Báo cáo quản trị là công cụ quan trọng giúp ban lãnh đạo và nhà quản trị nắm bắt chính xác thực trạng kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các chỉ số như doanh thu, dòng tiền, chi phí,… Từ đó, hỗ trợ việc ra quyết định đầu tư, quản lý nguồn lực và điều hành doanh nghiệp một cách tối ưu nhất.
Vậy, một mẫu báo cáo quản trị công ty cần có những nội dung nào? Quy trình lập báo cáo quản trị gồm những bước nào? Báo cáo quản trị tiếng Anh là gì? Hãy cùng Base Blog khám phá thông tin chi tiết trong bài viết sau đây!
1. Khái quát về báo cáo quản trị
1.1 Báo cáo quản trị là gì?
Báo cáo quản trị (Management Report) là một công cụ quan trọng trong lĩnh vực Trí tuệ Doanh nghiệp (Business Intelligence hay BI), cung cấp cho ban lãnh đạo và nhà quản trị những thông tin đáng tin cậy về tình hình tài chính cũng như hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo này giúp đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra, đồng thời hỗ trợ việc dự báo và đưa ra các quyết định phát triển trong tương lai.
Thông thường, báo cáo quản trị sẽ tập trung phản ánh và phân tích các danh mục dữ liệu như dòng tiền, ngân sách, lợi nhuận, tỷ lệ tiền lương trên doanh thu và năng suất lao động. Vì báo cáo quản trị chủ yếu được sử dụng trong môi trường nội bộ nên không yêu cầu tính pháp lý. Cấu trúc và nội dung của báo cáo được trình bày linh hoạt, tùy thuộc vào nhu cầu quản trị cụ thể của từng doanh nghiệp.
1.2 Trách nhiệm lập báo cáo quản trị thuộc về ai?
Báo cáo quản trị thường được xây dựng dựa trên sự phối hợp của nhiều phòng ban trong tổ chức, mỗi phòng ban đóng góp thông tin và phân tích từ lĩnh vực chuyên môn của mình. Điều này có nghĩa là các phòng ban như Tài chính, Bán hàng, Marketing (Tiếp thị), Dịch vụ khách hàng và Công nghệ thông tin đều đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dữ liệu và thông tin đầu vào cho báo cáo.
Trách nhiệm chính trong việc chuẩn bị báo cáo thường thuộc về nhân viên các phòng ban liên quan. Sau đó, nhân viên sẽ nộp báo cáo cho nhà quản lý của mình. Những nhà quản lý này sẽ tổng hợp, phân tích và thuyết minh báo cáo với các nhà điều hành cấp cao hơn, hỗ trợ cho các quy trình ra quyết định chiến lược.
2. Vai trò của báo cáo quản trị đối với doanh nghiệp
Một báo cáo quản trị toàn diện và chính xác cung cấp cho nhà lãnh đạo những hiểu biết cần thiết để dẫn dắt tổ chức hướng tới thành công. Cụ thể, tầm quan trọng của báo cáo quản trị công ty thể hiện qua những khía cạnh sau:
– Cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động kinh doanh: Báo cáo quản trị được xây dựng dựa trên nhu cầu sử dụng của nhà quản trị, cung cấp thông tin toàn diện về hiệu suất kinh doanh, bao gồm hệ thống tồn kho, doanh thu, dòng tiền…, phân tích đối thủ cạnh tranh, cũng như bối cảnh thực tế của thị trường. Bên cạnh đó, báo cáo này còn hỗ trợ nhà đầu tư và cổ đông trong việc đánh giá rủi ro và tiềm năng đầu tư, góp phần tăng cường sự minh bạch và tin cậy.
– Hỗ trợ quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu: Sau khi hiểu rõ về tình hình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp, nhà quản trị có thể xác định thế mạnh, hạn chế hiện tại và xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn phù hợp. Điều này có thể bao gồm việc điều chỉnh chiến lược, phân bổ lại nguồn lực, thiết lập KPI cho nhân viên và vạch rõ các lĩnh vực cần cải thiện.
– Tăng cường giao tiếp và thống nhất mục tiêu: Báo cáo quản trị đóng vai trò như một kênh giao tiếp hữu ích giữa các phòng ban và các giám đốc điều hành cấp cao. Nhờ đó, mọi thành viên trong tổ chức có thể đồng thuận về các mục tiêu chiến lược và các thước đo thành công, tạo ra sự phối hợp đồng bộ và nhất quán trong hoạt động kinh doanh.
