Trong môi trường kinh doanh hiện đại, quy trình (Process) chính là xương sống giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tối ưu nguồn lực và giảm thiểu sai sót. Một quy trình được thiết kế tốt không chỉ nâng cao năng suất mà còn tạo ra sự nhất quán, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Vậy process là gì, vì sao nó quan trọng và làm thế nào để xây dựng quy trình tối ưu? Cùng Base.vn khám phá ngay trong bài viết này!
1. Tìm hiểu khái niệm Process
1.1 Process là gì?
Process là một từ tiếng Anh mà khi dịch sang tiếng Việt thường mang nghĩa cơ bản là “quy trình”. Tuy nhiên, process là một từ đa nghĩa, và tùy theo từng ngữ cảnh, từng lĩnh vực cụ thể mà nó sẽ mang một ý nghĩa khác. Một số nghĩa thông dụng khác của process bao gồm:
– Quá trình: Chỉ sự diễn biến hoặc phát triển liên tục theo thời gian, thường gặp trong lĩnh vực giáo dục, khoa học, tự nhiên.
– Xử lý: Đề cập đến việc xử lý dữ liệu, thông tin hoặc tài liệu, thường thấy trong công nghệ thông tin hoặc các ngành kỹ thuật.
– Tiến trình: Dùng để mô tả một sự tiến triển mang tính chính thức, thường áp dụng trong các lĩnh vực như pháp luật hoặc dự án.
– Chế biến: Nghĩa này thường gặp trong lĩnh vực công nghiệp thực phẩm, nông nghiệp hoặc sản xuất, ám chỉ việc chế biến hoặc gia công nguyên liệu thô thành sản phẩm cuối cùng.
Riêng trong lĩnh vực kinh doanh, process thường được sử dụng với nghĩa là “quy trình”, tức là một chuỗi các bước hoặc các hoạt động được thiết kế theo một trình tự nhất định và có tính liên kết. Các bước trong process sẽ biểu thị cho một nhiệm vụ, nhiệm vụ này được thực hiện bởi một cá nhân, nhóm hoặc công cụ (phần mềm hoặc ứng dụng). Đích đến cuối cùng của một process là phải đạt mục tiêu đã được thiết lập trước đó, đóng góp vào thành công và tăng trưởng của tổ chức, doanh nghiệp.
1.2 Ví dụ về process trong kinh doanh
Hãy cùng xem xét quy trình tuyển dụng của phòng Nhân sự. Ngay từ khi đăng tuyển cho đến khi nhân viên chính thức nhận việc, process này sẽ đi qua các bước:
– Bước 1: Chuyên viên tuyển dụng đăng tin tuyển dụng lên các nền tảng việc làm.
– Bước 2: Ứng viên nộp CV thông qua các kênh tuyển dụng.
– Bước 3: Chuyên viên tuyển dụng sàng lọc và chọn ra những CV tiềm năng nhất.
– Bước 4: Các ứng viên được chọn sẽ tham gia phỏng vấn với hội đồng tuyển dụng.
– Bước 5: Ứng viên phù hợp nhất được chọn sau vòng phỏng vấn cuối.
– Bước 6: Đàm phán lương và các chính sách có liên quan.
– Bước 7: Chuyên viên tuyển dụng gửi email mời nhận việc cho ứng viên và ứng viên chấp nhận.
– Bước 8: Quy trình hội nhập (onboarding) nhân viên mới bắt đầu.
Từ ví dụ trên, có thể thấy rằng để thực hiện một process thành công, doanh nghiệp cần phải có kế hoạch chi tiết: ai tham gia thực hiện? công việc, nhiệm vụ là gì và sử dụng công cụ nào? mỗi bước cần thời gian bao lâu để hoàn thành? Hơn nữa, process không tự vận hành mà cần có sự hoạch định, điều chỉnh và kiểm soát chặt chẽ.
Đây chính là lý do tại sao process trong kinh doanh thường được liên kết với khái niệm Business Process Management (BPM) – Quản lý quy trình kinh doanh. BPM không chỉ đảm bảo process diễn ra suôn sẻ mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và cải thiện chất lượng vận hành, đặc biệt khi được hỗ trợ bởi các phần mềm quản lý quy trình tự động.
