Phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ hỗ trợ các nhà quản trị đơn giản hóa các quy trình vận hành phức tạp, phát hiện các điểm nghẽn, cũng như theo dõi và giám sát tiến trình công việc để kịp thời đưa ra các điều chỉnh phù hợp. Vậy phần mềm quản lý quy trình công việc hoạt động như thế nào và tại sao doanh nghiệp cần đến nó? Hãy cùng Base Blog khám phá chi tiết về phần mềm quản lý quy trình và tìm hiểu về Top 6 phần mềm quản lý quy trình hàng đầu hiện nay.
1. Phần mềm quản lý quy trình là gì?
Phần mềm quản lý quy trình là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa và đơn giản hóa các nhiệm vụ, các hoạt động và các bước phức tạp trong quy trình làm việc. Với phần mềm này, nhà quản trị doanh nghiệp có thể kiểm tra, giám sát tiến độ hoàn thành công việc toàn diện hơn, đồng thời nâng cao năng suất làm việc, tiết kiệm nguồn lực, thúc đẩy sự hợp tác chặt chẽ giữa các thành viên, và đạt được tiêu chung một cách hiệu quả nhất.
2. Tại sao nói phần mềm quản lý quy trình là cần thiết cho mọi doanh nghiệp?
Phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ được xem là công cụ không thể thiếu đối với hầu hết các doanh nghiệp 4.0 hiện nay bởi những lý do sau:
- Giúp nhà quản trị hiểu rõ hơn về quy trình kinh doanh:
Phần mềm hệ thống hóa từng bước trong quy trình làm việc, giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi tiến độ, hiệu suất và trạng thái công việc của từng cá nhân và phòng ban. Các thông tin và dữ liệu liên quan được cung cấp theo thời gian thực (real-time), giúp nhà quản trị kịp thời phát hiện và xử lý các điểm nghẽn hoặc vấn đề phát sinh, đảm bảo tiến độ chung không bị ảnh hưởng.
- Tinh giảm những hành động lặp lại không cần thiết:
Khi nhà quản trị đã có được cái nhìn sâu sắc hơn về quy trình, việc phát hiện các công việc lặp đi lặp lại sẽ trở nên dễ dàng hơn. Bằng cách loại bỏ những công việc không cần thiết này, nhà quản trị có thể tiết kiệm được nhiều thời gian và nguồn lực, đồng thời tạo điều kiện để nhân viên tập trung vào các công việc mang lại giá trị cao hơn, từ đó giảm thiểu đáng kể thời gian hoàn thành kế hoạch hay dự án.
- Tăng cường trách nhiệm của mỗi cá nhân:
Sự thiếu rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên trong tổ chức rất dễ gây ra sự mất đoàn kết và làm giảm hiệu quả công việc. Tuy nhiên, nhờ có phần mềm quản lý quy trình, nhà quản trị có thể phân bổ công việc một cách rõ ràng và cụ thể hơn, giúp mỗi thành viên nắm rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân cũng như của các thành viên khác. Điều này giúp tạo nên một môi trường làm việc minh bạch và công bằng hơn, hạn chế xảy ra tình trạng nghi kỵ hoặc đổ lỗi lẫn nhau.
- Tăng cường hiệu quả tương tác:
Không chỉ là một công cụ giao – nhận nhiệm vụ, phần mềm quản lý quy trình còn mở ra một không gian giao tiếp, trao đổi nội bộ liền mạch giữa các thành viên. Mỗi người có thể dễ dàng bàn luận về công việc thông qua tin nhắn, bình luận, thậm chí là cả video call, từ đó, góp phần giải quyết kịp thời những vấn đề cấp thiết thay vì phải “delay” do thiếu giao tiếp như phương pháp quản lý quy trình thủ công.
- Nâng cao chất lượng của sản phẩm và chăm sóc khách hàng tốt hơn:
Phần mềm quản lý quy trình đảm bảo rằng mọi kế hoạch sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ được thực hiện đúng quy trình, tránh sai sót và lặp lại không cần thiết. Theo đó, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cũng sẽ được cải thiện đáng kể.
