RPA là gì? Tìm hiểu công nghệ tự động hóa quy trình bằng robot

Trong thời đại chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, các doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm giải pháp để tối ưu vận hành, nâng cao hiệu suất và giảm thiểu chi phí. Một trong những công nghệ đang được quan tâm hàng đầu hiện nay là RPA. 

Vậy RPA là gì và tại sao nó lại trở thành “trợ thủ đắc lực” trong hành trình tự động hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp? Bài viết này Base.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm RPA cũng như tiềm năng ứng dụng thực tế của công nghệ này trong bối cảnh số hóa hiện nay.

1. RPA là gì?

RPA (viết đầy đủ Robotic Process Automation) hay tự động hóa quy trình bằng robot, là công nghệ cho phép sử dụng phần mềm để thay thế con người thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại trong quy trình kinh doanh. Thay vì phải thao tác thủ công trên máy tính mỗi ngày, RPA cho phép tạo ra các “robot ảo” thực hiện công việc theo đúng trình tự như con người, nhưng với tốc độ nhanh hơn, độ chính xác cao hơn và khả năng vận hành liên tục không gián đoạn.

Ví dụ: Bạn có thể tưởng tượng một nhân viên văn phòng thường xuyên phải nhập dữ liệu theo biểu mẫu hoặc truy xuất thông tin từ hệ thống nội bộ. Những công việc có tính chất lặp lại như vậy hoàn toàn có thể được tự động hóa nhờ RPA, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót do con người gây ra.

Không chỉ hỗ trợ con người làm những công việc mang tính “nhàm chán”, RPA còn giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất tổng thể nhờ khả năng xử lý nhanh, chính xác và đáng tin cậy. Ngoài ra, các bot RPA cũng có thể được giám sát, đánh giá và cải tiến để hoạt động hiệu quả hơn theo thời gian.

Về mặt kỹ thuật, RPA hoạt động dựa trên việc ghi lại và mô phỏng lại các thao tác của người dùng trên giao diện đồ họa (GUI). Nhờ đó, RPA có thể dễ dàng áp dụng cho cả những phần mềm không có sẵn API, giúp mở rộng khả năng tự động hóa mà không cần chỉnh sửa hệ thống lõi.

2. Kiến trúc hệ thống RPA 

Một hệ thống RPA điển hình được xây dựng theo mô hình nhiều lớp, trong đó có ba thành phần cốt lõi đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo toàn bộ quy trình tự động hóa diễn ra trơn tru:

• Trung tâm điều phối (Orchestrator): Đóng vai trò như “bộ chỉ huy” của toàn bộ hệ thống RPA, trung tâm điều phối có nhiệm vụ kiểm soát, điều hành và giám sát các bot phần mềm. Nhờ nền tảng này, người dùng có thể thiết kế luồng công việc, lập lịch chạy bot, giám sát hoạt động và phân tích hiệu suất một cách tập trung. Ngoài ra, trung tâm điều phối cũng được tích hợp các tính năng bảo mật, quản lý quyền truy cập và cung cấp báo cáo chi tiết theo thời gian thực.
• Robot phần mềm (Bot): Bot là thành phần trực tiếp thực hiện các công việc đã được định nghĩa sẵn trong quy trình tự động hóa. Những bot này có thể mô phỏng thao tác người dùng trên giao diện phần mềm hoặc tương tác với các hệ thống thông qua API. Tùy theo mức độ phức tạp, bot có thể đảm nhận từ những tác vụ đơn giản như nhập liệu đến việc tự động hóa cả chuỗi quy trình liên kết nhiều phòng ban.
• Công cụ giám sát (Monitoring Tool): Đây là lớp giúp theo dõi hoạt động của hệ thống RPA theo thời gian thực, từ đó phát hiện nhanh chóng các sự cố phát sinh. Nhờ có công cụ này, quản trị viên có thể chủ động xử lý lỗi, đảm bảo sự ổn định và liên tục trong vận hành, đồng thời đưa ra điều chỉnh phù hợp khi cần thiết.

