Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, nguồn nhân lực ngày càng trở nên quan trọng hơn khi mọi công ty đều mong muốn thu được lợi nhuận tốt nhất từ những “nhân tài” mà họ có trong tổ chức của mình. Quản trị nhân sự (HRM) sẽ giúp các nhà lãnh đạo quản lý và tối ưu hóa nguồn nhân lực của mình một cách khôn ngoan và hiệu quả.
Bài viết dưới đây sẽ đi vào phân tích các thành tố thiết yếu cần có của một hệ thống HRM toàn diện, cũng như giúp nhà quản lý xây dựng chiến lược phát triển nhân sự từ A đến Z một cách hiệu quả.
1. HRM là gì? Strategic HRM là gì? Mục tiêu của quản trị nhân sự
1.1. Định nghĩa
HRM là viết tắt của Human Resource Management – Quản trị nhân sự.
HRM là lĩnh vực tập trung vào việc điều phối, quản lý và phân bổ nguồn nhân lực trong công ty nhằm thúc đẩy các mục tiêu của tổ chức. Điều này bao gồm các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, phúc lợi nhân viên, quản lý lương bổng, quản lý hợp đồng lao động, xây dựng chính sách nhân sự và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp.
HRM là đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì, phát triển và tận dụng nguồn lực nhân sự để đạt được mục tiêu kinh doanh và cạnh tranh trên thị trường.
1.2. Mục tiêu của quản trị nhân sự trong doanh nghiệp
Tuyển dụng và duy trì nguồn nhân lực chất lượng
Mục tiêu này nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ và đúng loại nhân lực cần thiết để thực hiện các hoạt động kinh doanh. Bộ phận tuyển dụng tìm kiếm, chọn lọc và thu hút những ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm và tiềm năng phù hợp với yêu cầu công việc, và đảm bảo sự đáp ứng của nguồn nhân lực trong thời gian dài.
Phát triển và quản lý hiệu suất
Các nhà quản trị nhân sự cần thiết lập hệ thống đánh giá hiệu suất và phản hồi định kỳ để đo lường và cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên. Dựa trên kết quả đánh giá hiệu suất, các hoạt động phát triển cá nhân như đào tạo, học tập hoặc chương trình phát triển nghề nghiệp sẽ được đề xuất, nhằm đảm bảo nhân viên đạt được hiệu suất tối đa trong công việc của mình.
Xây dựng môi trường làm việc tích cực
Một doanh nghiệp sẽ “đi lên” khi nhân viên làm việc hết khả năng của mình và họ cảm thấy được coi trọng như những thành viên quan trọng trong sứ mệnh của công ty. Do vậy, một khía cạnh quan trọng của quản trị nhân sự là phát triển và nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp.
Đặc biệt, trong một công ty lớn, các phòng ban riêng lẻ cần cảm thấy rằng công việc của họ đóng góp vào lợi ích chung. Quản trị nhân sự đảm bảo rằng nhân viên có điều kiện làm việc tốt, được đánh giá công bằng và được công nhận về thành tựu của mình. Họ cũng quan tâm đến phúc lợi và chất lượng cuộc sống của nhân viên, tạo điều kiện để họ phát triển và thăng tiến trong sự nghiệp.
Thúc đẩy chương trình đào tạo
Giữ chân lực lượng lao động có tay nghề cao là trọng tâm chính trong HRM vì nhân viên là nguồn lực quý giá nhất của doanh nghiệp. Những người lao động được trả lương xứng đáng và cảm thấy rằng họ có thể phát triển nghề nghiệp là những người hài lòng nhất. Việc tăng số lượng các chương trình đào tạo và phát triển trong công ty sẽ tạo ra một đội ngũ nhân viên có tay nghề cao và làm việc hiệu quả hơn.
1.3. Chiến lược nhân sự (Strategic HRM) là gì?
Chiến lược nhân sự (Strategic HRM) là một phương pháp quản lý nhân sự mà nhìn nhận nhân sự không chỉ là nguồn lực lao động mà còn là một nguồn lực chiến lược để đạt được mục tiêu kinh doanh và cạnh tranh trên thị trường. Chiến lược nhân sự tích hợp các mục tiêu nhân sự với các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Chiến lược nhân sự không thuần chỉ là công cụ quản lý, mục tiêu của Strategic HRM là tạo ra một môi trường nhân sự linh hoạt, động viên và phát triển để tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp.
