Thay vì ghi chép sổ sách thủ công dễ xảy ra sai sót, phần mềm quản lý kho ra đời như một giải pháp hữu ích giúp bạn theo dõi số lượng lớn hàng trong kho, giảm thất thoát và cải thiện hiệu suất vận hành theo thời gian thực. Trong bài viết này, Base.vn sẽ giới thiệu đến bạn 10 phần mềm quản lý kho miễn phí và dễ sử dụng nhất hiện nay, phù hợp cho cả cửa hàng nhỏ lẫn các doanh nghiệp lớn đang tăng trưởng.
1. Phần mềm quản lý kho miễn phí
1.1 KiotViet
Phù hợp với: Cửa hàng bán lẻ.
Giải pháp quản lý kho từ KiotViet đặt trọng tâm vào sự đơn giản và dễ sử dụng, giúp chủ shop dễ dàng theo dõi lượng hàng tồn, nhập – xuất kho và thực hiện kiểm kê ngay trên điện thoại. Tuy nhiên, vì ưu tiên tính đơn giản nên phần mềm này có thể chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý kho phức tạp của các doanh nghiệp vừa và lớn.
Tính năng nổi bật:
- Tự động cập nhật tồn kho sau mỗi lần bán hàng, giúp đảm bảo số liệu luôn khớp với thực tế.
- Hỗ trợ đẩy nhanh tốc độ kiểm kho bằng cách quét mã vạch trên sản phẩm.
- Gửi cảnh báo khi hàng sắp hết hoặc tồn kho quá nhiều, hỗ trợ chủ shop lên kế hoạch nhập hoặc xả hàng hợp lý.
1.2 Sapo POS
Phù hợp với: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, cửa hàng bán lẻ, kinh doanh đa kênh.
Sapo POS được đánh giá cao nhờ khả năng kiểm soát xuyên suốt từ nhập hàng, bán hàng, xuất kho đến báo cáo. Phần mềm này đặc biệt phù hợp để quản lý bán hàng tại cửa hàng lẫn các kênh online. Tuy nhiên, có một hạn chế là đòi hỏi người dùng hiểu biết cơ bản về các thiết bị hỗ trợ như máy in hóa đơn hay máy quét mã vạch để sử dụng các tính năng một cách hiệu quả.
Tính năng nổi bật:
- Theo dõi tồn kho theo thời gian thực, cảnh báo khi hàng sắp hết, hỗ trợ cho cả cửa hàng, website và kênh bán hàng online như Facebook và sàn thương mại điện tử.
- Tự động đồng bộ đơn hàng và thông tin khách hàng từ nhiều kênh về một nơi duy nhất, giúp tối ưu quy trình xử lý và tránh bỏ sót đơn.
- Báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh thực tế.
Đọc thêm: Top 7 phần mềm quản lý vận tải miễn phí tốt nhất năm 2025
1.3 Phần mềm quản lý kho VQFREE
Phù hợp với: Doanh nghiệp bán lẻ hoặc bán sỉ quy mô nhỏ.
VQFREE là phần mềm quản lý kho miễn phí trọn đời. Chỉ mất vài phút để bạn tải và cài đặt phần mềm trên máy tính. Phần mềm cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản như lập hóa đơn, in mã vạch, theo dõi tồn kho và phân tích hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, vì là phần mềm cài đặt tại chỗ, nên không hỗ trợ sử dụng trên điện thoại di động.
Tính năng nổi bật:
- Lập và in hóa đơn bán hàng nhanh với tính năng chiết khấu, khuyến mãi, và hỗ trợ in trên nhiều khổ giấy khác nhau.
- Thống kê hàng hóa bán chạy, phân loại theo nhóm hoặc chủng loại; phân tích hiệu suất kinh doanh so với mục tiêu đề ra.
- Hỗ trợ in mã vạch từ mã hàng được quy ước sẵn trên phần mềm.
1.4 Phần mềm kho Odoo Community
Phù hợp với: Doanh nghiệp nhỏ muốn triển khai hệ thống ERP miễn phí.