3. Phân biệt RPA với AI 

RPA (Robotic Process Automation) và AI (Artificial Intelligence) đều là những công nghệ tiên tiến hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nhưng mục đích và cách hoạt động của chúng có sự khác biệt rõ rệt. Dưới đây là một số điểm phân biệt cơ bản giữa hai công nghệ này:

4. Các loại RPA phổ biến

RPA được chia thành nhiều loại khác nhau, mỗi loại có những đặc điểm và ứng dụng riêng biệt tùy vào yêu cầu và quy mô của quy trình tự động hóa. Dưới đây là ba loại rô-bốt RPA phổ biến, mỗi loại có cách thức vận hành và mục đích sử dụng riêng:

4.1 Attended Robot – Robot có giám sát

Loại robot này yêu cầu có sự can thiệp của con người trong quá trình vận hành. Robot có giám sát được sử dụng trong các tình huống cần sự giám sát trực tiếp để đảm bảo quy trình diễn ra chính xác. Robot này hoạt động khi người dùng kích hoạt hoặc chỉ đạo và tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ trong khi vẫn duy trì sự giám sát từ con người.

4.2 Unattended Robot – Robot không có giám sát

Khác với loại robot có giám sát, robot không giám sát có thể hoạt động hoàn toàn tự động mà không cần sự can thiệp của con người. Người dùng chỉ cần thiết lập các thông số và thời gian chạy cho robot, sau đó robot sẽ tự thực hiện các tác vụ mà không cần giám sát trong suốt quá trình. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các quy trình tự động hóa trong môi trường 24/7.

4.3 Hybrid Robot – Robot linh hoạt

Hybrid robot kết hợp ưu điểm của cả attended và unattended robot. Loại robot này có khả năng hoạt động tự động nhưng cũng có thể nhận sự chỉ đạo hoặc giám sát khi cần thiết. Tuy nhiên, việc tích hợp hybrid robot vào quy trình chuẩn của doanh nghiệp có thể gặp khó khăn do tính linh hoạt và yêu cầu phức tạp hơn trong việc thiết lập và quản lý.

5. Lợi ích của RPA đối với doanh nghiệp

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng đối mặt với áp lực tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian xử lý công việc và nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự, các giải pháp tự động hóa ngày càng đóng vai trò quan trọng. Không chỉ giúp loại bỏ các thao tác thủ công tốn thời gian, RPA còn mở ra cơ hội đổi mới phương thức vận hành doanh nghiệp theo hướng tinh gọn, linh hoạt  và chính xác hơn. 

5.1 Tối ưu thời gian và chi phí vận hành

RPA giúp tự động hóa các thao tác lặp đi lặp lại như gửi email, cập nhật báo cáo hay xử lý dữ liệu, tất cả chỉ cần thực hiện ngay trên một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, nhân viên có thể thực hiện hoặc theo dõi các bước tiếp theo nhanh chóng, không cần chuyển đổi qua lại giữa nhiều công cụ khác nhau. Tự động hóa giúp tiết kiệm đáng kể thời gian làm việc thủ công và góp phần nâng cao hiệu suất toàn diện.

5.2 Linh hoạt hơn, năng suất cao hơn

Các nền tảng RPA hiện đại thường hỗ trợ làm việc từ xa và trên nhiều thiết bị, cho phép nhân viên dễ dàng tương tác và phối hợp công việc ngay cả khi không có mặt tại văn phòng. Thay vì phải thiết lập hàng loạt nhóm trò chuyện, email hay bảng tính, nhà quản lý có thể thiết kế và theo dõi toàn bộ quy trình công việc trong một hệ thống tập trung. Điều này không chỉ giúp phân công rõ ràng, mà còn nâng cao khả năng giám sát và đánh giá hiệu quả công việc theo từng cá nhân hoặc phòng ban.

5.3 Giảm thiểu sai sót, tăng độ chính xác

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp khó tránh khỏi lỗi phát sinh, nhưng việc phát hiện và khắc phục sớm có thể giúp hạn chế hậu quả. Với sự hỗ trợ từ hệ thống quản lý tự động, nhà quản lý có thể dễ dàng nhận biết những điểm nghẽn trong quy trình và nhanh chóng đưa ra hướng xử lý phù hợp. Đồng thời, việc lưu trữ và phân tích dữ liệu có hệ thống còn giúp rút ra bài học để tránh lặp lại sai lầm tương tự trong tương lai.

5.4 Tăng tính minh bạch và trách nhiệm trong công việc

Việc đưa công nghệ tự động vào vận hành nội bộ giúp mọi thành viên trong doanh nghiệp tuân thủ quy trình làm việc một cách đồng bộ. Từ đó, trách nhiệm của từng người được phân định rõ ràng. Những lý do như “chưa nhận được thông báo” hay “chưa đọc email” không còn là cái cớ để trì hoãn nhiệm vụ. Mọi thông tin về người phụ trách, tiến độ thực hiện đều được hiển thị rõ ràng trong hệ thống, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá.