Đọc thêm: [TẢI MIỄN PHÍ] 65+ bộ quy trình quản lý doanh nghiệp chuẩn hóa
2. Tại sao doanh nghiệp cần phải xây dựng process?
Quy trình kinh doanh không chỉ là các bánh răng trong cỗ máy vận hành của doanh nghiệp, mà chúng còn là động cơ thúc đẩy hiệu suất hoạt động. Dưới đây là những lý do giải thích tại sao việc xây dựng và quản lý quy trình lại đóng vai trò thiết yếu đối với sự phát triển của doanh nghiệp:
– Tối ưu hóa chi phí và nguồn lực: Việc liên tục rà soát và tinh chỉnh quy trình giúp doanh nghiệp nhận diện những hoạt động dư thừa và kém hiệu quả, từ đó cắt giảm chi phí không cần thiết. Hợp lý hóa hoạt động không chỉ giúp giảm chi phí vận hành mà còn tối ưu việc phân bổ nguồn lực, mang lại lợi ích tài chính trực tiếp và chiến lược hơn.
– Tạo lợi thế cạnh tranh: Những quy trình rõ ràng, tinh gọn giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường, và cung cấp dịch vụ chất lượng vượt trội. Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp nổi bật hơn so với đối thủ thông qua sự ưu việt trong hoạt động và dịch vụ.
– Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Mọi doanh nghiệp đều hướng đến mục tiêu làm hài lòng khách hàng. Việc phát triển các quy trình tập trung vào trải nghiệm khách hàng, như tối ưu hóa dịch vụ hỗ trợ hoặc đơn giản hóa quy trình mua sắm, giúp gia tăng sự hài lòng, cải thiện lòng trung thành và tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng.
– Thúc đẩy năng suất lao động: Quy trình cụ thể và chi tiết giúp nhân viên hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ và kết quả cần đạt, từ đó giảm thiểu sự nhầm lẫn và chồng chéo trong công việc. Ví dụ: Quy trình mua hàng của phòng Kế toán sẽ giúp nhân viên HCNS biết chính xác các thủ tục cần thực hiện, phối hợp ăn khớp với Kế toán để hoàn thành thanh toán nhanh chóng. Nhờ đó, mọi cá nhân trong tổ chức làm việc nhất quán hơn, giảm thiểu tình trạng “làm lại từ đầu” hoặc “không biết phải làm thế nào”.
– Quản lý thông tin và ra quyết định chính xác: Các quy trình kinh doanh tối ưu cung cấp một khuôn khổ quản lý thông tin và dữ liệu đồng bộ và an toàn. Điều này cho phép ban lãnh đạo đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu kịp thời và đúng đắn. Hơn nữa, khi có quy trình, ban lãnh đạo có thể chuyển giao kinh nghiệm và các phương án xử lý cho người mới. Nhờ vậy, lãnh đạo sẽ yên tâm tập trung vào những công việc quan trọng hơn, trong khi doanh nghiệp vẫn đang vận hành ổn định.
3. Các loại hình process phổ biến trong quản trị doanh nghiệp
Như chúng ta đã biết, trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp, sẽ có nhiều loại quy trình khác nhau, mỗi loại hướng đến một mục đích riêng. Cụ thể, doanh nghiệp cần hiểu và tận dụng 3 nhóm quy trình phổ biến sau:
| 3 loại process trong quản trị doanh nghiệp | Diễn giải và ví dụ |
| – Quy trình cốt lõi (Core process) | Còn được gọi là quy trình kinh doanh chính, đây là những quy trình cung cấp giá trị trực tiếp cho khách hàng và chính doanh nghiệp. Những quy trình này chủ yếu chịu trách nhiệm tạo ra doanh thu. Một số ví dụ về quy trình cốt lõi bao gồm: – Quy trình phát triển sản phẩm: Tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ mới để đáp ứng nhu cầu thị trường. – Quy trình marketing: Triển khai các chiến lược nhằm quảng bá sản phẩm và thu hút khách hàng tiềm năng. – Quy trình bán hàng: Từ việc xử lý đơn hàng, giao sản phẩm, đến việc thu tiền từ khách hàng. |
