Trong mọi tổ chức, dù quy mô lớn hay nhỏ, người quản lý (Manager) luôn là mắt xích quan trọng đảm bảo guồng máy vận hành trơn tru. Họ không chỉ chịu trách nhiệm điều phối công việc, giám sát tiến độ mà còn đóng vai trò cầu nối giữa chiến lược của ban lãnh đạo và hành động của đội ngũ. Bài viết này Base.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ Manager là gì, cùng khám phá vai trò, trách nhiệm và những năng lực cốt lõi giúp một nhà quản lý tạo nên giá trị thực cho doanh nghiệp.
1. Tổng quan Manager
1.1 Manager là gì?
Manager, khi dịch sang tiếng Việt, thường được hiểu là “người quản lý” hoặc “nhà quản trị“. Đây là thuật ngữ chỉ những người đảm nhiệm vai trò điều phối, chỉ đạo và kiểm soát một bộ phận, một phòng ban hoặc toàn bộ tổ chức. Bản chất công việc của Manager liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực, bao gồm con người, tài chính, công nghệ và thời gian, để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Khái niệm Manager có nguồn gốc từ tiếng Latin “manus” (bàn tay) và “agere” (hành động), ngụ ý về khả năng điều khiển, xử lý các tình huống. Theo thời gian, vai trò này đã phát triển từ người giám sát đơn thuần trong thời kỳ cách mạng công nghiệp sang một vị trí đa năng, đòi hỏi khả năng lãnh đạo, tầm nhìn chiến lược và kỹ năng quản trị toàn diện trong môi trường kinh doanh hiện đại.
Ở môi trường doanh nghiệp Việt Nam, Manager thường được coi là cấp quản lý trung gian, đứng giữa ban lãnh đạo cấp cao và đội ngũ nhân viên. Họ vừa thực thi các chỉ đạo từ cấp trên, vừa đề xuất giải pháp cải tiến dựa trên thực tiễn vận hành, đồng thời quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên dưới quyền.
1.2 Phân biệt manager với leader, supervisor và các chức danh quản lý khác
Các thuật ngữ Manager, Leader, Supervisor thường được sử dụng đan xen và đôi khi gây nhầm lẫn. Dưới đây là cách phân biệt:
– Manager và Leader: Mặc dù có sự giao thoa, nhưng hai khái niệm này có sự khác biệt nhất định. Manager thiên về quản lý vận hành, duy trì trật tự, kiểm soát quy trình và giám sát hiệu suất. Họ được giao quyền hạn chính thức và thường điều hành dựa trên cơ cấu tổ chức. Ngược lại, Leader chú trọng tạo ảnh hưởng, truyền cảm hứng và dẫn dắt thay đổi. Một Leader không nhất thiết phải nắm giữ chức vụ quản lý chính thức, nhưng có khả năng thu hút người khác đi theo định hướng của mình.
– Manager và Supervisor: Supervisor (Giám sát viên) thường là cấp quản lý trực tiếp, giám sát các hoạt động hàng ngày của nhân viên. Phạm vi trách nhiệm của họ hẹp hơn so với Manager, chủ yếu tập trung vào việc đảm bảo công việc được thực hiện đúng quy trình và tiêu chuẩn. Manager, với tư cách quản lý cấp cao hơn, không chỉ giám sát mà còn tham gia hoạch định chiến lược, phân bổ nguồn lực và phát triển con người dài hạn.
– Manager và Director/Executive: Những chức danh như Director (Giám đốc) hay Executive (Điều hành viên) thường thuộc cấp quản lý cao hơn Manager. Họ tham gia nhiều vào việc hoạch định chiến lược, đưa ra quyết định có ảnh hưởng lớn đến tổ chức. Manager thực thi các chiến lược đó và điều phối hoạt động hàng ngày của phòng ban.
2. Vai trò, nhiệm vụ và trách nhiệm của một Manager
2.1 Vai trò tổng quan trong tổ chức/doanh nghiệp
Manager đóng vai trò then chốt trong bộ máy vận hành của doanh nghiệp, kết nối giữa tầm nhìn chiến lược của lãnh đạo cấp cao và hoạt động thực tế của đội ngũ nhân viên. Họ là chất xúc tác cho sự thay đổi, người kiến tạo văn hóa, và là trụ cột đảm bảo sự phát triển vững mạnh của tổ chức.
Với vai trò cầu nối, Manager biến những chiến lược trừu tượng thành kế hoạch hành động cụ thể. Họ giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu lớn của tổ chức và vai trò của mình trong bức tranh tổng thể, từ đó tạo động lực và sự gắn kết trong đội ngũ. Đồng thời, Manager cũng là kênh phản hồi quan trọng, truyền tải thông tin từ thực tế hoạt động lên cấp quản lý cao hơn, góp phần điều chỉnh chiến lược phù hợp với tình hình thực tế.
Trong môi trường kinh doanh năng động hiện nay, vai trò của Manager không còn giới hạn ở việc chỉ đạo và kiểm soát, mà còn mở rộng sang hướng dẫn, hỗ trợ và trao quyền cho nhân viên. Họ xây dựng môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sáng tạo và phát triển tài năng, từ đó gia tăng hiệu suất và sự gắn bó của nhân viên với tổ chức.
2.2 Các nhiệm vụ cốt lõi (lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát)
Vai trò của Manager thường được triển khai thông qua bốn nhiệm vụ quản trị cơ bản, hình thành nên chu trình quản lý toàn diện như sau:
– Lập kế hoạch (Planning): Đây là bước khởi đầu trong chu trình quản lý, khi Manager xác định mục tiêu cụ thể và hoạch định con đường để đạt được chúng. Quá trình này bao gồm phân tích tình hình hiện tại, dự báo xu hướng tương lai, xác định các mục tiêu SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Thực tế, Có thời hạn) và phát triển chiến lược, kế hoạch hành động. Manager cần cân nhắc các nguồn lực sẵn có, dự đoán các rủi ro tiềm ẩn và xây dựng phương án dự phòng.
