Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng như một “thủ quỹ” tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo rằng luồng tiền và quản lý nợ được thực hiện một cách hiệu quả và minh bạch. Hãy cùng Base.vn tìm hiểu về bản chất, nhiệm vụ của kế toán công nợ, cũng như mô tả chi tiết về các yêu cầu cần có của vị trí quan trọng này.
1. Kế toán công nợ là gì?
1.1. Định nghĩa kế toán công nợ
Kế toán công nợ là người chịu trách nhiệm quản lý và theo dõi các khoản nợ của doanh nghiệp, có thể là giao dịch mà doanh nghiệp cần thanh toán hoặc giao dịch mà doanh nghiệp được thanh toán.
Công việc của kế toán công nợ bao gồm ghi chép thông tin giao dịch, theo dõi công nợ, xác nhận thông tin, phân loại công nợ, và chuẩn bị báo cáo tình hình công nợ.
Đối với các đơn vị hoạt động vừa và nhỏ, kế toán tổng hợp thường sẽ đảm nhận luôn nhiệm vụ theo dõi công nợ, còn đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn sẽ có một chức danh riêng cho vị trí này.
1.2. Kế toán công nợ tiếng Anh là gì?
Kế toán công nợ tiếng Anh là Accounting Liabilities. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo một số thuật ngữ chuyên ngành kế toán dưới đây:
- Accountant: Ngành kế toán
- Account: Nhân viên kế toán
- Auditing account: Kiểm toán công nợ
- Debt Accounting: Hạch toán công nợ
- Debt comparison: Đối chiếu công nợ
- Debt confirmation: Xác nhận công nợ
- Debt report: Báo cáo công nợ
- Recover public debts: Thu hồi công nợ
- Clearing debt: Cấn trừ công nợ
- Outstanding debt: Nợ quá hạn
Đọc thêm: Công nợ là gì? Giải mã gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp
1.3. Vai trò của kế toán công nợ trong doanh nghiệp
Tối ưu hóa dòng tiền
Đối với công nợ phải trả, kế toán công nợ giúp doanh nghiệp xác định rằng doanh nghiệp đã có đủ nguồn lực tài chính để thanh toán nợ khi đến hạn hay chưa, liệu có cần tăng cường nguồn lực tài chính để thanh toán đúng hạn hay không.
Đối với công nợ phải thu, kế toán công nợ giúp làm rõ nguồn thu nhập và chi phí của doanh nghiệp, đồng thời giúp ngăn chặn tình trạng nợ xấu và tối ưu hóa việc thu hồi nợ.
Bằng cách đó, doanh nghiệp có thể xác định thời điểm phù hợp để thu tiền và thanh toán nợ, từ đó giảm thiểu rủi ro về dòng tiền, duy trì sự ổn định trong quản trị tài chính, tăng khả năng dự đoán và ứng phó với các thách thức của thị trường. Vai trò này của kế toán công nợ càng quan trọng hơn khi doanh nghiệp hoạt động trong môi trường kinh tế biến động.
Đọc thêm: Tài chính doanh nghiệp là gì? Hiểu về các hoạt động cơ bản và chỉ số quan trọng
Tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán và quy định pháp luật
Kế toán công nợ là đầu mối của doanh nghiệp hiểu rõ và tuân thủ theo đúng các chuẩn mực kế toán quốc tế như GAAP (Generally Accepted Accounting Principles), IFRS (International Financial Reporting Standards), chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), và các quy định tại Việt Nam như Thông tư 200 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, Luật Kế toán,…
Các quy định có liên quan về thuế, thanh toán và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp cũng được thực thi một phần bởi kế toán công nợ, giúp đảm bảo các quy trình và hồ sơ liên quan đều tuân thủ đúng pháp luật, từ đó giảm rủi ro phạt và kiện tụng.
Kế toán công nợ cũng là người thường xuyên cập nhật với các thay đổi về pháp luật và chuẩn mực kế toán, để tham gia vào việc điều chỉnh quy trình và hệ thống kế toán nội bộ trong doanh nghiệp.
Tham gia quá trình quyết toán M&A
Không chỉ đóng vai trò trong việc quản lý nghĩa vụ thanh toán hàng ngày của doanh nghiệp, kế toán công nợ còn hỗ trợ quá trình quyết toán mua bán và sáp nhập (M&A) diễn ra một cách minh bạch và hiệu quả.
Ví dụ, khi một doanh nghiệp thực hiện quyết toán mua lại một công ty khác, kế toán công nợ có thể được yêu cầu kiểm tra và đánh giá các khoản nợ của công ty mục tiêu. Điều này bao gồm việc xác định tính hợp lý của các điều khoản thanh toán, đánh giá rủi ro tài chính liên quan đến các nghĩa vụ thanh toán, và đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên quan đều được ghi chép và báo cáo đúng cách.
