Đằng sau mỗi con số lợi nhuận là cả một hệ thống chi phí phức tạp, trong đó chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm một con số không hề nhỏ. Vậy chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm chi phí này? Làm thế nào để doanh nghiệp tính toán chính xác và tối ưu chi phí quản lý? Cùng Base.vn bóc tách từng khía cạnh trong nội dung sau đây.
1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Tại sao cần tính toán chặt chẽ?
Chi phí quản lý doanh nghiệp (General & Administration Expenses) hay còn gọi là chi phí G&A, là toàn bộ tất cả các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để duy trì và vận hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng ngày. Trong kế toán, chi phí G&A được hạch toán qua tài khoản 642.
Nói cách khác, chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí gián tiếp, không thể trực tiếp gán vào một sản phẩm, dịch vụ hay phòng ban cụ thể. Đây là những chi phí cần thiết để duy trì hoạt động chung của doanh nghiệp, từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất.
Một số ví dụ về chi phí quản lý doanh nghiệp: Lương nhân viên hành chính, chi phí văn phòng phẩm, chi phí tiện ích (điện, nước, internet,…), phí bảo hiểm, chi phí thuê văn phòng, chi phí pháp lý, phí kế toán, chi phí công nghệ thông tin (trừ phần liên quan trực tiếp đến sản xuất), chi phí tiếp thị (trừ phần liên quan trực tiếp đến bán hàng),…
Vì chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những chi phí quan trọng nhất trong vận hành doanh nghiệp, nên nhà quản trị cần kiểm soát và theo dõi các chi phí này một cách chặt chẽ. Việc kiểm soát tốt chi phí quản lý kinh doanh đem lại cho công ty những lợi ích sau:
- Giúp nhà quản trị có cơ sở để lập dự toán cho hoạt động sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như để lập dự toán chi phí nhân sự thì cần có thông số về định mức ngày công, để tính giá nguyên vật liệu thì cần phải có định mức nguyên vật liệu.
- Giúp nhà quản trị dễ dàng kiểm soát các hoạt động kinh doanh của công ty hơn, vì đây là cơ sở để đánh giá và là định mức chuẩn.
- Giúp nhà quản trị có được thông tin cần thiết để nhanh chóng đưa ra quyết định đầu tư, đặt giá bán hoặc phân tích khả năng tạo lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Giúp nhà quản trị tiết kiệm ngân sách và sử dụng các nguồn lực của công ty một cách hợp lý.
Đọc thêm: Chi phí là gì? Hiểu về chi phí để có cách thức kiểm soát và tối ưu hiệu quả
2. Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì?
Trong kế toán, chi phí G&A bao gồm các loại chi phí:
- Chi phí quản lý nhân viên: Đây là các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả cho nhân sự để quản lý nhân viên, bao gồm: Tiền lương, tiền bảo hiểm ý tế, tiền bảo hiểm xã hội, tiền phụ cấp, phúc lợi,… cho nhân viên quản lý ở các bộ phận, hoặc ban giám đốc của doanh nghiệp. Chi phí này được hạch toán qua tài khoản 6421.
- Chi phí vật liệu quản lý: Đây là các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho công tác quản lý doanh nghiệp, bao gồm các công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm… Chi phí này được hạch toán qua tài khoản 6422.
- Chi phí đồ dùng, vật tư văn phòng: Đây là loại chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho các dụng cụ, đồ dùng văn phòng, chẳng hạn như giấy in, bút, mực in, thiết bị văn phòng phẩm,… Chi phí này được hạch toán qua tài khoản 6423.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Đây là chi phí phản ánh khấu hao các tài sản cố định thường được dùng trong văn phòng làm việc, chẳng hạn như máy tính, máy photocopy, nội thất văn phòng,… Chi phí này được hạch toán qua tài khoản 6424.
- Thuế và các loại lệ phí khác: Chi phí này bao gồm chi phí thuế môn bài, tiền thuê đất, các khoản lệ phí khác,… được hạch toán qua tài khoản 6425.
- Chi phí dự phòng: Chi phí này được dùng để dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi, hoặc dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, được hạch toán qua tài khoản 6426.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Đây là chi phí cho dịch vụ bên ngoài nhằm phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp, chẳng hạn như chi phí thuê dịch vụ kế toán, kiểm toán, tư vấn pháp lý, bảo vệ,… Chi phí này được hạch toán qua tài khoản 6427.
