Làm việc từ xa là một mô hình vận hành doanh nghiệp không mới, nhưng những năm gần đây đột ngột “nóng” lên bởi tác động của thiên tai, dịch bệnh gây nguy hiểm cho nhân viên nếu tiếp tục làm việc tại văn phòng, điển hình là Covid-19.
Trong một nghiên cứu bởi Nicolas Bloom và James Liang, các nhân viên làm việc tại nhà hạnh phúc hơn, ít có khả năng nghỉ việc hơn và năng suất làm việc cao hơn so với các nhân viên làm việc tại văn phòng. Không chỉ có vậy, theo kết quả nghiên cứu ước tính, các doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc từ xa sẽ tiết kiệm được $2,500 (tương đương ~60 triệu VNĐ) chi phí trang thiết bị và nội thất tại văn phòng cho mỗi nhân viên hàng năm.
Bạn là một CEO đang muốn chuyển đổi công ty sang làm việc từ xa, nhưng không biết phải setup và vận hành thế nào cho hiệu quả, từ bài toán trang thiết bị tới bài toán nhân sự? Vậy bài viết này Base.vn dành cho bạn!
Nội dung bài viết bao gồm các ý chính sau:
1. Hiểu đúng về khái niệm làm việc từ xa
2. 6 nguyên tắc vận hành doanh nghiệp làm việc từ xa
3. Làm thế nào để đảm bảo năng suất khi nhân viên làm việc từ xa?
- Cách setup nền tảng làm việc từ xa
- Cách cộng tác làm việc từ xa hiệu quả
- Cách giao tiếp trong công việc từ xa hiệu quả
- Cách triển khai L&D từ xa
- Đừng quên chia sẻ các mẹo tăng năng suất làm việc tại nhà cho nhân viên
4. Làm thế nào để tạo động lực cho nhân viên và gắn kết văn hoá doanh nghiệp từ xa?
- Cách gắn kết nhân viên với sứ mệnh chung của công ty
- Cách ghi nhận và khen thưởng thành tích cho nhân viên
- Cách cá nhân hoá từng nhân viên, để họ luôn thấy là một phần quan trọng của doanh nghiệp
- Cách quan tâm hơn tới đời sống cá nhân của nhân viên
- Cách tiếp nhận góp ý từ phía nhân viên
5. Các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp làm việc từ xa hiệu quả
- Bộ công cụ trực tuyến G Suite (Google Drive, Google Docs, Google Sheets)
- Phần mềm quản lý công việc
- Mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp
- Lưu ý khi lựa chọn công cụ làm việc từ xa
1. Làm việc từ xa là gì?
Làm việc từ xa là hình thức làm việc mà nhân viên có thể thực hiện công việc của mình ở bất kỳ đâu có kết nối internet, thay vì phải đến văn phòng làm việc cố định. Điều này có nghĩa là bạn có thể làm việc tại nhà, quán cà phê, thư viện, hoặc bất kỳ nơi nào bạn cảm thấy thoải mái và hiệu quả.
“Làm việc từ xa” trong tiếng Anh có thể được dịch theo một số cách, tùy thuộc vào ngữ cảnh:
- Remote work: Đây là cách nói chung nhất và được sử dụng rộng rãi nhất.
- Telework: Cũng là một từ phổ biến, nhấn mạnh việc sử dụng công nghệ để làm việc từ xa.
- Work from home (WFH): Thường dùng trong trường hợp bởi nguyên nhân khách quan mà nhân viên không thể đến làm việc tại văn phòng được.
1.1 Làm việc từ xa có lợi ích gì?
Đối với doanh nghiệp, nhìn chung, làm việc từ xa là một giải pháp hiệu quả để doanh nghiệp tăng cường năng lực cạnh tranh và thích ứng với sự thay đổi của thị trường lao động:
- Hình thức làm việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể như chi phí thuê văn phòng, điện nước, các tiện ích khác, và cả chi phí đi lại của nhân viên.
- Làm việc từ xa mở rộng quy mô tuyển dụng, cho phép doanh nghiệp tìm kiếm và thu hút nhân tài từ khắp mọi nơi, không bị giới hạn bởi vị trí địa lý.
- Làm việc từ xa còn giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên nhờ sự linh hoạt và tự chủ trong công việc.
- Hình thức làm việc này còn góp phần cải thiện sự hài lòng của nhân viên, từ đó tăng độ gắn kết và giảm tỉ lệ nghỉ việc.
Đối với nhân viên, làm việc từ xa không chỉ là một sự lựa chọn mà còn là một cách để nâng cao chất lượng cuộc sống và sự nghiệp của mình:
- Làm việc từ xa giúp nhân viên có thêm nhiều thời gian để cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
- Nhân viên có thể tự do lựa chọn môi trường làm việc phù hợp, giúp tăng cường năng suất và sự tập trung.
- Làm việc từ xa giảm thiểu thời gian di chuyển, giảm stress và cải thiện sức khỏe tổng thể.
- Hình thức làm việc này còn mở ra nhiều cơ hội việc làm mới, cho phép nhân viên làm việc cho các công ty trên toàn cầu mà không bị giới hạn bởi địa lý.