5.5 Quản lý dữ liệu an toàn và hiệu quả

Sử dụng RPA giúp doanh nghiệp xử lý và lưu trữ dữ liệu một cách có tổ chức, giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin so với phương pháp truyền thống như sao lưu vào ổ cứng hay máy tính cá nhân. Nhờ vào nền tảng lưu trữ đám mây, toàn bộ dữ liệu luôn được bảo mật và dễ dàng truy cập khi cần, ngay cả khi thiết bị gặp sự cố như mất máy, hỏng ổ cứng hoặc nhiễm virus.

6. Ứng dụng của RPA trong các ngành nghề

Tự động hóa quy trình bằng robot là công nghệ không chỉ mang lại những tiềm năng to lớn mà còn đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề, giúp tối ưu hóa quy trình và gia tăng hiệu quả công việc. Dưới đây là một số ví dụ tiêu biểu về cách RPA đã và đang được triển khai trong các lĩnh vực khác nhau:

6.1 Tài chính – Kế toán

Ngành tài chính và kế toán thường xuyên phải xử lý một khối lượng lớn dữ liệu và thực hiện các công việc lặp đi lặp lại. RPA là giải pháp lý tưởng để tự động hóa các tác vụ như:

• Nhập liệu và đối chiếu sổ sách: RPA có thể tự động trích xuất và nhập dữ liệu từ hóa đơn, chứng từ vào hệ thống kế toán, đồng thời đối chiếu số liệu giữa các hệ thống và báo cáo, đảm bảo tính chính xác và nhất quán.
• Lập báo cáo tài chính: Quy trình tổng hợp và xử lý số liệu để tạo báo cáo tài chính như kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ có thể được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
• Xử lý hóa đơn tự động: RPA giúp tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn, từ việc nhận và kiểm tra thông tin đến thanh toán, giúp giảm thiểu chi phí và rút ngắn thời gian xử lý.
• Quản lý thanh toán và đối soát tài khoản ngân hàng: RPA hỗ trợ thực hiện các giao dịch thanh toán và đối soát tài khoản, cung cấp thông tin thanh toán cho khách hàng, từ đó giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả hơn.

6.2 Nhân sự

RPA cũng được ứng dụng trong việc tự động hóa các quy trình trong quản lý nhân sự:

• Tuyển dụng: RPA hỗ trợ sàng lọc hồ sơ ứng viên dựa trên các tiêu chí đã được thiết lập, gửi thông báo tự động và lên lịch phỏng vấn.
• Onboarding nhân viên mới: Tự động hóa việc tạo tài khoản email, cấp quyền truy cập hệ thống và cung cấp tài liệu hướng dẫn cho nhân viên mới.
• Quản lý hồ sơ nhân sự: RPA giúp cập nhật và theo dõi hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng lao động và các thủ tục liên quan một cách tự động và chính xác.
• Tính lương, thưởng và quản lý chấm công: RPA tự động tính lương và thưởng dựa trên dữ liệu chấm công và hiệu quả công việc, đồng thời quản lý các yêu cầu nghỉ phép.

6.3 Bán hàng và Dịch vụ khách hàng

Trong lĩnh vực bán hàng và chăm sóc khách hàng, RPA đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa hoạt động:

• Xử lý đơn hàng: RPA có thể tự động tiếp nhận đơn hàng từ các kênh bán hàng, kiểm tra thông tin và cập nhật trạng thái đơn hàng cho khách hàng.
• Quản lý khách hàng: RPA hỗ trợ việc thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng, từ đó phân loại khách hàng tiềm năng và cá nhân hóa trải nghiệm của họ.
• Chăm sóc khách hàng tự động: Các câu hỏi thường gặp từ khách hàng có thể được trả lời tự động qua email, chatbot hoặc các kênh khác, giúp giảm tải công việc cho đội ngũ nhân viên.
• Gửi email marketing tự động: RPA giúp tạo và gửi email marketing hàng loạt, theo dõi hiệu quả chiến dịch và tối ưu hóa nội dung email.
• Phân tích hành vi khách hàng: RPA thu thập và phân tích dữ liệu hành vi của khách hàng, cung cấp thông tin hữu ích cho việc điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

6.4 Công nghệ thông tin

Tự động hóa quy trình bằng robot mang lại lợi ích lớn cho bộ phận IT, giúp tự động hóa các công việc quản trị và vận hành hệ thống:

• Quản trị hệ thống: RPA tự động giám sát hệ thống, sao lưu dữ liệu và cập nhật phần mềm.
• Cài đặt và cấu hình phần mềm: Quá trình cài đặt và cấu hình phần mềm trên máy tính hoặc máy chủ có thể được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian cho bộ phận IT.

