Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực nào, nếu đã có kho hàng thì ắt sẽ cần triển khai công tác quản lý kho. Nhưng thực chất thì quản lý kho là gì? Vì sao nó lại đóng vai trò quan trọng trong vận hành doanh nghiệp? Và làm thế nào để kiểm soát kho hiệu quả, hạn chế thất thoát, tối ưu tồn kho? Hãy cùng Base Blog tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây.
1. Quản lý kho là gì?
1.1 Định nghĩa quản lý kho (Warehouse Management)
Quản lý kho là tập hợp các nguyên tắc và quy trình liên quan đến việc vận hành hoạt động hàng ngày trong một kho hàng. Ở góc nhìn tổng quan, công việc này bao gồm tiếp nhận hàng hóa, sắp xếp không gian lưu trữ, lên lịch làm việc, quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng và phối hợp với các đơn vị vận chuyển để giao hàng đến khách hàng.
Khi đi sâu hơn, quản lý kho không chỉ dừng lại ở các bước riêng lẻ mà còn là việc tối ưu và kết nối các quy trình với nhau. Mục tiêu là đảm bảo mọi khâu trong hoạt động kho được vận hành trơn tru, giúp kiểm soát chính xác lượng hàng tồn, giao hàng đúng hẹn, giảm thất thoát và nâng cao hiệu suất chung của toàn bộ hệ thống.
1.2 Vai trò của quản lý kho trong chuỗi cung ứng và vận hành doanh nghiệp
Quản lý kho đóng vai trò như một cầu nối giữa sản xuất và phân phối trong chuỗi cung ứng. Dưới đây là những vai trò quan trọng của quản lý kho:
– Trong quản lý chuỗi cung ứng:
- Giúp lưu trữ hàng hóa và duy trì mức tồn kho tối thiểu, từ đó giảm rủi ro thiếu hàng, ngay cả khi chuỗi cung ứng gặp gián đoạn.
- Bảo vệ hàng hóa khỏi các rủi ro như hư hỏng, mất mát, trộm cắp hoặc ảnh hưởng từ các yếu tố thời tiết và thiên tai.
- Cung cấp giá trị gia tăng cho sản phẩm thông qua các hoạt động đóng gói hoặc dán nhãn theo yêu cầu riêng, giúp tăng mức độ hài lòng và cải thiện trải nghiệm người dùng cuối cùng.
– Trong vận hành doanh nghiệp:
- Kho bãi giúp tập trung và phân loại hàng hóa theo từng nhóm cụ thể, cho phép doanh nghiệp nhanh chóng xử lý đơn hàng.
- Việc sở hữu hệ thống kho hàng tập trung cũng giúp doanh nghiệp đàm phán tốt hơn trong các hợp đồng mua hàng số lượng lớn và giảm chi phí lưu kho.
- Khi hệ thống quản lý kho được tích hợp chặt chẽ với các bộ phận khác, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch sản xuất chính xác hơn dựa trên dữ liệu hàng tồn, xu hướng bán hàng và nhu cầu khách hàng thực tế.
Đọc thêm: Supply Chain là gì? Tìm hiểu chuỗi cung ứng và vai trò trong doanh nghiệp
2. Các thách thức thường gặp trong quản lý kho
Quản lý kho cũng đối mặt với nhiều thách thức, nhất là khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô, bổ sung nhiều dòng sản phẩm mới hoặc chưa áp dụng công nghệ hỗ trợ. Dưới đây là những khó khăn phổ biến nhất:
– Sai sót trong kiểm kê, nhập xuất: Khi xảy ra sai lệch, doanh nghiệp có thể đối mặt với tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt hàng hóa, gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu. Những lỗi này thường phát sinh khi nhân viên vẫn làm việc theo cách thức thủ công, thiếu quy trình thống nhất, hoặc khi số lượng mã hàng (SKU) quá nhiều và phức tạp.
– Thiếu minh bạch trong dữ liệu kho: Khi doanh nghiệp vẫn còn dựa vào bảng tính Excel hoặc sổ sách rời rạc, dữ liệu kho dễ bị thiếu nhất quán, gây khó khăn trong việc theo dõi, đối chiếu và xác định trách nhiệm khi có sai sót.
