Idle Time (thời gian vô ích trong quy trình sản xuất và kinh doanh) là một trong những “kẻ thù thầm lặng” gây lãng phí tài nguyên mà nhiều doanh nghiệp chưa thực sự quan tâm đúng mức. Bài viết này của Base.vn sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ Idle Time là gì, các nguyên nhân gây ra hiện tượng này, tác động đến doanh nghiệp và quan trọng nhất là những giải pháp thực tế để giảm thiểu lãng phí thời gian trong hoạt động sản xuất.
1. Idle time là gì?
1.1 Định nghĩa Idle time
Idle Time là thời gian nhàn rỗi không tạo ra giá trị. Đây là khoảng thời gian mà máy móc, thiết bị hoặc nhân viên vẫn có mặt và sẵn sàng làm việc, nhưng thực tế lại không tạo ra sản phẩm hay dịch vụ nào có giá trị cho khách hàng.
Trong tiếng Anh, Idle time còn được gọi là unproductive time (thời gian không hiệu quả) hoặc non-value-added time (thời gian không tạo giá trị gia tăng). Những khoảng thời gian này không trực tiếp mang lại kết quả đầu ra, nhưng doanh nghiệp vẫn phải trả chi phí cho nhân công, máy móc và cơ sở vật chất.
Ví dụ về 2 trường hợp sinh ra Idle time trong thực tế:
– Tại một nhà máy dệt may, máy dệt phải dừng 30 phút để chờ nguyên liệu sợi được chuyển từ kho đến vị trí sản xuất.
– Trong ngành dịch vụ, nhân viên call center phải ngồi chờ cuộc gọi từ khách hàng suốt 15 phút mà không có công việc nào khác để xử lý.
1.2 Phân biệt Idle time với các khái niệm liên quan
Để tránh nhầm lẫn, chúng ta cần phân biệt Idle time với một số thuật ngữ thường gặp trong quản trị sản xuất sau đây:
– Idle time và Downtime: Downtime là thời gian máy móc ngừng hoạt động có kế hoạch hoặc do bảo trì, sửa chữa định kỳ. Đây là khoảng thời gian cần thiết để đảm bảo máy vận hành ổn định lâu dài. Trong khi đó, Idle time là thời gian chờ đợi không được lên kế hoạch trước và không mang lại giá trị, nên được xem là lãng phí cần giảm thiểu.
– Idle time và thời gian nghỉ: Thời gian nghỉ giải lao, nghỉ phép theo quy định lao động là cần thiết cho sức khỏe người lao động và đã được tính trong chi phí nhân sự. Idle time không phải là thời gian nghỉ hợp lý, mà là thời gian “chết” phát sinh do quy trình, kế hoạch hoặc phối hợp kém.
– Idle time và Lead time / Cycle time: Lead time là tổng thời gian từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành một sản phẩm hoặc dịch vụ. Cycle time là thời gian thực tế để hoàn thành một đơn vị công việc. Idle time không tạo ra giá trị nhưng lại làm Lead time kéo dài hơn, khiến khách hàng phải chờ lâu hơn mà doanh nghiệp không thu thêm giá trị nào.
– Idle time và Takt time: Takt time là nhịp độ sản xuất cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Khi Idle time tăng cao, doanh nghiệp sẽ khó duy trì được Takt time ổn định, dẫn đến chậm tiến độ hoặc phải tăng ca để bù lại.
1.3 Idle time xuất hiện ở những loại hình doanh nghiệp nào?
Idle time tồn tại ở hầu hết các loại hình doanh nghiệp, nhưng thường thấy nhiều nhất trong các lĩnh vực:
– Doanh nghiệp sản xuất chế tạo: Máy móc hoặc công nhân phải chờ nguyên vật liệu, chờ kiểm tra chất lượng, chờ chuyển đổi mã sản phẩm hoặc chờ sửa chữa đột xuất. Các ngành như dệt may, chế biến gỗ, sản xuất nhựa, lắp ráp điện tử thường gặp Idle time với tần suất cao.
– Kho vận và logistics: Hàng hóa chờ xếp dỡ, xe nâng không có việc, nhân viên kho chờ lệnh xuất – nhập hàng hoặc chờ phương tiện vận chuyển đến lấy hàng.
– Ngành xây dựng: Máy móc công trình chờ vật liệu, thợ xây chờ bản vẽ kỹ thuật, chờ chỉ đạo từ giám sát hoặc chờ điều kiện thời tiết phù hợp để thi công.
