhân và nhóm làm việc hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả làm việc, từ đó giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn.