Odoo Community là phiên bản mã nguồn mở hoàn toàn miễn phí của nền tảng Odoo nổi tiếng. Phần mềm cho phép doanh nghiệp linh hoạt tùy chỉnh các module có sẵn như quản lý kho, khách hàng, nhân sự,… theo nhu cầu riêng biệt. Tuy nhiên, để khai thác tốt nhất các tính năng này, doanh nghiệp cần có đội ngũ IT hỗ trợ kỹ thuật và triển khai ban đầu.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý hàng nhập, hàng xuất và tạo phiếu kho tương ứng một cách dễ dàng.
- Theo dõi tồn kho theo từng vị trí, địa điểm kho hàng và kiểm soát thông tin chi tiết về luân chuyển hàng hóa.
- Hỗ trợ quét mã vạch và mã QR, giúp nhập/xuất kho nhanh chóng và giảm thiểu sai sót trong kiểm kê.
1.5 Phần mềm ERPNext
Phù hợp với: Doanh nghiệp cần quản lý kho hàng đa chi nhánh.
ERPNext là một hệ thống quản lý kho mã nguồn mở, cho phép doanh nghiệp kiểm soát tất cả mọi hoạt động trong kho như: nhập hàng, sản xuất, trả lại và kết nối dữ liệu trực tiếp với hệ thống kế toán. Tuy nhiên, do mức độ tùy biến cao, nên việc triển khai hệ thống này cần có một đội ngũ IT nội bộ đảm nhận.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý tồn kho theo từng chi nhánh riêng biệt, đồng thời tổng hợp số liệu lên hệ thống trung tâm để dễ rà soát.
- Báo cáo chi tiết tồn kho theo từng địa điểm, hỗ trợ ra quyết định bổ sung hàng kịp thời và tối ưu nguồn cung.
- Cập nhật theo thời gian thực mọi thay đổi liên quan đến hàng tồn, đơn hàng và chuyển kho.
1.6 Phần mềm Zoho Inventory
Phù hợp với: Doanh nghiệp thương mại điện tử quy mô nhỏ và vừa.
Điểm nổi bật của phần mềm quản lý kho Zoho Inventory là khả năng tích hợp liền mạch với các nền tảng bán hàng trực tuyến phổ biến như Shopify, Amazon, eBay, và các phần mềm khác trong cùng hệ sinh thái như Zoho Books, Zoho CRM. Còn về hạn chế, bản miễn phí của Zoro Inventory chỉ giới hạn xử lý cho 50 đơn hàng và cho phép 1 người dùng sử dụng.
Tính năng nổi bật:
- Cập nhật biến động tồn kho tức thì sau mỗi giao dịch bán hàng hoặc điều chuyển hàng hóa khỏi kho.
- Tự động tạo và quản lý quy trình đặt hàng từ khách hàng và mua hàng từ nhà cung cấp.
- Đồng bộ dữ liệu từ nhiều kênh bán hàng như Amazon, eBay, Shopify, giúp theo dõi tập trung và hoàn thành đơn hàng từ nhiều kênh khác nhau.
Đọc thêm: Chuyển đổi số logistics: Cơ hội, Thách thức và Giải pháp thiết thực
1.7 Sortly
Phù hợp với: Doanh nghiệp nhỏ cần quản lý hàng tồn kho bao gồm vật tư, nguyên vật liệu, công cụ và thiết bị.
Với Sortly, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh thông tin cho từng mặt hàng, từ hình ảnh, biên lai đến các trường thông tin riêng. Bạn cũng có thể tạo, in mã vạch hoặc mã QR, sau đó quét trực tiếp bằng ứng dụng di động của Sortly. Tuy nhiên, phiên bản miễn phí chỉ hỗ trợ quản lý tối đa 100 mặt hàng và cấp quyền truy cập cho 1 người dùng.
Tính năng nổi bật:
- Sắp xếp và quản lý hàng hóa theo danh mục, vị trí hoặc khu vực lưu trữ; hỗ trợ giám sát nhiều kho cùng lúc.
- Cho phép thêm ảnh, video và ghi chú cho từng mặt hàng, giúp dễ nhận diện và sàng lọc.