Ngoài ra, với việc chuẩn hóa quy trình làm việc, doanh nghiệp cũng có thể xử lý thắc mắc và yêu cầu của khách hàng nhanh chóng hơn. Điều này giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và khiến khách hàng cảm thấy tin tưởng và hài lòng hơn.
Đọc thêm: Quy trình là gì? 5 bước “tiêu chuẩn” trong xây dựng và quản lý quy trình
3. Phần mềm quản lý quy trình công việc hoạt động như thế nào?
Phần mềm quản lý quy trình tự động hóa việc thực hiện các quy trình đã được định nghĩa trước đó và đảm bảo quy trình tuân thủ các quy tắc đã được người dùng thiết lập – từ việc hoàn thành nhiệm vụ, phê duyệt xác nhận, đến cập nhật dữ liệu. Kết quả là giảm thiểu thao tác thủ công, nâng cao chất lượng đầu ra, và đảm bảo thông tin đến đúng người.
Sau đây là một ví dụ “Quy trình làm việc liên chức năng” minh họa sự khác biệt giữa quy trình truyền thống và việc áp dụng phần mềm tự động hóa quy trình nghiệp vụ:
Bối cảnh: Khi các nhóm từ nhiều phòng ban cùng tham gia vào một dự án, việc giao tiếp trở nên vô cùng quan trọng. Mỗi thành viên cần nắm rõ trách nhiệm của các đồng nghiệp, tiến độ dự án, cũng như nhanh chóng nhận diện và giải quyết bất kỳ trở ngại nào phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.
| Quy trình làm việc truyền thống | Quy trình làm việc được tối ưu bởi phần mềm quản lý quy trình |
| – Dự án khởi động bằng một cuộc họp với sự tham gia của tất cả các bên liên quan để lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ. – Mỗi cá nhân hoặc nhóm sẽ nhập công việc của mình vào các công cụ làm việc riêng lẻ. – Hàng tuần, nhà quản lý phải tổ chức cuộc họp để cập nhật tiến độ dự án, trao đổi câu hỏi, và nhận phản hồi từ mọi người. – Ngoài các cuộc họp, mọi người sử dụng công cụ chat nội bộ và email để truyền thông tin, nhận phản hồi, hoặc nêu ra các vấn đề khẩn cấp. – Khi ai đó gặp trở ngại lớn, các cuộc họp đặc biệt được triệu tập để giải quyết. Hạn chế: Sự phụ thuộc vào các cuộc họp hàng tuần có thể khiến doanh nghiệp mất đến nhiều ngày để phát hiện sai lệch so với mục tiêu dự án. Giao tiếp thiếu hiệu quả cũng có thể xảy ra khi các công cụ chat và email không được đồng bộ với công cụ làm việc, dẫn đến tình trạng bỏ lỡ các thông tin quan trọng. | – Sau cuộc họp khởi động với tất cả các bên liên quan, nhà quản lý sẽ lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, và thiết lập quy trình ngay trên phần mềm quản lý quy trình. – Mọi thành viên tham gia dự án có thể theo dõi tiến độ, giao tiếp, và cộng tác trực tiếp trên hệ thống phần mềm quản lý quy trình. – Thông tin được cập nhật tức thời, và mọi cuộc thảo luận diễn ra công khai tại một nền tảng duy nhất, giúp các bên liên quan nắm bắt tình hình dễ dàng. Hiệu quả: Báo cáo tiến độ theo thời gian thực giúp mọi người nhanh chóng xác định và xử lý vấn đề phát sinh và nhận được phản hồi nhanh hơn, từ đó giảm thiểu lãng phí thời gian và đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn. |
4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý quy trình
Trên thực tế, phần mềm quản lý quy trình công việc đảm nhiệm khá nhiều chức năng, tuy nhiên, sau đây là 7 tính năng và cũng là tiêu chí quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần cân nhắc trong quá trình lựa chọn giải pháp phù hợp cho tổ chức của mình:
4.1 Khả năng vận hành nhiều quy trình công việc
Mỗi doanh nghiệp đều có quy trình làm việc riêng, vì vậy phần mềm cần có khả năng mở rộng để quản lý nhiều quy trình khác nhau mà không yêu cầu mua thêm phần mềm mới cho từng nhu cầu riêng lẻ. Điều này đặc biệt quan trọng với những quy trình dài và phức tạp, chúng thường bị bỏ quên khi doanh nghiệp sử dụng các phương pháp thủ công hoặc bảng tính.