– Doanh nghiệp dịch vụ: Nhân viên call center chờ cuộc gọi, nhân viên khách sạn chờ khách check-in hoặc check-out, nhân viên nhà hàng chờ order trong giờ thấp điểm.
Từ góc nhìn kế toán chi phí và quản trị doanh nghiệp, Idle time tác động trực tiếp đến chi phí cố định và hiệu suất khai thác tài sản. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, doanh nghiệp nào kiểm soát và giảm được Idle time tốt hơn sẽ có lợi thế rõ rệt về chi phí, năng suất và khả năng làm hài lòng khách hàng.
Đọc thêm: Điều hành sản xuất là gì? Vai trò trong doanh nghiệp sản xuất
2. Các loại Idle time trong quản trị sản xuất
2.1 Idle time bình thường (Normal idle time)
Normal idle time là những khoảng thời gian nhàn rỗi gần như không thể tránh khỏi do giới hạn về công nghệ, yêu cầu kỹ thuật hoặc đặc thù của quy trình sản xuất. Đây là loại Idle time được chấp nhận và xem như một phần tất yếu trong chi phí sản xuất.
Điểm quan trọng của Normal idle time là nó không xuất phát từ lỗi vận hành hay quản lý kém. Ngược lại, đây là những khoảng thời gian cần thiết để hệ thống vận hành an toàn và ổn định. Do đó, thời gian này thường được tính sẵn trong định mức chi phí và chỉ dao động trong một phạm vi cho phép.
Một số ví dụ có thể kể đến như:
– Thời gian khởi động máy trước khi vào ca sản xuất (ví dụ máy dệt cần khoảng 10–15 phút để đạt nhiệt độ và tốc độ ổn định).
– Thời gian bàn giao giữa các ca làm việc, thường từ 5–10 phút để trao đổi tình trạng máy móc và công việc đang dang dở.
– Thời gian kiểm tra an toàn thiết bị theo quy định, như kiểm tra áp suất, nhiệt độ hoặc độ rung.
– Thời gian chờ sản phẩm nguội hoặc ổn định theo yêu cầu công nghệ.
Chẳng hạn, tại một nhà máy sản xuất nhựa, khuôn đúc cần được làm nóng trong khoảng 20 phút trước mỗi ca làm việc. Đây là Normal idle time vì không thể bỏ qua bước này nếu muốn đảm bảo chất lượng sản phẩm.
2.2 Idle time bất thường (Abnormal idle time)
Abnormal idle time là những khoảng thời gian nhàn rỗi phát sinh do sự cố, lỗi vận hành hoặc do công tác quản lý chưa hiệu quả. Loại Idle time này hoàn toàn có thể tránh được hoặc ít nhất là giảm được đáng kể nếu doanh nghiệp có biện pháp cải tiến phù hợp.
Đặc trưng của Abnormal idle time là nó có thể được kiểm soát thông qua việc cải thiện quy trình, nâng cao năng lực lập kế hoạch, tăng cường phối hợp giữa các bộ phận hoặc đầu tư công nghệ cần thiết. Về mặt kế toán, chi phí phát sinh từ Abnormal idle time không được tính vào chi phí sản xuất tiêu chuẩn mà thường được hạch toán như chi phí bất thường để phục vụ việc phân tích và cải tiến.
Một số nguyên nhân chính gây ra Abnormal idle time gồm: nguyên vật liệu đến trễ do kế hoạch thu mua hoặc cung ứng kém, máy móc hỏng đột xuất, nhân viên phải chờ phê duyệt giấy tờ vì quy trình hành chính rườm rà, thiếu phối hợp giữa các phòng ban.
Ví dụ, tại một xưởng may, bộ phận kế hoạch sản xuất không phối hợp chặt chẽ với bộ phận thu mua, khiến nguyên liệu vải bị giao trễ 2 ngày. Kết quả là 50 máy may phải dừng hoạt động, sinh ra khoảng 800 giờ Idle time của máy móc và 100 giờ Idle time của nhân công. Đây là tổn thất giá trị có thể tránh được nếu có hệ thống quản trị thông tin tốt hơn.
2.3 Idle time theo đối tượng: máy móc và con người
Phân loại Idle time theo đối tượng giúp doanh nghiệp nhìn rõ hơn nguồn gốc của lãng phí và từ đó lựa chọn giải pháp cải thiện tối ưu.
