Bottleneck là gì? Cách nhận diện và xử lý điểm nghẽn trong doanh nghiệp

Bottleneck

Bottleneck hay điểm nghẽn có thể xuất hiện ở bất kỳ quy trình làm việc, bất kỳ bộ phận nào của doanh nghiệp. Về lâu dài, nếu không có hướng tháo gỡ, những điểm tắc nghẽn này sẽ khiến tổ chức tiêu hao thời gian, chi phí và nhân lực một cách vô ích, và nghiêm trọng hơn nữa là ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh và trải nghiệm của khách hàng. Trong bài viết sau đây, hãy cùng Base Blog tìm hiểu rõ Bottleneck là gì, nguyên nhân nào khiến nó phát sinh và một số phương pháp thiết thực để loại bỏ nó một cách hiệu quả.

1. Bottleneck là gì?

1.1 Định nghĩa về bottleneck (điểm nghẽn trong quy trình)

Bottleneck là điểm nghẽn trong quy trình làm việc. Thực ra, nếu dịch nôm na từ tiếng Anh này, thì nó có nghĩa là “nút thắt cổ chai”. Và giống như phần cổ chai là đoạn hẹp nhất, làm chậm dòng chảy của nước ra bên ngoài, bottleneck dùng để chỉ những điểm trong quy trình khiến công việc bị tắc nghẽn, dồn ứ hoặc chậm trễ.

Ví dụ: Trong một dây chuyền sản xuất, máy A sản xuất được 100 sản phẩm/giờ. Trong khi máy B (ở khâu tiếp theo) chỉ xử lý được 60 sản phẩm/giờ. Như vậy, máy B chính là bottleneck, vì nó không theo kịp tiến độ của máy A, và khiến 40 sản phẩm bị tồn đọng mỗi giờ.

Ngoài ra, trong quy trình kinh doanh, điểm nghẽn thường được chia thành 2 loại chính:

  • Tắc nghẽn ngắn hạn: Là những điểm nghẽn tạm thời, thường do các yếu tố nhất thời gây ra, chẳng hạn như nhân viên nghỉ phép, nghỉ ốm đột xuất.
  • Tắc nghẽn dài hạn: Là những điểm nghẽn xảy ra thường xuyên và mang tính hệ thống. Nguyên nhân có thể đến từ máy móc sản xuất bị trục trặc, hỏng hóc, hoặc do quy trình làm việc đã lỗi thời, lạc hậu.
Bottleneck là gì?

1.2 Dấu hiệu của bottleneck trong hoạt động vận hành – sản xuất – quản trị

– Trong quy trình vận hành: Điểm nghẽn có thể là tạm thời (ví dụ: nhân sự chủ chốt vắng mặt) hoặc mang tính dài hạn (như quy trình lỗi thời, thiếu công cụ, thiếu người). Các vấn đề dài hạn có thể khiến kế hoạch trì hoãn đáng kể, tăng áp lực lên nhân viên và thậm chí làm sụt giảm doanh thu.

– Trong quy trình sản xuất: Bottleneck xảy ra khi một (hoặc nhiều) công đoạn không theo kịp các bước trước đó, làm chậm toàn bộ dây chuyền sản xuất. Ví dụ, các bước lắp ráp được thực hiện một cách nhanh chóng, nhưng bước hàn nối lại quá chậm. Hậu quả là không thể xuất xưởng sản phẩm theo đúng kế hoạch.

– Trong hoạt động quản trị: Đôi khi, điểm nghẽn lại bắt nguồn từ chính cấp lãnh đạo (chủ doanh nghiệp, trưởng bộ phận). Khi các quyết định như phê duyệt ngân sách, mua sắm thiết bị,… đều phải thông qua một vị lãnh đạo quá bận rộn, thì công việc rất dễ bị đình trệ. Đây là tình huống khá phổ biến trong mô hình quản trị kiểu “thác nước”, và cũng là dấu hiệu cho thấy đã đến lúc cần trao quyền cho nhân viên.

Đọc thêm: Top 6 phần mềm quản lý quy trình công việc cho doanh nghiệp

2. Tác động của bottleneck trong doanh nghiệp

Điểm tắc nghẽn không chỉ khiến cho quy trình kéo dài hơn mức cần thiết, mà về lâu dài, còn có thể gây ra tổn thất lớn cho doanh nghiệp và làm giảm chất lượng trải nghiệm khách hàng:

– Làm chậm tiến độ công việc:

Khi xuất hiện bottleneck ở bất kỳ công đoạn nào, khối lượng công việc sẽ bị dồn lại và phải chờ xử lý, khiến thời gian hoàn tất toàn bộ quy trình kéo dài hơn, gây gián đoạn luồng công việc và chậm trễ trong việc ra quyết định hoặc bàn giao.

