WIP hay Work In Progress là một thuật ngữ thường xuyên xuất hiện trong các cuộc thảo luận về sản xuất kinh doanh. Vậy cụ thể WIP là gì? Làm thế nào để quản lý WIP hiệu quả? Trong bài viết này, Base.vn sẽ cung cấp cho doanh nghiệp tất cả những thông tin cần biết về WIP và cách tốt nhất để tối ưu chỉ số này.
1. Định nghĩa WIP (Work in Progress)
1.1 WIP là gì?
WIP là viết tắt của “Work in Progress” hoặc “Work in Process”, có thể được hiểu theo các nghĩa như “Công việc đang thực hiện”, “Sản phẩm dở dang”, hay “Hàng tồn kho dở dang”. Đây là thuật ngữ mô tả trạng thái của sản phẩm, dịch vụ hoặc công việc đang trong quá trình thực hiện nhưng chưa hoàn thành.
Trong lĩnh vực sản xuất, WIP biểu thị cho các sản phẩm đã bắt đầu quy trình chế tạo nhưng chưa đạt trạng thái thành phẩm cuối cùng. Các sản phẩm này đã tiêu tốn nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất nhưng chưa thể xuất xưởng và chưa thể bán cho khách hàng.
Trong lĩnh vực phần mềm và quản trị dự án, chúng ta có thể xem WIP là các tác vụ, dự án hoặc tính năng đang được phát triển nhưng chưa hoàn thiện, cần được tiếp tục theo dõi và phân bổ tài nguyên hợp lý.
1.2 Phân biệt Work in Progress và Work in Process khi cần thiết
Trong thực tế, “Work in Progress” và “Work in Process” thường được sử dụng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, một số tổ chức thường phân biệt hai thuật ngữ này dựa trên phạm vi áp dụng:
– Work in Progress thường được áp dụng phổ biến hơn, bao gồm cả trong dịch vụ, dự án phần mềm và các hoạt động phi sản xuất. Thuật ngữ này phù hợp với môi trường làm việc linh hoạt và đa dạng ngành nghề.
– Work in Process chủ yếu tập trung vào sản xuất công nghiệp truyền thống, nơi sản phẩm trải qua các công đoạn chế tạo cụ thể và theo tuần tự. Các doanh nghiệp sản xuất thường ưa chuộng thuật ngữ này do tính chuyên môn cao.
Tại Việt Nam, cả hai thuật ngữ đều được chấp nhận trong báo cáo tài chính và tài liệu quản lý. Tuy nhiên, để tránh nhầm lẫn trong giao tiếp nội bộ, doanh nghiệp chỉ nên sử dụng cố định một thuật ngữ.
1.3 Phân loại và phạm vi sử dụng WIP trong các ngành nghề phổ biến
– WIP trong sản xuất công nghiệp: Bao gồm nguyên vật liệu đã được gia công một phần, bán thành phẩm đang chờ lắp ráp, và sản phẩm đang trong giai đoạn kiểm tra chất lượng. Ví dụ: linh kiện điện tử đang hàn mạch, sản phẩm dệt may đang nhuộm màu, hay xe hơi đang lắp ráp động cơ.
– WIP trong kế toán: Được ghi nhận như tài sản tồn kho trên bảng cân đối kế toán. WIP phản ánh giá trị đã đầu tư vào sản xuất nhưng chưa thu hồi được doanh thu. Việc định giá WIP ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo lãi lỗ và tình hình tài chính doanh nghiệp.
– WIP trong quản lý dự án/phần mềm: Thể hiện các tác vụ đang thực hiện trong sprint, tính năng đang phát triển, hoặc dự án đang ở giai đoạn triển khai. Việc quản lý WIP giúp đội ngũ công nghệ giảm tải áp lực và duy trì chất lượng đầu ra.
– WIP trong vận hành kho: Gồm hàng hóa đang kiểm tra, đóng gói, hoặc chờ vận chuyển. Những sản phẩm này đã sẵn sàng về mặt kỹ thuật nhưng chưa đến tay khách hàng.
Đọc thêm: 7 bước quản lý tiến độ dự án đảm bảo hiệu suất và thành công
2. Ý nghĩa và tác động của WIP
2.1 Tác động của WIP trong chuỗi giá trị và điều hành doanh nghiệp
WIP nằm ở vị trí trung gian trong chuỗi giá trị: nguyên liệu thô → WIP → thành phẩm → khách hàng. Vị trí này mang tính chiến lược cao vì WIP vừa phản ánh hiệu quả sản xuất, vừa ảnh hưởng đến dòng tiền và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường.
