Operation là gì? Đặc thù của bộ phận vận hành trong doanh nghiệp

Trong thế giới kinh doanh đầy cạnh tranh, yếu tố quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp không chỉ nằm ở sản phẩm hay dịch vụ mà còn ở khả năng vận hành hiệu quả. “Operation” chính là “trái tim” của mọi tổ chức, đảm bảo cho mọi hoạt động diễn ra trơn tru và đạt được mục tiêu.

Bài viết dưới đây sẽ cùng làm sáng tỏ Operation là gì?, chức trách quan trọng của phòng Vận hành, những vị trí Operation phổ biến và những công cụ hỗ trợ cần thiết cho phòng ban này. Cùng Base Blog tìm hiểu nhé!

1. Operation là gì?

Operation (hay Bộ phận Vận hành) là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày nhằm đảm bảo hiệu quả và liên tục của hoạt động kinh doanh.

Các chức năng chính của bộ phận này bao gồm:

• Quản lý quy trình sản xuất: Giám sát và điều phối quy trình sản xuất từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm cuối cùng.
• Quản lý chuỗi cung ứng: Đảm bảo cung ứng nguyên liệu và hàng hóa đúng thời gian, đúng số lượng.
• Quản lý chất lượng: Thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm và dịch vụ.
• Tối ưu hóa hiệu suất: Tìm kiếm và áp dụng các phương pháp, công nghệ để cải thiện hiệu suất và giảm chi phí.
• Quản lý nhân sự: Đảm bảo đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả và an toàn thông qua tuyển dụng, đào tạo, và đánh giá hiệu suất.
• Dịch vụ khách hàng: Xử lý yêu cầu và khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Dù bất cứ doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, thương mại hay cung cấp dịch vụ, đều không thể hoạt động nếu không có phòng Operation.

2. Bộ phận Operation làm công việc gì? So sánh Operation và Back Office

2.1. Bộ phận Operation làm công việc gì?

Trong các công ty nhỏ, Operation thường thực hiện các nhiệm vụ linh hoạt và chồng chéo. Còn trong các công ty lớn, đặc biệt là trong ngành sản xuất, ranh giới giữa các bộ phận rõ ràng hơn, và Operation có thể đảm nhận các nhiệm vụ chuyên môn cao hơn. 

Lập kế hoạch vận hành kinh doanh: Phòng vận hành tham gia xác định mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó lập ra kế hoạch vận hành kinh doanh chi tiết, đảm bảo rằng quá trình vận hành không bị gián đoạn và các nguồn lực như con người, thiết bị và nguyên vật liệu được phân bổ hợp lý để đạt hiệu suất tối ưu.

Quản lý ngân sách vận hành: Phòng Operation lập và quản lý ngân sách cho các hoạt động vận hành, bao gồm chi phí sản xuất, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân sự,… nhằm đảm bảo rằng các khoản chi thực tế nằm trong phạm vi ngân sách đã đặt ra. Lưu ý rằng bộ phận Operation chỉ tập trung vào quản lý tài chính liên quan đến hoạt động sản xuất và vận hành hàng ngày, khác với bộ phận Tài chính – kế toán quản lý tài chính tổng thể cho toàn doanh nghiệp.

Quản lý chuỗi cung ứng: Bộ phận Operation xây dựng kế hoạch cho toàn bộ chuỗi cung ứng – từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm hoàn thiện và giao hàng – nên cần duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp để đảm bảo nguồn cung ổn định và chất lượng. Ngoài ra, đây cũng là bộ phận quản lý và điều phối các hoạt động logistics, bao gồm vận chuyển, kho bãi và phân phối sản phẩm.

Kiểm soát chất lượng: Bộ phận này thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng và quy trình kiểm soát, thực hiện kiểm tra định kỳ để phát hiện và khắc phục lỗi nếu có, thu thập và phân tích dữ liệu về sản phẩm và dịch vụ, nhằm mục tiêu sản phẩm và dịch vụ đáp ứng hoặc vượt qua các tiêu chuẩn chất lượng đề ra. 

