Trong quản trị nhân sự, phiếu lương không chỉ là thông báo con số thu nhập, mà còn là công cụ thể hiện sự minh bạch và chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Một mẫu phiếu lương rõ ràng, dễ sử dụng sẽ giúp HR tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và tăng mức độ hài lòng của nhân viên. Bài viết này Base.vn sẽ tổng hợp 5 mẫu phiếu lương nhân viên được sử dụng nhiều nhất, mời bạn tham khảo.
1. Phiếu lương là gì?
1.1 Khái niệm phiếu lương
Phiếu lương hay bảng lương cá nhân là một loại chứng từ do doanh nghiệp phát hành và được gửi đến nhân viên vào mỗi kỳ trả lương. Nội dung phiếu thường bao gồm: Mức lương cơ bản, lương thực nhận, các khoản phụ cấp, thưởng, khấu trừ (BHXH, thuế TNCN, tạm ứng…), cùng những thông tin liên quan đến kỳ tính lương.
Nói cách khác, phiếu lương chính là bản minh chứng cho thu nhập của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định.
1.2 Tầm quan trọng của phiếu lương
Phiếu lương không chỉ dừng lại ở chức năng thông báo thu nhập hàng tháng, mà còn mang nhiều ý nghĩa quan trọng trong công tác quản trị nhân sự:
- Tài liệu pháp lý quan trọng: Phiếu lương được xem là căn cứ minh bạch để doanh nghiệp và người lao động đối chiếu, bảo vệ quyền lợi, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định về lao động và thuế.
- Xây dựng lòng tin & sự minh bạch: Một phiếu lương rõ ràng giúp nhân viên hiểu rõ cách tính lương, từ đó củng cố niềm tin và sự gắn kết với doanh nghiệp.
- Hiểu rõ cấu trúc thu nhập: Thông qua phiếu lương, nhân viên nắm được toàn bộ các khoản thu nhập, khấu trừ, tránh tình trạng hiểu nhầm hoặc thắc mắc không cần thiết.
- Công cụ hỗ trợ HR: Giúp bộ phận nhân sự dễ dàng quản lý dữ liệu lương, giải đáp thắc mắc của nhân viên và hạn chế tranh chấp liên quan đến chế độ đãi ngộ.
Tóm lại, phiếu lương vừa là công cụ pháp lý, vừa là cầu nối minh bạch giữa doanh nghiệp và người lao động, góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và công bằng.
Đọc thêm: 10+ mẫu bảng lương nhân viên mới nhất Excel + Word (Tải miễn phí)
2. Tiêu chí đánh giá một mẫu phiếu lương
Một phiếu lương chuyên nghiệp, dễ sử dụng phải đảm bảo có những yếu tố sau đây.
Đầy đủ thông tin
- Một phiếu lương chuẩn cần cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản như:
- Tên và logo công ty
- Thông tin nhân viên (họ tên, mã nhân viên, phòng ban, chức vụ)
- Kỳ lương (tháng, quý, năm)
- Các khoản lương cơ bản, phụ cấp, thưởng
- Các khoản khấu trừ (BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN, tạm ứng)
- Tổng lương thực nhận
Việc thể hiện đầy đủ và chi tiết giúp nhân viên dễ dàng nắm rõ toàn bộ cấu trúc thu nhập, hạn chế thắc mắc phát sinh.
Rõ ràng và dễ hiểu
Khi làm phiếu lương, HR cần đảm bảo bố cục khoa học, sắp xếp logic theo từng nhóm thông tin (thu nhập, khấu trừ, thực nhận). Ngôn ngữ trình bày cần ngắn gọn, dễ hiểu, tránh dùng quá nhiều ký hiệu hoặc thuật ngữ gây nhầm lẫn cho nhân viên.
Tính chính xác cao
Phiếu lương liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động, vì vậy độ chính xác trong từng con số là yếu tố bắt buộc. Sai sót dù nhỏ cũng có thể dẫn đến tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Do đó, mẫu phiếu cần dễ dàng kiểm soát dữ liệu và tính toán đúng theo quy định.
Khả năng tùy chỉnh
Mỗi doanh nghiệp có chính sách lương thưởng và cơ chế đãi ngộ riêng. Do đó, mẫu phiếu lương cần có khả năng tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với đặc thù ngành nghề, quy mô, cũng như các hình thức trả lương (theo giờ, theo ca, theo dự án…).
