Giấy xác nhận lương là tài liệu quan trọng để chứng minh tài chính của người lao động, đặc biệt trong những thủ tục như vay ngân hàng, mua nhà, xin visa…. Vậy nên việc chuẩn bị một mẫu xác nhận lương chuẩn, rõ ràng và dễ sử dụng không chỉ giúp nhân viên thuận tiện hơn mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Bài viết này Base.vn sẽ tổng hợp 5+ mẫu xác nhận lương chuẩn, dễ áp dụng ngay trong thực tế.
1. Mẫu xác nhận lương là gì?
1.1 Khái niệm và mục đích
Mẫu xác nhận lương là văn bản do doanh nghiệp phát hành, dùng để xác nhận mức thu nhập thực tế mà nhân viên đã và đang nhận tại công ty trong một khoảng thời gian nhất định, thường là 3 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm gần nhất.
Tài liệu này thường được sử dụng khi nhân viên cần chứng minh thu nhập cho các mục đích như:
- Vay vốn ngân hàng
- Mở thẻ tín dụng
- Thuê nhà/mua nhà
- Xin visa hoặc thực hiện các thủ tục hành chính khác.
Đối với doanh nghiệp, mẫu xác nhận lương không chỉ giúp hỗ trợ nhân viên trong các nhu cầu cá nhân, mà còn thể hiện sự minh bạch, uy tín và chuyên nghiệp trong công tác nhân sự.
1.2 Nội dung cơ bản thường có trong mẫu xác nhận lương
Một mẫu xác nhận lương chuyên nghiệp và có giá trị sẽ cần đảm bảo một số thông tin như:
- Thông tin công ty: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email.
- Thông tin nhân viên: Họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD/Hộ chiếu, vị trí, phòng ban.
- Thời gian làm việc: Ngày bắt đầu công tác, hợp đồng lao động.
- Mức thu nhập: Lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, tổng thu nhập bình quân theo tháng.
- Xác nhận của công ty: Chữ ký của người có thẩm quyền, thường là giám đốc hoặc trưởng phòng nhân sự và đóng dấu công ty.
Những yếu tố này giúp mẫu xác nhận lương đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và có giá trị sử dụng trong các thủ tục hành chính, đồng thời hạn chế rủi ro phát sinh cho cả nhân viên và doanh nghiệp.
Đọc thêm: Top 5 mẫu phiếu lương nhân viên chuyên nghiệp, dễ sử dụng nhất 2025
2. Khi nào cần sử dụng mẫu xác nhận lương?
Một số trường hợp cần sử dụng đến mẫu xác nhận lương gồm:
Vay ngân hàng, mua nhà, mua xe
Khi nhân viên muốn vay tín chấp, vay thế chấp, mua nhà hoặc mua xe trả góp, ngân hàng và tổ chức tín dụng thường yêu cầu giấy xác nhận lương để đánh giá khả năng trả nợ. Tài liệu này giúp chứng minh mức thu nhập ổn định và khả năng tài chính của người lao động.
Làm hồ sơ xin visa, du học, xuất khẩu lao động
Trong các thủ tục xin visa du lịch, du học, lao động ở nước ngoài, cơ quan lãnh sự hoặc tổ chức tiếp nhận sẽ yêu cầu người nộp hồ sơ cung cấp bằng chứng về thu nhập. Mẫu xác nhận lương của công ty chính là một trong những tài liệu quan trọng để chứng minh khả năng tài chính và sự ràng buộc công việc tại Việt Nam.
Các thủ tục liên quan đến bảo hiểm, pháp lý
Trong một số trường hợp giải quyết bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tranh chấp lao động hoặc thủ tục pháp lý, nhân viên có thể cần đến giấy xác nhận lương để chứng minh quyền lợi và nghĩa vụ. Đây là cơ sở để cơ quan chức năng hoặc tòa án xem xét và đưa ra quyết định.