2.2. Đặc thù bộ phận Operation trong các ngành khác nhau

Operation trong doanh nghiệp bán lẻ

Trong lĩnh vực bán lẻ, bộ phận Vận hành chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động liên quan đến việc cung cấp sản phẩm cho khách hàng một cách hiệu quả và kịp thời. Những công việc đặc thù bao gồm:

• Quản lý kho hàng và chuỗi cung ứng, đảm bảo rằng hàng hóa luôn có sẵn trong kho và thuận tiện cho phân phối. 
• Điều phối hoạt động hàng ngày tại các cửa hàng, bao gồm bố trí nhân viên, đào tạo nhân viên, quản lý trưng bày sản phẩm, giám sát việc cung cấp dịch vụ khách hàng, đảm bảo trải nghiệm khách hàng.
• Theo dõi doanh thu hàng ngày, quản lý chi phí hoạt động của cửa hàng.
• Phân tích dữ liệu bán hàng để dự báo nhu cầu, tối ưu hóa hàng tồn kho và đưa ra các quyết định kinh doanh chiến lược.

Operation trong doanh nghiệp F&B

Trong lĩnh vực F&B, bộ phận Vận hành phải đảm bảo rằng các hoạt động từ việc chuẩn bị nguyên liệu đến phục vụ khách hàng diễn ra một cách mượt mà. Những công việc chính bao gồm:

• Đảm bảo nguồn cung nguyên liệu chất lượng, quản lý hàng tồn kho để  giữ nguyên liệu luôn tươi mới và tránh lãng phí.
• Quản lý hiệu quả các hoạt động của bếp để tối ưu thời gian, đảm bảo quy trình chế biến tuân thủ các tiêu chuẩn VSATTP.
• Dịch vụ khách hàng: Đào tạo và quản lý nhân viên phục vụ để đảm bảo khách hàng nhận được dịch vụ tốt nhất, từ thái độ phục vụ đến chất lượng món ăn.
• Quản lý tài chính nhà hàng: Theo dõi doanh thu, quản lý chi phí nguyên liệu, chi phí nhân công và các chi phí khác để đảm bảo nhà hàng hoạt động trong phạm vi ngân sách.
• Phân tích dữ liệu kinh doanh: Thu thập và phân tích dữ liệu về doanh thu, chi phí và phản hồi của khách hàng để cải tiến hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Operation trong doanh nghiệp sản xuất

Trong lĩnh vực sản xuất, bộ phận Vận hành chịu trách nhiệm quản lý các quy trình sản xuất từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm hoàn thiện. Những công việc chính bao gồm:

• Lập kế hoạch sản xuất: Xây dựng và quản lý lịch trình sản xuất để đảm bảo sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
• Quản lý chuỗi cung ứng: Đảm bảo nguồn cung nguyên liệu đầu vào, quản lý quá trình nhập kho và phân phối sản phẩm hoàn thiện đến khách hàng hoặc các điểm bán lẻ.
• Kiểm soát chất lượng: Thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn chất lượng trong quy trình sản xuất, thực hiện các kiểm tra định kỳ và kiểm soát chất lượng sản phẩm.
• Quản lý tài chính sản xuất: Lập ngân sách sản xuất, kiểm soát chi phí nguyên liệu, chi phí nhân công và chi phí vận hành máy móc.
• Bảo trì và sửa chữa thiết bị: Đảm bảo tất cả các thiết bị sản xuất được bảo trì định kỳ và sửa chữa kịp thời để tránh thời gian chết trong quá trình sản xuất.
• Phân tích hiệu suất sản xuất: Thu thập và phân tích dữ liệu sản xuất để tìm ra các điểm yếu và đề xuất các cải tiến nhằm tăng hiệu suất và giảm chi phí.

