Giấy xác nhận lương là tài liệu quan trọng để chứng minh tài chính của người lao động, đặc biệt trong những thủ tục như vay ngân hàng, mua nhà, xin visa…. Vậy nên việc chuẩn bị một mẫu xác nhận lương chuẩn, rõ ràng và dễ sử dụng không chỉ giúp nhân viên thuận tiện hơn mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Bài viết này Base.vn sẽ tổng hợp 5+ mẫu xác nhận lương chuẩn, dễ áp dụng ngay trong thực tế.
1. Mẫu xác nhận lương là gì?
1.1 Khái niệm và mục đích
Giấy xác nhận lương, còn được biết đến với tên gọi giấy xác nhận thu nhập, là một văn bản chính thức do doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức nơi người lao động làm việc phát hành. Mục đích chính của tài liệu này là để xác nhận mức thu nhập thực tế mà nhân viên đã và đang nhận được tại công ty trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là 3 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm gần nhất. Đây là căn cứ quan trọng để chứng minh năng lực tài chính và sự ổn định về thu nhập của một cá nhân.
Giấy xác nhận lương đóng vai trò thiết yếu trong nhiều khía cạnh của đời sống và các thủ tục hành chính. Đối với cá nhân người lao động, tài liệu này giúp họ:
- Vay vốn ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng: Đây là bằng chứng không thể thiếu để các tổ chức tài chính đánh giá khả năng trả nợ của người vay khi xin vay tín chấp, vay thế chấp, mua nhà, mua xe trả góp, hoặc mở thẻ tín dụng.
- Thuê nhà/mua nhà: Giúp người lao động chứng minh đủ khả năng tài chính để chi trả tiền thuê hoặc mua bất động sản.
- Xin visa hoặc thực hiện các thủ tục hành chính quốc tế: Là tài liệu quan trọng trong hồ sơ xin visa du lịch, du học, định cư hoặc xuất khẩu lao động, chứng minh khả năng tự túc tài chính và ràng buộc tại Việt Nam.
- Các thủ tục pháp lý khác: Trong một số trường hợp giải quyết tranh chấp lao động, ly hôn để giành quyền nuôi con, hoặc các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội, giấy xác nhận lương cung cấp bằng chứng rõ ràng về thu nhập của cá nhân.
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân: Là căn cứ để kê khai và quyết toán thuế chính xác với cơ quan thuế.
Đối với doanh nghiệp, việc cấp giấy xác nhận lương không chỉ là một trách nhiệm pháp lý mà còn thể hiện sự minh bạch, uy tín và chuyên nghiệp trong công tác quản lý nhân sự. Nó giúp xây dựng niềm tin với nhân viên và các đối tác bên ngoài, đồng thời hỗ trợ nhân viên giải quyết các nhu cầu cá nhân một cách thuận lợi.
1.2 Nội dung cơ bản thường có trong mẫu xác nhận lương
Một mẫu xác nhận lương chuyên nghiệp và có giá trị sẽ cần đảm bảo một số thông tin như:
- Thông tin công ty: Đây là phần quan trọng để xác định nguồn gốc của văn bản. Bao gồm tên đầy đủ của công ty, địa chỉ trụ sở chính (ghi theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập), số điện thoại liên hệ, mã số thuế (nếu có), và email. Những thông tin này giúp đối tác hoặc cơ quan tiếp nhận dễ dàng kiểm tra tính hợp pháp và liên hệ khi cần.
- Thông tin nhân viên: Phần này chi tiết về người lao động được xác nhận thu nhập. Cần có họ và tên đầy đủ, ngày sinh, số CMND/CCCD/Hộ chiếu (kèm ngày cấp, nơi cấp), vị trí/chức danh công việc, phòng ban đang công tác. Việc ghi rõ các thông tin cá nhân giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính chính xác của hồ sơ.
- Thời gian làm việc: Thông tin về ngày bắt đầu công tác tại công ty và loại hợp đồng lao động (ví dụ: hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn) là cần thiết. Đây là yếu tố để các tổ chức đánh giá sự ổn định trong công việc của người lao động.
- Mức thu nhập: Đây là phần cốt lõi của giấy xác nhận. Mức lương cần được kê khai chi tiết, bao gồm lương cơ bản, các khoản phụ cấp (phụ cấp ăn trưa, đi lại, trách nhiệm, v.v.), thưởng (nếu có), và tổng thu nhập bình quân theo tháng trong khoảng thời gian được xác nhận (thường là 3 hoặc 6 tháng gần nhất). Việc làm rõ các khoản thu nhập giúp đơn vị tiếp nhận có cái nhìn toàn diện về khả năng tài chính của nhân viên. Ngoài ra, cần nêu rõ hình thức trả lương (tiền mặt hay chuyển khoản).