Kế toán công nợ cũng có thể hỗ trợ trong việc tích hợp dữ liệu từ hai doanh nghiệp khác nhau sau quá trình sáp nhập, để đảm bảo tính nhất quán giữa các hệ thống của hai bên, tránh thiếu sót dữ liệu kế toán.
2. Công việc của kế toán công nợ
2.1. Xác nhận và quản lý các khoản công nợ
Đối với các khoản phải thu
Các khoản nợ phải thu thường xuất phát từ việc doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng và chưa được thanh toán. Nhiệm vụ của kế toán công nợ là kiểm tra và so sánh thông tin về các khoản này với hóa đơn, hợp đồng và các văn bản hợp lệ khác.
Đồng thời, họ liên lạc với các bên liên quan, đặc biệt là khách hàng, để xác nhận thông tin về số tiền, điều khoản thanh toán và thời hạn thanh toán, đảm bảo rằng các dữ liệu này đều chính xác.
Sau khi xác nhận thông tin, kế toán công nợ tiến hành ghi chép các khoản công nợ phải thu vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp và thực hiện các cập nhật thường xuyên để theo dõi sự thay đổi của chúng.
Đối với các khoản phải trả
Khoản phải trả là số tiền mà doanh nghiệp nên trả cho các bên thứ ba hoặc đối tác kinh doanh, bao gồm các khoản nợ cung ứng hàng hóa, dịch vụ hoặc các khoản cho mục đích khác.
Sau khi xác nhận chính xác và đầy đủ các khoản phải trả này, kế toán công nợ sẽ ghi chép đầy đủ thông tin chi tiết về mỗi khoản như ngày đáo hạn, số tiền,… Dựa vào các thông tin này, kế toán công nợ sẽ tham gia vào quá trình lập kế hoạch chi tiêu và nhắc nhở nội bộ thường xuyên để thanh toán các khoản nợ đúng hạn.
2.2. Giải quyết vấn đề nợ
Thương lượng và thỏa thuận với đối tác về điều kiện thanh toán
Kế toán công nợ thường cần tham gia vào quá trình thương lượng với các đối tác về thời hạn thanh toán. Điều này bao gồm việc đưa ra đề xuất về số ngày thanh toán, có thể là 30, 45, hoặc 60 ngày – phụ thuộc vào ngành nghề và quy định của thị trường.
Kế toán công nợ cũng có nhiệm vụ thảo luận về điều kiện chiết khấu với đối tác, ví dụ như thỏa thuận về việc cung cấp chiết khấu 2% cho những hóa đơn thanh toán trong vòng 15 ngày. Điều này không chỉ tạo thêm động lực khuyến khích đối tác thanh toán sớm, mà còn giúp tiết kiệm nguồn lực của nội bộ so với phải quản lý nợ lâu dài.
Xử lý các vấn đề nợ quá hạn và thực hiện biện pháp thu hồi nợ
Nợ quá hạn không phải là một vấn đề hiếm có trong doanh nghiệp. Kế toán công nợ là người sẽ liên tục theo dõi tình hình nợ quá hạn, xác định nguyên nhân của sự quá hạn, và thậm chí sẽ ra mặt để đàm phán với khách hàng về các điều khoản thanh toán đặc biệt nếu cần.
Kế toán công nợ cũng là người thực hiện các biện pháp gửi thông báo nợ cho khách hàng qua hồ sơ, email, tin nhắn hoặc gọi điện thoại, đồng thời áp dụng các điều khoản phạt theo hợp đồng hoặc thỏa thuận đối với nợ quá hạn.
Các biện pháp thu hồi nợ cũng được thực hiện theo chỉ định của kế toán công nợ. Nếu các biện pháp nhẹ không đạt hiệu quả, các biện pháp mạnh mẽ hơn có thể được xem xét, chẳng hạn như sử dụng dịch vụ thu nợ chuyên nghiệp hoặc thực hiện các biện pháp pháp lý.
2.3. Báo cáo và phân tích công nợ
Lập báo cáo công nợ hàng tháng và hàng quý
Một công việc định kỳ của kế toán công nợ là lập báo cáo công nợ hàng tháng và hàng quý để theo dõi các khoản nợ trong doanh nghiệp, bao gồm danh sách các đối tác nợ, số tiền nợ, thời hạn thanh toán, điều khoản hợp đồng, và thông tin về khách hàng. Để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, họ sẽ cần tổng hợp và tích hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.
Lưu ý rằng trong báo cáo công nợ sẽ cần thể hiện đa dạng góc nhìn về công nợ, ví dụ như theo loại nợ (nợ đọng, nợ cố định), theo thời hạn thanh toán (nợ ngắn hạn, nợ dài hạn), theo tình trạng thanh toán (nợ quá hạn, nợ còn hạn, nợ đang thương lượng, nợ đã thanh toán) nhằm phục vụ đánh giá tình hình công nợ và ra quyết định phù hợp hơn ở bước tiếp theo.