– Hàng tồn đọng, không thể luân chuyển: Các doanh nghiệp bán lẻ thường gặp khó khăn trong việc điều chỉnh hoạt động kho theo mùa hoặc biến động trong chuỗi cung ứng. Nếu không thể giảm quy mô kịp thời, hàng hóa dễ bị tồn đọng, khiến vốn bị “ngâm”, hoặc phải giảm giá sâu để xả hàng trước khi hết hạn sử dụng.
– Chi phí vận hành cao do quản lý thủ công: Với quy mô nhỏ, việc quản lý kho bằng phương pháp thủ công vẫn có thể chấp nhận. Nhưng khi khối lượng hàng tăng và vận hành phức tạp hơn, những quy trình thủ công sẽ trở nên kém hiệu quả. Điều này dễ dẫn đến lãng phí nguồn lực, phát sinh chi phí không cần thiết – đặc biệt là chi phí cho nhân công.
3. 12 phương pháp quản lý kho hiệu quả
Để khắc phục, ứng phó với những thách thức trong quản lý kho kể trên, cũng như cải thiện quy trình và năng suất hiện tại, doanh nghiệp có thể áp dụng những cách thiết thực sau đây:
3.1 Áp dụng quy trình quản lý kho tiêu chuẩn
Đầu tiên, doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình quản lý kho bài bản với các bước cụ thể. Đây chính là yếu tố nền tảng giúp hoạt động kho diễn ra trơn tru, giảm thiểu sơ suất:
- Nhập hàng: Nhân viên kho sẽ tiếp nhận hàng từ xe tải hay tại các bến xếp dỡ, sau đó đếm số lượng dựa trên hợp đồng. Họ cũng sẽ kiểm tra tình trạng hàng hóa và ghi nhận hàng tồn kho đã được tiếp nhận.
- Cất hàng: Là quá trình vận chuyển hàng từ khu vực tiếp nhận đến khu vực lưu trữ phù hợp. Sau đó, hàng hóa được sắp xếp dựa trên khối lượng hoặc chủng loại hiện có, cũng như không gian kho sẵn có.
- Lưu trữ hàng tồn kho: Hàng hóa thường sẽ ở trong kho một thời gian trước khi có đơn hàng. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ lưu trữ hàng tồn kho trên kệ, trong pallet hoặc thùng. Mỗi SKU cần có một vị trí riêng để dễ dàng lấy ra khi có đơn.
- Lấy hàng: Ngay khi có đơn hàng mới, nhân viên sẽ nhận được phiếu đóng gói, trong đó ghi rõ các mặt hàng cần lấy và vị trí lưu trữ trong kho. Hàng có thể được lấy theo từng khu vực, theo từng đợt hoặc theo từng lô.
- Đóng gói: Hàng sẽ được chuyển đến nhân viên đóng gói. Tại đây, hàng được đặt vào hộp, túi nhựa poly, hay gói thành quà tặng và dán nhãn vận chuyển lên đó.
- Vận chuyển: Tùy theo các tùy chọn giao hàng mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng, các hãng vận chuyển sẽ đến lấy hàng tại kho và giao đến điểm tiếp theo.
- Thống kê và đánh giá: Theo dõi số lượng hàng tồn, tổng số đơn hàng được hoàn thành mỗi giờ, tỷ lệ đơn hàng được giao đúng hạn, tổng số lần lấy nhầm/đóng gói nhầm,… để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên và kịp thời cải thiện.
3.2 Phân loại hàng hóa theo phương pháp ABC
Đây là phương pháp giúp doanh nghiệp phân loại hàng trong kho theo mức độ quan trọng hoặc giá trị sử dụng, từ đó ưu tiên kiểm soát các sản phẩm có ảnh hưởng lớn đến doanh thu:
- Nhóm A: Gồm những mặt hàng mang lại doanh thu cao nhất. Chúng thường là những mặt hàng bán chạy hoặc đắt tiền, và được lưu trữ ở gần khu vực đóng gói.
- Nhóm B: Gồm các mặt hàng có mức độ quan trọng trung bình, không quá đắt tiền nhưng vẫn đóng góp đáng kể vào doanh thu. Cách quản lý nhóm này có thể linh hoạt tùy theo tần suất và mùa vụ.
- Nhóm C: Gồm những mặt hàng thường bán chậm hay có giá trị thấp. Ví dụ: túi tote bán kèm của một cửa hàng giày dép. Những sản phẩm này có thể được lưu trữ cách xa khu vực đóng gói, do không cần lấy ra thường xuyên.
