HubSpot là gì? HubSpot CRM thật sự hoàn hảo cho doanh nghiệp?

HubSpot không chỉ gắn liền với khái niệm inbound marketing mà còn là một thương hiệu đình đám trong lĩnh vực phần mềm quản lý doanh nghiệp. Nổi bật trong danh mục sản phẩm của HubSpot là HubSpot CRM – một giải pháp quản lý quan hệ khách hàng toàn diện, tích hợp liền mạch các hoạt động tiếp thị, bán hàng và dịch vụ khách hàng. Nhưng liệu HubSpot CRM có thực sự phù hợp với mọi tổ chức và doanh nghiệp? Những tính năng nổi bật, ưu nhược điểm cùng chi phí của phần mềm này như thế nào? Hãy cùng Base Blog khám phá chi tiết qua bài viết sau!

1. HubSpot là gì?

HubSpot là một công ty của Mỹ chuyên phát triển và cung cấp các giải pháp phần mềm dành cho inbound marketing, bán hàng và dịch vụ khách hàng. Đồng thời, HubSpot cũng là tên một của nền tảng do chính công ty này sáng tạo, cho phép doanh nghiệp thực hiện các hoạt động như thiết kế website, xây dựng landing page, viết blog, quản lý khách hàng tiềm năng và hiện tại, phân tích hiệu suất tiếp thị và theo dõi hành vi người dùng.

Hiện tại, HubSpot đang cung cấp 6 nhóm sản phẩm chính, được gọi là các “Hub”, mà doanh nghiệp có thể sử dụng riêng lẻ hoặc kết hợp:

– HubSpot Marketing Hub: Phần mềm tự động hóa tiếp thị giúp doanh nghiệp tạo, quản lý và theo dõi kết quả của các chiến dịch tiếp thị trực tuyến với mục đích thu hút khách hàng tiềm năng.

– HubSpot Sales Hub: Phần mềm tối ưu hóa quy trình bán hàng, hỗ trợ theo dõi khách hàng tiềm năng, quản lý giao dịch, báo giá (CPQ), và đào tạo nhân viên bán hàng.

– HubSpot Service Hub: Phần mềm dịch vụ khách hàng tích hợp công cụ Smart CRM giúp doanh nghiệp quản lý yêu cầu khách hàng, tạo cơ sở kiến thức và tự động hóa phản hồi nhằm nâng cao mức độ hài lòng (CSAT) và khả năng giữ chân khách hàng.

– HubSpot Content Hub: Phần mềm quản lý nội dung tiếp thị với sự trợ giúp của AI, hỗ trợ doanh sản xuất Blog, video, podcast, thử nghiệm A/B, đề xuất SEO và thu thập thông tin khách hàng tiềm năng tại cùng một nơi.

– HubSpot Operations Hub: Phần mềm quản lý hoạt động, cho phép các phòng ban đồng bộ hóa, dọn dẹp và quản lý dữ liệu khách hàng, đồng thời tự động hóa các quy trình kinh doanh.

– HubSpot Commerce Hub: Phần mềm quản lý thương mại hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình lập hóa đơn, báo giá, quản lý doanh thu và đồng bộ dữ liệu với các phần mềm kế toán.

Ngoài các sản phẩm trả phí, HubSpot còn cung cấp nhiều công cụ miễn phí cho doanh nghiệp như CRM, email marketing, quản lý quảng cáo, form, landing page và chatbot. Dù miễn phí nhưng những công cụ này mang lại giá trị đáng kể và đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp mới bắt đầu với HubSpot.

2. Giới thiệu phần mềm HubSpot CRM

2.1 HubSpot CRM là gì?

HubSpot CRM (Customer Relationship Management) là một trong những công cụ quản lý quan hệ khách hàng dựa trên đám mây (cloud-based) nổi tiếng nhất hiện nay. Phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện thông tin liên hệ của khách hàng, theo dõi tương tác và các cuộc trò chuyện, thiết lập quy trình bán hàng và triển khai các chiến dịch cá nhân hóa để chăm sóc khách hàng hiện tại lẫn khách hàng tiềm năng.