Một yếu tố khác cần xem xét là khả năng linh hoạt trong điều chỉnh quy trình khi doanh nghiệp phát triển hoặc thêm mới các yếu tố kinh doanh. Chẳng hạn, một công ty thương mại điện tử có thể mở thêm cửa hàng vật lý. Nếu phần mềm không thể mở rộng để hỗ trợ các quy trình này, doanh nghiệp sẽ bị mắc kẹt, buộc phải dùng nhiều hệ thống khác nhau, tăng chi phí và phức tạp.
4.2 Tự động phân công và luân chuyển quy trình công việc
Tự động hóa phân công nhiệm vụ là chức năng cốt lõi của phần mềm quản lý quy trình. Do đó, giải pháp mà doanh nghiệp chọn phải linh hoạt trong việc tự động phân công nhiệm vụ cho: người dùng cụ thể, nhóm người dùng, vai trò, hoặc dựa trên dữ liệu từ biểu mẫu. Phần mềm cần hỗ trợ tự động chuyển giao nhiệm vụ sau khi hết hạn hoặc phân công lại, giúp giảm sự phụ thuộc vào thao tác thủ công và đảm bảo công việc luôn diễn ra suôn sẻ.
4.3 Tích hợp dữ liệu với các phần mềm khác
Trong môi trường kinh doanh nghiệp 4.0, không có công ty nào chỉ sử dụng một ứng dụng hoặc một phần mềm duy nhất. Hơn nữa, một quy trình làm việc không thể diễn ra trơn tru nếu thiếu sự kết nối với các quy trình kinh doanh khác. Vì vậy, khả năng tích hợp dữ liệu với các ứng dụng khác cũng là một tiêu chí cần phải có ở một phần mềm quản lý quy trình, cụ thể là các khả năng:
- Truyền dữ liệu đã thu thập vào các ứng dụng liên quan.
- Thu thập dữ liệu từ các ứng dụng khác và tự động nhập vào biểu mẫu.
- Kích hoạt quy trình công việc từ các phần mềm khác, như CRM, quản lý nhân sự, hoặc kế toán.
4.4 Giao diện thân thiện với người dùng
Các công cụ quản lý quy trình chủ yếu hướng đến mục đích đơn giản hóa các hoạt động của doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp nên tìm kiếm các hệ thống có giao diện thân thiện với người dùng, không yêu cầu kỹ năng lập trình phức tạp, không đòi hỏi kiến thức chuyên môn về công nghệ, và cho phép thao tác dễ dàng bằng tính năng kéo – thả. Nếu không phải vậy, hệ thống có thể trở thành gánh nặng hơn là lợi ích.
4.5 Cung cấp báo cáo đa chiều
“Chúng ta không thể cải thiện những gì không thể đo lường!” Điều này đúng với mọi quy trình làm việc của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý quy trình cần cung cấp các báo cáo chi tiết, giúp doanh nghiệp phân tích cả dữ liệu thu thập được trong quá trình thực hiện quy trình và kết quả sau khi hoàn thành.
Ví dụ, trong quy trình Quản lý chi phí hoàn trả, phần mềm không chỉ hiển thị các báo cáo trực quan về chi phí (như chi phí theo thời gian, phân loại, hoặc nhân viên phụ trách), mà còn cung cấp thông tin về hiệu suất của quy trình, bao gồm: thời gian trung bình để phê duyệt yêu cầu và số lần chỉnh sửa cần thiết.
Một hệ thống báo cáo mạnh mẽ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và cho phép ban lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả.
4.6 Gửi thông báo công việc hoặc nhiệm vụ
Tất cả chúng ta đều cần những cú huých liên tục để hoàn thành công việc! Đã qua rồi thời phụ thuộc vào ghi chú dán hay các công cụ tổ chức cơ bản.
Trong môi trường có nhiều quy trình song song, phần mềm quản lý quy trình cần theo dõi và thông báo những sự kiện quan trọng để người dùng tập trung vào những công việc đòi hỏi sự ưu tiên cao độ. Thông báo có thể được cấu hình đa dạng, từ thông báo đẩy trên thiết bị di động, nhắc nhở qua email, đến danh sách việc cần làm hàng ngày, đảm bảo không có nhiệm vụ nào bị bỏ sót.
