Quy trình tổ chức sự kiện là yếu tố then chốt để đảm bảo sự kiện doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và thành công. Một quy trình chuyên nghiệp không chỉ giúp kiểm soát mọi khía cạnh từ lập kế hoạch đến triển khai mà còn giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Từ việc xác định mục tiêu, lên ý tưởng, dự trù chi phí, đến liên hệ đối tác và đánh giá sau sự kiện, tất cả đều được hướng dẫn rõ ràng. Hãy cùng Base.vn khám phá cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và hiệu quả qua bài viết dưới đây.
1. Lợi ích của quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mang đến những lợi ích vô cùng thiết thực. Nhờ có quy trình rõ ràng, từng giai đoạn của sự kiện được lên kế hoạch chi tiết, từ khâu lên ý tưởng, thiết kế, đến thực hiện và đánh giá. Điều này giúp giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.
Bên cạnh đó, quy trình chuyên nghiệp còn giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực, đồng thời nâng cao chất lượng của sự kiện. Sự kiện được tổ chức một cách chuyên nghiệp sẽ để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách hàng, góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực và bền vững.
2. Các bước chi tiết quy trình tổ chức sự kiện
Bước 1: Xác định mục tiêu sự kiện
Việc xác định mục tiêu sự kiện là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện. Điều này giúp định hướng toàn bộ các hoạt động tiếp theo và đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.
- Loại hình và quy mô của sự kiện: Quyết định loại sự kiện bạn sẽ tổ chức như lễ tri ân, sự kiện giải trí, lễ khai trương, Year End Party (YEP),… Quy mô của sự kiện cũng cần được xác định rõ ràng, từ những sự kiện nhỏ với vài chục người tham gia đến những sự kiện lớn với hàng trăm hoặc hàng nghìn khách mời.
- Đối tượng khách mời và số lượng: Xác định rõ ai là khách mời của sự kiện, bao gồm khách hàng, đối tác, nhân viên hay công chúng. Số lượng khách mời dự kiến là bao nhiêu? Điều này sẽ giúp bạn lên kế hoạch cho không gian, dịch vụ và các hoạt động phù hợp.
- Mục đích cuối cùng của sự kiện: Mục tiêu của sự kiện là gì? Bạn muốn tạo dựng thương hiệu (branding), thu hút thêm khách hàng, tăng cường mối quan hệ với đối tác hay gì khác? Xác định rõ ràng mục tiêu giúp bạn định hình được các hoạt động và thông điệp cần truyền tải trong sự kiện.
- Địa điểm tổ chức sự kiện: Sự kiện sẽ được tổ chức ở đâu? Không gian ngoài trời hay trong nhà, trung tâm hội nghị hay nhà hàng sang trọng? Địa điểm cần phải phù hợp với quy mô và loại hình sự kiện, đồng thời phải thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời.
- Không gian và tiện ích của địa điểm: Không gian sự kiện cần đảm bảo đủ rộng để chứa toàn bộ khách mời và các hoạt động. Các tiện ích như âm thanh, ánh sáng, internet, dịch vụ ăn uống và chỗ đậu xe cũng cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi.
Bước 2: Lên ý tưởng và chủ đề cho sự kiện
Ý tưởng được coi như là linh hồn của bất kể sự kiện lớn hay nhỏ, vì định hình chủ đề và nội dung chính mà chương trình cần hướng đến. Chỉ cần một “key moment” sáng tạo và phù hợp với mục tiêu sẽ giúp sự kiện của doanh nghiệp trở nên ấn tượng và đáng nhớ. Chủ đề sự kiện phải xác định được mục đích, đối tượng hướng đến, hình thức tổ chức, và concept chương trình một cách cụ thể và rõ ràng. Hoặc cũng có thể kết hợp nhiều ý tưởng bổ sung nhau tạo thành một thể thống nhất cho toàn sự kiện nhưng phải đảm bảo truyền tải được thông điệp, giá trị cốt lõi doanh nghiệp muốn hướng đến.
Bên cạnh đó, ý tưởng về truyền thông cũng cần được chú trọng. Từ khâu trang trí sân khấu, thiết kế thiệp mời, các ấn phẩm in ấn và kế hoạch truyền thông trên các kênh khác nhau phải được thực hiện một cách chi tiết. Doanh nghiệp cần xác định rõ thông điệp, hình ảnh và màu sắc chủ đạo của sự kiện để đảm bảo sự nhất quán trong toàn bộ chiến dịch truyền thông.