– Gây lãng phí chi phí, nhân lực, thời gian và làm giảm lợi nhuận:

Tắc nghẽn khiến công ty buộc phải mua thêm máy móc, tuyển thêm người để xử lý phần việc tồn đọng. Do đó, làm chi phí tăng lên, trong khi lợi nhuận không được cải thiện tương xứng. Một thống kê cho thấy, tắc nghẽn khiến gần 40% sản lượng công nghiệp bị lãng phí, và gây thiệt hại lên đến 12 nghìn tỷ đô la trên thị trường sản xuất toàn cầu. Nguyên nhân chính là do bố trí nhà máy chưa tối ưu hoặc thiếu giải pháp lưu trữ phù hợp.

– Gây căng thẳng nội bộ, ảnh hưởng tới trải nghiệm khách hàng:

Khi công việc bị dồn ứ, nhân viên thường phải tăng ca, làm thêm giờ. Nếu tình trạng này kéo dài, họ rất dễ cảm thấy căng thẳng, kiệt sức, và thậm chí là nghỉ việc. Về phía khách hàng, bottleneck có thể dẫn đến chậm trễ trong giao hàng, xử lý đơn, hoặc hỗ trợ thắc mắc, tất cả đều khiến trải nghiệm đi xuống và tăng nguy cơ mất khách vào tay đối thủ.

– Trường hợp điển hình từ thực tế:

Năm 2017, Tesla từng cam kết sẽ giao 1.500 xe Model 3 tới tay khách hàng. Nhưng thực tế là hãng chỉ sản xuất được 260 chiếc (chỉ 17,3% so với dự kiến ban đầu). Nguyên nhân của sự thất hứa này không đến từ điểm nghẽn tạm thời trong nguồn cung ứng, mà xuất phát từ chính trong quy trình sản xuất, vốn phụ thuộc quá nhiều vào hệ thống tự động hóa, trong khi lẽ ra nên có sự tham gia của các kỹ sư con người ở một số khâu then chốt.

Vấn đề của Tesla với Model 3 là một ví dụ điển hình cho thấy dù chỉ là một điểm nghẽn trong hệ thống cũng có thể gây ra hậu quả khó lường và nghiêm trọng, khiến cho uy tín của công ty bị lung lay.

3. Cách nhận diện điểm nghẽn trong tổ chức

Không phải lúc nào điểm nghẽn cũng dễ dàng nhìn thấy, đặc biệt là trong các quy trình phức tạp. Vì vậy, trước khi muốn loại bỏ điểm nghẽn, doanh nghiệp cần phải xác định được chúng đang ở đâu trong quy trình. Sau đây là các bước giúp nhận diện bottleneck:

3.1 Phác thảo quy trình làm việc tổng thể

Lập bản đồ quy trình là bước đầu tiên để nhận diện điểm nghẽn. Bằng cách hình dung toàn bộ quy trình, từ khi công việc bắt đầu cho đến khi hoàn tất, doanh nghiệp có thể nhìn thấy rõ các điểm chậm, nút chặn thông tin hoặc các bước xử lý không đồng đều.

Một số phương pháp giúp trực quan hóa quy trình làm việc bao gồm:

  • Sử dụng sơ đồ luồng công việc (flowchart), bảng Kanban hoặc công cụ BPM để ghi lại từng bước của quy trình.
  • Áp dụng bản đồ luồng giá trị (value stream mapping) để theo dõi quá trình tạo ra giá trị và nhận diện những bước gây lãng phí thời gian.

Song song đó, hãy đo lường các chỉ số liên quan:

  • Thời gian chu kỳ (Cycle time): Mất bao lâu để hoàn thành một nhiệm vụ từ đầu đến cuối?
  • Thông lượng (Throughput): Có bao nhiêu đầu việc hoàn thành trong một khung thời gian nhất định?
  • WIP (Work-in-Progress): Có bao nhiêu công việc đang trong trạng thái “đang thực hiện”?

Bằng cách thống kê những số liệu này, doanh nghiệp sẽ phát hiện được nơi nào có hiệu suất thấp hoặc quá tải bất thường.

