Một trưởng phòng nhân sự thì có tướng tá diện mạo thế nào? Đó là một câu hỏi chung mà rất khó để trả lời chính xác, nhưng không phải là không thể khắc họa một mẫu người lý tưởng cho công việc này. Bài viết này sẽ “vẽ” cho bạn bức chân dung của một HR Manager thực thụ.
HR Manager là gì? Đâu là công việc của một trưởng phòng nhân sự? Trước tiên, chúng ta sẽ đi vào từng câu hỏi đơn giản nhất và trả lời cho chúng.
1. HR Manager là gì?
HR Manager là cách gọi bằng tiếng Anh của vị trí trưởng phòng Nhân sự. Trưởng phòng nhân sự là người quán xuyến các mảng công việc liên quản đến nhân sự (tuyển dụng, đào tạo), chính sách, quyền lợi của từng cá thể trong công ty. Họ cũng là những người đem những cá thể trong công ty xích lại gần nhau, biến thành một thể thống nhất, làm việc vì mục tiêu chung trong khi vẫn chăm sóc từng cá nhân một cách kỹ càng.
Các mảng trong hoạt động nhân sự mà HR Manager trực tiếp chịu trách nhiệm bao gồm:
- Quản lý tuyển dụng trong công ty
- Quản lý đào tạo nhân sự
- Quản lý chính sách
- Đưa ra định hướng nhân sự
Ở những phần tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu từng đầu việc này của người trưởng phòng nhân sự.
2. Vai trò của HR Manager
Quản lý nhân sự đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong cấu trúc doanh nghiệp. Họ là cầu nối giữa mọi người trong doanh nghiệp và là người giải quyết các vấn đề nội bộ một cách hiệu quả.
Đi về lịch sử một chút, từ xưa khi mà các doanh nghiệp chuyên nghiệp đầu tiên được hình thành, bộ phận nhân sự đúng hơn là một bộ phận hành chính khi lo các thủ tục giấy tờ, tiền lương, các quyết định hành chính trong doanh nghiệp. Dần dà, ngoài việc hành chính, bộ phận nhân sự tiếp quản thêm việc tuyển dụng và đào tạo nhân sự. Sau đó, ngoài tuyển mới, đào tạo và các công việc hành chính, bộ phận nhân sự tiếp tục lo cho sự phát triển cao hơn cho các thành viên trong doanh nghiệp, quản lý và điều chỉnh các mối quan hệ trong doanh nghiệp.
Ngày nay, trong môi trường kinh doanh hiện đại, ngoài tiếp quản các mảng nêu trên, bộ phận HR còn đóng vai trò dẫn đầu doanh nghiệp khi phần lớn các kế hoạch kinh doanh đều được tích hợp vào các kế hoạch nhân sự dài hạn. Vì vậy, một quản lý nhân sự giỏi là một người vô cùng cần thiết cho doanh nghiệp. Chúng ta sẽ đi vào khám phá chi tiết một chút:
2.1. Về con người
Tuyển dụng
Quản lý Nhân sự là người trực tiếp kiểm soát, đôi khi là thực hiện một số vị trí trong các bước sau:
- Đánh giá và đưa ra đề xuất về nhu cầu tuyển dụng.
- Thu hút tuyển dụng qua xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu tuyển dụng.
- Viết bản mô tả công việc và bản tin tuyển dụng cho các vị trí cần thiết.
- Phỏng vấn và tuyển chọn.
- Đào tạo, giúp người mới hòa nhập về cả kỹ năng và tính cách để phù hợp với cộng đồng.
- Quản lý các giấy tờ biểu mẫu liên quan đến quy trình tuyển dụng.
Những công việc này một HR Manager có thể giao cho chuyên viên của mình thực hiện nhưng họ phải trực tiếp đứng ra quản lý, kiểm soát bởi đó là trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận.
Đào tạo và phát triển con người
Việc onboarding nhân viên mới và kích thích họ phát triển là việc chắc chắn phải làm trong doanh nghiệp. Trong thế giới kinh doanh hiện đại, công nghệ thông tin khiến mọi thứ thay đổi như chong chóng nên các nhân viên có kinh nghiệm cũng cần được trau dồi hằng ngày và người quản lý nhân sự có thể là cầu nối về quan hệ giúp giảm thiểu chi phí học tập và kích thích khả năng học hỏi trong mỗi nhân viên.
