Tăng lương là nhu cầu chính đáng của nhân viên và cũng là bước quan trọng trong chiến lược giữ chân nhân tài của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để việc đề xuất được xét duyệt nhanh chóng và minh bạch, mẫu đề xuất tăng lương cần được chuẩn hóa, rõ ràng và đầy đủ căn cứ. Bài viết này Base.vn tổng hợp 5+ mẫu đề xuất tăng lương chuẩn nhất 2025, giúp bộ phận HR dễ dàng áp dụng trong mọi tình huống thực tế.
1. Mẫu đề xuất tăng lương là gì?
1.1 Định nghĩa
Mẫu đề xuất tăng lương là một văn bản hoặc biểu mẫu nội bộ được sử dụng để đề xuất việc điều chỉnh mức lương cho cá nhân hoặc tập thể trong doanh nghiệp. Tài liệu này thường được lập bởi người quản lý trực tiếp, bộ phận nhân sự hoặc chính nhân viên, dựa trên hiệu quả công việc, thâm niên, năng lực chuyên môn hoặc thành tích đặc biệt.
Mẫu đề xuất đóng vai trò như bản trình bày lý do và căn cứ hợp lý để cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt việc tăng lương, đảm bảo mọi quyết định đều có cơ sở cụ thể.
1.2 Vai trò đối với doanh nghiệp
Một mẫu đề xuất được chuẩn hóa không chỉ giúp quy trình nhân sự diễn ra nhanh gọn, mà còn mang nhiều giá trị quan trọng trong quản trị:
- Là căn cứ chính thức để cấp quản lý, phòng nhân sự hoặc ban giám đốc xem xét, phê duyệt mức tăng lương hợp lý.
- Đảm bảo tính minh bạch và công bằng, giúp hạn chế khiếu nại, thắc mắc giữa các cá nhân hoặc phòng ban.
- Tạo hệ thống lưu trữ hồ sơ rõ ràng, hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác đánh giá nhân sự định kỳ, hoạch định ngân sách lương và thăng tiến.
- Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp, khi mọi đề xuất đều được thực hiện đúng quy trình, có bằng chứng và căn cứ cụ thể.
1.3 Phân biệt đề xuất tăng lương và quyết định tăng lương
Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm: Đề xuất tăng lương và quyết định tăng lương. Thực tế, hai loại văn bản này khác nhau về mục đích, người lập và thời điểm ban hành.
| Tiêu chí | Đề xuất tăng lương | Quyết định tăng lương |
| Người lập | Nhân viên, quản lý trực tiếp hoặc phòng nhân sự. | Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt. |
| Mục đích | Đề nghị xem xét điều chỉnh lương cho cá nhân/tập thể. | Chính thức phê duyệt và ban hành mức lương mới. |
| Thời điểm | Trước khi có quyết định chính thức. | Sau khi đề xuất được phê duyệt. |
| Tính pháp lý | Mang tính nội bộ, đề xuất. | Mang tính hành chính, có hiệu lực thi hành. |
Đọc thêm: Top 5+ mẫu xác nhận lương của công ty chuẩn, đơn giản và dễ dùng
2. Cấu trúc cơ bản của một mẫu đề xuất tăng lương
Thông tin người đề xuất
Phần đầu của biểu mẫu cần thể hiện ai là người thực hiện đề xuất, giúp dễ dàng xác minh trách nhiệm và căn cứ phê duyệt. Thông tin thường bao gồm:
- Họ và tên người đề xuất
- Chức vụ và phòng ban
- Ngày lập đề xuất
Thông tin nhân viên được đề xuất tăng lương
Ghi rõ thông tin của người được xét tăng lương, đảm bảo thống nhất với hồ sơ nhân sự. Các trường thông tin cần có:
- Họ và tên nhân viên
- Chức danh hiện tại
- Mã nhân viên (nếu có)
- Phòng ban đang công tác
- Thời gian làm việc tại công ty
Mức lương hiện tại và mức lương đề xuất
Đây là phần quan trọng nhất, thể hiện sự thay đổi về chế độ đãi ngộ.
