Quản trị là gì? Định nghĩa, vai trò và tầm quan trọng

Trong kinh tế học, quản trị và quản lý là hai khái niệm khác biệt nhau. Tuy nhiên, do ý nghĩa của chúng chưa được giải thích rõ ràng nên nhiều người vẫn lầm tưởng chúng là một. Vì vậy, trong bài viết sau, hãy cùng Base Blog bóc tách khái niệm Quản trị là gì?, điểm khác biệt giữa quản trị và quản lý, và xu thế quản trị trong thời hiện đại.

1. Quản trị là gì? Bản chất của quản trị

1.1. Quản trị là gì?

Quản trị là một khái niệm được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau. Đến nay, quản trị vẫn chưa có một khái niệm thống nhất. Vì vậy, để hiểu một cách khái quát về quản trị, chúng ta có thể tham khảo quan điểm của một số chuyên gia trong và ngoài nước:

“Quản trị là sự tác động có chủ đích của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị thông qua các hoạt động: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra và đồng thời, sử dụng các nguồn lực của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra.” (PGS.TS. Văn Tất Thu – Nguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ)

“Quản trị là sự thiết lập và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc và phối hợp với nhau một cách hiệu quả.” (Harold Koontz và Cyril O’Donnell – Hai giáo sư về Quản trị kinh doanh tại Đại học California)

“Quản trị là một tiến trình bao gồm: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức. Đồng thời, quản trị còn đề cập đến việc khai thác các nguồn lực của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.” (James Stoner và Stephen Robbins – Hai học giả kiêm tác giả nổi tiếng trong lĩnh vực quản trị của Hoa Kỳ)

Như vậy, dựa vào các quan điểm trên chúng ta có thể đúc kết được rằng: Quản trị là công tác tổ chức, điều hành một đơn vị hoặc doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu một cách hiệu quả nhất. Về cơ bản, vai trò của quản trị bao gồm: lãnh đạo, lập kế hoạch, kiểm soát và đo lường nhằm giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

1.2. Bản chất của quản trị

Quản trị đóng một vai trò quan trọng trong mọi tổ chức hoặc doanh nghiệp. Bản chất của quản trị thể hiện qua các đặc điểm sau:

• Gồm nhiều chủ thể: Vì bản chất cốt lõi của quản trị là “chỉ huy” và “tuân theo”, nên cần phải có ít nhất 2-3 người tham gia vào quá trình quản trị.
• Làm việc theo nhóm: Quản trị luôn đi cùng một khối lượng công việc lớn. Do đó, việc tổ chức đội nhóm để cùng hoàn thành mục tiêu chung là điều vô cùng cần thiết.
• Lãnh đạo và giám sát: Trong quá trình quản trị, cần có một người giữ vai trò chỉ huy, định hướng và duy trì hoạt động của đội nhóm. Người này cũng phải giám sát tất cả các công việc để đảm bảo kế hoạch diễn ra trơn tru.
• Xác định mục tiêu rõ ràng: Quản trị cần đề ra mục tiêu cụ thể cho từng cá nhân và các cấp. Mục tiêu chính là “kim chỉ nam” cho mọi hành động của tổ chức. Do đó, cần phải đặt ra những mục tiêu phù hợp và thực tế.
• Xác định nguồn lực: Nguồn lực của quản trị liên quan đến nhân lực, tài lực, dữ liệu,… Các chủ thể quản trị có trách nhiệm khai thác và vận dụng các nguồn lực này một cách tối ưu nhất.

2. Một số khái niệm quan trọng trong quản trị

2.1. Nhà quản trị là gì?

Nhà quản trị là người đóng vai trò lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát nhân sự, tài chính, vật chất và thông tin sao cho có hiệu quả để giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu đã đề ra.

Thông thường, nhà quản trị trong doanh nghiệp được phân chia thành 3 nhóm: Nhà quản trị cấp cơ sở, nhà quản trị cấp trung, và nhà quản trị cấp cao.

2.2. Ban quản trị là gì?

Ban quản trị là tập hợp các cá nhân đứng đầu và điều hành hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của ban quản trị là đề ra chiến lược tổng thể, quản lý rủi ro, định hình văn hóa tổ chức, đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Trong các doanh nghiệp, ban quản trị còn được biết đến với tên gọi: Ban điều hành hoặc Ban quản lý cấp cao, bao gồm các chức vụ như Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Tổng giám đốc,  và chức vụ cấp cao khác.

2.3. Mô hình quản trị là gì?

Mô hình quản trị là một phương pháp được dùng để tổ chức và điều hành một doanh nghiệp. Đây là cách giúp doanh nghiệp đảm bảo sự cân bằng quy trình hoạt động, quyền hạn, trách nhiệm của các bên có liên quan như nhân viên, khách hàng, cổ đông.