Các công việc chính trong mảng đào tạo mà một HR Manager cần quản lý đó là:
- Quan sát và đề xuất đào tạo: Nhiệm vụ của HR Manager có thể là lên khung chương trình hoặc đứng ra tổ chức lớp học và mời các diễn giả, thầy giáo giỏi về một số lĩnh vực cần thiết để trực tiếp giảng dạy. Đôi khi có thể là học Online và có hỗ trợ học phí cho các cá nhân tham gia học tập.
- Tổ chức đào tạo: Địa điểm, hình thức, người dạy, chi phí, thời gian, … là những gì mà một người quản lý cần để tâm.
- Hỗ trợ kiểm tra đầu ra và khảo sát sau khóa học: HR Manager cần nắm được là nhân sự học tập có hiệu quả không, có ứng dụng được kiến thức không để đo lường được hiệu quả về chi phí khi bỏ ra cho nhân viên đi học. Sau đó, doanh nghiệp cần tạo những khảo sát để biết rằng liệu có nên tổ chức các khóa học kiểu như này nữa không.
- Quản lý giấy tờ liên quan tới quá trình đào tạo: Các giấy tờ liên quan như giấy chứng nhận hoàn thành khóa học sau đào tạo, các chi phí thuê địa điểm, mời diễn giả, mẫu thu hoạch cho mỗi nhân viên sau buổi học, … đều cần được quản lý Nhân sự nắm giữ và quản lý.
Trong suốt từ đầu vào tới đầu ra, người quản lý HR cần nắm vai trò giám sát chặt chẽ để không xảy ra sai sót nghiêm trọng nào trong suốt quá trình. Việc báo cáo với cấp trên cũng cần thiết bởi nếu công ty chi trả phần lớn chi phí đào tạo thì các cấp lãnh đạo cao hơn cần biết liệu tiền của họ có được tiêu hiệu quả hay không.
Đánh giá và quản lý nhân sự
Một chiến lược nhân sự hay một kế hoạch nhỏ về nhân sự đều đi kèm những quy trình đánh giá nhân viên bài bản. Chính người quản lý là người đưa ra khung đánh giá đó. Việc đánh giá rất quan trọng bởi nó sẽ theo dõi sự tiến bộ của nhân viên sau quá trình làm việc và học tập tại công ty. Việc này sẽ giúp cho quá trình cắt giảm hoặc thuê mới nhân sự trở nên công tâm, phân minh hơn.
2.2. Về tổ chức
Văn hóa doanh nghiệp
Có thể người đứng đầu bộ phân HR không phải là người định hình hay kiến tạo ra văn hóa doanh nghiệp nhưng chắc chắn phải là người hiểu nó rõ nhất. HR Manager cần là người cho ý kiến và cố gắng kết hợp những chính sách, sự kiện hay buổi đào tạo trong doanh nghiệp với văn hóa doanh nghiệp.
Để nói về văn hóa doanh nghiệp thì có lẽ một bài viết khó mà đủ nói hết về ý nghĩa tuyệt vời của nó nhưng chung quy lại nếu văn hóa doanh nghiệp này đi vào tiềm thức của nhân viên một cách sâu sắc và được lặp đi lặp lại nhiều thời điểm, nhân viên sẽ hiểu và cống hiến cho công ty nhiều hơn.
Chế độ lương thưởng, đãi ngộ và các chính sách trong công ty
Một quản lý HR cần giỏi cả về luật. Các chính sách cần chặt chẽ và hợp lý để vận hành trơn tru và không có lỗ hổng lớn nào khiến cho công ty thua thiệt chỉ vì một vài kẻ phá bĩnh trong công ty. Những vấn đề mà quản lý HR cần nắm rõ trong mảng này như sau:
- Biểu mẫu thống kê công và chấm lương: Phần này nhà quản lý có thể sử dụng công cụ kế toán hỗ trợ.
