Tờ trình xin bổ sung nhân sự được sử dụng khi phòng ban trong công ty phát sinh nhu cầu cần tuyển dụng thêm nhân sự để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh. Văn bản này sẽ được gửi đến phòng Nhân sự và Giám đốc công ty để xem xét, phê duyệt. Trong bài viết dưới đây, Base.vn xin gửi đến bạn một số mẫu tờ trình bổ sung nhân sự chuyên nghiệp, áp dụng cho mọi vị trí.
1. Tờ trình xin bổ sung nhân sự là gì?
Tờ trình xin bổ sung nhân sự trong doanh nghiệp là văn bản hành chính được sử dụng khi phòng ban/bộ phận nào đó phát sinh nhu cầu về việc tăng nhân lực. Tờ trình này sẽ được lưu hành nội bộ trong công ty, tổ chức.
Nhiều doanh nghiệp còn gọi tờ trình xin bổ sung nhân sự là giấy đề xuất tuyển dụng hay giấy đề xuất bổ sung nhân sự. Có nhiều lý do khiến các phòng ban cần đến tờ trình này, ví dụ như:
- Công ty mở rộng quy mô và cần thêm nhân viên để thực hiện công việc.
- Nhân sự nghỉ việc nhưng chưa có nhân sự thay thế.
- Bổ sung thêm nhân viên để đáp ứng các công việc của doanh nghiệp.
Đối với nhiều tổ chức, việc nhận được tờ trình này là điều mà ban lãnh đạo không mong muốn. Lý do là bởi nó có thể phản ánh việc công ty quy hoạch nhân sự chưa tốt, quy trình tuyển dụng chưa hiệu quả hoặc trải nghiệm nhân viên không tốt khiến đội ngũ nhân sự rời đi.
2. Khi nào nên và không nên bổ sung nhân sự?
Trước khi làm tờ trình xin bổ sung nhân sự, các phòng ban cần xem xét và đánh giá xem liệu có thực sự cần thiết không, có thể tối ưu được đội ngũ nhân viên không để tránh lãng phí nguồn lực cũng như ngân sách cho công ty.
Các trường hợp nên xem xét bổ sung nhân lực
- Có nhiều công việc mới phát sinh nhưng nhân viên hiện tại không thể đảm nhiệm được tất cả.
- Khối lượng công việc tăng lên, cần thêm nhân viên để đảm bảo tiến độ công việc.
- Nhân viên phải làm thêm giờ, làm ngoài giờ để hoàn thành công việc nên cần thêm nhân sự hỗ trợ.
- Doanh nghiệp thuê cộng tác viên bên ngoài nhưng không đảm bảo hiệu quả, cần tuyển thêm nhân sự để thực hiện.
Trường hợp xem xét không cần bổ sung nhân sự
- Chưa có kế hoạch công việc rõ ràng cho nhân sự mới. Nếu muốn tuyển thêm thì cần có chi tiết phạm vi, nhiệm vụ công việc cho người mới.
- Công việc, dự án có tính chất thời vụ, không kéo dài thì có thể sắp xếp nhân viên hiện tại đảm nhiệm trong một vài tháng để tránh gây dư thừa và lãng phí ngân sách.
- Nhân viên nghỉ ngắn hạn vì lý do cá nhân thì nên xem xét về việc tuyển dụng người mới. Nếu nhân viên không thể đảm bảo thời gian quay trở lại thì cân nhắc tuyển dụng người mới để thay thế.
3. Cách viết tờ trình bổ sung nhân sự chuyên nghiệp
3.1 Cấu trúc tờ trình rõ ràng
Tiêu đề: Nêu rõ mục đích của tờ trình, ví dụ: “Tờ trình bổ sung nhân sự cho phòng Marketing”.
Kính gửi: Ghi rõ tên và chức vụ của người nhận, ví dụ như Giám đốc nhân sự, Giám đốc công ty, Trưởng phòng nhân sự….
Nội dung chi tiết
Phần mở đầu: Giới thiệu sơ lược về cá nhân hoặc phòng ban/bộ phận đề xuất, nêu rõ lý do cần bổ sung nhân sự.
Phần thân:
- Trình bày cụ thể khối lượng công việc, số lượng nhân sự hiện tại, và những khó khăn gặp phải do thiếu nhân sự.
- Nêu rõ số lượng vị trí cần bổ sung, yêu cầu về trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm cho từng vị trí.
- Trình bày phương án tuyển dụng, bổ sung nhân sự cho các vị trí cần thiết, bao gồm nguồn tuyển dụng, thời gian tuyển dụng, dự kiến chi phí,…
Phần kết luận: Tóm tắt lại nội dung trình bày và đề nghị cấp trên xem xét, phê duyệt. Đừng quên phần ký tên.
