Quản trị theo mục tiêu (MBO) là một phương pháp đánh giá hiệu quả công việc, tập trung vào sự liên kết giữa mục tiêu cá nhân hoặc phòng ban và mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Vậy MBO là gì và làm thế nào để triển khai nó? Hãy cùng Base.vn khám phá tất cả các khía cạnh của MBO trong bài viết sau đây.
1. MBO là gì? Đặc điểm của phương pháp quản trị theo mục tiêu
1.1 Khái niệm MBO
MBO (Management by Objectives) – Quản trị theo mục tiêu, là một phương pháp tiếp cận chiến lược nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Trong phương pháp quản trị này, lãnh đạo và nhân viên cùng thiết lập, thảo luận và giám sát kết quả thực hiện các mục tiêu của tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định.
1.2 Nguồn gốc ra đời của phương pháp MBO
Phương pháp Quản trị theo mục tiêu (MBO) lần đầu tiên được giới thiệu trong cuốn “The Practice of Management” của nhà quản trị học Peter Drucker, xuất bản năm 1954. Trong tác phẩm này, Drucker nhấn mạnh việc áp dụng MBO để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Ông cũng đề xuất việc đồng bộ hóa mục tiêu của tổ chức với mục tiêu cá nhân của nhân viên, đồng thời khuyến khích sự tham gia tích cực của các thành viên vào quá trình thiết lập và thực hiện các mục tiêu này.
Xét về khía cạnh lịch sử, quản trị học đã trải qua ba giai đoạn chính: MBOr (Management by Order – Quản trị bằng mệnh lệnh), MBP (Management by Process – Quản trị bằng quy trình) và MBO (Management by Objectives – Quản trị theo mục tiêu).
Tuy nhiên, cả MBOr và MBP đều có một nhược điểm chung là thiếu sự tin tưởng vào con người, dẫn đến việc không khai thác hết tiềm năng của nguồn lực nhân sự. Nhận thấy điều bất cập này, các doanh nghiệp đã chuyển dần sang phương pháp quản trị MBO, lấy con người làm trung tâm cho mọi chiến lược phát triển của tổ chức. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể khai thác nguồn nhân lực hiệu quả hơn và tăng năng suất lao động.
Và thực tiễn đã cho thấy, phương pháp MBO không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn tạo động lực và sự gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức.
1.3 So sánh 2 phương pháp quản trị MBO và MBP
Sau đây là đánh giá tổng quan về sự khác biệt giữa hai phương pháp MBO và MBP, giúp doanh nghiệp chọn lựa được phương pháp quản trị phù hợp với đặc thù và mục tiêu của tổ chức.
| Tiêu chí | MBO (Quản trị theo mục tiêu) | MBP (Quản trị bằng quy trình) |
| Định nghĩa và mục tiêu | Tập trung vào công tác thiết lập và đạt được các mục tiêu cụ thể, đồng bộ hóa mục tiêu của doanh nghiệp và nhân viên. | Tập trung vào hoạt động thiết lập và tuân thủ các quy trình chuẩn hóa để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả công việc. |
| Phương pháp tiếp cận | Định hướng theo kết quả, nhấn mạnh việc đạt được kết quả cụ thể thông qua các mục tiêu. | Định hướng theo quy trình, chú trọng thực hiện các bước đã được xác định để đạt kết quả. |
| Vai trò của nhân viên | Nhân viên tham gia tích cực vào việc thiết lập, thảo luận và thực hiện mục tiêu, đồng thời có phải trách nhiệm với kết quả đạt được. | Nhân viên thực hiện công việc theo đúng quy trình đã được xây dựng trước đó, sự sáng tạo của họ có thể bị hạn chế. |
| Mức độ linh hoạt | Linh hoạt cao, mục tiêu có thể được điều chỉnh theo hoàn cảnh thực tế và khả năng của nhân viên. | Linh hoạt thấp, mọi thay đổi trong quy trình cần được phê duyệt, có thể làm giảm khả năng thích ứng nhanh chóng của tổ chức. |
| Ưu điểm | Tạo động lực, cải thiện hiệu suất, tăng cường sự tham gia và cam kết của nhân viên. | Đảm bảo tính nhất quán, giảm thiểu sai sót, cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, đồng thời chuẩn hóa các hoạt động. |
| Nhược điểm | Khó khăn trong việc thiết lập mục tiêu rõ ràng và đo lường kết quả; tiềm ẩn nguy cơ mất cân bằng giữa mục tiêu cá nhân và tổ chức. | Giới hạn sự sáng tạo, làm giảm động lực và sự hài lòng của nhân viên bởi sự cứng nhắc của quy trình. |
1.4 Ví dụ minh họa về MBO trong doanh nghiệp
Các mục tiêu của phương pháp MBO mang đặc điểm phân tầng rất rõ ràng. Mục tiêu tổng thể cấp công ty được chia nhỏ thành các mục tiêu cấp bộ phận, tạo điều kiện cho mỗi cá nhân tham gia đóng góp vào thành công chung của tổ chức.