| – Quy trình hỗ trợ (Support process) | Mặc dù không trực tiếp tạo ra doanh số, nhưng những quy trình này là nền tảng quan trọng để các quy trình cốt lõi diễn ra trơn tru. Chúng tạo ra môi trường cộng tác liền mạch giữa các phòng ban và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Quy trình hỗ trợ thường xuất hiện ở những lĩnh vực: – Quản lý nguồn nhân lực: Tuyển dụng, hội nhập, đào tạo và giữ chân nhân tài. – Quản lý tài chính: Bao gồm kế toán, lập ngân sách và kiểm soát tài chính. – Quản lý cơ sở vật chất: Đảm bảo cơ sở kinh doanh được bảo trì tốt, an toàn và phù hợp với yêu cầu vận hành. |
| – Quy trình quản lý (Management process) | Những quy trình này chịu trách nhiệm lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát các quy trình cốt lõi và quy trình hỗ trợ từ đầu đến cuối, đảm bảo các hoạt động kinh doanh được thực hiện đồng nhất, ổn định và tạo ra kết quả mong muốn. Trọng tâm của quy trình quản lý là giám sát các chức năng kinh doanh bên trong và bên ngoài, phân tích các cơ hội và thách thức trên thị trường, đồng thời cải tiến liên tục tất cả các quy trình. Sau đây là một số ví dụ: – Lập kế hoạch chiến lược: Định hướng chiến lược và ra quyết định về phân bổ nguồn lực. – Quản lý rủi ro: Xác định, đánh giá và giảm thiểu các rủi ro có thể ảnh hưởng đến tài sản và doanh thu. – Quản lý hiệu suất: Đánh giá và quản lý hiệu suất của nhân viên để đáp ứng tốt các mục tiêu kinh doanh. |
Dù thuộc nhóm nào, mỗi loại quy trình đều có vai trò không thể thay thế trong vận hành doanh nghiệp. Các quy trình này có thể đơn giản hoặc phức tạp, tùy thuộc vào yêu cầu và quy mô của tổ chức. Hiểu rõ và áp dụng đúng cách từng nhóm quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, nâng cao hiệu suất và tăng cường năng lực cạnh tranh.
4. Một quy trình kinh doanh cần có những thành phần nào?
Trước khi xây dựng một quy trình, doanh nghiệp cần xác định được những thành phần quan trọng cấu thành một quy trình hoàn chỉnh và có giá trị. Dưới đây là thông tin chi tiết:
– Mục tiêu: Mục tiêu là lý do, là cơ sở sản sinh ra một quy trình nào đó. Mục tiêu này góp phần vào các mục tiêu kinh doanh lớn hơn, chẳng hạn như tăng thị phần, nâng cao sự hài lòng của khách hàng hoặc tối ưu hóa chi phí sản xuất.
– Nhiệm vụ và hoạt động: Mỗi quy trình bao gồm một chuỗi các nhiệm vụ hoặc hoạt động cụ thể, được thiết kế để đạt đến kết quả mong muốn. Những nhiệm vụ này cần được xác định rõ ràng và triển khai theo đúng lộ trình đã vạch ra.
– Sự phụ thuộc công việc: Quy trình cần chỉ rõ thứ tự thực hiện và mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ để đảm bảo dòng công việc (workflow) diễn ra mượt mà và liền mạch, từ giai đoạn khởi đầu đến khi hoàn tất. Ví dụ: Trong quy trình phát triển sản phẩm mới, nhóm nghiên cứu thị trường cần hoàn thành việc thu thập và phân tích dữ liệu trước. Sau đó, những thông tin này sẽ được chuyển giao cho đội ngũ sáng tạo để lên ý tưởng sản phẩm và tiến hành các bước tiếp theo như thiết kế, thử nghiệm và sản xuất.
– Vai trò và trách nhiệm: Quy trình kinh doanh thường liên quan đến nhiều cá nhân và bộ phận tham gia, mỗi bên đảm nhận một vai trò và trách nhiệm riêng. Phân công nhiệm vụ rõ ràng là điều cần thiết để hạn chế tình trạng chồng chéo công việc hoặc đổ lỗi lẫn nhau.
– Đầu vào của quy trình: Đầu vào là các nguồn lực cần thiết để bắt đầu và duy trì quy trình, là tất cả những gì thúc đẩy quy trình vận hành trơn tru, bao gồm dữ liệu hoặc thông tin.
– Đầu ra của quy trình: Đầu ra là kết quả cuối cùng hoặc sản phẩm của quy trình, phản ánh mục tiêu ban đầu. Tùy vào loại quy trình, đầu ra có thể là sản phẩm hữu hình, dịch vụ, hay báo cáo, quyết định.