3.3 Sử dụng Barcode (mã vạch) hoặc RFID (nhận dạng qua tần số vô tuyến)
Cả Barcode lẫn thẻ RFID đều giúp tự động cập nhật tình trạng tồn kho tức thời, giúp nhân viên nắm rõ mặt hàng nào còn, mặt hàng nào đang vận chuyển và mặt hàng nào sắp hết và cần đặt hàng lại.
- Mỗi Barcode chứa thông tin cơ bản của một mặt hàng, chẳng hạn như số ID, giá bán và vị trí lưu trữ. Để đọc Barcode, nhân viên cần dùng đến một máy quét chuyên dụng.
- Trong khi đó, RFID sử dụng sóng vô tuyến để truyền dữ liệu và không cần máy quét. Thẻ RFID là những thiết bị điện tử nhỏ, có thể được đọc từ xa, ngay cả khi bị che khuất bởi các lô hàng khác. Do đó, nó đặc biệt hữu ích trong các kho có mật độ lưu trữ cao hoặc chật hẹp.
Cần lưu ý rằng, để có thể khai thác chức năng của Barcode hoặc RFID, doanh nghiệp cần tích hợp chúng vào một hệ thống quản lý kho (WMS). Nhờ đó, đảm bảo dữ liệu tồn kho được đồng bộ với hệ thống quản lý kho tổng thể.
3.4 Ứng dụng hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System – WMS)
Hệ thống quản lý kho (WMS) là một dạng phần mềm chuyên dụng, giúp doanh nghiệp theo dõi và nắm bắt toàn bộ các khía cạnh vận hành trong kho, bao gồm: số lượng tồn kho, vị trí lưu trữ, năng suất của nhân viên, dự báo nhu cầu tiêu thụ và tiến độ hoàn tất đơn hàng – tất cả đều cập nhật theo thời gian thực.
Dựa trên nguồn dữ liệu thu thập được, các quản lý kho sẽ dễ dàng xác định được các điểm cần cải thiện, và từ đó góp phần tối ưu hóa chuỗi cung ứng, từ khi hàng được nhập vào kho cho đến khi được giao cho khách.
3.5 Quản lý tồn kho theo phương pháp FIFO/LIFO
Đây là hai phương pháp hữu ích giúp doanh nghiệp luân chuyển hàng hóa trong kho đúng cách và tránh hư hỏng . Cụ thể như sau:
- FIFO (First In, First Out – Nhập trước, xuất trước): Hàng hóa nào được nhập kho trước, thì sẽ được ưu tiên xuất kho trước. Giải pháp này thường áp dụng cho các mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn như bánh kẹo, nước uống, hàng tiêu dùng, mỹ phẩm,… Mục đích là tránh rủi ro hết hạn và lãng phí.
- LIFO (Last In, First Out – Nhập sau, xuất trước): Hàng hóa nào được nhập kho sau, thì sẽ được xuất kho trước. Giải pháp này phù hợp với các mặt hàng có hạn sử dụng lâu dài, chẳng hạn như vật liệu xây dựng hoặc kim loại. LIFO cũng giúp ích cho việc linh hoạt điều chỉnh giá bán theo biến động của thị trường.
3.6 Thiết kế sơ đồ kho thông minh
Một kho hàng được bố trí hợp lý, khoa học không chỉ giảm thiểu sự lộn xộn, mà còn giúp rút ngắn thời gian tiếp nhận, lưu trữ, lấy hàng và chuẩn bị vận chuyển. Sau đây là một số gợi ý giúp doanh nghiệp tận dụng tốt không gian kho sẵn có:
- Đặt các mặt hàng bán chạy hoặc có tần suất xuất kho cao gần khu vực đóng gói và vận chuyển. Ví dụ, vào mùa hè, một công ty thời trang có thể đặt áo thun cotton gần khu vực đóng gói, trong khi áo khoác mùa đông nên được chuyển ra xa hơn.
- Nhóm các sản phẩm cùng loại lại với nhau để nhân viên dễ tìm thấy hàng. Chẳng hạn, một cửa hàng văn phòng phẩm nên lưu trữ tất cả bìa hồ sơ, sổ tay ở một khu vực riêng, còn các thiết bị điện tử nên được đặt ở khu vực khác.
- Tận dụng không gian theo chiều dọc bằng cách sử dụng kệ, thùng hoặc giá xếp chồng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tăng khả năng lưu trữ mà không chiếm dụng lối đi. Tuy nhiên, cần áp dụng các biện pháp gia cố để tránh hàng hóa rơi xuống.