Khi WIP được kiểm soát tốt, doanh nghiệp sẽ có luồng sản xuất mượt mà, giảm thời gian chu trình và tăng tốc độ đáp ứng nhu cầu khách hàng. Ngược lại, WIP quá cao sẽ dẫn đến ứ đọng vốn lưu động, tăng chi phí lưu kho và giảm linh hoạt trong điều chỉnh sản lượng.
Ví dụ: Một nhà máy sản xuất điện thoại có WIP cao sẽ gặp khó khăn khi thị trường yêu cầu thay đổi tính năng sản phẩm. Chi phí để điều chỉnh hoặc thanh lý WIP có thể gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp.
WIP cũng ảnh hưởng đến năng suất lao động. Khi các công đoạn sản xuất bị đình trệ, nhân viên phải chờ đợi, khiến tinh thần làm việc giảm sút và làm tăng chi phí nhân công trên một đơn vị sản phẩm.
2.2 Ý nghĩa của WIP trong báo cáo tài chính và kế toán doanh nghiệp
Về mặt kế toán, WIP được phân loại là tài sản lưu động và ghi nhận trên bảng cân đối kế toán. Giá trị WIP bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung đã phát sinh.
Việc định giá WIP đòi hỏi sự chính xác cao vì nó ảnh hưởng đến:
– Giá vốn hàng bán (COGS) trong báo cáo kết quả kinh doanh
– Tổng tài sản và vốn chủ sở hữu trên bảng cân đối kế toán
– Các chỉ số tài chính như tỷ suất lợi nhuận gộp và vòng quay tài sản
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 02) và chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS 2), chi phí sản xuất dở dang (WIP – Work in Progress) phải được định giá theo nguyên tắc giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được (NRV – Net Realizable Value). Do đó, doanh nghiệp cần phải đánh giá định kỳ khả năng thu hồi giá trị từ WIP.
Việc kiểm kê WIP cũng quan trọng cho kiểm toán và tuân thủ pháp luật. Sai lệch trong ghi nhận WIP có thể dẫn đến báo cáo tài chính không chính xác và ảnh hưởng đến quyết định của nhà đầu tư.
3. Phương pháp tính toán WIP và ví dụ minh họa
3.1 Công thức tính WIP chuẩn
Công thức cơ bản để tính WIP như sau:
WIP cuối kỳ = WIP đầu kỳ + Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ – Giá vốn thành phẩm hoàn thành trong kỳ
Trong đó:
– WIP đầu kỳ: Giá trị tồn kho dở dang từ kỳ trước chuyển sang
– Chi phí sản xuất phát sinh: Bao gồm nguyên vật liệu trực tiếp, lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung
– Giá vốn thành phẩm hoàn thành: Tổng chi phí của sản phẩm đã hoàn thành và chuyển thành thành phẩm
Công thức chi tiết hơn:
WIP = Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + Chi phí lao động trực tiếp + Chi phí sản xuất chung được phân bổ
Các yếu tố ảnh hưởng đến mức độ chính xác khi tính WIP:
– Phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung
– Cách xác định tỷ lệ hoàn thành của từng sản phẩm
– Phương pháp đánh giá tồn kho (FIFO, LIFO, bình quân gia quyền)
– Cách xử lý sản phẩm hỏng, mất mát trong sản xuất
3.2 Ví dụ minh họa cụ thể theo quy trình sản xuất
Trường hợp: Công ty ABC sản xuất túi xách da theo các công đoạn: cắt da → may → lắp phụ kiện → kiểm tra chất lượng → đóng gói.
