Peter Drucker – nhà quản lý nổi tiếng đã từng nói: “Việc quản lý nhân viên hiệu quả không chỉ đơn thuần là giao việc và kiểm tra kết quả, mà còn là tạo ra một môi trường làm việc – nơi mọi người cảm thấy được tôn trọng, được phát triển và được đóng góp ý kiến”. Có thể thấy, một tập thể làm việc hiệu quả, đạt được những thành tích tốt phần lớn là do cách mà người quản lý dẫn dắt và truyền cảm hứng cho đội ngũ của mình.
Bài viết này Base.vn sẽ chia sẻ những cách quản lý nhân viên cấp dưới hiệu quả giúp lãnh đạo xây dựng một đội ngũ làm việc chuyên nghiệp và năng suất cao.
1. Quản lý nhân viên là gì?
Quản lý nhân viên là quá trình tổ chức, giám sát và hướng dẫn nhân sự trong doanh nghiệp để giúp họ đạt được các mục tiêu công việc cũng như phát triển sự nghiệp cá nhân. Quản lý nhân sự cấp dưới bao gồm nhiều nhiệm vụ như: Phân công công việc, giám sát tiến độ, đánh giá hiệu suất, giải quyết xung đột, và tạo động lực cho nhân viên.
Mục tiêu của việc đội ngũ nhân viên không chỉ là đảm bảo năng suất cao mà còn giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực, tăng sự hài lòng và gắn kết của nhân viên.
2. Ý nghĩa của việc quản lý nhân viên hiệu quả
Quản lý nhân viên hiệu quả mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể như:
Tăng năng suất làm việc: Quản lý biết cách quản lý nhân sự sẽ dễ dàng phân bổ nhiệm vụ phù hợp với khả năng của từng cá nhân, từ đó tối ưu hóa khả năng làm việc của nhân viên. Và khi mỗi người đều biết rõ nhiệm vụ của mình, được cấp trên cũng như đồng nghiệp hỗ trợ thì năng suất chung của toàn đội sẽ được cải thiện.
Nâng cao sự hài lòng và gắn kết của nhân viên: Nhân viên được quản lý tốt thường cảm thấy hài lòng hơn với công việc. Họ được lắng nghe, được phát triển và công nhận thành quả. Điều này tạo ra một môi trường làm việc tích cực, giúp giảm thiểu sự bất mãn và tăng cường sự gắn kết với tổ chức.
Xây dựng đội ngũ làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả: Quản lý nhân viên hiệu quả giúp xây dựng một đội ngũ làm việc chuyên nghiệp, biết cách hợp tác và phối hợp với nhau. Điều này không chỉ giúp dự án và công việc được hoàn thành đúng hạn, mà còn tạo ra sự đồng lòng, chia sẻ mục tiêu chung trong tổ chức.
Giảm thiểu xung đột và mâu thuẫn nội bộ: Khi quản lý tốt, các vấn đề nội bộ sẽ được xử lý một cách kịp thời và công bằng. Các xung đột giữa nhân viên được giải quyết sớm, giúp tránh những mâu thuẫn kéo dài và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc cũng như tinh thần chung của đội ngũ.
Phát triển năng lực cá nhân và giúp nhân viên thăng tiến: Quản lý hiểu nhân viên có thể đào tạo và phát triển kỹ năng cho từng cá nhân. Điều này không chỉ giúp nhân sự thực hiện công việc hiện tại tốt hơn, mà còn tạo cơ hội để họ phát triển sự nghiệp, thăng tiến trong tổ chức và tăng cường sự trung thành với công ty.
Đọc thêm: Kỹ năng mềm là gì? Top 15 kỹ năng mềm chủ chốt tại nơi làm việc
3. Cách quản lý nhân sự hiệu quả
3.1 Trước hết, quản lý cần làm gương cho nhân viên
Muốn nhân viên trở nên chuyên nghiệp, tận tâm với công việc, nhà quản lý trước hết phải tự mình làm gương. Bạn muốn nhân viên làm việc có trách nhiệm, dám nghĩ dám làm thì chính bạn phải là người tiên phong thực hiện những điều này. Hãy thể hiện rõ ràng qua hành động rằng bạn luôn nỗ lực hết mình vì mục tiêu chung của công ty, sẵn sàng đối mặt với khó khăn và không ngại hy sinh vì sự phát triển của đội nhóm.
