Từ khoảnh khắc chúng ta thức dậy bởi tiếng chuông báo thức trên điện thoại cho đến thời điểm lướt mạng xã hội vào đêm khuya, công nghệ số đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hằng ngày. Không chỉ định hình cách con người giao tiếp và học tập, công nghệ số còn thay đổi sâu sắc cách doanh nghiệp vận hành, cạnh tranh và phát triển.
Vậy công nghệ số là gì, bao gồm những thành tố nào, và tại sao nó lại được xem là yếu tố cốt lõi trong hành trình đổi mới của doanh nghiệp? Hãy cùng Base.vn khám phá vai trò của công nghệ số trong kinh doanh hiện đại trong nội dung sau đây.
1. Công nghệ số là gì?
Công nghệ số là một thuật ngữ dùng để chỉ việc ứng dụng các công cụ, hệ thống và thiết bị kỹ thuật số nhằm xử lý, lưu trữ và truyền tải thông tin dưới dạng dữ liệu điện tử. Những công nghệ này đang tạo ra tác động mạnh mẽ đến cách con người học tập, làm việc, giao tiếp, mua sắm và tiếp cận thông tin – tất cả hoạt động đều trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn bao giờ hết.
Trong kỷ nguyên 4.0, công nghệ số không chỉ gắn liền với quá trình số hóa dữ liệu, mà còn đóng vai trò trung tâm trong chiến lược chuyển đổi số, thúc đẩy đổi mới sáng tạo trên nhiều lĩnh vực như kinh tế, y tế, giáo dục, nông nghiệp và hơn thế nữa.
Riêng trong bối cảnh doanh nghiệp, công nghệ số giúp tự động hóa các quy trình vận hành, giảm thiểu thao tác thủ công, đồng thời mở ra khả năng phân tích dữ liệu chuyên sâu về khách hàng và thị trường. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn, tương tác với khách hàng nhạy bén hơn, cũng như nắm bắt kịp thời những cơ hội kinh doanh mới.
2. Công nghệ số bao gồm những gì?
Công nghệ số là sự kết hợp của nhiều yếu tố công nghệ, hoạt động cùng nhau trên cơ sở hạ tầng mạng để hỗ trợ doanh nghiệp thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu. Các thành phần chính bao gồm:
– Phần cứng: như máy tính, thiết bị di động, cảm biến và hệ thống lưu trữ – nền tảng vật lý giúp tiếp nhận và truyền tải dữ liệu.
– Phần mềm: bao gồm hệ điều hành, ngôn ngữ lập trình, ứng dụng chuyên dụng và các nền tảng quản trị doanh nghiệp như Base.vn.
– Hạ tầng kết nối: gồm internet, mạng nội bộ và các hệ thống điện toán đám mây – đảm bảo dữ liệu luôn được truyền tải nhanh chóng và an toàn.
Đặc biệt, hệ sinh thái công nghệ số hiện nay càng trở nên phong phú và sôi động hơn với sự xuất hiện của những công nghệ tiên tiến như:
– Điện toán đám mây (Cloud Computing): cung cấp nền tảng linh hoạt để lưu trữ dữ liệu và triển khai phần mềm theo nhu cầu thực tế.
– Trí tuệ nhân tạo (AI): hỗ trợ doanh nghiệp phân tích dữ liệu chuyên sâu, tự động hóa tác vụ, và đưa ra giải pháp cho các vấn đề cụ thể.
– Chuỗi khối (Blockchain): tăng cường tính minh bạch và bảo mật trong ghi nhận giao dịch và quản lý dữ liệu.
– Dữ liệu lớn (Big Data): cho phép khai thác khối lượng dữ liệu khổng lồ từ khách hàng, thị trường, tài chính,… để tối ưu hóa chiến lược kinh doanh.
– Internet vạn vật (IoT): kết nối thiết bị, quy trình và con người trong toàn bộ hệ thống vận hành và chuỗi cung ứng.
