8 bước xây dựng quy trình bán hàng của doanh nghiệp

Trong bối cảnh kinh doanh cạnh tranh khốc liệt hiện nay, quản lý quy trình bán hàng hiệu quả là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp. Việc tối ưu hóa quy trình này không chỉ giúp tăng năng suất làm việc mà còn đảm bảo mọi khâu từ tiếp cận, thuyết phục đến chăm sóc khách hàng đều được thực hiện chuyên nghiệp và hiệu quả. Hãy cùng Base.vn khám phá quy trình bán hàng là gì và hướng dẫn cách xây dựng quy trình bán hàng chuẩn cho doanh nghiệp nhé.

1. Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là một chuỗi các bước hoặc giai đoạn mà doanh nghiệp thực hiện để chuyển đổi một khách hàng tiềm năng thành một khách hàng thực sự. Đây không chỉ là việc bán sản phẩm hay dịch vụ, mà còn là cách doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ và niềm tin với khách hàng, đảm bảo họ sẽ quay lại trong tương lai. 

2. Quy trình bán hàng chuẩn tác động như thế nào đến doanh nghiệp?

Quy trình bán hàng chuẩn đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Dưới đây là những tác động chính mà quy trình này mang lại:

• Tăng doanh thu: Một quy trình bán hàng hiệu quả giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế. Khi các bước từ tiếp cận, tư vấn, chốt đơn đến chăm sóc sau bán được thực hiện một cách có hệ thống và chuyên nghiệp, doanh thu sẽ tăng lên đáng kể.
• Nâng cao hiệu quả làm việc: Quy trình chuẩn giúp nhân viên bán hàng làm việc có tổ chức và hiệu quả hơn. Họ không cần phải tự mày mò các phương pháp, mà có thể dựa vào một hệ thống đã được thiết lập và thử nghiệm. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà còn giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc của cả đội ngũ.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Một quy trình bán hàng chuẩn giúp đảm bảo rằng khách hàng nhận được sự tư vấn chuyên nghiệp, thông tin chính xác và dịch vụ chăm sóc tận tâm. Khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng và tin tưởng hơn, từ đó cải thiện trải nghiệm mua sắm và tăng khả năng quay lại mua hàng trong tương lai.
• Xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng: Việc duy trì liên lạc, giải quyết các vấn đề phát sinh và cung cấp dịch vụ hậu mãi tốt sẽ giúp xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng. Những khách hàng hài lòng sẽ trở thành khách hàng trung thành và sẵn sàng giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn đến người khác.
• Kiểm soát và đo lường dễ dàng: Việc có một quy trình bán hàng rõ ràng khiến cho ban Giám đốc và bộ phận quản lý dễ dàng kiểm soát, đánh giá được hoạt động, hiệu quả làm việc của bộ phận bán hàng.

3. 8 bước xây dựng quy trình bán hàng

Bước 1: Lập kế hoạch bán hàng

Lập kế hoạch bán hàng là nền tảng của toàn bộ quy trình bán hàng, quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Một kế hoạch chi tiết sẽ đảm bảo rằng mọi hoạt động bán hàng đều được thực hiện đúng hướng và hiệu quả.

Đầu tiên, doanh nghiệp cần đặt ra các mục tiêu rõ ràng cụ thể và phân tích thị trường khách hàng. Sử dụng mô hình SMART và SWOT để hiểu về mục tiêu, điểm mạnh, yếu,…Ví dụ, thay vì nói chung chung “tăng doanh số”, hãy đặt mục tiêu “tăng doanh số lên 20% trong quý 3”.

Sau đó, cần Xác định chân dung đối tượng khách hàng tiềm năng bằng cách phân khúc thị trường dựa trên độ tuổi, giới tính, thu nhập, sở thích và hành vi mua sắm. Điều này giúp tập trung nguồn lực vào những nhóm khách hàng có khả năng chuyển đổi cao nhất.