Đánh giá tình hình công nợ để tham mưu cho các quyết định quản lý
Không chỉ dừng ở bước thu thập thông tin, một kế toán công nợ và khả năng phân tích, đánh giá cùng tầm nhìn chiến lược sẽ là “cánh tay phải” đắc lực cho Giám đốc tài chính (CFO).
Họ là người tìm hiểu nguyên nhân của tình trạng công nợ phải thu hiện tại, đồng thời nhận định khả năng thanh toán của khách hàng thông qua phân tích lịch sử thanh toán, cấp độ nợ, theo dõi sự ổn định tài chính,… Nếu doanh nghiệp có nhiều khoản nợ phải trả, họ sẽ giúp xác định ưu tiên thanh toán dựa trên các yếu tố như thời hạn, điều kiện hợp đồng và mức độ quan trọng của mối quan hệ.
Tất cả những điều trên sẽ giúp kế toán công nợ tham mưu cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp và bộ phận Tài chính – kế toán về các quyết định quản lý: thời điểm nào nên áp dụng chiến lược xử lý công nợ nào, có cần thương lượng lại điều khoản thanh toán với khách hàng để tối ưu hóa việc thu nợ không, có cần cân nhắc áp dụng chiết khấu cho thanh toán sớm hoặc thiết lập điều khoản thanh toán linh hoạt hơn hay không,…
Việc tham mưu này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý tài chính, và duy trì được mối quan hệ tích cực với mọi đối tác kinh doanh.
Đọc thêm: Phân tích báo cáo tài chính: Hướng dẫn cách làm và các lưu ý quan trọng
3. Yêu cầu và kỹ năng cần có của kế toán công nợ
3.1. Kiến thức chuyên môn và kỹ năng nghiệp vụ
Kiến thức nghiệp vụ là yêu cầu chủ chốt đối với một kế toán công nợ, bao gồm nền hiểu biết vững chắc về chuẩn mực kế toán, các loại hình công nợ và sự thuần thục trong việc áp dụng các nghiệp vụ, quy định có liên quan đến công nợ.
Ngoài ra, kỹ năng tính toán chính xác là quan trọng để xử lý các thông số tài chính phức tạp như các khoản thanh toán phiếu giảm giá, lãi tích lũy, khấu hao, chiết khấu, tỷ giá trung bình,.. Kế toán công nợ cũng cần hiểu rõ về chính sách tín dụng của doanh nghiệp, bao gồm cách xác định hạn mức tín dụng, điều kiện thanh toán, và chiến lược quản lý rủi ro tín dụng.
3.2. Trung thực, tỉ mỉ, có trách nhiệm trong công việc
Bởi là người nắm giữ một phần tài chính trong doanh nghiệp, vị trí kế toán công nợ còn đòi hỏi những phẩm chất cá nhân quan trọng như trung thực, tỉ mỉ và có trách nhiệm trong công việc.
Trước tiên, cần trung thực trong việc báo cáo tình hình công nợ, không giả mạo thông tin để che giấu sự thực tế. Điều này không chỉ đảm bảo độ chính xác của thông tin mà còn giúp duy trì và xây dựng lòng tin từ phía khách hàng, đối tác và các bên liên quan, thúc đẩy giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả.
Tính tỉ mỉ là yếu tố quan trọng giúp kế toán công nợ kiểm soát số liệu tài chính một cách chính xác và chi tiết. Mọi doanh nghiệp đều muốn có một báo cáo công nợ được hoàn thiện chặt chẽ, không có lỗi sai, và mọi thông tin đều được ghi chú đúng, đủ.
Trách nhiệm trong công việc cũng là yếu tố không thể thiếu. Kế toán công nợ phải chịu trách nhiệm đảm bảo rằng mọi quy trình liên quan đến công nợ đều tuân thủ đúng theo quy định và chuẩn mực kế toán.
Những phẩm chất trên không chỉ là “nên có”, mà còn là yêu cầu bắt buộc “phải có” mà nhiều doanh nghiệp đưa ra, để đảm bảo kế toán công nợ có thể thực hiện nhiệm vụ của mình hiệu quả, đóng góp tích cực vào quản lý tài chính của doanh nghiệp.
3.3. Kỹ năng giao tiếp và thương lượng
Một trong những kỹ năng quan trọng nhưng thường bị “bỏ qua” ở vị trí này là giao tiếp và giải quyết xung đột.
Kế toán công nợ thường xuyên phải tương tác với khách hàng để thông báo về tình hình công nợ, điều khoản thanh toán và giải quyết mọi tranh chấp. Bởi vậy, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp họ truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và dễ hiểu, dẫn tới sự hiểu biết và phản hồi tích cực từ phía khách hàng.
