Giữa thời thế công nghệ lên ngôi, thị trường cạnh tranh khốc liệt, các phần mềm quản lý công việc ra đời đem tới lợi thế tốc độ, năng suất vượt trội cho doanh nghiệp, và là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị hiện đại. Trên thị trường có khá nhiều phần mềm nổi bật nhưng để các doanh nghiệp lựa chọn được một giải pháp hữu ích và phù hợp thì còn phải cân nhắc nhiều yếu tố. Trong bài viết này, Base.vn sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất.
Trước khi đi vào so sánh ưu nhược điểm của các phần mềm, bạn cần hiểu rõ mức độ cần thiết của một phần mềm quản lý công việc, và những yếu tố nào tạo nên một phần mềm quản lý phù hợp với doanh nghiệp của mình.
1. Phần mềm quản lý công việc có thể giúp ích cho bạn như thế nào?
Bài toán của các nhà quản trị là làm sao kiểm soát những công việc và dự án đang diễn ra, tối ưu nguồn lực có hạn và nâng cao năng suất doanh nghiệp. Để giải được bài toán này, các phần mềm quản lý công việc giải quyết 2 việc: (1) minh bạch hóa quá trình giao việc – nhận việc giữa nhà quản lý và nhân viên, từ đó minh bạch hóa trách nhiệm; (2) giúp nhà quản lý lên kế hoạch và giúp nhân viên cộng tác, làm việc tập trung trên một nền tảng duy nhất.
Tóm lại, lợi ích của việc sử dụng một phần mềm quản lý công việc hàng ngày có thể quan sát ở 2 góc độ.
Đối với nhân viên, phần mềm giúp họ:
- Nhìn thấy được tất cả công việc của mình, không sót việc.
- Biết đâu là những việc cần ưu tiên.
- Tính toán và sắp xếp được thời gian làm việc hiệu quả.
- Cộng tác với đồng đội để hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất.
Đối với nhà quản lý thì một phần mềm quản lý công việc đem lại những lợi ích như sau:
- Thấy được tổng quan công việc và dự án của tất cả bộ phận
- Ra quyết định và xử lý các vấn đề phát sinh một cách kịp thời
- Sắp xếp, phân bổ nguồn lực (nhân sự + thời gian) một cách hiệu quả
- Tất cả công việc, dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng tốt nhất
2. Vậy 7 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công việc là gì?
Nhìn biểu đồ trên, độ phổ biến không phải là tiêu chí duy nhất để bạn lựa chọn một phần mềm quản lý công việc. Có nhiều tiêu chí khác bạn cần chú tâm tới, thậm chí đặt cho chúng trọng số nặng hơn, quan trọng nhất là tính năng của phần mềm (chiếm 40%), có dễ sử dụng hay không (24%), chi phí bỏ ra và khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp (đều chiếm 9%),…
Đây là các tính năng cơ bản cần có đối với một phần mềm quản lý công việc. Bạn có thể dựa vào đó để đánh giá ưu – nhược điểm từng lựa chọn:
- Tính năng cộng tác: Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong làm việc theo nhóm và dự án. Nhà quản lý phải giao tiếp với nhân viên khi phân công nhiệm vụ và góp ý công việc. Các thành viên nhóm cần giao tiếp để phối hợp nhịp nhàng. Do đó, phần mềm quản lý công việc cần có các tính năng cộng tác cần thiết như: tạo việc, giao việc, theo dõi công việc trực quan, chat và bình luận trong từng công việc, khả năng tích hợp với các tiện ích như lịch, email…
- Tính năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái: Phần mềm cần thuận tiện cho nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù công việc, hoặc theo workflow dự án, đồng thời giúp theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực. Tính năng phổ biến nhất hiện nay trong các phần mềm quản lý công việc là sơ đồ Gantt hoặc bảng Kanban, thể hiện tiến độ công việc một cách trực quan.
- Tính năng báo cáo: Báo cáo chi tiết, trực quan về công việc của thành viên và dự báo tiến độ dự án là một tính năng cần thiết, giúp nhà quản lý cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của cả team để phân bổ nguồn lực hiệu quả.
- Tính năng phân quyền sử dụng: Đây là tính năng quan trọng nhằm phân chia các vai trò khác nhau trong dự án. Khi áp dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, đây là tính năng tối cần thiết để đảm bảo thứ bậc kỷ luật trong tổ chức.
- Đặc biệt, cần nhấn mạnh rằng doanh nghiệp bạn có nhiều bộ phận với nhiều nghiệp vụ chuyên sâu khác nhau, trong tương lai có thể sẽ còn nhiều hơn nữa. Lựa chọn tốt nhất là một phần mềm đã được trang bị đầy đủ các tính năng cần thiết, tránh việc phải sử dụng thêm công cụ bổ trợ ngoài, hoặc liên hệ nhiều lần với nhà cung cấp để yêu cầu mở rộng tính năng.