Bối cảnh: Công ty ABC là một nhà cung cấp phần mềm. Để tăng doanh thu lên 50% trong năm 2025, ban lãnh đạo quyết định sử dụng phương pháp quản trị MBO.
1. Mục tiêu tổng thể của công ty (MBO công ty): Tăng doanh thu lên 50% trong năm 2025.
2. Xác định mục tiêu của các bộ phận liên quan (MBO bộ phận):
MBO phòng Kinh doanh:
- Tăng tỷ lệ duy trì khách hàng lên 80%
- Tăng tổng lợi nhuận lên 20%
- Tỷ lệ thắng các dự án đấu thầu trên 70%
- Giảm chu kỳ bán hàng xuống còn dưới 2 tháng/khách hàng
- MBO Nhân viên Kinh doanh:
- Chốt thành công 100 hợp đồng trở lên
- Đạt doanh thu 200 triệu đồng mỗi tháng
MBO phòng Phát triển sản phẩm:
- Giảm thời gian hoàn thành dự án xuống còn dưới 3 tháng đối với các dự án triển khai trên 3 phân hệ phần mềm
- Giảm 20% thời gian để hoàn thành cải tiến các chức năng mới
- Đào tạo 20 nhân viên mới thuộc khối sản xuất thành nhân viên cứng
- MBO Kỹ sư phát triển phần mềm:
- Hoàn thành 5 tính năng sản phẩm mới
- Họp định kỳ hàng tuần với bộ phận sản phẩm và dịch vụ khách hàng để cải thiện tính năng sản phẩm
- Tăng tốc độ phát triển tính năng mới lên 30% so với năm 2024
- Đảm bảo tỷ lệ lỗi phần mềm dưới 3 lỗi/tuần
- MBO Chuyên viên quản lý sản phẩm:
- Đề xuất 5 tính năng sản phẩm mới trong quý I năm 2025
- Tổ chức các cuộc họp định kỳ hàng tuần với bộ phận lập trình và Marketing để phát triển các tính năng mới
- Gặp gỡ 4 khách hàng mỗi tuần để thu thập ý kiến phản hồi về chất lượng sản phẩm
MBO phòng Chăm sóc khách hàng:
- Giảm thời gian phản hồi khách hàng chỉ còn dưới 20 phút
- Thành lập thêm 1 nhóm chăm sóc khách hàng với 3 thành viên
- Giảm 30% can thiệp cuộc gọi từ cấp quản lý
- Giảm tỷ lệ mắc lỗi xuống dưới 5%
- Xây dựng 10 kịch bản chăm sóc khách hàng mới trong quý I năm 2025
- Họp mặt định kỳ hàng tuần với bộ phận Phát triển sản phẩm để xử lý các sự cố của sản phẩm
MBO phòng Marketing:
- Tăng 70% số lượng cơ hội tiềm năng
- Tăng 50% tổng doanh thu từ các chiến dịch tiếp thị trực tuyến
- Tăng 80% lưu lượng truy cập website công ty
3. Đánh giá và phản hồi:
Ban lãnh đạo tổ chức các buổi họp định kỳ (hàng tháng) để đánh giá tiến độ đạt được so với mục tiêu đề ra, đồng thời đề ra phương án hỗ trợ các phòng ban để giúp họ điều chỉnh chiến lược nếu cần thiết.