Cần trình bày rõ:
- Mức lương hiện tại
- Mức lương đề xuất mới
- Tỷ lệ tăng hoặc chênh lệch cụ thể (% hoặc số tiền)
Lý do hoặc căn cứ đề xuất
Phần này giúp minh chứng tính hợp lý của việc tăng lương. Các căn cứ phổ biến gồm:
- Hiệu quả công việc vượt chỉ tiêu KPI
- Đóng góp vào dự án quan trọng hoặc mang lại doanh thu lớn
- Thành tích nổi bật, sáng kiến cải tiến quy trình
- Thâm niên công tác, năng lực phát triển chuyên môn
- So sánh mức lương với mặt bằng chung thị trường
Nhận xét của cấp quản lý trực tiếp
Cấp quản lý trực tiếp sẽ ghi nhận xét và đánh giá thêm về năng lực, thái độ, khả năng phát triển của nhân viên. Phần này giúp tạo góc nhìn khách quan hơn và làm căn cứ quan trọng cho HR/ban giám đốc trong quá trình xét duyệt.
Xác nhận của phòng nhân sự và ban giám đốc
Đây là bước cuối cùng trước khi đề xuất trở thành quyết định chính thức.
- Phòng nhân sự: Kiểm tra tính hợp lệ, cập nhật thông tin lương và lập tờ trình.
- Ban giám đốc: Xem xét, phê duyệt mức lương mới và ký xác nhận.
Lưu ý khi soạn thảo mẫu đề xuất tăng lương:
- Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, mỗi mục nên có tiêu đề và khoảng trống hợp lý để ghi chú.
- Đảm bảo đủ chữ ký và ngày tháng phê duyệt của các bên liên quan (người đề xuất, quản lý, HR, giám đốc).
3. Top 5+ mẫu đề xuất tăng lương chuẩn nhất cho doanh nghiệp (2025)
3.1 Mẫu đề xuất tăng lương định kỳ theo đánh giá KPI
Đây là loại mẫu phổ biến nhất trong các doanh nghiệp hiện nay, thường được áp dụng vào kỳ đánh giá hiệu suất định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm. Mục tiêu của mẫu này là giúp quản lý trực tiếp và bộ phận nhân sự có căn cứ rõ ràng khi xem xét điều chỉnh lương dựa trên hiệu quả công việc (KPI), năng lực chuyên môn và mức độ cam kết của nhân viên.
Mục đích sử dụng:
- Dùng để tổng hợp, đề xuất điều chỉnh lương cho nhân viên sau mỗi chu kỳ đánh giá.
- Là tài liệu lưu trữ quan trọng giúp HR theo dõi lịch sử tăng lương và đánh giá hiệu suất theo thời gian.
Đối tượng áp dụng:
- Nhân viên có hợp đồng chính thức, đã qua giai đoạn thử việc.
- Các phòng ban có quy trình đánh giá KPI định kỳ (Sales, Marketing, Kỹ thuật, Vận hành,…).
- Cấp quản lý trực tiếp có trách nhiệm tổng hợp kết quả KPI và gửi đề xuất cho HR.
[TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu đề xuất tăng lương định kỳ theo đánh giá KPI
3.2 Mẫu đề xuất tăng lương do thăng chức hoặc bổ nhiệm
Đây là mẫu được sử dụng khi nhân viên được giao vị trí mới hoặc đảm nhiệm thêm trách nhiệm quản lý, chuyên môn cao hơn. Mục đích nhằm điều chỉnh lương tương xứng với vai trò mới, thể hiện sự ghi nhận và khích lệ kịp thời từ phía doanh nghiệp.
Mục đích sử dụng
- Đề xuất điều chỉnh lương cho nhân viên được thăng chức, luân chuyển hoặc bổ nhiệm vị trí mới.
- Là căn cứ để HR và ban lãnh đạo xem xét mức tăng phù hợp theo khung lương chức danh.
Đối tượng áp dụng
- Nhân viên được bổ nhiệm lên vị trí trưởng nhóm, trưởng phòng hoặc quản lý dự án.
