Điều hành sản xuất là gì? Vai trò trong doanh nghiệp sản xuất

Trong bối cảnh doanh nghiệp sản xuất ngày càng cạnh tranh, việc điều phối quy trình từ nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm đòi hỏi sự chính xác và hiệu quả cao. Vì vậy, điều hành sản xuất trở thành một trong những chức năng quan trọng nhất, đảm bảo hoạt động diễn ra liên tục, đúng tiến độ và tối ưu chi phí. Bài viết này Base.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ Điều hành sản xuất là gì, cũng như vai trò then chốt của vị trí này trong việc nâng cao năng suất và chất lượng toàn bộ hệ thống vận hành.

1. Điều hành sản xuất là gì?

Điều hành sản xuất là quá trình tổ chức, giám sát và kiểm soát toàn bộ hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp, nhằm đảm bảo sản phẩm được hoàn thành đúng tiến độ, đạt chất lượng và tối ưu chi phí. Đây chính là cầu nối quan trọng biến những kế hoạch chiến lược thành hành động cụ thể trên sàn nhà máy.

Về bản chất, điều hành sản xuất bao gồm các hoạt động điều phối nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân lực, máy móc thiết bị, theo dõi tiến độ thực hiện và xử lý kịp thời các sự cố phát sinh trong quá trình chế tạo. Từ khi nhận đơn hàng đến khi giao sản phẩm hoàn chỉnh, mọi công đoạn đều nằm dưới sự giám sát của hệ thống điều hành sản xuất.

Để tránh nhầm lẫn, chúng ta cần phân biệt rõ ba khái niệm thường được sử dụng trong ngành sản xuất:

Vai trò của điều hành sản xuất trong tổ chức hiện đại không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo máy móc hoạt động trơn tru. Nó còn đóng vai trò trung tâm kết nối giữa các phòng ban như kỹ thuật, mua hàng, kho vận, bảo trì và bán hàng. Thông qua hệ thống thông tin tích hợp, điều hành sản xuất giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về tình trạng sản xuất, từ đó đưa ra quyết định chuẩn xác và kịp thời.

Trong thời đại Công nghiệp 4.0, điều hành sản xuất còn gắn liền với việc ứng dụng công nghệ thông tin như hệ thống MES (Manufacturing Execution System), ERP (Enterprise Resource Planning) và IoT (Internet of Things). Những công nghệ này không chỉ giúp tự động hóa quy trình mà còn cung cấp dữ liệu thời gian thực để điều hành viên có thể đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác nhất.

Đọc thêm: Sản xuất là gì? Ứng dụng công nghệ vào sản xuất thời 4.0

2. Tầm quan trọng và mục tiêu của điều hành sản xuất

Một số mục tiêu chính của hệ thống điều hành sản xuất bao gồm:

– Đảm bảo chất lượng sản phẩm ổn định: Thông qua việc kiểm soát chặt chẽ từng công đoạn, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm các sai lệch về chất lượng và điều chỉnh kịp thời. Điều này không chỉ giúp giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi mà còn xây dựng được uy tín thương hiệu trên thị trường.

– Tối ưu hóa tiến độ sản xuất: Một hệ thống điều hành hiệu quả giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian sản xuất thông qua việc loại bỏ các khâu trung gian không cần thiết, tối ưu hóa luồng vật liệu và giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các công đoạn. Kết quả là chu kỳ sản xuất được rút ngắn đáng kể và tăng khả năng đáp ứng đơn hàng khẩn cấp.

– Kiểm soát chi phí sản xuất: Việc theo dõi chính xác mức tiêu thụ vật tư, năng lượng và thời gian lao động cho phép doanh nghiệp phát hiện và loại bỏ các nguồn lãng phí. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể duy trì lợi nhuận ngay cả khi giá nguyên vật liệu biến động.

– Đảm bảo an toàn lao động: Hệ thống giám sát tự động giúp phát hiện sớm các tình huống nguy hiểm, cảnh báo kịp thời cho công nhân và quản lý. Điều này không chỉ bảo vệ sức khỏe người lao động mà còn tránh được những tổn thất về tài sản và gián đoạn sản xuất do tai nạn lao động.

Ảnh hưởng tích cực của điều hành sản xuất hiệu quả lan tỏa đến toàn bộ chuỗi giá trị doanh nghiệp. Khi sản xuất được kiểm soát nghiêm ngặt, phòng bán hàng có thể tuân thủ thời gian giao hàng, phòng tài chính dễ dàng dự báo dòng tiền, và phòng mua hàng có kế hoạch cung ứng hợp lý. Sự đồng bộ này tạo ra hiệu ứng cộng hưởng, nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn doanh nghiệp.

Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất Việt Nam cần đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế về chất lượng như ISO 9001, ISO 14001, hoặc các chuẩn mực đặc thù của từng ngành. Hệ thống điều hành sản xuất hiện đại với khả năng truy xuất nguồn gốc và ghi nhận tự động các thông số chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc tuân thủ những yêu cầu này.

3. Nhiệm vụ và quy trình làm việc của người điều hành sản xuất

3.1 Nhiệm vụ chính

Người điều hành sản xuất đóng vai trò trung tâm trong việc biến kế hoạch thành hành động thực tế. Nhiệm vụ của họ bao gồm việc lập kế hoạch chi tiết cho từng ca làm việc dựa trên kế hoạch tổng thể, phân bổ nhân lực phù hợp với yêu cầu kỹ thuật của từng công đoạn, và kiểm soát chặt chẽ việc cung ứng nguyên vật liệu đến đúng thời điểm cần thiết.

Cụ thể:

– Giám sát tiến độ sản xuất trong thời gian thực: Họ cần theo dõi liên tục tình trạng hoạt động của từng dây chuyền, ghi nhận số lượng sản phẩm hoàn thành theo từng giờ, và so sánh với kế hoạch đã đề ra. Khi phát hiện sai lệch, điều hành viên phải sớm xác định nguyên nhân và đưa ra giải pháp điều chỉnh, có thể là tăng cường nhân lực, thay đổi tốc độ máy, hoặc chuyển đổi sản phẩm giữa các dây chuyền.

– Quản lý chất lượng sản phẩm: Việc này đòi hỏi điều hành viên phải nắm vững các tiêu chuẩn kỹ thuật và phối hợp sâu với bộ phận kiểm tra chất lượng. Họ chịu trách nhiệm dừng sản xuất khi phát hiện sản phẩm lỗi, điều tra nguyên nhân gốc rễ, và thực hiện các biện pháp khắc phục. Việc ghi chép đầy đủ các thông số chất lượng giúp tạo ra hệ thống truy xuất nguồn gốc, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và cơ quan quản lý.

3.2 Quy trình làm việc

Quy trình làm việc của người điều hành sản xuất thường được hỗ trợ bởi các hệ thống công nghệ thông tin.

• Giai đoạn chuẩn bị bắt đầu từ việc nhận kế hoạch sản xuất từ hệ thống ERP, kiểm tra tình trạng nguồn lực sẵn có, và lên lịch làm việc theo từng ca. Điều hành viên sử dụng phần mềm MES để phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng tổ sản xuất, đồng thời cập nhật thông tin về tình trạng máy móc và nhân sự.
• Trong quá trình sản xuất, hệ thống MES cung cấp dashboard (bảng điều khiển) theo dõi thời gian thực, hiển thị các chỉ số như tốc độ sản xuất, tỷ lệ sản phẩm đạt chuẩn, mức tiêu thụ nguyên vật liệu và hiệu suất máy móc. Điều hành viên sử dụng những thông tin này để đưa ra các quyết định như: điều chỉnh thông số máy, bổ sung nguyên liệu, hoặc tạm dừng sản xuất để bảo trì thiết bị.
• Giai đoạn kết thúc ca yêu cầu điều hành viên tổng hợp kết quả sản xuất, so sánh với kế hoạch, và chuẩn bị thông tin chuyển giao cho ca tiếp theo. Các báo cáo chi tiết về năng suất, chất lượng, và tình trạng thiết bị được tự động tạo ra từ hệ thống, giúp cấp quản lý có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định chiến lược.

Việc tích hợp giữa MES và ERP nhằm mang lại lợi ích to lớn trong công việc điều hành sản xuất. ERP chịu trách nhiệm hoạch định tổng thể và quản lý tài nguyên, trong khi MES tập trung vào việc thực thi chi tiết trên sàn nhà máy. Dữ liệu từ MES được truyền ngược lại ERP, giúp cập nhật thông tin về tình trạng tồn kho, chi phí sản xuất thực tế, và tiến độ thực hiện đơn hàng.

Xử lý sự cố là một phần không thể thiếu trong quy trình điều hành sản xuất. Điều hành viên cần có khả năng phân tích nhanh tình huống, ưu tiên các giải pháp dựa trên mức độ tác động đến tiến độ và chất lượng. Hệ thống MES hiện đại thường tích hợp các module hỗ trợ ra quyết định, cung cấp các phương án thay thế khi gặp sự cố, và dự báo tác động của từng lựa chọn đến kế hoạch tổng thể.