2. 6 nguyên tắc vận hành doanh nghiệp làm việc từ xa
“Cỗ máy” nào muốn vận hành trơn tru cũng cần dựa trên một số nguyên tắc cơ bản. Doanh nghiệp làm việc từ xa của bạn cũng vậy. 6 yếu tố sống còn sau chính là cơ sở để bạn thực hiện theo các hướng dẫn triển khai ở phần sau của bài viết.
Nguyên tắc 1: Assume Remote
Nguyên tắc này nói rằng tất cả mọi người đều luôn trong trạng thái làm việc từ xa. Trong nhiều trường hợp một vài thành viên có thể ngồi chung với nhau tại một nơi hoặc trên văn phòng, nhưng vẫn phải tuân thủ các hoạt động chia sẻ thông tin, trao đổi trên online để các thành viên còn lại nắm chung thông tin.
Nguyên tắc này đảm bảo toàn bộ các thành viên khi làm việc từ xa đều nắm được thông tin như nhau.
Nguyên tắc 2: Integrity
Nguyên tắc này nói rằng chúng ta phải luôn cam kết với những mục tiêu đã đề ra, đảm bảo hoàn thành đúng thời gian và chất lượng dù ở đâu. Có trách nhiệm trong công việc đặc biệt với các cá nhân/phòng ban có mối liên kết ràng buộc với các cá nhân/phòng ban khác.
Nguyên tắc 3: Anti-distraction
Đảm bảo rằng khi làm việc từ xa, chúng ta cần loại bỏ các yếu tố gây mất tập trung. Đó có thể là âm thanh của hàng xóm, người bạn cùng nhà, công việc gia đình hay chiếc giường ngủ. Hãy đảm bảo không gian và công cụ giúp làm việc tập trung một cách thực sự.
Nguyên tắc 4: Asynchronous Communication
Giao tiếp bất đồng bộ khi làm việc online. Mọi thứ sẽ không xảy ra như khi làm việc trực tiếp, chúng ta không kỳ vọng mọi người sẽ trả lời ngay lập tức mọi thông tin, hãy chấp nhận việc bị chậm trễ trong một khoảng thời gian. Trường hợp cần giải quyết một vấn đề quan trọng, hãy gọi điện trực tiếp. Việc này đảm bảo bạn luôn có các khoảng thời gian tập trung cho công việc và kiểm tra các tin nhắn vào một khoảng thời gian nhất định.
Nguyên tắc 5: Honesty
Làm việc một cách trung thực và minh bạch, đảm bảo thời gian làm việc online dành cho công việc. Nếu có vấn đề gì phát sinh, hãy báo lại với người phụ trách để có sự hỗ trợ cần thiết.
Nguyên tắc 6: Information Security
Giữ an toàn thông tin khi làm việc tại môi trường nằm ngoài văn phòng. Luôn cẩn trọng trong việc bảo vệ các thông tin khách hàng, thông tin nội bộ, thông tin về sản phẩm và các thông tin mang tính nhạy cảm.
3. Làm thế nào để đảm bảo năng suất khi nhân viên làm việc từ xa?
3.1. Hướng dẫn setup nền tảng làm việc từ xa
Bước 1: Tái cấu trúc cơ cấu nhân sự của công ty và làm rõ vai trò của từng cá nhân
Tại văn phòng làm việc, các phòng ban khác nhau được sắp xếp tách biệt và có chỉ dẫn lối đi cụ thể, mỗi cá nhân quan trọng cũng đều có vị trí chỗ ngồi và biển chức danh để bàn riêng. Dựa vào đó, nhân viên của bạn có thể dễ dàng nhận biết từng đầu mối làm việc.
Nhưng khi chuyển sang làm việc từ xa, có thể nhân viên của bạn bắt đầu thấy… loạn về cơ cấu tổ chức. Bởi vậy, việc mô tả cụ thể cơ cấu nhân sự công ty cũng như ảnh – họ tên – chức danh – contact liên lạc của từng cá nhân là điều cần thiết.
Nếu công ty bạn đã sử dụng phần mềm nào đó có danh sách nhân sự như thế này, hãy đảm bảo mọi nhân viên đều có quyền tìm kiếm trên đó. Nếu không, hãy mô tả lại thành một file ảnh hoặc Word, Excel…, mở quyền truy cập cho mọi nhân viên và ghim nó ở một nơi nào đó dễ dàng tìm được.
Lưu ý rằng với làm việc từ xa, bạn có thể cần thay đổi một chút về mô hình tổ chức doanh nghiệp cũng như vai trò thực tiễn của một số vị trí.
Ví dụ, nếu bạn thấy cấu trúc phẳng không có nhà quản lý không thể kiểm soát tốt “qua màn hình máy tính”, hãy trao quyền cấp cao cho một số nhân sự. Hoặc ví dụ khác, nhân viên lễ tân của công ty – thay vì đón khách và trực sẵn tại quầy như trước – có thể trở thành Admin hệ thống làm việc từ xa, tức người giải đáp thắc mắc và chỉ dẫn thông tin cho toàn bộ nhân sự.