Bảo mật thông tin
Thông tin lương thưởng là dữ liệu nhạy cảm trong doanh nghiệp. Một mẫu phiếu lương tốt cần đảm bảo bảo mật thông tin cá nhân và tài chính của nhân viên, đặc biệt trong trường hợp gửi phiếu qua email hoặc hệ thống HRM. Điều này không chỉ tuân thủ quy định pháp luật mà còn bảo vệ uy tín doanh nghiệp.
3. 5 mẫu phiếu lương nhân viên chuyên nghiệp
3.1 Mẫu phiếu lương cho nhân viên số 1
Mẫu phiếu lương cho nhân viên số 1: TẢI MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY
Đây là mẫu phiếu lương truyền thống với đầy đủ thông tin từ công ty, nhân viên đến kỳ lương. Nội dung được chia thành hai phần: Các khoản thu nhập (lương, phụ cấp, hỗ trợ) và các khoản khấu trừ (bảo hiểm, thuế, tạm ứng), kèm mục tổng lương thực nhận cũng như phần xác nhận chữ ký.
Ưu điểm
- Thể hiện đầy đủ, chi tiết tất cả khoản thu – chi, giúp nhân viên hiểu rõ cấu trúc lương.
- Có tính minh bạch cao, thuận tiện để HR giải thích khi có thắc mắc.
- Phù hợp để lưu trữ dưới dạng hồ sơ giấy hoặc bản scan điện tử.
Nhược điểm
- Bố cục tương đối nhiều mục, nếu áp dụng cho doanh nghiệp có ít phụ cấp hoặc hình thức trả lương đơn giản thì trở nên rườm rà.
- Việc cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu thường làm thủ công (Excel hoặc Word), dễ sai sót khi số lượng nhân viên lớn.
- Thiếu tính thẩm mỹ hiện đại, chưa tối ưu nếu muốn tích hợp vào hệ thống HRM.
Mẫu phiếu lương này sẽ phù hợp với doanh nghiệp có cơ cấu lương truyền thống, nhiều khoản phụ cấp, khấu trừ và đơn vị vẫn chưa sử dụng phần mềm quản lý nhân sự.
3.2. Mẫu phiếu lương cho nhân viên số 2
Mẫu phiếu lương cho nhân viên số 2: TẢI MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY
Mẫu phiếu lương số 2 tập trung vào việc thể hiện chi tiết ngày công, số ngày nghỉ và mức lương hiệu quả của nhân viên. Nội dung chia thành các phần rõ ràng gồm: Lương cơ bản, lương hiệu quả, lương làm thêm giờ, các khoản phụ cấp và các khoản khấu trừ (bảo hiểm, thuế, truy thu). Phiếu lương này giúp phản ánh trực quan mối liên hệ giữa ngày công – hiệu suất – thu nhập thực tế.
Ưu điểm
- Thể hiện rõ ràng mối liên hệ giữa ngày công, hiệu quả làm việc và thu nhập thực tế, tạo sự minh bạch cho nhân viên.
- Phân loại chi tiết các khoản cộng và trừ lương, dễ dàng đối chiếu khi phát sinh thắc mắc.
- Phù hợp cho doanh nghiệp có chính sách lương phức tạp, nhiều phụ cấp, hoặc trả lương theo ngày công.
Nhược điểm
- Khá nhiều mục nhỏ, nếu không được cập nhật chính xác dễ gây rối cho HR khi nhập liệu thủ công.
- Bảng biểu dày đặc thông tin, có thể khiến nhân viên khó nắm bắt nhanh tổng lương nếu không quen với cách trình bày.
- Thiết kế chưa tối ưu nếu muốn tích hợp trực tiếp vào phần mềm HRM.
Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp sản xuất, nhà máy hoặc đơn vị trả lương theo ca/ngày công, nơi hiệu suất lao động ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập. Đồng thời, các công ty có nhiều loại phụ cấp như ăn ca, điện thoại, công tác phí cũng có thể sử dụng để minh bạch cơ chế trả lương.