4. Khen thưởng và động viên:
Khi công ty đạt được hoặc vượt qua mục tiêu đã đề ra, công ty cần áp dụng các chính sách khen thưởng và động viên nhân viên, chẳng hạn như thưởng tiền mặt, vinh danh nhân viên xuất sắc và tổ chức các hoạt động khen thưởng tập thể.
Tóm lại, phương pháp MBO giúp công ty ABC tăng doanh thu bằng cách đồng bộ hóa mục tiêu của tổ chức với mục tiêu cá nhân của nhân viên, giúp họ có thêm động lực và cam kết cao hơn trong công việc.
2. Lợi ích của phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO
Phương pháp quản trị mục tiêu MBO có 7 lợi ích chính như sau:
1 – Nâng cao tính chuyên nghiệp: Bằng việc đặt ra các mục tiêu cụ thể và có thể đo lường được, MBO thúc đẩy sự chuyên nghiệp trong cả quản lý và nhân viên.
2 – Tăng cường tính minh bạch: MBO giúp minh bạch hoá mục tiêu của tổ chức, từng bộ phận và cả từng cá nhân, giúp tránh được sự mơ hồ trong quản lý và thực thi nhiệm vụ. Bằng cách đặt ra các chỉ tiêu cụ thể và có thể đo lường được, MBO cũng giúp đánh giá chính xác hiệu quả của các hoạt động.
3 – Tăng cường tính khả thi: Bằng cách phân tích và đánh giá khả năng đạt được mục tiêu, MBO giúp tổ chức xây dựng kế hoạch thực hiện có tính khả thi cao.
4 – Tăng cường tính tự chủ: MBO giúp mọi thành viên trong tổ chức có thể tự quyết định, định hướng và đạt được mục tiêu của mình, tăng tính tự chủ và trách nhiệm trong công việc.
5 – Tăng cường sự đồng thuận và cam kết: MBO giúp mọi thành viên hiểu rõ mục tiêu và hướng đi của tổ chức, từ đó tạo động lực và sự tập trung vào mục tiêu. MBO cũng đòi hỏi sự tham gia của tất cả các đơn vị trong tổ chức, tạo nên một tinh thần đồng thuận và đoàn kết mạnh mẽ.
6 – Tăng tính linh hoạt: MBO giúp tổ chức thích ứng với sự biến đổi trong môi trường kinh doanh một cách linh hoạt, từ đó dễ dàng đánh giá hiệu quả và điều chỉnh kế hoạch hoạt động.
7 – Khuyến khích sáng tạo: MBO thúc đẩy sự sáng tạo và đột phá trong việc để đạt được các mục tiêu, giúp tổ chức tìm ra những giải pháp mới, những nhân tài mới và nâng cao hiệu quả hoạt động.
3. Quy trình 5 giai đoạn triển khai MBO trong doanh nghiệp
Bản chất của phương pháp quản trị MBO là thiết lập mục tiêu tổng thể của tổ chức, sau đó phân bổ các mục tiêu nhỏ hơn cho từng phòng ban và cá nhân. MBO được xây dựng trên quy trình gồm có 5 giai đoạn:
Giai đoạn 1 – Đặt ra mục tiêu tổng thể của công ty
Giai đoạn này liên quan đến việc xác định mục tiêu chung và chiến lược tổng thể của tổ chức. Mục tiêu này phải cụ thể, đo lường được và phải phản ánh tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp.
Giai đoạn 2 – Xác định các mục tiêu cụ thể
Từ mục tiêu tổng thể, ban lãnh đạo cần xác định các mục tiêu cụ thể hơn cho từng bộ phận và cá nhân. Các mục tiêu nhỏ này cũng cần phải cụ thể, có thể đo lường được và có thể đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.
Giai đoạn 3 – Thỏa thuận và cam kết đối với các mục tiêu đã đề ra
Giai đoạn này tập trung vào sự trao đổi và thỏa thuận giữa cấp quản lý và nhân viên đối với các mục tiêu đã đề ra, sao cho mục tiêu được hiểu rõ và được chấp thuận bởi cả hai bên.