- Các khoản chi bằng tiền khác: Đây là các khoản chi phí phát sinh khác, chẳng hạn như chi phí đi lại, chi phí tiếp khách, chi phí hội họp,… Chi phí này được hạch toán qua tài khoản 6428.
3. Cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp
Để tính chi phí quản lý doanh nghiệp, nhà quản trị cần thực hiện 7 bước cơ bản:
Bước 1: Xác định các khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp
Trước tiên, nhà quản trị cần xác định các loại chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả có liên quan đến hoạt động quản lý và vận hành, bao gồm tiền lương và tiền phụ cấp cho nhân viên quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí vật liệu quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định, thuế, phí và lệ phí, và các khoản chi phí phát sinh có liên quan.
Bước 2: Ghi nhận chi phí vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp
Tiếp theo, nhà quản trị tiến hành ghi nhận (hạch toán) các loại chi phí đã được xác định vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Mỗi loại chi phí cần được ghi nhận vào từng loại tài khoản tương ứng trong sổ sách kế toán, chẳng hạn như “Chi phí lương và phụ cấp nhân viên” – TK 631; “Chi phí vật liệu tiêu hao” – TK 633; “Khấu hao TSCĐ” – TK 642; và “Thuế, phí và lệ phí” – TK 635.
Bước 3: Thu thập dữ liệu chi tiết
Ở bước này, doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu cụ thể (hóa đơn, chứng từ) liên quan đến từng khoản chi phí, bao gồm việc ghi nhận số tiền chi trả thực tế đã phát sinh trong kỳ.
Bước 4: Tính tổng chi phí cho từng loại chi phí
Dựa trên dữ liệu thu thập được, doanh nghiệp tiến hành tính tổng chi phí cho từng loại chi phí, bao gồm việc cộng dồn các số tiền đã chi trả hoặc đã phát sinh trong kỳ.
Bước 5: Kiểm tra và điều chỉnh dữ liệu
Doanh nghiệp cần kiểm tra và so sánh các dữ liệu thực tế với số liệu trong hệ thống kế toán để tránh sai sót. Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp cần điều chỉnh các số liệu để đảm bảo sự chính xác.
Bước 6: Kết chuyển chi phí
Vào cuối kỳ, doanh nghiệp kết chuyển tổng chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 – “Xác định kết quả kinh doanh” để tính toán lợi nhuận.
Bước 7: Lập báo cáo tài chính
Cuối cùng, doanh nghiệp cần lập các báo cáo tài chính có liên quan, bao gồm báo cáo lợi nhuận và lỗ để thể hiện tổng chi phí quản lý trong doanh nghiệp.
Lưu ý: Cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp có thể thay đổi tùy theo quy định của pháp luật và phương pháp kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tính chính xác, doanh nghiệp cần tham khảo thông tin cụ thể từ Cơ quan quản lý Nhà nước hoặc tham vấn chuyên gia tài chính.
4. 7 cách giúp kiểm soát và tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp
Tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp luôn là một “bài toán” đau đầu đối với các nhà quản trị, đặc biệt là trong bối cảnh nền kinh tế thị trường có nhiều biến động như hiện nay. Sau đây là các phương án cụ thể để giúp doanh nghiệp kiểm soát và sử dụng chi phí quản lý một cách hợp lý:
4.1 Tính định mức chi phí quản lý doanh nghiệp
Để xây dựng định mức chi phí (định mức tỷ lệ) ở mỗi thời điểm, doanh nghiệp cần căn cứ vào số liệu thống kê của các năm trước, của ngành cũng như các định hướng và chiến lược phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Một số chuyên gia chia sẻ rằng tỷ lệ chi phí của một doanh nghiệp nên chiếm khoảng 1% đến 5% tổng thu nhập của doanh nghiệp đó. Theo đó, nếu tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm dưới 2% tổng doanh thu thì được coi là hợp lý.
Các nguyên tắc khi xây dựng định mức chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- Xây dựng định mức sản xuất từ đầu năm để làm căn cứ cho việc quản lý chi phí sản xuất một cách hiệu quả.
- Đảm bảo định mức chi phí quản lý doanh nghiệp phản ánh chi phí quản lý có khả năng phát sinh trong kỳ, làm căn cứ cho việc chỉ đạo và định hướng hoạt động quản lý kinh doanh.