Bước 3: Dự trù chi phí cho sự kiện
Bài toán chi tiêu cho làm sao cho hiệu quả luôn khiến cho chủ doanh nghiệp đau đầu. Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chứa đựng toàn bộ các khoản chi tiêu bắt buộc hoặc dự kiến chi khi có hoạt động bất kì. Chính vì thế cần được trình bày chi tiết và minh bạch, đảm bảo không có một sai sót nào. Một số hạng mục cần chi tiêu cho sự kiện phổ biến như:
- Chi phí nhân sự: Bao gồm đội ngũ tổ chức và nhân viên hỗ trợ. Bạn cần tính toán chi phí cho nhân sự từ giai đoạn lập kế hoạch, triển khai cho đến kết thúc sự kiện. Điều này đảm bảo mọi người được trả công xứng đáng và không có sự thiếu hụt nhân sự vào phút chót.
- Chi phí hoạt động truyền thông: Bao gồm quảng cáo, in ấn, và truyền thông đa phương tiện. Bạn cần dự trù chi phí cho các hoạt động truyền thông trước, trong và sau sự kiện để đảm bảo sự kiện được quảng bá rộng rãi và hiệu quả. Điều này giúp thu hút khách mời và tạo sự chú ý cho sự kiện.
- Chi phí dàn dựng sân khấu và hậu cần: Thiết bị âm thanh, ánh sáng và trang trí. Các hạng mục này thường chiếm một phần lớn trong tổng chi phí sự kiện nên cần được lập kế hoạch chi tiết. Đảm bảo sân khấu được thiết kế ấn tượng và phù hợp với chủ đề sự kiện.
- Chi phí cho diễn giả: Nếu bạn thuê diễn giả nổi tiếng, cần tính toán chi phí thuê, di chuyển, lưu trú và các chi phí liên quan khác. Diễn giả chất lượng có thể nâng tầm sự kiện của bạn và thu hút nhiều khách mời hơn.
- Chi phí thuê địa điểm: Phí thuê địa điểm bao gồm chi phí thuê, trang trí, vệ sinh, và bảo vệ. Địa điểm tổ chức sự kiện cần phải phù hợp với quy mô và loại hình sự kiện, đồng thời cần có các tiện ích cơ bản để hỗ trợ cho sự kiện. Điều này giúp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thuận lợi.
- Chi phí dịch vụ thuê ngoài: Các dịch vụ thuê ngoài như bảo hiểm, bảo vệ, và dịch vụ ăn uống cũng cần được dự trù chi phí. Bạn cần tạo một danh sách chi tiết về các yếu tố liên quan đến sự kiện và định rõ những khoản chi tiêu có thể phát sinh. Các yếu tố này có thể bao gồm thuê địa điểm, âm thanh và ánh sáng, thiết bị kỹ thuật, trang trí, dịch vụ nhà hàng, vận chuyển, quảng cáo và marketing, tiền lương nhân viên,…
Đọc thêm: 8 bước lập kế hoạch tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp
Bước 4: Liên hệ đối tác, diễn giả, nhà tài trợ
Một sự kiện thành công không thể thiếu sự hỗ trợ đắc lực từ các đối tác, nhà tài trợ. Đối với nhiều sự kiện, hoạt động tài trợ là một cách để marketing mạnh mẽ mà vẫn tiết kiệm được khoản chi phí lớn. Để chọn đối tác hay nhà tài trợ tốt nhất cho sự kiện phải hiểu đầy đủ các mục tiêu sự kiện, cũng như biết rằng sự kiện cần gì từ nhà tài trợ và cách sự kiện đem lại giá trị ngược lại cho các nhà tài trợ.
Khi đã xác định được các đối tác liên quan đến sự kiện mà doanh nghiệp muốn hợp tác phải đảm bảo họ hiểu rõ mục tiêu và kế hoạch sự kiện. Bạn cần thảo luận chi tiết với các đối tác về vai trò và trách nhiệm của họ trong sự kiện để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Thêm vào đó, hãy thỏa thuận với diễn giả và nhà tài trợ về quyền lợi, trách nhiệm và chi phí. Bạn cần đảm bảo rằng các điều khoản thỏa thuận được ghi rõ trong hợp đồng để tránh những rắc rối không đáng có sau này.