- Các trường hợp đảm nhận thêm nhiệm vụ quan trọng ngoài mô tả công việc ban đầu.
[TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu đề xuất tăng lương do thăng chức hoặc bổ nhiệm
3.3 Mẫu đề xuất tăng lương đột xuất cho nhân viên xuất sắc
Không chỉ giới hạn trong các kỳ đánh giá định kỳ, nhiều doanh nghiệp hiện nay triển khai chính sách tăng lương đột xuất để kịp thời ghi nhận thành tích nổi bật hoặc sáng kiến có giá trị thực tiễn.
Mẫu này giúp quản lý linh hoạt đề xuất điều chỉnh lương cho nhân viên vượt chỉ tiêu, có đóng góp đặc biệt hoặc tạo tác động tích cực đến doanh thu, quy trình vận hành hay văn hóa doanh nghiệp.
Mục đích sử dụng:
- Ghi nhận thành tích xuất sắc, sáng kiến đổi mới, hoặc hành động vượt ngoài phạm vi công việc thông thường.
- Đề xuất tăng lương như một hình thức khen thưởng tinh thần và vật chất nhằm khuyến khích nhân viên tiếp tục phát huy.
Đối tượng áp dụng:
- Nhân viên có kết quả vượt KPI, mang về doanh thu hoặc tiết kiệm chi phí lớn cho doanh nghiệp.
- Cá nhân có sáng kiến giúp cải tiến quy trình, nâng cao hiệu suất, lan tỏa tinh thần tích cực trong tổ chức.
[TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu đề xuất tăng lương đột xuất cho nhân viên xuất sắc
3.4 Mẫu đề xuất tăng lương theo thâm niên hoặc chính sách nhân sự
Với những nhân viên gắn bó lâu năm, đạt đủ điều kiện về thời gian công tác hoặc bậc lương, việc tăng lương theo chính sách thâm niên là hình thức ghi nhận bền vững và duy trì sự gắn bó.
Mẫu này giúp bộ phận HR dễ dàng tổng hợp danh sách nhân sự đến kỳ điều chỉnh, đảm bảo việc tăng bậc lương diễn ra minh bạch, đồng bộ và đúng quy định nội bộ.
Mục đích sử dụng:
- Áp dụng cho nhân viên đạt đủ thời gian công tác, bậc nghề, hoặc chính sách tăng lương tự động của doanh nghiệp.
- Giúp HR kiểm soát, đối chiếu dữ liệu thâm niên để điều chỉnh lương đúng hạn, tránh bỏ sót.
Đối tượng áp dụng:
- Nhân viên có thời gian làm việc từ 2 năm trở lên hoặc đạt mốc thâm niên quy định.
- Các bộ phận áp dụng chính sách tăng lương định kỳ theo cấp bậc hoặc hợp đồng lao động.
[TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu đề xuất tăng lương theo thâm niên hoặc chính sách nhân sự
3.5 Mẫu đề xuất điều chỉnh lương theo mặt bằng thị trường hoặc ngân sách mới
Trong bối cảnh thị trường lao động liên tục biến động, việc doanh nghiệp điều chỉnh thang bảng lương hoặc ngân sách lương định kỳ là cần thiết để duy trì sức cạnh tranh và đảm bảo công bằng nội bộ.
Mẫu đề xuất này được sử dụng khi phòng nhân sự hoặc ban lãnh đạo thực hiện rà soát, cập nhật mức lương phù hợp với mặt bằng chung của ngành hoặc quy định pháp luật mới.
[TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu đề xuất tăng lương theo thâm niên hoặc chính sách nhân sự
4. Lưu ý khi lập và xét duyệt đề xuất tăng lương
Căn cứ vào hiệu suất làm việc và năng lực thực tế
Mọi đề xuất tăng lương cần dựa trên các chỉ số định lượng rõ ràng như KPI, OKR hoặc kết quả đánh giá năng lực (PMS). Do đó, bên cạnh thành tích, doanh nghiệp cần xem xét thái độ, tinh thần hợp tác và khả năng phát triển của nhân viên trong dài hạn.
Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng tăng lương cảm tính, đồng thời duy trì công bằng giữa các cá nhân và phòng ban.