Dữ liệu trong tháng 1/2025 cho thấy:
– WIP đầu tháng: 50 triệu VNĐ
– Nguyên vật liệu đưa vào sản xuất: 200 triệu VNĐ
– Chi phí lao động trực tiếp: 80 triệu VNĐ
– Chi phí sản xuất chung: 40 triệu VNĐ
– Thành phẩm hoàn thành: 300 triệu VNĐ
Tính toán WIP cuối tháng:
WIP cuối tháng = 50 + 200 + 80 + 40 – 300 = 70 triệu VNĐ
Phân tích theo từng công đoạn:
– Công đoạn cắt da: 15 túi (30% hoàn thành) = 10,5 triệu VNĐ
– Công đoạn may: 25 túi (60% hoàn thành) = 37,5 triệu VNĐ
– Công đoạn lắp phụ kiện: 20 túi (85% hoàn thành) = 22 triệu VNĐ
Tổng WIP = 10,5 + 37,5 + 22 = 70 triệu VNĐ
3.3 Đồ họa và bảng so sánh trạng thái tồn kho
| Loại tồn kho | Đặc điểm | Ví dụ | Trạng thái |
| Nguyên liệu thô (Raw materials) | Chưa qua gia công | Da thô, sợi, kim loại | Chờ sản xuất |
| WIP (Work in Progress) | Đang gia công | Sản phẩm dở dang các công đoạn | Trong quá trình sản xuất |
| Thành phẩm (Finished goods) | Hoàn thành, sẵn sàng bán | Sản phẩm đã qua kiểm tra | Chờ xuất kho |
4. Ứng dụng và cách giảm thiểu WIP hiệu quả
4.1 Tại sao cần kiểm soát và giảm thiểu WIP?
WIP cao gây ra nhiều vấn đề cho doanh nghiệp. Chi phí lưu kho tăng do cần không gian và nhân lực để quản lý sản phẩm dở dang. Vốn lưu động bị “đóng băng” trong WIP, làm giảm khả năng đầu tư vào các cơ hội kinh doanh khác.
Chất lượng sản phẩm có thể suy giảm khi WIP tồn đọng quá lâu. Nguyên vật liệu có thể bị hỏng, lỗi thời hoặc không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật mới. Đồng thời, thời gian chu trình sản xuất kéo dài sẽ khiến doanh nghiệp chậm trễ đáp ứng nhu cầu của thị trường.
WIP cao cũng che giấu các vấn đề trong quy trình sản xuất. Khi có nhiều hàng tồn kho, các nút thắt (bottleneck) và lãng phí không được phát hiện kịp thời, cản trở việc cải tiến và tối ưu hóa hoạt động.
Từ góc độ tài chính, WIP cao làm tăng rủi ro lỗ thời sản phẩm và khó khăn trong thanh khoản. Nếu chưa thể kiếm được doanh thu từ thành phẩm, doanh nghiệp sẽ gặp áp lực về dòng tiền khi cần thanh toán cho nhà cung cấp và trả lương nhân viên.
4.2 Các phương pháp quản lý và giảm thiểu WIP thiết thực
– Lean Manufacturing (sản xuất tinh gọn): Tập trung loại bỏ mọi hoạt động không tạo giá trị trong quy trình sản xuất. Khi dòng chảy sản xuất thông suốt hơn, WIP sẽ tự nhiên giảm. Các công cụ như Value Stream Mapping sẽ giúp doanh nghiệp nhìn rõ luồng sản xuất và xác định chính xác các điểm tắc nghẽn.
– Just In Time (JIT): Áp dụng nguyên tắc sản xuất “đúng lúc – đúng lượng”, giúp các công đoạn sản xuất được đồng bộ với nhau. Nguyên vật liệu chỉ được cung cấp khi cần, và sản phẩm được chuyển sang bước tiếp theo ngay lập tức, từ đó hạn chế tồn WIP giữa các công đoạn.
– Cải tiến kỹ thuật và quy trình: Việc tối ưu bố trí nhà xưởng, giảm thời gian setup máy, nâng cấp thiết bị hoặc đào tạo kỹ năng cho công nhân đều giúp rút ngắn thời gian chu trình. Khi tốc độ xử lý tăng, lượng WIP tồn đọng cũng giảm theo.
– Quản lý WIP trong phát triển phần mềm và quản lý dự án: Trong Agile và Kanban, giới hạn WIP (WIP Limit) được sử dụng để kiểm soát số lượng công việc đang làm. Khi chỉ tập trung vào một số tác vụ nhất định, nhân viên có thể tránh được tình trạng “chạy nhiều việc dở dang”, giúp dòng công việc trôi chảy hơn.
