Trong thế giới công việc hiện đại, việc quản lý dự án và tổ chức công việc đôi khi có thể trở nên phức tạp và khó khăn. Đó là lý do những phương pháp quản lý nổi tiếng trên thế giới được mang ra nghiên cứu, nâng cấp và áp dụng triệt để. Một trong số đó là phương pháp Kanban – chiếc “chìa khóa” giúp Toyota trở thành một trong những nhà máy sản xuất ô tô hàng đầu thế giới.
Trong bài viết này, Base Blog sẽ giới thiệu cụ thể Kanban là gì, nguyên lý của Kanban, cách triển khai Kanban, cũng như các chiến lược để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn theo mô hình Kanban.
1. Định nghĩa Kanban
1.1. Kanban là gì?
Kanban là thuật ngữ xuất phát từ Nhật Bản, được sử dụng lần đầu tại doanh nghiệp xe hơi Toyota. Trong tiếng Nhật, Kanban được ghép từ “kan” nghĩa là “thị giác” và “ban” nghĩa là “thẻ”, nên thuật ngữ này có thể được hiểu đơn giản là một “bảng thông tin”.
Mô hình Kanban được dùng như một công cụ trực quan hóa những tác vụ cần làm, để các thành viên dự án có thể thấy nhìn vị trí của chúng đang ở đâu trong luồng công việc. Cách đơn giản là dùng những tấm bảng trắng và dán những tờ giấy màu phía dưới để mô tả và quản lý quá trình làm việc.
1.2. Lịch sử ra đời của Kanban
Vào cuối thập niên 40s của thế kỷ trước, tập đoàn Toyota đã và đang trong giai đoạn khủng hoảng do vấp phải sự cạnh tranh rất lớn tới từ những tập đoàn trong và ngoài nước. Để giải quyết cơn khủng hoảng đó, kỹ sư Taiichi Ohno đã đề xuất một phương án hướng tới cải tiến và tối ưu hệ thống sản xuất của tập đoàn. Phương pháp này ban đầu có tên là Just-in-time, được sử dụng với mục tiêu bắt kịp tiến độ sản xuất theo nhu cầu của khách hàng, dựa trên việc xác định sự thiếu hụt nguyên liệu trong quy trình.
Đội ngũ đã sử dụng các tấm thẻ Kanban nhiều màu sắc để ghi lại thông tin, và cho chúng lần lượt di chuyển qua các trạm công việc trong dây chuyền sản xuất: một tấm thẻ này có thể là phiếu đặt hàng khi ở trạm công việc, rồi khi đi tới trạm kế tiếp lại trở thành phiếu vận chuyển.
Khi thực hiện điều này, Toyota đã tuân thủ theo các nguyên tắc sau:
- Chi tiết luôn được truyền từ công đoạn trước đến công đoạn sau
- Khi không nhận được thẻ Kanban thì không bắt đầu sản xuất
- Mỗi thùng hàng trong dây chuyền cần chứa một thẻ Kanban ghi rõ: chi tiết sản phẩm, nơi sản xuất, nơi chuyển đến, số lượng
- Mỗi thùng, mỗi khay hàng cần chứa đúng số lượng chỉ định, không thừa thiếu
- Không được giao những chi tiết hay phế phẩm cho công đoạn sau
- Khoảng thời gian giữa các lần giao và số lượng Kanban cần được giảm thiểu
Kết quả, các tấm thẻ Kanban quả thực đã giúp đội ngũ kiểm soát chặt chẽ được từng công đoạn trong dây chuyền sản xuất. Điều quan trọng là tất cả chúng đều thể hiện được sự liên kết với luồng công việc trước đó và mang theo đầy đủ thông tin.
Sau này, chính kỹ sư Taiichi Ohno và tập đoàn Toyota đã nhận ra, nguyên lý Kanban không bị giới hạn ở lĩnh vực sản xuất, mà hoàn toàn có thể áp dụng với bất kỳ một quy trình hoặc tổ chức nào khác. Đó chính là tiền thân của phương pháp quản lý Kanban hiện nay.