Đừng quên thay đổi thông tin liên hệ của công ty trên website bằng cách nhấn mạnh rằng các bạn đang làm việc tại nhà và sẵn sàng tiếp nhận thông tin qua hotline hoặc email. Nếu được, hãy tạo một thông báo (đi kèm cam kết tiếp tục hoạt động) thật dễ nhìn trên trang chủ để khách hàng và đối tác nắm được điều đó.
Bước 2: Thay đổi chính sách về KPI, OKR và cách đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên
Nếu công ty bạn vẫn đang trả lương và thưởng cho nhân viên bằng số giờ có mặt tại văn phòng, bạn cần thiết phải thay đổi. Mô hình làm việc từ xa không cho phép bạn kiểm soát những gì nhân viên đang làm với máy tính của họ, mà chỉ dễ dàng quản lý bằng kết quả đạt được, hay còn gọi là hiệu suất nhân viên.
Có nghĩa là, bạn cần quan tâm tới “what – làm được cái gì?” nhiều hơn là “when – làm vào lúc nào?” và “how – làm bằng cách nào?” Như vậy, nhân viên của bạn hoàn toàn có thể chăm lo cho gia đình vào ban ngày và dành thời gian buổi tối để tập trung làm việc, miễn là họ vẫn có kết quả nộp lại vào ngày hôm sau.
Nếu bạn đã làm điều này từ trước, hãy nghĩ tới khi còn làm việc tại văn phòng, bạn đã đặt ra mục tiêu và đánh giá nhân viên bằng cách nào? Dựa trên cảm tính, số lượng giờ làm việc, hay một kênh tham chiếu minh bạch nào đó?
Dưới đây là cách xây dựng và áp dụng hai mô hình quản trị phổ biến mà bạn có thể vận dụng để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên: KPI và OKR.
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc nhằm phản ánh trực quan và định lượng một cách chính xác hiệu quả làm việc. Có 2 cấp độ KPI là KPI của bộ phận và KPI của riêng từng vị trí chức danh.
KPI thường được đặt dưới dạng các con số cụ thể, với kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm tùy vào tính chất công việc của từng cá nhân và bộ phận/phòng ban. Ví dụ: 3000 lượt khách hàng đăng ký mới/tháng, mang về doanh thu 2.5 tỷ đồng/quý, viết mới 3 bài blog/tuần, tỷ lệ mua hàng đạt 40%,…
Thông thường, mức độ hoàn thành KPI được chia thành 2-5 thang điểm (25%, 50%, 75%, 100%,…). Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, nhân viên hoặc bộ phận/phòng ban sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định.
OKR (Objective – Key Results) là mô hình liên kết mục tiêu “Tôi muốn đi đâu?” tới các kết quả then chốt “Tôi đến đó bằng cách nào?”. Có 3 cấp độ OKR là OKR của công ty, OKR của bộ phận/phòng ban và OKR của từng cá nhân. OKR bao gồm hai phần cụ thể là mục tiêu và kết quả then chốt, luôn được thiết lập cao hơn ngưỡng năng lực.
OKR sẽ được chấm trên thang đo từ 0.0 đến 1.0. Trong đó, 0 điểm là không thực hiện được phần nào của mục tiêu, từ 0.6-0.7 là đang đi đúng hướng hoàn thành mục tiêu và 1 điểm là hoàn thành. Điểm trung bình của các Key Result sẽ được dùng làm thang đo cho Objective. Với mỗi thang điểm OKR, nhân viên hoặc bộ phận/phòng ban sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định.
Thật may mắn là cả hai hình thức đánh giá KPI và OKR vẫn phù hợp khi công ty chuyển sang làm việc từ xa. Bạn chỉ cần dựa vào tình hình thực tế để thay đổi các chỉ số nhằm tăng tính khả thi đạt được cho nhân viên.
Ví dụ như:
- Giảm 20% KPI bởi nhu cầu sử dụng của khách hàng trong giai đoạn này bị giảm
- Dời lại deadline cho các Key Results 01 tháng nhằm đợi qua thời kỳ khủng hoảng của thị trường
- Giảm 50% số lượng thành phẩm sản xuất bởi sự đứt gãy của chuỗi cung ứng,…
Còn lại, việc đánh giá nhân viên vẫn nên được thực hiện như cũ, với đầy đủ công thức đo lường chặt chẽ, các bước báo cáo và performance review như trước. Đừng vì không gặp mặt thường xuyên mà bạn tặc lưỡi cào bằng hiệu suất làm việc của tất cả cá nhân.
Lưu ý rằng bạn và đội ngũ quản lý cần minh bạch các con số trong KPI và OKR và cho nhân viên trước mỗi chu kỳ làm việc mới (tháng/quý/năm), tránh trường hợp nhân viên làm việc chệch hướng so với mục đích mong muốn.
Bước 3: Đảm bảo internet và trang thiết bị làm việc cho nhân viên
Ngoại trừ các xưởng sản xuất thủ công mà nhân viên có thể mang nguyên liệu về nhà làm việc, hầu hết nhân viên của bạn đều cần tới internet để làm việc.
Đừng mặc định rằng tất cả họ đều có sẵn trang thiết bị và internet đủ mạnh để làm việc giống như tại văn phòng. Muốn năng suất làm việc là tốt nhất, bạn cần đảm bảo công cụ tốt nhất cho họ.