– Idle time của máy móc: Thường thể hiện ở tình huống thiết bị đứng yên, chạy không tải hoặc chỉ hoạt động dưới công suất thiết kế. Nguyên nhân có thể đến từ việc thiếu nguyên liệu đầu vào, chờ người vận hành, bảo trì đột xuất hoặc thời gian chuyển đổi giữa các loại sản phẩm.
– Idle time của nhân sự: Xảy ra khi người lao động có mặt tại vị trí làm việc nhưng không thực hiện các công việc tạo ra giá trị. Điều này có thể do họ phải chờ chỉ đạo từ cấp trên, chờ thông tin từ bộ phận khác, chờ máy móc sẵn sàng hoặc chờ nguyên vật liệu được cung cấp.
| Đối tượng | Biểu hiện | Nguyên nhân chính | Cách đo lường |
| Máy móc | Đứng yên, chạy không tải | Thiếu nguyên liệu, bảo trì | Giờ hoạt động thực tế/Giờ khả dụng |
| Nhân sự | Có mặt nhưng không có việc để làm | Chờ lệnh, chờ thông tin | Giờ làm việc hiệu quả/Tổng số giờ làm việc |
Trong dây chuyền sản xuất, Idle time của máy móc và con người thường có mối liên hệ mật thiết và tạo ra hiệu ứng dây chuyền. Khi một công đoạn bị gián đoạn, các công đoạn phía sau cũng bị ảnh hưởng theo. Ví dụ, nếu máy cắt vải phải dừng do thiếu nguyên liệu, thì 10 máy may ở công đoạn tiếp theo sẽ không có việc để làm, kéo theo 10 thợ may cùng rơi vào trạng thái Idle time.
3. Các nhóm nguyên nhân gây Idle time và ví dụ thực tế
3.1 Nhóm nguyên nhân từ quy trình và cách tổ chức
Kế hoạch sản xuất thiếu chính xác và thiếu sự phối hợp đồng bộ là nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến Idle time. Khi lịch sản xuất không được liên kết chặt chẽ với kế hoạch bảo trì máy móc, kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu và bố trí nhân sự, các điểm nghẽn sẽ liên tục xuất hiện trong quá trình vận hành.
Bên cạnh đó, quy trình phê duyệt rườm rà và phân quyền chưa rõ ràng cũng tạo ra những “nút thắt” trong luồng thông tin. Nhiều quyết định vận hành thường ngày vẫn phải chờ cấp quản lý cao hơn phê duyệt, khiến máy móc và nhân viên dù đã sẵn sàng nhưng vẫn phải đứng chờ, làm phát sinh Idle time.
Cách bố trí mặt bằng sản xuất chưa hợp lý cũng là một nguyên nhân cần kể đến. Khi luồng di chuyển của nguyên vật liệu và bán thành phẩm không thuận chiều, khoảng cách giữa các công đoạn quá xa hoặc giao cắt phức tạp, thời gian vận chuyển nội bộ sẽ tăng lên và dễ xảy ra tắc nghẽn, kéo theo thời gian chờ không cần thiết.
Ví dụ, tại một nhà máy chế biến gỗ: Do chưa có hệ thống quản trị thông tin tích hợp, mỗi khi cần điều chỉnh đơn hàng theo yêu cầu từ bộ phận kinh doanh, bộ phận sản xuất phải xin phê duyệt qua 3 cấp quản lý gồm trưởng ca, trưởng phòng và giám đốc nhà máy. Thời gian chờ trung bình cho mỗi lần phê duyệt lên tới 4 giờ, trong khi 20 máy cắt gỗ phải tạm dừng hoạt động hoàn toàn trong thời gian đó.
3.2 Nhóm nguyên nhân từ cung ứng và nguồn vật tư
Sự thiếu hụt hoặc gián đoạn trong chuỗi cung ứng nguyên vật liệu và phụ tùng là một trong những nguyên nhân gây Idle time thường xuyên nhất. Khi nhà cung cấp giao hàng trễ, giao không đủ số lượng hoặc chất lượng nguyên liệu không đạt yêu cầu, doanh nghiệp có thể phải cho dừng toàn bộ dây chuyền sản xuất để chờ xử lý.
Hoạt động vận chuyển nội bộ chưa được tối ưu cũng góp phần làm tăng thời gian nhàn rỗi. Việc chờ xe nâng hoặc chờ băng chuyền trống giữa các công đoạn khiến nguyên vật liệu không đến kịp vị trí sản xuất, dù máy móc và con người đã sẵn sàng làm việc.
