Biên bản cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong việc quy trình vận hành công việc tại mỗi công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết viết biên bản một cách khoa học, logic và hiệu quả.
Trong bài viết này, hãy cùng Base.vn tìm hiểu kỹ về khái niệm và ý nghĩa của biên bản cuộc họp, nắm rõ những trường hợp cần viết biên bản họp, trang bị đầy đủ kiến thức về cách viết biên bản cuộc họp chuyên nghiệp. Ngoài ra, bài viết còn cung cấp cho bạn một số mẫu biên bản cuộc họp miễn phí và đa dạng cho nhiều mục đích sử dụng.
1. Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp, tiếng Anh gọi là Meeting minutes là văn bản ghi lại đầy đủ, chính xác nội dung, diễn biến cuộc họp, bao gồm các vấn đề được thảo luận, ý kiến đóng góp của các thành viên tham dự, quyết định được đưa ra và phân công nhiệm vụ thực hiện.
Viết biên bản cuộc họp là nhiệm vụ cần thiết đối với các doanh nghiệp, nhất là trong các trường hợp sau:
- Cuộc họp quan trọng: Quyết định những vấn đề quan trọng, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức, đơn vị.
- Cuộc họp có nhiều người tham dự: Cần ghi chép để đảm bảo đầy đủ, chính xác nội dung cuộc họp.
- Cuộc họp có phân công nhiệm vụ: Cần ghi rõ trách nhiệm của từng người để theo dõi, đánh giá.
- Cần lưu trữ làm bằng chứng: Biên bản họp có thể được sử dụng để làm bằng chứng trong trường hợp có tranh chấp.
2. Ý nghĩa của biên bản cuộc họp
Biên bản cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của tổ chức, đơn vị, góp phần đảm bảo hiệu quả công việc và giải quyết nhiều vấn đề trong thực tiễn. Dưới đây là những ý nghĩa chính của biên bản cuộc họp:
2.1. Ghi chép và lưu trữ thông tin
Biên bản cuộc họp là tài liệu ghi chép và lưu trữ đầy đủ, chính xác nội dung, diễn biến cuộc họp, bao gồm các vấn đề được thảo luận, ý kiến đóng góp của các thành viên tham dự, quyết định được đưa ra và phân công nhiệm vụ thực hiện. Nhờ vậy, biên bản cuộc họp giúp:
- Theo dõi tiến độ và tình trạng công việc: Căn cứ vào các quyết định và phân công nhiệm vụ được ghi trong biên bản, các cá nhân và đơn vị liên quan có thể theo dõi, đánh giá tiến độ thực hiện công việc và điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết. Bên cạnh đó, biên bản cuộc họp cũng giúp các thành viên nắm được tình trạng của dự án, công việc đang diễn ra như thế nào, nhìn thấy được những vấn đề nổi cộm.
- Giải quyết tranh chấp: Biên bản cuộc họp có thể được sử dụng làm bằng chứng để giải quyết tranh chấp trong trường hợp có bất đồng về nội dung cuộc họp hoặc các quyết định được đưa ra.
- Tham khảo cho các cuộc họp sau: Biên bản cuộc họp trước có thể cung cấp thông tin và kinh nghiệm quý báu cho các cuộc họp sau về cùng một chủ đề, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả thảo luận.
2.2 Phân công trách nhiệm
Biên bản cuộc họp ghi rõ trách nhiệm của từng cá nhân và đơn vị liên quan trong việc thực hiện các quyết định được đưa ra.
Dựa trên biên bản cuộc họp, từng thành viên tham gia sẽ nắm được rõ những nhiệm vụ, công việc tiếp theo mình cần triển khai. Nhờ vậy, mỗi người đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình và có thể chủ động hoàn thành công việc được giao.
2.3 Thúc đẩy thực hiện công việc
Việc ghi chép và lưu trữ đầy đủ, chính xác nội dung cuộc họp trong biên bản sẽ giúp nhắc nhở các cá nhân và đơn vị liên quan về những cam kết và trách nhiệm của mình, từ đó thúc đẩy họ thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn.