Tóm lại, công nghệ số bao gồm công nghệ thông tin và các công nghệ mới như điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn, Internet vạn vật, chuỗi khối,… nhằm số hóa thế giới thực. Các công nghệ này hỗ trợ thu thập, lưu trữ, truyền tải và xử lý thông tin – dữ liệu số, từ đó thúc đẩy quá trình chuyển đổi số và đổi mới sáng tạo trong mọi lĩnh vực.
3. Lợi ích thiết thực mà công nghệ số đem lại cho doanh nghiệp
– Công nghệ số giúp tăng năng suất làm việc:
Nhờ khả năng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, công nghệ số giúp giải phóng nhân viên khỏi những công việc hành chính tốn thời gian. Thay vì phải xử lý thủ công những đầu việc nhàm chán, họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ mang lại giá trị cao hơn cho khách hàng và tổ chức.
Không chỉ vậy, các công cụ tự động còn giúp giảm thiểu sai sót do con người, nhờ vào việc tuân thủ các quy trình và nguyên tắc được thiết lập sẵn. Chẳng hạn, các phần mềm tính lương như Base Payroll có thể hỗ trợ bộ phận C&B tự động xử lý bảng lương dựa trên dữ liệu thực tế (ngày công, ngày phép, khấu trừ bắt buộc,…), từ đó nâng cao độ chính xác và giảm thiểu sai lệch.
– Công nghệ số giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng:
Công nghệ số đang tái định hình cách doanh nghiệp tiếp cận và tương tác với khách hàng – từ điểm chạm đầu tiên cho đến khi họ trở thành khách hàng trung thành. Nhờ các phần mềm quản lý quan hệ khách hàng như Base CRM, doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ hành trình của từng khách hàng: họ đến từ đâu, vấn đề của họ là gì, họ có hứng thú với sản phẩm nào,…
Từ đó, doanh nghiệp có thể cá nhân hóa trải nghiệm cho từng đối tượng – đây vốn là chìa khóa để tạo ra sự hài lòng và gia tăng khả năng giữ chân khách hàng lâu dài.
– Công nghệ số giúp tăng cường sự minh bạch trong quản trị:
Hệ thống công nghệ số cho phép doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng, tài chính, nhân sự và các tài nguyên khác một cách kịp thời và toàn vẹn. Nhờ đó, mỗi sự tiến bộ hay thụt lùi trong quy trình hoạt động đều được phản ánh chính xác qua những con số hay biểu đồ trực quan.
Ví dụ, khi ứng dụng phần mềm quản lý công việc như Base Wework, nhà quản trị có thể theo dõi tiến độ dự án theo thời gian thực, biết được ai đang làm gì, công việc nào đã hoàn thành, ai bị trễ deadline. Từ đó, có thể đưa ra quyết định hỗ trợ, điều phối hoặc ghi nhận thành tích một cách khách quan.
– Công nghệ số giúp nuôi dưỡng văn hóa nội bộ gắn kết:
Các công cụ số giúp doanh nghiệp kiến tạo môi trường làm việc gắn kết hơn, đặc biệt là trong bối cảnh làm việc từ xa. Nhờ các nền tảng quản lý công việc, giao tiếp nội bộ và chia sẻ thông tin, nhân viên dù ở bất kỳ đâu cũng có thể nắm bắt nhanh chóng các thông báo, chính sách và quy trình làm việc của tổ chức.
Điều này không chỉ giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn và lạc hướng mà còn thúc đẩy tinh thần làm việc đồng lòng, hướng về mục tiêu chung – nền tảng của một văn hóa doanh nghiệp vững mạnh.
– Công nghệ số giúp khai phá thị trường mới:
Là những “mảnh ghép” trong hệ sinh thái công nghệ số, các nền tảng mạng xã hội (Facebook, TikTok), và các sàn thương mại điện tử (Shopify, Alibaba) cho phép doanh nghiệp tiếp cận hàng triệu khách hàng, đối tác tiềm năng trên toàn thế giới, mở rộng hoạt động kinh doanh mà không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý như trong mô hình truyền thống.