Giai đoạn 4 – Theo dõi và đánh giá tiến độ hoàn thành mục tiêu
Doanh nghiệp cần thực hiện việc theo dõi và đánh giá mục tiêu định kỳ để đảm bảo tiến độ được duy trì trong tầm kiểm soát. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần đề ra các phương án điều chỉnh nếu cần thiết để mục tiêu có thể được hoàn thành đúng thời hạn.
Giai đoạn 5 – Đánh giá, phản hồi và khen thưởng
Cuối cùng, quá trình MBO kết thúc bằng việc ban lãnh đạo đánh giá kết quả và phản hồi. Điều này bao gồm việc xác định những gì đã / chưa hoàn thành, những điểm cần cải thiện và thiết lập các mục tiêu mới cho giai đoạn tiếp theo. Ngoài ra, ban lãnh đạo cùng cần tuyên dương và khen thưởng các phòng ban, cá nhân có thành tích xuất sắc.
4. Ưu điểm và hạn chế của phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO
4.1 Ưu điểm của MBO
- Cải thiện hiệu suất công việc: MBO thúc đẩy động lực làm việc và cống hiến của nhân viên bằng cách giúp họ hiểu rõ nhiệm vụ và thể hiện trách nhiệm với công việc cao hơn.
- Đánh giá hiệu suất công việc một cách chuẩn xác: Hiệu suất công việc được đánh giá chính xác và minh bạch dựa trên kết quả thực tế đạt được.
- Xây dựng môi trường làm việc công bằng và cởi mở: Tất cả thành viên đều xác định rõ vai trò và đóng góp của bản thân vào mục tiêu chung của tổ chức, từ đó ngăn ngừa tình trạng đùn đẩy trách nhiệm hoặc chồng chéo nhiệm vụ.
- Kiểm soát tổ chức chặt chẽ hơn: Việc đánh giá kết quả thực tế với hiệu suất mong muốn sẽ chỉ ra những điểm còn hạn chế và cần cải thiện của tổ chức.
- Tạo điều kiện để nhân viên nâng cao năng lực: Việc hoàn thành mục tiêu MBO cũng đòi hỏi nhân viên liên tục học hỏi, phát triển kỹ năng và năng lực cá nhân.
4.2 Nhược điểm của MBO
- Phụ thuộc nhiều vào các chỉ số đo lường: MBO phụ thuộc vào việc thiết lập các chỉ tiêu đo lường. Nếu các chỉ tiêu này không được thiết lập chính xác hoặc không phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức, hệ thống MBO có thể trở nên sai lệch và kém hiệu quả.
- Yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ: MBO đòi hỏi các bộ phận hợp tác chặt chẽ cùng với nhau, đặc biệt là giữa bộ phận quản lý và sản xuất. Nếu thiếu sự phối hợp, MBO có thể gây ra xung đột nội bộ và tác động xấu đến hiệu quả quản lý.
- Khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả: Đánh giá hiệu quả từng cá nhân và cung cấp phản hồi cụ thể là yêu cầu của MBO. Tuy nhiên, việc này có thể gặp nhiều khó khăn do các yếu tố khách quan và chủ quan như thiếu trung thực hoặc thiếu sự đồng thuận trong nội bộ.
- Sự kháng nghị từ phía nhân viên: MBO đòi hỏi nhân viên phải tham gia tích cực và có ý thức trách nhiệm cao. Tuy nhiên, không phải cá nhân nào cũng sẵn sàng chấp nhận việc áp đặt mục tiêu cụ thể và cam kết đạt được chúng. Điều này có thể dẫn đến sự bất đồng và gây trở ngại cho quá trình triển khai MBO.