Đáng chú ý, HubSpot CRM cung cấp các tính năng cơ bản hoàn toàn miễn phí, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc mới bắt đầu triển khai CRM. Tuy nhiên, để sử dụng các chức năng nâng cao hơn nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển quy mô và tối ưu hóa chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp cần nâng cấp lên các gói sản phẩm cao cấp của HubSpot.

2.2 Lợi ích khi sử dụng HubSpot CRM

– Công cụ CRM miễn phí:

HubSpot CRM cung cấp giải pháp hoàn toàn miễn phí dành cho tất cả mọi người, không áp đặt giới hạn về thời gian sử dụng. Với phiên bản miễn phí, doanh nghiệp có thể lưu trữ lên đến 1 triệu thông tin liên hệ khách hàng, theo dõi và phân tích toàn bộ các cuộc hội thoại với khách hàng.

– Giao diện trực quan và thân thiện với người dùng:

CRM miễn phí của HubSpot tương đối đơn giản và thường không mất nhiều thời gian để người dùng học cách tạo danh bạ, quản lý giao dịch, ghi lại tác vụ và chỉnh sửa báo cáo trên phần mềm.

– Tự động hóa các tác vụ:

HubSpot CRM hỗ trợ tự động hóa nhiều tác vụ liên quan đến bán hàng, tiếp thị và chăm sóc khách hàng. Doanh nghiệp có thể dễ dàng sắp xếp, phân tích và tối ưu hóa quy trình kinh doanh của mình, giúp đội ngũ nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng như chốt giao dịch và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi.

– Tự động cập nhật dữ liệu thời gian thực:

Điểm mạnh của HubSpot CRM nằm ở khả năng tự động đồng bộ hóa dữ liệu sau mỗi 10 phút, đảm bảo đội ngũ nhân viên luôn được cung cấp thông tin mới nhất và chính xác nhất. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tăng cường khả năng phản hồi nhanh chóng và hỗ trợ khách hàng một cách hiệu quả hơn.

3. Tính năng nổi bật của phần mềm HubSpot CRM

3.1 Quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng toàn diện

HubSpot CRM cho phép doanh nghiệp lưu trữ và sắp xếp thông tin của khách hàng hiện tại lẫn khách hàng tiềm năng tại một nơi duy nhất, gọi là “CRM Database”. Tại đây, doanh nghiệp có thể lưu trữ tối đa 1.000.000 liên hệ mà không bị giới hạn về thời gian. Doanh nghiệp có thể lưu trữ các thông tin như:

• Tên, chức danh và địa chỉ email của khách hàng.
• Lịch sử tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng.
• Nguồn thu hút khách hàng tiềm năng và chấm điểm chất lượng của họ.
• Số lượng đơn hàng và tổng chi tiêu của khách hàng.
• Các thông tin cá nhân hóa khác, tùy theo nhu cầu quản lý.

3.2 Phân khúc khách hàng theo nhiều tiêu chí

HubSpot CRM hỗ trợ phân khúc khách hàng dựa trên các tiêu chí đa dạng như giới tính, vị trí địa lý, sở thích, nghề nghiệp, và nhiều yếu tố khác. Điều này giúp doanh nghiệp tạo ra nội dung tiếp thị cá nhân hóa, phù hợp với từng nhóm khách hàng, đồng thời đảm bảo gửi thông điệp đúng đối tượng, đúng thời điểm, từ đó hạn chế khiến khách hàng khó chịu với các thông điệp không liên quan.

3.3 Cá nhân hóa tiếp thị qua email tự động

Tính năng tiếp thị qua email tự động cho phép doanh nghiệp gửi email hàng loạt theo lộ trình được định trước, dựa trên hành trình khách hàng.

Mục đích của việc sử dụng phương pháp email tự động là giúp doanh nghiệp tổng hợp nguồn khách hàng tiềm năng, phân loại và chăm sóc dựa trên các kịch bản sẵn có.

Ngoài ra, HubSpot CRM còn hỗ trợ chia nhỏ danh sách email theo nhiều tiêu chí như độ tuổi, vị trí, sở thích, sau đó tự động cá nhân hóa nội dung để phù hợp với từng nhóm đối tượng nhằm tối ưu hóa hiệu quả tiếp thị.