Về độ dễ sử dụng, nhiều phần mềm quản lý của nước ngoài có giao diện khó sử dụng với nhiều thuật ngữ chuyên ngành – chỉ phù hợp với một số lĩnh vực đặc thù nhất định. Một số phần mềm khác chỉ có bản tiếng Anh chứ chưa phát triển ngôn ngữ tiếng Việt, gây cản trở tới hiệu quả sử dụng của nhân viên. Lời khuyên cho bạn là một phần mềm được phát triển bởi người Việt, và đã được triển khai thành công tại đa dạng doanh nghiệp với quy mô và lĩnh vực khác nhau. Lưu ý trọng số của “độ dễ sử dụng” chỉ là 24%, doanh nghiệp vẫn cần dành 40% sự ưu tiên cho các tính năng hữu ích của phần mềm.
Về chi phí sử dụng, cần lưu ý rằng các giá trị thực sự mỗi phần mềm quản lý mang lại không phải là con số được niêm yết trên bảng giá.
Theo đó, phần mềm quản lý công việc miễn phí không “thực sự miễn phí” mà luôn bao gồm 5 loại chi phí ẩn: chi phí linh hoạt, chi phí phát triển, chi phí “mạo danh”, chi phí đào tạo & hỗ trợ, chi phí bảo mật & rủi ro. Sẽ ra sao nếu bạn mua một phần mềm nhưng khi quy mô doanh nghiệp tăng lên lại không dùng được nữa? Hoặc khi bạn cần mở rộng thêm tính năng nhưng phần mềm không thể đáp ứng yêu cầu? Tất cả chi phí bạn bỏ ra trước đó đều là lãng phí.
Trong khi đó, một phần mềm quản lý đắt tiền lại có thể là một khoản đầu tư sinh lời cho doanh nghiệp. Hàng loạt lợi ích hữu hình như tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, chi phí đi lại và chi phí liên lạc, tăng hiệu suất làm việc, xoá bỏ thời gian chết,… và lợi nhuận vô hình như khả năng thích ứng, giữ chân nhân viên,… hứa hẹn mang lại giá trị chỉ số hoàn vốn (Return On Investment – ROI) cao cho dự án đầu tư này.
Dựa trên những tiêu chí lựa chọn trên, dưới đây sẽ là ưu nhược điểm của top 15 phần mềm quản lý công việc hàng ngày phổ biến nhất hiện nay.
3. Top 5 phần mềm quản lý công việc nhóm tốt nhất hiện nay
3.1. Phần mềm quản lý công việc Base Wework
Như đã nói ở trên, ngoài chức năng quản lý dự án, Base Wework còn là một công cụ tuyệt vời để quản lý công việc nhóm thuộc mọi quy mô. Để hỗ trợ chức năng này, Base Wework đã phát triển nhiều tính năng đặc thù khác như “Nhân viên của tôi” hoặc tích hợp cùng các ứng dụng của mô hình Văn phòng điện tử.
Ưu điểm:
- Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái công việc: Trong một phòng ban trên Base Wework, công việc được chia thành nhiều cấp là nhóm công việc (tasklist), công việc (task), công việc con (subtask) và checklist. Bạn có thể chia nhóm công việc theo các nghiệp vụ khác nhau trong phòng ban (hạch toán, thống kê, báo cáo,…) hoặc chia theo từng thành viên. Giao diện thường được sử dụng là dạng bảng Kanban để phân tách rõ ràng các công việc đã hoàn thành và công việc còn tồn đọng. Phần mềm cũng hỗ trợ tính năng tạo công việc lặp lại, hỗ trợ quản lý các đầu việc phát sinh định kỳ như chốt doanh thu mỗi cuối ngày, làm bảng chấm công mỗi 30 hằng tháng,…
- Cộng tác: Base Wework hỗ trợ cộng tác trong phòng ban giống với trong một dự án; trong đó hữu ích nhất là tính năng chat nhóm trên Base Message.
- Báo cáo: Để đo lường hiệu suất làm việc của thành viên thuộc phòng ban, bên cạnh các chỉ số báo cáo tương tự như báo cáo dự án, Base Wework có thêm một giao diện “Nhân viên của tôi”. Tại đây, quản lý cấp trung có thể theo dõi các nhân viên thuộc đội nhóm nhỏ của mình (mà không phải tất cả thành viên trong phòng ban).
- Khả năng tích hợp: APIs mở giúp phần mềm tích hợp được với hầu hết các công cụ làm việc cần thiết. Đặc biệt, để quản lý phòng ban toàn diện, Base Wework thường được sử dụng kết hợp cùng phần mềm quản lý quy trình và phần mềm quản lý phê duyệt – nhằm tạo ra một mô hình văn phòng điện tử “không giấy tờ”.
- Phân quyền sử dụng: Có hai vai trò trong một phòng ban là nhà quản lý và thành viên.
- Chi phí sử dụng: Với cùng một lần trả phí (khoảng 1.4$/ người dùng/ tháng), bạn có thể sử dụng đầy đủ tất cả tính năng quản lý công việc nhóm và phòng ban của Base Wework. Không có chi phí khác phát sinh trong quá trình sử dụng.
3.2. Microsoft Teams
Thuộc hệ sinh thái Office 365, Microsoft Teams là một công cụ làm việc nhóm với nhiều tính năng như chat, video call, họp trực tuyến, chia sẻ tài nguyên,… Từ một góc nhìn khác, Teams có thể coi là ứng dụng all-in-one với khả năng tập trung dữ liệu của nhóm làm việc về một nơi duy nhất và ưu tiên cập nhật những gì được tương tác gần nhất tới người dùng.
