Khen thưởng nhân viên xuất sắc là một bí quyết đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả để tăng cường động lực và nâng cao hiệu suất cho doanh nghiệp. Việc ghi nhận và trân trọng những đóng góp của nhân viên không chỉ giúp họ cảm thấy được tôn trọng và thúc đẩy tinh thần làm việc, mà còn tạo làn sóng tích cực lan tỏa đến toàn thể nhân viên khác. Bài viết dưới đây Base.vn sẽ gợi ý đến bộ phận HR một số mẫu tờ trình đề nghị khen thưởng chuyên nghiệp, dùng trong mọi tổ chức, doanh nghiệp.
1. Tờ trình đề nghị khen thưởng là gì?
Tờ trình đề nghị khen thưởng là văn bản được sử dụng để đề xuất các khen thưởng phù hợp cho cá nhân hoặc tập thể có thành tích xuất sắc trong công việc, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Văn bản này có thể được dùng trong các doanh nghiệp tư nhân hoặc cơ quan nhà nước.
Thông thường, bộ phận HR sẽ là người soạn thảo văn bản này và gửi đến cấp trên có thẩm quyền khen thưởng theo quy định của từng doanh nghiệp, tổ chức.
2. Việc khen thưởng cá nhân, tập thể có ý nghĩa gì?
Việc khen thưởng trong doanh nghiệp có nhiều ý nghĩa đối với sự phát triển của doanh nghiệp cũng như cá nhân:
- Tăng động lực và tinh thần làm việc: Khi nhân viên được khen thưởng và ghi nhận những đóng góp của mình đối với doanh nghiệp, họ sẽ cảm thấy được trân trọng và có thêm động lực để làm việc hiệu quả hơn nữa, cống hiến hết mình cho công việc và doanh nghiệp.
- Nâng cao hiệu suất làm của toàn bộ nhân viên: Khi 1 cá nhân hoặc tập thể được khen thưởng, họ sẽ cảm thấy được trân trọng, các nhân viên khác cũng có động lực để làm việc hiệu quả, năng suất và đạt được nhiều thành tích hơn.
- Thu hút và giữ chân nhân tài: Những doanh nghiệp với chính sách khen thưởng tốt, rõ ràng sẽ thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng, đồng thời giữ chân nhân sự ở lại với doanh nghiệp lâu hơn.
- Tạo môi trường làm việc tích cực: Khen thưởng nhân viên với những đóng góp của họ sẽ giúp tạo nên môi trường làm việc tích cực, cạnh tranh công bằng, mọi người đều có cơ hội để phát triển.
3. Quy trình thực hiện xét duyệt, khen thưởng trong doanh nghiệp
Quy trình xét duyệt khen thưởng cho cá nhân, đội nhóm sẽ khác nhau tùy theo mỗi doanh nghiệp, tuy nhiên đều sẽ đi qua 3 bước như sau:
Bước 1: Sau khi nhận được tờ trình đề nghị khen thưởng, cấp có thẩm quyền sẽ xem xét, thẩm định các thông tin, nội dung được đề cập.
Bước 2: Nếu đủ điều kiện, người có thẩm quyền sẽ ban hành quyết định khen thưởng cho cá nhân, tập thể được đề xuất.
Bước 3: Ra quyết định đề nghị khen thưởng và trao cho cá nhân, tập thể xứng đáng nhận được điều này.
Doanh nghiệp có thể thông báo và vinh danh đến toàn thể cán bộ nhân viên hoặc chỉ làm nội bộ trong từng phòng ban.
4. Cấu trúc của tờ trình đề nghị khen thưởng
Khi soạn thảo tờ trình đề nghị khen thưởng gửi đến cấp trên, người thực hiện có thể tham khảo cấu trúc như sau:
4.1 Phần đầu tờ trình
- Quốc hiệu, tiêu ngữ nước Việt Nam
- Ghi rõ tên cơ quan, đơn vị trình khen thưởng.
- Ghi số, ký hiệu của tờ trình theo quy định của cơ quan, doanh nghiệp
- Ngày, tháng, năm lập tờ trình
4.2. Tiêu đề
Phần này ghi rõ là “Tờ trình đề nghị khen thưởng”
4.3. Nội dung tờ trình
- Phần mở đầu: Nêu lý do, mục đích đề nghị khen thưởng.
- Phần tóm tắt thành tích: Trình bày tóm tắt những thành tích cụ thể, nổi bật của cá nhân/tập thể được đề nghị khen thưởng. Cần nêu rõ những thành tích này có ý nghĩa gì, đóng góp như thế nào đối với doanh nghiệp.
- Phần căn cứ: Ghi rõ căn cứ của doanh nghiệp cho việc đề nghị khen thưởng hoặc theo các căn cứ của pháp luật (với cơ quan nhà nước).
- Phần đề nghị: Nêu rõ hình thức khen thưởng mà đơn vị đề nghị cho cá nhân/tập thể.