- Quét mã vạch/mã QR để kiểm kê nhanh và chính xác; hỗ trợ truy cập và thao tác từ ứng dụng di động, kể cả khi ngoại tuyến.
1.8 ABC Inventory
Phù hợp với: Cửa hàng hoặc doanh nghiệp nhỏ và vừa.
ABC Inventory là phần mềm quản lý kho miễn phí được phát triển bởi Almyta Systems, hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi hàng tồn, quản lý biến động kho và xử lý các giao dịch với nhà cung cấp. Tuy nhiên, phiên bản miễn phí không cung cấp hỗ trợ khách hàng qua điện thoại, email hoặc chat trực tuyến. Do đó, người dùng sẽ phải tự xử lý các sự cố kỹ thuật trong quá trình sử dụng phần mềm này.
Tính năng nổi bật:
- Cung cấp các công cụ để theo dõi mức tồn kho, biến động hàng tồn kho tại nhiều vị trí kho hoặc cửa hàng.
- Quản lý đơn đặt hàng và dữ liệu khách hàng, bao gồm cả đơn bán và đơn trả lại.
- Tự động phát cảnh báo và tạo đơn nhập hàng lại khi phát hiện mức tồn kho xuống dưới một ngưỡng nhất định.
1.9 inFlow Inventory Free Edition
Phù hợp với: Doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty mới thành lập.
inFlow Inventory (phiên bản miễn phí) dễ sử dụng và là một khởi đầu hoàn hảo cho những người mới làm quen với công cụ quản lý hàng tồn kho cơ bản. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần quản lý tồn kho ở nhiều địa điểm hay muốn phân tích dữ liệu chuyên sâu thì nên cân nhắc mua gói trả phí hoặc tìm hiểu các lựa chọn khác.
Tính năng nổi bật:
- Hiển thị hàng tồn kho trực quan theo thời gian thực, tự động thông báo khi hàng tồn kho xuống dưới mức được thiết lập.
- Quản lý đơn hàng từ khi khởi tạo đến khi hoàn tất, đồng bộ hóa doanh số với dữ liệu hàng tồn kho.
- Theo dõi số sê-ri của từng mặt hàng, số lô và ngày hết hạn của từng lô hàng để cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc và kiểm soát bảo hành.
1.10 Phần mềm quản lý kho Stockpile
Phù hợp với: Startup và doanh nghiệp quy mô nhỏ.
Stockpile là một trong số ít các phần mềm quản lý kho miễn phí mà không giới hạn số lượng mặt hàng, địa điểm và người dùng truy cập. Phần mềm đáp ứng tốt các nhu cầu cơ bản như nhập kho, ghi nhận doanh số, xử lý hàng trả lại hoặc hư hỏng. Tuy nhiên, Stockpile chưa hỗ trợ tích hợp thiết bị quét mã vạch và cũng không có ứng dụng di động.
Tính năng nổi bật:
- Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực tại nhiều địa điểm, kho hàng, hoặc thậm chí là khu vực/kệ hàng cụ thể.
- Dễ dàng thêm các mặt hàng tồn kho mới kèm các thông tin chi tiết như tên, SKU, vị trí, nhà sản xuất và UPC.
- Kiểm soát quyền truy dữ liệu theo cấp bậc, giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ vai trò và quyền hạn của từng người dùng.
2. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý kho miễn phí
Trên thị trường hiện có rất nhiều công cụ quản lý kho miễn phí, mỗi giải pháp lại có điểm mạnh riêng, dễ khiến bạn phân vân khi lựa chọn. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng nhất mà bạn cần quan tâm để có thể chọn ra phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng:
– Dễ sử dụng, không cần kỹ thuật phức tạp: Một phần mềm thân thiện với người dùng sẽ giúp nhân viên dễ làm quen, giảm thiểu thời gian đào tạo và hạn chế sai sót khi thao tác, góp phần cải thiện năng suất. Chính vì vậy, bạn nên ưu tiên các giải pháp có giao diện trực quan, dễ dàng truy cập và điều hướng đến các tính năng hay báo cáo cần thiết.
