Bí quyết Quản lý Vận hành hiệu quả cho doanh nghiệp

Trong thế giới công việc hiện đại, việc quản lý dự án và tổ chức công việc đôi khi có thể trở nên phức tạp và khó khăn. Đó là lý do những phương pháp quản lý nổi tiếng trên thế giới được mang ra nghiên cứu, nâng cấp và áp dụng triệt để. Một trong số đó là phương pháp Kanban – chiếc “chìa khóa” giúp Toyota trở thành một trong những nhà máy sản xuất ô tô hàng đầu thế giới. Trong bài viết này, Base Blog sẽ giới thiệu cụ thể Kanban là gì, nguyên lý của Kanban, cách triển khai Kanban, cũng như các chiến lược để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn theo mô hình Kanban. 1. Định nghĩa Kanban  1.1. Kanban là gì?  Kanban là thuật ngữ xuất phát từ Nhật Bản, được sử dụng lần đầu tại doanh nghiệp xe hơi Toyota. Trong tiếng Nhật, Kanban được ghép từ “kan” nghĩa là “thị giác” và “ban” nghĩa là “thẻ”, nên thuật ngữ này có thể được hiểu đơn giản là một “bảng thông tin”.  Mô hình Kanban được dùng như một công cụ trực quan hóa những tác vụ cần làm, để các thành viên dự án có thể thấy nhìn vị trí của chúng đang ở đâu trong luồng công việc. Cách đơn giản là dùng những tấm bảng trắng và dán những tờ giấy màu phía dưới để mô tả và quản lý quá trình làm việc. 1.2. Lịch sử ra đời của Kanban Vào cuối thập niên 40s của thế kỷ trước, tập đoàn Toyota đã và đang trong giai đoạn khủng hoảng do vấp phải sự cạnh tranh rất lớn tới từ những tập đoàn trong và ngoài nước. Để giải quyết cơn khủng hoảng đó, kỹ sư Taiichi Ohno đã đề xuất một phương án hướng tới cải tiến và tối ưu hệ thống sản xuất của tập đoàn. Phương pháp này ban đầu có

Trong các mô hình nổi tiếng trên thế giới, Agile không được định nghĩa là một phương pháp cụ thể nào nhưng phần lớn các phương pháp khác đều hướng theo tiêu chí chung của nó. Ví dụ như Scrum, Kanban, Lean,… đều ứng dụng phương pháp luận Agile.  Để hiểu Agile là gì và lựa chọn mô hình Agile phù hợp với doanh nghiệp hoặc dự án của bạn, các nhà quản lý cần nắm rõ nguyên lý hoạt động và những ưu nhược điểm của phương pháp luận này. Vậy đâu là điều khiến Agile trở thành cốt lõi trong dự án doanh nghiệp? Hãy cùng Base.vn khám phá mô hình phổ biến này. 1. Tổng quan về Agile 1.1 Agile là gì? Agile (viết tắt của Agile Software Development) là một phương thức phát triển phần mềm linh hoạt, được thực hiện bằng cách sử dụng các bước lặp ngắn từ 1 đến 4 tuần. Mục tiêu của Agile là giúp rút ngắn thời gian phát triển sản phẩm, đưa sản phẩm đến với tay khách hàng càng sớm càng tốt. Về bản chất, Agile giống như một phương pháp luận, một triết lý dựa trên nguyên tắc phân đoạn vòng lặp (iterative) và tăng trưởng (incremental) nên sở hữu tính linh hoạt cao. Tính chất này đi ngược lại với các phương pháp quản lý dự án truyền thống – vốn dĩ triển khai các giai đoạn một cách tuyến tính và vô cùng bị động trước các thay đổi bất ngờ.  Ngày nay, triết lý Agile đã vượt xa khỏi khu vực truyền thống của mình là phát triển phần mềm để đóng góp sự thay đổi trong cách thức làm việc, quản lý, sản xuất ở các ngành khác như sản xuất, dịch vụ, sales, marketing, giáo dục,… và trở thành một phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay với nhiều đại diện được gọi là các phương pháp “họ

Quy tắc 2 phút nói rằng: “Ngay khi xác định được một việc chỉ mất chưa đến hai phút để làm thì ta cần làm nó ngay” – David Allen, nhà tư vấn hiệu suất làm việc người Mỹ, tác giả cuốn sách nổi tiếng “Getting Things Done” (Bản tiếng Việt: Hoàn thành mọi việc không hề khó). Tuy nhiên, cũng theo David Allen, trong thời đại hiện nay, khi các công việc trí thức chiếm phần lớn, con người thường có mong muốn xử lý thêm nhiều tác vụ hơn những nguồn lực ta có. Và khi ấy, chúng ta dễ rơi vào trường hợp quá tải công việc, dẫn tới không thể hoàn thành gọn gàng từng tác vụ, ngay cả các công việc vốn chỉ mất 2 phút để làm cũng sẽ trở nên khó khăn.  Nếu như bạn đã và đang rơi vào trường hợp trên, thì “Get things done” là phương pháp dành cho bạn. Vậy “Get things done” là gì? Liệu “Get things done” có giúp bạn gia tăng hiệu suất công việc? Liệu có phù hợp để triển khai? Cùng theo dõi bài viết dưới đây cùng Base.vn. 1. “Get things done” là gì?  1.1. Các vấn đề thường gặp khi chưa áp dụng “Get things done”  Bạn đã bao giờ trải qua những tình trạng dưới đây? Mất kiểm soát với công việc  Với một khối lượng công việc lớn nhưng không có hệ thống quản lý cụ thể, bạn có thể bị quá tải và mất khả năng kiểm soát các tác vụ đang chờ xử lý. Bạn dễ rơi vào trạng thái không biết nên làm gì trước, làm gì sau; dẫn đến sự căng thẳng, mệt mỏi và bị mất phương hướng trong các quyết định hành động. Trong tình huống này, bạn không chỉ lãng phí thời gian mà còn không đạt được hiệu suất công việc như mong muốn. Mất thời gian khi xử lý thông tin Khi thông tin và ý