3.4 Tích hợp liền mạch với nhiều hệ thống

HubSpot CRM có khả năng tích hợp liền mạch với các ứng dụng và phần mềm khác thông qua API và các công cụ bên thứ ba. Các tích hợp phổ biến bao gồm:

• Hệ thống email như Gmail và Outlook: Theo dõi việc mở email và nhấp chuột trong thời gian thực.
• Mạng xã hội như Facebook, Instagram, X: Quản lý nội dung, phản hồi bình luận và phân tích hiệu suất tương tác trực tiếp từ CRM.
• Hơn 75 công cụ đối tác như Survey Monkey, Eventbrite, Wistia, Zendesk, WordPress và Magento, đáp ứng đa dạng các nhu cầu kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.

3.5 Báo cáo và phân tích chuyên sâu

Tính năng báo cáo của HubSpot CRM cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh báo cáo theo từng chu kỳ kinh doanh và đo lường hiệu suất tiếp thị (như số phiên truy cập, nguồn phiên, tỷ lệ thoát, ROI). Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể dự báo doanh thu bán hàng của mình dựa trên xu hướng tiếp thị và dữ liệu bán hàng trong quá khứ.

4. Chi phí sử dụng HubSpot CRM là bao nhiêu?

HubSpot CRM được đánh giá cao vì nó cung cấp miễn phí một loạt tính năng hỗ trợ tiếp thị, bán hàng và chăm sóc khách hàng – lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa bắt đầu làm quen với hệ thống CRM. Với gói miễn phí, doanh nghiệp có thể sử dụng các chức năng cơ bản như: Quản lý danh bạ, theo dõi giao dịch, tích hợp email với Gmail và Outlook và một số công cụ tiếp thị giới hạn.

Tuy nhiên, để cải thiện hiệu quả tiếp thị, bán hàng và quản lý nội dung, doanh nghiệp cần đầu tư vào các gói dịch vụ nâng cao của HubSpot. Các gói này có mức giá từ 15 USD/người dùng/tháng (~380.000 VND) đến 1.170 USD/tháng (~30.000.000 VND).

Ví dụ, nếu muốn truy cập các tính năng như tự động hóa tiếp thị đa kênh, lưu trữ và quản lý video, kiểm tra A/B, báo cáo và phân tích website tùy chỉnh, doanh nghiệp cần mua gói “Professional”, trị giá 1.170 USD/tháng (nếu thanh toán theo năm) hoặc 1.300 USD/tháng (nếu thanh toán theo tháng).

Có thể thấy, HubSpot CRM là lựa chọn tuyệt vời cho doanh nghiệp “nhập môn” CRM nhờ giao diện thân thiện và bộ tính năng cơ bản hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, chi phí nâng cấp cao có thể là một rào cản đối với thị trường Việt Nam.

Trong bối cảnh này, các doanh nghiệp Việt Nam có thể cân nhắc những giải pháp CRM toàn diện với mức giá cạnh tranh hơn, như Base CRM của Base.vn. 

Base CRM sẽ mang đến cho doanh nghiệp một nền tảng quản trị xuyên suốt từ A đến Z mọi điểm chạm trong quy trình bán hàng, giúp doanh nghiệp gia tăng chuyển đổi, chốt nhiều hợp đồng hơn và đạt doanh thu cao hơn trong thời gian ngắn. Quan trọng nhất là bộ tính năng quản lý Sản phẩm – Marketing – Bán hàng – Chăm sóc khách hàng chuyên sâu trên cùng một nền tảng, bao gồm:

– Product Center:

• Đo lường, phân tích và so sánh hiệu quả kinh doanh của từng sản phẩm.
• Thu thập và tổng hợp ý kiến, đánh giá từ khách hàng.

– Marketing Center: 

• Phân tích nhu cầu thị trường và đối thủ cạnh tranh, xác định tệp khách hàng tiềm năng để chuẩn bị cho chiến dịch quảng cáo.
• Tập hợp dữ liệu nội dung marketing và chạy quảng cáo tại một nơi duy nhất, đồng thời phân tích hiệu quả và tạo dashboard báo cáo marketing tự động.

– Sales Center:

• Quản lý dữ liệu khách hàng và cơ hội bán hàng tiềm năng.
• Thiết kế quy trình bán hàng tiêu chuẩn với hướng dẫn cụ thể.
• Báo cáo tự động về doanh số, tỷ lệ chuyển đổi và hiệu suất đội ngũ bán hàng.