Trước tiên, nhanh chóng thực hiện form khảo sát nội bộ để xác định đâu là những trang thiết bị nhân viên của bạn cần nhưng chưa có sẵn. Hầu hết đều đã sở hữu smartphone và laptop, nhưng bạn vẫn cần thêm PC cho lập trình viên, máy in cho chuyên viên pháp chế, webcam cho chuyên viên phỏng vấn tuyển dụng online, tai nghe có mic cho các thành viên trong hội đồng quản trị,… Gói dữ liệu internet cáp quang hoặc dữ liệu di động 3G/4G cũng có thể nằm trong danh sách.
Lưu ý rằng bạn hoàn toàn có thể thực hiện kết nối mạng an toàn trên toàn hệ thống làm việc từ xa của nhân viên. Giải pháp phổ biến nhất là sử dụng mạng riêng ảo (VPN – Virtual Private Network) mà mỗi tài khoản kết nối đều phải xác thực với username và password.
Với các tổ chức nhỏ hơn, bạn có thể cân nhắc các lựa chọn khác tốn ít chi phí và đơn giản hơn – ngoại trừ việc đào tạo cách sử dụng cho nhân viên – là các ứng dụng kết nối như Citrix Virtual Apps, Blackberry Digital Workplace hay TeamViewer,…
4. Hướng dẫn cộng tác làm việc từ xa hiệu quả
3.1. Tách nhỏ thành từng đầu việc, đặt deadline cụ thể, giao cho từng cá nhân chứ không phải cả nhóm
Điều bạn cần làm lúc này là áp dụng phương pháp quản lý công việc mới – chi tiết hoá tất cả các công việc theo từng cấp độ. Bắt đầu là dự án > nhóm công việc > công việc > công việc con hoặc checklist cụ thể. Mỗi cấp nhỏ nhất sẽ được giao cho một cá nhân, với một timeline cố định. Như thế, nhân viên luôn biết mình phải làm gì và bạn cũng biết phải tìm tới ai để tìm hiểu thông tin, khen thưởng hoặc truy cứu trách nhiệm.
Ví dụ, “Xuất bản ebook: Sổ tay làm việc từ xa cho doanh nghiệp” là một công việc lớn được giao cho team Content Writer của công ty. Thay vì chờ đợi thoả thuận nội bộ giữa các thành viên team, hãy để team leader chia nhỏ công việc ngay từ đầu:
- Lên outline ebook: A phụ trách: Deadline 17/3
- Truyền thông trên website: A phụ trách: Triển khai từ 17 tới 31/3
- Viết nội dung chương 1: B phụ trách: Triển khai từ 16 tới 19/3
- Thiết kế trang nội dung chương 1: Triển khai từ 19 tới 21/3
4.2. Thiết lập lưu đồ và tuân theo đúng quy trình từ những công việc nhỏ nhất
Công ty bạn đã có sẵn flowchart (lưu đồ quy trình) cho các nghiệp vụ cơ bản như quy trình tái ký hợp đồng, quy trình phê duyệt công văn, quy trình quản lý xuất – nhập kho hàng, quy trình onboarding nhân viên mới,… hay chưa? Nếu chưa, hãy tham khảo bài viết Flowchart là gì? Cách vẽ lưu đồ cho quy trình doanh nghiệp (Có ví dụ minh hoạ).
Bây giờ là lúc bạn quan tâm tới những quy trình nhỏ hơn (chỉ bao gồm 2-3 bước) nhưng đảm bảo năng suất và chất lượng làm việc từ xa của nhân viên, điển hình:
Quy trình review kết quả và báo cáo công việc: Giao việc > Nhận việc > Cập nhật kết quả công việc > Review lần 1 > Thực hiện lại > Review lần 2 > Hoàn thành > Báo cáo.
Câu hỏi đặt ra là: Ai sẽ là người chịu trách nhiệm review công việc? Chính là quản lý trực tiếp, quản lý cấp cao hơn hoặc người được bạn phân quyền đặc biệt trong bước tái cấu trúc nhân sự.
Tiếp theo, để quản lý tiến độ và kết quả các đầu việc đó, phương pháp thủ công là sử dụng thư mục tài liệu chung trên Google Drive, kết hợp với việc điền trạng thái vào bảng Excel hoặc nhắn tin “Em làm xong rồi, anh review giúp em nhé!”. Còn phương pháp hiện đại bạn nên tham khảo sử dụng là chuyển dữ liệu lên một phần mềm quản lý công việc như thế này:
4.3. Tiếp tục thực hiện báo cáo công việc định kỳ
Mặc dù phương pháp tách nhỏ đầu việc và giao cho từng người như trên, bạn vẫn nên yêu cầu nhân viên thực hiện báo cáo công việc định kỳ (giống như trước). Điều khác biệt duy nhất là tất cả giấy tờ bản cứng hoặc những “báo cáo bằng lời nói” đều cần nộp dưới dạng bản mềm.