Tiếp theo, xây dựng chiến lược bán hàng bao gồm các phương pháp tiếp cận và thuyết phục khách hàng. Điều này bao gồm:

• Chiến lược tiếp thị nội dung: Tạo ra giá trị và thu hút khách hàng.
• Chiến lược giá cả: Xác định giá bán hợp lý dựa trên chi phí, giá trị sản phẩm và thị trường mục tiêu.
• Chính sách khuyến mãi: Thiết kế các chương trình khuyến mãi hấp dẫn để thúc đẩy doanh số.
• Ngân sách: Lập ngân sách chi tiết cho các hoạt động bán hàng và tiếp thị.
• Hình ảnh và quảng cáo: Đảm bảo hình ảnh thương hiệu nhất quán và sử dụng các kênh quảng cáo hiệu quả để tiếp cận khách hàng mục tiêu.
• Kế hoạch hành động chi tiết chỉ rõ ai sẽ làm gì, khi nào và như thế nào. Mọi hoạt động cần được xác định cụ thể, có thời gian thực hiện và các chỉ số đo lường hiệu quả rõ ràng.

Cuối cùng, việc theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện kế hoạch là vô cùng quan trọng. Sử dụng các công cụ quản lý và báo cáo để theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả và điều chỉnh kế hoạch kịp thời khi cần thiết. Điều này giúp đảm bảo mọi hoạt động đều đi đúng hướng và đạt được kết quả mong đợi.

Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Tìm kiếm khách hàng tiềm năng là một bước quan trọng và đầy thách thức trong quy trình bán hàng. Đây là giai đoạn mà doanh nghiệp phải xác định và thu hút những người có khả năng trở thành khách hàng của mình. Ví dụ, nếu bạn bán sản phẩm chăm sóc da cao cấp, mục tiêu có thể là phụ nữ từ 25-45 tuổi, có thu nhập trung bình trở lên và quan tâm đến làm đẹp.

Việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng có thể được thực hiện qua nhiều kênh khác nhau như quảng cáo trực tuyến, mạng xã hội, sự kiện thương mại, và các chiến dịch tiếp thị khác. Quan trọng là phải xác định đúng đối tượng khách hàng và tập trung nguồn lực vào các kênh hiệu quả nhất.

Tìm kiếm khách hàng tiềm năng là quá trình liên tục và cần sự kiên nhẫn. Một phương pháp tiếp cận đa dạng và linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận đúng đối tượng và nâng cao cơ hội thành công trong bán hàng.

Bước 3: Tiếp cận khách hàng

Sau khi đã hoàn thành phân tích, vẽ chân dung khách hàng tiềm năng thì doanh nghiệp cần phải tiến hành tiếp cận họ để họ quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ của mình. Đây là giai đoạn quan trọng để chuyển đổi những khách hàng tiềm năng này thành khách hàng thực sự mang lại doanh thu cho doanh nghiệp bạn.

Việc tiếp cận khách hàng cần được thực hiện một cách cá nhân hóa. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần hiểu rõ về từng khách hàng, nhu cầu và mong muốn của họ, từ đó điều chỉnh cách tiếp cận phù hợp. Các phần mềm CRM có thể giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp tạo sự hấp dẫn bằng cách cung cấp thông tin hữu ích, tài liệu miễn phí, hoặc ưu đãi đặc biệt ngay từ lần tiếp cận đầu tiên. Ví dụ, cung cấp ebook miễn phí về cách sử dụng sản phẩm hoặc mã giảm giá cho lần mua đầu tiên sẽ khiến khách hàng tiềm năng cảm thấy được quan tâm và đánh giá cao.

