Just in Time là gì? Tại sao Toyota lại thành công nhờ JIT?

Được sáng tạo và tiên phong ứng dụng bởi Toyota, phương pháp Just in Time đã tạo nên một cuộc cách mạng lớn trong ngành sản xuất và lưu trữ hàng hóa. Vậy thực chất thì Just in Time là gì? Để ứng dụng phương pháp này một cách hiệu quả thì doanh nghiệp cần chú trọng vào những khía cạnh nào? Hãy cùng Base.vn tìm lời giải đáp trong nội dung sau.

1. Just in Time là gì?

Just in Time là một phương pháp sản xuất hướng đến tinh gọn, giảm tồn kho, nâng cao hiệu suất bằng cách loại bỏ các chi phí và nỗ lực không cần thiết trong quá trình sản xuất. Về cốt lõi, phương pháp JIT thường xoay quanh:

• Sản xuất đúng thời điểm, đúng sản phẩm và đúng số lượng theo nhu cầu thực tế của khách hàng.
• Không sản xuất dư thừa, không lưu kho quá mức.

Điểm khác biệt lớn nhất của JIT so với phương thức sản xuất truyền thống là nằm ở cách quản lý tồn kho. Nếu mô hình cũ thường dự trữ nhiều nguyên liệu đầu vào, bán thành phẩm và thành phẩm để phòng ngừa rủi ro, thì JIT lại chủ trương duy trì mức tồn kho tối thiểu, chỉ nhập nguyên liệu và sản xuất khi có đơn hàng thực tế.

Ví dụ: Một nhà sản xuất ô tô áp dụng JIT sẽ chỉ đặt mua linh kiện từ nhà cung ứng khi có đơn hàng lắp ráp xe, thay vì tích trữ số lượng lớn trong kho.

Về nguồn gốc, JIT là một sáng kiến của hãng ô tô Toyota Motor Corporation (Nhật Bản). Vào những năm 1970, các giám đốc điều hành của Toyota đã lập luận rằng: Nếu tinh giản quy trình sản xuất và không dự trữ quá nhiều hàng tồn kho, thì công ty có thể thích ứng nhanh hơn trước những thay đổi liên tục về xu hướng và mẫu mã của thị trường.

2. Nguyên tắc cốt lõi của Just in Time

Dưới đây là các trụ cột trong pháp phương sản xuất Just in Time. Bằng cách tuân thủ những tiêu chí này, doanh nghiệp có thể tinh gọn vận hành và nâng cao hiệu suất của chuỗi cung ứng:

– Sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế (pull system): Điểm khác biệt quan trọng của JIT là chỉ sản xuất, bổ sung tồn kho khi có đơn hàng hoặc nhu cầu thực sự từ khách hàng, thay vì dựa trên dự báo hay kế hoạch cố định. Cơ chế “kéo” này giúp doanh nghiệp hạn chế sản xuất dư thừa và tránh nguy cơ lãng phí.

– Giữ tồn kho ở mức tối thiểu: Thay vì tích trữ nguyên liệu hoặc thành phẩm “cho chắc ăn”, JIT chỉ giữ tồn kho ở mức thấp nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm tải chi phí lưu kho, vốn bị chiếm dụng và công tác quản lý phức tạp.

– Chuẩn hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc: JIT yêu cầu xây dựng một quy trình liền mạch, có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Các công cụ như bảng Kanban được sử dụng để giám sát tiến độ, từ đó tránh tắc nghẽn và duy trì sự thông suốt của dòng công việc.

– Chất lượng được đảm bảo ngay từ đầu (zero defect): Thay vì “sản xuất trước, kiểm tra sau”, JIT nhấn mạnh kiểm soát chất lượng trong từng công đoạn để loại bỏ lỗi phát sinh từ gốc. Điều này giúp tránh các hoạt động khắc phục tốn kém như sửa chữa, tái chế, kiểm tra lại.

– Liên kết chặt chẽ với nhà cung ứng: JIT chỉ có thể vận hành trơn tru  khi có sự phối hợp mật thiết với các đối tác trong chuỗi cung ứng. Nhà cung cấp cần đảm bảo giao hàng thường xuyên với lô nhỏ, còn doanh nghiệp thì cần duy trì dòng trao đổi minh bạch để cân bằng nhu cầu – nguồn lực.