Đọc thêm: Bức tranh chuyển đổi số trong giáo dục: Khó khăn và giảp pháp
4. Ứng dụng của công nghệ số trong hoạt động kinh doanh
Một số ví dụ về việc ứng dụng công nghệ số trong quy trình vận hành doanh nghiệp bao gồm:
4.1 Ứng dụng trong Tài chính – Kế toán
Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán và các nền tảng quản trị tài chính số, kế toán viên có thể làm việc trên dữ liệu theo thời gian thực. Nhờ đó, họ có thể nhanh chóng nhận biết biến động về thu – chi, dòng tiền, và phát hiện bất thường một cách chính xác.
Hơn nữa, những công cụ này còn cung cấp các báo cáo từ tổng quan đến chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, tài sản, nợ phải trả và các chỉ số tài chính khác. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể quan sát một cách toàn diện “sức khỏe tài chính” của doanh nghiệp và đưa ra quyết định phân bổ nguồn lực hay đầu tư hợp lý hơn.
4.2 Ứng dụng trong Marketing
Công nghệ số đã làm thay đổi hoàn toàn diện mạo của ngành tiếp thị hiện đại. Thay vì phụ thuộc vào các kênh truyền thống vốn tốn kém và khó đo lường hiệu quả, các doanh nghiệp ngày nay có thể tận dụng tiếp thị kỹ thuật số (Digital Marketing) để tiếp cận đúng khách hàng, vào đúng thời điểm và với đúng nội dung.
Các nền tảng như Facebook, Instagram, hay Google Ads cho phép nhà tiếp thị thiết lập chiến dịch quảng cáo được cá nhân hóa theo độ tuổi, giới tính, sở thích, hành vi mua sắm và vị trí địa lý của từng nhóm khách hàng. Nhờ đó, thông điệp tiếp thị được truyền tải chính xác đến những đối tượng có tiềm năng chuyển đổi cao, giúp tối ưu ngân sách và nâng cao hiệu tức đầu tư.
Để thu hút, tiếp cận và giữ chân khách hàng trong thời đại công nghệ số, nhà tiếp thị có thể triển khai đồng bộ các hoạt động sau:
- Xây dựng sự hiện diện trực tuyến qua website, fanpage, tài khoản trên sàn thương mại điện tử, nền tảng đánh giá,…;
- Quảng bá thương hiệu thông qua quảng cáo Google, mạng xã hội, affiliate marketing,…;
- Chạy chiến dịch email để nuôi dưỡng khách hàng;
- Sử dụng các công cụ tự động hóa tiếp thị để lên lịch, cá nhân hóa và theo dõi hiệu quả chiến dịch;
- Phân tích dữ liệu để tối ưu nội dung và ngân sách theo thời gian thực.
4.3 Ứng dụng trong Bán hàng – Dịch vụ khách hàng
Các công cụ như phần mềm quản lý bán hàng và CRM đóng vai trò then chốt trong việc quản lý dữ liệu khách hàng và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi. Mọi thông tin về khách hàng (hồ sơ liên hệ, lịch sử tương tác, ý định mua hàng, mức độ hài lòng,…) đều được tập trung tại một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, đội ngũ bán hàng có thể thấu hiểu sâu sắc khách hàng và cá nhân hóa chiến thuật tiếp cận dựa trên dữ liệu thay vì dự cảm. Kết quả là doanh nghiệp có thể nắm bắt chính xác các cơ hội tăng trưởng doanh thu và gia tăng khả năng chốt đơn.
4.4 Ứng dụng trong Quản trị Nhân sự
Ngày nay, các phòng ban nhân sự có thể tận dụng công nghệ số để loại bỏ các quy trình giấy tờ rườm rà, đồng thời nâng cao hiệu quả trong việc thu hút và giữ chân nhân tài.
Chẳng hạn, trước đây, nếu nhân viên muốn xin nghỉ phép, họ phải viết đơn giấy, trình ký qua nhiều cấp quản lý, dẫn đến nguy cơ thất lạc, chậm xử lý hoặc sai sót trong chấm công. Giờ đây, với hệ thống quản trị nhân sự số, nhân viên có thể gửi đơn nghỉ phép trực tuyến, được quản lý phê duyệt ngay trên ứng dụng hoặc website, và dữ liệu sẽ tự động cập nhật vào bảng công và hệ thống tính lương – thuận tiện và nhanh chóng hơn rất nhiều.