Bước 4: Khai thác nhu cầu khách hàng

Đặt câu hỏi mở như “Điều gì quan trọng nhất đối với bạn khi chọn sản phẩm này?” để khách hàng thoải mái chia sẻ nhu cầu về chất lượng, giá cả hợp lý, hoặc dịch vụ hậu mãi tốt. Lắng nghe chủ động và sử dụng kỹ thuật phản hồi để xác nhận hiểu biết giúp khách hàng cảm thấy được thấu hiểu. Hiểu rõ nhu cầu của khách hàng không chỉ giúp doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm phù hợp mà còn giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Trong giai đoạn này, việc sử dụng các công cụ khảo sát, phân tích dữ liệu khách hàng, và các phương pháp nghiên cứu thị trường có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng mà còn cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Bước 5: Giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ

Bước tiếp theo trong quy trình bán hàng là giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Điều này cần được thực hiện một cách rõ ràng và hấp dẫn, tập trung vào lợi ích khách hàng nhận được.

Trong quá trình giới thiệu, nhân viên bán hàng cần hiểu và nhấn mạnh các tính năng nổi bật của sản phẩm, lợi ích mà khách hàng sẽ nhận được, và cách sản phẩm giải quyết vấn đề của khách hàng. Việc sử dụng các minh họa thực tế và dẫn chứng cụ thể sẽ giúp tăng tính thuyết phục. Chẳng hạn như, một sản phẩm công nghệ có thể được giới thiệu với tính năng “tiết kiệm năng lượng” và “hiệu suất cao,” giúp khách hàng nhận thấy giá trị lâu dài của sản phẩm.

Bên cạnh đó, việc sử dụng các phương tiện truyền thông như video, hình ảnh, và các tài liệu minh họa có thể giúp tăng tính thuyết phục của bài giới thiệu. Ngoài ra, việc tổ chức các buổi demo, dùng thử sản phẩm, hoặc các chương trình khuyến mãi đặc biệt cũng có thể giúp khách hàng hiểu rõ hơn về sản phẩm.

Việc giới thiệu sản phẩm, dịch vụ một cách logic và sâu sắc không chỉ giúp khách hàng hiểu rõ giá trị và lợi ích mà còn tạo dựng lòng tin, từ đó tăng khả năng thuyết phục và chuyển đổi thành công.

Bước 6: Tư vấn, thuyết phục và giải đáp các thắc mắc của khách hàng

Giai đoạn tư vấn và thuyết phục yêu cầu nhân viên bán hàng phải có kiến thức vững về sản phẩm, kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả. Mỗi câu hỏi hay thắc mắc của khách hàng cần được giải đáp một cách rõ ràng và thuyết phục, giúp họ cảm thấy yên tâm và tin tưởng vào quyết định của mình.

Ví dụ, nếu khách hàng lo ngại về giá cả, nhân viên nên giải thích về các chương trình khuyến mãi hoặc lợi ích lâu dài của sản phẩm để làm nổi bật giá trị thực sự. Sự kiên nhẫn và tận tâm trong việc giải quyết các mối quan tâm của khách hàng không chỉ thúc đẩy quyết định mua hàng mà còn tạo dựng mối quan hệ lâu dài và tích cực với họ.

Bước 7: Thỏa thuận, đàm phán và chốt sales 

Thỏa thuận, đàm phán và chốt sales không chỉ là bước then chốt trong quy trình bán hàng mà còn là nghệ thuật kết nối nhu cầu của khách hàng với giá trị của sản phẩm. Đây là giai đoạn đòi hỏi sự khéo léo và kỹ năng tinh tế để đạt được sự đồng thuận hài hòa, đảm bảo lợi ích tối ưu cho cả bên bán và bên mua.

Trước hết, hãy đàm phán linh hoạt để đáp ứng nhu cầu khác nhau của khách hàng. Trường hợp nếu khách hàng yêu cầu giảm giá, có thể thỏa thuận thêm ưu đãi như giảm giá cho đơn hàng lớn hoặc miễn phí giao hàng. Đối với khách hàng doanh nghiệp, có thể đàm phán các điều khoản hợp đồng dài hạn hoặc các dịch vụ bổ sung.