– Tiêu chuẩn và Quy tắc: Các quy trình thường tuân theo các tiêu chuẩn và quy tắc nhất định để duy trì tính nhất quán và chất lượng. Các hướng dẫn này có thể liên quan đến các quy định của pháp luật, của ngành, chính sách và tiêu chuẩn chất lượng của công ty.
– Công nghệ: Ứng dụng công nghệ đề cập đến việc sử dụng công cụ, máy móc hoặc phần mềm để tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Chúng giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót do con người, tiết kiệm cả thời gian lẫn nguồn lực trong việc thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Ví dụ: Trong quy trình quản lý dự án, các công cụ như ứng dụng quản lý công việc, ứng dụng quản lý đề xuất và ứng dụng sắp xếp cuộc họp được sử dụng để theo dõi tiến độ, phân bổ nguồn lực và tổ chức các giai đoạn công việc một cách có hệ thống.
Đáng chú ý, để các ứng dụng trong quy trình này phối hợp liền mạch trong hoạt động lẫn truyền tải dữ liệu, doanh nghiệp cần một công cụ trung gian đóng vai trò kết nối. Một gợi ý lý tưởng là Base Process. Với Base Process, doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập quy trình liên kết giữa các đối tượng nghiệp vụ (business objects) từ bất kỳ ứng dụng nào trong hoặc ngoài Base Platform. Doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc lựa chọn và đưa các ứng dụng cần kết nối vào quy trình, tạo ra một luồng quy trình hoàn chỉnh trên cùng một mặt phẳng.
– Tài liệu: Các tài liệu trong quy trình đóng vai trò như nguồn tham chiếu, hướng dẫn và đào tạo nhân viên về cách thực hiện từng công việc, nhiệm vụ trong quy trình. Một số ví dụ về tài liệu trong quy trình là sổ tay bán hàng, bảng giá sản phẩm/dịch vụ, biểu mẫu hợp đồng, v.v…
– KPI đánh giá quy trình: Các Chỉ số hiệu suất chính (KPI) được thiết lập để đo lường hiệu suất của quy trình, cũng như hỗ trợ cho việc cải tiến sau này. Các KPI quy trình thông dụng bao gồm: thời gian thực hiện, chi phí, tỷ lệ sai sót hoặc khối lượng công việc hoàn thành trong một thời gian nhất định.
– Cơ chế kiểm soát: Dựa trên những cơ chế này, doanh nghiệp có thể đảm bảo mọi nhiệm vụ được thực hiện đúng cách, đồng thời điều chỉnh và cải thiện quy trình sao cho phù hợp nhất với mục tiêu kinh doanh và thích ứng với những biến động của môi trường kinh doanh.
Bằng cách tích hợp đầy đủ các thành phần nêu trên, doanh nghiệp không chỉ thiết lập những quy trình bài bản, có khoa học mà là bộ “khung” vững chắc cho sự phát triển trong tương lai.
Đọc thêm: Quy trình làm việc là gì? Cách xây dựng quy trình hiệu quả
5. Các bước xây dựng và quản lý một process kinh doanh
Sau khi đã tìm hiểu khái niệm “Process là gì”, cùng với vai trò và các thành phần cần có của một quy trình, bây giờ chúng ta hãy khám phá cách thức xây dựng và quản lý một quy trình có khả năng tạo ra giá trị thực sự cho hoạt động kinh doanh.
Mặc dù không có 2 quy trình kinh doanh nào giống hệt nhau, nhưng tất cả đều tồn tại trong trạng thái sẵn sàng cho sự thay đổi. Đôi khi, các nhà lãnh đạo và các phòng ban cần thực hiện các điều chỉnh tức thì; hoặc, phải thiết kế lại toàn bộ quy trình. Quản lý quy trình kinh doanh (Business Process Management – BPM) chính là phương pháp giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng mọi thay đổi và cải tiến trong quy trình kinh doanh đều được thực hiện đúng cách.
Thông qua các sáng kiến BPM phù hợp, doanh nghiệp có thể triển khai các quy trình linh hoạt và hiệu quả hơn. Đồng thời, doanh nghiệp có thể phát hiện và nhận diện những cơ hội sử dụng công cụ tự động hóa quy trình tiên tiến, từ đó tiết kiệm sức người và nâng cao hiệu suất tổng thể.