5. Các phương pháp quản trị mục tiêu hiện đại được phát triển từ lý thuyết MBO
Trong bối cảnh thị trường kinh doanh đầy biến động, phương pháp quản trị MBO truyền thống không còn phù hợp và bộc lộ nhiều điểm hạn chế. Để tiếp tục kế thừa những ưu điểm của MBO và đảm bảo tính ứng dụng cao, quản trị học hiện đại đã phát triển các phương pháp quản trị mục tiêu mới, được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết MBO như sau:
5.1 KPI
Mô hình quản trị KPI (Key Performance Indicators) bao gồm các chỉ số hiệu suất chính được sử dụng để đo lường và đánh giá mức độ hiệu quả của một tổ chức, bộ phận, hoặc cá nhân trong việc đạt được các mục tiêu kinh doanh quan trọng, ví dụ: doanh thu hàng tháng, chi phí hoạt động, tỷ lệ giữ chân khách hàng, tăng trưởng khách hàng tiềm năng,…
Đặc điểm nổi bật:
- Cụ thể và đo lường được: Các chỉ số KPI cụ thể, rõ ràng và có thể đo lường được để đánh giá hiệu suất so với các mục tiêu doanh nghiệp đề ra.
- Liên quan và nhất quán: KPI cần phải liên quan trực tiếp đến mục tiêu chiến lược của tổ chức và nhất quán ở các cấp độ, các bộ phận khác nhau trong tổ chức.
- Theo dõi định kỳ: KPI thường được theo dõi và báo cáo định kỳ (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý) để đảm bảo tất cả các thành viên trong tổ chức đang đi đúng hướng và có thể kịp thời điều chỉnh nếu cần thiết.
- Phản ánh hiệu suất thực tế: Thông qua KPI, nhà quản lý có thể đánh giá chính xác và khách quan hơn về hiệu suất thực tế của các cá nhân và đơn vị.
5.2 Công thức 4DX
4DX (The 4 Disciplines of Execution) là một phương pháp quản lý mục tiêu tập trung vào việc giúp các tổ chức và cá nhân thực hiện hiệu quả các mục tiêu chiến lược quan trọng nhất của họ. Được phát triển bởi ba tác giả Chris McChesney, Sean Covey, và Jim Huling, 4DX cung cấp một khuôn khổ rõ ràng cho việc thực hiện mục tiêu dựa trên 4 nguyên tắc chính:
- Tập trung vào tiêu điểm: Tập trung vào một hoặc hai mục tiêu quan trọng nhất để đảm bảo nỗ lực và nguồn lực của tổ chức không bị phân tán hoặc lãng phí.
- Hành động dựa trên các chỉ số dẫn dắt: Tập trung vào các nhiệm vụ và chỉ số có thể điều chỉnh và đo lường được, có ảnh hưởng trực tiếp đến việc đạt được mục tiêu chung.
- Xây dựng và duy trì bảng điểm đánh giá: Thiết lập một bảng điểm trực quan và hiển thị rõ ràng các chỉ số dẫn dắt và kết quả, để nhà quản lý theo dõi tiến độ hoàn thành các mục tiêu.
- Đòi hỏi tinh thần trách nhiệm cao độ: Tổ chức các cuộc họp định kỳ để thành viên báo cáo tiến độ, đánh giá kết quả và cam kết các hành động cụ thể cho giai đoạn tiếp theo.
Đặc điểm nổi bật:
- Hạn chế phân tán nguồn lực: Việc chỉ tập trung vào các mục tiêu quan trọng nhất giúp đảm bảo những mục tiêu này nhận được sự chú ý và cam kết tối đa.
- Nhận sự cam kết và tham gia từ mọi cấp độ: Thúc đẩy sự tham gia và cam kết từ tất cả các thành viên thuộc mọi cấp độ trong tổ chức, giúp đảm bảo mọi cá nhân đều có trách nhiệm và đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu quan trọng.
- Có thể đo lường và minh bạch: Các chỉ số và tiến trình hoàn thành mục tiêu được theo dõi một cách công khai và minh bạch, giúp tất cả mọi thành viên trong tổ chức thấy rõ tiến độ và mức độ đóng góp của những người khác.