4.7 Hoạt động trên nền tảng đám mây
Phần mềm quản lý quy trình ngày nay thường có cả tùy chọn đám mây (cloud-based) và tại chỗ (on-premised). Tuy nhiên, lựa chọn lưu trữ đám mây được đánh giá là mang lại nhiều lợi ích hơn, bao gồm: Tăng cường bảo mật so với 10 năm trước; Dễ dàng nhận cập nhật và hỗ trợ bảo trì liên tục; Chi phí tổng thể thấp hơn nhiều so với hệ thống tại chỗ.
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, giải pháp đám mây là lựa chọn phù hợp cả về mặt kỹ thuật lẫn kinh tế. Các doanh nghiệp lớn có thể cân nhắc nhiều yếu tố hơn, như bảo mật dữ liệu, kiểm soát nội bộ, và tích hợp với các hệ thống hiện có. Mặc dù hệ thống tại chỗ từng chiếm ưu thế, nhưng xu hướng hiện nay cho thấy các giải pháp đám mây cũng không hề kém cạnh.
Đọc thêm: Top 15 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất năm 2024
5. Top 6 phần mềm quản lý quy trình công việc uy tín nhất hiện nay
5.1 Phần mềm quản lý quy trình Base Workflow
Phù hợp với mọi doanh nghiệp bất kể quy mô và lĩnh vực.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Giao diện thân thiện, dễ sử dụng và điều hướng. – Tự động hóa hầu hết các tác vụ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và nguồn nhân lực. – Hỗ trợ ứng dụng di động, tương thích với cả iOS và Android. – Chi phí sử dụng hợp lý, phù hợp cho cả các công ty nhỏ. | – Thường chỉ phù hợp với các doanh nghiệp đã có quy trình làm việc cơ bản và định hướng chuyển đổi số. |
Base Workflow là Nền tảng quản lý và tự động hóa quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp dưới dạng mô hình Software-as-a-Service (SaaS). Với Base Workflow, doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập và tối ưu hóa hàng trăm quy trình nghiệp vụ trong tổ chức tại một nơi duy nhất, chuẩn hóa luồng trao đổi thông tin, nhanh chóng phát hiện các điểm tắc nghẽn, giảm thiểu sai sót và trùng lặp, từ đó cải thiện năng suất, tiết kiệm thời gian và chi phí tổng thể.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý toàn diện quy trình làm việc: Thiết lập, theo dõi, và kiểm tra toàn bộ quy trình, bao gồm việc phân công nhiệm vụ, người phụ trách, giai đoạn hiện tại, và trạng thái quy trình (Active/Inactive).
- Liên kết quy trình và đo lường hiệu suất: Tự động liên kết thông tin giữa các quy trình liên quan, chuyển giao công việc giữa các quy trình một cách tự động, và đo lường hiệu suất hoàn thành. Phát hiện các nút thắt mà không cần can thiệp thủ công, giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian và tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi.
- Chuẩn hóa dữ liệu và giảm thiểu sai sót: Cho phép doanh nghiệp định nghĩa chính xác dữ liệu tại mỗi giai đoạn, như người thực hiện, người theo dõi, người giám sát, ngày giờ hoàn thành, và nhiệm vụ đã hoàn tất. Điều này đảm bảo các tiêu chí quy trình được tuân thủ, giảm thiểu biểu mẫu và sai sót giữa các khâu.
- Tự động hóa tác vụ: Dễ dàng xây dựng và tối ưu hóa quy trình cho mọi hoạt động bằng cách tích hợp với các ứng dụng khác, như là Base Account (quản lý tài khoản), Base Drive (quản lý tài liệu), và Base Message (chat nội bộ).
- Tự động thông báo khi có thay đổi: Tự động gửi thông báo khi có nhiệm vụ mới, khi quy trình được hoàn thành, hoặc khi có nhiệm vụ đặc biệt cần cấp trên chú ý, giúp doanh nghiệp giảm thiểu tình trạng bỏ sót, quên nhiệm vụ, và chậm trễ trong quy trình, đồng thời chuẩn hóa việc theo dõi và quản lý quy trình làm việc.
