Kho hàng không chỉ là nơi lưu trữ, mà còn là “trái tim” đảm bảo dòng chảy hàng hóa luôn thông suốt trong chuỗi logistics. Quản lý kho thiếu khoa học dễ dẫn đến tồn đọng, thất thoát và chi phí vận hành tăng cao. Vậy làm thế nào để tối ưu? Trong bài viết này, Base.vn sẽ chia sẻ 10 nguyên tắc quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và vận hành mượt mà hơn.
1. 10 nguyên tắc quản lý kho hàng trong logistics
1.1 Sắp xếp kho khoa học theo quy tắc 5S
Quy tắc 5S, được giới thiệu bởi hãng Toyota (Nhật Bản) từ những năm 1980, và sau đó trở thành tiêu chuẩn sắp xếp kho được nhiều doanh nghiệp toàn cầu áp dụng. Mục tiêu chính của 5S là sử dụng kho một cách khoa học, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm hàng hóa và giảm thiểu hư hao.
5S bao gồm 5 nguyên tắc cơ bản: Sort – Set in order – Shine – Standardize – Sustain, hay trong tiếng Việt là: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng. Cụ thể:
– Sàng lọc (Sort): Kiểm tra toàn bộ hàng hóa, công cụ và vật liệu trong kho. Loại bỏ những mặt hàng hỏng, hết hạn hoặc không còn giá trị sử dụng.
– Sắp xếp (Set in order): Phân loại hàng hóa theo nhóm, gắn nhãn rõ ràng và đặt các vật dụng thường xuyên sử dụng ở vị trí dễ tiếp cận, giúp tối ưu luồng di chuyển.
– Sạch sẽ (Shine): Duy trì vệ sinh kho thường xuyên, bao gồm sàn, kệ và thiết bị. Từ đó, tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp, giảm rủi ro hỏng hóc hoặc tai nạn lao động.
– Săn sóc (Standardize): Thiết lập quy trình kiểm tra định kỳ, bảng biểu và tiêu chuẩn vận hành kho, đảm bảo mọi hoạt động luôn diễn ra theo một chuẩn mực rõ ràng.
– Sẵn sàng / Kỷ luật (Sustain): Xây dựng văn hóa tuân thủ 5S, đào tạo nhân viên, khen thưởng những nỗ lực duy trì quy trình và củng cố ý thức trách nhiệm trong quản lý kho.
1.2 Ứng dụng công nghệ quản lý kho (WMS, RFID, Barcode)
Công nghệ luôn đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao tính tự động hóa trong nhập – xuất – tồn, hướng đến mục tiêu loại bỏ các bước thủ công không cần thiết, tối ưu chi phí nhân lực và cải thiện độ chuẩn xác trong quản lý kho. Một số công cụ công nghệ tiêu biểu bao gồm:
– WMS – Warehouse Management System: Giúp quản lý, theo dõi sát sao mọi khâu trong quản lý kho, từ nhập hàng, lưu trữ, phân loại đến xuất hàng. WMS còn cung cấp báo cáo tồn kho theo thời gian thực, hỗ trợ cho việc ra quyết định hợp lý.
– RFID: Sử dụng thẻ điện tử và sóng radio để định vị hàng hóa tự động từ xa. Nhờ đó, tiết kiệm thời gian kiểm kê, theo dõi hàng tồn hay di chuyển hàng trong kho, đồng thời đảm bảo sự chính xác tốt hơn so với kiểm kho thủ công.
– Mã vạch (Barcode): Gán định danh cho từng SKU hoặc lô hàng, giúp giảm nhầm lẫn trong vận hàng kho. Tuy nhiên, cần sử dụng kết hợp Barcode, máy quét và phần mềm quản lý.