Ở mô hình làm việc từ xa thường xuyên xảy ra trường hợp một nhân viên làm việc trực tiếp với quản lý này nhưng lại cần báo cáo công việc cho một người khác. Một lần nữa, việc minh bạch vai trò của từng người trong sơ đồ tổ chức và mô tả quy trình làm việc là cực kỳ cần thiết.
Mỗi nhân viên có thể gửi email chứa tập tin báo cáo tới quản lý trực tiếp của họ, để quản lý thống kê lại thành báo cáo tổng thể rồi gửi lên cấp cao hơn.
Nếu không, công ty có thể dùng một thư mục chung trên Google Drive với các cấp thư mục tương ứng với từng phòng ban, bộ phận để nhân viên hoặc quản lý trực tiếp upload báo cáo định kỳ lên đó – vừa tiện cho việc xem xét vừa để lưu trữ lâu dài. Tất nhiên, cần đảm bảo yêu cầu không được phép chỉnh sửa báo cáo sau khi nộp.
Ở đây Base có 7 mẫu báo cáo công việc chuẩn & Lời khuyên dành cho doanh nghiệp.
4.3 Giao tiếp trong công việc từ xa hiệu quả
Chắc hẳn bạn đã nhận thức rõ, nhân viên làm việc từ xa thường vui vẻ và ít bị áp lực hơn khi đối diện trực tiếp với người khác tại văn phòng. Tuy nhiên, giao tiếp trong công việc từ xa – nếu làm không đúng cách – sẽ khiến luồng thông tin bị đứt gãy, mọi sự “không thông”, đồng nghĩa với việc hiệu quả làm việc giảm đi đáng kể.
Vậy làm thế nào để giao tiếp từ xa hiệu quả?
Trong công việc hằng ngày
Trong cộng tác làm việc hằng ngày, các ứng dụng chat miễn phí như Zalo, Facebook, Skype, Google Hangouts… dường như là công cụ giao tiếp được sử dụng nhất. Cao cấp hơn, bạn có thể dùng các công cụ chuyên biệt hơn như ứng dụng chat nhóm Slack hoặc những ứng dụng được tích hợp sẵn với phần mềm quản lý (như Base Message của nền tảng Base Platform).
Lưu ý rằng các ứng dụng chat kể trên vốn được sinh ra nhằm phục vụ hình thức giao tiếp không đồng bộ (các thành viên hoạt động ở những thời điểm khác nhau). Nhưng với khả năng truyền tải thông tin theo thời gian thực, người dùng thường nhầm lẫn chúng với hình thức giao tiếp đồng bộ và sốt sắng trả lời tin nhắn tức thời.
Bởi thế, với tâm lý lo sợ bị lỡ mất thông tin công việc, nhân viên của bạn rất có thể sẽ bật ứng dụng chat lên trực tin nhắn và bị xao nhãng công việc cả ngày. Trên Facebook của mỗi người hiện đang có biết bao tin tức thú vị đầy cám dỗ cơ chứ?
Giải pháp được cho là hiệu quả nhất cho trường hợp này chính là phân tách rõ ràng giao tiếp vì mục đích công việc và các mục đích cá nhân khác. Nhân viên không được phép nhắn tin ngoài lề vào nhóm chat chung của công ty để tránh spam và loãng group. Công ty cũng nên tập hợp các tin tức hữu ích về một vài đầu mối nhất định để nhân viên biết rằng đâu là thông tin cần để tâm tới.
Với các thông tin mang tính chất trang trọng và pháp lý hơn (như bảng lương, file kế hoạch dự án, mẫu phiếu khảo sát,…), bạn vẫn có thể dùng email để tăng cường độ bảo mật và cá nhân hoá, đồng thời hỗ trợ việc lưu trữ/tìm kiếm lâu dài.
Lý tưởng nhất, công ty bạn nên có một khoảng không gian cộng tác làm việc hoàn toàn biệt lập so với các kênh giao tiếp quá nhiều người và tiềm ẩn nguy cơ gây mất tập trung. Nhiều công ty đang sử dụng phần mềm quản lý công việc để mọi người cùng bình luận, thảo luận và trao đổi tài liệu ngay dưới dưới mỗi nhiệm vụ được liệt kê. Đây được xem là cách giao tiếp sát sườn nhất với tiêu chí quản lý công việc và cộng tác nhóm.
Trong lúc cần truyền đạt thông tin chính thống
Giống như trong cộng tác hằng ngày, các ứng dụng chat miễn phí cũng không phải là cách hay để bạn truyền tải các thông tin quan trọng và chính thống tới cho nhân viên. Bởi nó rất nhanh bị trôi, bị quên hoặc nhảy sang chủ đề khác khiến nhân viên của bạn chưa kịp tương tác (like, xác nhận, bình luận,…).
Tương tự, kênh giao tiếp email có hiệu quả nếu bạn chỉ cần truyền đạt thông tin chính thống một chiều mà không chú trọng tới thu thập phản hồi, cảm xúc và ý kiến của tập thể. Ví dụ: Dùng email ban hành quyết định tới công ty thì được, còn thông tin chúc mừng công ty vừa gọi vốn đầu tư thành công thì không phù hợp.
