Hồ sơ nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành và phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Bởi tài liệu này lưu trữ thông tin chi tiết về nhân viên – nguồn lực của doanh nghiệp, cung cấp cho doanh nghiệp cơ sở để đánh giá năng lực, quản lý công việc hiệu quả, đồng thời đảm bảo quyền lợi cho cả doanh nghiệp và người lao động. Tuy nhiên, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự như thế nào để khoa học và hiệu quả vẫn còn là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn.
Bài viết này Base.vn sẽ cung cấp những thông tin cần thiết về hồ sơ nhân sự, bao gồm khái niệm, quy định lưu trữ và cách thức lưu trữ khoa học nhất. Nhờ đó, các doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
1. Hồ sơ nhân sự là gì?
Hồ sơ nhân sự là tập hợp các tài liệu, thông tin về nhân viên được lưu trữ một cách có hệ thống, quy chuẩn, nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Đây là loại tài liệu đóng vai trò rất quan trọng đối với các công ty trong việc đánh giá, tuyển dụng, đào tạo, thăng chức, thưởng phạt, quản lý lương bổng, chế độ phúc lợi, lịch sử công tác, nghỉ phép, bảo hiểm, v.v. của người lao động.
Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả mang lại tương đối nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Thứ nhất, giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí. Một hệ thống hồ sơ được sắp xếp khoa học sẽ tạo thuận lợi trong quá trình tìm kiếm, tra cứu thông tin về nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian, chi phí cũng như giảm thiểu nguy cơ thất lạc hồ sơ.
Thứ hai, bảo vệ quyền lợi cho cả doanh nghiệp và người lao động. Hồ sơ nhân sự đầy đủ, chính xác là cơ sở để thanh tra, kiểm tra việc chấp hành pháp luật lao động của doanh nghiệp. Đồng thời, đây cũng là bằng chức xác thực về mối quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động, là căn cứ hợp pháp được sử dụng khi hai bên xảy ra tranh chấp, kiện tụng.
Thứ ba, nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp, tối ưu sẽ tạo được ấn tượng tốt không chỉ với khách hàng mà còn với nhân sự trong doanh nghiệp, từ đó nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp và thương hiệu tuyển dụng.
2. Bộ hồ sơ nhân sự gồm những gì?
Bất kể người lao động thuộc đối tượng thử việc, nhân sự chính thức hay dưới 15 tuổi thì bộ hồ sơ nhân sự của họ cũng sẽ cần một số giấy tờ chung như sau:
Hồ sơ chung
- Đơn xin việc của người lao động
- Sơ yếu lý lịch của người lao động
- Bản sao CMND/CCCD (có công chứng) của người lao động
- Giấy tờ về trình độ học vấn, chuyên môn, kỹ thuật của người lao động
- Giấy tờ về sức khỏe của người lao động
- Giấy tờ về quá trình công tác trước đây của người lao động (nếu có)
- Giấy tờ khác liên quan đến việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển của người lao động.
Hồ sơ quản lý lao động
- Hợp đồng lao động
- Phụ lục hợp đồng lao động
- Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển công tác của người lao động
- Bản ghi nhận kỷ luật lao động
- Bảng lương
- Sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
- Giấy tờ về nghỉ phép, nghỉ ốm, thai sản, sinh con, v.v.
- Giấy tờ về khen thưởng, thi đua
- Giấy tờ về đào tạo, bồi dưỡng
- Giấy tờ về tham gia các hoạt động đoàn thể, xã hội
Hồ sơ lưu trữ
- Giấy tờ về tuyển dụng, tuyển chọn cán bộ, công chức
- Giấy tờ về đào tạo, bồi dưỡng
- Giấy tờ về khen thưởng, thi đua
- Giấy tờ về kỷ luật lao động
- Giấy tờ về nghỉ hưu, trợ cấp thôi việc
- Giấy tờ về tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
- Giấy tờ về giải quyết tranh chấp lao động
- Giấy tờ khác theo quy định của pháp luật
Ngoài các giấy tờ trên, tùy thuộc vào loại đối tượng lao động mà doanh nghiệp sẽ yêu cầu thêm một số loại giấy tờ khác nhau. Cụ thể:
2.1 Hồ sơ nhân sự đối với lao động thử việc
Hồ sơ nhân sự đối với lao động thử việc bao gồm các loại giấy tờ sau:
- Đơn xin việc
- Sơ yếu lý lịch
- Bản sao CMND/CCCD
- Giấy tờ về trình độ học vấn, chuyên môn, kỹ thuật
- Giấy tờ về sức khỏe
- Hợp đồng lao động thử việc
- Giấy tờ về lương, thưởng, phụ cấp
- Giấy tờ về nghỉ phép, nghỉ ốm
- Giấy tờ về khen thưởng, kỷ luật
- Giấy tờ về đánh giá kết quả thử việc
2.2 Hồ sơ nhân sự đối với nhân viên chính thức
Hồ sơ nhân sự đối với nhân viên chính thức bao gồm các loại giấy tờ sau:
- Hồ sơ chung (như đã nêu ở trên)
- Hồ sơ quản lý lao động (như đã nêu ở trên)
- Hồ sơ khác:
- Giấy tờ về bổ nhiệm chức vụ, nâng lương, thăng chức
- Giấy tờ về tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
- Giấy tờ về tham gia các hoạt động đoàn thể, xã hội
- Giấy tờ về nghỉ hưu, trợ cấp thôi việc
- Giấy tờ về tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
- Giấy tờ về giải quyết tranh chấp lao động.