Ưu điểm:
- Cộng tác: Teams hỗ trợ họp trực tuyến, gọi điện và chat ở mọi lúc mọi nơi với quy mô tối đa là 150 người. Toàn bộ chu kỳ họp sẽ được tự động hóa, từ việc lập lịch biểu, ghi chú cuộc họp tới tính năng chia sẻ màn hình, ghi âm lại nội dung và nhắn tin tức thời ngay trong phòng họp.
- Tích hợp: Có tới hơn 400 công cụ và trình kết nối có thể tìm thấy trong Microsoft Teams Hub App Store, điển hình như Skype, gói dịch vụ Direct Routing (Định tuyến Trực tiếp) và Calling Plan (Gói thuê bao), tổng đài tự động,… Bạn có thể lựa chọn những công cụ cần thiết để tích hợp vào Teams để phục vụ công việc.
- Chi phí: Teams thường được bán kèm trong gói Office 365, tuy nhiên Microsoft vẫn cho phép tải về bản miễn phí với các tính năng bị giới hạn. Nếu không cần tới các chức năng cao cấp, phiên bản miễn phí của Teams có thể là lựa chọn hữu ích cho doanh nghiệp.
Nhược điểm:
- Phân quyền: Cài đặt phân quyền của Teams tối giản về mặt thời gian nhưng không tối ưu khi sử dụng lâu dài, thậm chí còn mang lại rủi ro tiềm ẩn. Lấy ví dụ, bất cứ ai là thành viên của một nhóm đều tự động có quyền truy cập vào tất cả các kênh và tài liệu trong nhóm. Không có nhiều khác biệt giữa vai trò nhà quản trị và nhân viên cấp dưới.
- Chi phí: Bạn phải trả chi phí khá cao nếu muốn sử dụng đầy đủ tính năng của Teams. Cụ thể, Teams được tích hợp sẵn trong các gói Business Essentials ($2.5/người dùng/tháng), Business Premium ($10/người dùng/tháng), E1 ($8/người dùng/tháng), E3 ($20/người dùng/tháng) và E5 ($35/người dùng/tháng). Riêng với gói Office 365 Business không tích hợp sẵn, mỗi người dùng sẽ phải trả thêm $5/tháng nếu muốn sử dụng Teams.
Tổng kết lại, Microsoft Teams là phần mềm quản lý công việc nhóm tuyệt vời, đặc biệt phù hợp nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng bộ giải pháp Office 365. Bạn có thể cân nhắc sử dụng công cụ này để giúp ích cho công việc của các phòng ban trong doanh nghiệp.
3.3. Trello
Trello là phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban. Giao diện của Trello là một bảng thông tin, trực quan hoá công việc với các cột tương ứng với trạng thái (ví dụ: To do, Doing và Done). Với thiết kế tối giản và cách sử dụng đơn giản, đội nhóm có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân công nhiệm vụ, cộng tác trên Trello, chỉ với thao tác kéo và thả đơn giản.
Ưu điểm:
Cộng tác tốt và dễ sử dụng: Giao diện làm việc của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán trên màn hình. Do vậy, bất kì ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng.
Nhược điểm:
- Tính năng: Nhìn chung, Trello chỉ phục vụ cho teamwork và cộng tác nên thiếu khá nhiều tính năng như: Không có tính năng chat nhóm, Không phân cấp thành viên quản trị, Không có báo cáo công việc, Không hiệu quả khi quản lý thời gian…
- Chi phí: Trello cung cấp phiên bản miễn phí với các tính năng giới hạn. Nếu muốn nâng cấp hơn, bạn có thể chọn lựa gói Business Class với chi phí $12.5/tài khoản/tháng hoặc $9.99/tài khoản/năm, hoặc gói Enterprise với chi phí khởi điểm $17.5/tài khoản/tháng và giảm dần khi số lượng người dùng tăng lên. Mức giá này được đánh giá là cao so với các tính năng mà Trello mang lại.
Do chỉ tối ưu cho việc cộng tác và chênh lệch chi phí lớn, nên Trello sẽ phù hợp nhất cho các team Agile từ 3 – 10 người với đặc thù công việc theo dạng tuần tự, cần tập trung vào sự đơn giản, cộng tác hiệu quả, nhanh gọn thay vì quản trị.
Đọc thêm: Top 15 phần mềm tính lương giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí
3.4. MyXTeam
MyXTeam là phần mềm hỗ trợ quản lý công việc nhóm một cách đơn giản, giúp loại bỏ bớt các thao tác thủ công và theo dõi hiệu quả làm việc tốt hơn.
Ưu điểm:
- Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái công việc: MyXTeam quản lý danh sách công việc dưới dạng to-do list. Mỗi đầu việc (do quản lý tạo và giao xuống hoặc nhân viên tự tạo và giao cho chính mình) đều có thông tin về người phụ trách, ngày bắt đầu và ngày kết thúc. MyXTeam hỗ trợ giao diện lọc danh sách công việc theo từng thành viên, xem đâu là công việc đã hoàn thành trước deadline, sau deadline, chưa hoàn thành,…
- Cộng tác: Các thành viên có thể cùng lúc trao đổi thông qua ô bình luận tương ứng với mỗi công việc hoặc có thể chat nhóm, chat riêng lẻ thông qua tính năng chat tích hợp.