Bước 5: Lập kế hoạch chi tiết và phân công nhân sự triển khai
Khi doanh nghiệp đã xác định được mục tiêu, ý tưởng, địa điểm thì bước quan trọng tiếp theo là xây dựng một kế hoạch chi tiết cho sự kiện của bạn. Kế hoạch chi tiết bao gồm chuẩn bị trước sự kiện, triển khai trong sự kiện và kết thúc sự kiện. Khi lịch trình của bạn đã hoàn thiện, đừng quên chia sẻ nó với tất cả những người liên quan, bao gồm nhân viên, người tham gia, và các bên cung cấp dịch vụ.
Đồng thời, thiết lập một ban tổ chức sự kiện và phân công trách nhiệm và đặt thời hạn hoàn thành cho từng thành viên từ quản lý dự án đến các bộ phận chức năng như truyền thông, hậu cần, kỹ thuật, nội dung, tài chính…
Có một điều cần lưu ý rằng dù đã lên kế hoạch một cách kỹ lưỡng thì việc xảy ra những tình huống không lường trước được đều có thể xảy ra. Việc thiết lập “Plan B” không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn tổ chức được hoạt động mượt mà. Ví dụ, khi trời mưa cần có phương án di chuyển trong nhà. Bạn cần lập kế hoạch dự phòng để đối phó với các tình huống không mong muốn, như thời tiết xấu, thiết bị hỏng hóc,…
Việc xây dựng kế hoạch chi tiết cho một sự kiện có thể đòi hỏi chất xám và công sức, nhưng nó sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa nguồn lực, và tạo điều kiện cho việc thực hiện các hoạt động một cách suôn sẻ.
Đọc thêm: [Tải miễn phí] 6 mẫu bảng kế hoạch triển khai công việc mới nhất hiện nay
Bước 6: Lên timeline và kịch bản chi tiết chương trình
Tiếp theo để chương trình thêm hoàn hảo, việc doanh nghiệp cần làm là lên timeline và kịch bản cho toàn bộ chương trình. Điều này thể hiện thông qua việc lên timeline và kịch bản chi tiết:
- Timeline được xem là “cánh tay phải đắc lực” giúp người tổ chức dễ dàng quản lý tiến độ công việc, điều hướng các hạng mục hoạt động theo thời gian tương ứng. Nội dung timeline cần rõ ràng chi tiết cụ thể từng đầu công việc như khung thời gian, hoạt động, nội dung, người phụ trách, chi chú,… để mọi người phối hợp một cách linh hoạt. Một sự kiện, timeline thường chia thành 3 phần: Khai mạc, chương trình chính và bế mạc. Lưu ý, do bảng timeline được sử dụng cho nhiều phòng ban khác nhau nên bạn cần phải phân bố hợp lý và không viết tắt để tránh những sai sót do hiểu nhầm.
- Kịch bản mô tả chi tiết về nội dung, diễn biến toàn phần trong sự kiện. Trong kịch bản sẽ phải lập nội dung chương trình, nhân sự, thời gian và nội dung của MC… cho từng hạng mục. Nên xây dựng một kịch bản đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi và tạo dựng được ấn tượng tốt với khách mời.
Bước 7: Lập kế hoạch truyền thông
Có một sự thật rằng, nếu một sự kiện không thể đạt được mục đích thông điệp nếu không có quảng bá tới công chúng. Việc xây dựng kế hoạch truyền thông phải được thiết kế tỉ mỉ và cẩn thận nhằm thu hút được những khách mời tham gia. Tùy vào quy mô hay mục đích cụ thể của từng loại sự kiện doanh nghiệp sẽ có những cách tiếp cận khác nhau. Một số kênh quảng bá thường được các doanh nghiệp ưa thích chọn lựa hiện nay là:
- Sử dụng các kênh tiếp thị qua email marketing, báo chí, truyền hình, KOL…
- Dùng nền tảng quảng cáo trên mạng xã hội: Facebook, Zalo, Instagram, Tiktok, X…
- Tiếp thị qua các ấn phẩm in sẵn như áp phích, tờ rơi.
Thêm vào đó, việc phát triển nội dung đa dạng như video, hình ảnh, infographic,… giúp tạo tương tác từ cộng đồng và tăng cường nhận thức về sự kiện. Bạn cũng phải cần lập kế hoạch truyền thông chi tiết cho từng giai đoạn để đảm bảo sự kiện được quảng bá rộng rãi và hiệu quả.