Khi nhân viên thấy sếp luôn nói đi đôi với làm, lời nói và hành động nhất quán, họ sẽ tự giác học hỏi và noi theo. Lúc này, văn hóa làm việc tích cực sẽ lan tỏa trong toàn bộ đội ngũ, tạo nên một tập thể đoàn kết, hiệu quả.
Lấy mình làm gương chính là cách xây dựng niềm tin vững chắc nhất. Niềm tin là nền tảng cho mọi mối quan hệ, đặc biệt là trong môi trường làm việc. Một nhà quản lý minh bạch, trung thực sẽ được nhân viên tôn trọng và sẵn sàng đồng hành. Ngược lại, những lời hứa suông, những hành động thiếu nhất quán sẽ làm mất đi sự tin tưởng của nhân viên.
3.2 Luôn quan sát và lắng nghe nhân viên
Thấu hiểu và kết nối với nhân viên là chìa khóa để xây dựng một đội ngũ hiệu quả. Hãy tạo điều kiện để nhân viên chia sẻ suy nghĩ, cảm xúc và ý tưởng của họ. Việc lắng nghe chân thành không chỉ giúp quản lý hiểu rõ hơn về đội ngũ mà còn tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, nơi mọi người cảm thấy được tôn trọng và có giá trị. Bạn cũng có thể tổ chức các cuộc họp nhóm, cuộc phỏng vấn cá nhân hoặc sử dụng các công cụ khảo sát để thu thập ý kiến đóng góp từ nhân viên.
Hãy chứng minh cho nhân viên thấy rằng ý kiến của họ được lắng nghe và trân trọng bằng cách sử dụng những ý kiến, đóng góp của nhân sự vào quá trình ra quyết định và cải thiện quy trình làm việc. Khi cảm thấy được tham gia vào quá trình xây dựng, nhân viên sẽ có động lực làm việc cao hơn và gắn bó lâu dài với công ty.
Đọc thêm: MBTI là gì? Ứng dụng của MBTI trong quản trị doanh nghiệp
3.3 Lựa chọn phong cách lãnh đạo phù hợp
Mỗi nhân sự là một cá thể độc đáo, với những điểm mạnh, điểm yếu và mong muốn khác nhau. Do vậy, để chọn được phong cách lãnh đạo phù hợp, trước hết bạn cần hiểu rõ về từng thành viên trong đội nhóm. Họ là người như thế nào? Điểm mạnh và điểm yếu của họ là gì? Điều gì thúc đẩy họ? Bằng cách quan sát, lắng nghe và trò chuyện với nhân viên, bạn sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn và từ đó đưa ra những quyết định phù hợp.
Một số phong cách lãnh đạo phổ biến bạn có thể tham khảo:
- Lãnh đạo độc đoán: Thích hợp trong các tình huống khẩn cấp hoặc khi cần đưa ra quyết định nhanh chóng.
- Lãnh đạo dân chủ: Tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích sự tham gia của nhân viên.
- Lãnh đạo ủy quyền: Phát huy tối đa tiềm năng của nhân viên và tăng cường sự tự chủ.
Quản lý có thể cân nhắc và linh hoạt áp dụng các phong cách này theo từng trường hợp cụ thể để thấy hiệu quả.
3.4 Có định hướng để nhân viên phát triển
Bên cạnh các chế độ lương thưởng, đãi ngộ, nhà quản lý cũng nên chú trọng đến việc định hướng phát triển cá nhân cho từng cá nhân. Điều này không chỉ giúp nhân viên xác định được lộ trình sự nghiệp và mục tiêu nghề nghiệp rõ ràng, mà còn khuyến khích họ phát huy điểm mạnh và cải thiện điểm yếu của bản thân.
Khi nhân viên có cơ hội phát triển theo đúng định hướng, họ sẽ làm việc không chỉ vì trách nhiệm, mà còn bằng đam mê và sự cống hiến, góp phần tạo nên thành công lâu dài cho cả cá nhân và tổ chức.