Nếu bạn tin dùng email cho giao tiếp nội bộ, tốt nhất là dùng bộ G Suite để cấp tài khoản và bắt buộc nhân viên sử dụng email công ty. Thống nhất cách đặt email (ví dụ [ten].[ho]@[tencongty].com.vn) để thuận tiện tìm kiếm và tạo tài khoản mới / huỷ tài khoản của nhân viên nghỉ việc. Tính năng tạo group email và 5 mức phân quyền chia sẻ tài liệu của G Suite giúp thông tin được chia sẻ đúng và đủ (xem mục 1 phần Các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp bạn làm việc từ xa hiệu quả).
Sử dụng Nhóm riêng tư trên Facebook ban đầu được cho là giải pháp hữu ích và dễ thực hiện. Tuy nhiên, dần dần các CEO đã nhận ra hai vấn đề nghiêm trọng. Một là bài toán hiệu suất, khi mà nhân viên phải bật một tab Facebook phòng khi có thông báo từ phía công ty, họ chắc chắn sẽ mất tập trung vào rất nhiều thứ khác trên mạng xã hội này. Hai là, group Facebook không cho phép bạn kiểm soát ai là người có quyền đăng bài, có thể dẫn tới sự xuất hiện của tin tức sai lệch, không chính thống.
Tương tự, các mạng xã hội nội bộ như Facebook Workplace và Yammer mặc dù thúc đẩy sự tương tác nhanh nhạy giữa các nhân viên, nhưng lại không thể gắn kết nhân viên với giá trị cốt lõi và định hướng người dùng của công ty.
Trong trường hợp này, giải pháp bạn nên ưu tiên là một mạng truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp.
Trong các cuộc họp online
Nhắc tới cuộc họp online của các đội nhóm làm việc từ xa, chắc hẳn bạn đã nghĩ ngay tới video call.
Đúng vậy, dù bạn tổ chức cuộc họp 1-1 hay tập thể thì luôn có thể dùng cách thức này, miễn là các trang thiết bị như camera và mic đã được trang bị đầy đủ. Video call khiến việc giao tiếp trở nên có hồn hơn nhờ khả năng nắm bắt được cảm xúc trên gương mặt người tham gia, đồng thời đảm bảo tính tập trung và độ hiệu quả của cuộc họp. Đừng quên có một thư ký làm nhiệm vụ ghi chép lại biên bản họp.
Một cuộc họp ngắn có thể được quay video lại, chỉnh sửa các đoạn gây nhiễu và chia sẻ tới tất cả mọi người trong công ty. Hoặc bạn có thể học tập cách thú vị sau của GitLab: xây dựng một kênh Youtube chuyên dùng cho nội bộ công ty và phát trực tiếp các buổi họp. Nhân viên từ xa của bạn có thể bình luận tức thời ở đó, và bạn (hoặc người chủ trì cuộc họp) có thể đọc và phản hồi ngay lúc đó.
Bên cạnh đó, có một hình thức họp online khác thú vị hơn được GitLab tin tưởng sử dụng – họp qua Google Docs. Phương pháp này không bắt buộc tất cả nhân viên tham dự, bởi nó cho phép những nhân viên đọc tài liệu vẫn hiểu được bối cảnh cũng như nắm bắt được nội dung cuộc họp.
Theo đó, mỗi cuộc họp có một trang Google Docs được cấp quyền chỉnh sửa cho tất cả nhân viên. Trên đó đã có sẵn các thông tin cần thiết về cuộc họp như thời gian, agenda, thành phần tham dự,… Khi người chủ trì nêu ra một vấn đề, các thành viên sẽ đồng thời gõ ra ý kiến của mình. Các tầng ý kiến được phân biệt bởi dấu thụt lùi vào trong của lề phải. Mọi người cũng được phép nhận xét hoặc ghi chú lên ý kiến của người khác để giao tiếp đa chiều hơn.
Có một điều cần lưu ý là chỉ tổ chức các cuộc họp khi thực sự cần thiết. Còn lại, hãy đơn giản hoá việc giao tiếp trong công việc bằng cách sử dụng các nền tảng giao tiếp khác ở trên.
Đọc thêm: Kỹ năng giao tiếp là gì? Cách phát triển khả năng giao tiếp hiệu quả
4.4 Cách triển khai L&D từ xa
Nếu công ty bạn chưa sở hữu sổ tay nhân viên (Employee Handbook), thì đây chính là thời điểm phù hợp để nhanh chóng triển khai.
Cuốn sổ tay này sẽ được cập nhật liên tục, bao gồm tất cả thông tin mà một nhân viên công ty cần biết, điển hình như:
- Giới thiệu về công ty (lịch sử hình thành, tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi, cơ cấu nhân sự,…)
- Các quy định chung (thời gian làm việc, tác phong và trang phục, chính sách bảo mật thông tin, an toàn lao động,…)
- Chính sách nhân sự (cơ chế tuyển dụng, performance review, tính lương, chế độ phúc lợi, chấm dứt hợp đồng lao động,…)
- Khen thưởng và kỷ luật (chính sách đề bạt, các hình thức kỷ luật,…)
Tất cả nhân viên công ty đều được tiếp cận từ xa với sổ tay thông qua internet. Nhân viên mới sẽ được chuyên viên nhân sự lưu ý chi tiết hơn về nội dung này trong quy trình onboarding.