Các sáng kiến BPM thúc đẩy sự thay đổi thường bao gồm 6 giai đoạn chính: lập kế hoạch, thiết kế, mô hình hóa, triển khai, giám sát và tối ưu hóa. Những giai đoạn này tạo nên vòng đời BPM – một phương pháp tiếp cận có cấu trúc, theo chu kỳ, dựa trên các thông lệ tốt nhất. Vòng đời này cung cấp một khuôn khổ hữu ích để hiện đại hóa các quy trình vận hành, quản lý và hỗ trợ trong doanh nghiệp. Sau đây là các bước cụ thể để quản lý quy trình kinh doanh:
Bước 1: Lên kế hoạch cho quy trình kinh doanh
Trước tiên, ban lãnh đạo cần xây dựng một kế hoạch quản lý quy trình kinh doanh với những mục tiêu rõ ràng, cụ thể. Doanh nghiệp nên tập trung vào những quy trình có tác động cao, rủi ro thấp và mang lại kết quả có thể đo lường được, đồng thời đảm bảo chúng phù hợp với các chỉ số KPI kinh doanh.
Cần xem xét các hoạt động kinh doanh mà tiến độ đạt được mục tiêu bị chậm lại hoặc đình trệ. Sau đó, xác định những vấn đề tiềm tàng cần thay đổi và cách thức thực hiện. Để làm được điều này, hãy phân loại các hoạt động kinh doanh thành ba loại BPM chính sau đây:
– BPM lấy con người làm trung tâm (Human-centric BPM):
Quy trình này chủ yếu xoay quanh con người, với rất ít hoặc không có yếu tố tự động hóa. Các quyết định, phê duyệt và nhiệm vụ trong quy trình thường được thực hiện bởi nhân viên, khách hàng hoặc các cá nhân khác. Một ví dụ về BPM lấy con người làm trung tâm là quy trình tuyển dụng, trong đó nhân viên HR phối hợp với ban lãnh đạo để đăng tin tuyển dụng, sàng lọc ứng viên và phỏng vấn. Một ví dụ khác là quy trình xử lý khiếu nại do bộ phận Dịch vụ khách hàng phụ trách.
Đối với loại BPM này, các phần mềm hỗ trợ với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, có tính năng thông báo là rất cần thiết để tăng cường hiệu quả làm việc.
– BPM lấy tài liệu làm trung tâm (Document-centric BPM):
Các quy trình liên quan đến tài liệu giấy/điện tử cần được xử lý cẩn thận để đáp ứng yêu cầu nội bộ, ngành và quy định pháp lý. Ví dụ: Quy trình xem xét và ký hợp đồng trong phòng pháp lý, tài chính. Một ví dụ khác là việc lưu trữ hồ sơ sức khỏe điện tử trong ngành y tế.
Khác với BPM đặt con người ở vị trí trung tâm, loại BPM này thường ưu tiên sử dụng các công cụ tự động hóa để tăng cường hiệu suất và độ chính xác, đồng thời đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định có liên quan.
– BPM tập trung vào tích hợp (Integration-centric BPM):
BPM này nhấn mạnh việc tự động hóa và điều phối các quy trình liên quan đến nhiều hệ thống hoặc công nghệ khác nhau như ERP, CRM hay HRM. Mục tiêu chính của BPM tích hợp là tạo sự liền mạch trong việc trao đổi thông tin và dữ liệu giữa các phần mềm, ứng dụng hoặc nền tảng mà doanh nghiệp sử dụng thông qua các trình kết nối hoặc API.
Một ví dụ về BPM tập trung vào tích hợp là trong thương mại điện tử, nơi người bán kết nối website bán hàng trực tuyến với hệ thống thanh toán, quản lý kho hàng và vận chuyển. Sự phối hợp này giúp đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng, chính xác và liền mạch từ lúc đặt hàng đến khi giao hàng.
Bước 2: Thiết kế quy trình lý tưởng
Sau khi đã xác định rõ các mục tiêu của kế hoạch, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích và thiết kế quy trình cải tiến. Quá trình này bao gồm việc nhận diện các sự kiện chính trong quy trình, phân chia nhiệm vụ (bao gồm cả nhiệm vụ thủ công và tự động), xác định người chịu trách nhiệm, thời gian thực hiện và công nghệ hỗ trợ.