Bước 8: Tổ chức triển khai
Đến bước này, tất cả công việc chuẩn bị cho sự kiện đã hoàn tất và đây là lúc để bạn thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện không chỉ đòi hỏi sự cẩn thận, chi tiết mà còn cần sự linh hoạt và khả năng giải quyết tình huống nhanh chóng. Đây là giai đoạn hiện thực hóa mọi ý tưởng và kế hoạch đã đề ra, biến chúng thành một sự kiện đáng nhớ và thành công.
Một số công việc trong giai đoạn này có thể kiểm tra để mọi việc diễn ra thành công như:
- Kiểm tra setup trang thiết bị: Hạng mục âm thanh, sân khấu, ánh sáng là quan trọng bởi vì chúng trực tiếp ảnh hưởng đến cảm xúc của người tham gia và chất lượng sự kiện. Hãy chắc chắn các hệ thống này hoạt động tốt trong chương trình của bạn.
- Chuẩn bị tiệc nhẹ: Tùy vào quy mô, bạn có thể lựa chọn tiệc trà, đồ ngọt hay đồ mặn … phù hợp để tạo ấn tượng tốt nhất.
- Tài liệu tiếp thị: Việc sử dụng các tài liệu tiếp thị để khách mời năm bắt được các thông tin quan trọng của chương trình cũng như góp phần tạo sự chú ý và truyền tải thông điệp doanh nghiệp.
- Chuẩn bị quà tặng: Nhằm mục đích trân trọng tri ân tới các khách mời và đại biểu,… Bạn có thể chuẩn bị quà tặng hợp lý như hoa, sổ tay, quà lưu niệm,… tạo ý nghĩa tinh thần rất lớn và góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu thân thiện.
Bước 9: Đo lường kết quả và đánh giá sau sự kiện
Dù doanh nghiệp đã lên kế hoạch quy trình tổ chức sự kiện hoàn hảo đến đâu thì thực tế vẫn sẽ xảy ra một vài điều phát sinh không như ý hoặc đầu việc có thể làm tốt hơn. Chính vì vậy. việc đo lường và đánh giá hiệu quả là một bước quan trọng để doanh nghiệp nhìn nhận lại vấn để và rút kinh nghiệm để cải thiện độ chuyên nghiệp cho tổ chức sự kiện lần sau. Có thể triển khai đo lường và đánh giá qua một số phương pháp sau:
- Đo lường hiệu quả: Số lượng khách tham dự, phản hồi của khách, hiệu ứng truyền thông,… Có thể thu thập số liệu bằng khảo sát sau sự kiện, phỏng vấn cá nhân hoặc dùng mạng xã hội để đánh giá hiệu quả của sự kiện.
- Đánh giá: Tổng kết, rút kinh nghiệm, lập báo cáo chi tiết. Cần lập báo cáo chi tiết về kết quả của sự kiện, bao gồm những thành công và những điểm cần cải thiện. Báo cáo này sẽ giúp bạn rút kinh nghiệm và nâng cao chất lượng cho các sự kiện sau.
3. Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp
3.1 Cân đối nguồn lực với mục tiêu của sự kiện
Một sự kiện thành công luôn bắt đầu bằng việc cân đối nguồn lực với mục tiêu đặt ra. Không thể để mục tiêu quá lớn trong khi ngân sách và nhân lực hạn chế. Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là tổ chức một sự kiện hoành tráng nhằm thu hút hàng nghìn người tham dự nhưng bạn lại chỉ có một ngân sách hạn chế và đội ngũ nhân viên nhỏ, rất có thể sự kiện sẽ không đạt được hiệu quả như mong muốn.
Để tránh tình trạng này, bạn cần xác định rõ nguồn lực hiện có và điều chỉnh mục tiêu sao cho phù hợp. Cân nhắc các yếu tố như chi phí thuê địa điểm, chi phí nhân sự, chi phí truyền thông và các chi phí phát sinh khác để đảm bảo tất cả đều nằm trong khả năng tài chính của bạn.