3. Các loại báo cáo quản trị cơ bản trong doanh nghiệp
Báo cáo quản trị có thể được phân loại dựa trên mục đích sử dụng và nội dung phân tích. Sau đây là 6 loại báo cáo thiết yếu cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị:
– Báo cáo quản trị Tài chính: Loại báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán thể hiện tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tại một thời điểm nhất định.
- Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong một giai đoạn cụ thể.
– Báo cáo quản trị Bán hàng: Báo cáo này tập trung phân tích hiệu suất kinh doanh qua các kỳ, bao gồm:
- Doanh thu và lợi nhuận theo sản phẩm/dịch vụ.
- Phân tích xu hướng và hành vi khách hàng.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của đội ngũ bán hàng và đề xuất chiến lược cải tiến.
– Báo cáo quản trị Marketing: Đây là các báo cáo phân tích hiệu suất tiếp thị, tập trung đo lường:
- Kết quả chiến dịch quảng cáo.
- Tỷ lệ chuyển đổi và ROI từ các kênh tiếp thị.
- Hiệu quả chiến lược nội dung và thương hiệu.
– Báo cáo quản trị Nhân sự: Báo cáo này cung cấp dữ liệu chi tiết về nguồn nhân lực, bao gồm:
- Đánh giá hiệu suất của từng cá nhân và các phòng ban.
- Tỷ lệ nghỉ việc và mức độ hài lòng của nhân viên.
- Tình hình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân tài.
– Báo cáo quản trị Sản xuất: Đây là loại báo cáo quản trị đặc biệt cần thiết đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, cung cấp dữ liệu liên quan đến:
- Quản lý tình hình tồn kho và xây dựng chuỗi cung ứng.
- Chất lượng sản phẩm và năng suất lao động.
- Hiệu quả vận hành máy móc và tối ưu hóa sản xuất.
– Báo cáo quản trị Chiến lược: Đây là loại báo cáo cấp cao, hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc:
- Theo dõi tiến độ hoàn thành thực tế của các mục tiêu chiến lược.
- Phân tích SWOT để đánh giá vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Đánh giá tiến độ thực hiện các dự án lớn và định hướng dài hạn.
Đọc thêm: Lập kế hoạch là gì? Định nghĩa, vai trò và các bước thực hiện
4. Hình thức và nội dung báo cáo quản trị gồm những gì?
4.1 Hình thức của báo cáo quản trị
Tùy thuộc vào đối tượng và mục tiêu truyền đạt, báo cáo quản trị có thể được trình bày bằng nhiều hình thức như:
- Sử dụng biểu đồ, đồ thị để thể hiện dữ liệu một cách sinh động và dễ hiểu.
- Sử dụng lời văn và bảng biểu để phân tích chi tiết các số liệu.
- Thuyết trình hoặc thảo luận trực tiếp trong các cuộc họp để giải thích cặn kẽ các chỉ số và kế hoạch hành động.
Hình thức tối ưu nhất là người báo cáo sẽ trình bày thông tin dưới dạng file Excel hoặc định dạng báo cáo chuyên biệt được xuất từ các phần mềm quản trị doanh nghiệp, kết hợp với phần thuyết minh mạch lạc và rõ ràng về các chỉ số chính, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu và đề xuất cải tiến trong buổi họp với ban lãnh đạo.