4.3 Công cụ hỗ trợ quản lý WIP
Một số công cụ hiện đại mà doanh nghiệp có thể sử dụng để quản lý WIP bao gồm:
– Hệ thống ERP (SAP, Oracle, Base.vn…): Các giải pháp ERP tích hợp module sản xuất cho phép theo dõi WIP theo thời gian thực, tổng hợp dữ liệu từ kho, mua hàng, sản xuất đến nhân sự. Nhờ đó, nhà quản lý có cái nhìn đầy đủ về tiến độ và dễ dàng phát hiện điểm tắc nghẽn.
– Hệ thống MES (Manufacturing Execution System): MES chuyên theo dõi hoạt động tại xưởng, giám sát từng sản phẩm qua từng công đoạn. Hệ thống cho biết vị trí, trạng thái và thời gian hoàn thành dự kiến của từng đơn vị WIP, giúp tối ưu lịch trình và phân bổ nguồn lực hợp lý.
– Dashboard và công cụ theo dõi KPI: Các nền tảng như Power BI, Tableau hiển thị WIP, chu kỳ sản xuất, thông lượng và nhiều chỉ số quan trọng khác một cách trực quan và rõ ràng. Qua đó, nhà quản lý sẽ sớm nhận diện bất thường, theo dõi xu hướng và đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu.
5. Ứng dụng và xu hướng quản lý WIP bằng công nghệ
5.1 WIP trong quản lý dự án Agile, Kanban và phần mềm
Đối với phát triển phần mềm, khái niệm “giới hạn WIP” (WIP Limit) trở thành nguyên tắc cốt lõi của phương pháp Agile và Kanban. WIP Limit quy định số lượng tối đa công việc có thể thực hiện đồng thời trong mỗi giai đoạn của quy trình phát triển.
Ví dụ, một nhóm phát triển có thể thiết lập WIP Limit như sau: 3 task (nhiệm vụ) đang phân tích, 2 task đang code, 1 task đang testing. Khi một giai đoạn đạt giới hạn, toàn bộ nhóm sẽ tập trung hoàn thành công việc hiện tại thay vì bắt đầu task mới.
Lợi ích của WIP Limit bao gồm:
– Tăng sự tập trung
– Phát hiện sớm bottleneck trong quy trình
– Cải thiện chất lượng do giảm áp lực bị hối thúc
– Tăng tốc độ hoàn thành thông qua luồng công việc rõ ràng
So với quản lý WIP truyền thống trong sản xuất, WIP trong phát triển phần mềm có tính chất động và linh hoạt hơn. Các “sản phẩm” là những đoạn code hoặc tính năng có thể thay đổi yêu cầu trong quá trình thực hiện.
5.2 Xu hướng quản lý WIP với AI, Big Data và dữ liệu thời gian thực
– Trí tuệ nhân tạo (AI) và Machine Learning: AI đang thay đổi cách doanh nghiệp quản lý WIP nhờ khả năng phân tích và dự báo. Thuật toán Machine Learning có thể đọc dữ liệu lịch sử để dự đoán điểm nghẽn, tối ưu kích thước lô sản xuất và lên lịch sản xuất hợp lý hơn. Một số hệ thống còn tự động điều chỉnh WIP Limit dựa trên năng lực thực tế của dây chuyền hoặc nhóm nhân công.
– Cảm biến IoT và giám sát thời gian thực: Cảm biến gắn trên sản phẩm hoặc máy móc giúp theo dõi vị trí, trạng thái, nhiệt độ, độ rung và nhiều thông số quan trọng khác. Dữ liệu được cập nhật liên tục để hệ thống cảnh báo sớm nếu có bất thường và đề xuất điều chỉnh kế hoạch sản xuất kịp thời.
– Công nghệ Digital Twin (bản sao số): Digital Twin tạo ra mô hình số mô phỏng toàn bộ quy trình sản xuất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thử nghiệm nhiều kịch bản khác nhau để tìm mức WIP tối ưu mà không ảnh hưởng đến sản xuất thực tế. Đây cũng là công cụ hữu ích để đào tạo và cải tiến quy trình.
– Ứng dụng Blockchain (chuỗi khối): Blockchain giúp theo dõi WIP trong các chuỗi cung ứng phức tạp bằng “hộ chiếu số” cho từng sản phẩm đang sản xuất. Toàn bộ lịch sử gia công, từ nguyên liệu đầu vào, công đoạn đã hoàn thành đến tiêu chuẩn cần tuân thủ, đều được ghi lại minh bạch. Dược phẩm, thực phẩm, điện tử và hàng xa xỉ là những ngành hàng thực sự cần đến giải pháp này.