1.3. Nguyên lý hoạt động của Kanban
Ngày nay, mô hình Kanban dựa trên một số nguyên lý cơ bản như sau:
- Trực quan hóa quy trình làm việc: Kanban sử dụng bảng, cột và thẻ Kanban để hình ảnh hóa các công việc và quy trình làm việc. Mỗi tấm thẻ đại diện cho một công việc cần được thực hiện, và các cột trên bảng đại diện cho các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc – cũng là các trạng thái khác nhau của đầu việc. Đơn giản nhất, một bảng Kanban có thể bao gồm 3 cột: To-do (Việc cần làm), Doing (Đang làm), và Done (Đã hoàn thành).
- Hạn chế khối lượng công việc đồng thời (Work In Progress Limit – WIP Limit): Kanban giới hạn số lượng công việc được thực hiện cùng một lúc tại mỗi giai đoạn của quy trình làm việc. Số lượng công việc của mỗi người, mỗi bộ phận cũng cần được giới hạn ở mức độ khả thi. Điều này giúp tránh tình trạng bị quá tải, đồng thời thúc đẩy con người tăng cường tập trung vào công việc hiện tại thay vì chạy theo nhiều công việc cùng một lúc.
- Duy trì dòng chảy luồng công việc: Mục tiêu của Kanban là tối ưu hóa luồng công việc, đảm bảo rằng công việc di chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác một cách mạch lạc, không có sự trì hoãn không cần thiết. Việc di chuyển tấm thẻ Kanban để chuyển trạng thái của mỗi đầu việc sẽ được làm tuần tự theo quy định ban đầu để tránh sự tắc nghẽn.
- Chú trọng vào cải tiến liên tục: Quy trình sản xuất luôn được cải tiến liên tục cho dù đã rất tốt. Bạn có biết nếu bạn duy trì thực hiện những cải tiến rất nhỏ để tăng năng suất lên 1% mỗi tuần thì sau một năm bạn có thể tăng năng suất lên tới 67% không?
- Không sản phẩm nào có lỗi.
2. Các khái niệm chủ đạo trong mô hình Kanban
2.1. Bảng công việc
Bảng công việc (bảng Kanban – Kanban board) là bảng chứa những việc cần làm của một dự án hoặc quy trình làm việc, trong công cụ quản lý truyền thống thì đây được gọi là “dự án” hoặc “không gian làm việc”.
Trong bảng Kanban, các thẻ công việc được di chuyển qua các cột tương ứng với các giai đoạn trong quy trình làm việc, để biểu thị tiến độ của công việc. Ngoài ra, Kanban Board có thể bao gồm các thông tin bổ sung như biểu đồ thống kê về hiệu suất làm việc, các yêu cầu, ghi chú, hoặc các biểu đồ khác nhằm hỗ trợ quản lý và theo dõi tiến độ công việc.
Nhìn vào bảng công việc, người thực thi có thể dễ dàng nắm bắt được lộ trình đi tới mục tiêu của kế hoạch, tiến trình thực hiện tổng quan của luồng công việc, và các thông tin nổi bật như đâu là công việc cần ưu tiên, công việc nào sắp tới hạn và đã hết hạn,…
2.2. Cột danh sách công việc
Cột Kanban là khái niệm được sử dụng để mô tả các phần của bảng Kanban, mà mỗi phần đại diện cho một giai đoạn hoặc trạng thái khác nhau trong quy trình làm việc. Các thẻ công việc sẽ di chuyển qua các cột này khi chúng được thực thi lần lượt qua quy trình làm việc.
Tại mỗi cột Kanban sẽ chứa một Danh sách (List) tập hợp các thẻ – thường là những thẻ trong cùng một giai đoạn của quy trình. Trong công cụ quản lý dự án truyền thống, đây chính là “danh sách việc cần làm” hoặc “danh sách công việc”.
2.3. Thẻ công việc
Thẻ công việc (thẻ Kanban – Kanban card) được sử dụng để hình ảnh hóa các tác vụ trong quy trình làm việc. Mỗi thẻ công việc đại diện cho một tác vụ cụ thể, chẳng hạn như một nhiệm vụ phải hoàn thành hoặc một sản phẩm sẽ được thực hiện. Thẻ Kanban trong công cụ quản lý dự án truyền thống gọi là “việc cần làm” hoặc “nhiệm vụ”.