3. Những lưu ý khi điền và sử dụng mẫu xác nhận lương
Khi tạo mẫu xác nhận và gửi cho người lao động, bộ phận nhân sự cần lưu ý:
Thông tin phải chính xác, minh bạch
Tất cả thông tin ghi trong mẫu xác nhận lương, từ họ tên, chức vụ, số CMND/CCCD, mức thu nhập cho đến thời gian công tác cần chính xác tuyệt đối. Bất kỳ sai sót nào cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc gây rắc rối trong quá trình đối chiếu, vậy nên doanh nghiệp cần minh bạch và nhất quán để tài liệu có giá trị sử dụng.
Cần có chữ ký và đóng dấu công ty
Một mẫu xác nhận lương chỉ có hiệu lực khi được ký tên bởi người có thẩm quyền (giám đốc, trưởng phòng nhân sự, kế toán trưởng) và đóng dấu công ty. Đây là yếu tố bắt buộc để chứng minh tính pháp lý của văn bản, đồng thời tạo sự tin cậy cho các tổ chức bên ngoài như ngân hàng, đại sứ quán hay cơ quan hành chính.
Kiểm tra đúng biểu mẫu yêu cầu của đơn vị tiếp nhận
Mỗi đơn vị có thể có yêu cầu riêng về biểu mẫu xác nhận lương. Ví dụ: Ngân hàng thường yêu cầu mẫu riêng kèm thời gian xác nhận thu nhập 3-6 tháng; trong khi đại sứ quán lại quan tâm đến thu nhập bình quân và thời gian công tác.
Vì vậy, trước khi phát hành, HR cần kiểm tra kỹ yêu cầu của đơn vị tiếp nhận để điền đúng và đủ, tránh trường hợp phải làm lại hồ sơ.
Đọc thêm: 10+ mẫu bảng lương nhân viên mới nhất Excel + Word (Tải miễn phí)
4. 5+ mẫu xác nhận lương công ty chuẩn, đơn giản và dễ dùng
4.1 Mẫu 1: Mẫu xác nhận lương dùng cho vay ngân hàng
Mẫu được thiết kế đầy đủ các phần: Thông tin công ty, thông tin nhân viên, mức lương và phụ cấp, thời gian xác nhận, mục đích sử dụng. Với bố cục rõ ràng và có chỗ dành cho chữ ký, đóng dấu của công ty, mẫu này đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và dễ dàng được các tổ chức tín dụng chấp nhận.
Tải miễn phí ngay mẫu xác nhận lương dùng cho vay ngân hàng
4.2 Mẫu 2: Mẫu xác nhận lương xin visa, du học
Khi làm hồ sơ xin visa du lịch, du học hoặc xuất khẩu lao động, cơ quan lãnh sự thường yêu cầu chứng minh thu nhập để đảm bảo khả năng tài chính và ràng buộc công việc tại Việt Nam. Mẫu xác nhận lương này được thiết kế đơn giản nhưng đầy đủ, tập trung vào thu nhập bình quân và thời gian công tác. Đây là tài liệu quan trọng, giúp tăng độ tin cậy khi xét duyệt hồ sơ.
Tải miễn phí ngay mẫu xác nhận lương xin visa, du học
4.3 Mẫu 3: Mẫu xác nhận lương cơ bản
Đây là mẫu xác nhận lương cơ bản, thường được doanh nghiệp sử dụng nội bộ để chứng minh thu nhập cho nhân viên khi có nhu cầu riêng. Mẫu tập trung vào các thông tin chính như lương cơ bản, phụ cấp, tổng thu nhập trung bình và thời gian công tác. Với thiết kế gọn gàng, dễ dùng, mẫu này phù hợp cho hầu hết các công ty khi nhân viên cần giấy xác nhận nhanh chóng và đúng quy chuẩn.
Tải miễn phí ngay mẫu xác nhận lương cơ bản
4.4 Mẫu 4: Mẫu xác nhận lương song ngữ (Anh – Việt)
Trong một số trường hợp như xin visa, du học, làm việc tại công ty nước ngoài hoặc hợp tác quốc tế, nhân viên cần giấy xác nhận lương bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh. Mẫu song ngữ vừa giúp hồ sơ được các cơ quan nước ngoài dễ dàng chấp nhận, vừa đảm bảo tính pháp lý tại Việt Nam. Đây là lựa chọn chuyên nghiệp, phù hợp cho doanh nghiệp có nhân viên thường xuyên làm thủ tục quốc tế.