- Dành riêng một khu vực cho các vật dụng đóng gói như hộp, băng keo, kéo hoặc túi, đồng thời dán nhãn phân biệt rõ ràng.
- Bố trí các khu làm việc riêng biệt, nơi nhân viên có thể sử dụng các thiết bị như máy tính, máy quét mã vạch, máy in hóa đơn,… giúp việc xử lý đơn hàng thuận lợi hơn.
3.7 Kiểm kê kho định kỳ và đột xuất
Việc kiểm kê kho, tức là so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu trên hệ thống, cần được thực hiện thường xuyên để phát hiện và xử lý kịp thời các sai lệch. Dù kiểm kê có thể tốn thời gian, nhưng đây là bước cần thiết giúp đảm bảo độ chính xác của dữ liệu tồn kho và hạn chế các tổn thất tài chính không rõ nguyên nhân.
Bên cạnh các đợt kiểm kê định kỳ theo lịch, doanh nghiệp cũng nên thực hiện kiểm kê đột xuất khi nghi ngờ có sai sót, mất mát hoặc khi có sự thay đổi lớn trong hoạt động xuất nhập.
3.8 Giám sát tồn kho theo thời gian thực (real-time)
Giám sát tồn kho theo thời gian thực giúp doanh nghiệp nắm được chính xác số lượng hàng hóa đang có trong kho tại mọi thời điểm. Nhờ đó, giảm thiểu rủi ro hết hàng đột xuất hoặc tồn kho dư thừa, hỗ trợ tối ưu hóa kế hoạch nhập hàng và đáp ứng nhanh nhu cầu khách hàng.
Để triển khai, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý kho tích hợp với các công nghệ như mã vạch, RFID hoặc IoT. Nhờ đó, mọi hoạt động nhập – xuất – tồn đều được cập nhật tự động và liên tục trên hệ thống.
3.9 Phân quyền rõ ràng cho nhân viên kho
Việc phân quyền cụ thể cho từng nhân viên kho giúp đảm bảo công việc được thực hiện đúng trách nhiệm, tránh tình trạng chồng chéo, bỏ sót hoặc gian lận.
Bên cạnh đó, hầu hết các hệ thống quản lý kho hiện đại đều cho phép phân quyền sử dụng ngay trên phần mềm. Ví dụ, doanh nghiệp có thể cài đặt để nhân viên không được xóa chứng từ, chỉ xem được danh sách đơn hàng, mà không truy cập được dữ liệu khách hàng. Ngoài ra, hệ thống còn tự động lưu lại lịch sử thao tác của từng người, giúp doanh nghiệp biết rõ ai đã làm gì và vào thời điểm nào.
3.10 Kết nối quản lý kho với các phòng ban khác
Việc kết nối kho với các bộ phận như kế toán, bán hàng hay vận chuyển giúp dữ liệu được đồng bộ, tránh sai lệch thông tin và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng. Ví dụ, khi đơn hàng được tạo từ bộ phận bán hàng, hệ thống kho sẽ tự động nhận thông tin để chuẩn bị hàng; bộ phận kế toán cũng sẽ theo dõi được số lượng hàng xuất kho để đối soát chứng từ.
Vậy kết nối bằng cách nào? Các hệ thống quản lý kho hiện nay thường có khả năng tích hợp linh hoạt với CRM, phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản lý vận tải. Nhờ vậy, mọi quy trình và dữ liệu có liên quan đều được vận hành một cách liền mạch.
3.11 Đào tạo nhân sự quản lý kho chuyên nghiệp
Con người luôn là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả vận hành kho. Vì vậy, việc đào tạo là cần thiết để giúp nhân viên nắm rõ quy trình, bổ túc nghiệp vụ (như cách kiểm tra hóa đơn, phiếu nhập, đối chiếu với hàng thực tế) và học cách đảm bảo an toàn lao động (như cách điều khiển xe nâng hay sơ cứu khi bị thương).
Đào tạo không nên chỉ diễn ra một lần mà cần được tổ chức định kỳ, đặc biệt khi doanh nghiệp áp dụng công nghệ mới hoặc thay đổi quy trình. Nhờ đó, nhân viên có thể hiểu đúng và sử dụng dữ liệu quản lý kho một cách có ý nghĩa.