Mỗi tấm thẻ Kanban sẽ bao gồm các các thông tin cần thiết như:
- Tiêu đề thẻ: Mô tả ngắn gọn về tác vụ cần thực hiện
- Người phụ trách: Tên người được giao nhiệm vụ hoặc chịu trách nhiệm cho tác vụ đó
- Dự kiến hoàn thành: Mốc thời hạn hoặc thời gian dự kiến để hoàn thành tác vụ
- Mã số: Con số tương ứng với mỗi thẻ, được dùng để xác định và tìm kiếm chính xác thẻ đó trong hệ thống Kanban
- Mã màu hoặc nhãn dán: Dấu hiệu biểu thị trạng thái của các thẻ công việc, hoặc nhận biết các tấm thẻ đã được phân phân loại
- Đánh dấu ưu tiên: Dấu hiệu nhận biết các tác vụ cần ưu tiên thực hiện sớm.
Thẻ công việc chính là bằng chứng cho toàn bộ hoạt động hình thành nên kết quả công việc. Do vậy, mỗi khi cần đánh giá lại toàn bộ quy trình làm việc, đội ngũ quản lý hoàn toàn có thể kiểm tra nhanh mỗi thẻ công việc để có cái nhìn chi tiết và chính xác hơn.
Đọc thêm: [Tải miễn phí] 6 mẫu bảng kế hoạch triển khai công việc mới nhất 2024
3. Ưu nhược điểm của phương pháp Kanban
Không có gì là hoàn hảo, và phương pháp Kanban cũng có những ưu điểm và nhược điểm cần lưu ý.
3.1. Ưu điểm
- Mọi người đều ở trên cùng một mặt phẳng: Phương pháp Kanban giúp mọi người dễ dàng nhìn thấy tất cả các nhiệm vụ và các phần việc bản thân cần làm / phải làm, mang lại sự minh bạch cho toàn bộ quá trình làm việc. Dựa theo đó, mỗi thành viên đều có khả năng loại bỏ công việc không cần thiết và tập trung vào những công việc quan trọng nhất.
- Quản lý công việc linh hoạt: Trong suốt quá trình làm việc, các tấm thẻ Kanban mới sẽ được dễ dàng thêm vào, hoặc thay đổi trạng thái cũng như mức độ ưu tiên của chính nó. Nhờ vậy, Kanban được đánh giá là một mô hình phản ứng nhanh nhạy, giúp quy trình làm việc dễ dàng đáp ứng trước các yêu cầu thay đổi.
- Tăng năng suất làm việc: Phương pháp Kanban yêu cầu con người tập trung vào các nhiệm vụ hiện tại cho đến khi hoàn thành, tránh đa nhiệm gây ách tắc quy trình hoặc ảnh hưởng tới chất lượng đầu ra của công việc. Nguyên lý này đã giúp cho các công việc được xử lý gọn gàng và khoa học hơn, tăng cao năng suất làm việc thực tế.
- Giúp nhanh chóng phát hiện vướng mắc trong quy trình: Khi làm việc trên một tấm bảng Kanban đã được lấp đầy bằng thẻ công việc, sẽ không khó để nhận ra các vướng mắc trong quy trình: một số cột bị quá tải nhiệm vụ, một số cột bị ách tắc lâu ngày, một số thẻ đã lâu chưa được chuyển sang giai đoạn khác,… Đây là một trong các ưu điểm nổi trội của phương pháp trực quan hóa.
- Hệ thống đơn giản, dễ triển khai: Nhờ nguyên lý sử dụng dễ hiểu và mô hình cũng dễ thiết lập, phương pháp Kanban có thể triển khai trong bất kỳ đội nhóm, doanh nghiệp thuộc ngành nghề hay quy mô nào. Thậm chí, nó còn được linh hoạt áp dụng vào trong các quy trình khác nhau, hay các giai đoạn khác nhau của dự án mà không gây xáo trộn quá lớn.
3.2. Nhược điểm
- Khó khăn trong việc ước lượng thời gian: Kanban tập trung vào quá trình làm việc liên tục và không đặt nhiều giới hạn về mặt thời gian. Các cột trên bảng tương ứng với các giai đoạn làm việc nhưng lại không có khung thời hạn tương ứng, gây khó khăn trong việc lập kế hoạch khi nào sẽ thực hiện tác vụ, và ước lượng khi nào thì mọi việc sẽ được hoàn thành.