5.3 Mô hình SMART
Mô hình SMART là một công cụ hữu ích giúp các nhà quản trị, nhân viên thiết lập và thực hiện mục tiêu dựa trên 5 tiêu chí:
- S – Specific (Cụ thể): Mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra cần phải cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu, tránh trường hợp mơ hồ hoặc chung chung. Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu “Tăng doanh số”, doanh nghiệp hãy đặt mục tiêu cụ thể hơn “Tăng doanh số bán hàng online lên 30% trong quý III năm 2024”.
- M – Measurable (Đo lường được): Doanh nghiệp cần có cách thức đo lường cụ thể để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu. Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu “Cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng”, hãy đặt mục tiêu “Giảm tỷ lệ khiếu nại của khách hàng xuống còn 3% trong quý sau”.
- A – Achievable (Có thể đạt được): Mục tiêu cần phải mang tính khả thi và có thể đạt được với các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. Nên tránh đặt mục tiêu quá tham vọng hoặc bất khả thi. Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu “Trở thành nhà cung ứng lớn nhất trong ngành trong vòng 2 năm”, hãy đặt một mục tiêu phù hợp thực tế hơn “Tăng thị phần lên 30% trong vòng 2 năm”.
- R – Relevant (Liên quan): Mục tiêu cần phải liên quan trực tiếp đến chiến lược tổng thể, tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức. Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu “Giảm chi phí quảng cáo”, hãy đặt mục tiêu liên quan hơn như “Giảm chi phí quảng cáo để tăng lợi nhuận cho công ty”.
- T – Time-bound (Có thời hạn): Mục tiêu cần phải được hoàn thành trong một thời hạn nhất định để tăng tính cam kết và tạo ra động lực trong tổ chức. Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu “Tăng lưu lượng truy cập website”, hãy đặt mục tiêu cụ thể hơn “Tăng lưu lượng truy cập website lên 30% trong vòng 6 tháng”.
Đặc điểm nổi bật:
- Mang tính thử thách: Ngoài tính khả thi, mục tiêu cũng cần mang tính thử thách để tạo ra động lực và sự cam kết của các thành viên.
- Có thể điều chỉnh: Mục tiêu có thể điều chỉnh khi cần thiết để phù hợp với những thay đổi của môi trường kinh doanh.
- Tham gia của mọi người: Việc thiết lập mục tiêu theo mô hình SMART cần có sự tham gia của tất cả các bên liên quan, bao gồm cả quản lý và nhân viên.
Đọc thêm: Mô hình SMART là gì? Đặt mục tiêu “thông minh” với SMART
5.4 Mô hình BSC
Mô hình quản trị BSC (Balanced Scorecard) – Thẻ điểm cân bằng, là một hệ thống quản trị giúp các doanh nghiệp đo lường và đánh giá hiệu suất hoạt động dựa trên bốn khía cạnh:
- Tài chính: Đánh giá hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp, bao gồm lợi nhuận, doanh thu, doanh số, tỷ suất sinh lời,…
- Khách hàng: Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
- Hoạt động nội bộ: Đánh giá hiệu quả hoạt động của các quy trình nội bộ doanh nghiệp.
- Học tập và phát triển: Đánh giá khả năng học tập và phát triển năng lực của nhân viên trong doanh nghiệp.
Đặc điểm nổi bật:
- Mang tính cân bằng: Mô hình BSC tập trung vào các yếu tố tài chính lẫn phi tài chính, giúp đảm bảo sự phát triển dài hạn của doanh nghiệp.
- Mang tính liên kết: Các mục tiêu và chỉ số đo lường trong BSC được liên kết với nhau một cách logic, giúp đảm bảo tất cả các hoạt động đều hướng đến mục tiêu chung.
- Mang tính linh hoạt: BSC có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu và mục tiêu cụ thể của từng tổ chức.
- Sử dụng KPI: BSC sử dụng một hệ thống các chỉ số đo lường (KPI) để theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Các chỉ số KPI này được xác định một cách cẩn thận để đảm bảo chúng phản ánh chính xác hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp ở mỗi khía cạnh.
Đọc thêm: BSC là gì? Áp dụng BSC như thế nào để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp?
5.5 Mô hình OKR
OKR (Objective and Key Results) – Mục tiêu và Kết quả then chốt, là hệ thống quản trị do Andy Grove sáng lập dựa trên lý thuyết MBO trong giai đoạn 1968-1970. Sau đó, John Doerr phát triển và giới thiệu OKR đến nhiều doanh nghiệp lớn, nổi bật nhất là Google.