3.12 Đo lường hiệu quả bằng KPI quản lý kho
Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) là cách giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả vận hành kho một cách khách quan, từ đó định hướng cải tiến phù hợp để giữ chân khách hàng và xây dựng văn hóa làm việc có trách nhiệm. Tùy thuộc vào ngành hàng và mô hình hoạt động mà mỗi doanh nghiệp có thể ưu tiên các nhóm KPI khác nhau, nhưng nhìn chung sẽ bao gồm các chỉ số cơ bản sau:
- Vòng quay hàng tồn kho và số ngày tồn kho trung bình: thể hiện đo tốc độ luân chuyển và thời gian lưu kho của hàng hóa.
- Tỷ lệ lấy hàng chính xác, tỷ lệ giao hàng đúng hạn, thời gian xử lý đơn hàng trung bình: phản ánh khả năng đáp ứng chính xác nhu cầu của khách hàng.
- Tỷ lệ hàng mất mát/hư hỏng, chi phí lưu kho trên mỗi đơn vị, chi phí nhân công trên mỗi đơn hàng: giúp kiểm soát chi phí và tổn thất trong kho.
Đọc thêm: Top 10 phần mềm quản lý KPI tối ưu hoá hiệu suất doanh nghiệp
4. Base.vn – Giải pháp quản trị doanh nghiệp chuyên sâu và toàn diện
Base.vn là nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện, giúp số hóa và kết nối các quy trình vận hành trên một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý kho, mà còn đồng bộ hoạt động giữa các bộ phận như thu mua, tài chính, nhân sự, kinh doanh,… từ đó ra quyết định chiến lược đúng đắn dựa trên nguồn dữ liệu đáng tin cậy.
Hệ sinh thái của Base.vn hiện gồm có 60+ ứng dụng, trong đó, một số giải pháp nổi bật bao gồm:
– Base Work+: Số hóa toàn bộ quy trình công việc; quản lý đề xuất thu mua vật tư, thiết bị, lựa chọn nhà cung ứng, phê duyệt đơn từ,… qua luồng phê duyệt minh bạch, có phân quyền rõ ràng. Đồng thời giúp giám sát tiến độ và hiệu suất của từng nhân sự, từng bộ phận theo thời gian thực.
– Base CRM: Theo dõi lịch sử đơn hàng, nhu cầu, phản hồi của khách hàng và các kênh chăm sóc sau bán hàng, từ đó nâng cao hiệu quả thu hút và giữ chân khách hàng.
– Base Info+: Tạo không gian số dành cho truyền thông nội bộ, giúp kho hàng dễ dàng tiếp nhận thông báo, hướng dẫn hoặc cập nhật chính sách mới từ cấp quản lý một cách nhanh chóng.
– Base HRM+: Quản lý chấm công linh hoạt theo ca, vị trí (kho, bãi, điểm giao hàng), hỗ trợ tính lương tự động theo thời gian làm việc, từ đó tối ưu hóa nhân sự vận hành kho.
– Base Finance+: Theo dõi thu – chi liên quan đến kho như chi phí lưu kho, chi phí mua hàng, vận chuyển,… và lập báo cáo tài chính tức thời, phục vụ quản lý chi phí và dự báo ngân sách trong tương lai.
Với kinh nghiệm đồng hành cùng hơn 10.000 doanh nghiệp Việt Nam trong hành trình chuyển đổi số, Base.vn sẵn sàng mang đến giải pháp quản trị và vận hành phù hợp nhất theo từng ngành nghề, quy mô và mục tiêu doanh nghiệp. Hãy liên hệ Base.vn ngay hôm nay để nhận tư vấn triển khai giải pháp công nghệ tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn!
5. Kết bài
Hy vọng bài viết trên đã giúp các doanh nghiệp hiểu rõ Quản lý kho là gì, và vai trò quan trọng của nó trong chuỗi cung ứng và điều hành doanh nghiệp. Có thể thấy, quản lý kho hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp giao hàng đúng hạn, đồng thời giảm chi phí vận hành và thúc đẩy lợi nhuận. Để thực hiện hóa mục tiêu này, luôn cần có sự phối hợp và liên kết chặt chẽ giữa con người, quy trình và công nghệ. Ngoài ra, doanh nghiệp đừng quên nhấn theo dõi Base Blog, để liên tục cập nhật các kiến thức, kinh nghiệm quản trị và điều hành tổ chức thiết thực nhất.