Đảm bảo minh bạch và công bằng trong quy trình xét duyệt
Quy trình đề xuất và phê duyệt tăng lương cần được thực hiện công khai, có quy định và người chịu trách nhiệm rõ ràng. HR nên:
- Thông báo lịch xét duyệt tăng lương định kỳ cho toàn bộ nhân viên.
- Lưu trữ toàn bộ biểu mẫu, kết quả đánh giá và biên bản phê duyệt.
- Giải thích rõ ràng lý do được hoặc chưa được tăng lương để nhân viên hiểu và chấp nhận.
Chuẩn hóa và lưu trữ biểu mẫu trong hệ thống HRM điện tử
Thay vì quản lý biểu mẫu giấy thủ công, doanh nghiệp nên triển khai nền tảng HRM điện tử để:
- Tạo – gửi – phê duyệt biểu mẫu trực tuyến chỉ trong vài bước.
- Lưu trữ toàn bộ lịch sử tăng lương, quyết định và biên bản điện tử.
- Tự động tổng hợp báo cáo và thống kê theo kỳ đánh giá.
Điều này giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc hồ sơ, đồng thời tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý của phòng nhân sự.
Đọc thêm: Top 15 phần mềm tính lương tốt nhất 2025 dành cho doanh nghiệp
5. Tối ưu quy trình đề xuất, quyết định tăng lương với Base HRM+
Base HRM+ nền tảng quản trị nhân sự toàn diện của Base.vn giúp doanh nghiệp chuyển toàn bộ quy trình tăng lương từ thủ công sang tự động hóa hoàn toàn, thông qua 3 bước rõ ràng:
Bước 1: Tạo biểu mẫu điện tử, đồng bộ dữ liệu KPI và đánh giá năng lực
- HR hoặc quản lý trực tiếp có thể tạo biểu mẫu đề xuất tăng lương trực tuyến, sử dụng form có sẵn trên hệ thống.
- Các chỉ số KPI, điểm đánh giá năng lực, mức lương hiện tại được tự động lấy từ module Base Goal hoặc Base Payroll giúp loại bỏ thao tác nhập liệu thủ công.
- Có thể đính kèm minh chứng thành tích, ví dụ: báo cáo doanh thu, bảng KPI, biên bản đánh giá.
Bước 2: Xét duyệt theo luồng phê duyệt tự động
- Hệ thống cho phép thiết lập luồng duyệt nhiều cấp (quản lý trực tiếp → phòng nhân sự → giám đốc).
- Khi người duyệt hoàn tất, hệ thống tự động chuyển sang cấp tiếp theo và gửi thông báo tức thời qua email, Base Workflow.
- Mọi hoạt động phê duyệt đều được ghi log rõ ràng, đảm bảo tính minh bạch và dễ tra cứu.
Bước 3: Phê duyệt và ban hành quyết định tăng lương tự động
- Khi đề xuất được phê duyệt, Base HRM+ sẽ tự động tạo quyết định tăng lương kèm thông tin chi tiết (mức cũ, mức mới, tỷ lệ tăng, hiệu lực áp dụng).
- HR có thể lựa chọn gửi thông báo đến toàn bộ nhân sự liên quan (quản lý, tài chính, nhân viên được tăng lương).
- Quyết định được lưu trữ tự động trong hồ sơ nhân viên điện tử, đồng bộ ngay với bảng lương tháng kế tiếp.
Base HRM+ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn nâng cao trải nghiệm nội bộ, thể hiện văn hóa làm việc minh bạch – chuyên nghiệp – hiện đại. Đây là bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số nhân sự, đặc biệt trong bối cảnh 2025, khi dữ liệu và tốc độ xử lý trở thành yếu tố cạnh tranh cốt lõi.
6. Kết luận
Đề xuất tăng lương là một phần quan trọng trong chiến lược giữ chân và phát triển nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Khi được thực hiện đúng quy trình, có căn cứ, minh bạch và hệ thống hóa, hoạt động này không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động, mà còn củng cố niềm tin vào văn hóa công bằng của tổ chức.