Đặc điểm nổi bật:
- Thiết lập mục tiêu rõ ràng: Mục tiêu (Objective) được mô tả cụ thể, dễ hiểu, truyền tải được thông điệp chung của cả tổ chức. Kết quả then chốt (Key Results) là những thước đo định lượng cụ thể, được dùng để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu.
- Tập trung vào mục tiêu tối quan trọng: OKR giúp nhà quản trị xác định và tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất, bỏ qua những yếu tố nhiễu và kém hiệu quả. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể dồn mọi nỗ lực vào việc hoàn thành những mục tiêu mang lại giá trị cốt lõi.
- Thúc đẩy đo lường và đánh giá: OKR cung cấp hệ thống đo lường cụ thể và chi tiết để nhà quản trị theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả một cách chính xác nhất.
- Mang tính linh hoạt: OKR cho phép nhà quản trị điều chỉnh mục tiêu khi cần thiết để phù hợp với biến động của môi trường kinh doanh.
- Khuyến khích sự tham gia: OKR tạo điều kiện để tất cả các thành viên tham gia và đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức.
So với MBO, OKR mang lại nhiều lợi ích vượt trội hơn, thể hiện qua các điểm sau:
- Tiết kiệm thời gian thiết lập mục tiêu: OKR đơn giản và dễ hiểu hơn, giúp nhà quản trị rút ngắn thời gian thảo luận và thống nhất mục tiêu.
- Nâng cao tính chủ động và trách nhiệm: OKR khuyến khích cá nhân tự đề xuất, cam kết thực hiện mục tiêu.
- Tăng cường kết nối và hợp tác: OKR đề cao sự liên kết, cộng tác giữa các thành viên để đạt mục tiêu chung.
- Thúc đẩy kỷ luật và minh bạch: Hệ thống đo lường Key Results rõ ràng trong OKR giúp tăng cường kỷ luật và minh bạch.
- Nâng cao khả năng thích ứng: OKR linh hoạt, dễ điều chỉnh khi các yếu tố chủ quan hoặc khách quan thay đổi.
- Khuyến khích mục tiêu tham vọng: OKR đề cao mục tiêu mang tính thách thức, thúc đẩy bứt phá. Trong khi MBO tập trung vào mục tiêu an toàn, ít tạo động lực đột phá.
6. Base.vn và các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp triển khai MBO hiệu quả
Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp giảm bớt sự phức tạp trong quá trình triển khai MBO, cũng như quản trị mục tiêu và hiệu suất công việc hiệu quả hơn, Base.vn cung cấp hệ sinh thái các công cụ quản lý toàn diện và thông minh.
Lần lượt theo quy trình triển khai MBO, doanh nghiệp sẽ cần tới sự hỗ trợ của các phần mềm với chức năng chuyên biệt:
6.1 Base Goal – Thiết lập mục tiêu và theo dõi tiến độ hoàn thành (KPI/OKR)
Base Goal là một ứng dụng quản trị mục tiêu được tích hợp hai phương pháp KPI và OKR. Ứng dụng không chỉ hỗ trợ nhà quản trị việc lập và theo dõi mục tiêu mà còn giúp gắn kết mục tiêu với kế hoạch hành động cụ thể. Base Goal thúc đẩy sự tương tác thường xuyên giữa nhân viên và quản lý, tối đa hóa khả năng hoàn thành mục tiêu.
Tính năng nổi bật của Base Goal:
- Quản trị mục tiêu theo từng chu kỳ, kết nối chúng với mục tiêu chung của tổ chức
- Thiết lập mục tiêu và chỉ số hiệu suất cho doanh nghiệp, phòng ban, đội nhóm trong chu kỳ
- Cho phép nhân viên tự xây dựng và theo dõi mục tiêu cá nhân trong chu kỳ (được đồng bộ với mục tiêu chung của nhóm, phòng ban, và toàn tổ chức)
- Cập nhật real-time và báo cáo tiến độ hoàn thành mục tiêu theo chu kỳ
6.2 Base Wework – Lên kế hoạch và thực thi kế hoạch
Base Wework là công cụ tiên phong tại Việt Nam giúp doanh nghiệp quản lý công việc và dự án một cách hiệu quả. Khi triển khai MBO, toàn bộ kế hoạch công việc sẽ được thiết lập và theo dõi quá trình thực thi trên phần mềm này.