3.5 Luôn để nhân viên cảm thấy được tin tưởng và trao quyền
Trao quyền không chỉ là việc giao nhiệm vụ mà còn là hành động thể hiện niềm tin của cấp trên vào năng lực của từng cá nhân. Khi được trao quyền, nhân viên sẽ cảm thấy mình được trao cơ hội để phát triển, từ đó tăng cường tinh thần làm việc nhóm và nâng cao hiệu quả chung của dự án.
Khi giao đúng người, đúng việc, nhà quản lý không chỉ giảm bớt gánh nặng công việc, tránh sa đà vào việc giám sát chi tiết từng bước nhỏ của dự án, mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người đều có cơ hội đóng góp ý tưởng, sáng tạo và cùng nhau phát triển.
3.6 Có mục tiêu rõ ràng cho mọi công việc, dự án
Trong bất kỳ công việc nào, mục tiêu luôn là kim chỉ nam dẫn dắt hành động. Một mục tiêu rõ ràng sẽ là nền tảng vững chắc cho mọi hoạt động. Hiện nay, có nhiều mô hình thiết lập mục tiêu mà nhà quản lý có thể tham khảo để áp dụng vào doanh nghiệp. Trong đó, mô hình SMART với các yếu tố cụ thể, rõ ràng, khả thi, và linh hoạt được nhiều nhà quản lý ưu tiên lựa chọn.
Một trong những yếu tố quan trọng trong việc quản lý nhân viên hiệu quả là giúp họ hiểu rõ và nắm bắt sâu sắc về mục tiêu của doanh nghiệp. Nếu mục tiêu không khả thi, nó sẽ làm mất đi động lực sáng tạo của nhân viên. Mục tiêu không rõ ràng có thể gây nhầm lẫn và dẫn đến sai lệch trong quá trình thực hiện. Mục tiêu thiếu tính ràng buộc sẽ lãng phí tài nguyên tài chính, thời gian và nhân lực.
Do đó, nhà quản lý cần xác định và thiết lập những mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới và có khả năng đạt được. Sau đó, truyền đạt mục tiêu này tới nhân viên, kèm theo thời hạn và phương thức thực hiện rõ ràng để họ có thể hành động theo đúng hướng.
Đọc thêm: [Tải miễn phí] 6 mẫu bảng kế hoạch triển khai công việc mới nhất
3.7 Biết cách khen – chê nhân sự
Khen hay chê nhân viên đều là một nghệ thuật đòi hỏi sự khéo léo. Chê trách trực tiếp, gay gắt không chỉ khiến nhân viên cảm thấy bị xúc phạm mà còn làm giảm động lực làm việc. Thay vào đó, nhà quản lý nên kết hợp vừa động viên, vừa góp ý để nhân viên nhận ra lỗi sai mà không bị tổn thương.
Việc khen thưởng kịp thời và công khai không chỉ giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng mà còn tạo động lực để họ cố gắng hơn nữa. Một nhà quản lý giỏi là người biết cách cân bằng giữa khen và chê, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.
3.8 Đánh giá nhân viên thường xuyên
Để quản lý nhân viên hiệu quả, việc đánh giá năng lực định kỳ là vô cùng quan trọng. Thông qua đánh giá, nhà quản lý không chỉ kiểm soát được kết quả công việc mà còn kịp thời điều chỉnh, hỗ trợ nhân viên phát triển.
Đánh giá nhân viên đóng vai trò nền tảng cho việc bố trí nhân sự hợp lý, xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp. Để quá trình đánh giá hiệu quả, doanh nghiệp nên đặt ra các mục tiêu cụ thể, rõ ràng cho từng cá nhân và theo dõi tiến độ hàng tháng hoặc hàng quý.
Quản lý hiệu suất dựa trên các chỉ số KPI hoặc OKR là phương pháp phổ biến và hiệu quả. Tuy nhiên, việc đo lường và giám sát liên tục có thể khiến nhân viên cảm thấy áp lực. Vì vậy, nhà quản lý cần kết hợp các buổi đánh giá chính thức với những cuộc trao đổi thường xuyên để tạo động lực và sự minh bạch.