Chi phí sử dụng:
Base Workflow hiện cung cấp 4 gói sử dụng: Starter, Growth, Business, và Enterprise, với giá khởi điểm chỉ từ 40.000 VNĐ/tháng (tương đương $1.7/tháng), rất phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. Tất cả các gói đều bao gồm đầy đủ tính năng và được miễn phí cập nhật tính năng mới. Tuy nhiên, sẽ có sự khác biệt giữa các gói về số lượng tài khoản sử dụng, hình thức đào tạo, và cổng kết nối API.
5.2 Kissflow workflow management
Phù hợp nhất với các công ty nhỏ.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Hỗ trợ quản lý dự án theo phương pháp Agile – Đã phát hành ứng dụng cho Android và iOS – Dễ dàng kết nối với Google Workspace, Microsoft Office, các hệ thống CRM, hệ thống ERP, nâng cao tiện ích trong các hệ sinh thái CNTT đa dạng | – Có thể cần nhiều thời gian đào tạo với người dùng mới, đặc biệt là trong việc làm chủ các tùy chọn tùy chỉnh mở rộng – Thiếu một số tính năng nâng cao để xử lý các quy trình phức tạp |
Kissflow là phần mềm quản lý quy trình và đơn giản hóa các công việc phức tạp, chủ yếu hướng đến các công ty nhỏ hoặc các đội nhóm nhỏ trong các doanh nghiệp lớn. Phần mềm này mang lại lợi ích cho người dùng bằng cách cải thiện quy trình phê duyệt, tuyển dụng nhân viên và các nhu cầu ứng dụng kinh doanh khác, giúp các công ty dễ dàng theo dõi các nhiệm vụ cần thiết.
Tính năng nổi bật:
- Quy trình làm việc có thể tùy chỉnh: Kissflow cho phép người dùng tùy chỉnh quy trình làm việc một cách linh hoạt, phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng dự án, một tính năng hiếm thấy ở nhiều phần mềm quản lý dự án khác.
- Quản lý quy trình tích hợp: Kissflow kết hợp quản lý dự án và quy trình trên một nền tảng duy nhất, mang lại sự đồng nhất và hiệu quả.
- Báo cáo và phân tích nâng cao: Kissflow nổi bật với khả năng báo cáo và phân tích chi tiết, cung cấp thông tin chuyên sâu thông qua bảng điều khiển thân thiện với người dùng, vượt trội so với nhiều đối thủ cạnh tranh.
Chi phí sử dụng:
Kissflow có giá khởi điểm từ $10/người dùng/tháng cho gói Basic, cung cấp các tính năng quản lý dự án thiết yếu, phù hợp với các nhóm nhỏ. Gói Advanced có giá $20/người dùng/tháng, bổ sung thêm tính năng tự động hóa quy trình làm việc và phân tích mở rộng. Đối với các tổ chức lớn, gói Enterprise được thiết kế với bảng giá riêng, bao gồm tất cả các tính năng và hỗ trợ tùy chỉnh cao cấp.
5.3 Nintex
Phù hợp nhất với các doanh nghiệp lớn có nguồn ngân sách dồi dào.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Tự động hóa một cách mạnh mẽ và linh hoạt tất cả các quy trình làm việc trên toàn doanh nghiệp – Cung cấp các biểu mẫu quy trình dễ dàng tùy chỉnh – Kết nối liền mạch với các công cụ và ứng dụng khác như UiPath, công cụ BI và giải pháp RPA | – Chi phí cao và quá trình đào tạo sử dụng kéo dài – Có thể khó tiếp cận đối với các công ty nhỏ |
Nintex là giải pháp hàng đầu trong lĩnh vực quản lý và tự động hóa quy trình làm việc, và thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp lớn, như là Amazon, LinkedIn và Coca-Cola. Nintex không chỉ là một nền tảng tự động hóa mà còn là giải pháp low-code dạng module với nhiều công cụ giúp hợp lý hóa quy trình trên toàn doanh nghiệp, từ việc chuẩn hóa và xây dựng quy trình phức tạp đến việc tạo tài liệu tự động và ứng dụng di động tùy chỉnh.