- Báo cáo: Màn hình dashboard trên MyXTeam hiển thị tiến độ công việc nói chung và tiến độ làm việc của từng nhân viên trong kế hoạch. Các trạng thái công việc (cần làm, quá hạn, đã hoàn thành,…) được chia tỷ lệ và phân loại màu sắc dễ hiểu.
- Phân quyền: Chủ tài khoản sau khi tạo các phòng ban (team) thì có thể cấp quyền cho một số người lên làm admin phụ trách team đó. Chỉ người được cấp quyền mới có thể chỉnh sửa, thay đổi, cũng như xoá kế hoạch của team.
- Chi phí: MyXTeam có gói miễn phí cho cá nhân hoặc phòng ban dưới 5 nhân sự. Nếu muốn sử dụng cho quy mô lớn hơn, bạn có thể lựa chọn ba gói: VIP 1(750,000 VND/tháng/100 nhân sự), VIP 2 (1,500,000 VND/tháng/100 nhân sự) và VIP 3 (3,500,000 VND/tháng/1000 nhân sự). Mức giá này được đánh giá là thấp so với các phần mềm quản lý phòng ban nói chung.
Nhược điểm:
- Giao diện sử dụng: MyXTeam chỉ có giao diện to-do list; khả năng hỗ trợ bị hạn chế khi cần quản lý khối lượng công việc lớn hoặc cần theo dõi tiến độ công việc trực quan.
- Báo cáo: Báo cáo của MyXTeam còn đơn giản, chưa đủ chuyên sâu đối với công tác quản lý nhân sự trong phòng ban. Dữ liệu mới hiển thị chủ yếu dưới dạng các con số chứ chưa có biểu đồ trực quan.
Phần mềm quản lý MyXTeam phù hợp với các phòng ban, đội nhóm có nhu cầu quản lý công việc ở mức độ đơn giản.
3.5. monday.com
monday.com là một trong những công cụ quản lý công việc hàng đầu trên thị trường dành cho các phòng ban, bao gồm những thành viên làm việc từ xa. Phần mềm có khả năng tích hợp vô cùng mạnh mẽ để tập hợp tất cả thông tin trên một nền tảng duy nhất, giúp nhà quản lý có được cái nhìn tổng quan, dễ dàng đưa ra các quyết định quan trọng.
Ưu điểm:
- Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái công việc: monday.com là số ít các công cụ cho phép người dùng tuỳ chỉnh hầu hết mọi tuỳ chọn cấu hình cho đến khi họ có được một nền tảng dành riêng doanh nghiệp. Kế hoạch công việc trong phòng ban có thể hiển thị dưới dạng bản đồ, lịch biểu, timeline hoặc kanban. Mỗi loại trạng thái công việc đều được gắn với màu sắc trực quan. Phần mềm cũng hỗ trợ tự động sinh ra các các công việc lặp lại.
- Tích hợp: Với API mở, monday.com sở hữu khả năng tích hợp vô cùng mạnh mẽ để trở thành một phần của hệ sinh thái phần mềm rộng lớn. Một số công cụ thường được tích hợp với monday.com là Dropbox, Zapier, Slack, Zoom, email và Microsoft Teams.
- Cộng tác: Nhờ việc tích hợp các công cụ ngoài, monday.com cho phép đội nhóm giao – nhận việc, cập nhật tiến độ, chia sẻ tệp, thảo luận ý tưởng,… trên cùng một nền tảng.
- Báo cáo: Hệ thống báo cáo của monday.combao gồm những số liệu được thể hiện rất rõ ràng, khoa học và làm nổi bật lên các chỉ số quan trọng. Các báo này được cập nhật hằng ngày, có thể xuất dữ liệu sang hệ thống của bên thứ ba mà không gặp trở ngại.
- Phân quyền: Bên cạnh vai trò quản lý công việc nhóm, monday.com hỗ trợ mời thêm tài khoản khách với các cài đặt phân quyền tương đối chặt chẽ.
Nhược điểm:
Về chi phí, monday.com hỗ trợ 4 gói giải pháp khác nhau về mức độ chuyên sâu tính năng, là gói Basic ($8/tài khoản/tháng), Standard ($10/tài khoản/tháng), Pro ($16/tài khoản/tháng) và Enterprise (liên hệ với nhà cung cấp để nhận báo giá). Đây là mức giá cao mà không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng chi trả.
monday.com phù hợp nhất với các đội nhóm có yếu tố làm việc từ xa, quy mô vừa và lớn.
Xem thêm: Top 10 phần mềm KPI hàng đầu: Review tính năng, chi phí và ưu nhược điểm
4. Top 6 phần mềm quản lý công việc cá nhân tốt nhất hiện nay
4.1. Todoist
Là phần mềm nhắc việc với giao diện tương đối đơn giản, nhưng Todoist vấn sở hữu những tính năng vô cùng mạnh mẽ, được đánh giá cao – thậm chí được nhiều trang báo nổi tiếng như The Guardian, USA Today, the New York Times, The Wall Street Journal còn không tiếc lời ngợi ca Todoist như là “ứng dụng đổi đời”.