- Phải cập nhật thường xuyên: Phương pháp Kanban đòi hỏi người dùng phải cập nhật trạng thái của các thẻ công việc thường xuyên, thậm chí là tức thời; bởi nếu không, đội ngũ có nguy cơ phải làm việc với các thông tin không chính xác, và cũng làm mất đi ý nghĩa của việc trực quan hóa luồng công việc thành bảng và cột.
- Khó áp dụng ở quy mô lớn: Nếu trong một luồng làm việc có quá nhiều hoạt động hoặc nhiệm vụ liên quan đến nhau đòi hỏi các bước chuyển giao diễn ra thường xuyên, hoặc có các nhiệm vụ không đạt yêu cầu phải chuyển trạng thái “ngược” về giai đoạn trước, bảng Kanban rất dễ bị rối. Đội ngũ thực thi sẽ gặp khó khăn trong việc nắm bắt và theo kịp tất cả các hoạt động này.
- Không đảm bảo kết quả đầu ra: Kanban thường tập trung vào việc chuyển trạng thái cho các tấm thẻ trong luồng công việc, nên mặc dù thúc đẩy việc thực thi tác vụ hằng ngày nhưng có thể gây rủi ro cho bức tranh lớn hơn: các nhiệm vụ nhỏ được hoàn thành, nhưng kết quả đầu ra cuối cùng – xét một cách tổng quan – chưa chắc đã đạt được.
3.3. Vậy Kanban phù hợp với các dự án như thế nào?
Phương pháp Kanban phù hợp nhất trong các dự án mà mức độ ưu tiên dao động ở mức độ cao – thậm chí mỗi ngày, đặc biệt là dự án sở hữu các yếu tố sau:
- Dự án nhấn mạnh nhiều về quy trình làm việc liên tục hơn là những thời hạn hoàn thành đơn lẻ và quan trọng
- Dự án đang gặp phải tồn đọng do công việc bị đình trệ, quy trình cơ bản đã ổn định nhưng hoạt động cần mượt mà và hiệu quả hơn
- Không có nhiều áp lực về thời gian hoàn thành
- Cần một hệ thống linh hoạt để thêm, xóa, chỉnh sửa thông tin tác vụ trong quá trình làm việc
- Cần cải tiến liên tục trong quá trình làm việc
- Bạn muốn nhóm có khả năng báo cáo kết quả bất cứ lúc nào
4. So sánh Kanban, Scrum và Agile
4.1. Giải nghĩa khái niệm
Về bản chất, Agile là một phương pháp luận, một triết lý bao quát dựa trên nguyên tắc phân đoạn vòng lặp (iterative) và tăng trưởng (incremental) để quản lý dự án. Mục tiêu của Agile là giúp rút ngắn thời gian phát triển sản phẩm, đưa sản phẩm đến với tay khách hàng càng sớm càng tốt.
Scrum là một khung tổ chức công việc (framework) tuân thủ theo phương pháp luận Agile, thường được sử dụng trong dự án phát triển những sản phẩm mà người dùng vẫn chưa xác định được mục tiêu cuối cùng. Scrum tập trung vào việc tối ưu hóa giá trị đạt được trong các vòng lặp cố định về mặt thời gian kéo dài từ 1-4 tuần, để liên tục cải tiến sản phẩm, kỹ thuật, đội nhóm và môi trường làm việc.
Mặt khác, Kanban cũng là một mô hình quản lý thuộc họ Agile, có nghĩa là nó cung cấp các công cụ và quy trình cụ thể để triển khai Agile. Nó thể hiện nhiều nguyên tắc đặc trưng của phương pháp luận Agile, bao gồm khả năng thích ứng trước sự thay đổi và đề cao tính minh bạch trong toàn bộ đội nhóm.
Bởi vậy, thực chất chúng ta sẽ chỉ cần so sánh giữa Kanban và Scrum để nhìn rõ sự khác biệt.