1.3 Kiểm soát tồn kho theo nguyên tắc FIFO, LIFO, FEFO
Đây là 3 nguyên tắc khá hay và cũng dễ áp dụng, giúp doanh nghiệp giảm thiểu tồn đọng, lãng phí do hàng hóa quá hạn sử dụng hoặc hư hỏng. Cách thực hiện như sau:
– FIFO (First In, First Out): Hàng nào được nhập vào kho trước thì nên xuất ra trước. Nhờ đó, hàng sẽ được luân chuyển tốt hơn, tránh bị lỗi thời hoặc hỏng hóc do để quá lâu trong kho. Thích hợp để quản lý các hàng hóa thông thường, có hạn sử dụng không quá ngắn.
– LIFO (Last In, First Out): Hàng nào vào kho sau thì được xuất ra trước. Lợi ích mang lại là giúp quản lý giá vốn hiệu quả, nhất là vào các thời điểm thị trường tăng giá. Phù hợp với các loại hàng hóa ít bị biến đổi chất lượng theo thời gian, ví dụ như kim loại, vật liệu xây dựng.
– FEFO (First Expired, First Out): Hàng nào có hạn sử dụng ngắn thì sẽ được ưu tiên xuất kho trước. Nguyên tắc này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro lỗ vốn do hàng hết hạn, mà còn đảm uy tín với khách hàng. Đặc biệt lý tưởng cho các mặt hàng như thực phẩm, hóa mỹ phẩm, dược phẩm và các sản phẩm dễ hỏng khác.
1.4 Chuẩn hóa quy trình nhập – xuất – kiểm hàng
Một quy trình vận hành kho được thiết lập bài bản và có hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng đầu vào, và duy trì hoạt động kinh doanh minh bạch.. Theo đó, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình chi tiết cho từng giai đoạn: nhập hàng – xuất hàng – kiểm hàng, với các hoạt động cụ thể như sau:
– Trong quy trình nhập hàng:
- Lập kế hoạch nhập kho và xác định nhu cầu về số lượng, giá cả của hàng hóa.
- Làm việc và đàm phán với nhà cung cấp uy tín.
- Kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, chất lượng và mẫu mã khi nhận hàng.
- Ghi nhận đầy đủ thông tin vào phiếu nhập kho và sắp xếp hàng hóa đúng vị trí.
– Trong quy trình xuất hàng:
- Tiếp nhận và xử lý yêu cầu xuất kho từ bộ phận bán hàng.
- Đối chiếu, so sánh yêu cầu xuất với thông tin trên phiếu nhập kho, cùng các chứng từ có liên quan để đảm bảo tính hợp lệ.
- Xuất kho theo đúng nguyên tắc (ví dụ: áp dụng FIFO, tức là nhập trước thì xuất trước).
- Ghi chép thông tin vào phiếu xuất kho, sau đó cập nhật dữ liệu trên hệ thống, phần mềm quản lý kho.
– Trong quy trình kiểm hàng:
- Thực hiện công tác kiểm kê kho định kỳ (ngày/tuần/tháng) và đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống.
- Thỉnh thoảng kiểm kê đột xuất để phát hiện kịp thời sai sót hoặc mất mát.
- So sánh kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trong sổ sách hoặc hệ thống, từ đó phân tích nguyên nhân gây ra sai lệch và tìm biện pháp xử lý.
Đọc thêm: Hướng dẫn xây quy trình nhập kho thành phẩm cho doanh nghiệp
1.5 Phân loại hàng hóa rõ ràng
Phân loại hàng hóa đề cập đến việc sắp xếp, phân nhóm hàng dựa trên tính chất, kích thước, công dụng hay cách đóng gói hàng hóa. v.v… Mục đích chính là giúp nhân viên kho kiểm đếm, lưu trữ và vận chuyển dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, việc này cũng hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các quy định về hải quan, thuế và các quy ước thương mại quốc tế. Một số tiêu thức phân loại cơ bản bao gồm:
– Phân nhóm theo tính chất hàng hóa: Ví dụ như thực phẩm đông lạnh, hàng dễ vỡ, hàng nguy hiểm, hay hàng cần bảo quản đặc biệt (giữ khô, giữ lạnh). Đảm bảo hàng hóa được lưu kho đúng điều kiện và hạn chế tình trạng hư hỏng.
