Trong hoạt động mua bán – vận chuyển hàng, biên bản giao nhận hàng hóa là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp xác nhận số lượng, chất lượng hàng hóa và tránh tranh chấp phát sinh. Bài viết dưới đây Base.vn tổng hợp 7 mẫu biên bản giao nhận hàng hóa phổ biến nhất cho doanh nghiệp, kèm hướng dẫn sử dụng chi tiết – giúp bạn chuẩn hóa quy trình giao nhận và tiết kiệm thời gian xử lý chứng từ.
1. Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?
1.1 Khái niệm và vai trò của biên bản giao nhận hàng hóa
Biên bản giao nhận hàng hóa là một tài liệu pháp lý thiết yếu, ghi nhận chính thức việc bên giao bàn giao và bên nhận tiếp nhận hàng hóa theo đúng các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Đây là văn bản xác nhận chi tiết về số lượng, chủng loại, tình trạng, chất lượng, thời gian và địa điểm giao nhận hàng hóa.
Giá trị của biên bản giao nhận hàng hóa nằm ở khả năng tạo lập sự minh bạch, rõ ràng, đồng thời giảm thiểu đáng kể rủi ro tranh chấp trong các hoạt động mua bán, vận chuyển và lưu kho hàng hóa của doanh nghiệp. Nó là bằng chứng cụ thể cho việc thực hiện nghĩa vụ giữa các bên.
1.2 Giá trị pháp lý của biên bản trong hoạt động mua bán, vận chuyển, lưu kho
Mặc dù pháp luật Việt Nam hiện hành không quy định một mẫu biên bản giao nhận hàng hóa cố định, văn bản này vẫn sở hữu giá trị pháp lý cao khi được các bên liên quan ký kết và đóng dấu (đối với tổ chức) đầy đủ và hợp lệ.
Cụ thể, biên bản giao nhận hàng hóa đóng vai trò là bằng chứng pháp lý vững chắc để đối chiếu, giải quyết mọi sai lệch hoặc tranh chấp phát sinh. Đồng thời, nó là chứng từ không thể thiếu trong hệ thống hồ sơ kế toán và quy trình quản lý kho của doanh nghiệp. Việc thiết lập và lưu trữ biên bản giao nhận hàng hóa theo đúng quy trình giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ toàn bộ chu trình luân chuyển hàng hóa, từ khâu mua hàng, nhập kho, xuất kho cho đến bàn giao cuối cùng.
1.3 Sự khác biệt giữa biên bản giao nhận và phiếu xuất – nhập kho
Trong thực tế, biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu xuất – nhập kho thường dễ bị nhầm lẫn. Tuy nhiên, chúng có mục đích và phạm vi sử dụng khác biệt rõ ràng:
- Biên bản giao nhận hàng hóa: Đây là chứng từ đối ngoại, được lập và ký kết giữa các bên liên quan trực tiếp đến giao dịch (ví dụ: bên bán – bên mua, bên giao – bên nhận). Mục đích chính của nó là xác nhận việc bàn giao và tiếp nhận hàng hóa thực tế đã diễn ra đúng theo thỏa thuận.
- Phiếu xuất/nhập kho: Đây là chứng từ nội bộ của doanh nghiệp, phục vụ công tác quản lý hàng hóa ra – vào kho. Phiếu xuất/nhập kho được sử dụng cho mục đích kế toán, thống kê hàng tồn kho và kiểm soát nội bộ.
Tóm lại, biên bản giao nhận hàng hóa là văn bản xác nhận giao dịch giữa các đối tác bên ngoài, trong khi phiếu xuất – nhập kho là công cụ quản lý vận hành nội bộ trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
Đọc thêm: Tổng hợp 6 mẫu biên bản bàn giao công việc chuẩn nhất 2025
2. Cấu trúc chung của một biên bản giao nhận hàng hóa
Để một mẫu biên bản giao nhận hàng hóa có giá trị pháp lý và đảm bảo tính minh bạch, nó cần được trình bày một cách rõ ràng, đầy đủ thông tin và tuân thủ cấu trúc chuẩn. Các phần chính thường bao gồm:
- Thông tin cơ bản: Phần này cung cấp các dữ liệu nền tảng như tên đầy đủ của doanh nghiệp hoặc cá nhân tham gia, địa chỉ liên hệ, số hiệu đơn hàng hoặc hợp đồng liên quan, cùng với thời gian và địa điểm diễn ra quá trình giao nhận. Đây là yếu tố then chốt để xác định tính hợp lệ và thời điểm phát sinh của văn bản.
- Thành phần tham gia: Liệt kê chi tiết danh tính, chức vụ của những người đại diện có thẩm quyền cho bên giao, bên nhận. Nếu có sự tham gia của bên thứ ba như đơn vị vận chuyển hoặc bên giám sát, thông tin của họ cũng cần được ghi rõ. Phần này nhằm đảm bảo tính minh bạch và phân định rõ ràng trách nhiệm của mỗi bên.