4.2 Nội dung của báo cáo quản trị
Một báo cáo quản trị nói chung, cần đảm bảo sự xuất hiện của các nội dung chính như sau:
| 1. Trang tiêu đề: | – Tiêu đề báo cáo – Ngày báo cáo – Người lập báo cáo (Tên/Chức vụ) – Tên công ty/Tổ chức |
| 2. Tóm tắt nội dung: | – Tóm gọn về mục đích tổng quan của báo cáo – Những phát hiện hoặc phân tích cốt lõi |
| 3. Phần giới thiệu: | – Mục đích của báo cáo – Thông tin cơ bản hoặc bối cảnh báo cáo |
| 5. Phân tích và phát hiện: | – Trình bày dữ liệu chi tiết (biểu đồ, đồ thị, bảng biểu) – Phân tích xu hướng thị trường, đối thủ cạnh tranh và những điểm đáng chú ý – Diễn giải dữ liệu |
| 6. Khuyến nghị và Kế hoạch hành động: | – Đề xuất các bước hành động hoặc chiến lược phù hợp, dựa trên phân tích – Xem xét các rủi ro có thể xảy ra và cách doanh nghiệp có thể ứng phó để giảm thiểu các rủi ro đó |
| 7. Phần kết luận: | – Tóm tắt các điểm phân tích chính và nhận xét – Nhận xét hoặc quan sát cuối cùng |
| 8. Phụ lục và Tài liệu tham khảo: | – Tài liệu hỗ trợ, bảng dữ liệu, phân tích chi tiết – Các nguồn hoặc dữ liệu tham khảo bên ngoài |
| 9. Phê duyệt và ký (nếu cần thiết): | – Chữ ký từ cấp quản lý hoặc người xét duyệt báo cáo |
5. Mẫu báo cáo quản trị công ty bằng Excel – Tải miễn phí
Sau đây là một số mẫu báo cáo quản trị bằng Excel mà Base Blog đã biên soạn, độc giả có thể tải về và điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu quản trị của doanh nghiệp mình.
>>> TẢI MIỄN PHÍ CÁC MẪU BÁO CÁO QUẢN TRỊ NỘI BỘ <<<
Mặc dù Excel vẫn là công cụ phổ biến trong việc lập và theo dõi báo cáo quản trị, nhưng công cụ này lại tồn tại nhiều bất cập như: hạn chế về khả năng cập nhật dữ liệu tức thời, dễ xảy ra sai sót trong xử lý dữ liệu, tốn thời gian thu thập dữ liệu và khó khăn trong việc tương tác và chia sẻ trực tuyến theo thời gian thực.
Để khắc phục những hạn chế của phương pháp báo cáo truyền thống mang nặng tính thủ công, người lập và theo dõi báo cáo có thể chuyển sang sử dụng các Nền tảng quản trị doanh nghiệp hiện đại như Base.vn!
Base.vn không chỉ cung cấp giải pháp quản trị tổng thể cho các lĩnh vực như Vận hành, Tài chính, CRM, Nhân sự, Thông tin nội bộ trên cùng một hệ thống, mà còn mang đến nhiều lợi ích vượt trội trong việc xây dựng báo cáo quản trị chuyên sâu, toàn diện và cập nhật tức thời:
- Tự động hóa dữ liệu: Thu thập và phân tích dữ liệu nhanh chóng, cho phép nhà quản trị theo dõi sát sao tình hình kinh doanh và tiến độ hoàn thành mục tiêu theo thời gian thực.
- Báo cáo trực quan: Tích hợp nhiều biểu đồ, đồ thị và bảng biểu dễ hiểu, giúp ban lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt các chỉ số quan trọng để đưa ra quyết định chiến lược.
- Phân quyền truy cập linh hoạt: Dễ dàng chia sẻ và cộng tác trực tiếp trên file báo cáo, tăng cường tính tương tác và hiệu quả trình bày, diễn giải báo cáo.
Kết hợp công nghệ tiên tiến và chuyên môn quản trị sâu rộng, Base.vn hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua các giới hạn của báo cáo truyền thống, cũng như nâng cao hiệu quả quản trị và đưa hệ thống báo cáo lên một tầm cao mới.
6. Quy trình 6 bước lập báo cáo quản trị bài bản và khoa học
Lập báo cáo quản trị doanh nghiệp thường bao gồm việc thu thập, phân tích và tổng hợp thông tin từ các phòng ban trong tổ chức, doanh nghiệp. Quy trình này gồm 6 bước chính:
Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng báo cáo của ban quản trị
Trước tiên, người lập báo cáo cần trao đổi và ghi nhận nhu cầu sử dụng báo cáo từ ban quản trị để xác định mục tiêu của báo cáo. Ví dụ: Ai sẽ sử dụng báo cáo? Báo cáo cần cung cấp thông tin gì, trong khung thời gian nào? Mục đích của báo cáo là gì (hỗ trợ cho việc ra quyết định, theo dõi hay đánh giá tiến độ)?
Bằng cách hiểu rõ đối tượng thông tin và mục tiêu của báo cáo, người lập báo cáo sẽ có được định hướng cho giọng điệu, nội dung và mức độ phức tạp của báo cáo. Ví dụ: Đối với báo cáo quản trị Tài chính, cần tập trung vào tính chính xác, rõ ràng và tuân thủ các tiêu chuẩn và chuẩn mực kế toán.