– Phân nhóm theo cách thức đóng gói: Gom hàng hóa theo kích thước, trọng lượng, cách thức đóng gói bao bì. Yêu cầu dán nhãn rõ ràng các thông tin như người nhận, mã vận đơn, ký hiệu xử lý (hàng dễ vỡ cần nhẹ tay, hàng cần giữ lạnh,…).
– Phân nhóm theo mục đích sử dụng: Tách biệt giữa các mặt hàng thuộc nhóm tiêu dùng (như thực phẩm, hóa mỹ phẩm) và hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý chính xác nguồn hàng và phục vụ đúng nhu cầu của khách hàng.
– Phân nhóm theo mã HS (Harmonized System): Phân loại theo Danh mục hàng hóa xuất, nhập khẩu Việt Nam để xác định mã số HS. Đây là căn cứ quan trọng để giúp doanh nghiệp tính thuế đúng, thông quan hàng hóa trơn tru.
1.6 Đảm bảo an toàn kho hàng
Hiện nay, việc tuân thủ các quy định về an toàn trong kho, bãi là yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết các công ty. Yêu cầu này không chỉ đảm bảo tính nguyên vẹn của tài sản, ngăn ngừa thiệt hại tài chính, mà quan trọng hơn hết là đảm bảo an toàn lao động, phòng tránh các rủi ro về cháy, nổ, thương tật cho nhân viên. Trọng tâm của nguyên tắc quản lý kho hàng trong logistics này là:
– Tận dụng tối đa không gian lưu trữ nhưng vẫn giữ lối đi thông thoáng để xe nâng và nhân viên di chuyển thuận tiện.
– Đặt hàng có trọng lượng nặng ở dưới, hàng nhẹ thì ở tầng trên, đồng thời không nên xếp chồng quá cao hoặc vượt giới hạn tải trọng của kệ.
– Trang bị hệ thống báo cháy hiện đại, lắp đặt bình cứu hỏa, bố trí lối thoát hiểm kèm biển chỉ dẫn rõ ràng, huấn luyện nhân viên kỹ năng PCCC, cách ứng phó trong tình huống khẩn cấp.
– Đào tạo nhân viên về quy trình làm việc an toàn khi tiếp xúc với các hóa chất độc hại, dễ bắt lửa hoặc thiết bị nguy hiểm.
– Lắp đặt hệ thống camera giám sát (CCTV), hệ thống báo động và các biện pháp kiểm soát ra vào, giúp kịp thời phát hiện hành vi đáng ngờ.
1.7 Đào tạo nhân sự logistics chuyên nghiệp
Công nghệ giúp tăng tốc độ xử lý công việc, nhưng con người vẫn là trung tâm của mọi hoạt động quản lý logistics. Vì lẽ đó, doanh nghiệp cần đầu tư bài bản vào đào tạo để nhân sự nắm vững quy trình vận hành kho bãi, sử dụng thành thạo phần mềm quản lý và biết cách khai thác dữ liệu vào công việc thực tế nhằm nâng cao năng suất. Cách triển khai điển hình như sau:
– Thiết kế chương trình đào tạo bám sát nhu cầu quản lý kho thực tế, kết hợp cả kiến thức lý thuyết và tình huống mô phỏng.
– Hướng dẫn nhân viên các nghiệp vụ về nhập – xuất – tồn, kiểm kê và xử lý chứng từ.
– Bổ sung các kiến thức về hàng hóa như là cách phân loại, bảo quản và xử lý các nhóm hàng đặc thù (dễ vỡ, nguy hiểm, cần kiểm soát nhiệt độ,…).
– Tổ chức kiểm tra nhân viên sau đào tạo và đánh giá hiệu quả thông qua các KPI hoặc kết quả công việc thực tế.