Đọc thêm: Lean là gì? Ứng dụng mô hình Lean để giảm chi phí trong doanh nghiệp sản xuất

2.3. So sánh giữa Operation và Back Office

Trong khi Operation tập trung vào việc quản lý và thực hiện các hoạt động trực tiếp liên quan đến sản xuất và cung cấp dịch vụ chính của doanh nghiệp, Back Office là phòng ban hỗ trợ “hậu trường” (không tiếp xúc trực tiếp với khách hàng), giải quyết các công việc hậu cần cho một công ty.

Trong cùng một doanh nghiệp, Operation cần phối hợp chặt chẽ với Back Office để đảm bảo sự liên tục và hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Còn Back Office cần hiểu rõ yêu cầu và nhu cầu của Operation để cung cấp các dịch vụ hỗ trợ phù hợp.

Tải miễn phí: Mẫu đánh giá KPI bộ phận Back Office

3. Những vị trí Operation phổ biến trong doanh nghiệp

3.1. Operation Manager (Quản lý bộ phận vận hành)

Operation Manager là người đứng đầu bộ phận Vận hành và có trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Với vai trò quản lý cao cấp này, họ là người quản lý nguồn lực đến kiểm soát chất lượng và phân tích tài chính.

Bên cạnh đó, Operation Manager chịu trách nhiệm quản lý và phát triển nhân sự trong bộ phận Vận hành. Điều này bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo, định hình mục tiêu công việc, và đánh giá hiệu suất của nhân viên.

Đọc thêm: BOD là gì? Những điều quan trọng nhất về Board of Directors

3.2. Sale Operation (Vận hành bán hàng)

Vị trí Sale Operation tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình bán hàng của doanh nghiệp để đảm bảo doanh số và hiệu quả kinh doanh. Sale Operation có nhiệm vụ quản lý dữ liệu bán hàng, hỗ trợ đội ngũ bán hàng, quản lý quy trình bán hàng, dự báo và lập kế hoạch bán hàng, cũng như tối ưu hóa quy trình bán hàng thông qua việc tìm kiếm và triển khai các cải tiến. 

Sale Operation cần theo dõi thông tin về khách hàng, tương tác với họ và quản lý mối quan hệ khách hàng một cách hiệu quả.

3.3. Product Operation (Vận hành sản phẩm)

Product Operation đảm nhận vai trò quản lý và tối ưu hóa các quy trình liên quan đến phát triển và triển khai sản phẩm của doanh nghiệp. Họ là những người quản lý vòng đời của sản phẩm từ ý tưởng ban đầu đến khi sản phẩm ra mắt thị trường và đến khi “bão hòa”. 

Team Product thường làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác như R&D, marketing và bán hàng, để sản phẩm luôn trong tình trạng được vận hành tốt nhất, có phản hồi tích cực nhất. Ngoài ra, team còn thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn chất lượng và phân tích dữ liệu về sản phẩm để đề xuất các cải tiến và phát triển sản phẩm mới.

3.4. IT Operation (Vận hành công nghệ thông tin)

IT Operation chịu trách nhiệm quản lý và duy trì hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp, bao gồm các hệ thống và thiết bị IT cũng như mạng máy tính. Người đảm nhận vị trí này có nhiệm vụ quản lý hệ thống và mạng, cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì và nâng cấp hệ thống, quản lý an ninh mạng, và quản lý tài sản IT. 

Bằng cách làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác và sử dụng công nghệ mới, người đảm nhận vị trí này giúp đảm bảo rằng hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp hoạt động một cách ổn định, an toàn và hiệu quả.

4. Yêu cầu cần có đối với các nhân viên trong bộ phận Operation

4.1. Kiến thức chuyên môn

Trong bất kỳ lĩnh vực nào, kiến thức chuyên môn là nền tảng quan trọng nhất để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Trong bộ phận Operation, việc hiểu biết sâu rộng về quy trình, hệ thống, chuỗi cung ứng, và các hoạt động kinh doanh là quan trọng để có thể đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả. 