Tính năng nổi bật của Base Wework:
- Xây dựng kế hoạch công việc từ tổng quan tới chi tiết trên cùng một không gian: danh sách đầu việc, thời gian bắt đầu, thời hạn (deadline), người phụ trách, người theo dõi,…
- Cộng tác và giao tiếp liền mạch giữa các cá nhân và phòng ban: giao việc, review công việc, bình luận, chia sẻ tài liệu, nhắn tin nội bộ,…
- Báo cáo tự động về kết quả thực thi công việc dựa trên dữ liệu đa chiều: Tiến độ hoàn thành, số lượng công việc trễ hạn, ai là người làm tốt / làm không tốt, tỷ lệ công việc phân bổ theo từng trạng thái, ma trận Eisenhower,…
6.3 Base Review, Base Reward – Phản hồi, đánh giá và khen thưởng
Base Review là ứng dụng giúp doanh nghiệp đánh giá và ghi nhận hiệu suất làm việc của nhân viên, bao gồm việc đạt được hoặc vượt qua mục tiêu đã đặt ra. Dựa trên dữ liệu đó, các nhà lãnh đạo có thể đưa ra quyết định về việc khen thưởng hoặc tuyên dương nhân viên trên Base Reward, từ đó tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và công bằng.
Tính năng nổi bật của Base Review:
- Xây dựng performance model – định nghĩa các tiêu chí đánh giá nhân sự theo mong muốn và nhu cầu của doanh nghiệp
- Đánh giá nhân sự liên tục và toàn diện theo mẫu form định sẵn hoặc theo job function
- Cung cấp employee survey, cho phép nhân viên đưa ra phản hồi đánh giá về mục tiêu, chính sách, quy trình, nhà quản lý, đồng nghiệp,…
Tính năng nổi bật của Base Reward:
- Quản lý quỹ khen thưởng đa dạng hình thức, phân chia ngân sách cho các bộ phận, cá nhân và theo dõi hoạt động sử dụng quỹ thưởng
- Tạo lập mạng xã hội ghi nhận và công khai khen thưởng cho nhân viên
- Báo cáo danh sách khen thưởng và hiệu quả khen thưởng, phục vụ cho mục đích kiểm kê và tổng kết dữ liệu.
6.4 Base Inside – Truyền thông nội bộ
Base Inside là mạng truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp, có ý nghĩa lớn trong việc lan tỏa văn hóa nội bộ, truyền cảm hứng, tăng tính cam kết của nhân viên với các mục tiêu chung của tổ chức và phương pháp quản trị MBO.
Tính năng nổi bật của Base Inside:
- Luôn nhấn mạnh về Tầm nhìn, Sứ mệnh, và Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp
- Xây dựng trang tin nội bộ với giao diện đẹp mắt, đầy đủ tính năng tương tác như một trang mạng xã hội
- Phân quyền đăng bài chặt chẽ, đảm bảo dòng chảy thông tin được cấu trúc rõ ràng và thống nhất, chỉ bao gồm các thông tin quan trọng và thông điệp tích cực.
Bằng cách kết hợp sử dụng các công cụ trên và sự nhất quán, cam kết của các cấp lãnh đạo, doanh nghiệp sẽ có thể triển khai MBO nhanh chóng và hiệu quả.
7. Kết luận
Trên đây là các thông tin liên quan đến MBO là gì, bao gồm định nghĩa, lợi ích và các phiên bản quản trị theo mục tiêu hiện đại của MBO. Hy vọng các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình triển khai và đạt được kết quả như mong muốn với MBO. Bởi mục tiêu cuối cùng của triết lý quản trị này, chính là đảm bảo thành công bền vững cho doanh nghiệp.