2.4 Đảm bảo tính minh bạch
Biên bản cuộc họp thể hiện sự minh bạch trong hoạt động của tổ chức, đơn vị. Các thành viên tham dự có thể tra cứu thông tin về cuộc họp và theo dõi tiến độ thực hiện công việc.
Nhờ có biên bản họp, các thông tin được trao đổi một cách rõ ràng, thông suốt, mọi thành viên đều nắm rõ được vai trò của mình cũng như của những người khác trong đội nhóm/ dự án.
2.5 Góp phần nâng cao hiệu quả công việc
Nhờ những ý nghĩa trên, biên bản cuộc họp góp phần nâng cao hiệu quả công việc, giúp tổ chức, đơn vị hoàn thành tốt các mục tiêu đề ra.
Ngoài ra, biên bản cuộc họp còn có thể được sử dụng cho các mục đích khác như:
- Cung cấp thông tin cho các bên liên quan: Biên bản cuộc họp có thể được cung cấp cho các bên liên quan không tham dự cuộc họp để họ nắm được nội dung cuộc họp và các quyết định được đưa ra.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động: Biên bản cuộc họp có thể được sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức, đơn vị và cá nhân.
3. Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp chuyên nghiệp
Viết biên bản cuộc họp chuyên nghiệp không chỉ là ghi lại nội dung cuộc họp, mà còn là công cụ giúp mọi người nắm bắt thông tin, theo dõi tiến độ và đưa ra quyết định hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
3.1 Phần đầu
Phần mở đầu của một biên bản cuộc họp sẽ bao gồm những phần sau:
- Tiêu đề: “Biên bản cuộc họp”
- Tên cuộc họp: Ví dụ: Cuộc họp bàn về kế hoạch marketing năm 2024
- Thời gian, địa điểm: Ghi rõ ngày, giờ, nơi diễn ra cuộc họp.
- Người chủ trì: Ghi rõ họ và tên người chủ trì cuộc họp.
- Thành phần tham dự: Liệt kê đầy đủ họ tên, chức danh của những người tham dự.
- Vắng mặt: Liệt kê những người vắng mặt (nếu có) và lý do vắng mặt.
3.2 Nội dung cuộc họp
Nội dung cuộc họp sẽ được chia theo những hạng mục cụ thể như sau:
- Tổng quan: Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu, chủ đề chính của cuộc họp.
- Nội dung chi tiết: Liệt kê từng chủ đề được thảo luận, gồm:
- Tiêu đề chủ đề: Ghi rõ tiêu đề cho từng chủ đề thảo luận.
- Người trình bày: Ghi rõ họ tên người trình bày ý kiến, thông tin liên quan đến chủ đề.
- Nội dung chính: Ghi lại đầy đủ nội dung thảo luận, ý kiến đóng góp của từng người tham dự, thông tin liên quan, các vấn đề cần giải quyết.
- Kết luận: Ghi lại kết quả thảo luận, những quyết định được đưa ra, người chịu trách nhiệm thực hiện, thời hạn hoàn thành.
Đây là phần trọng tâm nhất trong một biên bản cuộc họp, nên nhân sự làm biên bản cần lưu ý sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích, tránh dùng thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu. Đồng thời, các biên bản cũng cần ghi lại được những ý kiến trái chiều, nhưng phải trình bày một cách khách quan, không thiên lệch. Ngoài ra, nhân sự phụ trách cũng nên sử dụng bảng biểu, sơ đồ, hình ảnh minh họa để nội dung dễ hiểu và thu hút hơn.
3.3 Phần cuối
Phần cuối của biên bản cuộc họp phần lớn liên quan tới xác nhận của doanh nghiệp và những người tham gia, gồm các đầu mục như:
- Ký tên người chủ trì: Người chủ trì ký tên và ghi rõ họ tên, chức danh.
- Ký tên người ghi: Người ghi biên bản ký tên và ghi rõ họ tên, chức danh.