Cách nhận diện điểm nghẽn

3.2 Quan sát các biểu hiện thường gặp ở bottleneck

Ngay cả khi chưa có số liệu rõ ràng, doanh nghiệp vẫn có thể nhận ra bottleneck qua một số dấu hiệu như:

  • Thời gian chuyển giao giữa các công đoạn trong quy trình lâu hơn dự kiến – tức là công việc đang bị dồn ứ tại một bước nào đó.
  • Nhiệm vụ của một khâu thường xuyên trễ deadline, dù các bộ phận khác hoàn thành đúng hạn – cho thấy khâu đó đang quá tải so với năng lực xử lý.
  • Có sự mất cân đối trong phân bổ công việc – có nhóm phải làm việc liên tục không ngơi tay, trong khi các nhóm khác lại rảnh rỗi. Đây là dấu hiệu điển hình của một điểm nghẽn trong hệ thống phân phối công việc.

Lưu ý: Bottleneck đôi khi ẩn trong những quy trình tưởng chừng như đang ổn, vì vậy, không nên đánh giá chỉ dựa trên cảm tính mà cần có số liệu và phân tích rõ ràng.

4. Nguyên nhân phổ biến gây ra bottleneck

Việc hiểu rõ nguyên nhân hình thành bottleneck sẽ giúp doanh nghiệp chủ động phòng tránh và có hướng xử lý phù hợp:

– Thiếu tự động hoá hoặc chưa số hóa quy trình làm việc: Quy trình làm việc nặng tính thủ công thường chậm và dễ xảy ra lỗi, dẫn đến tồn đọng và kém hiệu quả.

  • Ví dụ: Một doanh nghiệp vận hành quy trình phê duyệt chi phí hoàn toàn qua email và file Excel, khiến việc theo dõi và ký duyệt bị trì trệ, đặc biệt là trong giai đoạn cao điểm.
  • Giải pháp: Ứng dụng phần mềm quản lý quy trình và tự động hóa các bước lặp đi lặp lại để giảm thiểu ma sát và tăng tốc độ xử lý phê duyệt.

– Giao tiếp rời rạc, luồng công việc không rõ ràng: Khi các đội, nhóm không được kết nối chặt chẽ và dữ liệu không được chia sẻ rõ ràng, thì sự hiểu lầm, chồng chéo nhiệm vụ và ra quyết định sai lệch là điều không thể tránh khỏi.

  • Ví dụ: Đội ngũ Sales không nắm được dữ liệu tồn kho theo thời gian thực, dẫn đến cam kết đơn hàng vượt quá khả năng cung ứng. Hậu quả là không thể giao hàng đúng hẹn và đánh mất uy tin.
  • Cách khắc phục: Tích hợp hệ thống làm việc liên phòng ban, cung cấp quyền truy cập dữ liệu theo vai trò để đảm bảo mọi người luôn làm việc trên cùng một nguồn thông tin.

– Quá phụ thuộc vào một cá nhân: Khi mọi phê duyệt hoặc quyết định quan trọng đều phụ thuộc vào một người, quy trình sẽ bị ngưng trệ bất cứ khi nào người đó vắng mặt hoặc quá tải.

  • Ví dụ: Một chiến dịch tiếp thị bị trì hoãn vì không ai có quyền phê duyệt nội dung quảng cáo thay trưởng bộ phận – người đang nghỉ ốm dài hạn.
  • Cách khắc phục: Áp dụng mô hình RACI (Responsible – Accountable – Consulted – Informed) để làm rõ vai trò và trách nhiệm trong từng khâu, và phân quyền hợp lý để quy trình không bị gián đoạn khi thiếu người.

– Công nghệ, công cụ không còn phù hợp với quy mô doanh nghiệp: Hệ thống công nghệ lạc hậu hoặc không đủ khả năng mở rộng sẽ trở thành rào cản lớn khi doanh nghiệp phát triển. Từ đó gây ra gián đoạn và làm giảm hiệu suất.