– Tổ chức (Organizing): Sau khi có kế hoạch, Manager cần tổ chức nguồn lực, bao gồm con người, tài chính, công nghệ, để triển khai hành động. Điều này bao gồm việc thiết kế cơ cấu tổ chức, phân công trách nhiệm, xác định quy trình làm việc và thiết lập hệ thống giao tiếp. Một Manager giỏi sẽ biết cách phân bổ nguồn lực hợp lý, sắp xếp công việc phù hợp với năng lực từng cá nhân, tạo điều kiện cho sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.
– Chỉ đạo (Directing): Manager hướng dẫn và định hướng đội ngũ thực hiện nhiệm vụ. Họ truyền đạt kỳ vọng, cung cấp hướng dẫn, tạo động lực và khuyến khích giao tiếp hai chiều. Manager vừa cần duy trì được quyền lực chính thống, vừa xây dựng được tầm ảnh hưởng dựa trên năng lực và phẩm chất cá nhân.
– Kiểm soát (Controlling): Đây là quá trình giám sát tiến độ, đánh giá hiệu suất và thực hiện điều chỉnh cần thiết. Manager thiết lập các tiêu chuẩn, đo lường kết quả thực tế, phân tích sai lệch và đưa ra biện pháp khắc phục.
Các chức năng này của Manager không hề tách biệt mà luôn đan xen lẫn nhau, tạo nên chu trình quản lý liên tục. Khi một chu kỳ hoàn thành, kinh nghiệm và bài học rút ra sẽ là đầu vào cho chu kỳ tiếp theo, tạo nên quá trình cải tiến không ngừng.
2.3 Quản lý nguồn lực và đánh giá hiệu quả làm việc
Manager có trách nhiệm quản lý tốt các nguồn lực được giao, bao gồm con người, tài chính, cơ sở vật chất và thời gian. Đây là yếu tố quyết định đến hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh của tổ chức.
– Quản lý nguồn nhân lực: Đây thường là nhiệm vụ phức tạp và đòi hỏi nhiều kỹ năng nhất của Manager. Họ phải thu hút, giữ chân và phát triển nhân tài, xây dựng đội ngũ gắn kết với năng lực đa dạng. Manager cần hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu và động lực của từng nhân viên để phân công công việc hợp lý, tạo cơ hội phát triển và xây dựng lộ trình thăng tiến rõ ràng. Họ cũng có trách nhiệm giải quyết xung đột, duy trì morale và xây dựng văn hóa tổ chức tích cực.
– Quản lý tài chính: Manager thường được giao quản lý ngân sách của phòng ban/bộ phận. Họ cần lập kế hoạch chi tiêu, theo dõi và kiểm soát chi phí, đảm bảo hiệu quả đầu tư và tối ưu hóa nguồn lực tài chính. Kỹ năng phân tích chi phí-lợi ích, dự báo tài chính và đưa ra quyết định đầu tư thông minh là rất cần thiết.
– Quản lý thông tin và công nghệ: Manager cần đảm bảo đội ngũ nhân viên được trang bị công nghệ phù hợp và có khả năng tiếp cận thông tin cần thiết để làm việc tốt hơn.
– Đánh giá hiệu suất làm việc: Đây là quá trình đo lường, đánh giá và cải thiện kết quả công việc của cá nhân và tập thể. Manager cần thiết lập KPIs (Key Performance Indicators) rõ ràng, gắn kết với mục tiêu tổ chức, đồng thời xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá thường xuyên. Một hệ thống đánh giá khoa học cần công bằng, minh bạch, tạo động lực và hướng đến phát triển. Manager cần kết hợp giữa đánh giá định lượng (dựa trên số liệu, kết quả cụ thể) và định tính (dựa trên quan sát, phản hồi), đồng thời cung cấp phản hồi xây dựng và hỗ trợ cần thiết để cải thiện hiệu suất.
2.4 Phối hợp với cấp trên, cấp dưới và các phòng ban liên quan
Vị trí Manager đứng ở giao điểm của nhiều mối quan hệ trong tổ chức, đòi hỏi khả năng quản lý mối quan hệ đa chiều:
– Với cấp trên: Manager cần duy trì giao tiếp xuyên suốt với lãnh đạo cấp cao. Họ cần báo cáo kịp thời, trung thực về tình hình, đồng thời mạnh dạn đề xuất ý tưởng, góp phần vào tiến trình hoạch định chiến lược.
– Với cấp dưới: Manager cần xây dựng mối quan hệ dựa trên sự tôn trọng, tin tưởng và minh bạch. Họ cần lắng nghe ý kiến từ nhân viên, hỗ trợ khi cần thiết, đồng thời tạo môi trường cho nhân viên phát huy sáng kiến và tự chủ.
– Với các phòng ban liên quan: Manager cần xây dựng mạng lưới hợp tác, phá vỡ “silos” (rào cản giữa các bộ phận) và thúc đẩy làm việc nhóm xuyên chức năng. Họ cần hiểu rõ hoạt động của các phòng ban liên quan, tìm kiếm điểm đồng lợi ích và phát triển cơ chế phối hợp hài hòa.
– Với khách hàng và đối tác: Tùy thuộc vào vai trò cụ thể, Manager có thể cần tương tác với khách hàng, nhà cung cấp và các đối tác bên ngoài. Điều này đòi hỏi kỹ năng giao tiếp, đàm phán và xây dựng quan hệ chuyên nghiệp, đại diện cho hình ảnh và giá trị của tổ chức.