- Nội dung giao nhận chi tiết: Trình bày cụ thể về số lượng, chủng loại, mô tả tình trạng và chất lượng của từng mặt hàng được giao. Doanh nghiệp nên chủ động bổ sung thêm cột ‘ghi chú’ để phản ánh chính xác tình trạng thực tế của hàng hóa hoặc bất kỳ sai lệch nào so với hợp đồng.
- Xác nhận và chữ ký: Đây là phần không thể thiếu để biên bản giao nhận hàng hóa có giá trị pháp lý. Tất cả các bên tham gia cần tiến hành ký và đóng dấu (nếu là tổ chức) xác nhận. Chữ ký và dấu là căn cứ vững chắc để đối chiếu khi có tranh chấp hoặc phục vụ cho các hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ.
3. Top 7 mẫu biên bản giao nhận hàng hóa phổ biến cho doanh nghiệp
3.1 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa tổng hợp
Đây là mẫu biên bản giao nhận hàng hóa được thiết kế linh hoạt cho các doanh nghiệp thương mại phải xử lý nhiều loại mặt hàng và có quy trình giao nhận đa dạng. Mẫu tổng hợp này bao gồm các thông tin cơ bản như số lượng, chủng loại, ngày giờ giao nhận và đặc biệt hữu ích khi bàn giao hàng hóa từ nhiều đơn hàng nhỏ lẻ hoặc gồm nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau.
3.2 Mẫu biên bản giao nhận hàng nhập kho
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa này chuyên biệt cho bộ phận kho vận khi tiếp nhận hàng hóa từ các nhà cung cấp. Nó cho phép ghi nhận chi tiết các thông tin quan trọng của hàng hóa nhập kho, bao gồm mã hàng, số lượng thực tế, và tình trạng cụ thể. Đây là cơ sở để đối chiếu với đơn đặt hàng hoặc hợp đồng nhập, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quy trình nhập kho.
3.3 Mẫu biên bản giao nhận hàng xuất kho
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa xuất kho được sử dụng khi doanh nghiệp thực hiện việc xuất hàng cho khách hàng hoặc luân chuyển hàng hóa giữa các bộ phận nội bộ. Nội dung của biên bản này thể hiện rõ ràng thông tin của người giao và người nhận, thời điểm giao hàng, chủng loại và số lượng hàng hóa được xuất. Điều này giúp bộ phận kế toán và kho vận kiểm soát chặt chẽ, minh bạch toàn bộ quy trình xuất hàng.
3.4 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa lỗi hoặc hoàn trả
Đặc thù cho các trường hợp đổi trả hoặc tiếp nhận hàng hóa bị lỗi, hư hỏng, mẫu biên bản giao nhận hàng hóa này không chỉ chứa các thông tin cơ bản mà còn yêu cầu phần mô tả chi tiết về nguyên nhân lỗi, tình trạng cụ thể của hàng hóa và phương án xử lý (ví dụ: đổi mới, hoàn tiền, bảo hành). Đây là một chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp có cơ sở rõ ràng để làm việc với nhà cung cấp hoặc khách hàng khi phát sinh sự cố, đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của các bên.
3.5 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa giữa nhà cung cấp và đại lý
Thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vận hành hệ thống phân phối hoặc có mạng lưới đại lý bán hàng, mẫu biên bản giao nhận hàng hóa này là công cụ hữu hiệu giúp hai bên xác nhận rõ ràng về số lượng hàng hóa được giao, đơn giá, các điều kiện bàn giao cụ thể và thời gian thực hiện. Đồng thời, nó là căn cứ minh bạch và tin cậy để đối soát công nợ hoặc tiến hành kiểm kê hàng tồn kho.
3.6 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ giữa các chi nhánh
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ được sử dụng khi có sự luân chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh hoặc kho bãi thuộc cùng một doanh nghiệp. Biên bản này ghi rõ thông tin về điểm gửi và điểm nhận, loại hàng hóa, số lượng và thời điểm chuyển giao. Việc áp dụng mẫu này giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả dòng hàng luân chuyển nội bộ và chủ động phòng ngừa thất thoát.
3.7 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa theo hợp đồng dự án
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa này đặc biệt phù hợp cho các hợp đồng cung cấp thiết bị, thi công hoặc các dự án lớn với nhiều giai đoạn bàn giao khác nhau. Biên bản thường bao gồm thông tin chi tiết về từng hạng mục, mã hàng, các tiêu chuẩn kỹ thuật yêu cầu, thời hạn nghiệm thu và các điều kiện bàn giao cụ thể. Điều này giúp đảm bảo tính pháp lý, sự đồng bộ với tiến độ dự án và tránh mọi hiểu lầm trong quá trình thực hiện.
TẢI MIỄN PHÍ: 7 MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA
4. Hướng dẫn sử dụng và lưu trữ biên bản giao nhận hiệu quả
Việc lập và lưu trữ biên bản giao nhận hàng hóa đúng cách giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tránh thất lạc chứng từ và đảm bảo tính minh bạch trong toàn bộ quy trình giao – nhận. Dưới đây là một số hướng dẫn giúp doanh nghiệp sử dụng và quản lý biên bản hiệu quả hơn:
- Kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký nhận: Trước khi hoàn tất biên bản, cần đối chiếu đầy đủ các thông tin như mã đơn hàng, chủng loại, số lượng, chất lượng và thời điểm giao nhận. Việc rà soát này giúp đảm bảo tính chính xác của chứng từ và tránh tranh chấp phát sinh sau này.