4.2. So sánh Kanban và Scrum
| Scrum | Kanban | |
| Lịch sử nguồn gốc | Phát triển phần mềm | Sản xuất tinh gọn |
| Nguyên lý vận hành | Liên tục cải tiến thông qua triển khai và đánh giá kết quả các vòng lặp phát triển (Sprint) | Sử dụng hình ảnh để trực quan hóa luồng công việc và các nhiệm vụ (bảng, cột và thẻ) |
| Nguyên tắc cốt lõi | – Minh bạch (Transparency) – Adaptation (Thích ứng) – Inspection (Kiểm tra) | – Effective (Hiệu quả) – Efficient (Hiệu suất) – Predictable (Có thể dự đoán) |
| Luồng công việc | Có thời lượng cố định, có giai đoạn chạy nước rút | Là một dòng chảy liên tục |
| Các bước triển khai | – Xây dựng và quản lý Product Backlog – Lập kế hoạch Sprint – Thực hiện Sprint – Họp hằng ngày – Sơ kết Sprint – Họp cải tiến Sprint | – Phác thảo quy trình làm việc trên bảng Kanban – Thiết lập WIP Limit cho từng cột – Tạo thẻ Kanban – Bắt đầu làm việc – Cải tiến hệ thống Kanban |
| Cấu trúc đội nhóm | Đội nhóm hoàn chỉnh với 3 vai trò cụ thể: Product Owner, Scrum Master, Scrum Development Team | Không phân chia vai trò cụ thể, có thể áp dụng cho mọi cấu trúc đội nhóm |
| Chỉ số đo lường hiệu suất | – Tốc độ hoàn thành – Khối lượng công việc – Sự hài lòng của đội nhóm | – Thời gian chu kỳ – Tổng thời gian từ khi yêu cầu đến khi hoàn thành – Hiệu quả của luồng quy trình |
4.3. Nên chọn Kanban hay Scrum?
Tùy quy mô và tính chất của dự án, bạn có thể lựa chọn ứng dụng mô hình Kanban hoặc Scrum sao cho phù hợp. Cả hai cách tiếp cận này đều hứa hẹn giúp cho quá trình thực thi minh bạch hơn, hiệu quả hơn và được cải tiến qua thời gian.
Hoặc nếu không, bạn có thể triển khai và quản lý dự án theo mô hình kết hợp (và chịu ảnh hưởng) của cả Kanban và Scrum – được gọi là Scrumban. Scrumban sử dụng các quy trình của Scrum và các công cụ trực quan hóa của Kanban. Lấy ví dụ, bảng Kanban được tận dụng là một công cụ tuyệt vời để theo dõi các nhiệm vụ riêng lẻ trong một lần chạy nước rút Scrum.
5. Các bước cơ bản để triển khai Kanban
Bước 1: Phác thảo quy trình làm việc trên bảng Kanban
Để triển khai Kanban, bạn cần bắt đầu bằng việc có một tấm bảng trắng hoặc bảng Kanban trực tuyến. Sau đó, hãy phân tách quy trình làm việc của bạn thành các giai đoạn cụ thể từ khi bắt đầu công việc cho đến khi hoàn thành. Vẽ các cột trên bảng, mỗi cột lần lượt đại diện cho một giai đoạn trong số đó.
Bước 2: Thiết lập WIP Limit cho từng cột
Để sử dụng phương pháp Kanban hiệu quả, bạn cần xác định và áp dụng hạn chế khối lượng công việc đồng thời (WIP Limit) cho mỗi cột Kanban – số lượng công việc tối đa được phép tồn tại trong cột đó tại cùng một thời điểm. Bước này nhằm giữ cho quy trình làm việc trong toàn dự án được mượt mà, tránh tình trạng quá tải công việc.
Xét riêng khối lượng công việc của cá nhân, bạn cũng nên đặt giới hạn chỉ có 2-3 công việc cần làm cùng lúc. Con số này sẽ giúp bạn tập trung tốt hơn, không cảm thấy bị áp lực khi làm quá nhiều việc cùng lúc, và cũng không bị giảm chất lượng đầu ra công việc.
Bước 3: Tạo thẻ Kanban
Tiếp theo, đã đến lúc tạo thẻ Kanban tương ứng cho mỗi công việc hoặc tác vụ, rồi đặt chúng lên cột tương ứng của bảng. Mỗi thẻ cần chứa các thông tin cần thiết như tiêu đề, người phụ trách, ngày đến hạn và bất kỳ thông tin bổ sung nào.