– Hỗ trợ đa nền tảng (web, mobile): Không phải lúc nào bạn hoặc các nhân viên quản lý kho đều có thể ngồi làm việc trước máy tính. Mọi người có thể làm việc từ xa hay đi công tác. Do đó, phần mềm được xem là lý tưởng khi nó có thể hoạt động tốt trên cả trình duyệt máy tính và các thiết bị di động (điện thoại, máy tính bảng), để bạn có thể xử lý công việc từ bất cứ nơi đâu.
– Đáp ứng đầy đủ tính năng cơ bản: Các tính năng sau đây được coi là yếu tố cốt lõi của một hệ thống quản lý hàng tồn kho tiện ích:
- Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực: Giúp bạn nắm bắt tức thì tình hình tồn kho, giao dịch và biến động hàng hóa, từ đó ngăn ngừa tình trạng hết hàng đột ngột hay tồn kho quá mức gây ảnh hướng đến dòng vốn.
- Quản lý đơn hàng: Giúp xử lý đồng bộ đơn hàng từ nhiều kênh tại cùng một hệ thống, nhờ đó, bạn sẽ không bỏ sót bất cứ đơn hàng nào và đồng thời hoàn tất đơn hàng chuẩn xác và nhanh chóng hơn.
- Báo cáo và dự báo: Công cụ báo cáo cung cấp thông tin chi tiết về xu hướng bán hàng, mức tồn kho và lịch sử đơn hàng, cho phép bạn phân tích hiệu suất và xác định các điểm cần cải thiện. Các công cụ dự báo thì phân tích dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường để dự đoán nhu cầu trong tương lai, đề xuất nhập hàng lại khi cần thiết nhằm tránh dư thừa hoặc thiếu hụt hàng trong kho.
- Quản lý thông tin nhà cung cấp: Theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp, quản lý hợp đồng và các thông tin liên quan tại một nơi duy nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đa dạng hóa nguồn hàng, giúp duy trì sự ổn định của chuỗi cung ứng.
– Có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển: Một số phần mềm miễn phí đặt ra giới hạn về số lượng người dùng, sản phẩm hoặc tính năng. Nếu bạn có kế hoạch thâm nhập thị trường mới hay đa dạng hóa sản phẩm, thì nên ưu tiên các giải pháp cho phép nâng cấp dễ dàng ngay từ đầu, để tránh mất thời gian chuyển đổi hệ thống về sau.
– Hỗ trợ Tiếng Việt (nếu cần): Nếu đội ngũ của bạn không quen sử dụng phần mềm tiếng Anh, thì tốt nhất là lựa chọn phần mềm đã được Việt hóa hoàn toàn để giúp mọi người thao tác thuận tiện và hiểu đúng các chức năng quản lý kho chuyên dụng.
Đọc thêm: Phần mềm CRM là gì? Top 13 phần mềm CRM tốt nhất hiện nay
3. Lưu ý khi sử dụng phần mềm miễn phí
Phần mềm quản lý kho miễn phí được xem là lựa chọn hoàn hảo cho các cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ, giúp kiểm soát tồn kho hiệu quả mà không tốn chi phí ban đầu. Tuy vậy, bạn cũng cần cân nhắc một số hạn chế thường gặp như sau:
– Giới hạn tính năng hoặc người dùng: Các phần mềm miễn phí thường chỉ đáp ứng những chức năng cơ bản. Những tính năng nâng cao như tích hợp với CRM, phần mềm kế toán, sàn thương mại điện tử hay cung cấp công cụ dự báo bằng AI thường không có. Ngoài ra, số lượng tài khoản sử dụng cũng rất hạn chế, thường chỉ từ 1 – 3 người dùng.
– Dung lượng lưu trữ thấp: Miễn phí đồng nghĩa với việc không gian lưu trữ dữ liệu cũng bị giới hạn, thường chỉ ở mức cơ bản (khoảng 10MB). Bất cập này rất dễ khiến vận hành bị gián đoạn nếu bạn cần quản lý thêm nhiều sản phẩm, giao dịch hoặc khách hàng trong tương lai.
