Stephen Covey đã từng nói: “Trước tiên hãy cố gắng hiểu, sau đó mới cố gắng được hiểu”. Câu nói này như một kim chỉ nam cho chúng ta về tầm quan trọng của việc lắng nghe. Thực tế, trong môi trường làm việc, bao nhiêu lần nhân viên đã chia sẻ rằng họ khao khát được lãnh đạo lắng nghe và thấu hiểu? Điều này cho thấy, kỹ năng lắng nghe không chỉ là một kỹ năng giao tiếp, mà còn là chìa khóa để xây dựng mối quan hệ tin tưởng và thúc đẩy thành công của tổ chức.
Hãy cùng Base.vn khám phá những bí quyết để trở thành một người lắng nghe xuất sắc và tạo ra những cuộc trò chuyện thực sự ý nghĩa.
1. Lắng nghe là gì?
Bản chất, chúng ta đã học cách lắng nghe từ nhỏ đến lớn. Nghe thấy tiếng gọi, âm thanh cuộc sống từ mới lúc chào đời; đến khi nghe thầy cô giảng bài cho tới lắng nghe ý kiến để cộng tác trong thế giới công việc của người trưởng thành.
Một nghiên cứu gần đây về các kỹ năng cho thấy các nhà tuyển dụng tìm kiếm khả năng giao tiếp ở những người mới được tuyển dụng (Carnevale và cộng sự, 2020). Lắng nghe không chỉ đơn thuần là việc nghe âm thanh mà còn là quá trình tiếp nhận, hiểu, và phản hồi lại thông tin một cách hiệu quả.
2. Kỹ năng lắng nghe là gì?
Kỹ năng lắng nghe là khả năng tiếp nhận, hiểu, và diễn giải thông tin một cách chính xác từ người nói. Lắng nghe chủ động là khi bạn nỗ lực có ý thức để lắng nghe không chỉ những lời người khác nói mà quan trọng hơn là toàn bộ thông điệp đang được truyền đạt.
Đây là kỹ năng kết hợp giữa sự tập trung, sự thấu hiểu và khả năng phản hồi. Không chỉ tiếp nhận lời nói, kỹ năng lắng nghe còn cần để ý đến cử chỉ, ánh mắt, thái độ – cảm nhận tất cả ngôn ngữ cơ thể trong cuộc trò chuyện. Ví dụ, bạn có thể cảm nhận được sự thay đổi trong thái độ của một nhân viên và hỏi xem có vấn đề gì không. Trong khi nhân viên có thể trả lời bằng lời rằng không có vấn đề gì, nếu bạn đang lắng nghe tích cực, bạn có thể nhận thấy rằng người này khoanh tay, không giao tiếp bằng mắt với bạn, những dấu hiệu đó sẽ giúp bạn điều hướng cuộc trò chuyện cởi mở hơn, tháo gỡ vấn đề dễ dàng hơn.
3. 4 lợi ích của việc học cách lắng nghe
Có thể đâu đó, kỹ năng lắng nghe lại trở nên “lu mờ” khi chúng ta đang sống trong một thế giới mà công nghệ, mạng xã hội luôn khuyến khích chúng ta liên tục nói, liên tục viết, liên tục đưa ra ý kiến của mình. Tuy vậy, không thể phủ nhận rằng kỹ năng lắng nghe là một yếu tố không thể thiếu nếu muốn giao tiếp hiệu quả, dù bất cứ hình thức nào, nền tảng nào.
Mạng xã hội và giao tiếp giữa các cá nhân được trung gian bởi công nghệ khuyến khích chúng ta liên tục nói, viết và đưa ra ý kiến của mình. Tuy nhiên, mặc dù chúng ta tham gia vào các cuộc đối thoại, chúng ta thường không lắng nghe nhau một cách cẩn thận. Do đó, việc phát triển kỹ năng lắng nghe là rất quan trọng.
3.1 Cải thiện sức khỏe tinh thần
Lắng nghe có tác động tích cực đến sức khỏe tinh thần và cảm xúc của chúng ta. Khi lắng nghe người khác, chúng ta có thể cảm thấy được đồng hành, thấu hiểu và hỗ trợ trong những thời điểm khó khăn, từ đó giúp giảm căng thẳng, lo lắng và trầm cảm.