- Xác nhận của công ty: Để tài liệu có hiệu lực pháp lý, giấy xác nhận lương bắt buộc phải có chữ ký của người có thẩm quyền trong công ty và đóng dấu mộc tròn của doanh nghiệp. Người có thẩm quyền thường là Giám đốc, Tổng Giám đốc, Trưởng phòng Nhân sự hoặc Kế toán trưởng. Chữ ký cần rõ ràng và đóng dấu phải đúng quy định pháp luật để đảm bảo tính xác thực và hợp pháp của văn bản.
Những yếu tố này giúp mẫu xác nhận lương đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và có giá trị sử dụng trong các thủ tục hành chính, đồng thời hạn chế rủi ro phát sinh cho cả nhân viên và doanh nghiệp.
Đọc thêm: Top 5 mẫu phiếu lương nhân viên chuyên nghiệp, dễ sử dụng nhất 2025
2. Khi nào cần sử dụng mẫu xác nhận lương?
Một số trường hợp cần sử dụng đến mẫu xác nhận lương gồm:
Vay ngân hàng, mua nhà, mua xe
Khi nhân viên muốn vay tín chấp, vay thế chấp, mua nhà hoặc mua xe trả góp, ngân hàng và tổ chức tín dụng thường yêu cầu giấy xác nhận lương để đánh giá khả năng trả nợ. Tài liệu này giúp chứng minh mức thu nhập ổn định và khả năng tài chính của người lao động.
Làm hồ sơ xin visa, du học, xuất khẩu lao động
Trong các thủ tục xin visa du lịch, du học, lao động ở nước ngoài, cơ quan lãnh sự hoặc tổ chức tiếp nhận sẽ yêu cầu người nộp hồ sơ cung cấp bằng chứng về thu nhập. Mẫu xác nhận lương của công ty chính là một trong những tài liệu quan trọng để chứng minh khả năng tài chính và sự ràng buộc công việc tại Việt Nam.
Các thủ tục liên quan đến bảo hiểm, pháp lý
Trong một số trường hợp giải quyết bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tranh chấp lao động hoặc thủ tục pháp lý, nhân viên có thể cần đến giấy xác nhận lương để chứng minh quyền lợi và nghĩa vụ. Đây là cơ sở để cơ quan chức năng hoặc tòa án xem xét và đưa ra quyết định.
3. Những lưu ý khi điền và sử dụng mẫu xác nhận lương
Khi tạo mẫu xác nhận và gửi cho người lao động, bộ phận nhân sự cần lưu ý:
Thông tin phải chính xác, minh bạch
Tất cả thông tin ghi trong mẫu xác nhận lương, từ họ tên, chức vụ, số CMND/CCCD, mức thu nhập cho đến thời gian công tác cần chính xác tuyệt đối. Bất kỳ sai sót nào cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc gây rắc rối trong quá trình đối chiếu, vậy nên doanh nghiệp cần minh bạch và nhất quán để tài liệu có giá trị sử dụng.
Cần có chữ ký và đóng dấu công ty
Một mẫu xác nhận lương chỉ có hiệu lực khi được ký tên bởi người có thẩm quyền (giám đốc, trưởng phòng nhân sự, kế toán trưởng) và đóng dấu công ty. Đây là yếu tố bắt buộc để chứng minh tính pháp lý của văn bản, đồng thời tạo sự tin cậy cho các tổ chức bên ngoài như ngân hàng, đại sứ quán hay cơ quan hành chính.
Kiểm tra đúng biểu mẫu yêu cầu của đơn vị tiếp nhận
Mỗi đơn vị có thể có yêu cầu riêng về biểu mẫu xác nhận lương. Ví dụ: Ngân hàng thường yêu cầu mẫu riêng kèm thời gian xác nhận thu nhập 3-6 tháng; trong khi đại sứ quán lại quan tâm đến thu nhập bình quân và thời gian công tác.
Vì vậy, trước khi phát hành, HR cần kiểm tra kỹ yêu cầu của đơn vị tiếp nhận để điền đúng và đủ, tránh trường hợp phải làm lại hồ sơ.