– Khả năng nâng cấp lên bản trả phí khi quy mô tăng: Khi cửa hàng hay công ty mới thành lập, bạn có thể chỉ cần vài tính năng quản lý kho cơ bản. Tuy nhiên, nếu phần mềm không hỗ trợ nâng cấp lên các gói cao hơn, bạn sẽ phải chuyển sang nền tảng khác khi quy mô kinh doanh tăng lên và phải thiết lập lại mọi thứ. Vì vậy, ngay từ đầu, hãy chọn một phần mềm có sẵn lộ trình nâng cấp rõ ràng.
– Bảo mật dữ liệu và chính sách backup: Công cụ miễn phí thường có mức bảo mật thấp hơn các giải pháp trả phí. Nếu bạn đặc biệt chú trọng đến an toàn và nguyên vẹn dữ liệu, hãy kiểm tra kỹ xem phần mềm đang triển khai các biện pháp bảo mật nào, chẳng hạn như mã hóa dữ liệu, xác thực hai bước, hay sao lưu định kỳ? Điều này sẽ giúp tránh được rủi ro mất mát, rò rỉ thông tin khách hàng, giao dịch quan trọng do lỗi con người hay tin tặc tấn công.
4. Base.vn – Giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp thời đại 4.0
Triển khai phần mềm quản lý kho là bước đi quan trọng để cải thiện hiệu suất hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn đang hướng đến mục tiêu phát triển lâu dài và mở rộng quy mô, thì chỉ một phần mềm đơn lẻ là chưa đủ. Đây là lúc bạn cần đến nền tảng quản trị toàn diện như Base.vn – giải pháp giúp đồng bộ dữ liệu, tối ưu toàn bộ các quy trình nội bộ như quản lý sản phẩm, bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng, tài chính, nhân sự. Những giá trị nổi bật mà Base.vn mang đến cho doanh nghiệp của bạn là:
- Tích hợp CRM thế hệ mới: Kết nối liền mạch quy trình từ sản phẩm – bán hàng – marketing – chăm sóc khách hàng. Hỗ trợ theo dõi hành trình khách hàng, quản lý pipeline bán hàng, đo lường hiệu suất và nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.
- Kiểm soát tài chính theo thời gian thực: Ghi nhận đầy đủ các khoản thu – chi như nhập xuất kho, mua sắm thiết bị, đối soát ngân hàng,… Kết quả được trình bày qua các báo cáo tài chính trực quan, dễ hiểu giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh và chuẩn.
- Quản lý nhân sự đa địa điểm: Nhân viên có thể chấm công từ xa bằng Face ID, phần mềm sau đó sẽ tự động tổng hợp thời gian làm việc, nghỉ phép, đi muộn/về sớm,… để tính lương và thưởng theo KPI. Ngoài ra, phần mềm còn hiển thị doanh số theo từng điểm bán, giúp giám sát hiệu suất từng cá nhân.
- Tự động hóa trình ký và phê duyệt: Dễ dàng gửi các đề xuất nội bộ (nhập hàng, mua sắm thiết bị, hẹn gặp nhà cung cấp,…) và cho phép nhà quản lý phê duyệt nhanh chóng ngay trên hệ thống chỉ với vài thao tác.
Base.vn hiện cung cấp hơn 60 ứng dụng, mỗi ứng dụng giúp giải quyết chuyên sâu từng khía cạnh vận hành. Hãy liên hệ trực tiếp Base.vn ngay hôm nay để nhận tư vấn cụ thể.
5. Kết bài
Bằng cách đánh giá nhu cầu kiểm soát hàng hóa, số lượng người dùng và định hướng mở rộng quy mô trong tương lai, bạn hoàn toàn có thể chọn ra được một phần mềm quản lý kho miễn phí, phù hợp nhất với các điều kiện thực tế. Ngoài ra, đừng quên theo dõi Base Blog để liên tục cập nhật những kiến thức, kinh nghiệm quản trị doanh nghiệp thiết thực, dễ áp dụng.