Đồng thời, doanh nghiệp nên xây dựng mô hình trạng thái “lý tưởng” của quy trình trong tương lai, phản ánh sự tối ưu hóa cả về hiệu suất lẫn chất lượng. Kèm theo đó, cần đưa ra các tiêu chí cụ thể để đánh giá và đo lường mức độ thành công của quy trình mới.
Bước 3: Mô hình hóa và kiểm tra luồng quy trình
Ở bước này, doanh nghiệp sẽ biểu diễn, trực quan hóa quy trình được thiết kế thành lưu đồ cụ thể, bao gồm các mô tả chi tiết về mốc thời gian, nhiệm vụ, người phụ trách và bất kỳ luồng dữ liệu nào trong quy trình. Các nền tảng quản lý và tự động hóa quy trình sẽ rất hữu ích trong giai đoạn này, chúng sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện ra những điểm bất hợp lý hoặc dư thừa, và từ đó tạo nên quy trình tinh gọn hơn.
Bước 4: Triển khai quy trình
Đây là thời điểm doanh nghiệp đưa quy trình từ lý thuyết vào thực tiễn. Nhưng đừng vội triển khai quy trình cho toàn bộ tổ chức, thay vào đó, hãy thử nghiệm trong một nhóm nhỏ. Thu thập phản hồi và đóng góp từ nhóm nhỏ này để thực hiện các cải thiện và điều chỉnh cần thiết trước khi áp dụng rộng rãi.
Song song đó, doanh nghiệp cần thông báo và cập nhật đầy đủ về những thay đổi trong quy trình kinh doanh đến toàn thể nhân viên, khách hàng và đối tác liên quan. Điều này sẽ giúp mọi người hiểu rõ và thích nghi tốt hơn với quy trình mới.
Bước 5: Giám sát và đo lường chỉ số hiệu suất
Sau khi đã triển khai các quy trình mới, doanh nghiệp cần giám sát, đo lường hiệu quả cải tiến, và xác định những nút thắt cổ chai hoặc vấn đề tiềm ẩn mới.
Các câu hỏi cần đặt ra bao gồm: Quy trình mới có thực sự khắc phục được những bất cập trước đây? Nhân viên và các bên liên quan có áp dụng quy trình mới một cách nhất quán không? Đôi khi, một quy trình có vẻ lý tưởng trên lý thuyết hoặc hoạt động tốt trong giai đoạn thử nghiệm nhưng lại không hiệu quả khi áp dụng trên diện rộng. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần cân nhắc việc rút lại hoặc điều chỉnh quy trình, thậm chí thay thế bằng một giải pháp khác phù hợp hơn.
Ví dụ: Giả sử doanh nghiệp triển khai chatbot tự động cho nhóm Dịch vụ khách hàng, hãy theo dõi sát sao quá trình sử dụng ứng dụng này. Nhân viên có ứng dụng công cụ mới không? Khối lượng công việc thủ công đã giảm đáng kể hay chưa? Nếu câu trả lời là không, doanh nghiệp có thể tổ chức thêm các buổi đào tạo hoặc cung cấp thêm hướng dẫn để thúc đẩy mọi người tận dụng triệt để công cụ mới.
Bước 6: Tối ưu hóa quy trình
Ở giai đoạn cuối cùng, doanh nghiệp cần tập trung thực hiện các điều chỉnh và cải tiến nhằm đạt được phiên bản tối ưu nhất của quy trình.
Những thông tin và dữ liệu thu thập từ bước giám sát và đo lường (Bước 5) chính là nguồn tư liệu quý giá để doanh nghiệp tiếp tục tinh chỉnh và đổi mới. Các cải tiến có thể bao gồm việc bổ sung yếu tố tự động hóa, chuẩn hóa quy trình, hoặc thậm chí thêm các bước mới để nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Ví dụ: Trong quy trình xử lý khiếu nại, doanh nghiệp có thể triển khai thêm quy tắc tự động gửi email phản hồi đến khách hàng ngay sau khi ticket khiếu nại được đóng. Email này có thể chứa khảo sát nhanh để đo lường mức độ hài lòng của khách hàng, từ đó cung cấp dữ liệu giá trị nhằm cải thiện quy trình dịch vụ trong tương lai.
Lưu ý rằng, tối ưu hóa không phải là công việc “làm một rồi thôi”. Các điều kiện kinh doanh luôn thay đổi—từ chiến lược kinh doanh, biến động thị trường, nhu cầu khách hàng, cho đến các quy định pháp lý. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần liên tục theo dõi và sẵn sàng điều chỉnh quy trình để duy trì sự phù hợp và vị thế cạnh tranh lâu dài.