Để quản lý tốt mạng lưới quan hệ phức tạp này, Manager cần phát triển kỹ năng chính trị tổ chức lành mạnh, khả năng hiểu và điều hướng các động lực quyền lực và ảnh hưởng trong tổ chức. Họ cần xây dựng liên minh, tạo sự đồng thuận và quản lý xung đột một cách khéo léo, để đảm bảo các bên cùng hướng đến mục tiêu chung.
3. Các cấp bậc và phân loại Manager
3.1 Các cấp độ quản lý: Quản lý cấp thấp, trung, cao
Trong cơ cấu tổ chức, các vị trí quản lý thường được phân chia thành ba cấp độ chính, mỗi cấp có phạm vi trách nhiệm và đặc điểm công việc khác nhau. Cụ thể:
– Quản lý cấp cơ sở (First-line/Lower-level Manager): Đây là tầng quản lý đầu tiên, trực tiếp giám sát nhân viên thực hiện công việc hàng ngày. Họ thường mang chức danh như Giám sát viên (Supervisor), Trưởng nhóm (Team Leader) hay Assistant Manager. Công việc của họ tập trung vào việc đảm bảo các hoạt động diễn ra theo kế hoạch, giải quyết vấn đề phát sinh, đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới. Manager cấp này cần có kiến thức chuyên môn vững vàng và kỹ năng quản lý cơ bản. Thời gian của họ chủ yếu dành cho các nhiệm vụ ngắn hạn, giải quyết vấn đề thường nhật và báo cáo lên cấp quản lý cao hơn.
– Quản lý cấp trung (Middle Manager): Đây là lực lượng nòng cốt trong bộ máy quản lý, đóng vai trò cầu nối giữa cấp điều hành cao cấp và đội ngũ thực thi. Các chức danh phổ biến bao gồm Manager, Senior Manager, Trưởng phòng, Giám đốc bộ phận. Họ chịu trách nhiệm triển khai chiến lược thành kế hoạch hành động, phân bổ nguồn lực, điều phối hoạt động giữa các nhóm và đảm bảo mục tiêu được hoàn thành đúng tiến độ. Manager cấp trung cần cân bằng giữa kỹ năng chuyên môn và quản lý, có khả năng nhìn nhận bức tranh tổng thể đồng thời nắm bắt chi tiết khi cần thiết. Họ thường phải đối mặt với áp lực từ cả hai phía: kỳ vọng từ cấp trên và nhu cầu hỗ trợ từ cấp dưới.
– Quản lý cấp cao (Top/Senior Manager): Nhóm này bao gồm các vị trí lãnh đạo cao nhất như Giám đốc Điều hành (CEO), Giám đốc Tài chính (CFO), Giám đốc Vận hành (COO) và các thành viên khác trong ban điều hành. Họ chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược dài hạn, đưa ra quyết định có tính định hướng và đại diện cho tổ chức đối với các bên liên quan bên ngoài. Công việc của họ đòi hỏi tầm nhìn chiến lược, khả năng dự đoán xu hướng thị trường và ra quyết định trong môi trường bất định cao. Manager cấp cao cũng có vai trò quan trọng trong việc định hình văn hóa tổ chức và phát triển thế hệ lãnh đạo kế tiếp.
Sự phân chia này không cố định mà thay đổi theo quy mô và đặc thù của từng tổ chức. Trong các doanh nghiệp nhỏ, cấu trúc quản lý có thể đơn giản hơn với ít cấp bậc hơn, trong khi các tập đoàn lớn có thể có nhiều cấp độ quản lý trung gian hơn. Tương tự, tỷ lệ thời gian dành cho các nhiệm vụ quản trị cũng thay đổi theo cấp bậc: Manager cấp cao dành nhiều thời gian hơn cho hoạch định, trong khi Manager cấp thấp tập trung nhiều vào điều phối và kiểm soát.
3.2 Phân loại theo phòng ban hoặc lĩnh vực
Ngoài phân loại theo cấp bậc, Manager còn được phân loại theo chức năng hoặc lĩnh vực chuyên môn mà họ quản lý.
– Sales Manager (Quản lý Kinh doanh): Chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý đội ngũ bán hàng, thiết lập mục tiêu doanh số, phát triển chiến lược bán hàng và quản lý mối quan hệ khách hàng. Họ cần có kỹ năng đàm phán, thuyết phục cao, hiểu biết sâu về sản phẩm/dịch vụ và thị trường, cùng khả năng phân tích dữ liệu bán hàng để điều chỉnh chiến lược.
– Marketing Manager (Quản lý Marketing): Phụ trách xây dựng và triển khai chiến lược marketing, quản lý thương hiệu, phát triển sản phẩm mới và nghiên cứu thị trường. Vị trí này đòi hỏi sự sáng tạo, nhạy bén với xu hướng thị trường, hiểu biết về hành vi người tiêu dùng và khả năng phân tích ROI (Return On Investment) của các chiến dịch marketing.
– HR Manager (Quản lý Nhân sự): Quản lý toàn bộ vòng đời nhân sự từ tuyển dụng, đào tạo, phát triển đến đãi ngộ và giữ chân nhân tài. Họ cần am hiểu luật lao động, có kỹ năng đánh giá, tuyển chọn nhân sự và khả năng xây dựng văn hóa doanh nghiệp tiên tiến.
– Financial Manager (Quản lý Tài chính): Chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính, bao gồm lập kế hoạch ngân sách, quản lý dòng tiền, phân tích đầu tư và báo cáo tài chính. Vị trí này đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về tài chính, kế toán, khả năng phân tích số liệu và đưa ra quyết định đầu tư thông minh.