2.3 Hồ sơ nhân sự cho người lao động dưới 15 tuổi
Hồ sơ nhân sự cho người lao động dưới 15 tuổi bao gồm các loại giấy tờ sau:
- Hồ sơ chung (như đã nêu ở trên)
- Hồ sơ quản lý lao động (như đã nêu ở trên)
- Giấy tờ khác:
- Giấy tờ về đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp;
- Giấy tờ về sức khỏe.
Đọc thêm: Top 10+ phần mềm quản lý tài sản phù hợp nhất với doanh nghiệp
3. Cập nhật quy định mới nhất về lưu trữ hồ sơ nhân sự
Hiện nay, chưa có quy định mới nhất nào về lưu trữ hồ sơ nhân sự được ban hành trong năm 2024. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý một số quy định được ban hành trước đó và vẫn còn hiệu lực. Cụ thể, theo Thông tư 10/2022/TT-BNV, thời gian lưu trữ tài liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động là từ 05 năm đến vĩnh viễn tùy thuộc vào từng loại tài liệu. Trong đó:
- Hồ sơ về việc tiếp nhận, điều động, thuyên chuyển, luân chuyển, chuyển đổi vị trí việc làm, biệt phái, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức, người lao động: thời hạn 20 năm
- Hồ sơ về việc cho thôi việc, chuyển công tác của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động: thời hạn 20 năm
- Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động của cơ quan: thời hạn 20 năm
- Hồ sơ các vụ tai nạn lao động: Nghiêm trọng – Vĩnh viễn; Không nghiêm trọng – thời hạn 20 năm; Công văn trao đổi về công tác lao động – thời hạn 05 năm.
4. Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự chuẩn khoa học
4.1 Lựa chọn tủ hồ sơ hành chính văn phòng
Tủ hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản hồ sơ nhân sự an toàn và khoa học. Doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố khi lựa chọn tủ hồ sơ như:
- Kích thước: Kích thước tủ hồ sơ cần phù hợp với số lượng hồ sơ cần lưu trữ. Việc lựa chọn kích thước tủ phù hợp sẽ giúp tiết kiệm diện tích và tối ưu hóa không gian lưu trữ.
- Chất liệu: Nên lựa chọn tủ hồ sơ được làm từ chất liệu bền, chắc chắn, chống cháy nổ, mối mọt, ẩm mốc. Một số chất liệu phổ biến cho tủ hồ sơ bao gồm: gỗ, sắt (chống rỉ), nhựa, v.v.
- Tính an toàn: Tủ hồ sơ cần có khóa an toàn để bảo mật thông tin cá nhân của nhân viên. Việc lựa chọn tủ có khóa an toàn sẽ giúp bảo vệ hồ sơ khỏi những truy cập trái phép.
- Tính thẩm mỹ: Tủ hồ sơ nên có kiểu dáng đẹp mắt, phù hợp với không gian văn phòng. Việc lựa chọn tủ có tính thẩm mỹ cao sẽ góp phần tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
4.2 Phân loại hồ sơ
Phân loại hồ sơ là bước quan trọng giúp sắp xếp hồ sơ một cách khoa học, logic, dễ dàng tìm kiếm và tra cứu khi cần thiết. Doanh nghiệp có thể phân loại hồ sơ theo các tiêu chí sau:
- Phân loại theo loại hồ sơ: Phân loại hồ sơ nhân sự thành các loại chính như: hồ sơ chung, hồ sơ quản lý lao động, hồ sơ lưu trữ.
- Phân loại theo đối tượng: Phân loại hồ sơ theo đối tượng như: hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức; hồ sơ của người lao động.