Đọc thêm: Top 6 phần mềm quản lý quy trình công việc cho doanh nghiệp
6. Thiết lập và quản lý quy trình tự động với Base Process
Base Process là ứng dụng có khả năng kết nối toàn diện tất cả các ứng dụng trên Base Platform, giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết kế các quy trình từ nhiều phần mềm, và trực quan hóa dưới dạng lưu đồ chỉ với thao tác kéo và thả. Ứng dụng này không chỉ thúc đẩy tự động hóa mà còn tạo điều kiện để các nhà quản lý sáng tạo ra giải pháp riêng, tối ưu hóa nghiệp vụ kinh doanh. Cụ thể, Base Process đem lại cho doanh nghiệp những giá trị nổi bật như sau:
– Kết nối linh hoạt các ứng dụng trong và ngoài Base Platform:
Thông thường, việc liên kết và trao đổi dữ liệu giữa các phần mềm từ nhiều nhà cung cấp khác nhau mang nặng tính kỹ thuật và do đội ngũ IT phụ trách. Tuy nhiên, với Base Process, lãnh đạo và nhà quản lý có thể:
- Tự thiết lập quy trình liên kết giữa các đối tượng nghiệp vụ (business objects) từ bất kỳ ứng dụng nào, trong hoặc ngoài Base Platform.
- Sử dụng hình thức no-code, chủ động lựa chọn và đưa các ứng dụng cần thiết vào quy trình kinh doanh một cách đơn giản và nhanh chóng.
Lấy một ví dụ về 3 ứng dụng thuộc Bộ giải pháp quản trị công việc, quy trình và dự án toàn diện Base Work+. Các đối tượng nghiệp vụ được tạo ra từ Base Wework là W1, W2 – từ Base Request là R1, R2 – từ Base Workflow là F1, F2. Lúc này, người dùng có thể liên kết chúng thành một chuỗi các quy trình bất kỳ như W1R1F2 hoặc R2W2F1, chỉ bằng thao tác kéo – thả – nối đơn giản.
– Trực quan hóa quy trình dưới dạng lưu đồ:
Một trong những thách thức lớn nhất trong việc thiết kế và quản lý quy trình là không thể quan sát cách các ứng dụng tương tác và kết nối với nhau. Điều này khiến người dùng không thể thực hiện các tích hợp cần thiết, không thể cho phép hay ngăn chặn các ứng dụng truyền dữ liệu cho nhau.
Base Process hoàn toàn có thể khắc phục khó khăn này bằng cách trực quan hóa cách các ứng dụng được kết nối với nhau dưới hình thức lưu đồ. Giờ đây, nhà quản lý có thể nhìn thấy tận mắt cách các ứng dụng “trò chuyện” và kết nối với nhau. Nhờ đó, có thể chủ động khởi tạo, kết nối, hoặc ngăn chặn các luồng trao đổi dữ liệu khi cần thiết.
– Quản trị toàn bộ dòng chảy dữ liệu của doanh nghiệp:
Base Process cho phép nhà quản lý quan sát toàn bộ dòng chảy dữ liệu (data flow) trên một mặt phẳng, rẽ nhánh dữ liệu dựa trên điều kiện hoặc quy chuẩn thiết lập sẵn, cũng như thiết lập điều kiện truyền dữ liệu linh hoạt với các quy tắc “AND” hoặc “OR”.
Ngoài ra, Base Process còn hỗ trợ quản lý luồng dữ liệu một cách chặt chẽ, đảm bảo thông tin được gửi đúng nơi, đúng thời điểm. Khi phát sinh tắc nghẽn trong quy trình, nhà quản lý có thể nhanh chóng xác định điểm sự cố và xử lý kịp thời.
7. Kết luận
Trên đây là phần giải đáp của Base Blog cho câu hỏi “Process là gì”, cùng với những thông tin hữu ích về tầm quan trọng của quy trình trong hoạt động kinh doanh. Tối ưu hóa quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn góp phần tạo ra những trải nghiệm vượt trội cho khách hàng. Đừng do dự, hãy bắt đầu bằng việc đánh giá lại quy trình hiện tại, nhận diện những điểm cần cải thiện và áp dụng các công cụ thông minh như Base Process để tối ưu hóa giá trị của từng quy trình.