2.4. Môi trường quản trị là gì?

Ở góc độ chuyên môn, môi trường quản trị còn được gọi là môi trường kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp. Các chiến lược, kế hoạch của doanh nghiệp phải chịu sự chi phối của các yếu tố thuộc về môi trường quản trị. Các yếu tố của môi trường quản trị gồm:

• Yếu tố chủ quan: Là các yếu tố nội bộ mà doanh nghiệp có thể quản lý và kiểm soát, như là nguồn vốn, năng lực chuyên môn.
• Yếu tố khách quan: Là các yếu tố bên ngoài mà doanh nghiệp không thể quản lý và kiểm soát, như là biến động thị trường, đối thủ cạnh tranh.

2.5. Quyết định quản trị là gì?

Quyết định quản trị là việc nhà quản trị lựa chọn các hành vi mang tính sáng tạo để đạt được một mục tiêu hay giải quyết một vấn đề. Trong doanh nghiệp, các quyết định quản trị thường tác động đến nhiều khía cạnh khác nhau, chẳng hạn như chiến lược bán hàng, quản trị nhân sự, quản trị tài chính,…

2.6. Báo cáo quản trị là gì?

Báo cáo quản trị là là một báo cáo nội bộ với mục đích cung cấp cho nhà quản trị các thông tin tài chính và phi tài chính, chẳng hạn như chi phí đào tạo nhân sự, chi phí marketing, chi phí cơ sở hạ tầng,… Dựa trên các dữ liệu này, nhà quản trị sẽ đưa ra các quyết định và chiến lược mới phù hợp với tình tình thực tế.

2.7. Hàm ý quản trị là gì?

Trong lĩnh vực kinh doanh, hàm ý quản trị được hiểu là những ý nghĩa, thông điệp mà nhà quản trị cần truyền đạt và áp dụng vào quá trình điều hành doanh nghiệp. Cụ thể, vai trò của hàm ý quản trị thể hiện qua việc xác định mục tiêu kinh doanh, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, cam kết quyền lợi cho cổ đông,…

2.8. Kỹ năng quản trị là gì?

Kỹ năng quản trị là các phẩm chất, năng lực, cũng như kinh nghiệm cần có ở một nhà quản trị doanh nghiệp, điển hình như các kỹ năng hoạch định, kỹ năng đàm phán, kỹ năng giải quyết vấn đề,…

3. 03 nhóm vai trò của quản trị trong doanh nghiệp

Theo Giáo sư Henry Mintzberg thuộc Đại học McGill (Canada), nhà quản trị doanh nghiệp đảm nhận 10 vai trò khác nhau. Các vai trò này được phân thành 3 nhóm:

3.1. Nhóm vai trò tương tác với các cá nhân, tổ chức

Đối với nhà quản trị, việc tương tác, giao tiếp không chỉ dừng lại ở tư cách cá nhân mà còn thuộc về phạm vi của cả tổ chức, doanh nghiệp. Cụ thể:

• Đại diện cho doanh nghiệp để tham gia các hoạt động, sự kiện quan trọng. Nói cách khác, nhà quản trị sẽ đóng vai trò như một “gương mặt thương hiệu” của tổ chức.
• Dẫn dắt, thúc đẩy và khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được tổ chức giao phó.
• Kết nối, xây dựng mối quan hệ với các cá nhân, đơn vị bên ngoài doanh nghiệp như khách hàng, cổ đông, nhà tài trợ,…

3.2. Nhóm vai trò tiếp nhận, truyền đạt thông tin

Về mặt bên ngoài, các luồng thông tin được xem là chiếc cầu nối giữa doanh nghiệp với môi trường, xã hội. Về mặt nội bộ, thông tin đóng vai trò liên kết các thành viên, phòng ban với nhau, giúp mỗi người nắm rõ nhiệm vụ của bản thân cũng như mục tiêu của tổ chức. Theo đó, vai trò của nhà quản trị trong việc xử lý thông tin bao gồm:

• Thu thập, tiếp nhận các thông tin trong và ngoài doanh nghiệp để đánh giá, nhận thức các cơ hội và thách thức.
• Phổ biến thông tin đến các đội nhóm, bộ phận trong tổ chức.
• Làm người phát ngôn, đại diện cho doanh nghiệp để trả lời các câu hỏi của báo chí hoặc đối tác.