1.8 Tối ưu quy hoạch luồng di chuyển trong kho
Dù quy mô kho hàng lớn hay nhỏ thì việc tổ chức, bố trí luồng di chuyển thoải mái luôn là điều cần thiết để giúp nhân viên giảm thời gian di chuyển, tìm và lấy hàng nhanh hơn, đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng. Bên cạnh đó, điều này còn giúp hạn chế sự va chạm giữa nhân viên và máy móc, xe nâng, đảm bảo an toàn lao động. Một số cách tối ưu phổ biến:
– Bố trí mặt bằng kho hợp lý, sử dụng layout chữ U (nhập – lưu trữ – xuất) hoặc chữ I (nhập ở một đầu, xuất ở đầu kia) để giảm quãng đường di chuyển và hạn chế thao tác thừa.
– Đặt các mặt hàng thường xuyên xuất hoặc bán chạy ở gần khu vực đóng gói, xuất kho để tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
– Lựa chọn xe nâng, băng chuyền hoặc kệ hàng đúng quy cách, đảm bảo cả năng suất lẫn an toàn. Ví dụ, dùng kệ pallet cao tầng cho hàng số lượng lớn hoặc xe nâng tay cho khu vực hẹp.
1.9 Định kỳ kiểm kê và đánh giá hiệu suất kho
Kiểm kê hàng hóa định kỳ là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tồn kho, phát hiện sớm thất thoát (mất mát, hư hỏng, gian lận) và cung cấp cơ sở tin cậy cho các quyết định sản xuất, nhập hàng hay bán hàng. Song song đó, việc đánh giá hiệu suất vận hành kho giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản. Doanh nghiệp có thể triển khai quy trình kiểm kê với 3 bước cơ bản:
– Bước 1: Chuẩn bị kiểm kê. Người phụ trách cần lập kế hoạch, thông báo cho các bộ phận liên quan và phân công nhiệm vụ cụ thể. Trước khi kiểm kê, cần tiến hành rà soát và xử lý các mặt hàng cận date, hư hỏng hoặc không còn giá trị; đồng thời phân định khu vực kiểm kê và yêu cầu nhân viên tự rà soát số lượng hàng hóa mà mình phụ trách.
– Bước 2: Tiến hành kiểm kê. Thực hiện kiểm đếm thực tế theo biên bản kiểm kê, sau đó đối chiếu với số liệu trên hệ thống quản lý kho. Bất kỳ sự chênh lệch nào cũng cần được ghi nhận và làm rõ nguyên nhân.
– Bước 3: Thống kê và tổng kết. Sau khi kiểm kê, tổng hợp dữ liệu, lập báo cáo và cập nhật chính thức vào hệ thống. Để đánh giá hiệu suất kho, doanh nghiệp có thể dựa trên các chỉ số: vòng quay hàng tồn kho, tỷ lệ chính xác tồn kho, thời gian xử lý đơn hàng. Việc sử dụng hệ thống WMS sẽ giúp truy xuất báo cáo nhanh chóng, chính xác theo thời gian thực.
Đọc thêm: Top 10 phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất 2025
1.10 Liên kết quản lý kho với chuỗi cung ứng & giải pháp từ Base.vn
Trong chuỗi cung ứng, dữ liệu rời rạc giữa các khâu (thu mua, tồn kho, vận tải, bán hàng, tài chính…) sẽ khiến doanh nghiệp khó kiểm soát toàn diện. Ngược lại, việc kết nối và đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực giúp ban lãnh đạo nắm bắt bức tranh tổng thể về dòng chảy hàng hóa, thông tin và dòng tiền, từ đó dự đoán sớm rủi ro và đưa ra quyết định kịp thời.
Để đạt được điều này, doanh nghiệp không chỉ cần các phần mềm chuyên biệt như quản lý kho (WMS), quản lý vận tải (TMS) hay quản lý bán hàng, mà quan trọng hơn là một nền tảng quản trị tổng thể có khả năng kết nối và tích hợp toàn bộ dữ liệu vận hành. Đây chính là giá trị mà Base.vn mang lại.