6.5 Sản xuất

Trong lĩnh vực sản xuất, RPA giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình:

• Tự động hóa quy trình sản xuất: RPA giúp điều khiển các robot thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại trong quy trình sản xuất, nâng cao năng suất và giảm thiểu sai sót.
• Quản lý kho và logistics: RPA giúp tự động hóa quy trình quản lý kho bãi, theo dõi hàng tồn kho và điều phối vận chuyển.
• Giám sát thiết bị và bảo trì dự đoán: RPA thu thập dữ liệu từ thiết bị và dự đoán các sự cố tiềm ẩn, giúp lập kế hoạch bảo trì kịp thời và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động.

Đọc thêm: [TẢI MIỄN PHÍ] 65+ bộ quy trình quản lý doanh nghiệp chuẩn hóa

7. Các bước triển khai RPA trong doanh nghiệp

Việc ứng dụng RPA vào quy trình làm việc cần được tiến hành theo các bước rõ ràng và có hệ thống nhằm đảm bảo hiệu quả và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp:

7.1 Đánh giá và xác định các quy trình có thể tự động hóa

Trước tiên, doanh nghiệp cần rà soát các hoạt động đang diễn ra, từ đó nhận diện những quy trình có tiềm năng tự động hóa cao, thường là các quy trình lặp đi lặp lại, tốn thời gian hoặc dễ xảy ra lỗi nếu xử lý thủ công.

7.2 Xác định các yêu cầu về kỹ thuật

Sau khi chọn được các quy trình phù hợp, bước tiếp theo là phân tích các yêu cầu kỹ thuật cần thiết để triển khai. Doanh nghiệp cần xác định rõ các tiêu chí về phần mềm, nền tảng công nghệ cũng như mức độ tích hợp với hệ thống hiện có.

7.3 Lựa chọn giải pháp RPA và đối tác triển khai

Thị trường hiện có nhiều nhà cung cấp giải pháp RPA với các mức giá và tính năng khác nhau. Do đó, việc khảo sát, so sánh và lựa chọn một giải pháp phù hợp với năng lực nội bộ và quy mô doanh nghiệp là yếu tố then chốt.

7.4 Tiến hành triển khai và kiểm thử

Khi đã lựa chọn được giải pháp, doanh nghiệp bắt đầu triển khai thử nghiệm. Trong quá trình này, cần theo dõi kỹ lưỡng để đảm bảo các bước tự động hóa diễn ra chính xác, đúng logic và không gây ảnh hưởng đến các hoạt động khác.

7.5 Tổ chức đào tạo cho đội ngũ nhân sự

Nhằm đảm bảo vận hành trơn tru và khai thác hiệu quả công cụ RPA, doanh nghiệp nên tổ chức các buổi tập huấn, hướng dẫn sử dụng cho nhân viên, đặc biệt là những người trực tiếp tham gia vào quy trình đã tự động hóa.

7.6 Theo dõi hiệu quả và cải tiến liên tục

Cuối cùng, sau khi hệ thống đi vào hoạt động ổn định, doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá hiệu quả mà RPA mang lại. Việc thu thập phản hồi, đo lường hiệu suất và cập nhật cải tiến sẽ giúp tối ưu hóa công cụ này trong dài hạn.

8. Thực trạng áp dụng RPA trên thế giới và tại Việt Nam

8.1 Trên thế giới 

Thị trường tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) đang chứng kiến sự tăng trưởng vượt bậc trên quy mô toàn cầu. Theo báo cáo từ Gartner, doanh thu từ các phần mềm RPA vào năm 2022 đã đạt khoảng 2,5 tỷ USD và được dự đoán sẽ đạt ngưỡng 6,5 tỷ USD vào năm 2027, với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) lên đến 19,5%. Sự bứt phá này được thúc đẩy bởi nhiều yếu tố:

• Nhu cầu tự động hóa ngày càng lớn: Trước áp lực cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp cần tối ưu quy trình, giảm chi phí và nâng cao hiệu suất. RPA nổi bật lên như một giải pháp phù hợp, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu này.
• Công nghệ ngày càng phát triển: Các tiến bộ trong trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (ML) và các công nghệ liên quan đã mở rộng khả năng ứng dụng của RPA, từ việc xử lý tác vụ đơn giản đến những quy trình phức tạp hơn.
• Chuyển đổi số bùng nổ sau đại dịch: COVID-19 đã đẩy nhanh quá trình số hóa trong mọi lĩnh vực. RPA trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp duy trì vận hành, thích ứng linh hoạt và nâng cao trải nghiệm người dùng trong kỷ nguyên số.