- Thông thạo cách tính lương Net và lương Gross: Việc này nhằm kiểm soát chất lượng công việc của cấp dưới bởi thường quản lý sẽ không phải ngồi tận tay là bảng lương.
- Tổ chức chấm công, chấm lương thưởng theo nhóm: Đây là phần nhằm giúp quá trình chấm công minh và nhanh nhất.
- Hoạch định các chính sách lương, thưởng, số ngày nghỉ phép, phụ cấp lễ Tết,… Quản lý sẽ đưa ra các chính sách lương và thưởng tốt cho nhân viên kèm theo đó là sự minh bạch. Quản lý cũng cần lắng nghe phản hồi của nhân viên về các mức thưởng. Ngoài ra, các hoạt động ngoại khóa, du lịch tập thể, … có thể cân nhắc tùy theo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Lãnh đạo và hỗ trợ lãnh đạo
Quản lý HR trong các công ty luôn là cánh tay đắc lực của các lãnh đạo cấp cao và các chủ đầu tư. Khi cần hỏi về các vấn đề nhân sự và vô số những việc khác liên quan tới chính sách của công ty, người phụ trách mảng Nhân sự sẽ đưa ra báo cáo và đánh giá chi tiết. Quản lý HR là cầu nối giữa nhân viên với các cấp lãnh đạo cao và mang trách nhiệm không hề nhỏ trong kết quả kinh doanh của toàn doanh nghiệp.
Nhà quản lý HR làm việc với con người và là người của công chúng. Họ lắng nghe và kết nối nên nếu có khả năng lãnh đạo, hiểu quả công việc sẽ cao hơn nhiều. Chính bởi lý do đó, những nhà làm doanh nghiệp thường trọng dụng các quản lý HR có khả năng hoặc tố chất lãnh đạo tốt.
Đọc thêm: Project Manager là gì? Thế nào là một người PM tốt?
3. Kỹ năng chuyên môn và tố chất của người làm nhân sự
Một người làm nhân sự giỏi để bước lên cấp độ quản lý cần là người dung hòa giữa cảm xúc và lý trí, tức kiến thức, tư duy và tình cảm nồng ấm, công minh, công tâm. Sau đây là một vài điểm chính về tố chất cần có của 1 người làm nhân sự:
- Tố chất lãnh đạo: Đây cần là người có thể gây dựng lòng tin, lời nói thoát ra phải có trọng lượng và thuyết phục. Họ cần cư xử đúng mực và biết lắng nghe, tôn trọng mọi người.
- Tố chất tư duy logic: Họ phải là người có tư duy mạch lạc, rõ ràng nếu không sẽ bị rối bởi như bạn đọc có thể thấy khối lượng công việc không hề ít của quản lý nhân sự. Tất nhiên, độ căng thẳng phụ thuộc vào nơi làm việc và quy mô của công ty nhưng áp lực ở công ty nhỏ nhất cũng không dễ chịu.
- Tố chất thấu hiểu: Họ cần đưa ra các đánh giá lý trí nhưng cũng cần cân nhắc cái “tình”. Người có tố chất thấu hiểu có thể đưa ra những đánh giá công tâm như vậy.
Bên cạnh các tố chất là một bộ các kỹ năng mà người làm quản lý cần nắm như lòng bàn tay như các kỹ năng quản lý, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng làm việc độc lập, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tạo dựng và duy trì mối quan hệ, kỹ năng thiết lập kế hoạch,…
Rất nhiều các kỹ năng từ lớn tới nhỏ mà một trưởng phòng nhân sự cần phải thuần thục. Trên thị trường lao động bây giờ, vị trí quản lý HR cũng là một vị trí cạnh tranh cao nhưng mà là giữa các doanh nghiệp bởi người tài thiếu việc thật là hiếm.
4. Kết luận
Một hình mẫu quản lý nhân sự đối với mỗi doanh nghiệp là khác nhau, tuy nhiên một con người hội tụ các yếu tố trên quả là không nhiều và khó có thể bỏ lỡ. Bài viết không chỉ dành cho những người đang tìm kiếm một cộng sự sành sỏi về HR mà còn dành cho các bạn trẻ, các chuyên viên HR muốn tiến tới một bước xa hơn trong sự nghiệp. Chúc các bạn thành công!