Bước 2: Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) trong nội dung báo cáo
Ở bước này, người lập báo cáo cần cân nhắc và lựa chọn các chỉ số hiệu suất chính (KPI) có liên quan chặt chẽ với mục tiêu cụ thể của báo cáo, và đồng thời, đảm bảo chúng cung cấp đầy đủ các thông tin mà ban quản trị cần.
Bên cạnh đó, trong thời gian thực hiện việc xây dựng báo cáo, cần thường xuyên cập nhật các KPI đã chọn để phản ánh các thay đổi trong mục tiêu kinh doanh hoặc điều kiện thị trường.
Ví dụ: Trong báo cáo quản trị Bán hàng, các KPI chính có thể bao gồm: tăng trưởng doanh số, chi phí thu hút khách hàng (CAC), thâm nhập thị trường và tỷ lệ giữ chân khách hàng. Đối với mỗi KPI, cần trình bày về tiến độ gần nhất hoặc mục tiêu đã hoàn thành, chẳng hạn như đạt được mức tăng trưởng doanh số 10% hoặc giảm chi phí thu hút 15%.
Bước 3: Thu thập, phân tích dữ liệu và đưa ra khuyến nghị
Người lập báo cáo cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, như hệ thống tài chính, phản hồi khách hàng, hoặc số liệu hoạt động của doanh nghiệp. Dữ liệu phải được đảm bảo độ chính xác và cập nhật tức thời để duy trì tính tin cậy của báo cáo.
Để nhận biết xu hướng và chỉ ra những điểm bất thường, cần tiến hành so sánh hiệu suất hiện tại với dữ liệu quá khứ hoặc các điểm chuẩn (benchmarks). Đồng thời, hãy sử dụng các công cụ phân tích để dự đoán xu hướng trong tương lai dựa trên các mô hình dữ liệu hiện tại. Ví dụ: Sử dụng các phần mềm CRM như Base CRM có thể giúp dự đoán doanh số quý tiếp theo dựa trên dữ liệu lịch sử và các xu hướng thị trường.
Từ những phân tích này, người lập báo cáo có thể đưa ra các khuyến nghị và đề xuất chiến lược dựa trên xu hướng thị trường. Ví dụ: Nếu phân tích dữ liệu cho thấy nhu cầu tiêu thụ sản phẩm tăng đều đặn mỗi quý, nên đề xuất tăng công suất sản xuất để đáp ứng thị trường.
Bước 4: Chọn định dạng phù hợp và trình bày thông tin rõ ràng
Định dạng báo cáo phù hợp giúp tăng khả năng đọc và hiểu. Sử dụng bảng biểu, đồ thị hoặc tường thuật tùy theo mục tiêu. Ví dụ: Dùng biểu đồ xu hướng để minh họa doanh số bán hàng hoặc công cụ như Excel để trình bày dữ liệu chi tiết.
Bên cạnh đó, cần cung cấp ngữ cảnh và chú thích ngắn gọn, tập trung giải thích ý nghĩa dữ liệu, đảm bảo nội dung dễ hiểu và đi thẳng vào trọng tâm.
Bước 5: Rà soát và tinh chỉnh báo cáo
Người lập báo cáo cần xem xét kỹ lưỡng nội dung để đảm bảo tính chính xác, mức độ phù hợp và sự rõ ràng. Đừng quên kiểm tra lỗi chính tả hoặc các sai sót nhỏ. Bên cạnh đó, người lập báo cáo có thể tham khảo ý kiến từ cấp trên hoặc đồng nghiệp để cải thiện nội dung trước khi chính thức hoàn thiện báo cáo.
Bước 6: Trình bày và thuyết minh báo cáo
Tùy thuộc vào loại báo cáo và cá nhân sử dụng báo cáo, hãy chọn phương pháp phù hợp nhất để nộp báo cáo, chẳng hạn như gửi qua email hoặc chia sẻ dashboards của phần mềm báo cáo.
Đối với các báo cáo phức tạp, chẳng hạn như báo cáo quản trị Tài chính, hãy cân nhắc thuyết trình trực tiếp với dashboard của các nền tảng quản trị tài chính, như Base Finance+, để phân tích các chỉ số về chi phí, doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền một cách cụ thể và rõ ràng nhất. Và sau đó, mở rộng phạm vi cho các câu hỏi, đảm bảo các bên liên quan nắm bắt đầy đủ ý nghĩa của dữ liệu tài chính.