– Operations Manager (Quản lý Vận hành): Quản lý quy trình sản xuất, chuỗi cung ứng và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra trôi chảy, xuyên suốt. Họ cần có kỹ năng quản lý dự án, tối ưu hóa quy trình và kiểm soát chất lượng.
– IT Manager (Quản lý Công nghệ Thông tin): Phụ trách hệ thống công nghệ thông tin, đảm bảo an ninh mạng và phát triển các giải pháp công nghệ hỗ trợ kinh doanh. Vị trí này đòi hỏi kiến thức kỹ thuật vững vàng kết hợp với hiểu biết về nhu cầu kinh doanh.
– Project Manager (Quản lý Dự án): Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, thực hiện và hoàn thành dự án đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và đáp ứng các yêu cầu chất lượng. Họ cần có kỹ năng quản lý thời gian, nguồn lực, rủi ro và khả năng điều phối các bên liên quan.
– General Manager (Quản lý Tổng quát): Quản lý toàn diện một đơn vị kinh doanh hoặc chi nhánh, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh tổng thể. Vị trí này đòi hỏi kiến thức rộng về nhiều lĩnh vực quản lý và khả năng điều phối các bộ phận chức năng.
Trong thực tế, các doanh nghiệp có thể có nhiều chức danh Manager khác tùy theo cấu trúc tổ chức và ngành nghề kinh doanh. Sự phát triển của công nghệ và sự thay đổi trong mô hình kinh doanh đã hình thành nên các vị trí Manager mới như Digital Manager, Innovation Manager, Sustainability Manager, v.v…
4. Kỹ năng, tố chất cần có của một Manager thành công
4.1 Kỹ năng lãnh đạo, ra quyết định và giải quyết vấn đề
Đây là những khả năng giúp Manager định hướng đội ngũ, đối phó với thách thức và tạo ra kết quả tích cực.
– Kỹ năng lãnh đạo (Leadership Skills): Lãnh đạo không chỉ là vấn đề chức vụ mà còn là khả năng tạo ảnh hưởng, truyền cảm hứng và dẫn dắt người khác hướng tới mục tiêu chung. Manager cần phát triển phong cách lãnh đạo phù hợp, có thể là sự kết hợp giữa các yếu tố sau:
- Lãnh đạo bằng tầm nhìn: Khả năng truyền đạt bức tranh tương lai rõ ràng, hấp dẫn và kết nối mỗi cá nhân với mục tiêu lớn hơn.
- Lãnh đạo phục vụ: Đặt nhu cầu của đội ngũ lên trước, tạo điều kiện để họ phát triển và thành công.
- Lãnh đạo chuyển đổi: Khả năng truyền cảm hứng và thúc đẩy sự thay đổi tích cực, phát triển đội ngũ vượt qua giới hạn của bản thân.
- Lãnh đạo tình huống: Linh hoạt điều chỉnh phong cách lãnh đạo theo từng cá nhân và bối cảnh cụ thể.
– Kỹ năng ra quyết định (Decision-making Skills): Trong bối cảnh kinh doanh nhiều biến động, khả năng đưa ra quyết định đúng đắn, kịp thời trở nên cực kỳ quan trọng. Manager cần:
- Xây dựng quy trình ra quyết định có cấu trúc: Xác định vấn đề, thu thập thông tin, đánh giá các phương án, lựa chọn giải pháp tối ưu, triển khai và đánh giá kết quả.
- Cân bằng giữa phân tích dữ liệu và trực giác: Biết khi nào cần phân tích chi tiết và khi nào nên tin vào kinh nghiệm, đặc biệt trong tình huống thông tin hạn chế hoặc áp lực thời gian cao.
- Tính đến yếu tố rủi ro và bất định: Đánh giá tác động tiềm tàng, xác suất xảy ra và chuẩn bị các phương án dự phòng.
- Lôi kéo sự tham gia của các bên liên quan: Biết khi nào cần ra quyết định độc lập và khi nào nên thu hút sự tham gia của đội ngũ để tạo sự đồng thuận và cam kết.
– Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem-solving Skills): Manager thường xuyên đối mặt với các thách thức đòi hỏi giải pháp sáng tạo và khôn khéo. Họ cần:
- Phát triển tư duy phản biện: Khả năng phân tích thông tin một cách khách quan, đặt câu hỏi đúng và nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ.
- Áp dụng tư duy sáng tạo: Vượt ra khỏi giải pháp thông thường, khám phá những cách tiếp cận mới mẻ.
- Xây dựng tư duy hệ thống: Hiểu rõ mối liên hệ giữa các yếu tố trong một hệ thống phức tạp, nhận diện nguyên nhân gốc rễ thay vì chỉ giải quyết triệu chứng.
- Sử dụng công cụ phân tích: Thành thạo các phương pháp như phân tích SWOT, sơ đồ Ishikawa (xương cá), 5 Whys để cấu trúc quá trình giải quyết vấn đề.
Manager không chỉ cần giải quyết các vấn đề hiện tại mà còn phải chủ động dự đoán và ngăn ngừa các vấn đề tiềm ẩn. Đây là sự kết hợp giữa quản lý phản ứng (reactive management) và quản lý chủ động (proactive management), đòi hỏi vận dụng cả kinh nghiệm và sự nhạy bén.
4.2 Kỹ năng giao tiếp, truyền đạt và thuyết phục
Giao tiếp ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng truyền đạt tầm nhìn, phối hợp hành động và xây dựng mối quan hệ. Thống kê cho thấy Manager dành tới 75-80% thời gian cho các hoạt động liên quan đến giao tiếp.
