Trong mọi mối quan hệ hợp tác kinh doanh, biên bản thanh lý hợp đồng đóng vai trò là một tài liệu pháp lý thiết yếu. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ quy trình và cách thức lập mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chuẩn xác. Base.vn cam kết cung cấp đến quý độc giả trọn bộ mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cập nhật nhất năm 2025, cùng với hướng dẫn chi tiết về cách thức soạn thảo, ký kết và lưu trữ hiệu quả, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng cho doanh nghiệp của bạn.
1. Biên bản thanh lý hợp đồng là gì?
1.1 Khái niệm và mục đích của biên bản thanh lý hợp đồng
Biên bản thanh lý hợp đồng là một văn bản pháp lý chính thức được thiết lập khi tất cả các nghĩa vụ, quyền lợi và công việc được quy định trong hợp đồng gốc đã được các bên hoàn thành một cách đầy đủ. Mục đích cốt lõi của văn bản này là để xác nhận sự chấm dứt hợp đồng một cách hợp pháp, minh bạch, đồng thời ghi nhận rõ ràng rằng không còn bất kỳ trách nhiệm hoặc khiếu nại nào giữa các bên sau khi quá trình thanh lý hoàn tất.
Nói cách khác, biên bản thanh lý hợp đồng chính là bằng chứng xác thực, minh chứng cho việc mọi điều khoản đã được thực hiện trọn vẹn và mối quan hệ hợp tác chính thức giữa các bên đã kết thúc.
1.2 Vai trò trong việc xác nhận nghĩa vụ đã hoàn thành
Biên bản thanh lý hợp đồng mang ý nghĩa then chốt trong việc xác nhận và khẳng định kết quả thực hiện hợp đồng. Văn bản này đóng vai trò quan trọng giúp hai bên đối tác:
- Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ: Thống nhất rằng tất cả các cam kết và điều khoản đã được hoàn tất một cách đầy đủ và đúng theo thỏa thuận đã ký kết.
- Ghi nhận tồn đọng (nếu có): Làm rõ và ghi nhận cụ thể nếu còn tồn tại bất kỳ nghĩa vụ nào chưa hoàn thành hoặc các vấn đề phát sinh cần được xử lý thêm trước khi chấm dứt hoàn toàn.
- Cơ sở cho các bước tiếp theo: Cung cấp căn cứ pháp lý vững chắc cho các hoạt động sau thanh lý như thanh toán cuối cùng, bàn giao tài sản, hoặc các thủ tục chấm dứt hợp tác khác.
Đặc biệt đối với các doanh nghiệp thường xuyên tham gia vào các hợp đồng dịch vụ, mua bán hàng hóa, hoặc triển khai dự án phần mềm, việc có một biên bản thanh lý hợp đồng chuẩn chỉnh là công cụ đắc lực giúp quản trị rủi ro hiệu quả và là bằng chứng không thể thiếu về sự tuân thủ pháp lý trong suốt quá trình hợp tác.
1.3 Giá trị pháp lý của biên bản thanh lý trong hồ sơ doanh nghiệp
Về khía cạnh pháp lý, biên bản thanh lý hợp đồng là một chứng từ quan trọng xác nhận việc chấm dứt hợp đồng một cách hợp lệ và chính thức. Mặc dù không phải mọi trường hợp đều yêu cầu bắt buộc phải có biên bản thanh lý hợp đồng, nhưng đây là tài liệu vô cùng cần thiết trong hồ sơ quản trị của mỗi doanh nghiệp, mang lại những lợi ích đáng kể:
- Minh bạch hóa tranh chấp: Cung cấp căn cứ rõ ràng và bằng chứng pháp lý vững chắc cho doanh nghiệp trong trường hợp xảy ra các tranh chấp phát sinh sau này.
- Thuận tiện cho quản lý nội bộ: Giúp các bộ phận như kế toán, pháp chế và kiểm soát nội bộ dễ dàng đối chiếu, lưu trữ, báo cáo và thực hiện các nghiệp vụ liên quan.