2. Một hệ thống HRM toàn diện bao gồm những gì?
Một hệ thống quản trị nhân sự HRM toàn diện bao gồm 5 yếu tố sau: Thiết kế tổ chức, Nguồn nhân lực, Học tập và Phát triển, Quản lý khen thưởng, Quản lý Quan hệ nhân viên.
2.1. Thiết kế tổ chức (Organization)
Sở dĩ vì môi trường kinh doanh luôn chuyển động, đòi hỏi vận hành doanh nghiệp cũng thay đổi liên tục. Vì vậy cần tối ưu hóa mô hình tổ chức doanh nghiệp, để thích ứng nhanh chóng với các tình huống và thách thức mới.
Cách thức tổ chức doanh nghiệp thường biểu hiện ở các khía cạnh:
- Thiết kế tổ chức (Organization Design): Quyết định về cách tổ chức nên hoạt động, bao gồm cả cấu trúc và chức năng. Mục tiêu của quá trình này bao gồm việc xác định mục đích tổng thể của tổ chức, xác định cách phân bổ công việc để đạt được mục tiêu đó, và xác định vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân.
- Phát triển tổ chức (Organizational Development): Thực hiện các bước có hệ thống nhằm nâng cao năng lực của tổ chức, tập trung vào cách mọi việc diễn ra trong tổ chức để hoàn thành công việc.
- Thiết kế công việc (Job Design): Xác định rõ nội dung, phương pháp và các mối quan hệ của công việc để đáp ứng yêu cầu công việc về năng suất, hiệu quả và chất lượng, đồng thời đáp ứng nhu cầu cá nhân của người tuyển dụng và tăng cường mức độ gắn kết của nhân viên với tổ chức.
- Quản trị kiến thức (Knowledge Management): Gồm các hoạt động như thu thập, tổ chức, lưu trữ, chia sẻ và áp dụng kiến thức trong tổ chức. Các công cụ và phương pháp KM có thể bao gồm cơ sở dữ liệu kiến thức, hệ thống quản lý tài liệu, mạng xã hội nội bộ, và các quy trình và hệ thống thông tin phân loại.
2.2. Quản lý nguồn nhân lực (People resourcing)
Quản lý nguồn nhân lực là quá trình thu hút, giữ chân, phát triển và sử dụng hiệu quả những người mà tổ chức cần. Quá trình này được thể hiện qua 1 số hoạt động nổi bật:
- Lập kế hoạch nhân lực (Workforce Planning): Là quá trình quan trọng giúp các tổ chức xác định số lượng và loại người lao động cần thiết để đáp ứng yêu cầu kinh doanh hiện tại và trong tương lai, bằng cách xây dựng kịch bản nhân lực và dự báo nhu cầu.
- Tuyển dụng (Recruitment and Selection): Nếu tuyển dụng là quá trình quan trọng trong việc tìm kiếm và thu hút những ứng viên phù hợp cho các vị trí công việc trong tổ chức thì tuyển chọn là giai đoạn tiếp theo của quá trình này, đánh giá và quyết định những ứng viên nào sẽ được chọn để bổ nhiệm vào các vị trí công việc.
- Quản lý nhân tài (Talent Management): Quá trình này bắt đầu từ việc xác định chiến lược kinh doanh và ý nghĩa của nó đối với những nhân tài mà tổ chức cần. Mục tiêu cuối cùng của quản lý tài năng là tạo ra và duy trì một đội ngũ tài năng.
- Phúc lợi nhân viên (Employee Well-being): Đề cập đến tình trạng tổng thể của sức khỏe, hạnh phúc và cảm giác hài lòng của nhân viên trong môi trường làm việc.
2.3. Đào tạo và phát triển (Learning & development)
Đào tạo và phát triển (L&D) trong tổ chức là quá trình đảm bảo rằng lực lượng lao động có đủ kiến thức, kỹ năng và cam kết mà tổ chức cần, bao gồm:
- Học tập trong tổ chức: Quá trình này nhằm phát triển kiến thức, hiểu biết, kỹ năng, và thực tiễn trong tổ chức để nâng cao hiệu suất làm việc.
- Học tập cá nhân và nhóm: Đảm bảo rằng cá nhân và nhóm có đủ kiến thức và kỹ năng để thực hiện vai trò của họ một cách hiệu quả và phát triển tiềm năng của mình.