Nghiên cứu của Umphrey và Sherblom (2017) cho thấy rằng lắng nghe không chỉ kết nối chúng ta và giúp thương lượng những khác biệt trong mối quan hệ, mà còn tạo điều kiện cho việc tự phản ánh và giúp chúng ta hiểu và phát triển cách suy nghĩ và cảm nhận của mình.
3.2 Cải thiện giao tiếp
Lắng nghe tích cực giúp chúng ta hiểu được suy nghĩ, cảm xúc và thông điệp mà người khác muốn truyền đạt. Bằng cách chú ý đến cả lời nói và cử chỉ của họ, chúng ta có thể hiểu sâu sắc hơn và tránh được những hiểu lầm trong giao tiếp. Lắng nghe còn thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với người khác, tạo ra bầu không khí tin tưởng và hợp tác.
Nghiên cứu của Izchakov và Kluger (2018) chỉ ra rằng xây dựng văn hóa giao tiếp dựa trên lắng nghe giúp người lao động cảm thấy thoải mái, tự nhận thức rõ về điểm mạnh và yếu của mình, và sẵn sàng phản ánh một cách không phòng thủ, từ đó cải thiện giao tiếp.
Đọc thêm: Kỹ năng giao tiếp là gì? Cách phát triển khả năng giao tiếp hiệu quả
3.3 Giải quyết xung đột hiệu quả
Trong nhiều trường hợp, xung đột phát sinh từ những hiểu lầm hoặc thiếu thông tin. Khi một người thực sự lắng nghe, họ có thể thu thập thông tin chi tiết và chính xác về tình huống, bao gồm các yếu tố cảm xúc và ngữ cảnh xung quanh vấn đề. Điều này cho phép họ nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau và hiểu được nguyên nhân gốc rễ dẫn đến xung đột. Bằng cách này, các bên liên quan có thể thảo luận về vấn đề một cách cởi mở và minh bạch, giúp giảm thiểu những hiểu lầm và tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau.
3.4 Ra quyết định chính xác
Lắng nghe tích cực giúp giảm thiểu rủi ro và sai lầm trong quá trình ra quyết định. Khi các nhà lãnh đạo lắng nghe ý kiến và phản hồi từ các bên liên quan, họ có thể nhận diện những vấn đề hoặc mối nguy tiềm ẩn mà có thể chưa được phát hiện. Việc lắng nghe cho phép các nhà lãnh đạo hiểu rõ hơn về các yếu tố rủi ro và các kịch bản khác nhau, từ đó điều chỉnh các quyết định và kế hoạch một cách chính xác. Điều này giúp tránh được các quyết định sai lầm có thể dẫn đến tổn thất tài chính, mất uy tín hoặc ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của tổ chức.
4. Các bước để phát triển kỹ năng lắng nghe tích cực
4.1 Tập trung hoàn toàn vào người nói
Để phát triển kỹ năng lắng nghe tích cực, bước đầu tiên và quan trọng nhất là tập trung hoàn toàn vào người nói. Trong môi trường làm việc hiện đại với nhiều yếu tố gây phân tâm, việc duy trì sự chú ý trọn vẹn là một thách thức không nhỏ. Điều này có nghĩa là bạn cần phải loại bỏ mọi yếu tố gây sao nhãng như điện thoại, email, hoặc các công việc khác khi đang giao tiếp. Hãy tạo một không gian yên tĩnh, nơi bạn có thể hoàn toàn tập trung vào cuộc trò chuyện.
Bằng cách duy trì giao tiếp mắt và không bị phân tâm, bạn không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với người nói mà còn giúp bạn tiếp nhận thông tin một cách đầy đủ và chính xác hơn. Việc giữ ánh mắt tập trung và loại bỏ các yếu tố gây phân tâm cho thấy bạn thực sự quan tâm đến cuộc trò chuyện và sẵn sàng lắng nghe.
4.2 Lắng nghe chủ động và phản hồi
Lắng nghe chủ động là một kỹ thuật quan trọng giúp bạn không chỉ nghe mà còn hiểu sâu sắc những gì người nói đang truyền đạt. Để thực hiện điều này, bạn nên phản hồi một cách tích cực những điểm chính mà người nói đã đề cập. Sử dụng các kỹ thuật như lặp lại hoặc tóm tắt ý chính là cách tuyệt vời để xác nhận rằng bạn đã hiểu đúng.