Phân loại khách hàng và áp dụng chính sách ưu đãi phù hợp cũng là một chiến lược hiệu quả. Chằng hạn khách hàng trung thành có thể được hưởng các chương trình khuyến mãi đặc biệt, trong khi khách hàng mới có thể nhận ưu đãi về giá để khuyến khích lần đầu mua hàng. Điều này giúp tối ưu hóa giá trị từng giao dịch và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Cuối cùng, khi khách hàng vẫn còn khúc mắc về sản phẩm của doanh nghiệp thì người bán hàng cần phải tư vấn sao cho hợp lý và thuyết phục để khách hàng cảm thấy giá trị của sản phẩm sẽ đáp ứng được nhu cầu và chi phí mà họ bỏ ra.

Đọc thêm: Top 8 kỹ năng bán hàng tuyệt đỉnh chinh phục mọi khách hàng

Bước 8: Chăm sóc khách hàng sau bán

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp bỏ qua khâu chăm sóc khách hàng sau bán mà không biết rằng đó là bước không thể thiếu để duy trì mối quan hệ và tăng lượng khách hàng tiềm năng. Doanh nghiệp cần theo dõi, hỗ trợ và giải quyết các vấn đề phát sinh sau bán hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Chăm sóc khách hàng sau bán hàng không chỉ giúp củng cố mối quan hệ mà còn là cơ hội vàng để doanh nghiệp thu thập phản hồi quý giá và cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ. Những khách hàng hài lòng thường trở thành những người ủng hộ nhiệt tình, giới thiệu sản phẩm của bạn đến bạn bè và người thân, mở rộng mạng lưới khách hàng.

Để quản lý và theo dõi hiệu quả quá trình chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp có thể áp dụng các công cụ CRM hiện đại. Các hệ thống CRM giúp tổ chức, theo dõi và nâng cao kỹ năng của đội ngũ chăm sóc khách hàng, đảm bảo mỗi khách hàng đều nhận được sự quan tâm và hỗ trợ tốt nhất.

4. Cần làm gì để quy trình bán hàng có hiệu quả?

Để quy trình bán hàng trở nên hiệu quả, việc hiểu rõ về sản phẩm hoặc dịch vụ là rất quan trọng. Đội ngũ bán hàng cần nắm vững các tính năng, lợi ích và điểm mạnh của sản phẩm để có thể truyền tải thông tin một cách chính xác và thuyết phục. Điều này giúp không chỉ tạo sự tin tưởng từ phía khách hàng mà còn nâng cao khả năng chốt sales.

Bên cạnh đó, hiểu rõ về khách hàng là yếu tố không thể thiếu. Nắm bắt nhu cầu, sở thích và động cơ mua hàng của khách hàng cho phép doanh nghiệp tạo ra các giải pháp phù hợp và tiếp cận họ một cách hiệu quả. Cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác khi khách hàng có thắc mắc là cách thể hiện sự chuyên nghiệp và sự tôn trọng thời gian của họ, từ đó tăng cường khả năng thành công trong việc chốt đơn hàng.

Kiên nhẫn và tận tâm trong chăm sóc khách hàng là chìa khóa để xây dựng mối quan hệ lâu dài. Sự quan tâm này không chỉ thể hiện trong quá trình bán hàng mà còn sau khi giao dịch hoàn tất. Duy trì liên lạc và hỗ trợ khách hàng liên tục giúp tạo dựng lòng tin và khuyến khích họ quay lại trong tương lai.

Cuối cùng, việc theo dõi và bám sát quy trình bán hàng là cần thiết để đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện trơn tru. Sử dụng các công cụ quản lý bán hàng và báo cáo giúp phân tích hiệu quả, nhận diện vấn đề kịp thời và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng mà còn nâng cao hiệu quả tổng thể của hoạt động kinh doanh.

Đọc thêm: Top 6 phần mềm quản lý quy trình công việc cho doanh nghiệp

5. Quản lý quy trình bán hàng hiệu quả với Base.vn

Tại Việt Nam, Base Workflow là phần mềm quản lý quy trình hàng đầu hiện nay, được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Base Workflow giúp chuẩn hóa danh sách công việc từ bước lập kế hoạch đến theo dõi tiến độ, làm cho việc báo cáo công việc trở nên đơn giản và chi tiết hơn bao giờ hết.