- Phát triển quản lý: Nâng cao hiệu suất của các nhà quản lý trong vai trò hiện tại và chuẩn bị cho vai trò lớn hơn trong tương lai.
- Lập kế hoạch và cung cấp chương trình L&D: Thiết kế và triển khai các chương trình học tập và sự kiện học tập để đáp ứng nhu cầu học tập đã được xác định.
- Đánh giá quá trình học tập và phát triển: Đánh giá hiệu suất của các hoạt động học tập và phát triển để tạo ra cải tiến và thay đổi cần thiết.
Đọc thêm: L&D là gì? Bí quyết “trồng người” thành công trong doanh nghiệp
2.4. Quản lý hiệu suất (Performance management)
Quản lý hiệu suất là một chu trình có hệ thống nhằm cải thiện hiệu suất của tổ chức bằng cách phát triển hiệu suất của các cá nhân và nhóm.
Chu trình quản lý hiệu suất bao gồm 4 bước khép kín, lặp đi lặp lại: Lập kế hoạch – Hành động – Giám sát – Đánh giá.
- Lập kế hoạch (Plan): Thống nhất các mục tiêu và yêu cầu về năng lực nhân sự; xác định các hành vi cần thiết; chuẩn bị kế hoạch phát triển cá nhân để nâng cao kiến thức, kỹ năng, năng lực và củng cố các hành vi mong muốn.
- Hành động (Act): Thực hiện các công việc cần thiết để đạt được mục tiêu bằng cách tham khảo các kế hoạch và đáp ứng các yêu cầu mới.
- Giám sát (Monitor): Kiểm tra tiến độ đạt được mục tiêu và đáp ứng các yêu cầu mới; coi quản lý hiệu suất như một quá trình liên tục diễn ra hằng ngày, chứ không phải là một sự kiện được tổ chức định kỳ.
- Đánh giá (Review): Tổ chức một cuộc họp để kiểm tra tiến độ và kết quả đạt được của chu trình, đồng thời xác định đâu là hành động cần thiết để hoàn thành chu trình và tiếp tục chuyển sang giai đoạn lập kế hoạch.
2.5. Quản lý khen thưởng (Reward management)
Quản lý khen thưởng liên quan đến việc xác định và thực hiện các chiến lược, chính sách và quy trình cần thiết để công nhận và động viên sự đóng góp của nhân viên trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức, phòng ban và nhóm. Điều này bao gồm việc thiết kế, triển khai và duy trì hệ thống khen thưởng, nhằm đáp ứng nhu cầu của tổ chức và các bên liên quan, và thúc đẩy công bằng, bình đẳng và nhất quán.
Hệ thống quản lý khen thưởng thường bao gồm các thành phần sau:
- Đánh giá giá trị công việc: Thông qua các phương tiện như đánh giá công việc và định giá thị trường.
- Quản lý lương cơ bản: Bao gồm việc thiết kế và quản lý các cấp bậc và cơ cấu trả lương.
- Quản lý hiệu suất: Bao gồm quy trình để đánh giá hiệu suất và xác định các cơ hội khen thưởng dựa trên hiệu suất cá nhân hoặc tập thể.
- Kế hoạch khen thưởng và công nhận: Xác định và thực hiện các biện pháp khen thưởng và công nhận dựa trên hiệu suất hoặc đóng góp của cá nhân, nhóm hoặc tổ chức.
- Cung cấp phúc lợi cho nhân viên: Bao gồm các phúc lợi không chỉ về mặt tài chính mà còn về mặt phi tài chính như sự công nhận, cơ hội học tập và phát triển, cũng như việc nâng cao trách nhiệm và vai trò công việc của nhân viên.
2.6. Quản lý Quan hệ nhân viên (Employee relations)
Thuật ngữ “quan hệ nhân viên” cũng bao gồm “quan hệ lao động”, mô tả mối quan hệ giữa ban quản lý và công đoàn liên quan đến thỏa ước tập thể, thương lượng tập thể, giải quyết tranh chấp và các vấn đề liên quan đến môi trường làm việc và quan hệ lao động.