7. Lưu ý quan trọng khi tạo lập báo cáo quản trị
Một báo cáo quản trị được lập chính xác và đầy đủ có thể trở thành công cụ then chốt thúc đẩy thành công và mang lại sự cải thiện đáng kể cho doanh nghiệp. Dưới đây là những điểm quan trọng cần ghi nhớ:
- Xác định mục tiêu rõ ràng: Cần làm rõ mục đích chính của báo cáo, trả lời các câu hỏi trọng tâm và phục vụ đúng nhu cầu quản trị.
- Đảm bảo dữ liệu chính xác: Báo cáo phải chứa đựng những thông tin liên quan và đáng tin cậy, bao gồm các chỉ số KPI, thống kê, phân tích xu hướng và các dữ liệu chi tiết cần thiết để hỗ trợ việc ra quyết định.
- Trình bày khoa học và trực quan: Một báo cáo tốt cần được tổ chức rõ ràng, súc tích và dễ theo dõi. Việc sử dụng các công cụ trực quan như biểu đồ, đồ thị và bảng biểu không chỉ giúp tăng tính thẩm mỹ mà còn nâng cao khả năng tiếp nhận thông tin.
- Đưa ra khuyến nghị khả thi: Báo cáo nên cung cấp các đề xuất cụ thể và có tính thực tiễn cao, nhằm giải quyết vấn đề hiện tại hoặc khai thác các cơ hội trong tương lai.
- Thúc đẩy sự tương tác: Vai trò của báo cáo quản trị không chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin mà còn phải khuyến khích sự trao đổi và thảo luận, để làm rõ các vấn đề và gợi mở các hành động tiếp theo.
8. Sự khác biệt báo cáo quản trị và báo cáo tài chính
Báo cáo quản trị và báo cáo tài chính đều là những loại hình báo cáo quan trọng phản ánh tình hình kinh doanh của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, giữa hai loại báo cáo này, tồn tại những điểm khác biệt như sau:
| Tiêu chí phân biệt | Báo cáo quản trị | Báo cáo tài chính |
| Định nghĩa và phạm vi | – Là những báo cáo toàn diện gồm nhiều khía cạnh của tình hình kinh doanh nội bộ. – Cung cấp cho nhà quản trị thông tin cần thiết cho việc ra quyết định chiến lược và kiểm soát hoạt động. | – Là những báo cáo tập trung hoàn toàn vào khía cạnh tài chính và là một phần của báo cáo quản trị tổng thể. |
| Đối tượng sử dụng | – Chủ yếu là ban lãnh đạo và nhà quản lý các cấp trong doanh nghiệp. | – Chủ yếu là nhà đầu tư, chủ nợ, cơ quan quản lý và các bên liên quan bên ngoài. |
| Nội dung chính | – Tập trung báo cáo các thông tin về hiệu suất hoạt động, xu hướng thị trường, sử dụng tài nguyên, hiệu suất nhân viên và dự báo tương lai. – Có thể được tinh chỉnh theo nhu cầu quản trị cụ thể. | – Tập trung vào các dữ liệu tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và báo cáo dòng tiền. – Cung cấp bức tranh tổng thể về sức khỏe tài chính và lợi nhuận của doanh nghiệp. |
| Kỳ báo cáo | – Được lập thường xuyên, tùy theo nhu cầu quản trị doanh nghiệp và ưu tiên dữ liệu gần nhất. | – Được lập định kỳ (hàng quý hoặc hàng năm) theo luật định. |
| Hình thức trình bày | – Linh hoạt, tùy theo các truy vấn quản trị cụ thể. | – Được chuẩn hóa về định dạng, tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán. |
| Đặc điểm dữ liệu | – Kết hợp giữa dữ liệu quá khứ và các dự báo xu hướng, hỗ trợ lập kế hoạch cho tương lai. | – Chủ yếu là dữ liệu hiệu suất tài chính trong quá khứ. |
9. Kết luận
Qua bài viết trên, Base Blog vừa chia sẻ đến độc giả những kiến thức chính yếu liên quan đến báo cáo quản trị là gì, từ vai trò, nội dung đến các bước xây dựng một báo cáo quản trị chất lượng và sâu sắc. Bên cạnh đó, đừng ngần ngại liên hệ với Base.vn ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết về giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện!