Lưu ý rằng bạn có thể sắp xếp các tấm thẻ trong mỗi cột theo thứ tự ưu tiên – với các công việc cấp bách nhất nằm ở trên cùng, để cái nhìn rõ ràng về công việc đang diễn ra và biết cách ưu tiên công việc hợp lý.
Bạn cũng có thể lựa chọn các màu sắc khác nhau cho những tấm thẻ để liên tưởng đến các loại công việc, mức độ khẩn cấp hay ưu tiên khác nhau (Ví dụ: Màu đỏ là trạng thái khẩn cấp, màu vàng là ưu tiên thứ hai, màu xanh là bình thường).
Bước 4: Bắt đầu làm việc
Khi đã triển khai bảng Kanban, bạn có thể bắt đầu làm việc với công việc ở tấm thẻ trên cùng của mỗi cột. Sau khi hoàn thành, hãy di chuyển thẻ sang cột tiếp theo trong quy trình làm việc. Lưu ý rằng bạn cần đảm bảo tuân thủ các WIP Limit để tránh quá tải và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Nếu trong quá trình làm việc có vấn đề hoặc chướng ngại, hãy nhanh chóng xử lý, để đảm bảo quy trình được trơn tru nhất có thể.
Bước 5: Cải tiến hệ thống Kanban
Đừng quên liên tục thu thập phản hồi từ đội ngũ làm việc của bạn và các bên liên quan (đối tác, khách hàng, người hỗ trợ) và sử dụng các thông tin này để cải tiến hệ thống Kanban – bao gồm cả quy trình làm việc, cấu trúc của bảng và cột, hoặc cách sắp xếp và gắn nhãn trên thẻ Kanban,…
Và sau một khoảng thời gian định kỳ, bạn có thể thực hiện kiểm đếm và tổng hợp lại tình trạng của các tấm thẻ công việc: bao nhiêu thẻ đã di chuyển tới cột cuối cùng, bao nhiêu thẻ đang bị quá hạn,… để biết được hiệu suất làm việc thực tế của cá nhân và đội nhóm. Thông qua các con số này, có thể đánh giá được liệu phương pháp Kanban có thực sự mang lại hiệu quả – so với trước khi sử dụng, hoặc trước khi bạn thực hiện cải tiến hệ thống.
Đọc thêm: Mô hình Waterfall là gì? Cách áp dụng Waterfall vào quản lý dự án
6. Một số công cụ quản lý sử dụng phương pháp Kanban
6.1. Ứng dụng quản lý công việc Trello
Trello là một trong những công cụ quản lý công việc phổ biến dựa trên phương pháp Kanban. Với thiết kế tối giản, trải nghiệm dễ dàng, cộng với phiên bản có thể sử dụng miễn phí, Trello được ưa chuộng sử dụng bởi cá nhân hoặc đội nhóm nhỏ.
Giao diện làm việc của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán trên tấm bảng trắng. Các cột được gọi chung là List, thường được áp dụng để mô tả các bước của một luồng quy trình đơn giản. Ví dụ: Việc cần làm > Bước 1 > Bước 2 > Bước 3 > Hoàn thành.
Trên Trello, bạn có thể dễ dàng di chuyển các Card bằng cách kéo – thả, từ List này sang List khác. Các trường thông tin cần thiết trong mỗi thẻ công việc đều được đảm bảo. Đặc biệt, các thành viên trong nhóm có thể trao đổi trực tiếp với nhau ngay trong từng Card, bằng cách để lại bình luận và tag tên đối phương.
Điểm yếu của Trello là phân cấp thành viên quản trị, không quản lý được thời gian và không có báo cáo.
6.2. Phần mềm quản lý dự án Base Wework
Tại Việt Nam, Base Wework là phần mềm quản lý dự án hàng đầu thay thế cho Trello.