Ví dụ, bạn có thể lặp lại những điểm chính mà người nói đã nêu ra hoặc tóm tắt lại những gì họ đã nói để đảm bảo rằng bạn đã nắm bắt đúng thông tin. Những phản hồi này không chỉ giúp bạn kiểm tra hiểu biết của mình mà còn cho thấy rằng bạn đang chú ý và tôn trọng ý kiến của họ. Việc chủ động tham gia vào cuộc trò chuyện bằng cách phản hồi cũng giúp củng cố mối liên kết giữa các bên và tạo điều kiện cho sự trao đổi thông tin hiệu quả hơn.
4.3 Hỏi câu hỏi để làm rõ
Một phần quan trọng của lắng nghe tích cực là việc đặt câu hỏi để làm rõ những điểm chưa rõ ràng. Khi bạn cảm thấy cần thêm thông tin hoặc không hiểu rõ một điểm nào đó, đừng ngần ngại đặt câu hỏi để làm rõ. Câu hỏi mở thường là cách tốt nhất để khuyến khích người nói chia sẻ thêm chi tiết và cung cấp thêm thông tin hữu ích.
Ví dụ, bạn có thể đặt câu hỏi như “Bạn có thể cho tôi biết thêm về các thách thức mà bạn đã gặp phải trong dự án này không?” hoặc “Có những yếu tố nào bạn nghĩ là quan trọng nhất trong việc triển khai kế hoạch này?” Việc đặt câu hỏi không chỉ giúp bạn hiểu sâu hơn về vấn đề mà còn thể hiện sự quan tâm và chủ động trong việc nắm bắt thông tin.
Đọc thêm: Top 8 kỹ năng bán hàng tuyệt đỉnh chinh phục mọi khách hàng
4.4 Tránh cắt lời và phán xét
Để phát triển kỹ năng lắng nghe tích cực, cần tránh cắt lời hoặc đưa ra phán xét trước khi người nói hoàn tất. Khi bạn ngắt lời hoặc phán xét sớm, bạn không chỉ làm gián đoạn dòng suy nghĩ của họ mà còn có thể tạo ra một bầu không khí phòng thủ. Hãy để người nói hoàn thiện suy nghĩ của mình trước khi bạn đưa ra phản hồi hoặc ý kiến của riêng bạn.
Việc giữ im lặng và lắng nghe cho đến khi người nói hoàn tất sẽ giúp bạn tiếp nhận đầy đủ ý kiến của họ và tạo điều kiện cho một cuộc trò chuyện mạch lạc và hiệu quả hơn. Tránh phán xét vội vàng cũng giúp duy trì một môi trường giao tiếp tích cực và cởi mở, nơi mà người nói cảm thấy tự do chia sẻ ý kiến của mình mà không lo bị đánh giá ngay lập tức.
4.5 Hiểu và đồng cảm
Sự đồng cảm là một yếu tố quan trọng trong lắng nghe tích cực. Để thật sự kết nối với người nói, bạn cần cố gắng hiểu cảm xúc và quan điểm của họ từ góc độ của họ. Điều này không chỉ giúp bạn xây dựng một mối liên kết mạnh mẽ mà còn thể hiện sự tôn trọng và thấu hiểu đối với cảm xúc và quan điểm của người khác. Hãy đặt mình vào vị trí của người nói và cố gắng cảm nhận những gì họ đang trải qua. Ví dụ, bạn có thể nghĩ “Nếu tôi là bạn, tôi có thể cảm thấy căng thẳng khi phải đối mặt với deadline chặt chẽ như vậy.” Thể hiện sự đồng cảm giúp tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực và khuyến khích sự hợp tác và hiểu biết lẫn nhau.