Ưu điểm:
- Là ứng dụng xử lý việc sắp xếp công việc vô cùng mạnh mẽ. Có thể đồng thời phân loại tác vụ theo deadline, tag, dự án nhanh trong khi bạn đang nhập dữ liệu mới. Về khía cạnh này, khó có ứng dụng nào có thể đánh bại Todoist.
- Hỗ trợ người dùng dễ dàng tinh chỉnh ứng dụng với luồng công việc cá nhân nhờ các tính năng mạnh mẽ và linh hoạt như: nhóm dự án, gắn nhãn công việc hay đánh dấu mức độ quan trọng.
- Dễ dàng khởi tạo công việc trên ứng dụng mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có internet. Với việc được cung cấp trên đa nền tảng từ máy tính đến điện thoại, khả năng truy cập và sử dụng Todoist được đánh giá là vô cùng linh hoạt.
- Hỗ trợ tích hợp với 2 trợ lý ảo nổi tiếng trên điện thoại là Siri và Alexa.
- Có bản sử dụng miễn phí với những tính năng giới hạn.
Nhược điểm:
- Tính năng phân chia công việc con (subtask) chưa hoạt động hiệu quả, khiến người sử dụng gặp khó dễ trong việc khởi tạo các công việc phức tạp, có nhiều phân nhánh.
- Ứng dụng chạy trên hệ điều hành Windows được đánh giá thua kém hơn hẳn so với những “người anh em” trên Mac và điện thoại. Giao diện và tính năng chính là là 2 mặt bị hạn chế lớn nhất.
- Bản sử dụng miễn phí thực sự không có nhiều tính năng xuất sắc. Để sử dụng Todoist thực sự hiệu quả, chắc chắn người dùng sẽ cần phải móc hầu bao chi trả cho phiên bản Premium có giá $3/người dùng/tháng hoặc Business có giá $5/người dùng/tháng.
4.2. Tick Tick
Tick Tick có thể được đánh giá gần như là “bản sao” của Todoist, với giao diện sử dụng giống đến 9 phần trên 10. Tick Tick thậm chí còn có thêm những tiện ích thú vị mà Todoist không có, chẳng hạn như tích hợp cả bộ đếm Pomodoro bên trong ứng dụng.
Ưu điểm:
- Phần mềm hoạt động tương tư như Todoist những có chi phí sử dụng rẻ hơn hẳn. Thậm chí Tick Tick còn có thêm những tiện ích độc đáo chưa hề xuất hiện trên bản gốc Todoist.
- Các tiện ích đi kèm tương đối hữu dụng, phù hợp với nhiều đối tượng sử dụng. Có thể kể đến như đồng hồ đếm giờ Pomodoro, hỗ trợ người dùng làm việc hiệu quả, năng suất hơn trong công việc thực tế.
- Tương tự như Todoist, có thể Dễ dàng khởi tạo công việc trên ứng dụng mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có internet.
- Có bản sử dụng miễn phí với những tính năng giới hạn.
Nhược điểm:
- Dù sở hữu bộ tính năng tương tự như Todoist, nhưng theo đánh giá, khả năng xử lý của Tick Tick lại không hiệu quả bằng đối thủ.
- Không có khả năng liên kết với ứng dụng Lịch trên các hệ điều hành và thiết bị. Đây là một thiếu sót tương đối lớn với một phần mềm nhắc việc. Gần đây, Tick Tick đã có động thái cập nhật tính năng này, tuy nhiên, nó chỉ được xuất hiện trên phiên bản Premium.
- Tương tự như Todoist, bản sử dụng miễn phí của Tick Tick tương đối nghèo nàn về mặt tính năng và dung lượng lưu trữ công việc. Nhìn chung để sử dụng ứng dụng hiệu quả, người dùng nên chi trả cho bản Premium.
4.3. Microsoft To-Do
Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng nhắc việc tương thích tốt với các phần mềm Windows khác thì Microsoft To-Do sẽ là một ứng cử viên tương đối ổn. Đây là ứng dụng thuần túy sử dụng cho mục đích nhắc việc, có khả năng đáp ứng những nhu cầu ghi nhớ cơ bản nhất của người dùng.
Ưu điểm:
- Hoàn toàn miễn phí. Là ứng dụng kế thừa của người tiền nhiệm Wunderlist, Microsoft To-Do được cung cấp đến người dùng với đầy đủ tính năng cần thiết mà không cần phải trả bất cứ một khoản tiền nào.
- Sở hữu tính năng khởi tạo công việc con trong từng mục công việc. Thậm chí, người dùng còn có thể ghi chú và đặt deadline cho từng công việc con. Đây là lợi thế vượt trội mà ngay cả những phần mềm trả phí như Todoist hay Tick Tick vẫn chưa sở hữu được.
- Sở hữu tính năng “My Day”. Là tính năng hỗ trợ người dùng có thể sắp xếp và phân bổ các công việc cần thực hiện trong ngày sao cho hiệu quả nhất.
- Sở hữu widget Quick Add trên hệ điều hành Android, giúp người dùng khởi tạo và nhận thông báo công việc nhanh chóng, tiện lợi.
Nhược điểm:
- Do chỉ là một ứng dụng quản lý công việc miễn phí, nên các tính năng nổi bật như gắn nhãn công việc, bộ lọc tìm kiếm đều bị lược bỏ không thương tiếc trên Microsoft To-Do. Do vậy việc quản lý công việc đã khởi tạo trên ứng dụng trở nên tương đối khó khăn.