3.3 Mẫu phiếu lương số 3
Mẫu phiếu lương số 3: TẢI MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY
Mẫu phiếu số 3 sẽ có nhiều thông tin hơn, từ thông tin nhân viên, mức lương cơ bản, bậc lương, phụ cấp, thưởng, đến các khoản thu nhập ngoài giờ, khấu trừ, thuế và hoàn thuế. Ngoài ra còn có mục riêng cho phép năm, sáng kiến kỹ thuật, tiền đồng phục, công đoàn… giúp phản ánh toàn diện thu nhập và nghĩa vụ tài chính của người lao động.
Ưu điểm
- Minh bạch tuyệt đối, gần như không bỏ sót bất kỳ khoản thu nhập hay khấu trừ nào.
- Giúp nhân viên hiểu rõ cách tính lương theo nhiều yếu tố: bậc, phụ cấp, thưởng, số giờ làm thêm, thuế…
- Hỗ trợ HR dễ dàng đối chiếu khi có thắc mắc liên quan đến lương, bảo hiểm hoặc thuế.
Nhược điểm
- Bảng biểu khá dài, có thể gây “ngợp” cho nhân viên khi xem, đặc biệt với những người chỉ quan tâm tới lương thực nhận.
- Yêu cầu HR phải nhập liệu, cập nhật nhiều mục, dễ sai sót nếu xử lý thủ công.
- Không tối ưu với doanh nghiệp có hệ thống trả lương đơn giản.
Mẫu này thích hợp với doanh nghiệp lớn, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất, kỹ thuật hoặc công nghiệp nặng – nơi chính sách lương, phụ cấp và khấu trừ rất phức tạp. Đồng thời phù hợp với công ty có nhu cầu minh bạch cao và cần chi tiết để phục vụ kiểm toán hoặc đối chiếu pháp lý.
3.4 Mẫu phiếu lương cho nhân viên số 4
Mẫu phiếu lương cho nhân viên số 4: TẢI MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY
Mẫu phiếu lương số 4 có thiết kế khá đơn giản, chia thành hai cột chính: Các khoản thu nhập (lương cơ bản, phụ cấp trách nhiệm, tiền ăn, xăng xe, nhà ở, con nhỏ) và các khoản khấu trừ (làm thêm giờ, bảo hiểm, thuế TNCN). Kết quả cuối cùng hiển thị rõ tổng phụ cấp, tổng trừ và lương thực lĩnh.
Ưu điểm
- Bố cục gọn gàng, dễ theo dõi, giúp nhân viên nắm rõ lương thực nhận.
- Thích hợp với doanh nghiệp muốn đơn giản hóa quá trình lập phiếu lương.
- Dễ dàng áp dụng khi quản lý lương bằng Excel hoặc bảng tính.
Nhược điểm
- Ít chi tiết hơn so với các mẫu phức tạp, có thể thiếu thông tin cần thiết cho nhân viên muốn đối chiếu cụ thể.
- Chưa phản ánh đầy đủ hiệu suất hoặc ngày công, dễ gây hạn chế nếu doanh nghiệp có nhiều chế độ phức tạp.
Mẫu này phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt trong lĩnh vực dịch vụ hoặc văn phòng có cơ cấu lương đơn giản, ít khoản khấu trừ. Ngoài ra, những công ty mong muốn tiết kiệm thời gian lập phiếu và ưu tiên tính trực quan cho nhân viên cũng có thể sử dụng.
3.5 Mẫu phiếu lương số 5
Mẫu phiếu lương số 5: TẢI MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY
Mẫu phiếu lương số 5 cũng là một mẫu khá đơn giản, ít thông tin. Thiết kế phiếu lương theo dạng văn bản thay vì bảng biểu, dễ trình bày và in ấn.
Ưu điểm
- Đơn giản, súc tích, chỉ tập trung vào các thông tin quan trọng nhất.
- Dễ triển khai cho nhiều nhân viên cùng lúc, tiết kiệm thời gian HR.
- Phù hợp khi cần gửi phiếu lương qua email hoặc hệ thống phần mềm với định dạng gọn nhẹ.
Nhược điểm
- Không thể hiện chi tiết các khoản thu nhập phụ hoặc khấu trừ nhỏ.
- Ít thông tin, có thể chưa đáp ứng nhu cầu minh bạch cao của nhân viên.