Tính năng nổi bật:
- Tự động hóa toàn diện: Tự động hóa tất cả các quy trình hoặc luồng công việc trên toàn bộ doanh nghiệp, ngay cả những quy trình trải dài trên nhiều phòng ban hoặc sử dụng nhiều công cụ khác nhau.
- Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA): Cung cấp giải pháp RPA “có người giám sát” và “không có người giám sát”, cho phép người dùng tự động hóa kể cả những tác vụ phức tạp nhất. Cả hai tùy chọn đều tận dụng khả năng “machine learning” và khả năng “reading” đẳng cấp thế giới, cho phép bot hoạt động giống như con người.
- Bộ kết nối và API mở: Tích hợp kéo và thả sẵn có giúp người dùng dễ dàng kết hợp các công cụ trong ngăn xếp công nghệ của mình. Chỉ cần thả bộ kết nối vào quy trình làm việc, như tích hợp với Office 365 để hợp lý hóa tài liệu hoặc kết nối Slack để đảm bảo thông báo được chuyển đến đúng người.
Chi phí sử dụng:
Với mức giá tối thiểu là 15.000 USD/năm (hoặc 1.250 USD/tháng), Nintex kém khả thi đối với các doanh nghiệp có ngân sách hạn chế. Các công ty nhỏ có thể thấy mức giá này khó tiếp cận, đặc biệt khi so sánh với các công cụ tự động hóa quy trình khác có chi phí chỉ bằng một phần nhỏ của Nintex.
5.4 ProofHub
Phù hợp nhất với các doanh nghiệp hoặc đội nhóm quy mô lớn.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Hỗ trợ giá tốt hơn cho các doanh nghiệp lớn – Báo cáo dự án chi tiết và tùy chỉnh cao – Cung cấp ứng dụng di động cho Android và iOS – Hỗ trợ dùng thử 14 ngày miễn phí | – Hạn chế khi hỗ trợ khách hàng – Thiếu nhiều tính năng tích hợp – Có thể đắt đỏ với người dùng cá nhân và các nhóm nhỏ |
Được thành lập vào năm 2012, ProofHub là nền tảng cộng tác và quản lý dự án “all-in-one” dựa trên đám mây. Với giao diện người dùng trực quan, các tính năng mở rộng, và kiến trúc linh hoạt, ProofHub giúp các nhóm lập kế hoạch, tổ chức, cộng tác hiệu quả trong các nhiệm vụ và đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý dự án toàn diện: Quản lý tất cả các khía cạnh của dự án, bao gồm thời gian hoàn thành nhiệm vụ, người thực thi, tệp và tài liệu, lịch sử điều chỉnh, và các nhiệm vụ liên quan.
- Trực quan hóa dự án: Cho phép người dùng xem dự án ở chế độ Gantt để thấy mốc thời gian, sự phụ thuộc nhiệm vụ, và tiến độ. Cung cấp chế độ xem bảng Kanban với khả năng kéo và thả, giúp di chuyển các nhiệm vụ để thay đổi trạng thái một cách dễ dàng.
- Báo cáo chi tiết: Cung cấp thông tin về tiến độ dự án, giúp người dùng đánh giá tình hình, giải quyết điểm nghẽn, và cải thiện quy trình. Báo cáo chi tiết về các thành viên nhóm, tổng quan công việc của từng cá nhân, tiến độ dự án, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ và hiệu suất nhóm.
Chi phí sử dụng:
ProofHub có mức giá cố định hàng tháng với số lượng người dùng không giới hạn trong mỗi gói. ProofHub cung cấp hai gói giá – gói Essential (từ 45 USD/tháng) và gói Ultimate Control (từ 89 USD/tháng). Trước khi đưa ra quyết định mua, doanh nghiệp có thể dùng thử ProofHub miễn phí trong 14 ngày. Các tổ chức phi lợi nhuận được giảm giá 40%.
5.5 Phần mềm quản lý quy trình Cflow
Phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Giao diện dễ sử dụng, cho phép người dùng tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng mà không bị phân tâm – Tự động hóa đa dạng các quy trình làm việc của HR, Admin, IT, Sales và Finance – Hoạt động mạnh mẽ trên nền tảng đám mây và bảo mật cao | – Đôi khi truyền dữ liệu chậm, đặc biệt là khi xử lý khối lượng lớn thông tin |
Cflow là phần mềm tự động hóa biểu mẫu, cho phép người dùng thiết kế quy trình công việc của riêng mình với các trường biểu mẫu, các bước trong quy trình và quy tắc tùy chỉnh. Cflow được triển khai dưới dạng giải pháp đám mây hoặc tại chỗ.