- Dù có mặt trên tất cả các hệ điều hành phổ biến, tuy nhiên Microsoft To-Do chỉ cho phép người dùng kết nối với lịch trình cá nhân từ Outlook. Đây là một điểm trừ vô cùng lớn, khi ở thời điểm hiện tại, Outlook đã bị ngó lơ bởi rất nhiều người.
4.4. Google Tasks
Google Tasks là phần mềm nhắc việc vô cùng hữu dụng nếu được sử dụng trong hệ sinh thái các phần mềm của Google – chẳng hạn như việc kết nối nhanh chóng với Gmail hay Google Calendar. Tuy nhiên, nó cũng chỉ xử lý được các tác vụ tương đối đơn giản, chưa thực sự hữu dụng với những các nhân làm việc với nhu cầu và cường độ cao.
Ưu điểm:
- Hoàn toàn miễn phí.
- Có khả năng tích hợp và đồng bộ hóa với bộ ứng dụng vô cùng mạnh mẽ của Google như Gmail hay Google Calendar. Việc luân chuyển qua lại và sử dụng các ứng dụng trong hệ sinh thái của Google luôn được đánh giá cao.
- Đánh dấu hiển thị các công việc đã hoàn thành rõ ràng, chi tiết, giúp người sử dụng không bị nhầm lẫn với các công việc còn lại.
- Tương tự như Microsoft To-Do, Google Tasks có khả năng khởi tạo hệ thống các công việc con tương đối hiệu quả. Tuy nhiên, tính năng này của Google Task sẽ bị lép về hơn với Microsoft To-Do khi không thể đặt deadline đơn lẻ cho từng đầu subtask.
Nhược điểm:
- Ứng dụng không được Google chú tâm phát triển. Phải mất tới 3 năm kể từ khi ra mắt Task mới được Google cho lên sóng ứng dụng trên điện thoại. Do vậy, người dùng khó có thể kỳ vọng gì nhiều ở các bản vá lỗi hay tính năng cập nhật từ ứng dụng.
- Không có khả năng thiết lập các công việc có tính chất định kỳ, lặp lại. Tính năng tưởng chừng như cơ bản nhất này lại không có trên Tasks.
- Không thể tùy chỉnh sắp xếp và quản lý công việc. Công việc trên Tasks luôn được mặc định sắp xếp theo tên hoặc deadline, nên việc bạn muốn nhóm chúng theo tính chất hay mức độ quan trọng là hoàn toàn bất khả thi.
4.5. Apple Reminder
Ứng dụng Apple Reminder của Apple hứa hẹn giúp bạn quản lý danh sách các tác vụ, subtask hay file đính kèm một cách hiệu quả.
Ưu điểm:
- Được cài đặt sẵn cho các thiết bị thuộc hệ sinh thái của Apple và không hề phát sinh bất cứ chi phí nào khi sử dụng.
- Tương thích và tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng thuộc hệ sinh thái Apple. Lưu trữ dữ liệu hoàn toàn trên iCloud mà không cần khởi tạo tài khoản mới. Được hỗ trợ bởi trợ lý ảo Siri, giúp người dùng thao tác nhanh gọn chỉ bằng giọng nói.
- Có khả năng khởi thông báo cho các công việc tùy thuộc vào địa điểm diễn ra. Đây là một tính năng độc đáo chỉ có Apple Reminder có. Người dùng có thể thiết lập các địa điểm diễn ra hoạt động, Reminder sẽ định vị chính xác địa điểm và thông báo tới người dùng khi đến nơi.
Nhược điểm:
- Chỉ hỗ trợ các thiết bị thuộc hệ sinh thái của Apple. Điều này có nghĩa là, kể cả khi bạn sử dụng Macbook nhưng dùng điện thoại Android, bạn cũng không thể tích hợp và sử dụng ứng dụng trên đồng thời 2 thiết bị.
- Không có tính năng đánh dấu trạng thái công việc. Để xác định tình trạng công việc, người dùng buộc phải ghi chú lại chúng vào trong từng mục, mất rất nhiều thời gian.
4.6. Any.DO
Any.DO là một phần mềm nhắc việc tuyệt vời để nhớ tất cả những công việc và nhiệm vụ bạn phải làm hằng ngày. Nó liệt kê danh sách các công việc, đánh dấu chúng làm rồi hay chưa và tuỳ chỉnh nhắc nhở vào những thời điểm bạn cài đặt.
Ưu điểm:
- Sở hữu giao diện “drag & drop” hiện đại, hỗ trợ người dùng để sắp xếp trình tự của các tác vụ theo độ ưu tiên khác nhau; hay đánh dấu tình trạng công việc chỉ bằng thao tác kéo thả trên điện thoại.
- Có thể tạo ghi chú bằng hình ảnh, video clip hoặc giọng nói
- Cách hiển thị “Date view” (Today / Tomorrow / Upcoming / Someday) rất tiện dụng và hữu ích, chỉ cần nhìn vào là biết những công việc cần làm trong từng ngày. Tuy nhiên, tính năng này không phù hợp với những dự án hoặc công việc kéo dài nhiều ngày
- Hỗ trợ tích hợp với các trợ lý ảo nổi tiếng như Siri, Alexa hay Google Assistant.