– Services Center:

• Giao tiếp với khách hàng qua các kênh như hotline, live chat, Zalo, Facebook, WhatsApp và email.
• Duy trì kết nối lâu dài với khách hàng thông qua thư viện tự phục vụ và cộng đồng hoặc diễn đàn người tiêu dùng.

5. Ưu điểm và nhược điểm của HubSpot CRM

HubSpot CRM là một giải pháp quản lý khách hàng toàn diện với nhiều tính năng nổi bật, nhưng giống như bất kỳ sản phẩm nào trên thị trường, nó cũng có những hạn chế và không thể phù hợp với mọi doanh nghiệp. Dưới đây là góc nhìn khách quan về ưu và nhược điểm của HubSpot CRM:

5.1 Ưu điểm của HubSpot CRM

– Giao diện dễ sử dụng:

HubSpot CRM sở hữu giao diện trực quan, dễ dàng điều hướng ngay cả với người mới bắt đầu. Nhờ đó, giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin. Ví dụ: nhân viên bán hàng có thể nhanh chóng truy cập toàn bộ lịch sử tương tác với khách hàng (email, lượt xem trang web, biểu mẫu, cuộc gọi, họp) chỉ trong một bản ghi (record) duy nhất.

– Khả năng phân tích và báo cáo mạnh mẽ:

HubSpot CRM cho phép người dùng dễ dàng tùy chỉnh báo cáo và rút ra thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu. Ví dụ: người dùng có thể theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) như lưu lượng truy cập website, tỷ lệ chuyển đổi và chi phí thu hút khách hàng để có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn và phục vụ khách hàng tốt hơn.

– Khả năng mở rộng linh hoạt:

HubSpot có khả năng mở rộng cao, cho dù doanh nghiệp cần trợ giúp về nội dung, dịch vụ khách hàng, bán hàng hay online marketing. Ngoài ra, tất cả các công cụ của HubSpot đều được thiết kế dạng mô-đun. Điều này có nghĩa là nền tảng có thể phát triển cùng với nhu cầu mở rộng quy mô và các tính năng CRM nâng cao hơn.

– Cung cấp một khởi đầu hoàn toàn miễn phí:

HubSpot cung cấp gói CRM miễn phí với nhiều tính năng như quản lý bán hàng, tiếp thị, và dịch vụ khách hàng, hỗ trợ tối đa 1 triệu liên hệ mà không giới hạn thời gian. Điều này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp nhỏ hoặc nhạy cảm về chi phí. Dù gói nâng cao có giá thành cao, nhưng nhìn chung bảng giá của HubSpot vẫn khá linh hoạt, mang đến cơ hội tiếp cận cho nhiều loại hình doanh nghiệp.

5.2 Nhược điểm của HubSpot CRM

– Chi phí sử dụng có thể tăng dần lên:

Phiên bản CRM miễn phí của HubSpot rất hấp dẫn, nhưng các tính năng bổ sung như báo cáo nâng cao hay tăng số lượng người dùng có thể khiến ngân sách tăng nhanh chóng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp B2B, khi cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa các khoản chi phí phát sinh và lợi tức đầu tư (ROI) mà hệ thống mang lại.

Ngoài ra, một trong các yếu tố “gây khó chịu” nhất trong vài năm gần đây là cách HubSpot tính phí dựa trên số lượng “liên hệ tiếp thị” (marketing contact). Ví dụ, gói “Starter” chỉ bao gồm 1.000 liên hệ tiếp thị, và mỗi 1.000 liên hệ bổ sung sẽ làm tăng chi phí thêm 37,50 USD/tháng (~950.000 VND).

– Có thể xảy ra tình trạng trùng lặp dữ liệu:

Mặc dù HubSpot CRM có nhiều tính năng quản lý dữ liệu tiên tiến, nhưng đôi khi hệ thống không thể xử lý hiệu quả các trường hợp dữ liệu trùng lặp, đặc biệt khi dữ liệu được nhập từ nhiều nguồn hoặc tích hợp với các nền tảng khác. Những mục nhập trùng lặp này không chỉ làm rối loạn cơ sở dữ liệu mà còn gây khó khăn trong việc xác định thông tin nào là mới nhất hoặc chính xác nhất, ảnh hưởng đến độ tin cậy của dữ liệu.