3.3. Nhóm vai trò ra quyết định

Khi đã nắm rõ tình hình và tiềm lực của tổ chức, nhà quản trị cần đưa ra phương hướng để giải quyết vấn đề nhanh chóng. Vai trò ra quyết định này được thể hiện qua:

• Phân tích và đề ra chiến lược phù hợp để cải thiện, nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức.
• Giải quyết các biến động bên trong và bên ngoài tổ chức, đưa doanh nghiệp trở lại quỹ đạo hoạt động ổn định.
• Điều phối, phân bổ các nguồn tài nguyên (dòng tiền, con người, tài sản,… ) sao cho phù hợp nhất với từng giai đoạn kinh doanh.
• Thương thảo, đàm phán với các bên liên quan để đạt được những thỏa thuận có lợi cho doanh nghiệp.

4. 04 chức năng của quản trị

Theo James Stoner và Stephen Robbins, quản trị có 4 chức năng chính: Hoạch định, Tổ chức, Lãnh đạo, Kiểm tra. Cả 4 chức năng này đều có tầm quan trọng như nhau. Nhà quản trị cần cân bằng sự ưu tiên cho mỗi chức năng, không nên xem nhẹ hoặc quá chú trọng riêng một chức năng nào cả.

4.1. Chức năng hoạch định (Planning)

Chức năng hoạch định đề cập đến việc nhà quản trị xác định mục tiêu và những đầu việc cần làm để đạt được mục tiêu đó. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ có thể triển khai và sử dụng hiệu quả các nguồn lực hiện tại.

Ví dụ, các công ty mới xuất hiện trên thị trường sẽ hoạch định kế hoạch liên quan tới việc tăng độ nhận diện, thay vì hướng đến tối ưu lợi nhuận như các doanh nghiệp lớn. 

4.2. Chức năng tổ chức (Organizing)

Chức năng tổ chức tập trung vào việc thiết lập cơ cấu nhân sự hay định hướng nhiệm vụ cho các phòng ban. Ví dụ, nhân viên nào sẽ là người thực hiện công việc này? Sau khi hoàn thành thì họ báo cáo kết quả cho ai? Thông qua các KPI cụ thể, nhà quản trị có thể đánh giá hiệu suất công việc một cách dễ dàng và chính xác.

4.3. Chức năng lãnh đạo (Leading)

Chức năng lãnh đạo bao gồm việc chỉ huy, hướng dẫn và thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc. Hơn nữa, nhà quản trị cũng cần lắng nghe, giải quyết các xung đột để thiết lập mối quan hệ tôn trọng, bền chặt giữa cấp lãnh đạo và phòng ban.

4.4. Chức năng kiểm soát (Controlling)

Chức năng kiểm soát liên quan đến hoạt động theo dõi và đo lường hiệu quả công việc, từ đó đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch dự kiến. Ngoài ra, nhà quản trị cũng cần kịp thời phát hiện và xử lý những sai sót, giúp cho hoạt động của doanh nghiệp luôn ổn định. 

5. Quản trị bao gồm những gì? Cách phân loại quản trị

Phân loại quản trị là việc phân chia các hoạt động quản trị thành các nhóm mang đặc trưng riêng. Trong đó, quản trị theo cấp độ và quản trị theo chức năng là hai cách phân loại quản trị phổ biến nhất hiện nay.

5.1. Quản trị theo cấp độ

Quản trị theo cấp độ được hiểu là phân loại quản trị dựa trên vị trí của nhà quản trị trong doanh nghiệp. Theo đó, có 3 cấp độ quản trị tương ứng với cách phân loại này:

• Quản trị cấp cao: Đây là cấp quản trị cao nhất, bao gồm các chủ thể chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược cho sự phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Kỹ năng yêu cầu đối với cấp quản trị này là khả năng phán đoán, phân tích và đưa ra các quyết định quan trọng.
• Quản trị cấp trung: Đây là cấp quản trị nằm giữa cấp cao và cấp thấp, bao gồm các cá nhân chịu trách nhiệm triển khai kế hoạch chiến lược của cấp cao đến các đơn vị, phòng ban. Kỹ năng cần có ở cấp quản trị này là giao tiếp, lãnh đạo và kết nối các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp.
• Quản trị cấp cơ sở: Đây là cấp quản trị thấp nhất, bao gồm các cá nhân chịu trách nhiệm giám sát và điều hành trực tiếp hoạt động của các đội nhóm và bộ phận. Năng lực quản lý, lãnh đạo và đào tạo nhân viên là các kỹ năng cần có ở cấp quản trị này.