3.9 Không để tình trạng làm việc kém hiệu quả xảy ra nhiều lần
Tình trạng kém hiệu quả lặp đi lặp lại không chỉ ảnh hưởng đến năng suất mà còn đe dọa sự tồn vong của tổ chức. Những hậu quả tiềm ẩn như chậm tiến độ, chất lượng sản phẩm giảm sút, mất khách hàng và thậm chí phá sản là điều không thể xem nhẹ.
Để giải quyết vấn đề này, việc xác định rõ nguyên nhân gốc rễ là vô cùng quan trọng. Có thể do nhân viên thiếu kỹ năng, động lực làm việc thấp hoặc do các yếu tố khách quan như thiếu nguồn lực, quy trình làm việc chưa hợp lý.
Thay vì chỉ đơn giản khiển trách, nhà quản lý nên chủ động trò chuyện với nhân viên để hiểu rõ hơn về khó khăn họ đang gặp phải. Từ đó, có thể đưa ra những giải pháp hỗ trợ kịp thời như đào tạo nâng cao kỹ năng, điều chỉnh công việc, tránh để tình trạng làm việc kém hiệu quả lặp lại nhiều lần.
3.10 Ghi nhận và khen thưởng nhân viên
Khi được khen ngợi và ghi nhận thành quả, nhân viên sẽ cảm thấy hài lòng và tự hào, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và lòng trung thành với tổ chức.
Khi khen thưởng, quản lý cần đảm bảo tính công bằng, minh bạch và nhất quán trong quá trình thực hiện. Các tiêu chí đánh giá cần được công khai rõ ràng, giúp nhân viên hiểu rõ những hành vi nào sẽ được ghi nhận và khen thưởng. Bên cạnh đó, hình thức khen thưởng cũng cần đa dạng, phù hợp với từng cá nhân và từng hoàn cảnh.
Một yếu tố quan trọng khác là sự chân thành. Lời khen ngợi cần xuất phát từ tấm lòng và cụ thể hóa những thành tích mà nhân viên đã đạt được. Điều này sẽ giúp nhân viên cảm thấy được đánh giá đúng mức và có động lực để tiếp tục phấn đấu. Ngoài ra, nhà quản lý cần kết hợp với các biện pháp như đào tạo, phát triển, tạo cơ hội thăng tiến để nhân viên luôn cảm thấy có cơ hội phát triển bản thân tại công ty.
Đọc thêm: Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Cách xây dựng đội ngũ gắn kết
4. Quản lý đội nhóm hiệu quả với bộ giải pháp từ Base.vn
Base.vn là bộ giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp với 9000+ khách hàng trên cả nước. Với Base.vn, các sếp có thể dễ dàng quản lý đội ngũ nhân viên cấp dưới với các phần mềm như:
Base Wework
- Mọi thành viên đều nắm rõ công việc của mình, deadline và các yêu cầu cần thiết.
- Quá trình thực hiện công việc được cập nhật liên tục, giúp quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá.
- Mọi người cùng làm việc trên một nền tảng, trao đổi thông tin nhanh chóng và thuận tiện.
- Dễ dàng phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Base HRM
- Giúp quản lý thông tin nhân viên một cách hiệu quả, từ thông tin cá nhân đến lịch sử làm việc.
- Nhân viên dễ dàng xin nghỉ phép, nghỉ không lương… trên phần mềm, quản lý dễ dàng duyệt đơn.
- Theo dõi, đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên trong từng tháng.
- Cung cấp một không gian cho nhân viên tương tác, chia sẻ thông tin và cập nhật tin tức của công ty.
5. Kết luận
Trên đây là một số cách quản lý nhân viên cấp dưới hiệu quả các sếp có thể tham khảo. Có thể thấy, quản lý nhân viên không chỉ là việc điều phối công việc mà còn là việc tạo dựng một môi trường làm việc nơi mọi người được tôn trọng, được khuyến khích phát triển và cảm thấy mình là một phần quan trọng của tổ chức. Khi nhân viên cảm thấy được trân trọng và có động lực, hiệu suất công việc sẽ tự nhiên được nâng cao và doanh nghiệp sẽ đạt được những thành công bền vững.