– Kỹ năng giao tiếp đa kênh: Manager cần thành thạo nhiều hình thức giao tiếp như:
- Giao tiếp bằng văn bản: Khả năng soạn email, báo cáo, kế hoạch rõ ràng, súc tích và thuyết phục. Điều này đòi hỏi khả năng cấu trúc ý tưởng logic, sử dụng ngôn ngữ chính xác và phù hợp với đối tượng.
- Giao tiếp bằng lời: Kỹ năng trình bày, thuyết trình, điều hành cuộc họp và đàm phán. Manager cần phát triển giọng nói rõ ràng, tự tin, điều chỉnh tốc độ và âm lượng phù hợp với tình huống.
- Giao tiếp phi ngôn từ: Ý thức về ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt, cử chỉ và biểu cảm khuôn mặt, cũng như khả năng “đọc” tín hiệu phi ngôn từ từ người khác.
- Giao tiếp số: Manager cần thành thạo việc sử dụng các kênh giao tiếp mới như hội nghị video, nền tảng cộng tác và mạng xã hội nội bộ.
– Kỹ năng lắng nghe tích cực: Giao tiếp hiệu quả không chỉ là nói mà còn là lắng nghe. Manager cần phát triển:
- Khả năng tập trung hoàn toàn vào người nói, loại bỏ phân tâm.
- Kỹ năng đặt câu hỏi mở, khuyến khích chia sẻ sâu hơn.
- Thói quen ghi chú các điểm chính và kiểm chứng lại để đảm bảo hiểu đúng.
- Sự đồng cảm, khả năng hiểu không chỉ lời nói mà còn cảm xúc và quan điểm của người khác.
– Kỹ năng thuyết phục và ảnh hưởng: Manager thường xuyên cần thuyết phục các bên liên quan, từ nhân viên đến đối tác, khách hàng. Họ cần:
- Xây dựng lập luận logic, dựa trên dữ liệu và bằng chứng.
- Kết hợp yếu tố cảm xúc, kể chuyện hấp dẫn để tạo sự đồng cảm và kết nối.
- Hiểu rõ động lực, mối quan tâm và giá trị của đối tượng để điều chỉnh thông điệp phù hợp.
- Phát triển uy tín cá nhân và mạng lưới ảnh hưởng để tăng sức thuyết phục.
– Giao tiếp trong các tình huống khó khăn: Một phần không thể thiếu trong công việc của Manager là xử lý các cuộc trò chuyện khó khăn. Lúc này, Manager cần:
- Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng, tập trung vào hành vi cụ thể thay vì cá nhân.
- Giải quyết xung đột, tìm kiếm giải pháp đôi bên cùng có lợi.
- Truyền đạt tin xấu một cách trung thực nhưng tinh tế.
- Quản lý khủng hoảng, duy trì sự minh bạch và kiểm soát thông tin.
– Giao tiếp liên văn hóa: Trong môi trường kinh doanh toàn cầu hóa, Manager cần:
- Nhạy cảm với sự khác biệt văn hóa trong giao tiếp.
- Tránh giả định và rập khuôn, thay vào đó tìm hiểu sâu về nền tảng văn hóa của đối tác.
- Điều chỉnh phong cách giao tiếp để phù hợp với bối cảnh văn hóa khác nhau.
Kỹ năng giao tiếp không phải là tài năng bẩm sinh mà có thể phát triển qua thực hành, phản hồi và học hỏi liên tục. Manager nên chủ động tìm kiếm cơ hội cải thiện, chẳng hạn như tham gia các khóa đào tạo, yêu cầu phản hồi từ đồng nghiệp và cấp trên, hoặc ghi âm/quay video bản thân để tự đánh giá.
4.3 Khả năng tổ chức, quản lý công việc và thời gian
Những khả năng này giúp Manager có thể hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, đúng chất lượng, đặc biệt cần thiết khi Manager thường xuyên đối mặt với áp lực về thời gian và nguồn lực.
– Kỹ năng tổ chức (Organizational Skills): Khả năng sắp xếp, cấu trúc và quản lý công việc một cách có hệ thống:
- Lập kế hoạch chi tiết: Phân chia dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, xác định thứ tự ưu tiên, thiết lập mốc thời gian và phân công trách nhiệm.
- Quản lý tài liệu: Hệ thống hóa thông tin, tài liệu để dễ dàng truy cập, cập nhật và chia sẻ khi cần thiết.
- Thiết lập quy trình: Xây dựng các quy trình làm việc chuẩn hóa để đảm bảo tính nhất quán và đồng bộ trong thực thi.
- Sử dụng công cụ quản lý: Thành thạo các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý dự án, lịch điện tử, ứng dụng ghi chú và hệ thống lưu trữ đám mây.
– Quản lý thời gian (Time Management): Khả năng sử dụng thời gian khoa học, tập trung vào những việc quan trọng nhất:
- Phân tích cách sử dụng thời gian: Nhận thức rõ về việc thời gian đang được dùng như thế nào, xác định các “kẻ cắp thời gian” và cơ hội cải thiện.
- Thiết lập ưu tiên: Áp dụng các phương pháp như Ma trận Eisenhower (phân loại công việc theo tính cấp bách và quan trọng) để xác định thứ tự ưu tiên.
- Phân khúc thời gian: Sử dụng kỹ thuật như Pomodoro (làm việc tập trung 25 phút, nghỉ 5 phút) để duy trì sự tập trung và năng suất cao.
- Ủy thác đúng người: Biết khi nào và cách thức giao việc phù hợp, đảm bảo người được giao có đủ thông tin, nguồn lực và thẩm quyền để hoàn thành nhiệm vụ.