Base Wework kế thừa giao diện Kanban tối ưu của Trello, nhưng đồng thời giải quyết trọn vẹn những nhược điểm mà Trello mắc phải:
- Tùy chỉnh phân quyền chặt chẽ, minh bạch, hỗ trợ cho một cá nhân tham gia triển khai và/hoặc quản lý đa phòng ban, đa dự án
- Theo dõi tiến độ trực quan và linh hoạt theo nhiều phương thức, phù hợp cho nhiều mục đích và tính chất dự án: không chỉ giới hạn ở giao diện Kanban, dữ liệu còn được chuyển đổi linh hoạt sang các định dạng danh sách (to-do list), dạng lịch biểu, dạng Gantt chart,…
- Đã tích hợp sẵn tính năng chat nội bộ, cho phép chat trực tuyến 1-1 và chat nhóm
- Nhân viên được nhắc việc tự động mỗi ngày, bao gồm danh sách việc cần làm và cảnh báo trễ hạn
- Phát triển tính năng review kết quả công việc, vừa đảm bảo luồng công việc không bị ách tắc vừa đảm bảo chất lượng đầu ra
- Đặc biệt: Có hệ thống báo cáo toàn diện về kết quả triển khai dự án, với các dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực (real-time) về số lượng công việc, tiến độ thực hiện, hiệu suất của từng cá nhân,…
Với bộ tính năng chuyên nghiệp và linh hoạt, phần mềm quản lý dự án Base Wework là công cụ được các nhà quản trị ưa chuộng, phù hợp cho các dự án thuộc mọi tính chất và quy mô.
6.3. Phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ Base Workflow
Cũng được phát triển bởi Base.vn, Base Workflow là một phần mềm Quản lý quy trình nghiệp vụ 4.0, ứng dụng phương pháp Kanban một cách triệt để và nâng cao.
Trong mỗi quy trình, phần mềm đều hỗ trợ quản lý số lượng, chất lượng và tiến độ một cách chính xác:
- Thiết lập SLA (Service Level Agreement – Thỏa thuận mức độ dịch vụ) là giới hạn thời gian cụ thể cho từng bước. Bộ đếm thời gian tự động có khả năng loại trừ ngày nghỉ và ngoài giờ làm việc. Khi một nhiệm vụ đã quá hạn mà chưa được bàn giao, nó sẽ chuyển sang màu đỏ để cả nhân viên và quản lý nhận biết.
- Bên trong mỗi nhiệm vụ lớn có thể gồm danh sách các đầu việc nhỏ. Chỉ khi tất cả chúng được đánh dấu hoàn thành, nhiệm vụ lớn mới sẵn sàng để bàn giao. Bàn giao một là nhiệm vụ sẽ tự động bao gồm tất cả file đính kèm, thông tin, kết quả, ghi chú,…
- Mỗi bước trong quy trình được chịu trách nhiệm bởi một hoặc một số nhân sự cụ thể. Khi công việc được bàn giao tới bước đó, phần mềm sẽ tự động giao việc và gửi thông báo tới cho người chịu trách nhiệm, trên nguyên tắc cân đối khối lượng công việc phải làm giữa các nhân sự.
- Có báo cáo hiệu suất chi tiết cho từng quy trình nghiệp vụ.
Đặc biệt, sức mạnh của Base Workflow được thể hiện ở việc liên kết các quy trình trong doanh nghiệp thành một hệ thống toàn diện, có khả năng tự động chuyển giao giữa các quy trình (Ví dụ: Khi một đầu việc được kéo – thả tới bước hoàn thành của Quy trình xử lý hợp đồng, nó sẽ được tự động chuyển tiếp tới Quy trình thanh toán). Đây là tính năng đặc biệt mà Trello và các công cụ Kanban truyền thống không có được.
7. Kết luận
Quản lý công việc và quy trình, giờ đây đã thật dễ dàng hơn với phương pháp Kanban và các phần mềm hỗ trợ. Kanban hoàn toàn có thể được ứng dụng linh hoạt nhiều lúc – nhiều nơi – nhiều trường hợp, miễn là người thực thi sở hữu tư duy hệ thống và hiểu được các nguyên lý của nó.
Base.vn đã phát triển và đóng gói các phần mềm cần thiết nhất cho doanh nghiệp bạn trong Base Work+. Đây là một Bộ giải pháp quản trị công việc, quy trình và dự án toàn diện, ứng dụng hiệu quả Kanban và các mô hình quản trị hiện đại trên thế giới. Để nhận tư vấn và trải nghiệm tính năng Bộ giải pháp này, bạn có thể đăng ký ngay TẠI ĐÂY.