Bên cạnh đó, bộ phận L&D của công ty bạn cần biên soạn những bộ tài liệu đào tạo chuyên sâu cho từng bộ phận và nghiệp vụ chuyên môn trong công ty. Nội dung trong đó có thể là các tập tin dạng text, slide hoặc video bài giảng. Đi kèm mỗi mục tài liệu là một bài kiểm tra trực tuyến. Đáp án có thể có sẵn hoặc nhân viên phải nộp lại kết quả cho bộ phận L&D để chấm thi – tuỳ vào cách bạn triển khai bắt buộc hay tự nguyện.
Bên cạnh đó, hãy trao thêm cho nhân viên của bạn quyền được góp ý, bình luận về nội dung, thậm chí là quyền đăng ký trở thành giảng viên/tác giả cung cấp tài liệu để nâng cao chất lượng đào tạo. Chính điều này cũng thúc đẩy họ lưu tâm tới các bài học mới hơn và nhiệt tình đóng góp cho công tác đào tạo phát triển, thay vì chỉ ngồi từ xa chờ đợi tài liệu từ bộ phận L&D.
On-the-job training cũng đến gần hơn với từng nhân viên bằng cách triển khai chương trình mentorship – kèm cặp giữa một nhân viên “lão làng” và một hoặc vài nhân viên còn ít kinh nghiệm. Tuy không thể trực tiếp trò chuyện hướng dẫn, nhưng với sự đa dạng của các hình thức giao tiếp từ xa (chat, teamview, video call, Google Docs,…), việc kết nối cá nhân và truyền đạt thông tin vẫn rất thuận lợi.
4.5 Mẹo tăng năng suất làm việc tại nhà cho nhân viên
Khi bắt đầu chuyển từ làm việc tại văn phòng sang làm việc từ xa, rất có thể nhân viên của bạn không biết phải làm thế nào để bản thân tự giữ được năng suất làm việc tại nhà.
Đây là các mẹo bạn có thể chia sẻ cho nhân viên để họ ngay lập tức áp dụng.
Thiết lập ranh giới cho “không gian làm việc”
“Một rào cản chung đối với năng suất của các nhân viên làm việc từ xa là không gian làm việc không đạt yêu cầu” – Theo nhận định của chuyên gia Tara Lopez, Giám đốc phúc lợi tại Konnect Agency, nơi quản lý các đặc quyền làm việc tại nhà cho các công ty với tổng số hơn 40 tỷ nhân viên.
Khi mọi người nghĩ về làm việc tại nhà, họ thường mường tượng ra cảnh mở máy tính khi đang nằm trên sofa hoặc chiếc giường ngủ quen thuộc. Vấn đề ở đây là gì? Là tâm trí họ cũng vì thế mà buông thả theo, không thể tập trung vào mục đích công việc.
Hãy khuyến khích nhân viên của bạn tạo ra một không gian dành riêng dành cho công việc, giống như một văn phòng quy mô nhỏ một thành viên. Đó có thể là căn phòng làm việc riêng, bàn làm việc, hoặc thậm chí một bộ bàn ghế gấp đối với những nhân viên sở hữu ngôi nhà không có nhiều không gian. Ánh sáng tự nhiên được ưu tiên, sau đó mới tới ánh sáng nhân tạo của đèn điện.
Ngoài ra, nhân viên cần tự bảo vệ bản thân khỏi các yếu tố phiền nhiễu tại nhà như trẻ em, tiếng xe cộ ngoài đường, công trường xây dựng ở gần đó,… Tránh xa phòng bếp (nơi chứa nhiều đồ ăn vặt có sức cám dỗ cực kỳ lớn), chỉ để một chai nước hoặc cafe trên mặt bàn làm việc.
Tất cả những lời khuyên trên sẽ giúp nhân viên tạo ra một không gian riêng tách biệt với sinh hoạt thường ngày – xứng đáng được gọi tên là “nơi làm việc”.
Giữ vững thói quen trang phục và “tan làm” sau giờ làm việc
Ngay cả khi nhân viên đang ở trong ngôi nhà của họ, hãy khuyên họ giữ vững các thói quen giống như đi làm ngày trước.
Ngay cả khi bạn không yêu cầu nhân viên check-in lúc 8h30 sáng mà cho phép họ linh động hơn trong giờ làm việc (miễn là kết quả vẫn tốt), nhân viên vẫn nên dậy sớm, vệ sinh cá nhân, thay trang phục lịch sự giống như khi tới văn phòng, và ngồi vào bàn làm việc đúng giờ như trước.
Khi hết giờ làm và/hoặc đã hoàn thành các việc trong ngày, đó cũng là lúc nhân viên tắt máy tính, thu dọn bàn, thay quần áo và rời khỏi không gian làm việc để quay về cuộc sống đời thường.