Quan trọng hơn, nếu doanh nghiệp mong muốn phát triển nguồn lực con người một cách toàn diện, chứ không chỉ dừng lại ở tuyển dụng hay xây dựng phúc lợi, thì có thể cân nhắc một hệ thống quản trị nhân sự toàn diện như Base HRM+. Giải pháp này cho phép doanh nghiệp quản lý xuyên suốt từ quá trình tuyển dụng, chấm công, tính lương, đến đào tạo, đánh giá hiệu suất và phát triển năng lực – mọi hoạt động đều được triển khai một cách khoa học và minh bạch.
5. Triển khai công nghệ số vào quản trị doanh nghiệp – Bắt đầu từ đâu?
Quy trình triển khai công nghệ số trong doanh nghiệp thường bao gồm những bước cơ bản sau:
Bước 1: Hiểu rõ vai trò của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp
Trước tiên, hãy suy nghĩ về ý nghĩa thực sự của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp. Mục tiêu của doanh nghiệp là gì? Đang muốn giải quyết những vấn đề nào? Cơ hội nào đang chờ được khai thác?
Việc trả lời những câu hỏi này sẽ giúp doanh nghiệp hình thành tầm nhìn rõ ràng cho kế hoạch chuyển đổi số, đồng thời dễ dàng thiết lập các mục tiêu cụ thể và phù hợp.
Bước 2: Xác định mục tiêu và định hướng rõ ràng
Chuyển đổi số là một lĩnh vực rộng lớn, do đó cần được cụ thể hóa thành những mục tiêu thực tiễn như: nâng cao trải nghiệm khách hàng, tăng hiệu quả vận hành, hoặc mở ra các nguồn doanh thu mới. Khi đã xác định điều mình muốn đạt được, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đánh giá cách công nghệ có thể hỗ trợ để hiện thực hóa mục tiêu đó.
Bước 3: Đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp
Đây là lúc doanh nghiệp cần đánh giá hiện trạng số hóa của tổ chức thông qua một số câu hỏi quan trọng:
- Hệ thống kênh kỹ thuật số có đang vận hành hiệu quả và đồng bộ không?
- Dữ liệu hiện tại có đang được khai thác tốt không?
- Doanh nghiệp có đặt khách hàng làm trung tâm trong mọi hoạt động?
- Mức độ tự động hóa đang ở đâu?
- Văn hóa và cấu trúc tổ chức có phù hợp để thúc đẩy chuyển đổi số không?
Bản đánh giá này giúp doanh nghiệp xác định được điểm mạnh, điểm yếu và những lĩnh vực cần cải thiện để chuẩn bị tốt cho hành trình chuyển đổi.
Bước 4: Xây dựng kế hoạch triển khai
Bước tiếp theo là lập kế hoạch hành động. Kế hoạch này nên nêu rõ những công nghệ cần áp dụng, công cụ cần sử dụng, và phân công trách nhiệm cho từng giai đoạn cụ thể.
Việc có sự tham gia của đầy đủ các bên liên quan (IT, Marketing, Kinh doanh, Nhân sự,..) sẽ giúp đảm bảo mọi người cùng đồng thuận và phối hợp nhịp nhàng trong suốt quá trình triển khai.
Ví dụ: Một công ty thương mại điện tử muốn số hóa quy trình chăm sóc khách hàng. Kế hoạch hành động bao gồm:
- Thiết lập chatbot AI trên website để hỗ trợ khách hàng 24/7.
- Tích hợp hệ thống CRM để lưu trữ thông tin và lịch sử tương tác với khách hàng.
- Giao cho bộ phận IT triển khai kỹ thuật, bộ phận CSKH lên kịch bản trả lời, và phòng nhân sự lập kế hoạch đào tạo kỹ năng sử dụng cho nhân viên.