Ví dụ, một nhân viên quản lý sản xuất cần phải hiểu rõ về quy trình sản xuất từ đầu đến cuối, các công nghệ sản xuất, và cách tối ưu hóa quy trình để tăng hiệu suất và giảm thiểu lãng phí.

4.2. Kỹ năng quản lý thời gian

Trong một môi trường làm việc đầy áp lực như Operation, kỹ năng quản lý thời gian là quan trọng để đảm bảo tiến độ công việc, và đáp ứng kịp thời các nhu cầu cung ứng trong doanh nghiệp. Nhân viên Operation cần biết cách ưu tiên công việc, lập kế hoạch hợp lý và sử dụng công cụ quản lý thời gian để đảm bảo hiệu suất làm việc cao nhất.

4.3. Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm

Trong bộ phận Operation, sự tương tác và làm việc nhóm là không thể thiếu. Nhân viên cần phải có khả năng giao tiếp hiệu quả để trao đổi thông tin, làm rõ yêu cầu và đảm bảo sự hiểu biết đồng nhất về các quy trình làm việc. Đồng thời, kỹ năng làm việc nhóm giúp họ hòa nhập và cộng tác với các thành viên khác trong bộ phận và từ các bộ phận khác để giải quyết các vấn đề và đạt được mục tiêu chung.

4.4. Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề

Trong một môi trường sản xuất và kinh doanh, các vấn đề không mong muốn thường xuyên xảy ra. Do đó, nhân viên Operation cần có khả năng phân tích thông tin một cách logic và kỹ lưỡng để xác định nguyên nhân của vấn đề và đưa ra các giải pháp hiệu quả. Khả năng này giúp họ đảm bảo quá trình vận hành diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu rủi ro.

4.5. Sự linh hoạt và sẵn sàng học hỏi

Môi trường kinh doanh luôn thay đổi và tiến triển, vì vậy nhân viên Operation cần phải linh hoạt và sẵn sàng học hỏi để thích nghi với các thay đổi. Họ cần phải mở lòng và chấp nhận những phản hồi và ý kiến đóng góp từ đồng nghiệp và quản lý để liên tục cải thiện và phát triển bản thân.

5. Các công cụ cần thiết trong công việc Operation

5.1. Phần mềm quản lý hàng tồn kho và chuỗi cung ứng

Phần mềm quản lý hàng tồn kho cung cấp cái nhìn toàn diện về chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Đây chính là hệ thống để Operation xác định và giải quyết các vấn đề liên quan đến tồn kho và cung ứng, từ việc theo dõi lượng hàng tồn kho đến dự báo nhu cầu nguyên liệu để đáp ứng yêu cầu sản xuất.

Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất ô tô sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho và chuỗi cung ứng để giải quyết vấn đề quản lý tồn kho lớn và phức tạp. Phần mềm này giúp Operation theo dõi từng thành phần và linh kiện cần thiết cho việc lắp ráp ô tô từ nhà cung cấp đến dây chuyền sản xuất. Bằng cách tối ưu hóa quy trình cung ứng, họ có thể giảm thiểu thời gian chờ đợi và lãng phí, đồng thời tăng cường khả năng đáp ứng yêu cầu của thị trường.

5.2. Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) 

Phần mềm CRM không chỉ giúp quản lý thông tin về khách hàng một cách hiệu quả mà còn tạo ra một kênh liên lạc linh hoạt và hiệu quả giữa doanh nghiệp và khách hàng. Phòng vận hành sẽ nắm bắt thông tin chi tiết về nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó tạo ra các chiến lược tiếp thị và dịch vụ cá nhân hóa.