- Phân chia định mức chi phí quản lý doanh nghiệp thành các khoản mục chi phí nhỏ và kèm theo các chỉ tiêu định lượng để dễ đo lường và đánh giá.
- Đảm bảo định mức chi phí không quá cao để ảnh hưởng đến lợi nhuận, cũng không quá thấp để gây khó khăn cho hoạt động quản lý.
4.2 Kiểm soát chi phí nhân sự
Chi phí quản lý nhân sự thường chiếm một phần lớn trong tổng chi phí quản lý của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, ngoài việc cắt giảm số lượng nhân viên, vẫn còn nhiều cách để doanh nghiệp tối ưu chi phí nhân sự mà không gây ra tác động tiêu cực đến động lực và trải nghiệm làm việc của người lao động. Sau đây là một số ví dụ:
- Thiết lập chính sách làm việc từ xa hoặc hybrid working để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, tiền điện, nước và đem lại trải nghiệm làm việc linh hoạt cho nhân viên.
- Cân chỉnh chính sách phúc lợi để gia tăng động lực làm việc cho nhân viên.
- Thuê ngoài các công việc không chủ chốt để tiết kiệm chi phí và tập trung ngân sách vào các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp.
- Đầu tư vào công tác tuyển dụng và xây dựng chính sách giữ chân nhân tài để giảm thiểu chi phí tái tuyển dụng và tái đào tạo.
Những biện pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm chi phí nhân sự mà còn cải thiện hiệu suất làm việc và gia tăng sự hài lòng của nhân viên.
4.3 Kiểm soát chi phí mua hàng và chi phí dịch vụ
Kiểm soát nghiêm ngặt các khoản chi tiêu cho mua hàng và dịch vụ là một trong những cách thiết thực nhất để tiết kiệm chi phí quản lý. Thay vì mua sắm tùy tiện, doanh nghiệp nên lập danh sách các vật dụng văn phòng cần thiết, so sánh giá cả và chất lượng giữa các nhà cung cấp và đàm phán để có được mức giá ưu đãi nhất.
Ví dụ: Thay vì mua bút, giấy, kẹp file lẻ tẻ, doanh nghiệp có thể đặt mua số lượng lớn từ các nhà cung cấp để được hưởng chiết khấu và giao hàng tận nơi. Hoặc doanh nghiệp nên so sánh các gói cước của các nhà cung cấp dịch vụ internet khác nhau để chọn gói cước phù hợp nhất với nhu cầu về tốc độ, dung lượng và ngân sách.
4.4 Tối ưu quy trình vận hành
Bằng cách đơn giản hóa các công đoạn không cần thiết, loại bỏ những rào cản trong quy trình vận hành, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiếu sai sót, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Việc sử dụng công nghệ như các phần mềm quản lý, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại cũng là một giải pháp hiệu quả để tăng năng suất và giảm thiểu lỗi.
Ví dụ: Trong một công ty sản xuất, quy trình phê duyệt đơn hàng có thể bao gồm nhiều bước và nhiều người tham gia. Để đơn giản hóa, công ty có thể sử dụng một phần mềm quản lý đơn hàng trực tuyến, cho phép các nhân viên liên quan cùng theo dõi và phê duyệt đơn hàng trực tiếp trên hệ thống, loại bỏ các bước trung gian như in ấn, chuyển giấy tờ, và các cuộc họp không cần thiết.
Bên cạnh đó, đào tạo và nâng cao năng lực cho nhân viên cũng vô cùng quan trọng trong kế hoạch tối ưu hóa chi phí quản lý. Khi nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng, họ sẽ tự tin hơn trong việc thực hiện công việc, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả chung của toàn bộ quy trình.
4.5 Lập khoản chi phí dự phòng
Việc lập khoản chi phí dự phòng giúp doanh nghiệp chủ động đối phó với những rủi ro và biến động khó lường. Bằng cách xác định rõ các khoản chi phí quản lý dự kiến như lương và phụ cấp cho nhân viên, mua sắm văn phòng phẩm, chi phí bảo trì,.. doanh nghiệp có thể phân bổ ngân sách một cách hợp lý cho từng hạng mục, đảm bảo rằng không có khoản chi phí nào bị bỏ qua hoặc vượt quá ngân sách.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp lập ngân sách theo dạng “cuốn chiếu” để điều chỉnh ngân sách một cách linh hoạt theo thời gian và nhu cầu thực tế. Phương pháp này cho phép doanh nghiệp thường xuyên đánh giá lại hiệu quả sử dụng ngân sách, để từ đó đưa ra những điều chỉnh kịp thời nhằm tối ưu hóa chi phí quản lý.