- Lưu trữ: Ghi rõ nơi lưu trữ biên bản cuộc họp (ví dụ: Văn phòng, phòng kế hoạch, bộ phận liên quan, v.v.).
4. Mẹo giúp bạn viết biên bản cuộc họp dễ dàng hơn
Biên bản cuộc họp có vai trò khá quan trọng trong việc tổng kết thông tin và triển khai các hoạt động về sau. Nếu bạn được giao nhiệm vụ viết biên bản, hãy lưu ý các điều sau:
4.1 Chuẩn bị trước cuộc họp
Trước một cuộc họp, doanh nghiệp nói chung và nhân sự phụ trách nói riêng cần có sự chuẩn bị liên quan tới biên bản cuộc họp. Trước hết cần nắm rõ mục tiêu cuộc họp, hiểu rõ chủ đề, mục tiêu chính của cuộc họp để bạn biết mình cần ghi chú những gì quan trọng. Bên cạnh đó, cần chuẩn bị dụng cụ như giấy bút, máy tính, laptop hoặc các thiết bị ghi âm để ghi chép thuận tiện. Ngoài ra, có thể sử dụng các mẫu biên bản, tìm kiếm và sử dụng mẫu biên bản phù hợp với loại hình/tính chất cuộc họp, có thể download từ internet hoặc sử dụng mẫu có sẵn của công ty.
4.2 Trong cuộc họp
Việc vừa lắng nghe vừa chọn lọc và ghi chép thông tin trong một cuộc họp có thể gây khó khăn cho nhân sự, nhất là các nhân sự mới làm quen với việc làm biên bản cuộc họp. Để giúp việc ghi chép đạt hiệu quả hơn, bạn có thể tham khảo một số mẹo sau:
- Ghi chép tóm tắt: Không cần ghi lại từng câu nói, chỉ ghi lại những điểm chính, ý kiến quan trọng, các quyết định được đưa ra, người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành.
- Sử dụng các ký hiệu: Sử dụng các ký hiệu như dấu sao (*), dấu chấm than (!) để đánh dấu những thông tin cần chú ý hoặc những ý kiến quan trọng.
- Ghi lại phản hồi: Ghi lại phản hồi, ý kiến đóng góp của mỗi người, đặc biệt là những ý kiến trái chiều hoặc những điểm cần thống nhất thêm.
- Sử dụng công nghệ hỗ trợ: Sử dụng các ứng dụng ghi chú trực tuyến (ví dụ: Google Docs, Notion) hoặc phần mềm ghi âm để ghi lại cuộc họp hiệu quả hơn.
- Yêu cầu xác nhận: Nếu có bất kỳ vấn đề nào chưa rõ ràng, hãy yêu cầu người chủ trì hoặc người trình bày xác nhận lại để tránh hiểu nhầm.
4.3 Sau cuộc họp
Kết thúc cuộc họp, nhân sự phụ trách sẽ cần thực hiện các công việc liên quan tới hiệu chỉnh biên bản. Để đảm bảo tính chính xác trong truyền đạt thông tin, cần lưu ý các điều sau:
- Kiểm tra và chỉnh sửa: Sau khi cuộc họp kết thúc, hãy dành thời gian kiểm tra, bổ sung và chỉnh sửa biên bản để đảm bảo đầy đủ, chính xác và dễ hiểu.
- Phân loại và lưu trữ: Phân loại biên bản theo chủ đề, thời gian hoặc loại hình cuộc họp để dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
- Chia sẻ và thông báo: Phân phát biên bản cho tất cả những người tham dự, những người liên quan hoặc lưu trữ ở nơi dễ truy cập để mọi người nắm bắt thông tin.
4.4 Một số mẹo bổ sung
Bên cạnh những lưu ý trước, trong và sau cuộc họp, nhân sự cũng cần lưu ý thêm một số mẹo dưới đây để đảm bảo viết được biên bản cuộc họp hiệu quả, chuyên nghiệp, giúp mọi người nắm bắt thông tin chính xác và thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả.