– Nền tảng quản lý WIP trên đám mây: Các nền tảng như Base.vn đang tích hợp AI và phân tích dữ liệu để cung cấp cái nhìn chuyên sâu về hiệu suất sản xuất. Hệ thống không chỉ theo dõi WIP mà còn gợi ý hành động cải thiện, chẳng hạn như điều chỉnh phân ca, thay đổi nhà cung ứng hoặc cân đối lại lịch sản xuất.
Trong tương lai, xu hướng quản lý WIP tự động sẽ lên ngôi: hệ thống tự điều chỉnh WIP theo nhu cầu thị trường, năng lực máy móc và mục tiêu kinh doanh mà không cần quá nhiều sự can thiệp thủ công.
Đọc thêm: Top 15 phần mềm quản lý dự án miễn phí + trả phí tốt nhất 2025
6. Base.vn: Giải pháp kiểm soát WIP theo thời gian thực
Base.vn là nền tảng quản trị toàn diện giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát WIP trên toàn bộ dây chuyền sản xuất. Base.vn giúp tập trung hóa toàn bộ thông tin từ các công đoạn, giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình trạng sản xuất theo thời gian thực và tối ưu hiệu suất vận hành.
1. Số hóa & theo dõi WIP xuyên suốt từng công đoạn
Base.vn cho phép doanh nghiệp thiết lập quy trình sản xuất theo chuẩn ISO và theo dõi từng bước WIP trên một hệ thống:
– Ghi nhận trạng thái sản phẩm dở dang theo thời gian thực ở từng công đoạn.
– Hiển thị lượng WIP, tỷ lệ đạt/lỗi, hao hụt tại mỗi bước sản xuất.
– Giúp lãnh đạo quan sát toàn cảnh dây chuyền và phát hiện sớm điểm nghẽn gây chậm tiến độ.
– Tăng tính minh bạch trong kiểm soát chất lượng và sản lượng.
2. Đồng bộ dữ liệu vật tư, bán thành phẩm và thành phẩm
Base.vn loại bỏ sự rời rạc giữa các bộ phận liên quan đến WIP bằng cách:
– Tự động liên kết vật tư xuất kho với từng lệnh sản xuất và từng công đoạn.
– Ghi nhận bán thành phẩm chuyển tiếp giữa các bước trong dây chuyền.
– Cập nhật dữ liệu QC để xác định lỗi và giảm thiểu sai lệch.
3. Cảnh báo tắc nghẽn và kiểm soát tiến độ chủ động
Base.vn giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề trước khi gây ảnh hưởng lớn đến dây chuyền:
– Cảnh báo khi tồn WIP tăng bất thường tại một công đoạn.
– Cho biết khi thời gian xử lý vượt chuẩn hoặc sản lượng sụt giảm.
– Hỗ trợ quản đốc điều phối nhân sự, máy móc kịp thời để tránh ách tắc.
4. Báo cáo WIP theo thời gian thực, hỗ trợ ra quyết định nhanh
Base.vn cung cấp hệ thống dashboard trực quan và báo cáo tự động như:
– Số lượng WIP theo công đoạn,
– Tiến độ từng lệnh sản xuất,
– Tồn bán thành phẩm,
– Hiệu suất từng dây chuyền.
Hơn 10.000 doanh nghiệp Việt đã nâng cấp năng lực vận hành cùng Base.vn. Liên hệ chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp kiểm soát WIP và quản trị sản xuất phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
7. Kết bài
Trên đây là những thông tin giúp doanh nghiệp hiểu rõ WIP là gì và vì sao chỉ số này lại quan trọng trong kinh doanh. WIP không chỉ là một con số ghi nhận hàng tồn dở dang mà còn là “thước đo sức khỏe” của toàn bộ quy trình vận hành. Khi nắm chắc cách tính, cách theo dõi và phương pháp kiểm soát WIP, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tối ưu vốn lưu động, cải thiện dòng tiền và nâng cao năng suất. Với sự hỗ trợ của các nền tảng quản trị hiện đại như Base.vn, doanh nghiệp có thể tiếp cận những phương pháp quản lý tiên tiến, tự động hóa quy trình, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và hướng tới tăng trưởng vững mạnh.