Ngoài ra, các vấn đề về chất lượng vật tư đầu vào cũng tạo ra Idle time đáng kể. Khi nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn, doanh nghiệp phải kiểm tra lại, xử lý bổ sung hoặc đổi trả cho nhà cung cấp, làm gián đoạn kế hoạch sản xuất đã được thiết lập trước đó.
Chẳng hạn, tại một nhà máy sản xuất nhựa: Lô hạt nhựa được giao có độ ẩm vượt quá tiêu chuẩn kỹ thuật cho phép. Do đó, 8 máy ép phun nhựa buộc phải dừng hoạt động trong 6 giờ để chờ sấy khô nguyên liệu. Sự cố này gây ra tổn thất tổng cộng 48 giờ máy, đồng thời làm chậm tiến độ giao hàng của 3 đơn hàng xuất khẩu.
3.3 Nhóm nguyên nhân từ máy móc và công nghệ
Các sự cố hỏng hóc bất ngờ của máy móc thường bắt nguồn từ việc bảo trì không đúng kế hoạch hoặc không tuân thủ quy trình bảo dưỡng định kỳ. Khi thiết bị gặp trục trặc mà doanh nghiệp lại không có sẵn phụ tùng thay thế hoặc không có đủ kỹ thuật viên bảo trì, thời gian sửa chữa sẽ bị kéo dài, khiến máy phải dừng hoạt động ngoài dự kiến và phát sinh Idle time.
Một nguyên nhân khác đến từ thời gian thiết lập lại máy móc (setup time) và thời gian chuyển đổi sản phẩm (changeover time) quá dài. Điều này thường xảy ra khi quy trình chưa được chuẩn hóa hoặc nhân viên vận hành chưa quen thao tác, phải làm đi làm lại nhiều lần mới hoàn tất.
Ngoài ra, việc thiếu các công nghệ giám sát theo thời gian thực cũng khiến doanh nghiệp khó phát hiện sớm những dấu hiệu bất thường của thiết bị. Những sự cố nhỏ nếu không được nhận diện kịp thời thì có thể âm thầm kéo dài và đến khi được phát hiện thì đã gây ra tắc nghẽn lớn trong sản xuất.
Ví dụ, tại một xưởng lắp ráp linh kiện điện tử: Do chưa triển khai hệ thống MES (hệ thống điều hành và giám sát sản xuất), một trục vít trong máy gắn linh kiện bị lỏng, làm tỷ lệ lỗi sản phẩm tăng cao. Sự cố được phát hiện khá muộn, sau hơn 3 giờ kể từ thời điểm phát sinh. Hậu quả là doanh nghiệp phải dừng máy thêm 2 giờ để sửa chữa và kiểm tra lại 500 sản phẩm đã gia công trước đó.
3.4 Nhóm nguyên nhân từ nhân sự và quản lý
Tình trạng thiếu nhân lực hoặc bố trí ca làm việc chưa hợp lý cũng dễ dẫn đến Idle time. Khi không có đủ người vận hành máy, hoặc bàn giao ca không đúng thời điểm, máy móc dù sẵn sàng nhưng vẫn phải nằm chờ, gây lãng phí thời gian và công suất.
Kỹ năng của nhân viên chưa đáp ứng yêu cầu công việc cũng là một nguyên nhân đáng lưu ý. Nhân viên thao tác chậm, chưa thuần thục hoặc thiếu kinh nghiệm sẽ kéo dài thời gian xử lý công việc, đồng thời làm tăng nguy cơ sai sót, dẫn đến phải làm lại và phát sinh thêm thời gian vô ích.
Bên cạnh đó, sự phối hợp chưa hiệu quả giữa các bộ phận như sản xuất, kiểm tra chất lượng, kho vận và bảo trì dễ tạo ra những “hố đen thông tin”. Khi thông tin không được truyền đạt kịp thời hoặc đầy đủ, quy trình sẽ bị gián đoạn và các khâu phía sau buộc phải chờ đợi.
Chẳng hạn, tại một xưởng may: Do công nhân chưa thành thạo vận hành máy chuyên dụng, thời gian setup khi chuyển đổi sản phẩm từ áo thun sang áo sơ mi mất tới 45 phút, trong khi tiêu chuẩn chỉ là 15 phút. Trong một ca làm việc 8 giờ với 3 lần chuyển đổi sản phẩm, tổng Idle time phát sinh thêm là 90 phút, tương đương gần 19% thời gian làm việc của cả ca.