- Nâng cao tính chuyên nghiệp: Đảm bảo quy trình quản lý hợp đồng trở nên mạch lạc, minh bạch, có hệ thống, và thuận tiện cho mọi công tác kiểm tra, kiểm toán trong tương lai.
Việc có biên bản thanh lý hợp đồng được lập đúng quy định cho phép doanh nghiệp khép lại từng giai đoạn hợp tác một cách trọn vẹn, chuyên nghiệp, đồng thời xây dựng và duy trì một hệ thống hồ sơ pháp lý đầy đủ, nhất quán và đáng tin cậy.
Đọc thêm: Top 8 phần mềm quản lý văn bản, tài liệu phổ biến cho doanh nghiệp
2. Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng?
Trong quá trình hợp tác kinh doanh, hợp đồng có thể chấm dứt vì nhiều lý do khác nhau. Để đảm bảo tính pháp lý và sự minh bạch, việc lập biên bản thanh lý hợp đồng là cần thiết để ghi nhận chính thức việc chấm dứt, đồng thời xác nhận rõ ràng rằng quyền và nghĩa vụ của các bên đã được giải quyết triệt để. Các trường hợp chính mà doanh nghiệp nên lập biên bản thanh lý hợp đồng bao gồm:
- Hợp đồng đã hoàn thành: Khi tất cả công việc, sản phẩm hoặc dịch vụ theo hợp đồng đã được bàn giao đầy đủ, đúng theo thỏa thuận, và các bên đã xác nhận không còn bất kỳ nghĩa vụ nào phát sinh.
- Kết thúc hợp đồng sớm theo thỏa thuận: Trong trường hợp các bên đồng thuận chấm dứt hợp tác trước thời hạn đã định ban đầu. Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng sẽ giúp ghi nhận sự chấm dứt hiệu lực hợp đồng một cách minh bạch và hợp pháp.
- Hợp đồng có sự điều chỉnh lớn: Nếu có những thay đổi đáng kể về nội dung, phạm vi hoặc thời hạn khiến hợp đồng cũ không còn phù hợp, doanh nghiệp nên lập biên bản thanh lý hợp đồng để chính thức đóng lại hợp đồng hiện tại trước khi tiến hành ký kết một thỏa thuận mới.
3. Cấu trúc và nội dung cơ bản của biên bản thanh lý hợp đồng
Để một biên bản thanh lý hợp đồng được coi là hợp lệ và có giá trị pháp lý, văn bản đó cần thể hiện rõ ràng và đầy đủ các thông tin liên quan đến hợp đồng gốc cũng như kết quả thực hiện. Dưới đây là những nội dung chính yếu mà doanh nghiệp cần đảm bảo có trong mẫu biên bản thanh lý hợp đồng của mình:
- Thông tin chung về hợp đồng và các bên: Ghi rõ số hợp đồng, ngày ký kết, đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của các bên tham gia. Phần này có vai trò quan trọng trong việc xác định chính xác hợp đồng nào đang được thanh lý.
- Tóm tắt nội dung và kết quả thực hiện: Trình bày một cách ngắn gọn, súc tích về phạm vi công việc, sản phẩm hoặc dịch vụ đã được thực hiện theo hợp đồng, kèm theo đánh giá khách quan về mức độ hoàn thành.
- Xác nhận thanh toán và bàn giao: Nêu rõ các khoản tiền đã được thanh toán, tình trạng bàn giao tài sản, sản phẩm, hoặc các nghĩa vụ khác còn tồn đọng (nếu có) cần được giải quyết.
- Cam kết chấm dứt trách nhiệm: Hai bên xác nhận đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ và đồng thời cam kết không còn khiếu nại, tranh chấp hoặc yêu cầu bồi thường nào liên quan đến hợp đồng này trong tương lai.
- Chữ ký và xác nhận pháp lý: Biên bản thanh lý hợp đồng chỉ có giá trị pháp lý khi được đại diện hợp pháp của các bên ký tên và đóng dấu xác nhận (nếu có) theo quy định của pháp luật.