- Phân loại theo thời gian: Phân loại hồ sơ theo thời gian như: hồ sơ hiện hành, hồ sơ lưu trữ.
4.3 Lập danh mục các hồ sơ nhân sự
Việc lập danh mục các hồ sơ nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ một cách hiệu quả và dễ dàng tra cứu thông tin. Danh mục hồ sơ cần bao gồm các thông tin sau:
- Danh sách các loại hồ sơ nhân sự cần lưu trữ.
- Thông tin chi tiết về từng loại hồ sơ như: tên loại hồ sơ, nội dung hồ sơ, số lượng hồ sơ, thời hạn lưu trữ.
- Sắp xếp danh mục hồ sơ theo thứ tự khoa học, logic.
4.4 Thực hiện lưu trữ hồ sơ nhân sự
Sau khi đã phân loại và lập danh mục hồ sơ, doanh nghiệp cần thực hiện lưu trữ hồ sơ một cách khoa học và an toàn. Các bước thực hiện lưu trữ hồ sơ nhân sự được trình bày trong phần tiếp theo.
Sau khi đã hoàn tất các bước chuẩn bị, lựa chọn tủ hồ sơ, phân loại hồ sơ, lập danh mục hồ sơ, doanh nghiệp cần thực hiện lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách khoa học, an toàn và hiệu quả. Các bước thực hiện lưu trữ hồ sơ nhân sự bao gồm:
- Sử dụng bìa hồ sơ và nhãn dán để phân biệt các loại hồ sơ: Sử dụng bìa hồ sơ có màu sắc và kiểu dáng khác nhau để phân biệt các loại hồ sơ chính như: hồ sơ chung, hồ sơ quản lý lao động, hồ sơ lưu trữ. Ghi rõ tên loại hồ sơ, thời gian lưu trữ và các thông tin cần thiết khác lên nhãn dán và dán lên bìa hồ sơ.
- Sắp xếp hồ sơ vào tủ hồ sơ theo danh mục đã lập: Sắp xếp hồ sơ vào tủ hồ sơ theo danh mục đã lập. Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự từ cũ đến mới hoặc theo thứ tự bảng chữ cái. Đánh số thứ tự cho từng hồ sơ để dễ dàng tra cứu.
- Cập nhật danh mục hồ sơ khi có thay đổi: Cập nhật danh mục hồ sơ khi có thay đổi như: thay đổi thông tin nhân viên, thay đổi thời hạn lưu trữ hồ sơ, v.v. In ấn danh mục hồ sơ mới và dán vào tủ hồ sơ để dễ dàng tra cứu.
- Bảo quản hồ sơ an toàn: Bảo quản hồ sơ trong tủ hồ sơ an toàn, tránh xa các nguồn nhiệt, nước và hóa chất. Định kỳ kiểm tra tủ hồ sơ và bảo quản hồ sơ khỏi mối mọt, ẩm mốc. Thực hiện sao lưu dữ liệu hồ sơ điện tử để đề phòng trường hợp mất mát hoặc hư hỏng.
- Định kỳ kiểm tra và rà soát hồ sơ: Định kỳ kiểm tra và rà soát hồ sơ để đảm bảo tính chính xác, cập nhật. Xóa bỏ những hồ sơ không còn giá trị sử dụng theo quy định.
- Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự: Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự để lưu trữ và quản lý hồ sơ một cách hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự giúp tự động hóa các quy trình lưu trữ, tra cứu và quản lý hồ sơ, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên.
Đọc thêm: Top 8 phần mềm quản lý văn bản, tài liệu phổ biến cho doanh nghiệp
5. Tổng hợp các cách lưu trữ hồ sơ nhân sự
5.1 Lưu trữ hồ sơ nhân sự thủ công
Đây là cách làm phù hợp với doanh nghiệp nhỏ bởi dễ thực hiện và chi phí thấp. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này đó là tương đối tốn thời gian và công sức để quản lý, gây khó khăn khi tìm kiếm thông tin; đồng thời dễ bị thất lạc, hư hỏng.
Sử dụng bằng tủ hồ sơ nhiều ngăn
Tủ hồ sơ nhân sự nhiều ngăn được rất nhiều các doanh nghiệp lớn, đông nhân sự sử dụng. Dạng tủ này vừa có thể làm trang trí văn phòng, vừa gọn gàng và tiết kiệm không gian.
Tủ hồ sơ nhiều ngăn rất hữu ích trong việc lưu trữ và bảo quản số lượng lớn hồ sơ, đa dạng các loai giấy tờ với các kích thước khác nhau.