3. Tại sao Toyota lại thành công nhờ JIT?

Thành công của Toyota với mô hình Just in Time không chỉ đến từ việc áp dụng một công cụ quản trị sản xuất, mà còn nhờ theo đuổi triết lý quản trị xuyên suốt về con người, quy trình và hệ thống. Nhờ JIT, Toyota đã giảm thiểu tối đa hao phí và tồn kho, ứng phó linh hoạt trước những biến động của thị trường, trong khi vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm ở mức cao nhất.

3.1 Bối cảnh Toyota áp dụng JIT

Trước khi JIT ra đời, phần lớn các hãng xe trên thế giới học tập theo mô hình sản xuất hợp nhất của Ford. Điểm đặc trưng trong mô hình này là tích hợp theo chiều dọc: từ nguyên liệu thô đến xe hoàn chỉnh, tất cả diễn ra trong một khu phức hợp duy nhất. Cách làm này mặc dù cho phép Ford kiểm soát toàn bộ quy trình và hạ giá thành sản phẩm, nhưng lại tạo ra gánh nặng tồn kho lớn và phát sinh chi phí cao.

Về phía Nhật Bản, sau Thế chiến II, hoàn cảnh của đất nước này vô cùng khó khăn: tài nguyên khan hiếm, kinh tế suy yếu, hậu cần kém phát triển. Trước tình thế đó, Eiji Toyoda và Taiichi Ohno (hai nhà điều hành cấp cao của Toyota) nhận ra rằng mô hình của Ford, dù hiệu quả ở Mỹ, nhưng lại không thể sao chép cho Nhật Bản. Do đó, họ bắt đầu tìm kiếm một cách tiếp cận khác phù hợp hơn.

Và cảm hứng đến khi Taiichi Ohno quan sát mô hình siêu thị tại Mỹ, nơi hàng hóa chỉ được bổ sung khi khách hàng thực sự mua. Ý tưởng “chỉ bổ sung khi có nhu cầu” đã trở thành nền móng cho Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS) và sau đó phát triển thành phương pháp sản xuất JIT.

3.2 Phương thức tiếp cận cốt lõi của Toyota trong JIT

 Dưới đây là những yếu tố nền tảng trong cách tiếp cận của Toyota với JIT nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh khác biệt:

– Hệ thống Kanban: Đây là công cụ trực quan giúp Toyota lập lịch, kiểm soát sản xuất và tồn kho. Thay vì dự trữ trước, những thẻ Kanban đóng vai trò như những công cụ phát tín hiệu giữa các quy trình, giúp doanh nghiệp nhận biết thời điểm đặt hàng hoặc sản xuất khi có nhu cầu thực tế. Toyota thậm chí đã thiết lập 06 quy tắc vàng trong sử dụng Kanban:

1. Không chuyển sản phẩm lỗi sang công đoạn tiếp theo.
2. Chỉ sử dụng đúng những gì cần thiết.
3. Sản xuất đúng số lượng được yêu cầu.
4. Cân bằng nhịp độ sản xuất.
5. Chuẩn hóa quy trình để dễ cải tiến.
6. Ổn định và hợp lý hóa luồng công việc.

– Cắt giảm lãng phí (Muda): Dựa trên văn hóa Nhật Bản, Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS) hướng đến việc 3M: muri (quá tải), mura (không đồng đều), và muda (lãng phí). Đặc biệt với muda, Toyota xác định và tập trung loại bỏ 08 loại lãng phí phổ biến trong doanh nghiệp bao gồm:

1. Lãng phí sản phẩm – sản xuất nhiều hơn nhu cầu thực của khách hàng, dẫn đến tồn kho dư thừa, tăng chi phí lưu kho.
2. Lãng phí thời gian chờ đợi – nhân sự hoặc máy móc nhàn rỗi do quy trình mất cân đối.
3. Lãng phí vận chuyển – di chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm không cần thiết, làm tăng chi phí.
4. Lãng phí xử lý – triển khai nhiều bước không cần thiết để sản xuất ra 1 sản phẩm, gây tốn kém nhân lực, máy móc và tài nguyên khác.
5. Lãng phí hàng tồn kho – nguyên liệu hoặc thành phẩm nằm “chết” trong kho, dễ hư hỏng, hoặc lỗi thời khi lên kệ.
6. Lãng phí di chuyển – nhân viên phải đi lại hoặc phải di dời thiết bị, máy móc quá nhiều chỉ để hoàn thành một nhiệm vụ nhỏ.
7. Lãng phí do sản phẩm lỗi – hàng hóa không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, phải sửa lại hoặc loại bỏ mà không mang lại giá trị.
8. Lãng phí tiềm năng con người – không khai thác hết năng lực, kỹ năng của nhân viên do quản trị kém hoặc đào tạo sơ sài.

– Tính kỷ luật & văn hóa Kaizen: Bên cạnh công cụ và quy trình, Toyota còn đặt trọng tâm vào kỷ luật làm việc và văn hóa cải tiến liên tục (Kaizen). Nhân viên ở mọi cấp độ đều được khuyến khích tuân thủ quy trình, đồng thời chủ động đề xuất cải tiến để tiết kiệm ngân sách. Một ví dụ nổi bật là cải tiến xưởng dập: thay vì duy trì máy ép khổng lồ như phương Tây, Taiichi Ohno đã sáng tạo ra kỹ thuật thay khuôn nhanh, giúp rút ngắn thời gian thay khuôn từ cả ngày xuống chỉ còn vài phút. Nhờ đó, Toyota có thể sản xuất lô nhỏ hiệu quả, giảm tồn kho, đồng thời phát hiện và khắc phục lỗi nhanh hơn.

3.5 Kết quả Toyota đạt được

Thành công JIT không chỉ giúp Toyota tạo ra những thành quả to lớn cho riêng hãng, chẳng hạn như tăng năng suất, nâng cao chất lượng sản phẩm, trở thành thương hiệu xe hơi hàng đầu thế giới; mà còn tạo ra tác động sâu sắc đến toàn ngành. Đến đầu những năm 1980, các nhà sản xuất ô tô Nhật Bản đã chiếm gần 30% thị trường ô tô toàn cầu, tăng từ mức dưới 4% trong hai thập kỷ trước đó.

Cũng trong khoảng thời gian này, General Motors đã thành lập một liên doanh với Toyota, và các giám đốc điều hành của Ford đã đến Nhật Bản để học hỏi phương pháp JIT của Toyota. Kể từ đó, ảnh hưởng từ những đổi mới của Toyota đã vượt ra ngoài ngành công nghiệp ô tô, tạo cảm hứng cho sự chuyển đổi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm điện tử, dược phẩm, và cả điều hành bệnh viện.

4. Ưu điểm và hạn chế của mô hình JIT

Giống như mọi phương thức sản xuất khác, bên cạnh những lợi ích mang lại, JIT cũng sẽ tiềm ẩn những hạn chế nhất định. Do đó, doanh nghiệp cần suy tính kỹ lưỡng giữa ưu điểm và hạn chế để có điều chỉnh phù hợp với đặc thù kinh doanh của tổ chức mình:

5. Doanh nghiệp Việt Nam có thể học gì từ Toyota và JIT?

Doanh nghiệp Việt Nam có thể vận dụng phương thức sản xuất JIT theo các cách:

5.1 Bắt đầu từ xây dựng văn hóa kỷ luật và cải tiến liên tục

JIT không đơn thuần là triển khai công cụ hay kỹ thuật, mà còn liên quan mật thiết đến văn hóa tổ chức và con người. Quản trị nhân sự theo tinh thần JIT thường bao gồm:

– Khuyến khích toàn thể nhân viên tham gia đóng góp ý tưởng, từ những cải tiến nhỏ trong quy trình cho đến đề xuất chiến lược.

– Xây dựng môi trường làm việc cởi mở, minh bạch hóa mọi luồng thông tin trọng điểm.

– Trao cho nhân viên quyền chủ động ra quyết định trong phạm vi công việc, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm và sự gắn kết

– Đánh giá hiệu suất của từng cá nhân một cách công bằng, để tạo động lực cho nhân viên phát huy hết khả năng.