5.2. Quản trị theo chức năng

Quản trị theo chức năng là việc phân loại quản trị dựa trên các nhiệm vụ khác nhau. Một số nhánh quản trị theo chức năng nổi bật:

• Quản trị nhân sự: Là việc chịu trách nhiệm định hướng và phát triển chiến lược nhân sự cho doanh nghiệp, bao gồm các công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, trả lương, khen thưởng,…
• Quản trị tài chính: Là việc lập kế hoạch chiến lược, tổ chức và kiểm soát các giao dịch tài chính, nhằm cải thiện lợi nhuận, hạn chế rủi ro và đảm bảo sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.
• Quản trị vận hành: Là việc quản lý, theo dõi sát sao mọi quy trình vận hành nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng hướng và tạo ra giá trị.

6. Phân biệt quản trị và quản lý

Sự khác biệt giữa quản trị và quản lý thể hiện qua nhiều khía cạnh, cụ thể:

Như vậy, quản trị tập trung vào việc định hình chiến lược và lãnh đạo tổ chức hướng đến thành công dài hạn. Trong khi đó, quản lý chủ yếu tập trung vào việc thực thi nhiệm vụ hàng ngày và giải quyết vấn đề cụ thể.

Ví dụ: Cùng hướng đến mục tiêu tăng trưởng số nhưng vai trò và mối quan tâm của cấp quản trị và cấp quản lý khác nhau:

• Ở cấp Quản trị: Cụ thể là Tổng Giám đốc (CEO). Đây là người dựa trên các báo cáo về thị trường và nguồn lực nội bộ để đề ra chiến lược kinh doanh toàn diện. Mối quan tâm của họ thường là về hiệu suất làm việc của từng phòng kinh doanh, số lượng khách hàng mới, báo cáo doanh số định kỳ theo tháng, quý, năm.
• Ở cấp Quản lý: Cụ thể là Trưởng phòng kinh doanh. Đây là người trực tiếp giám sát, đánh giá công việc hằng ngày của nhân viên cấp dưới, chẳng hạn như doanh số, số lượng cuộc gọi, cuộc hẹn với khách hàng và mối quan hệ với đối tác.

7. Quản trị thời hiện đại: Là khoa học và cũng là nghệ thuật

Quản trị doanh nghiệp được xem là sự cộng hưởng hài hòa giữa khoa học và nghệ thuật. Và một nhà quản trị thời hiện đại cần phải kết hợp khéo léo các lý thuyết, phương pháp khoa học và nghệ thuật để đảm bảo sự thành công cho tổ chức.

7.1. Tính khoa học của quản trị

Tính khoa học của quản trị chú trọng vào việc áp dụng đồng thời các lý thuyết, dữ liệu và phương pháp khoa học để duy trì, nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.

• Công tác quản trị phải đảm bảo phù hợp với những quy luật khách quan. Điều này đòi hỏi nhà quản trị vận dụng tốt các kiến thức về kinh tế học, tâm lý học, xã hội học,… vào quá trình lãnh đạo thực tế.
• Công tác quản trị cần áp dụng các phương pháp, kỹ thuật quản trị quan trọng bao gồm: kỹ thuật lập kế hoạch chiến lược, kỹ thuật lãnh đạo, kỹ thuật thiết kế cơ cấu,…
• Công tác quản trị phải tương thích với các điều kiện và thực trạng của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi nhà quản trị vừa phải có kiến thức, vừa phải biết cách vận dụng các kỹ năng quản trị phù hợp cho từng giai đoạn nhất định.

7.2. Tính nghệ thuật của quản trị

Tính nghệ thuật của quản trị thể hiện qua việc nhà quản trị sáng tạo và linh hoạt trong giao tiếp và giải quyết các vấn đề phức tạp.

• Nghệ thuật quản trị nhân lực: Một nhà quản trị tài ba là một người có thể nắm bắt tâm lý, năng lực của từng cá nhân để giao cho họ những nhiệm vụ phù hợp nhất.
• Nghệ thuật đào tạo: Điều này đòi hỏi nhà quản trị không những có khả năng truyền đạt, giáo dục con người mà còn phải linh hoạt trong việc đánh giá, phê bình hoặc thuyết phục nhân viên. Nhờ đó, nhà quản trị mới có thể thúc đẩy nhân viên có thêm động lực cống hiến.
• Nghệ thuật giao tiếp, ứng xử: Việc lựa chọn phương pháp hoặc cách thức giao tiếp với mọi người là điều cực kỳ cần thiết. Trong quá trình giao tiếp, nhà quản trị cần lựa chọn ngôn từ và thái độ diễn đạt phù hợp với từng đối tượng tiếp nhận.

8. Kết bài

Trên đây là các thông tin liên quan đến quản trị là gì, vai trò và chức năng của quản trị trong tổ chức. Nếu quan tâm đến các chủ đề tương tự, doanh nghiệp hãy theo dõi các bài viết chuyên sâu tiếp theo của Base Blog nhé!