Cuối cùng, điều hành viên cần duy trì liên lạc thường xuyên với phòng kỹ thuật để giải quyết các vấn đề công nghệ, với phòng mua hàng để đảm bảo cung ứng nguyên liệu, với phòng bảo trì để lên lịch bảo dưỡng thiết bị, và với phòng bán hàng để cập nhật tiến độ thực hiện đơn hàng.

4. Yêu cầu về kỹ năng cần có ở một người điều hành sản xuất

– Kiến thức nghiệp vụ sản xuất: Yêu cầu nhà điều hành phải hiểu rõ quy trình công nghệ, am hiểu các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng của sản phẩm, nắm vững nguyên lý hoạt động của máy móc thiết bị.

– Kỹ năng vận hành hệ thống MES và ERP: Điều hành viên cần thành thạo việc lập kế hoạch sản xuất trên phần mềm, nhập liệu và cập nhật dữ liệu thời gian thực, đọc hiểu các báo cáo dashboard, và sử dụng các công cụ phân tích để tối ưu hóa quy trình. Khả năng xử lý sự cố kỹ thuật cơ bản và hỗ trợ người lao động sử dụng hệ thống cũng rất quan trọng.

– Kỹ năng giao tiếp và phối hợp liên phòng ban: Đặc biệt quan trọng bởi điều hành viên là cầu nối giữa tầng quản lý và công nhân sản xuất, đồng thời phải làm việc với nhiều bộ phận khác như kỹ thuật, mua hàng, kho vận, bán hàng. Họ cần có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, lắng nghe và thấu hiểu quan điểm của các bên, đồng thời đàm phán và thống nhất giải pháp khi có xung đột lợi ích.

– Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề: Điều hành viên cần có khả năng đọc hiểu các chỉ số thống kê, phát hiện xu hướng bất thường, và đưa ra giải thích hợp lý cho các biến động trong sản xuất. Họ cũng phải biết cách sử dụng các công cụ phân tích cơ bản để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đề xuất giải pháp cải tiến.

– Khả năng học hỏi và thích nghi với công nghệ mới: Điều hành viên cần cập nhật liên tục kiến thức về các xu hướng tự động hóa, trí tuệ nhân tạo, Internet vạn vật (IoT), và các phương pháp sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing). Việc tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về quản lý sản xuất, chứng chỉ vận hành hệ thống MES/ERP, và các khóa học về kỹ năng mềm sẽ giúp nâng cao năng lực nghề nghiệp.

– Kỹ năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc: Giúp điều hành viên xử lý tốt khối lượng công việc lớn trong môi trường đa nhiệm. Họ cần biết cách phân biệt giữa công việc khẩn cấp và quan trọng, lập kế hoạch hành động chi tiết, và theo dõi tiến độ thực hiện để đảm bảo mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn.

– Kỹ năng phân bổ nguồn lực: Giúp nhà điều hành sắp xếp hợp lý nhân sự, vật tư và thời gian để đạt hiệu suất cao nhất. Ngoài ra, họ cũng cần có khả năng động viên và dẫn dắt nhóm để thúc đẩy tinh thần làm việc hăng hái của công nhân.

Về yêu cầu kinh nghiệm và trình độ, vị trí điều hành sản xuất tại các doanh nghiệp Việt Nam thường yêu cầu tối thiểu 3-5 năm kinh nghiệm làm việc trong môi trường sản xuất, ưu tiên ứng viên đã từng đảm nhận vai trò tổ trưởng hoặc ca trưởng. Trình độ học vấn tối thiểu là trung cấp chuyên ngành liên quan, tuy nhiên các doanh nghiệp ngày càng ưu tiên ứng viên có bằng cao đẳng hoặc đại học kỹ thuật.

5. Thực tiễn áp dụng và ví dụ thực tế tại doanh nghiệp Việt Nam

Để hiểu rõ vai trò thực tiễn của điều hành sản xuất, chúng ta có thể tham khảo trường hợp của một công ty sản xuất giày da tại tỉnh Đồng Nai. Doanh nghiệp này chuyên sản xuất giày da xuất khẩu với công suất 15.000 đôi mỗi tháng, phục vụ các đơn hàng từ Mỹ, EU và Nhật Bản.