Hơn thế nữa, kế toán công nợ cũng cần giao tiếp hiệu quả với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, như bộ phận bán hàng, tài chính, hay quản lý, để giúp họ hiểu rõ hơn về tình hình công nợ và áp dụng các chiến lược phù hợp.
Đặc biệt, khi đối mặt với khách hàng hoặc đối tác có khả năng thanh toán không đúng hẹn, kế toán công nợ cần sử dụng kỹ năng thương lượng để tối ưu hóa việc thu nợ. Hay trong trường hợp xung đột về thông tin công nợ hoặc tranh chấp thanh toán, kỹ năng giao tiếp và giải quyết xung đột cũng sẽ hữu ích đáng kể.
3.4. Sử dụng hiệu quả các phần mềm tài chính – kế toán
Ngày nay, trong xu hướng số hoá bộ máy vận hành, đa số các doanh nghiệp ổn định đều đã sử dụng hệ thống phần mềm có chức năng quản trị tài chính – kế toán để tự động hóa nhiều công việc thủ công, đảm bảo tính chính xác của kết quả. Nhờ vậy, hiệu suất làm việc của bộ phận kế toán được tăng cường, mỗi thành viên cũng có thể dễ dàng cộng tác hơn trong nội bộ.
Do đó, muốn trở thành một kế toán công nợ xuất sắc, cần thích nghi nhanh chóng và linh hoạt sử dụng thành thạo các phần mềm này. Nếu có thêm hiểu biết và kinh nghiệm sử dụng các công nghệ bổ trợ khác trong doanh nghiệp sẽ là một lợi thế.
4. Về ứng dụng quản trị tài chính Base Finance – “cánh tay đắc lực” cho kế toán công nợ
Base Finance là ứng dụng quản trị tài chính 4.0, sở hữu nhiều tính năng chuyên biệt hỗ trợ cho quản lý công nợ. Thậm chí, trong các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, ứng dụng này còn có thể đảm nhận vai trò của một nhân viên kế toán công nợ:
- Quản lý hồ sơ đối tác: Base Finance sở hữu một hệ thống quản lý thông tin khách hàng và nhà cung cấp hiệu quả, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và sử dụng các thông tin liên quan như tên công ty, tên người, địa chỉ, thông tin liên lạc, mã số thuế, lịch sử giao dịch tài chính,…
- Tự động cập nhật dữ liệu tài chính: Base Finance có thể tích hợp với các hệ thống khác, chẳng hạn như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý doanh thu / chi phí hoặc ứng dụng đối soát ngân hàng, để tự động cập nhật biến động dòng tiền và dữ liệu công nợ lên hệ thống.
- Theo dõi công nợ chi tiết: Base Finance theo dõi và lưu lại lịch sử công nợ cực kỳ chi tiết, từ việc tạo hóa đơn, quản lý các đợt tạm ứng, thanh toán đến nhắc nhở nợ quá hạn. Bạn có thể dễ dàng kiểm tra tình trạng công nợ hiện tại của từng khách hàng hoặc nhà cung cấp ngay trên ứng dụng.
- Cung cấp dashboard tài chính trực quan: Tất cả dữ liệu quan trọng đều được Base Finance trực quan hóa thành các dashboard thông minh, tự động cập nhật theo thời gian thực. Tại đây, bạn sẽ nhanh chóng có được cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp bao gồm tổng công nợ (phải thu, phải trả), dòng tiền, doanh thu, chi phí,… và nhiều chỉ số quan trọng khác.
- Hỗ trợ xây dựng báo cáo tài chính: Nhờ khả năng tự động tích hợp dữ liệu, tính toán và so sánh giữa thực tế với kế hoạch ban đầu, Base Finance cung cấp nguồn dữ liệu đầu vào chính xác cho các báo cáo tài chính: từ báo cáo thu chi, báo cáo công nợ tới bảng cân đối kế toán. Bạn sẽ có được có cái nhìn rõ ràng về hiệu suất tài chính của doanh nghiệp.
5. Tạm kết
Kế toán công nợ là một “mảnh ghép” quan trọng trong bức tranh quản trị tài chính nói chung của doanh nghiệp. Không chỉ giới hạn ở ghi chép và theo dõi các khoản nợ phải thu – phải trả, vị trí này còn đảm nhận nhiều công việc và vai trò khác nhau, nhằm đảm bảo cho dòng tiền và hoạt động tài chính của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi.
Chúc mỗi doanh nghiệp đều sở hữu các “mảnh ghép” phù hợp nhất, và mỗi kế toán công nợ sẽ tìm được ra cách thức và công cụ tốt nhất để hỗ trợ công việc cho mình!