Đọc thêm: 10+ mẫu bảng lương nhân viên mới nhất Excel + Word (Tải miễn phí)
4. 5+ mẫu xác nhận lương công ty chuẩn, đơn giản và dễ dùng
4.1 Mẫu 1: Mẫu xác nhận lương dùng cho vay ngân hàng
Đây là mẫu xác nhận lương được sử dụng phổ biến nhất khi nhân viên có nhu cầu vay vốn từ ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng. Mẫu này thường được thiết kế để cung cấp đầy đủ các thông tin mà ngân hàng quan tâm nhất để đánh giá khả năng trả nợ của người vay. Nội dung bao gồm thông tin chi tiết về công ty, thông tin cá nhân của người lao động, thời gian công tác, đặc biệt là phần kê khai mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp, thưởng và tổng thu nhập bình quân hàng tháng trong 3-6 tháng gần nhất.
Mẫu xác nhận lương dùng cho vay ngân hàng thường có bố cục rõ ràng, minh bạch, có chỗ dành cho chữ ký, đóng dấu của người có thẩm quyền trong công ty, đảm bảo tính pháp lý và dễ dàng được các tổ chức tín dụng chấp nhận. Mục đích sử dụng cụ thể (ví dụ: vay mua nhà, mua xe, vay tiêu dùng) cũng thường được ghi rõ trong mẫu.
Tải miễn phí ngay mẫu xác nhận lương dùng cho vay ngân hàng
4.2 Mẫu 2: Mẫu xác nhận lương xin visa, du học
Khi làm hồ sơ xin visa du lịch, du học, hoặc xuất khẩu lao động, các cơ quan lãnh sự thường yêu cầu chứng minh tài chính để đảm bảo người nộp đơn có khả năng tự chi trả chi phí và không có ý định ở lại bất hợp pháp. Mẫu xác nhận lương cho mục đích này thường tập trung vào thu nhập bình quân hàng tháng và đặc biệt là thời gian công tác để chứng minh sự ổn định về công việc và ràng buộc tại Việt Nam.
Mẫu này có thể đơn giản về hình thức nhưng cần đầy đủ các thông tin cơ bản về nhân thân, công ty và mức lương. Trong nhiều trường hợp, đặc biệt khi xin visa đi các nước phương Tây, mẫu xác nhận lương song ngữ (Anh – Việt) là yêu cầu bắt buộc hoặc được khuyến nghị để thuận tiện cho việc xét duyệt của cơ quan nước ngoài.
Tải miễn phí ngay mẫu xác nhận lương xin visa, du học
4.3 Mẫu 3: Mẫu xác nhận lương cơ bản
Đây là mẫu xác nhận lương mang tính tổng quát, thường được doanh nghiệp sử dụng nội bộ hoặc khi nhân viên có nhu cầu chứng minh thu nhập cho các mục đích không quá phức tạp. Mẫu này tập trung vào các thông tin chính như lương cơ bản, các khoản phụ cấp, tổng thu nhập trung bình và thời gian công tác.
Với thiết kế gọn gàng, đơn giản, mẫu xác nhận lương cơ bản phù hợp cho hầu hết các công ty khi nhân viên cần giấy xác nhận nhanh chóng và đúng quy chuẩn, phục vụ cho các yêu cầu cá nhân không đòi hỏi quá nhiều chi tiết hoặc theo biểu mẫu đặc thù của bên thứ ba.
Tải miễn phí ngay mẫu xác nhận lương cơ bản
4.4 Mẫu 4: Mẫu xác nhận lương song ngữ (Anh – Việt)
Trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, nhu cầu sử dụng giấy xác nhận lương song ngữ (Anh – Việt) trở nên thiết yếu. Mẫu này được thiết kế để hiển thị thông tin bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh, phục vụ cho các trường hợp như xin visa, du học, làm việc tại công ty nước ngoài, hoặc các thủ tục quốc tế khác.
Việc có một mẫu song ngữ giúp hồ sơ của người lao động được các cơ quan nước ngoài dễ dàng chấp nhận và hiểu rõ, đồng thời vẫn đảm bảo tính pháp lý tại Việt Nam. Đây là lựa chọn chuyên nghiệp và hiệu quả cho các doanh nghiệp có nhân viên thường xuyên thực hiện các thủ tục quốc tế.