Bước 5: Thực hiện kế hoạch theo từng bước nhỏ
Thay vì thay đổi ồ ạt, hãy bắt đầu từ những bước đi nhỏ nhưng có tác động cao. Các thay đổi dần dần sẽ giúp doanh nghiệp dễ thích nghi, giảm thiểu rủi ro và dễ dàng kiểm soát, đặc biệt là trong giai đoạn đầu.
Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất có thể bắt đầu bằng việc số hóa quy trình quản lý kho trước. Sau khi hệ thống này vận hành ổn định và nhân viên quen với cách làm việc mới, doanh nghiệp mới tiếp tục triển khai đến các bộ phận kế toán, bán hàng và nhân sự.
Bước 6: Tăng cường năng lực số cho đội ngũ nhân sự
Chuyển đổi số không chỉ là câu chuyện công nghệ, mà còn là sự thay đổi về con người và tư duy. Hãy truyền đạt rõ tầm nhìn của doanh nghiệp đến toàn thể nhân viên, lắng nghe phản hồi và tạo điều kiện đào tạo cần thiết để họ sẵn sàng tiếp nhận những công cụ, quy trình làm việc mới.
Bước 7: Đo lường và điều chỉnh liên tục
Cuối cùng, cần thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả chuyển đổi số, bao gồm cả dữ liệu định lượng (doanh thu, chi phí, hiệu suất…) và định tính (mức độ hài lòng, trải nghiệm của nhân viên và khách hàng,…). Việc theo dõi này giúp doanh nghiệp nhận ra điều gì đang hoạt động tốt, điều gì cần điều chỉnh, từ đó tối ưu hóa chiến lược theo thời gian.
6. Giải thích một số thuật ngữ liên quan
6.1 Công nghệ số tiếng Anh là gì?
Công nghệ số trong tiếng Anh là Digital Technology. Đây là cụm từ dùng để chỉ tất cả các công nghệ hoạt động dựa trên dữ liệu số (digital data), bao gồm phần mềm, phần cứng, hệ thống mạng, trí tuệ nhân tạo, điện toán đám mây, và các công nghệ hỗ trợ quá trình tự động hóa, kết nối và xử lý thông tin một cách liền mạch.
6.2 Thời đại công nghệ số 4.0 là gì?
Thời đại công nghệ 4.0, hay Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, là thuật ngữ được dùng để mô tả thời kỳ hiện tại khi các công nghệ mới nổi như: trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (big data), chuỗi khối (blockchain) và Internet vạn vật (IoT) đang thay đổi mạnh mẽ cách con người sống và làm việc.
6.3 Doanh nghiệp số là gì?
Doanh nghiệp số (Digital Enterprise) là thuật ngữ mô tả các doanh nghiệp áp dụng công nghệ số vào mô hình kinh doanh nhằm mục đích tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo ra các giá trị bền vững cho xã hội.
6.4 Kinh doanh công nghệ số là gì?
Kinh doanh công nghệ số (Digital Business) là thuật ngữ mô tả việc ứng dụng công nghệ số vào các hoạt động vận hành, sản xuất và chăm sóc khách hàng nhằm tạo ra giá trị mới, thay thế cho mô hình kinh doanh truyền thống. Ví dụ: sàn thương mại điện tử – kết nối người bán và người mua trực tuyến; dịch vụ gọi xe công nghệ – sử dụng app di động, GPS, AI để quản lý vận hành và phân phối dịch vụ.
7. Tạm kết
Base Blog vừa chia sẻ đến doanh nghiệp các thông tin xoay quanh Công nghệ số là gì, từ khái niệm, lợi ích đến các bước triển khai trong hoạt động quản trị. Có thể thấy, những công cụ công nghệ số không chỉ cách mạng hóa quy trình sản xuất, kinh doanh, mà còn đóng vai trò là đòn bẩy chiến lược, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và chinh phục những cột mốc phát triển mới.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp chuyển đổi số phù hợp với quy mô và tầm nhìn, Base.vn – nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện được 10.000+ doanh nghiệp lựa chọn – sẽ là người bạn đồng hành lý tưởng trên hành trình chuyển mình số hóa.