Base.vn là nền tảng quản trị hợp nhất, giúp số hóa và liên kết toàn bộ quy trình vận hành logistics – từ kho bãi, đơn hàng, vận tải đến giao nhận cuối. Doanh nghiệp có thể quản lý toàn trình thông qua một hệ thống duy nhất với những giải pháp nổi bật:
– Số hóa quy trình điều phối: Quản lý tiến độ lô hàng, thanh toán – tạm ứng, xử lý chứng từ (khai quan, booking, bill, biên bản giao nhận,…), đảm bảo tính minh bạch và đúng hạn.
– Quản lý tiến độ dự án & nhân sự: Theo dõi tiến độ công việc, ghi nhận thành tích và xử lý vi phạm khách quan, giúp dự án hoàn thành đúng kế hoạch.
– Báo cáo quản trị & kiểm soát chi phí: Hệ thống hóa dữ liệu từ nhiều phòng ban, kiểm soát các hoạt động thu – chi, đối soát công nợ và hạn chế tối đa sai sót tài chính.
Base.vn không chỉ dừng ở giải pháp lý thuyết mà đã đồng hành và tạo ra kết quả thực tế cho nhiều doanh nghiệp logistics. Tiêu biểu như: 247 Express số hóa đồng bộ hơn 200 bưu cục trên toàn quốc; THT Cargo Logistics tự động hóa 100% quy trình quản lý lô hàng và nâng cao năng lực tuân thủ.
Hiện nay, hơn 10.000 doanh nghiệp đã tin tưởng và triển khai Base.vn trong hành trình chuyển đổi số. Doanh nghiệp của bạn có thể là đối tác tiếp theo. Liên hệ Base.vn ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp quản trị phù hợp với quy mô và đặc thù vận hạnh của doanh nghiệp bạn!
Đọc thêm: AI trong Logistics: Xu hướng tất yếu của chuỗi cung ứng hiện đại
2. Lợi ích khi áp dụng đúng nguyên tắc quản lý kho hàng
Một khi áp dụng hiệu quả các nguyên tắc quản lý kho hàng trong logistics, doanh nghiệp sẽ có được một số lợi ích cụ thể như:
– Giảm chi phí lưu kho và vận hành: Hạn chế tình trạng hàng hóa hết hạn sử dụng, biến chất hoặc thất lạc; tối ưu hóa không gian lưu trữ, giúp giảm chi phí thuê kho bãi; lập kế hoạch nhập hàng chính xác hơn, tránh thu mua thừa thải dẫn đến lãng phí.
– Nâng cao tốc độ xử lý đơn hàng: Tự động hóa và chuẩn hóa các quy trình nhập, xuất, kiểm kê, từ đó tăng tốc độ và độ chính xác, giảm thời gian chờ đợi của người mua.
– Tăng tính minh bạch, giảm sai sót: Nắm rõ số lượng, tình trạng và vị trí của hàng tồn kho; Kiểm soát chặt chẽ thông tin, dữ liệu thực tế về tình trạng tồn kho và khả năng tiêu thụ các mặt hàng mọi lúc mọi nơi, làm cơ sở cho các quyết định kinh doanh.
– Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Đảm bảo trong kho luôn có đủ hàng hóa để bán cho khách, xử lý đơn hàng nhanh chóng, giao hàng đúng hẹn, đúng số lượng, từ đó gia tăng sự hài lòng và lòng trung thành của người tiêu dùng.
3. Kết bài
Và đó là những nguyên tắc quản lý kho hàng trong logistics mà Base Blog muốn chia sẻ cùng doanh nghiệp. Có thể nói, tương lai của quản lý kho nói riêng và quản trị chuỗi cung ứng nói chung nằm ở việc tích hợp các công nghệ tiên tiến, và sự phối hợp đồng bộ giữa các bên liên quan. Bằng cách chủ động chuyển đổi số và chuẩn hóa toàn bộ quy trình, doanh nghiệp có thể xây dựng nên chuỗi cung ứng vững mạnh, linh hoạt và tăng trưởng theo thời gian.