3.2 Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp
Khi làm những văn bản như tờ trình, bạn tránh sử dụng ngôn ngữ sáo rỗng, khuôn mẫu. Thay vào đó, bạn nên dùng các từ ngữ chính xác, cụ thể để diễn đạt ý kiến. Thông tin được đưa vào tờ trình cần đảm bảo tính logic, khoa học.
3.3 Chú trọng tính thuyết phục
Tờ trình xin thêm nhân sự cần nêu rõ những lợi ích mà việc bổ sung nhân sự sẽ mang lại cho doanh nghiệp. Để tăng tính thuyết phục, bạn có thể sử dụng số liệu, bằng chứng cụ thể để chứng minh cho lập luận của mình. Ngoài ra, bạn cũng đừng quên thể hiện thái độ cầu thị, sẵn sàng tiếp thu ý kiến đóng góp.
Đọc thêm: Tổng hợp mẫu đơn xin nghỉ việc/ thôi việc phổ biến nhất 2024
4. 5 mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự mới nhất
4.1 Mẫu tờ trình xin bổ sung số 1
Mẫu số 1 có thể dùng trong trường hợp bạn cần cấp trên duyệt bổ sung nhân sự đang cần gấp. Trong nội dung cần ghi rõ các thông tin về vị trí cần tuyển, mức lương, mô tả công việc….
Tải miễn phí mẫu số 1 TẠI ĐÂY
4.2 Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự số 2
Mẫu số 2 là mẫu khá cơ bản, áp dụng cho mọi vị trí, mọi phòng ban đang cần bổ sung nhân sự.
Tải miễn phí mẫu số 2 TẠI ĐÂY
4.3 Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự tiếng Anh
Nếu làm việc tại công ty sử dụng tiếng Anh, bạn có thể tham khảo mẫu này.
Tải miễn phí mẫu tờ trình bổ sung nhân sự bằng tiếng Anh TẠI ĐÂY
4.4 Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự số 4
Mời bạn tham khảo và tải miễn phí mẫu số 4 TẠI ĐÂY
4.5 Mẫu tờ trình số 5
Mẫu số 5 khá đơn giản nhưng vẫn đảm bảo các thông tin cần thiết.
Bạn có thể tham khảo và tải miễn phí TẠI ĐÂY
TẢI TRỌN BỘ 5 MẪU TỜ TRÌNH XIN BỔ SUNG NHÂN SỰ TẠI ĐÂY
5. Đơn giản quy trình xin bổ sung nhân sự với Base Request
Một cách thức hiệu quả khác thay thế cho việc trình văn bản lên cấp trên qua bản cứng, email,… là việc sử dụng Phần mềm xử lý yêu cầu & đề xuất Base Request trong doanh nghiệp.
Với một đề xuất xin bổ sung nhân sự trên Base Request, bạn có thể mô tả chi tiết hơn về vị trí công việc và yêu cầu đối với nhân sự mới, và để chúng dưới dạng file đính kèm. CEO, C-level và những người có thẩm quyền sẽ xét duyệt rất nhanh chóng cho bạn, bởi Base Request đã phát triển phiên bản ứng dụng trên điện thoại giúp làm việc ở mọi lúc mọi nơi. Đồng thời, bạn và những người liên quan có thể cùng bình luận ngay dưới đề xuất.
Hoàn toàn có thể thay thế tờ trình xin bổ sung nhân sự bằng một đề xuất được tạo trên hệ thống Phần mềm Base Request
Tóm gọn lại, Base Request giúp bạn tiết kiệm 90% thời gian xử lý giấy tờ nhờ vào:
- Chuẩn hóa quy trình xử lý đề xuất: Tạo mẫu form đề xuất, phân loại đề xuất, phân định trách nhiệm các thành viên có liên quan và thành viên trực tiếp xử lý đề xuất.
- Số hóa quy trình xử lý đề xuất: Tự động lưu trữ, dễ dàng tìm kiếm, hiển thị thông báo tới các cá nhân liên quan theo thời gian thực. Có thể trích xuất dữ liệu và in đề xuất để đảm bảo tính hiệu lực của văn bản.
- Minh bạch quy trình và các thông tin đề xuất: Theo dõi được tiến độ xử lý đề xuất, tự do trao đổi và tương tác giữa các thành viên.
- Có phiên bản điện thoại: Hệ thống notifications để xử lý đề xuất linh hoạt và tức thời, mọi lúc mọi nơi.
6. Kết luận
Tờ trình xin bổ sung nhân sự là một văn bản quan trọng trong công tác quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Văn bản này được sử dụng để đề xuất với cấp trên về việc bổ sung nhân sự cho các vị trí cần thiết, nhằm đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Hy vọng qua bài viết bạn đọc sẽ có thêm những thông tin hữu ích, chuẩn hóa được quy trình, thủ tục về nhân sự, nâng cao hiệu quả quản trị nguồn lực tại công ty.