4. Tác động và chi phí Idle time đối với doanh nghiệp
4.1 Idle time và các khoản chi phí phát sinh
Idle time có thể gây ra tổn thất tài chính trực tiếp lẫn gián tiếp cho doanh nghiệp. Trong suốt thời gian nhàn rỗi, các khoản chi phí cố định vẫn phát sinh đầy đủ dù không tạo ra sản phẩm hay doanh thu. Máy móc vẫn bị khấu hao, nhân viên vẫn được trả lương, chi phí điện nước, mặt bằng và quản lý vẫn được ghi nhận, trong khi năng suất thực tế gần như bằng không.
Bên cạnh đó là chi phí cơ hội, tức phần giá trị mà doanh nghiệp đáng lẽ có thể tạo ra nhưng bị mất đi do năng lực sản xuất bị “đóng băng”. Khi máy móc và con người đứng chờ, doanh nghiệp không thể sản xuất thêm hàng hóa, không kịp đáp ứng đơn hàng, hoặc bỏ lỡ cơ hội bán hàng trong thời điểm nhu cầu cao.
Xét dưới góc độ kế toán chi phí, Idle time làm tăng giá thành sản xuất. Với mức Idle time bình thường, chi phí này thường được phân bổ vào giá thành sản phẩm. Tuy nhiên, nếu Idle time ở mức bất thường, phần chi phí vượt ngưỡng sẽ được hạch toán trực tiếp vào chi phí trong kỳ, làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
Ví dụ mô phỏng tại một doanh nghiệp sản xuất có:
– 10 máy móc, mỗi máy trị giá 500 triệu đồng, khấu hao trong 10 năm
– 20 nhân viên, lương trung bình 8 triệu đồng/tháng
Nếu Idle time chiếm trung bình 15% thời gian làm việc, doanh nghiệp có thể chịu:
– Chi phí khấu hao lãng phí: khoảng 75 triệu đồng mỗi năm
– Chi phí lương lãng phí: khoảng 288 triệu đồng mỗi năm
Như vậy, tổng chi phí Idle time: khoảng 363 triệu đồng mỗi năm
4.2 Ảnh hưởng đến hiệu suất và chỉ số vận hành
Idle time tác động trực tiếp đến các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Khi thời gian nhàn rỗi tăng lên, chỉ số OEE (hiệu suất tổng thể của thiết bị) sẽ giảm mạnh do thiết bị không được khai thác đúng mức.
Chỉ số utilization rate (tỷ lệ sử dụng công suất) cũng bị ảnh hưởng rõ rệt. Ví dụ, Idle time ở mức 15% đồng nghĩa với việc doanh nghiệp chỉ sử dụng được khoảng 85% năng lực sản xuất mà mình đã đầu tư.
Idle time còn làm giảm throughput (sản lượng đầu ra), kéo theo việc Lead Time (thời gian từ lúc nhận đơn đến khi giao hàng) bị kéo dài và tồn kho dở dang tăng lên. Khách hàng phải chờ lâu hơn để nhận sản phẩm, từ đó ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của khách hàng và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
Ngoài các chỉ số “cứng”, Idle time còn ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên. Việc thường xuyên phải chờ đợi vô ích khiến nhân viên dễ chán nản, giảm động lực và dần hình thành văn hóa làm việc kém hiệu quả trong tổ chức.
4.3 Khi nào Idle time trở thành rủi ro chiến lược?
Idle time kéo dài ở mức cao không chỉ là vấn đề vận hành mà còn trở thành rủi ro chiến lược đối với doanh nghiệp. Khi hiệu suất sử dụng tài sản thấp, giá thành sản xuất sẽ cao hơn, làm suy giảm lợi thế cạnh tranh về chi phí so với đối thủ.
Rủi ro vô hình thường xuất hiện khi doanh nghiệp không đo lường Idle time một cách bài bản hoặc không đưa chỉ số này vào hệ thống KPI (chỉ số đo lường hiệu quả). Nhiều nhà quản lý chỉ tập trung vào doanh thu và lợi nhuận mà bỏ qua việc đánh giá hiệu quả sử dụng máy móc, nhân lực và thời gian.