Ví dụ, một công ty bán lẻ có thể sử dụng hệ thống CRM để theo dõi hành vi mua hàng của khách hàng và xây dựng một cơ sở dữ liệu khách hàng chi tiết. Từ đó, phòng vận hành sẽ sử dụng thông tin này để gửi các ưu đãi và khuyến mãi cá nhân hóa, tăng cơ hội bán hàng và tạo ra trải nghiệm mua sắm tốt hơn cho khách hàng.

5.3. Phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc cho phép nhân viên Operation tạo ra lịch trình chi tiết về các nhiệm vụ và dự án đang tham gia. Tiến độ sẽ được cập nhật theo thời gian thực, và phòng Vận hành có thể kiểm soát mọi công việc được thực hiện đúng hạn và theo sát kế hoạch.

Đồng thời, dựa trên thông tin từ các phần mềm này, nhóm vận hành có thể xác định các vấn đề và cải thiện quy trình làm việc một cách linh hoạt. Ví dụ, nếu họ nhận thấy rằng một nhiệm vụ trong dự án sản xuất mất quá nhiều thời gian, họ có thể đề xuất biện pháp cải thiện hoặc điều chỉnh deadline của các công việc phụ thuộc.

6. Về Base Wework – Công cụ hỗ trợ đắc lực cho bộ phận Operation

Với đặc thù công việc cần sự phối hợp liên tục với các bộ phận khác, phòng vận hành cần có một công cụ quản lý công việc và dự án thật sự thông minh, linh hoạt, khoa học và dễ sử dụng. Phần mềm Base Wework là lời giải hoàn hảo cho bài toán ấy.

Base Wework là giải pháp giúp nhà vận hành lập kế hoạch, cộng tác và theo dõi hiệu suất làm việc của đội nhóm một cách toàn diện:

• Lập kế hoạch dự án khoa học: quản lý dự án từ tổng quan đến chi tiết. Bằng cách phân loại và lọc các task theo từng nhóm công việc, giai đoạn, người chịu trách nhiệm và các tiêu chí khác, phòng vận hành có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát tiến độ của dự án.
• Phân chia công việc theo nghiệp vụ khác nhau: chia nhóm công việc theo các nghiệp vụ khác nhau trong phòng ban vận hành (hạch toán, thống kê, báo cáo,…) hoặc chia theo từng thành viên. Giao diện thường được sử dụng là dạng bảng Kanban để phân tách rõ ràng các công việc đã hoàn thành và công việc còn tồn đọng. 
• Xây dựng và tùy chỉnh các báo cáo: Với phòng ban luôn cần đo lường và lập báo cáo hằng ngày như Vận hành, Base Wework có thể thiết lập dữ liệu theo các trường tùy chỉnh. Thêm bao nhiêu hoặc một vài trường và tiêu chí tùy thích để có được thông tin bạn cần. Ngoài ra còn có hàng chục báo cáo mẫu mà bạn có thể sửa đổi.
• Phần mềm cũng hỗ trợ tính năng tạo công việc lặp lại, hỗ trợ quản lý các đầu việc phát sinh định kỳ như chốt doanh thu mỗi cuối ngày, làm bảng chấm công mỗi 30 hằng tháng,…cũng như giúp các thành viên trong đội nhóm Vận hành  cộng tác toàn diện trong dự án của mình. 

7. Kết luận

Sự thành công của một doanh nghiệp sẽ phản ánh mức độ hiệu quả của phòng Vận hành. Dưới sự “chiếm lĩnh” của công nghệ, các hệ thống tự động hóa quy trình sản xuất, quản lý kho hàng, tiếp thị, dự án có thể giúp phòng vận hành làm việc hiệu quả hơn và giảm thiểu sai sót.

Các quản lý tài ba chính là “dây cót” của vận hành. Chỉ khi có được chiến lược đúng đắn, vận hành mới triển khai hiệu quả. Chúc các nhà lãnh đạo sẽ tìm ra hướng đi vận hành xuất sắc cho doanh nghiệp của mình!