4. 5+ mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chuẩn nhất 2025
4.1 Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế
Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế là văn bản chuyên biệt được sử dụng cho các hợp đồng liên quan đến mua bán, cung ứng hàng hóa hoặc dịch vụ giữa các pháp nhân. Để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng này cần phải nêu rõ thông tin chi tiết của hợp đồng gốc, giá trị thanh toán cuối cùng và xác nhận rõ ràng các nghĩa vụ đã được hoàn thành bởi các bên.
4.2 Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng
Đối với các hoạt động thi công, lắp đặt công trình hoặc các dự án xây dựng, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng là tài liệu bắt buộc. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng này thường bao gồm các thông tin quan trọng như tiến độ thực hiện dự án, kết quả nghiệm thu công trình, khối lượng công việc đã hoàn thành và xác nhận tình trạng thanh toán giữa chủ đầu tư và nhà thầu.
4.3 Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ
Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ được thiết kế riêng cho các giao dịch thuê ngoài, bao gồm các dịch vụ như bảo trì, tư vấn chuyên môn, thiết kế sáng tạo hoặc triển khai phần mềm. Biên bản này có vai trò quan trọng trong việc ghi nhận kết quả bàn giao dịch vụ, tổng chi phí đã thanh toán và cam kết rõ ràng rằng các bên không còn nghĩa vụ nào sau khi dịch vụ đã hoàn tất.
4.4 Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động
Khi quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động chấm dứt, việc lập biên bản thanh lý hợp đồng lao động là bắt buộc. Văn bản này có chức năng xác nhận các khoản lương, trợ cấp đã thanh toán, các quyền lợi của người lao động đã được đảm bảo theo quy định pháp luật và hợp đồng, cũng như việc bàn giao tài sản, hồ sơ liên quan giữa hai bên
4.5 Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê tài sản
Biên bản thanh lý hợp đồng thuê tài sản được sử dụng cho các giao dịch thuê mướn như văn phòng, thiết bị, phương tiện vận tải hoặc máy móc. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng này có vai trò xác nhận việc trả lại tài sản cho bên cho thuê, kiểm tra tình trạng hiện tại của tài sản và đảm bảo rằng tất cả các nghĩa vụ thanh toán thuê đã được hoàn tất.
4.6 Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác đầu tư
Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác đầu tư thường được áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức cùng tham gia vào một dự án cụ thể hoặc một hoạt động kinh doanh chung. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng này sẽ ghi nhận chi tiết về quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến vốn góp, phân chia lợi nhuận và chính thức xác nhận việc chấm dứt hợp tác sau khi dự án hoặc hoạt động kinh doanh kết thúc.
LINK TẢI: CÁC MẪU BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
5. Hướng dẫn lập và lưu trữ biên bản thanh lý đúng chuẩn
Trong quá trình lập biên bản thanh lý hợp đồng, việc tuân thủ các bước chính xác và thiết lập quy trình lưu trữ hồ sơ khoa học là yếu tố then chốt. Điều này không chỉ đảm bảo tính minh bạch, khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng mà còn bảo vệ tối đa quyền lợi pháp lý của doanh nghiệp khi cần thiết. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết mà các chuyên gia khuyên bạn nên áp dụng:
- Ghi nhận thông tin chính xác và đầy đủ: Đảm bảo tất cả các thông tin cơ bản như số hợp đồng, ngày ký kết, tên và địa chỉ đầy đủ của các bên, nội dung thanh lý và kết quả thực hiện hợp đồng phải được ghi lại một cách chính xác, không thiếu sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào.
- Đối chiếu kỹ lưỡng với hợp đồng gốc và phụ lục: Trước khi ký biên bản thanh lý hợp đồng, hãy kiểm tra kỹ lưỡng hợp đồng gốc và tất cả các phụ lục kèm theo. Mục đích là để xác nhận rằng mọi điều khoản đã được thực hiện đầy đủ hoặc đã được các bên thỏa thuận điều chỉnh một cách hợp lệ, qua đó tránh được những thiếu sót hoặc tranh chấp không đáng có về sau.