Một số tính năng nổi bật của Base Workflow giúp cải thiện quy trình bán hàng bao gồm:

• Theo dõi hành trình khách hàng: Phần mềm theo dõi đường ống bán hàng, theo dõi khách hàng tiềm năng, trao đổi với khách hàng và quản lý liên hệ một cách tự động hóa. Những tính năng này giúp đội ngũ bán hàng tối ưu hóa quy trình làm việc, đảm bảo mọi bước đều được thực hiện đúng thời gian và hiệu quả. Ví dụ, nhờ công cụ Workflow, một doanh nghiệp có thể giảm thiểu thời gian quản lý dữ liệu khách hàng thủ công, giúp tăng năng suất lên đến 30%.
• Báo cáo tự động các chỉ số: Ngoài việc phát hiện và xử lý vấn đề phát sinh,  Base Workflow còn đảm bảo tuân thủ quy trình và theo dõi các chỉ số real-time nhằm tối ưu quy trình. Tính năng báo cáo tự động cung cấp các chỉ số như: thời gian thực hiện trung bình từng bước, tỉ lệ hoàn thành nhiệm vụ ở từng bước, hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên. Những dữ liệu này rất quan trọng cho việc tối ưu quy trình trong tương lai.
• Cải thiện hợp tác đội nhóm: Base Workflow cung cấp nền tảng cho phép nhân viên dễ dàng phối hợp, chia sẻ thông tin và cập nhật tiến độ công việc. Tính năng này giúp cải thiện sự phối hợp giữa các thành viên trong đội ngũ bán hàng và bộ phận khác, như marketing và dịch vụ khách hàng.
• Đối với các nhà quản lý: Base Workflow giúp đảm bảo dự án đi đúng tiến độ và trong ngân sách. Tự động hóa luồng công việc giúp người quản lý dự án giao việc và theo dõi công việc nhanh chóng, dễ dàng hơn. Các tính năng tự động hóa quy trình bao gồm phân công, nhắc hạn, giám sát và tạo báo cáo, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và điều chỉnh công việc theo nhu cầu.

Cùng với Base Workflow, Base Finance là công cụ hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả. Nhà quản trị có thể tự xây dựng các báo cáo tài chính mong muốn chỉ trong vài phút, tùy biến bất kỳ lát cắt dữ liệu nào và lựa chọn hình thức biểu đồ trực quan cho dữ liệu. Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô, việc lưu giữ hồ sơ chi tiết về dòng tiền vào và ra trở nên quan trọng. Base Finance giúp bộ phận kế toán theo dõi thu chi, quản lý hóa đơn, báo cáo tài chính, giảm sai sót trong nhập liệu và tính toán trên phần mềm tự động hóa.

Với sự kết hợp của Base Workflow và Base Finance+, doanh nghiệp không chỉ quản lý hiệu quả quy trình bán hàng mà còn tối ưu hóa quản lý tài chính, đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả.

6. Kết luận 

Quy trình bán hàng là yếu tố quan trọng quyết định thành công của doanh nghiệp. Một quy trình bán hàng chuẩn và hiệu quả không chỉ giúp tăng doanh thu, nâng cao hiệu quả làm việc mà còn cải thiện mối quan hệ với khách hàng. Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần hiểu rõ khách hàng, cung cấp thông tin nhanh chóng, kiên trì và tận tâm với khách hàng, và luôn theo dõi quá trình bán hàng. Sử dụng các công cụ quản lý như Base CRM và Base Finance cũng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng và đạt được kết quả tốt nhất. 

Hy vọng bài viết của Base.vn có thể giúp cho doanh nghiệp xây dựng quy trình bán hàng chuẩn cho mô hình kinh doanh của mình.