  • Ví dụ: Một công ty dịch vụ tài chính vẫn dùng hệ thống ERP 20 năm tuổi, vốn không thể xử lý khối lượng giao dịch tăng cao. Hậu quả là hàng loạt hóa đơn bị xử lý chậm, gây bức xúc cho khách hàng.
  • Khắc phục: Nâng cấp công nghệ, ưu tiên các nền tảng đám mây có khả năng mở rộng theo nhu cầu tăng trưởng của doanh nghiệp.
Nguyên nhân bottleneck

5. 5 bước xử lý bottleneck hiệu quả

Để loại bỏ những điểm nghẽn trong quy trình làm việc hiện tại, nhà lãnh đạo có thể áp dụng 5 bước cơ bản sau đây:

Bước 1: Ghi nhận và đo lường hiệu suất của quy trình hiện tại

Trước khi cải thiện bất kỳ điều gì, doanh nghiệp cần hiểu rõ cách quy trình đang vận hành. Hãy thu thập dữ liệu liên quan đến:

  • Thời gian xử lý từng công đoạn
  • Khối lượng công việc của từng cá nhân/bộ phận
  • Số lượng công việc tồn đọng, trễ hạn

Thông qua các con số này, nhà lãnh đạo sẽ dễ dàng nhận diện những điểm trong quy trình đang hoạt động kém hoặc gây trì trệ.

Bước 2: Xác định rõ điểm tắc nghẽn trong quy trình

Dựa trên dữ liệu đã thu thập, phân tích để xác định đâu là khâu đang làm chậm cả hệ thống. Nhà lãnh đạo cần đặt ra những câu hỏi gợi mở như:

  • Công việc có bị tồn đọng ở một bộ phận cụ thể nào không?
  • Có bước nào thường xuyên trễ hạn trong khi các bước khác lại hoàn thành đúng thời gian?
  • Nhân viên có thường xuyên phải làm thêm giờ để xử lý backlog?
  • Có nhiệm vụ nào phải làm lại nhiều lần vì lỗi thường xuyên?
  • Có khâu nào đang bị quá tải vì số lượng đơn hàng vượt khả năng xử lý không?

Nếu một hoặc nhiều câu trả lời là “có”, thì doanh nghiệp đang đối mặt với một điểm nghẽn rõ ràng.

Bước 3: Ưu tiên xử lý điểm nghẽn có tác động lớn nhất

Không phải tất cả bottleneck đều nghiêm trọng như nhau. Vì vậy, hãy tập trung giải quyết những điểm gây ảnh hưởng trực tiếp đến:

  • Chất lượng sản phẩm/dịch vụ
  • Trải nghiệm khách hàng
  • Khả năng giao hàng đúng hạn
  • Tinh thần và hiệu suất của nhân viên

Việc ưu tiên xử lý đúng chỗ sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện kết quả nhanh chóng và tiết kiệm nguồn lực.

Bước 4: Tái thiết kế quy trình và áp dụng công nghệ

Sau khi đã xác định được đâu là điểm nghẽn lớn nhất, tiếp theo là thiết kế lại hoặc cải tiến quy trình để tháo gỡ bottleneck. Công việc này thường tập trung vào 2 yếu tố: con người và công nghệ.

  • Phân bổ lại khối lượng công việc: Nếu một cá nhân hoặc nhóm bị quá tải, hãy phân chia lại nhiệm vụ, hỗ trợ chéo giữa các nhóm, hoặc cân nhắc thuê thêm nhân sự tạm thời.
  • Tái ưu tiên công việc: Sắp xếp lại các đầu việc theo mức độ quan trọng. Đảm bảo những nhiệm vụ cấp thiết được xử lý trước để tránh việc dồn ứ do tập trung nguồn lực quá nhiều vào các bước không thực sự cần thiết.
  • Nâng cấp hoặc triển khai công nghệ mới: Sử dụng phần mềm quản lý quy trình như Base Workflow có thể giúp tự động hóa các tác vụ lặp lại, giảm thao tác thủ công và đẩy nhanh tiến độ. Các công cụ quản lý công việc như Base Wework thì giúp đội nhóm làm việc liền mạch hơn, chia sẻ tài liệu, cập nhật tiến độ theo thời gian thực.

Bước 5: Theo dõi – cải tiến liên tục

Giải quyết bottleneck không phải là công việc làm một lần rồi xong. Sau khi triển khai giải pháp tháo gỡ, doanh nghiệp cần liên tục theo dõi kết quả để kịp thời điều chỉnh nếu cần:

  • Theo dõi tiến độ thực tế: Sử dụng phần mềm quản lý công việc như Base Wework để theo dõi tiến độ công việc tức thời. Điều này giúp dễ dàng nhận diện liệu các công đoạn đã được cải thiện hay vẫn còn tồn tại bottleneck.
  • Đánh giá các chỉ số hiệu suất (KPIs): So sánh các chỉ số hiệu suất (ví dụ: thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ hoàn thành đúng hạn,…) với mục tiêu ban đầu để đo lường mức độ thành công của các giải pháp tháo gỡ đã triển khai.
  • Khuyến khích cải tiến từ nhân viên: Nhân viên chính là người hiểu quy trình nhất. Hãy khuyến khích họ đề xuất các sáng kiến cải cách quy trình thông qua các buổi brainstorming, mini workshop hoặc chương trình thi đua sáng tạo.