Ví dụ, so sánh giữa hai nhà máy cùng sản xuất đồ gỗ xuất khẩu:
– Nhà máy A có Idle time 8%
– Nhà máy B có Idle time 22%
Với cùng một đơn hàng 1.000 bộ bàn ghế, nhà máy A hoàn thành trong 10 ngày, trong khi nhà máy B cần tới 13 ngày. Khách hàng sẽ ưu tiên nhà máy A không chỉ vì giao hàng nhanh hơn mà còn vì nhà máy này có thể chào mức giá cạnh tranh hơn nhờ chi phí sản xuất thấp.
Trong bối cảnh các doanh nghiệp FDI ngày càng yêu cầu cao về tốc độ phản ứng và khả năng kiểm soát chi phí của nhà cung cấp, việc quản lý và cắt giảm Idle time không còn là lựa chọn, mà đã trở thành yếu tố sống còn để doanh nghiệp Việt giữ vững vị thế trong chuỗi cung ứng toàn cầu.
5. Cách đo lường, phân tích và giảm Idle time trong thực tế
5.1 Cách đo lường Idle time đơn giản
Để tính Idle Time một cách chuẩn xác, doanh nghiệp cần hiểu rõ khái niệm “thời gian khả dụng” và “thời gian làm việc thực tế”. Thời gian khả dụng là tổng thời gian máy móc hoặc nhân viên có thể hoạt động trong một ca làm việc, trừ đi thời gian nghỉ giải lao và bảo trì định kỳ.
Công thức cơ bản để tính Idle Time:
Idle Time = Thời gian khả dụng – Thời gian làm việc tạo ra giá trị
Tỷ lệ Idle Time được tính bằng:
% Idle Time = (Idle Time / Thời gian khả dụng) × 100%
Các chỉ số quan trọng cần theo dõi định kỳ bao gồm: tỷ lệ Idle Time trên ca làm việc, theo từng máy móc cụ thể, theo công đoạn sản xuất, và theo nguyên nhân gây ra.
Ví dụ: Trong ca làm việc 8 giờ (480 phút), trừ 30 phút nghỉ giải lao, thời gian khả dụng là 450 phút. Máy A chạy thực tế 360 phút tạo sản phẩm có giá trị. Idle Time = 450 – 360 = 90 phút. Tỷ lệ Idle Time = (90/450) × 100% = 20%.
5.2 Công cụ và dữ liệu cần thiết để phân tích Idle time
Để phân tích Idle time một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ những dữ liệu cơ bản bao gồm: bảng chấm công chi tiết của nhân viên, nhật ký hoạt động của máy móc, phiếu báo dừng máy có nêu rõ nguyên nhân và thời lượng, cùng các báo cáo sản xuất theo ca và theo ngày.
Bên cạnh ghi nhận dữ liệu thủ công, nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng công nghệ để theo dõi Idle time chính xác hơn. Các hệ thống như MES cho phép giám sát tình trạng máy móc theo thời gian thực. Cảm biến IoT (Internet vạn vật) được gắn trực tiếp lên thiết bị giúp ghi nhận trạng thái chạy, dừng, chờ hoặc lỗi. Khi các hệ thống này được tích hợp với phần mềm quản trị sản xuất và quản lý kho, thông tin sẽ được đồng bộ, giảm sai lệch và độ trễ trong báo cáo.
Sau khi có dữ liệu, doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp phân tích phù hợp:
– Biểu đồ Pareto: Giúp xác định khoảng 20% nguyên nhân gây ra 80% Idle time.
– Sơ đồ dòng giá trị VSM: Cho phép quan sát toàn bộ quy trình, từ đó phát hiện những điểm tắc nghẽn hoặc chờ đợi không cần thiết.
– Phương pháp 5 Why: Được sử dụng để đào sâu đến nguyên nhân gốc rễ thay vì chỉ xử lý bề mặt vấn đề.
Ví dụ, tại một doanh nghiệp sản xuất linh kiện ô tô: Sau khi triển khai hệ thống MES, doanh nghiệp nhận ra rằng hơn 60% Idle time đến từ việc chờ kiểm tra chất lượng. Bằng cách tái tổ chức quy trình kiểm soát chất lượng và bổ sung thêm 2 nhân viên QC, Idle time đã giảm từ 18% xuống còn 8% chỉ trong vòng 3 tháng.