– Trải nghiệm trên thiết bị di động chưa thật sự mượt mà:

Giao diện trên máy tính để bàn của HubSpot thường được đánh giá cao về tính trực quan và dễ sử dụng. Tuy nhiên, trải nghiệm trên thiết bị di động lại chưa đạt được tiêu chuẩn tương tự. Nhiều thao tác vốn chỉ cần vài lần nhấp chuột trên máy tính lại đòi hỏi nhiều bước phức tạp hơn khi thực hiện trên di động.

Với các doanh nghiệp có đội ngũ bán hàng hoặc tiếp thị thường xuyên làm việc di động, hạn chế này có thể ảnh hưởng đến khả năng truy cập và xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng, gây gián đoạn trong công việc.

– Thiếu hỗ trợ cho thị trường Việt Nam:

Mặc dù website của HubSpot hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh, chẳng hạn như tiếng Trung, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha,… nhưng họ vẫn chưa hỗ trợ tiếng Việt. Điều này có thể là một trở ngại lớn đối với nhiều người dùng Việt Nam khi tiếp cận với một phần mềm công nghệ hoàn toàn bằng tiếng Anh.

Để nhận được hỗ trợ bằng tiếng Việt, doanh nghiệp thường phải làm việc thông qua các đại lý trung gian tại Việt Nam thay vì trực tiếp với HubSpot, điều này có thể làm tăng chi phí và phức tạp hóa quy trình triển khai.

Như vậy, chúng ta có thể tóm gọn những ưu điểm và nhược điểm của HubSpot CRM như sau:

6. Phần mềm HubSpot CRM phù hợp với doanh nghiệp nào?

Dựa trên các phân tích ở trên, có thể thấy rằng việc lựa chọn HubSpot CRM phụ thuộc nhiều vào nhu cầu sử dụng và ngân sách đầu tư công nghệ của từng doanh nghiệp.

Phiên bản miễn phí của HubSpot CRM cung cấp đủ các công cụ cần thiết để các đội nhóm hoặc công ty bước đầu làm quen với hệ thống CRM. Khi đã quen thuộc hơn với việc sử dụng phần mềm, các tổ chức này có thể nâng cấp tính năng bằng cách mua thêm các “Hub” hoặc chuyển sang các gói trả phí cao cấp nếu chi phí không phải là rào cản quá lớn.

Tuy nhiên, HubSpot CRM có thể không phải là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp Việt Nam với ngân sách hạn chế. Chi phí sử dụng ban đầu tính theo người dùng/tháng không hề thấp, chưa kể các khoản chi phí phát sinh khi nhu cầu mở rộng tăng lên. Trong khi đó, nhiều phần mềm CRM “make in Vietnam” đang trở thành lựa chọn thay thế khả thi hơn, nhờ vào mức giá phải chăng, giao diện thân thiện với người Việt và khả năng đáp ứng những tính năng tương tự như HubSpot.

7. So sánh HubSpot CRM với một số CRM hàng đầu hiện nay

Đến đây, nếu doanh nghiệp vẫn đang phân vân liệu HubSpot CRM có phải là giải pháp hoàn hảo nhất cho tổ chức của mình hay không, thì hãy cùng Base Blog điểm qua một số khác biệt khi so sánh Hubspot với một số giải pháp CRM nổi tiếng khác trên thị trường:

Đọc thêm: Salesforce là gì​? Giải pháp nào có thể thay thế Salesforce CRM?

8. Kết luận

Base Blog vừa chia sẻ đến doanh nghiệp các nội dung liên quan đến HubSpot là gì, cũng như đánh giá khách quan về phần mềm HubSpot CRM, bao gồm tính năng nổi bật, ưu và nhược điểm. Bên cạnh đó, Base Blog cũng đã gợi ý một số giải pháp CRM thay thế HubSpot mà doanh nghiệp có thể tham khảo thêm. Hy vọng bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp tìm được một phần mềm CRM phù hợp nhất với chiến lược phát triển và điều kiện cụ thể, từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng và gia tăng doanh thu hiệu quả.