4.6 Phát triển kỹ năng quan sát
Lắng nghe tích cực không chỉ dựa trên việc nghe mà còn phụ thuộc vào việc quan sát. Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt, và các tín hiệu không lời khác có thể cung cấp thêm thông tin quan trọng về cảm xúc và ý định của người nói. Các yếu tố này thường truyền tải cảm xúc và ý nghĩa mà lời nói không thể diễn đạt đầy đủ. Ví dụ, nếu bạn thấy người nói đang có vẻ căng thẳng hoặc lo lắng, điều này có thể giúp bạn hiểu thêm về cảm xúc của họ và điều chỉnh cách phản hồi của bạn cho phù hợp. Việc quan sát cẩn thận giúp bạn nắm bắt được toàn bộ bức tranh về cuộc trò chuyện và cải thiện khả năng lắng nghe của bạn.
4.7 Rèn luyện phản hồi tích cực
Phản hồi tích cực sau khi lắng nghe là một yếu tố quan trọng để duy trì một môi trường giao tiếp tích cực và khuyến khích sự trao đổi ý tưởng. Bằng cách cung cấp phản hồi tích cực và xây dựng, bạn cho thấy rằng bạn đánh giá cao những gì người nói đã chia sẻ và sẵn sàng hợp tác để cải thiện tình hình. Hãy khen ngợi những đóng góp của người nói và nhấn mạnh những điểm tích cực trong cuộc trò chuyện. Ví dụ, bạn có thể nói “Cảm ơn bạn đã chia sẻ ý kiến này. Tôi rất đánh giá cao quan điểm của bạn và thấy rằng nó có thể giúp chúng ta cải thiện quy trình làm việc.” Phản hồi tích cực không chỉ giúp duy trì một bầu không khí hợp tác mà còn khuyến khích sự chia sẻ và đóng góp ý tưởng từ tất cả các bên.
4.8 Rèn luyện thường xuyên
Như bất kỳ kỹ năng nào khác, lắng nghe tích cực cần được rèn luyện thường xuyên để đạt được hiệu quả tốt nhất. Để cải thiện kỹ năng lắng nghe của bạn, hãy tìm cơ hội để áp dụng và thực hành trong các tình huống giao tiếp hàng ngày. Tham gia vào các cuộc họp, hội thảo, hoặc các cuộc trò chuyện cá nhân là cách tuyệt vời để thực hành và cải thiện khả năng lắng nghe của bạn. Sau mỗi cuộc trò chuyện, hãy tự đánh giá khả năng lắng nghe của mình và tìm cách cải thiện. Bạn có thể hỏi phản hồi từ người khác về cách bạn lắng nghe và giao tiếp để có cái nhìn khách quan và nâng cao kỹ năng của mình.
Đọc thêm: MBTI là gì? Ứng dụng của MBTI trong quản trị doanh nghiệp
5. Lắng nghe tích cực rất quan trọng, nhưng không phải là tất cả
Nếu bạn là người lãnh đạo, hãy biết rằng lắng nghe tích cực rất quan trọng nhưng chỉ lắng nghe thôi là không đủ để đảm bảo người khác cảm thấy được lắng nghe. Việc hành động theo những gì đã được nghe thấy mới thực sự tạo ra sự khác biệt.
Khi nhân viên lên tiếng với các đề xuất hoặc mối quan tâm, họ vẫn sẽ không cảm thấy được lắng nghe nếu các nhà lãnh đạo của họ không hành động theo những gì họ học được. Có nghĩa là, lắng nghe tích cực cần phải đi kèm với hành động cụ thể để giải quyết những vấn đề hoặc đề xuất mà nhân viên đã đưa ra.
Vì vậy, các nhà lãnh đạo cần nhớ rằng bước cuối cùng và quan trọng nhất của việc lắng nghe tích cực là hành động theo “những gì bạn nghe được”. Hành động này không chỉ giải quyết các vấn đề cụ thể mà còn xây dựng niềm tin và sự tôn trọng từ phía nhân viên. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mà mọi người đều cảm thấy đóng góp của mình được công nhận và đánh giá cao.
6. Tạm kết
Đầu tư rèn luyện phát triển kỹ năng lắng nghe tích cực là một quyết định thông minh cho bất kỳ ai mong muốn nâng cao hiệu quả công việc và xây dựng môi trường làm việc tích cực. Đặc biệt đối với các nhà lãnh đạo, lắng nghe sẽ giúp bạn không những trở thành một nhà quản lý toàn tài, mà còn là dấu ấn riêng biệt đối với nhân viên của bạn.