5.3 Giải pháp quản trị và quy trình để giảm Idle time
Doanh nghiệp cần bắt đầu từ khâu lập kế hoạch và điều độ sản xuất. Việc áp dụng nguyên lý Just-In-Time (sản xuất đúng lúc) giúp nguyên vật liệu được cung ứng đúng thời điểm, hạn chế tình trạng thiếu hoặc dư gây gián đoạn sản xuất. Đồng thời, cân bằng chuyền sản xuất để các công đoạn có năng suất tương đương nhau sẽ giúp tránh tình trạng khâu trước chờ khâu sau.
Chuẩn hóa thao tác làm việc thông qua SOP (quy trình vận hành chuẩn) giúp nhân viên thực hiện công việc nhanh và chính xác hơn, giảm thời gian chờ do lúng túng hoặc làm sai. Doanh nghiệp cũng có thể áp dụng SMED (kỹ thuật rút ngắn thời gian thay đổi khuôn/thiết lập máy) để giảm thời gian setup và changeover xuống mức tối thiểu, lý tưởng là dưới 10 phút.
Việc bố trí lại mặt bằng sản xuất theo nguyên tắc 5S (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng) giúp luồng di chuyển của nguyên vật liệu và bán thành phẩm thông suốt hơn. Khi các công đoạn liên quan được bố trí gần nhau, thời gian vận chuyển và chờ đợi giữa các bước sẽ giảm đáng kể.
Ngoài ra, sự phối hợp giữa các phòng ban cũng đóng vai trò rất quan trọng. Các cuộc họp đầu ca ngắn gọn, hệ thống thông tin dùng chung và việc phân định rõ trách nhiệm sẽ giúp xử lý sự cố nhanh hơn. Khi có vấn đề phát sinh, quy trình phản hồi và xử lý cần rõ ràng để tránh máy móc và con người phải đứng chờ không cần thiết.
Một doanh nghiệp dệt may đã cải tiến thành công bằng cách chuẩn hóa quy trình chuyển đổi sản phẩm, rút ngắn thời gian từ 45 phút xuống còn 12 phút. Đồng thời, họ bố trí lại mặt bằng giúp giảm 40% thời gian vận chuyển nguyên liệu và thiết lập hệ thống cảnh báo khi máy dừng quá 5 phút. Kết quả là sau 6 tháng, Idle time giảm từ 22% xuống còn 9%.
5.4 Giải pháp công nghệ và cải tiến liên tục
Ứng dụng công nghệ thông tin là chìa khóa then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát Idle time một cách trực quan và lâu dài. Khi hệ thống MES được kết hợp với IoT, trạng thái máy móc sẽ được theo dõi theo thời gian thực, tự động cảnh báo khi có dừng máy bất thường và hỗ trợ đưa ra phương án xử lý kịp thời.
Việc triển khai nền tảng quản trị doanh nghiệp như Base.vn sẽ giúp các phòng ban dùng chung một nguồn dữ liệu chuẩn, từ kế hoạch sản xuất, quản lý kho đến theo dõi tiến độ công việc. Khi thông tin được cập nhật liên tục và minh bạch, thời gian chờ đợi do thiếu thông tin hoặc phối hợp kém sẽ giảm đáng kể.
Song song với công nghệ, doanh nghiệp cần duy trì tư duy Lean Manufacturing (sản xuất tinh gọn) thông qua các hoạt động Kaizen (cải tiến liên tục) và 5S. Idle time chỉ là một trong nhiều dạng lãng phí, vì vậy việc cải tiến cần được thực hiện đồng bộ và lâu dài, không mang tính phong trào.
Cuối cùng, doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống KPI và báo cáo Idle time theo từng ca, từng tổ và từng máy. Khi kết quả giảm Idle time được gắn liền với đánh giá hiệu suất và chính sách khen thưởng, nhân viên sẽ có thêm động lực để tham gia cải tiến.
Tiêu biểu, một nhà máy sản xuất thép XYZ đã đầu tư hệ thống IoT và phần mềm quản trị tích hợp để giám sát 24 lò nung thông qua các cảm biến nhiệt độ, áp suất và rung động. Hệ thống tự động cảnh báo sớm và lên lịch bảo trì dự phòng. Sau 12 tháng triển khai, Idle time giảm 45%, từ 16% xuống còn 8,8%, năng suất tăng 12% và doanh nghiệp tiết kiệm khoảng 2,1 tỷ đồng chi phí vận hành mỗi năm.