- Thực hiện lưu trữ đa dạng và có hệ thống: Doanh nghiệp cần lưu trữ cả bản cứng và bản mềm của biên bản thanh lý hợp đồng theo một quy trình chuẩn. Nên phân loại tài liệu theo năm, theo loại hợp đồng và thiết lập một hệ thống truy xuất nhanh chóng. Việc áp dụng lưu trữ số hóa là giải pháp tối ưu giúp dễ dàng tra cứu, quản lý và bảo mật thông tin.
Đọc thêm: Hợp đồng lao động là gì? Tải ngay 5 mẫu hợp đồng lao động
6. Những lỗi thường gặp khi lập biên bản thanh lý
Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng có thể được xem là một thủ tục đơn giản, tuy nhiên, nếu không thực hiện một cách cẩn trọng và tỉ mỉ, văn bản này có thể mất đi giá trị pháp lý hoặc thậm chí là nguyên nhân gây ra các tranh chấp phức tạp sau này. Dưới đây là những sai sót phổ biến mà các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý và tránh khi soạn thảo và ký kết biên bản thanh lý hợp đồng:
- Sai sót thông tin cơ bản: Các lỗi như nhầm lẫn số hợp đồng, sai ngày ký kết, hoặc thông tin không chính xác về các bên tham gia sẽ gây khó khăn lớn trong việc đối chiếu với hợp đồng gốc và có thể làm suy giảm tính pháp lý của biên bản.
- Thiếu chữ ký và dấu xác nhận: Biên bản thanh lý hợp đồng chỉ thực sự có hiệu lực pháp luật khi được đại diện hợp pháp của tất cả các bên liên quan ký tên và đóng dấu xác nhận (nếu có yêu cầu). Việc bỏ sót yếu tố này sẽ khiến văn bản hoàn toàn không có giá trị pháp lý.
- Không làm rõ tình trạng thực hiện nghĩa vụ: Nhiều biên bản thanh lý hợp đồng thường không mô tả chi tiết các nghĩa vụ đã hoàn thành hoặc nội dung bàn giao cụ thể. Sự thiếu rõ ràng này có thể dẫn đến những hiểu lầm, tranh cãi không đáng có khi có bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong tương lai.
- Ngôn ngữ không rõ ràng, mơ hồ: Sử dụng các thuật ngữ không chính xác hoặc câu từ mơ hồ có thể tạo ra kẽ hở pháp lý, khiến các điều khoản không được hiểu đúng và gây khó khăn trong việc giải thích ý định của các bên.
7. Ứng dụng công nghệ trong quản lý hợp đồng và thanh lý
Nếu doanh nghiệp của bạn đang mất nhiều thời gian cho việc tạo, lưu trữ và phê duyệt văn bản, hãy để Base Office hỗ trợ. Với nền tảng quản lý & ban hành văn bản thông minh, Base Office giúp bạn tổ chức, theo dõi và phê duyệt biên bản, hợp đồng hay công văn chỉ trong vài thao tác. Tất cả văn bản được sắp xếp khoa học, luân chuyển nhanh chóng đến đúng người, đúng thời điểm — đảm bảo hiệu quả, minh bạch và chuyên nghiệp trong mọi quy trình nội bộ.
👉 Khám phá ngay Base Office để tối ưu cách doanh nghiệp bạn quản lý văn bản!
8. Kết luận
Việc sử dụng đúng biên bản thanh lý hợp đồng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp lý mà còn đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong hợp tác giữa các bên. Hy vọng bộ 5+ mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chuẩn 2025 được chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chuẩn hóa quy trình làm việc.
Để quản lý, phê duyệt và lưu trữ các loại văn bản như hợp đồng, biên bản hay công văn hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể ứng dụng Base Office – nền tảng quản lý & ban hành văn bản thông minh, giúp tự động hóa quy trình và truyền tải thông tin nhanh chóng trong nội bộ.