Quan hệ nhân viên là tập hợp các phương pháp và cách tiếp cận mà nhà tuyển dụng áp dụng để đối xử với nhân viên, cả ở cấp độ cá nhân và tập thể thông qua tổ chức lao động của họ. Tuy nhiên, nó cũng liên quan đến việc thỏa thuận về điều khoản và điều kiện làm việc (cá nhân hoặc tập thể), giải quyết các vấn đề phát sinh từ công việc, cung cấp kênh giao tiếp và tiếng nói cho nhân viên.
3. Các bước để xây dựng một chiến lược nhân sự thành công
Bước 1: Đồng bộ với chiến lược kinh doanh
Trước khi xác định rõ các mục tiêu cho chiến lược nhân sự của mình, bạn nên hiểu doanh nghiệp đang cố gắng làm gì. Bởi lẽ mọi quyết định bộ phận nhân sự đưa ra đều ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức.
Quá trình này có thể bắt đầu bằng việc phân tích mô hình ma trận SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức) để làm rõ các mục tiêu kinh doanh và xác định các yếu tố bên trong và bên ngoài thuận lợi và bất lợi để đạt được mục tiêu đó.
Các câu hỏi cần thiết:
- Chiến lược nhân sự có thể tận dụng sức mạnh của tổ chức không?
- Làm thế nào để chiến lược nhân sự có thể bù đắp hoặc khắc phục điểm yếu?
- Làm thế nào để chiến lược nhân sự giúp doanh nghiệp tận dụng các cơ hội và giảm thiểu rủi ro từ thách thức?
Bằng cách trả lời những câu hỏi này, chiến lược nhân sự sẽ gắn chặt hơn với “đường đi nước bước” của doanh nghiệp, và biết được đâu là hạng mục cần ưu tiên giải quyết trong chiến lược của mình.
Bước 2: Xem xét lợi ích của các bên liên quan
Trong môi trường kinh doanh, các bên liên quan có thể bao gồm cổ đông, khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, nhân viên, cùng với các nhóm khác. Trong khi kế hoạch kinh doanh thường tập trung vào lợi ích của cổ đông và người tiêu dùng, việc lập ra chiến lược nhân sự cần phải xem xét cẩn thận lợi ích của nhân viên.
Để ghi nhận, lắng nghe mọi đóng góp của tất cả các bộ phận, phía Nhân sự cần tạo cơ hội cho nhân viên thảo luận và đưa ra ý kiến về các vấn đề liên quan đến môi trường làm việc, các chính sách và quy trình. Sự tham gia của họ không chỉ giúp cải thiện quyết định mà còn tạo ra sự cam kết và sự đồng thuận.
Mặc dù mục tiêu cuối cùng có thể là hỗ trợ cho doanh nghiệp, nhưng để đáp ứng được lợi ích của mọi bên liên quan, chiến lược nhân sự cần phải khiến nhân viên cảm thấy được tôn trọng và ủng hộ.
Bước 3: Phân tích khoảng “gap” giữa mục tiêu và thực tế
Để hiện thực hóa mục tiêu kinh doanh của công ty, bạn cần biết liệu nguồn nhân lực đã đảm bảo đáp ứng cả về chất lượng lẫn số lượng hay chưa? Nếu chưa, “khoảng trống” nằm ở đâu? Tìm ra lời giải cho bài toán này là một phần của chiến lược nhân sự.
Phân tích khoảng ”gap” nhân sự đề cập đến việc đánh giá kỹ năng, năng lực và khả năng của nhân viên, sau đó so sánh với những gì cần để thực hiện chiến lược kinh doanh.
Ví dụ, giả sử một trong các mục tiêu kinh doanh là tối ưu hóa chi phí bằng cách triển khai trí tuệ nhân tạo (AI) sâu hơn trong tổ chức. Vậy một trong những mục tiêu của bộ phận Nhân sự có thể là phát triển chương trình đào tạo nhân viên về các công nghệ AI để nâng cao hiệu quả và hiểu biết về chúng.
Bước 4: Thiết lập mục tiêu vốn nhân lực
Vốn nhân lực (Human capital) là tổng thể kiến thức, kĩ năng và trình độ chuyên môn mà người lao động tích lũy được.
Sau khi thấu hiểu kế hoạch kinh doanh và xác định được những khoảng “gap” kỹ năng của nhân sự, doanh nghiệp cần đặt ra các mục tiêu về vốn nhân lực cụ thể.