Với loại tủ này, các doanh nghiệp có thể phân loại hồ sơ theo từng tiêu chí như phòng ban, chức vụ, thời gian làm việc, v.v. và lưu trữ trong các ngăn tủ riêng biệt.
Để có thể phân biệt từng ngăn tủ, người ta thường dán giấy ghi tên các loại tài liệu để thuận tiện trong việc tìm kiếm, tránh mất nhiều thời gian.
Lưu trữ bằng tủ hồ sơ 2 ngăn
Với loại tủ này, thường các đơn vị sẽ tận dụng ngăn trên cho các hồ sơ đang sử dụng và ngăn dưới cho hồ sơ không sử dụng thường xuyên.
Hồ sơ 2 ngăn thường chỉ dùng trong trường hợp cần lưu trữ ít giấy tờ. Loại tủ lưu trữ này có không gian nhỏ, giá thành cũng khá mềm so với các loại tủ đựng hồ sơ khác.
Lưu trữ hồ sơ trong thùng có nắp đậy
Đây là cách làm tương đối truyền thống, phù hợp với việc lưu trữ hồ sơ ít sử dụng hoặc cần di chuyển thường xuyên. Thùng đựng hồ sơ kín, có thể bảo quản tài liệu tốt, tránh hư hỏng mối mọt, tuy nhiên có nhược điểm là tương đối nặng, và không thuận tiện trong trường hợp tìm kiếm hồ sơ.
Lưu trữ bằng bìa đựng hồ sơ
Bìa đựng hồ sơ là phương pháp lưu trữ thích hợp dành cho việc lưu trữ hồ sơ cá nhân của nhân viên.
5.2 Lưu trữ hồ sơ nhân sự online
- Với phương thức lưu trữ hồ sơ nhân sự online, có hai dạng phổ biến thường được các doanh nghiệp sử dụng.
- Lưu trữ hồ sơ nhân sự trên excel: cách lưu trữ này có ưu điểm là tiết kiệm chi phí, thuận tiện và dễ dàng sử dụng. Tuy nhiên, nhược điểm lớn khi lưu trữ thông tin trên excel đó là dễ thất lạc thông tin nhân sự và tính bảo mật không cao.
- Lưu trữ hồ sơ nhân sự trên phần mềm chuyên biệt: Đi cùng với xu hướng chuyển đổi số hiện nay, nhiều doanh nghiệp có xu hướng sử dụng các phần mềm chuyên biệt để lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả. Với phần mềm hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp có thể dễ dàng lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm cũng như cập nhật các thay đổi một cách nhanh chóng, dễ dàng. Đặc biệt, các phần mềm này có khả năng lưu trữ lượng thông tin lớn, với tính bảo mật cao.
Để hỗ trợ bộ phận nhân sự các doanh nghiệp, Base.vn đã tổng hợp thông tin tất cả 06 biểu mẫu trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Click tại đây để tải về miễn phí.
6. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả Base HRM
Base HRM là phần mềm nhân sự toàn diện, trong đó có riêng một module tính năng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự.
Base HRM hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng một quy trình lưu trữ hồ sơ tinh gọn, nhưng khoa học và cực kì hiệu quả .
Với Base HRM, doanh nghiệp có thể:
- Tối giản quy trình lựa chọn tủ hồ sơ, với hệ thống thông tin đã được lập trình sẵn để quản lý hồ sơ nhân viên một cách tập trung và khoa học,
- Phân loại hồ sơ dễ dàng với các trường thông tin được thiết lập sẵn bao gồm thông tin cá nhân, quá trình làm việc, lương thưởng, bảo hiểm, v.v.
- Tự động hóa thao tác lập danh mục với hệ thống dữ liệu tập trung, trực quan và đa chiều
- Lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả với hệ thống báo cáo và phân tích dữ liệu được cá nhân hóa theo từng nhân sự.
7. Kết bài
Nhìn chung, doanh nghiệp nào cũng cần có quy trình lưu trữ hỗ sơ nhân sự chi tiết, khoa học để đảm bảo các thông tin nhân sự được lưu và sắp xếp khoa học, tránh tình trạng thất lạc thông tin. Bên cạnh đó, lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả còn giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm và cập nhật thông tin. Ngày nay, chuyển đổi số ngày càng phát triển, nhiều doanh nghiệp đã và đang hướng tới việc sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự chuyên biệt thay thế dần cho hình thức lưu trữ thủ công hoặc bằng excel. Đây là phương pháp vừa khoa học, vừa giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, thời gian,…đồng thời lại cực kỳ thuận tiện trong việc thay đổi và điều chỉnh thông tin, tránh những sai sót không đáng có.