8.2 Tại Việt Nam

Dù RPA đang dần trở thành xu hướng toàn cầu, nhưng mức độ ứng dụng tại Việt Nam hiện vẫn ở mức thấp, chủ yếu tập trung trong các doanh nghiệp lớn và các tập đoàn có vốn đầu tư nước ngoài. Tuy nhiên, thị trường Việt Nam vẫn được đánh giá là giàu tiềm năng nhờ những lợi thế sau:

• Chi phí lao động cạnh tranh: Lợi thế về chi phí nhân công cho phép doanh nghiệp triển khai RPA nhằm thay thế các công việc thủ công một cách hợp lý và tiết kiệm.
• Chính sách hỗ trợ từ Chính phủ: Nhiều chiến lược chuyển đổi số quốc gia được thúc đẩy, trong đó công nghệ tự động hóa, bao gồm RPA, được khuyến khích ứng dụng rộng rãi.
• Sự phát triển của khối SME: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ vốn đang giữ vai trò chủ lực trong nền kinh tế lại đang có nhu cầu ngày càng cao trong việc tự động hóa quy trình để nâng cao hiệu quả hoạt động.

Bên cạnh tiềm năng lớn, việc áp dụng RPA ở Việt Nam vẫn đối mặt với không ít thách thức:

• Thiếu nhận thức và hiểu biết: Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là khối SME, còn mơ hồ về khái niệm RPA, lợi ích mang lại cũng như cách triển khai hiệu quả.
• Nguồn nhân lực hạn chế: Số lượng chuyên gia RPA có năng lực còn tương đối ít, gây khó khăn cho việc triển khai trên diện rộng.
• Rủi ro về an ninh và dữ liệu: Nếu không có chiến lược triển khai bài bản, RPA có thể kéo theo các vấn đề liên quan đến bảo mật thông tin và quyền riêng tư.

Dù còn nhiều rào cản, một số doanh nghiệp Việt đã tiên phong ứng dụng RPA và gặt hái hiệu quả rõ rệt. Chẳng hạn, Vietcombank đã sử dụng RPA để tự động hóa quá trình xử lý giao dịch, giúp rút ngắn tới 90% thời gian xử lý và đảm bảo độ chính xác tuyệt đối. Tập đoàn FPT cũng ứng dụng RPA trong quản trị nhân sự, giúp tự động hóa khoảng 80% khối lượng công việc, qua đó tiết kiệm đến 50% thời gian làm việc của nhân viên.

Bên cạnh RPA, nhiều doanh nghiệp hiện nay còn có xu hướng thực hiện chuyển đổi số bằng cách sử dụng các nền tảng phần mềm quản trị như Base.vn. Hệ sinh thái Base.vn giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình nội bộ như quản lý công việc, nhân sự, quy trình phê duyệt hay biểu mẫu điện tử. 

Nền tảng quản trị doanh nghiệp như Base.vn đang tạo ra tiền đề quan trọng cho việc tích hợp và ứng dụng RPA trong tương lai, khi doanh nghiệp đã sẵn sàng về mặt hạ tầng dữ liệu, quy trình số hóa và tư duy vận hành.

Với những tiềm năng và cơ hội to lớn, RPA được kỳ vọng sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam trong thời gian tới, góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp Việt.

9. Kết luận

Tóm lại, RPA là gì không chỉ là một câu hỏi mang tính khái niệm, mà còn là một lời nhắc nhở doanh nghiệp về tầm quan trọng của việc đổi mới và ứng dụng công nghệ. RPA không nhằm thay thế con người, mà là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp con người tập trung vào những công việc mang tính sáng tạo và chiến lược hơn. Trong cuộc đua số hóa ngày càng khốc liệt, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật và triển khai những giải pháp như RPA để không bị bỏ lại phía sau.