“Những người hạnh phúc nhất thường dành nhiều thời gian trong một trạng thái dòng chảy,   trong đó con người tham gia vào một hoạt động sâu sắc đến mức dường như chẳng còn điều gì khác là quan trọng […] Cơ thể hay tâm trí của một người được kéo căng đến giới hạn của nó, trong một nỗ lực tự nguyện, nhằm hoàn thành một nhiệm vụ khó khăn và đáng giá”. – Mihaly Csikszentmihalyi – Trích trong cuốn sách Flow (Dòng Chảy) Vậy Flow state là gì? Trạng thái này có tác động đặc biệt đến con người và hiệu suất làm việc như thế nào? Để có một cái nhìn tổng quát hơn về Flow state và cách đạt được chúng, hãy theo dõi chi tiết bài viết sau đây.    1. Flow state là gì? Đặc điểm của Flow state  1.1. Flow state là gì?  Flow state (trạng thái dòng chảy) được định nghĩa một trạng thái tâm trí mà người trải nghiệm hoàn toàn tập trung duy nhất vào một hoạt động, quên mất cảm giác về không gian – thời gian và không còn nhận thức đến những xao nhãng bên ngoài.  Nhà tâm lý học Mihaly Csikszentmihalyi – cha đẻ của khái niệm này – đã nhận định trạng thái Flow state giúp con người tăng trưởng và mãn nguyện trong tâm trí khi họ sử dụng tối đa khả năng của mình trong một hoạt động. 1.3. Ví dụ về Flow state  Bất kỳ hoạt động nào có khả năng thu hút toàn bộ sự chú ý của bạn nhưng không gây choáng ngợp đều có thể dẫn dắt bạn bước vào Flow state (trạng thái dòng chảy). Mỗi một Flow state của từng người sẽ khác nhau, tùy thuộc vào điều đó khiến bản thân bạn thấy thú vị, say mê hoặc thử thách. Đã bao giờ bạn trực tiếp tham gia một buổi phẫu thuật cơ thể người chưa? Hoặc ít nhất

Khi làn sóng công nghệ 4.0 đã bao phủ khắp các doanh nghiệp Việt, các nhà quản trị thức thời tất nhiên sẽ chọn cho mình một hoặc nhiều phần mềm phù hợp với doanh nghiệp. Jira Software là một phần mềm nước ngoài khá nổi tiếng đáng để cân nhắc. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn thông tin hữu ích nhất về nó. 1. Jira là gì? Jira là một ứng dụng theo dõi và quản lý lỗi / vấn đề trong dự án, được phát triển bởi Công ty Phần mềm Atlassian của Australia. Cách thức hoạt động của JIRA dựa vào trọng tâm là kết quả công việc, có thể sử dụng ngay và linh hoạt khi sử dụng. Trang chủ Jira: TẠI ĐÂY 2. Tính năng cơ bản của Jira 3. Ưu nhược điểm của phần mềm Jira 3.1 Ưu điểm 3.2 Nhược điểm Tóm lại, Jira là một phần mềm quản lý dự án khá đặc thù, đây sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho các team làm việc theo phương pháp Agile, đặc biệt là các team công nghệ hoặc phát triển phần mềm. 4. Các thuật ngữ cần biết khi sử dụng Jira Jira là phần mềm sử dụng tiếng Anh với khá nhiều thuật ngữ công nghệ. Bên cạnh các thuật ngữ cơ bản như user story – nhu cầu của người dùng đối với chức năng cần có, bug – lỗi phần mềm, task – tác vụ,…, nếu bạn là người mới bắt đầu sử dụng thì đừng quên làm quen với danh sách thuật ngữ “khó nhằn” dưới đây. 5. Hướng dẫn các thao tác làm việc trên Jira cho thành viên trong dự án 5.1 Tạo mới một issue – Click vào nút Configure Fields > Chọn Custom – Chọn trường thông tin muốn ẩn hoặc hiện hoặc chọn All để hiển thị tất cả các trường 5.2 Tương tác với issue – Mở issue muốn sao chép – Chọn More > Clone – Chọn sub-task / issue muốn chuyển thành issue / sub-task –