Tình huống thực tế:

Vào tháng 9/2024, công ty nhận đồng thời ba đơn hàng lớn với thời hạn giao hàng dồn dập trong tháng 10. Đơn hàng từ khách hàng Mỹ yêu cầu 8.000 đôi giày công sở nam, đơn hàng từ EU cần 5.000 đôi giày thể thao nữ, và đơn hàng từ Nhật Bản đặt 4.000 đôi giày trẻ em. Tổng khối lượng 17.000 đôi vượt 13% công suất bình thường, đồng thời mỗi loại sản phẩm có yêu cầu kỹ thuật và chất lượng khác nhau.

Ông Nguyễn Văn Minh, Trưởng bộ phận điều hành sản xuất, đã áp dụng quy trình điều hành hệ thống để giải quyết thách thức này. Đầu tiên, ông phân tích chi tiết từng đơn hàng trên hệ thống ERP để xác định yêu cầu nguyên vật liệu, thời gian sản xuất cần thiết cho từng công đoạn, và điểm nghẽn có thể xảy ra. Kết quả phân tích cho thấy công đoạn cắt da và may lót sẽ trở thành điểm nghẽn nếu sản xuất theo phương pháp thông thường.

Giải pháp điều hành được triển khai:

Ông Minh quyết định tái cơ cấu dây chuyền sản xuất bằng cách chia thành ba nhóm chuyên biệt, mỗi nhóm tập trung vào một loại sản phẩm để tối ưu hóa quy trình. Đối với đơn hàng Mỹ có yêu cầu chất lượng da cao nhất, nhóm thợ có kinh nghiệm nhất được phân công. Đơn hàng EU với thiết kế phức tạp được giao cho nhóm có kỹ năng may tinh xảo. Đơn hàng Nhật Bản tuy số lượng ít nhưng yêu cầu an toàn cao được thực hiện bởi nhóm được đào tạo đặc biệt về tiêu chuẩn JIS.

Hệ thống MES được sử dụng để theo dõi tiến độ từng nhóm theo thời gian thực. Dashboard hiển thị số lượng sản phẩm hoàn thành mỗi giờ, tỷ lệ lỗi, và mức độ sử dụng máy móc. Khi phát hiện nhóm sản xuất giày thể thao có tốc độ chậm hơn kế hoạch 12% do máy khâu gặp sự cố, ông Minh khắc phục ngay lập tức bằng cách tăng ca cho nhóm này và tạm thời chuyển một phần công việc sang dây chuyền dự phòng.

Thách thức và cách giải quyết:

Thách thức lớn nhất là việc đảm bảo chất lượng khi tăng cường sản xuất. Tỷ lệ sản phẩm lỗi có xu hướng tăng khi công nhân làm việc trong điều kiện áp lực cao. Để giải quyết, ông Minh áp dụng giải pháp kiểm tra chất lượng từng công đoạn thay vì chỉ kiểm tra sản phẩm cuối. Mỗi tổ sản xuất được giao một máy quét mã vạch để ghi nhận thông tin chất lượng trực tiếp vào hệ thống MES. Khi phát hiện lỗi, hệ thống tự động dừng dây chuyền và cảnh báo cho điều hành viên.

Một thách thức khác là quản lý nguồn nhân lực trong điều kiện tăng ca liên tục. Để duy trì hiệu suất lao động, ông Minh áp dụng chế độ luân phiên nghỉ ngơi, cho mỗi công nhân ít nhất 6 giờ nghỉ ngơi giữa các ca làm việc. Hệ thống MES được cấu hình để theo dõi giờ làm việc của từng người và tự động cảnh báo khi vượt giới hạn cho phép.

Bên cạnh đó, các phòng ban duy trì sự phối hợp trong suốt quá trình sản xuất. Phòng mua hàng được yêu cầu tăng cường thu mua da bò cao cấp từ nhà cung cấp ở Ý để đáp ứng đơn hàng Mỹ. Phòng kỹ thuật hỗ trợ điều chỉnh khuôn cắt để tối ưu hóa tỷ lệ sử dụng da. Phòng kiểm tra chất lượng tăng cường nhân lực và thiết bị để không làm chậm tiến độ. Phòng kho vận sắp xếp khu vực riêng cho từng đơn hàng và chuẩn bị phương án vận chuyển phù hợp với yêu cầu của từng thị trường.