Nhược điểm:
- Chưa hỗ trợ liên kết với các ứng dụng bên thứ 3 như email hay lịch trình bên ngoài. Người dùng khi muốn sử dụng đồng thời các ứng dụng này phải chuyển đổi qua lại, tương đối bất tiện.
- Các tính năng chuyên sâu như gắn nhãn tình trạng công việc, sắp xếp theo tính chất hay khởi tạo subtask đều bị lược bỏ. Any.DO đóng vai trò chỉ là một ứng dụng nhắc việc đơn thuần.
- Chi phí bản Premium tương đối cao ($5.99/tài khoản/tháng, thanh toán theo năm), chưa tương xứng với những tính năng cung cấp ra cho người tiêu dùng.
Xem thêm: Review chi tiết: Top 12 phần mềm OKR tại Việt Nam và quốc tế
5. Top 4 phần mềm quản lý tiến độ công việc theo mục tiêu tốt nhất hiện nay
5.1. Base Goal
Được ra mắt vào tháng 10/2020, Base Goal là một phần mềm quản trị thực chiến, giúp gắn kết mục tiêu chung của doanh nghiệp với mục tiêu của từng phòng ban/ đội nhóm theo mô hình tích hợp giữa cả OKR và KPI. Tất cả công việc thực thi ở dưới đều được theo dõi tiến độ trong mối tương quan với mục tiêu đã đề ra. Base Goal đã phát triển ứng dụng trên thiết bị di động. (Để hiểu hơn về quản trị mục tiêu, bạn có thể tham khảo lý thuyết OKR là gì và KPI là gì.)
Ưu điểm:
- Lập kế hoạch & Xây dựng cây mục tiêu: Base Goal hỗ trợ bạn vẽ sơ đồ cây mục tiêu thống nhất trong nội bộ, từ cấp cao nhất là doanh nghiệp xuống tới các phòng ban, đội nhóm và từng nhân viên – tất cả tạo thành bức tranh lớn thống nhất với nhau về cả mục đích, số lượng, đơn vị đo lường,…
- Cập nhật tiến độ: Khi nhân viên thực hiện thao tác check-in (cập nhật kết quả) lên hệ thống, con số đo lường % hoàn thành mục tiêu sẽ lập tức thay đổi. Nhìn vào màu sắc và dấu hiệu cảnh báo hiển thị, bạn sẽ biết tiến độ công việc của nhân viên đang nhanh chậm thế nào.
- Tích hợp: Base Goal có APIs mở nên dễ dàng tích hợp với các công cụ làm việc khác như Email, Calendar, phần mềm quản lý khách hàng CRM, các phần mềm quản lý công việc, quản lý quy trình của Base.vn,… Mục đích của việc tích hợp là liên kết mục tiêu thành hành động được giao trực tiếp cho nhân viên, và tự động thu thập thông tin kết quả công việc (doanh thu, số lượng,…) về hệ thống.
- Báo cáo: Hệ thống báo cáo tự động của Base Goal cũng được chia nhỏ theo từng cấp tương tự như cây mục tiêu, bao gồm các chỉ số tiến độ hoàn thành mục tiêu và hiệu suất: tiến độ chung, top mục tiêu và nhân viên đạt tiến độ cao nhất/thấp nhất,…
- Chi phí: Base Goal có mức giá phải chăng, rơi vào khoảng 15,000 VND/tài khoản/tháng (xấp xỉ $0.65). Bạn có thể đăng ký thuê bao theo các gói số lượng 30 tài khoản, 60,…
Nhược điểm:
Mục đích của Base Goal là quản lý tiến độ hoàn thành mục tiêu của công việc, nên tính năng theo dõi trạng thái công việc tại một thời điểm xác định còn hạn chế. Để có thể quản lý công việc tốt hơn, bạn có thể sử dụng kèm phần mềm Base Wework (đã được tích hợp sẵn với nhau).
5.2. Weekdone
Weekdone là một công cụ cài đặt mục tiêu OKR và theo dõi tiến độ trực quan cho các đội nhóm thuộc mọi quy mô. Phần mềm cung cấp các công cụ đo lường định kỳ một cách chặt chẽ, cho phép bạn sắp xếp lại các nhiệm vụ để đẩy nhanh tiến độ mà không làm giảm chất lượng đầu ra.
Ưu điểm:
- Lập kế hoạch & Xây dựng cây mục tiêu: Weekdone cho phép thiết lập, quản lý và theo dõi các mục tiêu dài hạn. Bằng cách sử dụng hệ thống phân cấp dạng cây, bạn có thể thống nhất và liên kết các mục tiêu cho doanh nghiệp, phòng ban, nhóm và từng cá nhân cụ thể.
- Cập nhật tiến độ: Weekdone hỗ trợ nhân viên thực hiện check-in theo chu kỳ (thường là hằng tuần). Bạn sẽ có được cái nhìn định kỳ về trạng thái hoàn thành công việc của đội nhóm mà không cần tổ chức các cuộc họp riêng lẻ. Hành động review, cung cấp phản hồi và đánh giá tiến độ được hỗ trợ ngay trên hệ thống.