Đọc thêm: Top 10 phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất 2025

5.2 Số hóa quản trị vận hành để kiểm soát luồng công việc.

Để hướng đến mục tiêu sản xuất tinh gọn, giảm lãng phí và tối ưu hóa quy trình công việc mà JIT chú trọng, không thể thiếu sự hỗ trợ từ các phần mềm công nghệ tiên tiến. Doanh nghiệp có thể tham khảo các giải pháp thiết thực từ Base.vn như sau:

– Base Wework: Giúp doanh nghiệp tổ chức công việc và quản lý dự án minh bạch, trực quan theo dạng bảng Kanban, biểu đồ Gantt hay lịch biểu. Nhà quản lý dễ dàng giao việc, phân bổ nguồn lực và theo dõi tiến độ từng cá nhân. Nhờ đó, đội ngũ phối hợp nhịp nhàng hơn và năng suất được nâng cao.

– Base Workflow: Xây dựng và tự động hóa các quy trình vận hành xuyên suốt nhiều phòng ban. Mọi bước, vai trò và trách nhiệm đều được chuẩn hóa, giúp giảm sai sót và gián đoạn thông tin. Doanh nghiệp có thể sớm phát hiện điểm nghẽn và cải thiện quy trình tốt hơn.

– Base Request: Số hóa toàn bộ quy trình đề xuất – phê duyệt nội bộ, làm rõ trách nhiệm và vai trò ký tá của từng nhân sự, làm căn cứ đáng tin cậy cho việc truy xuất thông tin khi cần thiết.

– Base Goal: Quản trị mục tiêu và kết quả then chốt (OKRs), gắn kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu chiến lược của tổ chức. Nhân viên hiểu rõ định hướng và trách nhiệm của bản thân, nhà quản lý dễ dàng theo dõi hiệu suất công việc. Kết quả là tổ chức tập trung hơn, thống nhất và có động lực cao.

Khi triển khai đồng bộ, hệ sinh thái Base.vn sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra một nền tảng quản trị vận hành toàn diện: luồng công việc rõ ràng, thông tin minh bạch, quy trình trơn tru. Đây chính là những phương châm then chốt mà JIT đặt ra.

5.3 Áp dụng JIT không chỉ trong sản xuất mà cả trong quản lý kho, mua hàng, dự án

Ngoài sản xuất tinh gọn, JIT còn có thể trở thành kim chỉ nam giúp doanh nghiệp tối ưu các khía cạnh hoạt động khác:

– Ứng dụng JIT trong quản lý kho: Doanh nghiệp chỉ cần lưu tồn kho vừa đủ để đáp ứng nhu cầu thực tế, thay vì dự trữ dư thừa.

– Ứng dụng JIT trong thu mua: Thay vì đặt nguyên liệu với số lượng lớn và dự trữ dài ngày, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch mua hàng sát nhu cầu sản xuất – kinh doanh.

– Ứng dụng JIT trong quản lý dự án: Phân bổ nguồn lực theo nguyên tắc “đúng người – đúng việc – đúng thời điểm”. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tránh được tình trạng phung phí ngân sách, nhân sự, cũng như đẩy nhanh tiến độ hoàn thành dự án.

6. Kết bài

Hy vọng những chia sẻ từ Base Blog đã giúp doanh nghiệp sáng tỏ về khái niệm Just in Time là gì, cũng như bí quyết đi đến thành công của Toyota khi áp dụng phương pháp sản xuất tinh gọn này. Thực tế, JIT từng bộc lộ hạn chế trong giai đoạn chuỗi cung ứng toàn cầu bị đứt gãy do đại dịch, khiến nhiều doanh nghiệp e ngại. Thế nhưng với sự hỗ trợ của các công cụ số hóa, phân tích dữ liệu và dự báo rủi ro bằng AI ngày nay, JIT hoàn toàn có thể trở thành một giải pháp khả thi đáng để doanh nghiệp cân nhắc, nhất là khi cần tối ưu vận hành và giảm thâm hụt tài chính.