3.2 Luôn có phương án phòng trừ rủi ro
Rủi ro luôn hiện hữu trong mọi sự kiện, bất kể quy mô lớn hay nhỏ dù bạn đã lập kế hoạch kỹ lưỡng. Do đó, luôn cần có phương án dự phòng để xử lý các tình huống khẩn cấp. Và khi rủi ro xảy ra, bạn có thể xử lý một cách dễ dàng và nhanh chóng bằng các phương án đã dự phòng từ trước. Ví dụ, đối với sự cố về nhân sự về việc khách mời không thể tham gia hãy chuẩn bị danh sách các diễn giả dự phòng hoặc có kế hoạch thay thế phù hợp.
Đọc thêm: Top 6 phần mềm quản lý quy trình công việc cho doanh nghiệp
3.3 Cần bám sát theo mục tiêu và kế hoạch đặt ra
Sự kiện chỉ thành công khi nó bám sát vào mục tiêu và kế hoạch ban đầu. Trong quá trình tổ chức, dễ bị cuốn vào những chi tiết nhỏ lẻ mà quên đi bức tranh toàn cảnh. Hãy luôn theo dõi tiến độ và đảm bảo mọi hoạt động đều hướng tới mục tiêu đã đề ra.
Hơn thế nữa, bạn hãy nhớ rằng việc lập kế hoạch truyền thông sự kiện không hề dễ dàng, bởi vậy bạn cần có sự cộng tác giữa các thành viên trong tập thể và một công cụ hữu ích đảm nhận việc theo dõi và giám sát kế hoạch nói chung và từng đầu việc nói riêng.
Hiện nay, Bộ giải pháp quản trị công việc, quy trình và dự án toàn diện Base Work+ được áp dụng nhiều trong các doanh nghiệp để hỗ trợ hiệu quả trong việc kiểm soát quy trình và tối ưu công việc mọi lúc mọi nơi. Base.vn cung cấp các tính năng như lập kế hoạch chi tiết, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và báo cáo thời gian thực, giúp đảm bảo mọi thành viên trong đội ngũ đều nắm rõ trách nhiệm của mình và hoàn thành công việc đúng hạn. Cụ thể bằng việc:
- Trực quan hóa trên nhiều giao diện: to-do list, dạng bảng Kanban, Calendar hoặc sơ đồ Gantt. Dễ dàng lập kế hoạch dự án, đặt thời hạn công việc, giao việc cho các thành viên và đánh giá kết quả thực hiện ngay trên phần mềm. Tiến độ thực hiện dự án luôn được cập nhật tự động và tức thời, thậm chí có khả năng cảnh báo người dùng khi công việc chậm trễ.
- Báo cáo tự động: Sở hữu hệ thống dashboard đầy đủ bao gồm báo cáo tiến độ, báo cáo hiệu suất làm việc của nhân viên, tỷ lệ phần trăm các công việc theo trạng thái,… hỗ trợ cho việc quản lý dự án hiệu quả. Áp dụng cho quy trình tổ chức sự kiện, bạn có thể nắm rõ được tỉ lệ hoàn thành công việc được bao nhiêu phần trăm? Có vướng mắc chỗ nào? để có thể tìm cách điều chỉnh nhanh nhất mà không ảnh hưởng đến chương trình.
- Tính năng phân quyền sử dụng: Với tính năng này, doanh nghiệp có thể phân chia các vai trò cụ thể cho từng đối tượng khác nhau. Trong Base Work+ chia rõ vai trò owner và worker trong từng workflow (quy trình) – stage (giai đoạn) – to-do (công việc) – job (nhiệm vụ).
- Tính năng bình luận và ứng dụng chat nội bộ: Đội nhóm có thể dễ dàng trao đổi công việc với nhau ngay trên nền tảng bằng tính năng nhắn tin và bình luận trực tuyến mà không sợ bị nhiễu hoặc rò rỉ thông tin nội bộ ra ngoài. Bên cạnh đó, phần mềm còn kết hợp hầu hết các công cụ làm việc khác như Gmail, Google Drive, Microsoft,…
4. Kết luận
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là yếu tố quyết định sự thành công của bất kỳ sự kiện nào. Bằng cách nắm vững từng bước trong quy trình này, bạn sẽ có thể tổ chức một sự kiện ấn tượng và hiệu quả. Đồng thời, việc sử dụng các công cụ quản lý hiện đại như Base.vn sẽ giúp bạn kiểm soát quy trình một cách chặt chẽ và tối ưu hóa công việc. Hãy áp dụng những hướng dẫn chi tiết này để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và đạt được thành công tốt nhất.