- Viết ngắn gọn, súc tích: Tránh sử dụng ngôn ngữ rườm rà, câu chữ dài dòng, thay vào đó là những câu ngắn gọn, dễ hiểu, đi thẳng vào trọng tâm.
- Sử dụng bảng biểu: Sử dụng bảng biểu để trình bày thông tin rõ ràng, dễ nhìn hơn, đặc biệt khi có nhiều con số hoặc dữ liệu cần thống kê.
- Kiểm tra ngữ pháp: Kiểm tra ngữ pháp, chính tả, dấu câu trước khi hoàn thành biên bản để đảm bảo tính chuyên nghiệp.
- Nên tập trung vào hành động: Biên bản cuộc họp nên tập trung vào hành động, những quyết định được đưa ra, người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành, thay vì chỉ ghi lại các ý kiến thảo luận chung chung.
Đọc thêm: [Tải miễn phí] 6 mẫu bảng kế hoạch triển khai công việc mới nhất 2024
5. Tải về ngay: 7 mẫu biên bản cuộc họp công ty hoàn chỉnh
5.1 Mẫu Biên bản cuộc họp chung
Đây là mẫu biên bản cuộc họp chung và có thể được điều chỉnh để phù hợp với từng tính chất cuộc họp. Biên bản này cần được ký xác nhận bởi chủ trì và thư ký cuộc họp.
Tham khảo mẫu biên bản cuộc họp chung TẠI ĐÂY
5.2 Mẫu biên bản cuộc họp cổ đông
Biên bản cuộc họp cổ đông cần được lập theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Biên bản này cần được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc cuộc họp. Việc gửi Biên bản kiểm phiếu biểu quyết có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty (nếu có).
Tham khảo mẫu biên bản cuộc họp cổ đông TẠI ĐÂY
5.3 Mẫu biên bản cuộc họp chi bộ
Biên bản cuộc họp chi bộ cần được lập theo quy định của Điều lệ Đảng và hướng dẫn của cấp ủy cấp trên. Các biên bản này cần được lưu giữ trong thời gian theo quy định của Đảng. Việc ghi chép biên bản cuộc họp chi bộ cần đảm bảo đầy đủ, chính xác, khách quan và trung thực.
Tham khảo mẫu biên bản cuộc họp chi bộ TẠI ĐÂY
5.4 Mẫu biên bản cuộc họp giao ban tháng
Biên bản cuộc họp giao ban cần được lập theo quy định của từng đơn vị. Tùy vào quy mô cũng như tính chất của doanh nghiệp mà cuộc họp giao ban sẽ được tổ chức dưới những cách thức, hình thức khác nhau. Theo đó, biên bản cuộc họp giao ban cũng có những sự thay đổi nhất định.
Tham khảo mẫu biên bản cuộc họp giao ban TẠI ĐÂY
5.5 Mẫu biên bản họp hội đồng thành viên/hội đồng quản trị
Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị hay họp hội đồng thành viên cần được lập thành ít nhất 2 bản, một bản lưu trữ tại công ty, một bản gửi cho các thành viên thuộc hội đồng quản trị. Do tính chất gửi nhiều bên nên biên bản cần được trình bày rõ ràng, đầy đủ, chính xác và súc tích. Đồng thời, để đảm bảo tính xác thực cho thông tin, biên bản cần được ký duyệt bởi Chủ tọa và Thư ký của cuộc họp.
Tham khảo mẫu biên bản họp hội đồng quản trị TẠI ĐÂY
5.6 Mẫu biên bản họp công đoàn
Biên bản họp công đoàn là văn bản ghi chép nội dung, diễn biến, kết quả thảo luận và quyết định của cuộc họp nhằm mục đích ghi lại thông tin, theo dõi đánh giá hoạt động công đoàn và bảo vệ quyền lợi cho đoàn viên. Biên bản họp cần được lập đầy đủ, chính xác, lưu trữ cẩn thận và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công đoàn.