- Lưu trữ song song bản giấy và bản điện tử: Biên bản nên được in và lưu bản gốc tại bộ phận liên quan (kho, kế toán, pháp chế), đồng thời scan hoặc số hóa để lưu trữ trên hệ thống dữ liệu chung. Việc này giúp dễ dàng tra cứu, chia sẻ nội bộ và tránh mất mát khi cần kiểm tra lại.
- Tích hợp quy trình giao nhận vào phần mềm quản lý: Thay vì xử lý thủ công, doanh nghiệp có thể tích hợp biên bản giao nhận vào Base Workflow. Hai giải pháp này cho phép tự động tạo, phê duyệt và lưu trữ biên bản theo luồng làm việc, giúp số hóa toàn bộ quy trình giao – nhận hàng hóa và theo dõi tiến độ thời gian thực.
Đọc thêm: [Miễn phí] 5+ mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chuẩn nhất 2025
5. Những lỗi thường gặp khi lập biên bản giao nhận
Trong quá trình lập biên bản giao nhận hàng hóa, nhiều doanh nghiệp thường gặp phải những sai sót nhỏ nhưng có thể ảnh hưởng lớn đến tính chính xác và hiệu lực pháp lý của chứng từ. Việc nhận biết sớm và khắc phục các lỗi này giúp đảm bảo quy trình giao – nhận diễn ra minh bạch, tránh tranh chấp sau này.
- Sai thông tin hàng hóa hoặc số lượng: Đây là lỗi phổ biến nhất, thường do không kiểm đếm kỹ hoặc nhập sai dữ liệu từ hợp đồng. Việc sai lệch giữa thực tế và biên bản có thể khiến kế toán khó đối chiếu, thậm chí phát sinh khiếu nại giữa các bên.
- Thiếu chữ ký hoặc dấu xác nhận: Biên bản giao nhận chỉ có giá trị pháp lý khi được các bên liên quan ký và đóng dấu (nếu là tổ chức). Thiếu một trong hai yếu tố này có thể khiến văn bản vô hiệu khi cần đối chứng hoặc giải quyết tranh chấp.
- Không lưu trữ đúng quy trình: Nhiều doanh nghiệp chỉ lưu bản giấy mà không số hóa hoặc ngược lại, dẫn đến thất lạc và khó truy xuất khi cần tra cứu. Việc lưu trữ đồng bộ, cả bản cứng và bản mềm, là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính toàn vẹn của hồ sơ giao nhận.
6. Ứng dụng công nghệ trong quản lý giao nhận hàng hóa
Việc áp dụng công nghệ vào quản lý giao – nhận hàng hóa đã giúp nhiều doanh nghiệp chuyển từ hình thức thủ công sang quy trình số hóa toàn diện, nâng cao tính minh bạch, khả năng truy xuất và hiệu quả vận hành.
Các phần mềm quản trị hiện nay cho phép tự động khởi tạo biên bản giao nhận, luân chuyển nhiệm vụ qua từng giai đoạn – từ tiếp nhận, kiểm kê đến bàn giao, xác nhận – giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm đáng kể thời gian thao tác.
Khi biên bản được lưu trữ điện tử, doanh nghiệp có thể tra cứu nhanh, quản lý lịch sử giao nhận và hạn chế rủi ro thất lạc hồ sơ, đảm bảo dữ liệu được lưu giữ tập trung, an toàn và dễ dàng kiểm soát.
Base.vn là một nền tảng quản trị tổng thể giúp doanh nghiệp, trong đó có cả module hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu toàn bộ quy trình giao nhận hàng hóa – Base Workflow. Cụ thể, Base Workflow cho phép thiết lập luồng phê duyệt linh hoạt, tự động hóa việc tạo và theo dõi biên bản giao nhận, đồng thời lưu trữ hồ sơ tập trung trên một hệ thống duy nhất. Mọi dữ liệu liên quan đến giao nhận, tồn kho hay vận hành đều được đồng bộ hóa giữa các bộ phận, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ, kiểm soát sai lệch và ra quyết định nhanh hơn.
7. Kết luận
Mỗi biên bản giao nhận hàng hóa là mắt xích quan trọng trong chuỗi vận hành của doanh nghiệp. Khi được thiết lập và quản lý đúng cách, nó không chỉ giúp công việc trở nên rõ ràng, hạn chế sai sót mà còn thể hiện tinh thần làm việc có hệ thống và chuyên nghiệp của tổ chức.
Thay vì xử lý thủ công từng bước, đã đến lúc doanh nghiệp chuyển mình sang mô hình quản lý thông minh hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, kiểm soát rủi ro và nâng cao hiệu suất làm việc.