Đây là lúc các nhà lãnh đạo nhân sự nên tập trung vào việc tạo ra các mục tiêu có thể đo lường được, phù hợp với thời gian và có thể đạt được. Ví dụ: nếu tổ chức đang tìm cách tăng cường sự gắn kết của nhân viên, mục tiêu nên là tăng chỉ số eNPS (Employee Net Promoter Scores) theo một tỷ lệ phần trăm nhất định trong một khoảng thời gian xác định.
Bước 5: Xây dựng lộ trình và kế hoạch hành động
Tiếp theo, doanh nghiệp cần có lộ trình chiến lược nhân sự và kế hoạch hành động để đảm bảo rằng chiến lược được thực hiện một cách hiệu quả. Điều này bao gồm việc xác định các bước cụ thể, mục tiêu, và thời hạn rõ ràng để đạt được các mục tiêu nhân sự.
Lộ trình chiến lược nhân sự giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và truyền đạt những mục tiêu và ưu tiên cụ thể đến các thành viên trong đội ngũ. Việc sử dụng các công cụ và phần mềm chuyên biệt giúp bạn dễ dàng biến lộ trình này thành các mục tiêu rõ ràng và cụ thể, mỗi thành viên có thể theo dõi và cập nhật tiến độ theo thời gian thực.
Đọc thêm: Top 10+ phần mềm nhân sự HRM hàng đầu: Review tính năng, chi phí và ưu nhược điểm
Bước 6: Đánh giá và khắc phục nếu cần
Sau khi thực hiện kế hoạch, điều quan trọng là phải đánh giá mọi thứ đang diễn ra như thế nào.
Dựa trên đánh giá này, bạn có thể cần phải điều chỉnh kế hoạch của mình. Ví dụ: nếu vẫn chưa đạt được số lượng nhân sự mong muốn, bạn có thể cần phải thay đổi chiến lược tuyển dụng. Hoặc nếu nhận thấy các chương trình đào tạo của mình không hiệu quả, bạn cũng có thể cần phải thay đổi những chương trình đó.
Điều quan trọng cần lưu ý là chiến lược nhân sự không phải là kế hoạch một lần. Khi doanh nghiệp phát triển và thay đổi, chiến lược này cũng sẽ thay đổi theo. Vì vậy, chiến lược nhân sự cần phải thực hiện đánh giá và khắc phục một cách thường xuyên, để đảm bảo rằng nó vẫn phù hợp và hiệu quả.
4. Về bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+
Base HRM+ là Bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện được phát triển bởi Base.vn. Kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết về HRM và kinh nghiệm “thực chiến”, bộ giải pháp này tập trung giải quyết 4 bài toán cốt lõi trong quản trị nhân sự mà mọi doanh nghiệp đều gặp phải.
Đầu tiên, về thiết kế tổ chức, Base HRM+ giúp chuẩn hóa và mô tả chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu vị trí, tạo nền móng cho quyết định tuyển dụng.
Thứ hai, quy trình và thủ tục quản lý nghỉ phép, chấm công và tính lương được tự động hóa hoàn toàn, giúp tiết kiệm thời gian, giảm lỗi phát sinh và đảm bảo tính chính xác trong thực tiễn.
Thứ ba, quá trình quản trị mục tiêu (theo KPI/OKR) và đánh giá hiệu suất diễn ra liên tục và khoa học, giúp lãnh đạo điều chỉnh và phản hồi kịp thời, còn nhân viên biết cách để tiến bộ.
Cuối cùng, quản lý đào tạo và phát triển nhân sự cũng được chú trọng, bằng việc tạo ra một môi trường học tập trong doanh nghiệp theo mô hình 4Cs: Course, Check, Certification và Community.
Việc triển khai các giải pháp Base HRM+ không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản trị nhân sự mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực và phát triển, đồng thời đóng góp vào sự thành công và tăng trưởng của tổ chức.
5. Tạm kết
Quản trị nhân sự là một quá trình không hề đơn giản, có thể tốn thời gian nhưng lợi ích mang lại chắc chắn sẽ lớn hơn chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra. Một chiến lược HRM tốt không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đặt ra, mà còn giúp giữ chân nhân tài và thúc đẩy họ đạt được kết quả làm việc tốt nhất.
Chúc các doanh nghiệp luôn tự tin và sáng suốt trong quản trị nhân sự của mình!