Vận động cơ thể sau mỗi 60 phút tập trung làm việc
Đây là lời khuyên không hề mới, vốn đã được áp dụng cho cả làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa. Tuy nhiên, “tại nhà” là điều kiện lý tưởng hơn giúp nhân viên của bạn có thể thực hiện các bài tập vận động sau mỗi 60 phút tập trung làm việc, ví dụ như nhảy dây, chống đẩy, tập thể dục nhịp điệu hay thậm chí là chạy bộ vài vòng quanh nhà.
Nếu công ty bạn đang sở hữu văn hoá tươi trẻ nhiệt huyết, chọn ra một khung giờ cố định hằng ngày để tất cả nhân viên cùng nhau vận động là một ý tưởng không tồi.
Ưu tiên hơn cho thời điểm tập trung làm việc nhất trong ngày
Bạn có nghĩ làm việc tại nhà sẽ có tính linh động hơn ngày trước hay không?
Ví dụ như nhân viên của bạn là một người không thể tập trung làm việc vào giờ tan tầm (16 – 17h30 giờ chiều) bởi lúc đó người thân của họ đang nấu cơm và bọn trẻ thì đang cần người chăm sóc. Liệu họ có thể “tan làm” sớm để làm việc cá nhân và quay trở lại làm bù vào buổi tối?
Nếu công ty bạn cho phép điều này diễn ra, đó sẽ là một động lực tốt. Nhân viên sẽ thấy biết ơn vì bạn tạo điều kiện cho họ, từ đó tự giác làm việc tập trung hơn vào thời gian làm bù. Cả hai phía nhân viên và công ty đều có lợi.
5. Công cụ làm việc từ xa hiệu quả cho doanh nghiệp
5.1 Bộ công cụ trực tuyến G Suite (Google Drive, Google Docs, Google Sheets)
Có thể trước nay bạn và nhân viên đã sử dụng ở mức cơ bản của bộ G Suite này. Nhưng khả năng chia sẻ của chúng sẽ cho phép bạn cộng tác từ xa tốt hơn nhiều lần như thế.
Với mỗi file tài liệu trong bộ G-Suite dành cho doanh nghiệp, có 5 lựa chọn chia sẻ:
- Tắt, chỉ chia sẻ cho những ai được chủ nhân cấp quyền
- Công khai trên internet, mọi người đều có thể truy cập
- Bất cứ ai trong công ty bạn đều có thể xem
- Bất cứ ai trong công ty bạn đều có thể để lại nhận xét
- Bất cứ ai trong công ty bạn đều có thể chỉnh sửa
Nhờ vậy, bạn có thể linh hoạt gửi file báo cáo, file cập nhật dữ liệu, để mọi người review công việc cho nhau,… hoặc cùng nhau trao đổi ý kiến trong cuộc họp online.
5.2 Phần mềm quản lý công việc
Phần mềm quản lý công việc đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp làm việc từ xa hiệu quả. Nhờ có các tính năng như phân công nhiệm vụ rõ ràng, theo dõi tiến độ công việc, chia sẻ tài liệu trực tuyến và giao tiếp tức thời, phần mềm giúp các thành viên trong đội ngũ làm việc kết nối chặt chẽ với nhau, ngay cả khi họ ở cách xa hàng ngàn cây số. Bên cạnh đó, phần mềm còn cung cấp các công cụ hữu ích để quản lý thời gian, lập kế hoạch dự án và đánh giá hiệu suất làm việc, từ đó nâng cao năng suất và chất lượng công việc của toàn bộ doanh nghiệp.
Đọc thêm: Top 15 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay
5.3 Mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp
Tại Việt Nam, truyền thông nội bộ ngày càng được coi trọng, tuy nhiên các công ty thường tận dụng các kênh có sẵn như Facebook, Youtube,… chứ chưa thực sự sở hữu mạng truyền thông nội bộ chuyên nghiệp.
Nếu bạn dự định triển khai mô hình làm việc từ xa trong thời gian dài, hãy cân nhắc sử dụng công cụ này. Base Inside là mạng truyền thông nội bộ đầu tiên tại Việt Nam, giúp bạn giải quyết được khá nhiều bài toán đã kể tới ở trên:
- Minh bạch trong tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi của doanh nghiệp
- Truyền đạt thông tin chính thống từ các cá nhân được phân quyền
- Gửi thông báo tự động tới các thành viên
- Cho phép tương tác (like, thả tim, haha,…) và bình luận
- Có sẵn template chào mừng nhân sự mới, khen thưởng nhân viên, cuộc bình chọn, gửi lời cảm ơn,…
6. Kết bài
Chuyển đổi mô hình làm việc cho cả một công ty chưa bao giờ là điều dễ dàng. Bạn sẽ phải quản trị tất cả các khía cạnh từ setup cơ cấu nhân sự tới điều kiện môi trường và trang thiết bị làm việc, tiếp đó là công cụ làm việc và nền tảng tinh thần cho tất cả nhân viên. Nhưng một khi đã chuyển đổi thành công, lợi ích công ty bạn thu được nhờ làm việc từ xa sẽ xứng đáng cho sự chuẩn bị đó.
Hãy thử tham khảo và thực hiện từng bước theo bộ hướng dẫn làm việc từ xa được biên soạn bởi Base.vn. Chúc bạn sớm sở hữu một công ty vận hành từ xa ổn định và tăng trưởng không ngừng!