Tải miễn phí ngay mẫu xác nhận lương song ngữ (Anh – Việt)
4.5 Mẫu 5: Mẫu xác nhận lương 3 tháng
Mẫu xác nhận lương 3 tháng là loại mẫu phổ biến nhất khi các tổ chức tín dụng hoặc cơ quan hành chính yêu cầu chứng minh thu nhập gần đây. Mẫu này tập trung vào việc liệt kê chi tiết tổng thu nhập bình quân của 3 tháng gần nhất, bao gồm lương, phụ cấp, thưởng và các khoản khác (nếu có).
Việc thể hiện thu nhập trong khoảng thời gian ngắn nhưng liền kề giúp đơn vị tiếp nhận có căn cứ rõ ràng để đánh giá khả năng tài chính hiện tại và sự ổn định của dòng tiền. Đây là tài liệu quan trọng trong hồ sơ vay tiêu dùng, mua trả góp, mở thẻ tín dụng hoặc một số thủ tục xin visa yêu cầu chứng minh thu nhập trong ngắn hạn.
Tải miễn phí ngay mẫu xác nhận lương 3 tháng
4.6 Mẫu 6: Mẫu xác nhận lương quyết toán thuế
Trong quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cuối năm, người lao động có thể cần công ty cấp giấy xác nhận lương để đối chiếu thu nhập trong năm, các khoản đã nộp thuế, hoặc các khoản được miễn giảm. Mẫu xác nhận lương quyết toán thuế thường được dùng khi nhân viên làm thủ tục quyết toán trực tiếp tại cơ quan thuế, hoặc khi có sự thay đổi nơi làm việc trong năm và cần tổng hợp thu nhập từ nhiều nguồn.
Mẫu này sẽ bao gồm thông tin về tổng thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ, số thuế đã khấu trừ và số thuế còn phải nộp (hoặc được hoàn). Đây là tài liệu quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch, tránh sai sót trong kê khai thuế và bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho người lao động.
Tải miễn phí ngay mẫu xác nhận lương quyết đoán thuế
TẢI TRỌN BỘ MIỄN PHÍ 6 MẪU GIẤY XÁC NHẬN LƯƠNG
5. Base HRM+: Bộ quản trị nhân sự toàn diện
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc quản lý và phát hành các loại giấy tờ nhân sự như phiếu lương, giấy xác nhận lương chỉ là một phần nhỏ trong bức tranh quản trị nhân sự tổng thể của doanh nghiệp. Để tối ưu hóa quy trình, hạn chế sai sót, và nâng cao trải nghiệm cho nhân viên, doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý nhân sự đồng bộ và tích hợp. Base HRM+, bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện của Base.vn, ra đời để giải quyết những thách thức này.
Base HRM+ – Bộ giải pháp quản trị nhân sự được phát triển bởi Base.vn tích hợp từ chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động đến phát hành phiếu lương và các chứng từ cần thiết. Một số điểm nổi bật của giải pháp có thể kể đến như:
- Quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu nhân sự: Hồ sơ, hợp đồng, lương thưởng, bảo hiểm được lưu trữ và tra cứu dễ dàng.
- Tự động hóa nghiệp vụ nhân sự: Từ chấm công, tính lương, tạo phiếu lương đến phát hành giấy tờ liên quan, tất cả đều xử lý nhanh chóng và chính xác.
- Tích hợp liền mạch các module: HRM, Payroll, Timeoff, Timesheet… giúp dữ liệu đồng bộ, hạn chế sai sót.
- Phân quyền và bảo mật cao: Chỉ người có thẩm quyền mới được truy cập dữ liệu nhạy cảm như lương, hợp đồng, bảo hiểm.
- Hỗ trợ quyết định nhân sự bằng dữ liệu: Báo cáo trực quan, dashboard thông minh giúp HR và lãnh đạo nắm bắt tình hình nhân sự kịp thời.
Nhờ khả năng số hóa và kết nối dữ liệu thông minh, Base HRM+ giúp HR tiết kiệm thời gian, tăng tính chính xác và mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp hơn cho cả doanh nghiệp lẫn nhân viên.
6. Kết bài
Việc sử dụng giấy xác nhận lương không chỉ giúp nhân viên thuận tiện trong các thủ tục cá nhân, mà còn thể hiện sự minh bạch, chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Để quản trị nhân sự hiệu quả hơn, HR nên kết hợp giữa biểu mẫu chuẩn và công cụ công nghệ, vừa đảm bảo tính chính xác, vừa tối ưu quy trình, qua đó nâng cao trải nghiệm nhân viên.