6. Giải pháp công nghệ giúp loại bỏ bottleneck từ Base.vn

Việc phát hiện ra bottleneck chỉ mới là một nửa chặng đường. Thách thức lớn hơn nằm ở chỗ: làm thế nào để xử lý triệt để, không để điểm nghẽn tái diễn, đặc biệt là khi khối lượng công việc tại doanh nghiệp ngày càng tăng và đòi hỏi tốc độ xử lý cao hơn? Đây là lúc doanh nghiệp cần đến những giải pháp công nghệ mạnh mẽ, không chỉ giúp số hóa quy trình mà còn cải thiện khả năng phối hợp, theo dõi hiệu suất và ra quyết định chính xác, tức thời.

Base.vn, nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện, mang đến bộ công cụ giúp doanh nghiệp xử lý hiệu quả mọi điểm nghẽn trong quy trình, từ những bước thủ công lặp lại đến sự phối hợp giữa các phòng ban. Cụ thể:

  • Base Workflow – Tự động hóa quy trình, giảm phụ thuộc thủ công: Công cụ giúp chuẩn hóa hàng trăm quy trình nghiệp vụ theo đúng thực tế hoạt động của từng phòng ban. Các bước công việc lặp lại được tự động hóa và kết nối trơn tru với nhau, giúp giảm thiểu các tác vụ thủ công, giảm lỗi do con người và tăng tốc độ xử lý công việc.
  • Base Wework – Phối hợp công việc liền mạch, không gián đoạn: Hệ thống quản lý công việc và dự án cho phép doanh nghiệp kiểm soát nhiệm vụ theo nhiều chế độ như List, Gantt, hoặc Kanban. Nhờ khả năng trực quan hóa quy trình, theo dõi và báo cáo tiến độ thời gian thực, nhà quản trị có thể sớm phát hiện nơi hoặc cá nhân, phòng ban nào đang tắc nghẽn và hỗ trợ kịp thời.
  • Base Goal – Theo dõi hiệu suất để kịp thời điều chỉnh: Công cụ giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ và hiệu suất công việc của từng cá nhân, từng nhóm. Từ đó, có thể đánh giá chính xác ai đang quá tải, chậm tiến độ, hay cần hỗ trợ thêm. Ngoài ra, việc liên kết mục tiêu cá nhân – phòng ban – tổ chức cũng giúp tránh lệch pha trong thực thi chiến lược và giảm lãng phí nguồn lực.

Bằng cách triển khai các giải pháp từ Base.vn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm thiểu ma sát trong quy trình, tạo ra các quy trình mượt mà hơn, từ đó, cải thiện năng suất và tinh thần làm việc nội bộ. 

Base-Flatform

7. Kết luận

Hy vọng bài viết đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về “bottleneck là gì”, cách nhận diện cũng như xử lý phù hợp đối với những điểm nghẽn trong quy trình làm việc. Tuy không phải là thách thức quá mới, nhưng nếu không được giải quyết kịp thời, bottleneck có thể âm thầm kéo giảm hiệu suất chung và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh.

Với tư duy cải tiến liên tục và sự hỗ trợ từ các giải pháp công nghệ như Base.vn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động nhận diện, loại bỏ và ngăn chặn bottleneck, từ đó từng bước xây dựng một hệ thống vận hành linh hoạt, mượt mà hơn và sẵn sàng bứt phá.

Chia sẻ

Nhận tư vấn miễn phí

Nhận tư vấn miễn phí từ các Chuyên gia Chuyển đổi số của chúng tôi

"Bật mí" cách để bạn tăng tốc độ vận hành, tạo đà tăng trưởng cho doanh nghiệp của mình với nền tảng quản trị toàn diện Base.vn

  • Trải nghiệm demo các ứng dụng chuyên sâu được "đo ni đóng giày" phù hợp nhất với bạn.
  • Hỗ trợ giải quyết các bài toán quản trị cho doanh nghiệp ở mọi quy mô & từng lĩnh vực cụ thể.
  • Giải đáp các câu hỏi, làm rõ thắc mắc của bạn về triển khai, go-live, sử dụng và support

Đăng ký Demo

This will close in 2000 seconds

Zalo phone