- Thiếu bảng biểu đối chiếu, khó theo dõi khi phát sinh tranh chấp lương.
Mẫu này thích hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc startup, nơi cơ cấu lương đơn giản, ít phụ cấp và khấu trừ. Ngoài ra, những công ty chú trọng sự tiện lợi, muốn gửi phiếu lương nhanh gọn qua email hoặc phần mềm HRM cũng có thể sử dụng.
4. Hướng dẫn tạo và quản lý phiếu lương hiệu quả trong doanh nghiệp
4.1 Quy trình tạo phiếu lương chuẩn xác và tuân thủ pháp luật
Để phiếu lương phát huy đúng vai trò và đảm bảo tính pháp lý, HR cần thực hiện theo một quy trình rõ ràng:
- Thu thập dữ liệu lương: Tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn như hợp đồng lao động, bảng chấm công, báo cáo làm thêm giờ, phụ cấp, thưởng.
- Tính toán thu nhập và khấu trừ: Áp dụng các công thức chuẩn xác để tính lương cơ bản, các khoản cộng thêm (phụ cấp, thưởng) và các khoản khấu trừ bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN).
- Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo phiếu lương tuân thủ các quy định hiện hành về bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và các chế độ lao động bắt buộc. Bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn tới rủi ro pháp lý hoặc khiếu nại từ nhân viên nên cần lưu ý điều này.
- Kiểm tra và đối chiếu: Trước khi phát hành phiếu lương, HR cần đối chiếu dữ liệu với bộ phận kế toán, kiểm tra sự khớp đúng giữa bảng lương tổng và từng phiếu lương cá nhân để hạn chế sai sót.
Một quy trình chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tính minh bạch, vừa hạn chế rủi ro pháp lý trong quản lý nhân sự.
4.2 Lưu trữ và bảo mật phiếu lương: Đảm bảo quyền riêng tư
Quản lý phiếu lương không chỉ dừng lại ở khâu phát hành mà còn cần lưu trữ an toàn và bảo mật thông tin:
- Phương pháp lưu trữ: Doanh nghiệp có thể lưu trữ bản cứng hoặc bản mềm. Xu hướng hiện nay là sử dụng phần mềm HRM hoặc hệ thống ERP để lưu trữ phiếu lương điện tử, dễ dàng tìm kiếm và tra cứu.
- Chính sách bảo mật: Phiếu lương chứa dữ liệu nhạy cảm (lương, thuế, bảo hiểm), vì vậy cần có chính sách rõ ràng về cách lưu trữ, mã hóa dữ liệu và thời gian lưu trữ.
- Quyền truy cập & phân quyền: Không phải ai trong doanh nghiệp cũng có thể xem phiếu lương. Thông thường, chỉ HR, kế toán trưởng và nhân viên sở hữu phiếu mới có quyền truy cập. Việc phân quyền này giúp đảm bảo tính riêng tư, tránh rò rỉ thông tin nhạy cảm.
Bằng cách kết hợp quy trình chuẩn xác và chính sách bảo mật nghiêm ngặt, doanh nghiệp có thể quản lý phiếu lương hiệu quả, vừa minh bạch với nhân viên, vừa an toàn với hệ thống dữ liệu nội bộ.
5. Câu hỏi thường gặp về phiếu lương nhân viên (FAQ)
5.1 Phiếu lương có bắt buộc theo quy định pháp luật Việt Nam không?
Theo Bộ luật Lao động 2019 (Điều 95 và 96), doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo rõ ràng cho người lao động về cơ cấu lương, khoản thu nhập và khấu trừ trong kỳ trả lương.
Điều này đồng nghĩa với việc phát hành phiếu lương (dưới dạng giấy hoặc điện tử) là bắt buộc để đảm bảo minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật. Doanh nghiệp không phát phiếu lương có thể đối mặt với khiếu nại từ nhân viên hoặc bị xử phạt hành chính.
5.2 Nhân viên có thể yêu cầu chỉnh sửa phiếu lương nếu có sai sót không?
Nhân viên hoàn toàn có quyền yêu cầu HR hoặc bộ phận kế toán kiểm tra và điều chỉnh phiếu lương nếu phát hiện sai sót. Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình tiếp nhận và xử lý thắc mắc về lương.