- Quản lý cuộc họp: Tổ chức các cuộc họp với lịch trình rõ ràng, thời gian hợp lý và có kết quả cụ thể.
– Quản lý công việc (Task Management): Khả năng giám sát và điều phối nhiều công việc, dự án cùng lúc:
- Theo dõi tiến độ: Sử dụng các công cụ trực quan như biểu đồ Gantt, bảng Kanban để nắm bắt tình hình dự án.
- Xử lý đa nhiệm: Thay vì chuyển đổi liên tục giữa các công việc (gây xao nhãng), cần tập trung vào từng nhiệm vụ trong các khung thời gian cụ thể.
- Quản lý sự gián đoạn: Thiết lập ranh giới, tạo không gian và thời gian làm việc không bị gián đoạn, đồng thời xác định khung thời gian cho việc phản hồi email, tin nhắn.
- Cân đối giữa phản ứng và chủ động: Dành thời gian cho cả việc xử lý các vấn đề phát sinh và thực hiện các sáng kiến dài hạn.
– Quản lý căng thẳng và sức khỏe (Stress and Wellbeing Management): Khả năng duy trì hiệu suất cao trong áp lực:
- Thiết lập ranh giới: Xác định giới hạn công việc-cuộc sống, tránh làm việc quá sức.
- Tự chăm sóc: Ưu tiên sức khỏe thể chất và tinh thần thông qua chế độ ăn uống, tập thể dục và kỹ thuật thư giãn.
- Xây dựng khả năng phục hồi: Phát triển tư duy tích cực, học từ thất bại và thích ứng với thay đổi.
Đọc thêm: Top 15 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất năm 2025
4.4 Tinh thần trách nhiệm, tư duy đổi mới, khả năng thích ứng
Tinh thần trách nhiệm, tư duy đổi mới và khả năng thích ứng là những kỹ năng “mềm” thiết yếu giúp Manager dẫn dắt tổ chức vượt qua thách thức và nắm bắt cơ hội mới.
– Tinh thần trách nhiệm (Accountability): Manager không chỉ chịu trách nhiệm về kết quả công việc của bản thân mà còn của cả đội ngũ. Tinh thần này thể hiện qua:
- Sẵn sàng đứng ra nhận trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra, không đổ lỗi hay tìm lý do biện minh.
- Giữ lời hứa và cam kết, thực hiện những gì đã nói.
- Minh bạch trong mọi hành động và quyết định, giải thích rõ ràng lý do và quá trình ra quyết định.
- Kiên định với các nguyên tắc và giá trị cốt lõi, không dao động trước áp lực.
- Thừa nhận sai lầm, rút kinh nghiệm và điều chỉnh hướng đi khi cần thiết.
– Tư duy đổi mới (Innovative Thinking): Khả năng đổi mới và sáng tạo thể hiện qua:
- Tư duy phản biện: Không ngừng đặt câu hỏi về hiện trạng, thách thức các giả định, nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ.
- Tư duy phân kỳ: Khả năng tạo ra nhiều ý tưởng, giải pháp khác nhau cho một vấn đề.
- Tư duy kết nối: Tìm kiếm mối liên hệ giữa các ý tưởng, lĩnh vực khác nhau, kết hợp chúng để tạo ra cái mới.
- Tư duy thực nghiệm: Sẵn sàng thử nghiệm ý tưởng mới, chấp nhận rủi ro hợp lý và học hỏi từ thất bại.
– Khả năng thích ứng (Adaptability): Đặc biệt quan trọng trong bối cảnh “VUCA” (Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous – Biến động, Bất định, Phức tạp, Mơ hồ):
- Linh hoạt trong tư duy: Sẵn sàng thay đổi quan điểm khi có thông tin mới, không cứng nhắc bám vào kế hoạch ban đầu.
- Thoải mái với sự không chắc chắn: Khả năng ra quyết định và hành động ngay cả khi không có đầy đủ thông tin.
- Học hỏi liên tục: Không ngừng cập nhật kiến thức, kỹ năng mới để đáp ứng thay đổi của thị trường và công nghệ.
- Quản lý thay đổi: Hướng dẫn đội ngũ vượt qua sự thay đổi, giải quyết lo lắng và xây dựng cam kết với hướng đi mới.
Để phát triển các phẩm chất này, Manager cần thường xuyên:
– Tìm kiếm các tình huống thách thức, đẩy bản thân ra khỏi vùng an toàn.
– Mở rộng mạng lưới, tiếp xúc với những người có nền tảng, quan điểm khác biệt.
– Dành thời gian cho việc suy ngẫm, đánh giá kinh nghiệm và rút ra bài học.
– Tham gia các khóa đào tạo, workshop về tư duy thiết kế, quản lý thay đổi, phát triển sáng tạo.
– Thiết lập hệ thống phản hồi để không ngừng cải thiện.
5. Cơ hội nghề nghiệp và lộ trình phát triển nghề nghiệp Manager
5.1 Lộ trình thăng tiến trong nghề quản lý
Con đường phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực quản lý thường theo một lộ trình tiến triển từ vị trí nhân viên lên các cấp quản lý ngày càng cao hơn, mỗi bước đi kèm với phạm vi trách nhiệm và ảnh hưởng rộng lớn hơn:
– Chuyên viên/Nhân viên (Staff/Individual Contributor): Đây là điểm khởi đầu, khi cá nhân tập trung phát triển kỹ năng chuyên môn và hiểu biết về ngành nghề. Giai đoạn này giúp xây dựng nền tảng kiến thức vững chắc và hiểu rõ hoạt động thực tế của tổ chức.