Tham khảo mẫu biên bản họp công đoàn TẠI ĐÂY
5.7 Mẫu biên bản cuộc họp tiếng Anh
Biên bản cuộc họp tiếng Anh, hay còn gọi là Meeting Minutes, là văn bản ghi chép nội dung quan trọng, quyết định và ý kiến thảo luận trong cuộc họp. Mục đích sử dụng biên bản họp bao gồm: ghi lại thông tin, theo dõi tiến độ, cải thiện giao tiếp, và tham khảo trong tương lai. Biên bản họp được sử dụng trước, trong và sau cuộc họp để đảm bảo hiệu quả và năng suất.
Tham khảo mẫu biên bản cuộc họp tiếng Anh TẠI ĐÂY
6. Quản lý cuộc họp theo “cách 4.0”: Tham khảo ngay ứng dụng Base Meeting
Với các doanh nghiệp quy mô lớn có nhu cầu họp với tần suất nhiều, việc quản lý cuộc họp nói chung cũng như tạo biên bản cuộc họp nói riêng có thể gây nhiều khó khăn nhất định. Trong bối cảnh các doanh nghiệp đang tăng cường số hóa như hiện nay, doanh nghiệp có thể tham khảo các nền tảng số hoặc phần mềm như Base Meeting để hỗ trợ quản lý cuộc họp hiệu quả hơn.
Base Meeting là một giải pháp quản lý cuộc họp toàn diện, giúp bạn tổ chức và điều hành các cuộc họp hiệu quả hơn, phù hợp với xu hướng “cách mạng 4.0”. Ứng dụng cung cấp nhiều tính năng ưu việt, nổi bật như sau:
Lên lịch và quản lý cuộc họp dễ dàng:
- Tạo lịch họp nhanh chóng, đơn giản với đầy đủ thông tin chi tiết như thời gian, địa điểm, người tham dự, agenda,…
- Gửi lời mời tự động đến email của người tham dự, giúp họ nắm bắt thông tin cuộc họp nhanh chóng và xác nhận tham gia.
- Quản lý danh sách người tham dự hiệu quả, theo dõi RSVP và điều chỉnh danh sách dễ dàng.
Ghi chép và lưu trữ thông tin cuộc họp:
- Chat và trao đổi trực tiếp trong cuộc họp ngay trên ứng dụng, tạo ghi chú và chia sẻ trực tiếp với các thành viên tham gia.
- Lưu trữ ghi chép cuộc họp an toàn, dễ dàng truy cập và tra cứu để lấy thông tin cho biên bản cuộc họp.
- Chia sẻ ghi chép cuộc họp với người tham dự để đảm bảo mọi người đều nắm bắt thông tin đầy đủ.
Thông báo và nhắc nhở tự động:
- Tự động nhắc nhở về cuộc họp qua thông báo và email.
- Thông báo tới các thành viên các thông tin và quyết định quan trọng, dễ dàng tổng hợp thông tin về thành phần tham dự cho biên bản cuộc họp.
- Mẫu email được chuẩn bị sẵn, kết nối trực tiếp với những tài liệu đã có như biên bản cuộc họp, giúp tạo biên bản và chia sẻ thuận tiện, nhanh chóng hơn.
7. Kết luận
Việc viết biên bản cuộc họp một cách chuyên nghiệp sẽ giúp ghi chép đầy đủ, chính xác nội dung cuộc họp, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công việc và giải quyết nhiều vấn đề trong thực tiễn. Ngày nay, nhằm tối ưu chất lượng cuộc họp, cũng như để cuộc họp diễn ra hiệu quả hơn, nhiều doanh nghiệp đã và đang hướng tới việc ứng dụng công nghệ, sử dụng các phần mềm chuyên dụng để quản lý cuộc họp. Việc sử dụng phần mềm giúp doanh nghiệp không chỉ giúp lưu trữ và ghi chép thông tin cuộc họp một cách chính xác, mà còn giúp cho quy trình họp trở nên tinh gọn hơn.