- Báo cáo: Weekdone hiển thị báo cáo về nhiệm vụ nào đã hoàn thành, mục tiêu nào chưa đạt được, ai đang hoàn thành tiến độ tốt nhất, hiệu suất của đội nhóm thay đổi trong các chu kỳ khác nhau như thế nào. Phần mềm cũng hỗ trợ đo lường sự hài lòng của đội nhóm bằng cách đề xuất xếp hạng (điểm tối đa là 5 sao).
- Hỗ trợ sử dụng miễn phí cho đội nhóm 0-3 người.
Nhược điểm:
- Chi phí: Với quy mô 10 người, Weekdone yêu cầu trả phí $1,080/năm, tương đương với $9/tài khoản/tháng. Đây là một mức giá cao so với các phần mềm cùng chức năng.
- Tương tự như Base Goal, Weekdone cũng tập trung vào ghi nhận và đánh giá tiến độ thực hiện nói chung mà không sát sao hơn vào từng công việc cụ thể.
5.3. Perdoo
Perdoo là nền tảng quản lý mục tiêu OKR đơn giản dành cho các doanh nghiệp thuộc nhiều quy mô và nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau.
Ưu điểm:
- Lập kế hoạch & Thiết lập mục tiêu: Perdoo có khả năng kết hợp giữa KPI và OKR để cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan đầy đủ về chuỗi mục tiêu đã được tinh chỉnh từ cấp cao nhất xuống nhân viên. Việc thiết kế một Perdoo’s Roadmap được thực hiện dễ dàng bằng động tác kéo – thả.
- Cập nhật tiến độ: Perdoo hỗ trợ thực hiện check-in theo chu kỳ hằng tuần. Bạn có thể tuỳ chỉnh chế độ xem để luôn cập nhật các mục tiêu quan trọng và khẩn cấp nhất.
- Báo cáo: Module Insights của Perdoo hiển thị trực quan các chỉ số quan trọng về tiến độ chung và sơ lược về mỗi kết quả then chốt trong chương trình OKR, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn và thực hiện hành động kịp thời.
- Tích hợp: Perdoo cho phép người dùng chia sẻ tiến độ và giao tiếp với nhau một cách hiệu quả bằng cách tích hợp với ứng dụng Slack.
- Chi phí: Perdoo có phiên bản miễn phí với các tính năng cơ bản dành cho đội nhóm dưới 10 nhân sự.
Nhược điểm:
Phiên bản miễn phí của Perdoo bị giới hạn khả năng quản lý. Tuy nhiên, để được sử dụng phiên bản Premium với đầy đủ tính năng, mức phí phải trả là khá cao ($7.2/tài khoản/tháng).
5.4. Lattice
Lattice một phần mềm bao gồm hai chức năng cốt lõi là quản lý mục tiêu và đánh giá tiến độ công việc, có khả năng bao quát toàn bộ chu trình quản lý hiệu suất trong doanh nghiệp. Phần mềm được kỳ vọng tạo điều kiện phát triển cho một nền văn hóa làm việc dựa trên các mục tiêu cụ thể, rõ ràng. Phần mềm có thể được truy cập từ xa thông qua thiết bị di động.
Ưu điểm:
- Lập kế hoạch & Thiết lập mục tiêu: Sau khi mô hình OKR được xây dựng, chúng được Lattice tích hợp luôn vào quy trình công việc để nhân viên luôn nhìn thấy và thực hiện hành động bám sát theo mục tiêu.
- Cập nhật tiến độ: Bạn có thể lên lịch để Lattice gửi cho nhân viên một bảng câu hỏi để kiểm tra tiến độ công việc và các bước tiếp theo họ dự định sẽ thực hiện. Nhân viên cũng có thể điền vào đó các phản hồi và đề xuất được hỗ trợ. Các nội dung này có thể hiển thị công khai (toàn bộ doanh nghiệp đều xem được) hoặc riêng tư ( giữa người quản lý và nhân viên).
- Báo cáo: Lattice có thể đo lường dữ liệu về tiến độ và hiệu suất nhân viên thông qua nhiều trang báo cáo. Bạn có thể lọc dữ liệu theo nhóm, giới tính, độ tuổi, kỹ năng và các chỉ số khác, đồng thời chia sẻ chúng tới những người có liên quan.
- Tích hợp: Lattice có khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau, bao gồm hệ thống quản trị nguồn nhân lực, G Suite, ứng dụng chat,…
Nhược điểm:
Các gói thuê bao của Lattice đều có chi phí cao: Performance $9/tài khoản/tháng, gói Performance & Engagement nâng cao hơn có giá $12/tài khoản/tháng. Mới đây, phần mềm phát triển thêm gói Grow +$3/tài khoản/tháng nhưng tính năng chỉ ở mức cơ bản.
Xem thêm: So sánh 12 phần mềm chấm công phổ biến cho doanh nghiệp
6. Tạm kết
Mỗi phần mềm quản lý công việc và dự án trên đều được cho ra đời nhằm phục vụ những nhu cầu và nhóm đối tượng cụ thể. Bởi vậy, bạn cần nhắc thật kỹ nhu cầu sử dụng của bản thân và khả năng đáp ứng của phần mềm để lựa chọn ra giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết review top 15 phần mềm quản lý công việc này sẽ hữu ích cho bạn.
Chúc bạn thành công!