Ví dụ: nhân viên gửi phản hồi trong vòng 3-5 ngày sau khi nhận phiếu, HR kiểm tra và đối chiếu số liệu, sau đó cập nhật lại phiếu nếu có nhầm lẫn. Việc phản hồi kịp thời sẽ giúp xây dựng lòng tin và hạn chế tranh chấp lao động.
5.3 Làm thế nào để đảm bảo tính bảo mật khi gửi phiếu lương điện tử?
Để tránh rò rỉ thông tin lương, doanh nghiệp cần:
- Sử dụng hệ thống HRM/ERP có tính năng phân quyền, chỉ nhân viên mới có thể truy cập phiếu lương của mình.
- Mã hóa dữ liệu và bảo vệ bằng mật khẩu khi gửi qua email.
- Hạn chế gửi phiếu lương qua kênh không chính thống (Zalo, Messenger…) vì dễ bị lộ thông tin.
- Định kỳ rà soát và cập nhật chính sách bảo mật nội bộ, đảm bảo chỉ người có thẩm quyền mới được truy cập dữ liệu lương.
Đọc thêm: Top 15 phần mềm tính lương tốt nhất 2025 dành cho doanh nghiệp
6. Tối ưu hóa quy trình với giải pháp công nghệ Base Payroll
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến tính minh bạch, hiệu quả và bảo mật trong quản lý nhân sự, việc phát hành phiếu lương thủ công dần bộc lộ nhiều hạn chế: Dễ sai sót, tốn thời gian, khó đồng bộ dữ liệu.
Đây chính là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình. Và Base Payroll – sản phẩm được phát triển bởi đội ngũ Base.vn là một trong những giải pháp nổi bật.
Phần mềm Base Payroll giúp doanh nghiệp:
Tự động hóa tính lương: Base Payroll giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quá trình tính lương dựa trên dữ liệu từ hợp đồng, bảng chấm công, đơn nghỉ phép, làm thêm giờ… Nhờ đó, HR không còn phải xử lý thủ công trên Excel, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm hàng chục giờ làm việc mỗi tháng.
Tạo và phân phối phiếu lương nhanh chóng: Hệ thống cho phép tạo phiếu lương điện tử cho từng nhân viên chỉ bằng vài thao tác. Phiếu lương được phân phối trực tiếp đến email hoặc tài khoản cá nhân trên hệ thống Base, đảm bảo tính riêng tư và bảo mật.
Tích hợp với các module nhân sự khác: Base Payroll được kết nối liền mạch với các module khác của Base như Base HRM, Base Timeoff, Base Timesheet, giúp dữ liệu lương thưởng luôn đồng bộ với chấm công, nghỉ phép và quản lý nhân sự. Nhờ đó, doanh nghiệp có một bức tranh toàn diện và chính xác về chi phí nhân sự.
Bảo mật và phân quyền thông tin: Thông tin lương vốn rất nhạy cảm, vì vậy phần mềm cung cấp cơ chế phân quyền truy cập rõ ràng. Hệ thống cũng áp dụng các tiêu chuẩn bảo mật cao, hạn chế tối đa nguy cơ rò rỉ thông tin.
Với Base Payroll, doanh nghiệp không chỉ đơn giản hóa quy trình tính lương mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp, minh bạch và gắn kết giữa HR và nhân viên. Đây là giải pháp thiết thực cho các doanh nghiệp muốn chuyển đổi số bộ phận nhân sự, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh nhân tài ngày nay.
10.000 doanh nghiệp đã tin dùng giải pháp của Base.vn, doanh nghiệp của bạn thì sao? Tìm hiểu thêm về phần mềm và nhận tư vấn cùng chúng tôi tại đây nhé!
7. Kết luận
Để xây dựng một môi trường làm việc minh bạch và chuyên nghiệp, việc phát hành phiếu lương rõ ràng, chính xác và bảo mật là yếu tố không thể thiếu. Một mẫu phiếu lương chuẩn không chỉ giúp HR tiết kiệm thời gian mà còn củng cố niềm tin, sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp. Hy vọng những gợi ý trong bài viết sẽ giúp bạn lựa chọn và áp dụng mẫu phiếu lương phù hợp nhất cho tổ chức của mình.