4.4 Kết luận
- Khẳng định lại đề nghị khen thưởng của đơn vị doanh nghiệp.
- Kính đề nghị cấp trên xem xét, quyết định.
4.5 Ký tên
- Người đứng đầu cơ quan, đơn vị trình khen thưởng ký tên, ghi rõ họ tên, chức vụ.
- Cần có đóng dấu của cơ quan, đơn vị.
4.6 Phụ lục
Kèm theo các hồ sơ chứng minh thành tích của cá nhân/tập thể được đề nghị khen thưởng (nếu có).
Đọc thêm: Tải miễn phí 5 mẫu tờ trình xin kinh phí trong doanh nghiệp
5. Tải miễn phí mẫu tờ trình đề nghị khen thưởng
Bạn đọc có thể tham khảo mẫu tờ trình dưới đây và tùy chỉnh cho phù hợp với đặc thù của cơ quan, doanh nghiệp mình. Nhìn chung, mẫu này có thể dùng được cho mọi loại hình, chỉ cần thay đổi một số thông tin về tên doanh nghiệp, đơn vị, các căn cứ liên quan.
Tải miễn phí mẫu tờ trình đề nghị khen thưởng phổ biến nhất hiện nay
6. Một số lưu ý khi soạn thảo tờ trình đề nghị khen thưởng
Để đảm bảo tính thuyết phục và hiệu quả cho tờ trình đề nghị khen thưởng, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
- Tờ trình cần trình bày đầy đủ, rõ ràng các thông tin về cá nhân/doanh nghiệp được đề nghị khen thưởng, thành tích, đóng góp nổi bật, căn cứ pháp lý cho việc đề nghị khen thưởng, hình thức khen thưởng đề nghị,…
- Nêu rõ căn cứ pháp lý cho việc đề nghị khen thưởng, bao gồm văn bản pháp luật, quy định của doanh nghiệp,…
- Trình bày cụ thể, chi tiết các thành tích, đóng góp nổi bật của cá nhân/doanh nghiệp được đề nghị khen thưởng, làm nổi bật giá trị, ý nghĩa của những thành tích đó đối với doanh nghiệp.
- Tờ trình cần được trình bày khoa học, rõ ràng, mạch lạc, dễ đọc, dễ hiểu, ngôn ngữ sử dụng trong tờ trình cần trang trọng, lịch sự, phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
- Đừng quên kiểm tra kỹ lưỡng nội dung và hình thức của tờ trình trước khi trình lên cấp trên.
7. Base Request – Đơn giản thủ tục và quy trình đề nghị khen thưởng trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp, có rất nhiều luồng đề xuất, phê duyệt, do đó, nếu cần đề xuất khen thưởng nhân viên không biết phải gửi cho ai, gửi nội dung gì, bao lâu thì được duyệt. Ngoài ra, quản lý, ban lãnh đạo không phải lúc nào cũng có mặt để ký duyệt các giấy tờ, thủ tục liên quan. Điều này có thể khiến việc khen thưởng bị chậm trễ, nhân viên có những trải nghiệm không tốt.
Base Request ra đời có thể giúp giải quyết bài toán về việc đề xuất, phê duyệt đơn từ, tờ trình trong doanh nghiệp, cụ thể:
- Chuẩn hóa form tờ trình khen thưởng và sử dụng xuyên suốt, tránh nhân viên tự tạo đơn mới với những thông tin sai hoặc không đúng.
- Chủ động thiết lập người phê duyệt, người có liên quan đến khen thưởng nhân viên (có thể tùy chỉnh theo từng mức độ).
- Mọi thông tin, thao tác, quy trình được lưu lại trên phần mềm, dễ dàng giao tiếp, theo dõi luồng công việc, phê duyệt từ cấp trên.
- Tối ưu thời gian cho cả hai phía, tránh việc ký giấy tờ tốn kém thời gian, thậm chí nhiều lúc sai sót thông tin.
Với Base Request, doanh nghiệp có thể cắt giảm thời gian xử lý giấy tờ, từ đó đơn giản quy trình vận hành, tối ưu trải nghiệm của nhân viên.
Doanh nghiệp muốn dùng thử sản phẩm và nhận tư vấn từ chuyên gia của Base có thể để lại thông tin tại đây.
8. Kết luận
Việc xây dựng và thực hiện quy trình khen thưởng một cách chuyên nghiệp không chỉ là động lực để nhân viên cố gắng hơn mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Chúng tôi tin rằng những mẫu tờ trình này sẽ là công cụ hữu ích giúp quý vị hoàn thiện quy trình này.
Ngoài việc cung cấp mẫu tờ trình, chúng tôi còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng bộ tiêu chí đánh giá, quy trình khen thưởng phù hợp với từng đặc thù riêng. Nếu quý vị có nhu cầu tư vấn thêm, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.