4.6 Phân tích chi phí định kỳ
Việc định kỳ theo dõi và phân tích dữ liệu tài chính giúp doanh nghiệp nhận biết các xu hướng chi tiêu, phát hiện những khoản chi phí bất thường và tìm ra cơ hội tối ưu hóa. Qua đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định sáng suốt về việc cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết hoặc đầu tư vào những lĩnh vực mang lại hiệu quả cao.
Để đảm bảo hiệu quả của việc phân tích dữ liệu tài chính, doanh nghiệp cần thực hiện các hoạt động cơ bản:
- Thu thập đầy đủ và chính xác các dữ liệu về chi phí, doanh thu và các chỉ số tài chính khác, chẳng hạn như chi phí nguyên vật liệu, chi phí vận chuyển, chi phí nhân công, chi phí hành chính,… theo từng kỳ (ngày, tháng, quý, năm).
- Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu, như phần mềm quản lý chi phí, phần mềm kế toán, để tìm ra các xu hướng, mối tương quan và các điểm bất thường trong dữ liệu.
- So sánh dữ liệu hiện tại với các kỳ trước để đánh giá hiệu quả của các biện pháp tiết kiệm chi phí.
- Tìm hiểu nguyên nhân sâu xa của những thay đổi trong chi phí để đưa ra các giải pháp phù hợp, doanh nghiệp nên tăng hoặc giảm loại chi phí nào.
4.7 Sử dụng phần mềm quản lý chi phí
Như vừa đề cập ở trên, để đạt được hiệu quả cao trong việc quản lý chi phí doanh nghiệp, đầu tư vào phần mềm quản lý chi phí chuyên dụng là một điều cần thiết. Công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp tạo lập các khoản chi phí, phân tích tình hình chi tiêu của từng hạng mục, phòng ban hoặc dự án để từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh thấu đáo.
Ngoài ra, phần mềm còn cho phép doanh nghiệp so sánh dữ liệu chi tiêu thực tế với ngân sách đã được phê duyệt, hoặc so sánh chi tiêu giữa các kỳ để sớm phát hiện các khoản chi bất thường và đề xuất các giải pháp tinh giản.
Để lựa chọn phần mềm quản lý chi phí phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau:
- Phần mềm cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý chi phí, cũng như có thể tùy chỉnh hoặc mở rộng tính năng để phù hợp với quy trình làm việc của doanh nghiệp.
- Chi phí sử dụng phần mềm phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
- Giao diện của phần mềm thân thiện và dễ sử dụng.
Đọc thêm: Top 7 phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp tốt nhất hiện nay
5. Về Base Expense – Công cụ chuyên biệt để quản lý và phân tích chi chí doanh nghiệp
Ứng dụng quản lý chi phí Base Expense là một “mảnh ghép” nổi bật của Bộ giải pháp quản lý tài chính Base Finance+, hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và phân tích bức tranh tài chính tổng thể.
Base Expense mở ra một không gian số hóa để mọi nhân sự cùng chung tay với bộ phận Kế toán kiểm soát chi phí cho doanh nghiệp thông qua một loạt các tính năng ưu việt:
- Tạo lập các kiểu chi phí đa dạng, bao gồm thanh toán, tạm ứng, chi nội bộ,…
- Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử một cách khoa học.,
- Cung cấp các báo cáo về tình hình sử dụng chi phí, chẳng hạn như mua sắm dụng cụ, công tác phí linh hoạt theo nhiều tiêu chí khác nhau.
- Phân quyền truy cập, cho phép nhiều người cùng sử dụng phần mềm và quản lý dữ liệu.
- Dễ dàng tích hợp dữ liệu với phần mềm kế toán doanh nghiệp đang sử dụng và các ứng dụng khác thuộc hệ sinh thái của Base Platform.
6. Kết luận
Trên đây, Base.vn đã cung cấp cho doanh nghiệp một cái nhìn tổng quan về tài khoản quản lý chi phí doanh nghiệp, từ khái niệm cơ bản đến các phương pháp tính toán và tối ưu hóa. Với những kiến thức này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Đừng chần chừ, hãy bắt đầu hành động ngay hôm nay. Liên hệ với Base.vn để được tư vấn và hỗ trợ thêm về ứng dụng Quản lý chi phí Base Expense!