– Trưởng nhóm (Team Leader): Đây thường là bước đầu tiên vào con đường quản lý, khi cá nhân bắt đầu chịu trách nhiệm điều phối một nhóm nhỏ. Ở vị trí này, người quản lý vẫn thường trực tiếp tham gia vào công việc chuyên môn, đồng thời phát triển kỹ năng quản lý cơ bản như phân công công việc, đào tạo nhân viên mới, báo cáo tiến độ.
– Quản lý/Trưởng bộ phận (Manager/Department Head): Ở cấp độ này, trọng tâm chuyển từ thực hiện công việc chuyên môn sang quản lý nhân sự và nguồn lực. Manager cấp này quản lý một phòng ban hoặc một nhóm chức năng, chịu trách nhiệm về kết quả công việc của cả bộ phận, phát triển đội ngũ và triển khai các sáng kiến.
– Quản lý cấp cao (Senior Manager): Vị trí này thường quản lý nhiều bộ phận hoặc một lĩnh vực lớn hơn. Họ tham gia nhiều hơn vào việc hoạch định chiến lược, xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan bên ngoài và phát triển các giải pháp dài hạn.
– Giám đốc (Director): Chịu trách nhiệm về một mảng kinh doanh hoặc chức năng quan trọng trong tổ chức. Họ tham gia vào quá trình hoạch định chiến lược, quản lý ngân sách lớn và thường là thành viên của đội ngũ lãnh đạo mở rộng.
– Phó Tổng giám đốc (VP – Vice President): Quản lý một bộ phận lớn hoặc một khu vực, đưa ra các quyết định chiến lược có tác động đáng kể đến tổ chức. Ở cấp độ này, trọng tâm chuyển sang tầm nhìn dài hạn, xây dựng quan hệ với đối tác chiến lược và định hình văn hóa tổ chức.
– C-suite Executive (CEO, CFO, COO,…): Là cấp quản lý cao nhất, chịu trách nhiệm về toàn bộ tổ chức hoặc một mảng chức năng cốt lõi trên phạm vi toàn tổ chức. Họ định hướng chiến lược, ra quyết định tầm cỡ, đại diện cho tổ chức với các bên liên quan bên ngoài và cuối cùng chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh tổng thể.
Lộ trình thăng tiến của Manager không nhất thiết phải tuyến tính hoặc giống nhau trong mọi tổ chức. Một số doanh nghiệp có thể có ít cấp bậc hơn, trong khi các tập đoàn lớn có thể có nhiều cấp bậc trung gian. Ngoài ra, sự nghiệp quản lý cũng có thể bao gồm sự di chuyển ngang (lateral moves) để tích lũy kinh nghiệm đa dạng, hoặc thậm chí là các bước đi không truyền thống như chuyển từ vai trò chuyên môn sang quản lý rồi quay trở lại vai trò chuyên gia (dual career ladders).
5.2 Mức lương, chế độ đãi ngộ, thách thức và cơ hội
Các vị trí Manager thường được đãi ngộ tốt hơn so với nhân viên chuyên môn, phản ánh mức độ trách nhiệm và tác động lớn hơn đến tổ chức:
Về mức lương:
– Tại Việt Nam, mức lương của Manager dao động rất lớn tùy theo ngành nghề, quy mô công ty, địa điểm và cấp bậc quản lý.
– Manager cấp cơ sở (Junior/Assistant Manager): Khoảng 15-25 triệu đồng/tháng.
– Manager cấp trung (Middle Manager): Khoảng 25-50 triệu đồng/tháng.
– Manager cấp cao (Senior Manager): Khoảng 50-100+ triệu đồng/tháng.
– Các vị trí C-level trong các doanh nghiệp lớn có thể nhận mức lương từ 100 triệu đến hàng tỷ đồng mỗi tháng.
Các chế độ đãi ngộ khác:
– Thưởng hiệu suất (performance bonus): Thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng thu nhập, đặc biệt ở các vị trí cấp cao.
– Chế độ cổ phiếu/quyền chọn cổ phiếu (stock options): Phổ biến trong các công ty công nghệ, startup và doanh nghiệp đa quốc gia.
– Bảo hiểm y tế, bảo hiểm nhân thọ cao cấp.
– Chế độ nghỉ phép, nghỉ dưỡng hấp dẫn.
– Xe công ty, chi phí đi lại, điện thoại công ty.
– Ngân sách đào tạo, phát triển chuyên môn.
– Các đặc quyền khác: Thẻ thành viên câu lạc bộ, dịch vụ chăm sóc sức khỏe VIP, v.v.
Thách thức mà các nhà quản lý thường phải đối mặt:
– Áp lực trách nhiệm: Chịu trách nhiệm không chỉ về kết quả công việc của bản thân mà còn của cả đội ngũ.
– Quản lý xung đột: Giải quyết mâu thuẫn giữa các cá nhân, phòng ban hoặc lợi ích.
– Cân bằng công việc và cuộc sống: Thách thức duy trì sự cân bằng khi khối lượng công việc và trách nhiệm tăng lên.
– Quản lý thay đổi: Dẫn dắt tổ chức và đội ngũ thích ứng với những thay đổi nhanh chóng về công nghệ, thị trường.
– Áp lực kết quả: Liên tục phải đạt và vượt các mục tiêu kinh doanh trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.
– Phát triển đội ngũ: Xây dựng, giữ chân và phát triển nhân tài trong bối cảnh “săn đầu người” ngày càng quyết liệt.
– Cập nhật liên tục: Đảm bảo kiến thức, kỹ năng không bị lạc hậu trong kỷ nguyên số với tốc độ thay đổi chóng mặt.