Kết quả đạt được:

Sau 30 ngày triển khai, công ty hoàn thành đúng hạn cả ba đơn hàng với chất lượng đạt yêu cầu. Tỷ lệ sản phẩm lỗi được duy trì ở mức 2,1%, chỉ tăng 0,3% so với tháng bình thường. Hiệu suất sử dụng máy móc đạt 94%, cao hơn 7% so với mục tiêu. Chi phí sản xuất tăng 8% do làm thêm giờ, nhưng vẫn nằm trong ngân sách được phê duyệt. Quan trọng nhất, khách hàng đều hài lòng với chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng, mở ra cơ hội hợp tác dài hạn.

Thông qua ví dụ này, chúng ta có thể thấy vai trò nòng cốt của người điều hành sản xuất trong việc biến thách thức thành cơ hội. Sự kết hợp giữa kinh nghiệm thực tiễn, ứng dụng công nghệ thông tin, và khả năng phối hợp đã giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn và củng cố vị thế trên thị trường quốc tế.

6. Tinh gọn vận hành – Tối ưu sản xuất cùng Base.vn

Base.vn là nền tảng quản trị toàn diện giúp doanh nghiệp sản xuất kết nối thông tin, đồng bộ quy trình, tăng tốc phối hợp từ văn phòng đến nhà máy. Thay vì vận hành bằng giấy tờ rời rạc và các phần mềm đơn lẻ, Base.vn giúp doanh nghiệp số hoá thủ tục, chuẩn hóa quy trình và đảm bảo dây chuyền sản xuất luôn vận hành thông suốt với hiệu suất cao.

1. Số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình cốt lõi:

Từ xử lý đơn hàng, lập lệnh sản xuất, điều phối nguyên vật liệu đến giao hàng, tất cả đều được chuẩn hóa theo quy trình thống nhất trên một nền tảng.

– Các phòng ban phối hợp trơn tru, hạn chế tối đa thời gian chờ.

– Nhà quản lý dễ dàng theo dõi toàn cảnh vận hành, nhanh chóng nhận diện điểm nghẽn để điều chỉnh kịp thời.

– Dữ liệu được giám sát xuyên suốt giúp đảm bảo tiêu chuẩn ISO và tăng tính minh bạch trong mọi khâu.

2. Tinh gọn thủ tục, trình ký nhanh, giảm 80% giấy tờ:

Base.vn sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy:

– Lãnh đạo có thể phê duyệt online ngay cả khi đang ở nhà máy, trên công trường hoặc đi công tác.

– Nhân viên chủ động theo dõi trạng thái trình ký, không còn tình trạng chờ đợi hồ sơ mòn mỏi.

– Giảm đáng kể chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển chứng từ, từ đó hướng tới một văn phòng xanh, gọn nhẹ.

3. Chấm công, tính lương linh hoạt cho môi trường sản xuất:

Base.vn hỗ trợ đầy đủ các mô hình ca kíp và quy tắc tính lương phức tạp trong nhà máy:

– Quản lý chấm công đa dạng: theo ca, theo vị trí máy, theo dây chuyền.

– Tự động hóa tính lương thưởng, giảm thiểu sai sót và áp lực cho bộ phận kế toán, C&B.

– Lưu trữ dữ liệu nhân sự tập trung, giúp HR tối ưu quỹ lương và lập kế hoạch nhân sự đúng đắn hơn.

Câu chuyện thực tế từ EDH:

Công ty Cổ phần Phát triển Kỹ thuật Công nghệ EDH, một doanh nghiệp hoạt động gần 30 năm trong lĩnh vực tủ điện & tự động hóa trạm biến áp, đã ứng dụng Base.vn để tinh gọn vận hành dù chỉ có 165 nhân sự.

Kết quả đạt được khi EDH triển khai các giải pháp chuyển đổi số từ Base.vn:

– Liên kết ERP, vận hành hiệu quả hàng trăm dự án/năm nhờ quy trình thông suốt.

– Trình ký nhanh gọn, giảm tải giấy tờ và thời gian xử lý.

– Quản trị nhân sự và truyền thông nội bộ nhất quán trên một hệ thống duy nhất.

Hãy liên hệ Base.vn ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp tối ưu nhất cho hệ thống vận hành và sản xuất của doanh nghiệp bạn.

7. Kết bài

Trên đây là những thông tin giải đáp cho câu hỏi Điều hành sản xuất là gì mà chúng tôi muốn chia sẻ cho doanh nghiệp. Qua đó, điều hành sản xuất chính là trái tim của mọi doanh nghiệp chế tạo, đòi hỏi sự kết hợp tinh tế giữa kiến thức chuyên môn, kỹ năng quản lý và ứng dụng công nghệ hiện đại để tạo ra giá trị vượt trội theo thời gian.