Đọc thêm: Top 10+ phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất cho doanh nghiệp 2025
6. Kiểm soát và giảm thiểu Idle Time hiệu quả với Base.vn
Idle time thường không xuất phát từ một nguyên nhân đơn lẻ mà là hệ quả của nhiều vấn đề trong quản trị như chờ đợi phê duyệt những đầu việc thường ngày, thiếu nguồn thông tin thống nhất, phối hợp kém giữa các phòng ban hoặc kế hoạch không sát thực tế. Base.vn – Nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện – được thiết kế để giúp doanh nghiệp xử lý trực tiếp các “điểm đau” này, từ đó cắt giảm tối đa những khoản thời gian nhàn rỗi không tạo ra giá trị.
1. Quản lý công việc và dự án trực quan, giảm Idle time do chờ việc:
– Theo dõi toàn bộ công việc, nhiệm vụ theo dạng Kanban kéo – thả với các trạng thái rõ ràng, giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt điểm nghẽn và sự mất cân đối trong phân bổ nguồn lực.
– Giúp nhân viên luôn biết rõ việc cần làm, việc đang chờ xử lý và việc sắp đến hạn chót, nhờ đó giảm thời gian chờ đợi, tránh trùng lặp và hạn chế bỏ sót công việc.
– Cập nhật dữ liệu tiến độ theo thời gian thực, cho phép đo lường hiệu suất khách quan của từng cá nhân/phòng ban thay vì đánh giá cảm tính.
2. Số hóa quy trình đề xuất – phê duyệt, giảm Idle time do thủ tục hành chính
– Xử lý tập trung các đề xuất nội bộ như xin nghỉ phép, thanh toán chi phí, tạm ứng hay phê duyệt hợp đồng trên một hệ thống duy nhất.
– Chuẩn hóa luồng phê duyệt theo từng bước, tự động chuyển việc đúng người, đúng vai trò, giúp giảm đáng kể thời gian chờ và loại bỏ tình trạng “kẹt việc” vì không rõ ai chịu trách nhiệm ký tá.
– Giúp doanh nghiệp cắt giảm giấy tờ thủ công và hạn chế Idle time phát sinh từ quy trình hành chính rườm rà.
3. Quản trị mục tiêu theo KPI/OKR, giảm Idle time do làm sai trọng tâm
– Thiết lập mục tiêu theo các cấp độ, liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu phòng ban và chiến lược chung của doanh nghiệp, giúp mỗi nhân viên hiểu rõ mình đang làm việc gì và vì mục tiêu nào.
– Làm rõ những hạng mục/dự án cần được ưu tiên cao độ, giúp tổ chức giảm được lãng phí do làm việc rời rạc, sai trọng tâm hoặc không tạo giá trị.
– Cung cấp dữ liệu minh bạch để đánh giá hiệu suất, ghi nhận đóng góp và phát triển đội ngũ một cách công bằng.
4. Kết nối liên phòng ban trên một nền tảng dữ liệu chuẩn xác và đồng bộ
– Cho phép các phòng ban như Kinh doanh, Sản xuất, Tài chính – Kế toán, Nhân sự và Marketing cùng làm việc trên một nền tảng dữ liệu chung, được cập nhật theo thời gian thực.
– Giúp giảm Idle time do chờ thông tin, truyền đạt sai lệch hoặc phối hợp thiếu đồng bộ giữa các bộ phận.
– Hỗ trợ lãnh đạo tăng tốc độ phản ứng, ra quyết định nhanh hơn và vận hành tổ chức trơn tru hơn.
Hơn 10.000 doanh nghiệp Việt Nam đã nâng cao năng lực quản trị và tinh gọn vận hành cùng Base.vn. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn lộ trình triển khai giải pháp công nghệ phù hợp với quy mô và lĩnh vực của doanh nghiệp bạn.
7. Kết bài
Trên đây là những thông tin giải đáp cho câu hỏi “Idle Time là gì” mà chúng tôi muốn chia sẻ cùng doanh nghiệp. Không chỉ là một thuật ngữ kỹ thuật, Idle Time còn là thước đo phản ánh năng lực quản trị và vận hành hiệu quả của doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng các phương pháp đo lường chính xác, kết hợp giải pháp quản trị bằng công nghệ hiện đại, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển đổi thời gian lãng phí thành lợi thế cạnh tranh. Thành công trong việc giảm Idle Time không chỉ mang lại lợi ích kinh tế trực tiếp mà còn góp phần xây dựng văn hóa làm việc chủ động và tinh thần cải tiến liên tục trong toàn bộ tổ chức.