Tải miễn phí ngay mẫu xác nhận lương song ngữ (Anh – Việt)
4.5 Mẫu 5: Mẫu xác nhận lương 3 tháng
Đây là loại mẫu phổ biến nhất khi nhân viên cần chứng minh thu nhập cho ngân hàng, cơ quan hành chính hoặc xin visa. Mẫu xác nhận lương 3 tháng thể hiện tổng thu nhập bình quân của 3 tháng gần nhất, giúp đơn vị tiếp nhận có căn cứ rõ ràng để đánh giá khả năng tài chính.
Tải miễn phí ngay mẫu xác nhận lương 3 tháng
4.6 Mẫu 6: Mẫu xác nhận lương quyết toán thuế
Trong quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), cơ quan thuế hoặc doanh nghiệp thường yêu cầu giấy xác nhận lương để đối chiếu thu nhập trong năm. Mẫu xác nhận lương quyết toán thuế thường được dùng khi nhân viên làm thủ tục quyết toán trực tiếp tại cơ quan thuế, hoặc khi có sự thay đổi nơi làm việc trong năm. Đây là tài liệu quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch, tránh sai sót và bảo vệ quyền lợi cho người lao động.
Tải miễn phí ngay mẫu xác nhận lương quyết đoán thuế
TẢI TRỌN BỘ MIỄN PHÍ 6 MẪU GIẤY XÁC NHẬN LƯƠNG
5. Base HRM+: Bộ quản trị nhân sự toàn diện
Việc quản lý và phát hành các loại giấy tờ nhân sự như phiếu lương, giấy xác nhận lương… chỉ là một phần nhỏ trong toàn bộ bức tranh quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Để tối ưu quy trình, hạn chế sai sót và nâng cao trải nghiệm cho nhân viên, doanh nghiệp cần một hệ thống đồng bộ, vừa tự động hóa nghiệp vụ nhân sự, vừa đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.
Base HRM+ – Bộ giải pháp quản trị nhân sự được phát triển bởi Base.vn tích hợp từ chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động đến phát hành phiếu lương và các chứng từ cần thiết. Một số điểm nổi bật của giải pháp có thể kể đến như:
- Quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu nhân sự: Hồ sơ, hợp đồng, lương thưởng, bảo hiểm được lưu trữ và tra cứu dễ dàng.
- Tự động hóa nghiệp vụ nhân sự: Từ chấm công, tính lương, tạo phiếu lương đến phát hành giấy tờ liên quan, tất cả đều xử lý nhanh chóng và chính xác.
- Tích hợp liền mạch các module: HRM, Payroll, Timeoff, Timesheet… giúp dữ liệu đồng bộ, hạn chế sai sót.
- Phân quyền và bảo mật cao: Chỉ người có thẩm quyền mới được truy cập dữ liệu nhạy cảm như lương, hợp đồng, bảo hiểm.
- Hỗ trợ quyết định nhân sự bằng dữ liệu: Báo cáo trực quan, dashboard thông minh giúp HR và lãnh đạo nắm bắt tình hình nhân sự kịp thời.
Nhờ khả năng số hóa và kết nối dữ liệu thông minh, Base HRM+ giúp HR tiết kiệm thời gian, tăng tính chính xác và mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp hơn cho cả doanh nghiệp lẫn nhân viên.
6. Kết bài
Việc sử dụng giấy xác nhận lương không chỉ giúp nhân viên thuận tiện trong các thủ tục cá nhân, mà còn thể hiện sự minh bạch, chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Để quản trị nhân sự hiệu quả hơn, HR nên kết hợp giữa biểu mẫu chuẩn và công cụ công nghệ, vừa đảm bảo tính chính xác, vừa tối ưu quy trình, qua đó nâng cao trải nghiệm nhân viên.