Tính năng nổi bật:
- Tùy chỉnh quy trình làm việc: Tăng tốc quy trình kinh doanh với tính năng tự động hóa được hỗ trợ bởi AWS Cloud, cho phép người dùng dễ dàng tạo quy trình làm việc của riêng mình với nhiều tùy chọn tùy chỉnh.
- Tích hợp mạnh mẽ: Kết hợp liền mạch với hơn một nghìn ứng dụng của bên thứ ba, nâng cao hiệu quả quy trình công việc và quản lý dữ liệu trên khắp các phòng ban như HR, Tài chính, CNTT và Bán hàng.
- Bảo mật đa tầng: Để bảo vệ dữ liệu, Cflow sử dụng mã hóa SSL và cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao như xác thực đa yếu tố, thời gian hết hạn mật khẩu và mật khẩu không thể lặp lại.
Chi phí sử dụng:
Cflow có mức giá khởi điểm từ khoảng 7 USD/người dùng/tháng, là lựa chọn hợp lý cho các công ty hoặc nhóm nhỏ. Phần mềm cũng cung cấp 14 ngày dùng thử miễn phí để người dùng có thể trải nghiệm trước khi quyết định mua chính thức.
5.6 Next Matter
Phù hợp nhất với các doanh nghiệp vừa và lớn.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Cho phép người dùng tùy chỉnh quy trình làm việc theo nhu cầu thực tế – Thúc đẩy sự cộng tác thời gian thực cả bên trong và ngoài doanh nghiệp – Cung cấp các báo cáo và phân tích chi tiết | – Khả năng tích hợp hạn chế, đây có thể là rào cản đối với các công ty sử dụng cùng lúc nhiều công cụ khác nhau – Giao diện có thể khó sử dụng với người dùng mới – Không phải là giải pháp đắt đỏ nhưng có thể khó tiếp cận đối với các công ty nhỏ |
Next Matter là nền tảng tự động hóa và đơn giản hóa hoạt động quản lý quy trình kinh doanh (BPM) và quản lý quy trình làm việc, đặc biệt là xử lý hiệu quả các quy trình làm việc phức tạp mà không cần đến bảng tính. Phần mềm này nhắm đến các công ty vừa và lớn đang tìm cách tích hợp giải pháp tự động hóa quy trình vào hệ thống của họ, bao gồm cả chức năng CRM.
Tính năng nổi bật:
- Nền tảng toàn diện: Quản lý và thực hiện mọi hoạt động từ một nền tảng duy nhất, bao gồm phối hợp quy trình làm việc, tự động hóa tác vụ, theo dõi hiệu suất và nhiều hơn nữa.
- Tự động hóa nâng cao: Tự động hóa các công việc phối hợp thủ công như bàn giao, quyết định, phê duyệt, tham chiếu dữ liệu và thông báo để tăng cường hiệu suất.
- Đảm bảo sự đồng bộ: Giúp mọi người dễ dàng nắm bắt và trao đổi thông tin thời gian thực, bao gồm cả nhóm nội bộ và các bên bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp và đối tác.
Chi phí sử dụng:
Next Matter cung cấp bản dùng thử miễn phí trong 14 ngày. Sau đó, doanh nghiệp có thể mua 1 trong 4 gói sử dụng: Gói Starter với mức phí 18 USD/người dùng/tháng, Gói Standard với 30 USD/người dùng/tháng, và Gói Professional với 49 USD/người dùng/tháng. Đối với Gói Enterprise, doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với Next Matter để được tư vấn cụ thể.
6. Kết luận
Qua bài viết trên, Base Blog đã chia sẻ đến doanh nghiệp vai trò và chức năng của phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ, đồng thời giới thiệu Top 6 phần mềm quản lý quy trình hàng đầu năm 2024. Chúng tôi hy vọng thông tin này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chọn lựa giải pháp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình công việc phù hợp nhất.