Cơ hội phát triển trong nghề quản lý:
– Tác động lớn: Khả năng tạo ảnh hưởng tích cực đến tổ chức, đội ngũ và xã hội.
– Phát triển toàn diện: Cơ hội phát triển đồng thời cả kỹ năng chuyên môn, quản lý và lãnh đạo.
– Mạng lưới rộng lớn: Xây dựng mạng lưới quan hệ phong phú, có giá trị cho sự nghiệp về lâu dài.
– Sáng tạo và đổi mới: Cơ hội thúc đẩy sự thay đổi, triển khai ý tưởng mới và tạo dấu ấn cá nhân.
– Thăng tiến nhanh chóng: Con đường thăng tiến có thể nhanh hơn so với các vị trí chuyên môn thuần túy.
– Tích lũy đa dạng kinh nghiệm: Tiếp xúc với nhiều khía cạnh khác nhau của tổ chức, từ con người đến vận hành, tài chính và chiến lược.
6. Base.vn – Nền tảng quản trị toàn diện dành cho các Manager
Base.vn là nền tảng SaaS hợp nhất toàn bộ hoạt động quản trị và điều hành doanh nghiệp trên cùng một hệ thống, được 10.000+ doanh nghiệp Việt Nam trong các lĩnh vực như xây dựng, ngân hàng, phân phối thương mại, giáo dục, y tế, F&B,… tin tưởng sử dụng.
Điểm khác biệt của Base.vn nằm ở cấu trúc ứng dụng kép: mỗi giải pháp được thiết kế để giải quyết chuyên sâu cho một bài toán quản trị cụ thể, nhưng vẫn đồng bộ hóa dữ liệu trong cùng một hệ sinh thái. Điều này giúp Manager ở mọi cấp độ, từ Trưởng nhóm (Team Manager), Trưởng phòng (Department Manager) đến Giám đốc khối (Functional Manager), đều có thể giám sát, điều phối và ra quyết định trên cùng một nguồn dữ liệu chuẩn, đảm bảo sự nhất quán trong quá trình thực thi nhiệm vụ để đạt mục tiêu chung.
Base.vn hiện cung cấp 60+ ứng dụng, được chia thành 5 bộ giải pháp cốt lõi hỗ trợ toàn diện cho các lĩnh vực trọng yếu trong doanh nghiệp như:
1. Base Work+ – Quản trị công việc, quy trình và dự án hợp nhất: Hỗ trợ giao việc, theo dõi tiến độ và hiệu suất từng nhân viên, từng bộ phận; tự động hóa quy trình phê duyệt và cung cấp báo cáo; kịp thời phát hiện sớm “điểm nghẽn” và đưa ra quyết định điều chỉnh kịp thời. Ví dụ: Trưởng phòng Vận hành có thể theo dõi tình trạng xử lý đơn hàng theo thời gian thực, trong khi Giám đốc Dự án có thể nắm được toàn bộ tiến độ và chi phí từng giai đoạn triển khai.
2. Base HRM+ – Quản trị và phát triển con người: Hỗ trợ Manager quản lý toàn bộ vòng đời nhân viên: từ tuyển dụng, chấm công, tính lương, đến đào tạo và đánh giá KPI/OKR; tạo cơ sở để đưa ra các quyết định khen thưởng, tăng lương, bổ nhiệm hay luân chuyển nhân viên một cách khách quan, thay vì phán đoán theo cảm tính.
3. Base Finance+ – Giám sát tài chính và ngân sách doanh nghiệp: Giúp Manager và Ban lãnh đạo nắm bắt chính xác dòng chảy tài chính; cập nhật tự động dữ liệu thu – chi, ngân sách, hợp đồng; hỗ trợ phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để kiểm soát chi phí và phân bổ nguồn lực tối ưu.
4. Base CRM – Quản trị khách hàng và vận hành kinh doanh tổng thể: Kết nối xuyên suốt dữ liệu Sản phẩm – Bán hàng – Marketing – Dịch vụ khách hàng, giúp Manager hiểu sâu hơn về hành trình khách hàng và tăng cơ hội cải thiện doanh thu. Ví dụ: Trưởng phòng Marketing có thể xem ngay phản hồi của khách hàng sau mỗi chiến dịch, đồng thời bộ phận Sales cập nhật được tỷ lệ chuyển đổi theo từng nhóm khách hàng.
5. Base Info+ – Quản lý thông tin và truyền thông nội bộ: Đảm bảo dòng chảy thông tin, giao tiếp thông suốt và minh bạch trong toàn tổ chức, giúp Manager duy trì kết nối và củng cố tinh thần đoàn kết giữa các thành viên.
Trong kỷ nguyên cách mạng số, Base.vn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp và các Manager trong quá trình nâng cao năng lực cạnh tranh trên tất cả mặt trận với các “vũ khí” công nghệ tiên tiến nhất, cùng những tinh hoa quản trị hàng đầu thế giới. Hãy bắt đầu công cuộc đổi mới cùng Base.vn ngay hôm nay.
7. Kết bài
Hy vọng bài viết đã giúp bạn đọc hiểu rõ Manager là gì, cùng với những trách nhiệm mà một nhà quản lý phải đảm đương. Nghề quản lý luôn được các tổ chức săn đón, đặc biệt là những Manager có khả năng kết hợp hiểu biết chuyên môn sâu sắc với kỹ năng lãnh đạo và tư duy kinh doanh toàn diện. Mặc dù xu hướng tự động hóa và trí tuệ nhân tạo đang bùng nổ, nhưng vai trò của Manager vẫn sẽ tiếp tục được coi trọng, nhất là trong những khía cạnh mà máy móc khó có thể thay thế như sáng tạo, đồng cảm, tạo động lực và ra quyết định phức tạp.
