Một trong những phương pháp có ảnh hưởng nhất trong số đó là Six Sigma. Bắt đầu như một giải pháp hình thành trong sản xuất, phương pháp này nhanh chóng phát huy hiệu quả và hiện đang được áp dụng trong rất nhiều lĩnh vực như chăm sóc sức khỏe, tài chính,… bao gồm các công ty thuộc bảng xếp hạng Fortune 500 trên toàn thế giới.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn tất cả thông tin cần thiết về Six Sigma, bao gồm định nghĩa, nguồn gốc, cơ chế hoạt động, nó sử dụng những công cụ nào và làm thế nào bạn có thể đào tạo để trở thành được chứng nhận để thực hành Six Sigma. Thêm vào đó, các chuyên gia giải thích những lợi ích mà Six Sigma có thể cung cấp cho bạn và công ty của bạn.
Trong vòng một thế kỷ vừa qua, ngành công nghiệp trên thế giới đã đạt được hiệu quả cao hơn bao giờ hết về cả sản lượng và chất lượng. Đặc biệt là khi các lý thuyết và phương pháp cải tiến được đưa vào áp dụng sau những bài kiểm tra chặt chẽ.
1. Six Sigma là gì?
Six Sigma (6 Sigma, hay 6σ) là một hệ phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh và quản lý chất lượng bằng cách dựa trên thống kê để tìm ra lỗi (khuyết tật), xác định nguyên nhân của lỗi và xử lý lỗi nhằm làm tăng độ chính xác của quy trình.
Six Sigma không phải là một hệ thống quản lý chất lượng giống như ISO 9001. Hệ phương pháp này đem tới một tư duy mới cho các doanh nghiệp: thay vì tập trung vào xử lý các sản phẩm lỗi, hãy đầu tư cải thiện quy trình để ngăn lỗi xảy ra, tạo lập sự ổn định gần như hoàn hảo trong quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh.
Six Sigma sử dụng phương pháp thống kê để đếm số lỗi phát sinh trong một quá trình, sau đó tìm ra cách để khắc phục, đưa nó tới càng gần mức “không lỗi” càng tốt. Chỉ khi nào một quy trình không tồn tại hơn 3,4 lỗi (hay khuyết tật) trên mỗi một triệu cơ hội (sản phẩm), nó mới đạt được mức tiêu chuẩn của Six Sigma.
Trong điều kiện thực tế, một quy trình Six Sigma có sự hoàn hảo đến mức 99,99966%. Đây là cấp độ Sigma thứ 6, với độ lệch chuẩn đại diện cho mức độ trưởng thành nhất của một quy trình:
Lean Six Sigma – Biến thể của Six Sigma
Lean là phương pháp sản xuất do hãng Toyota Nhật Bản khởi xướng, nhằm loại bỏ lãng phí và bất hợp lý trong quá trình sản xuất, hướng mọi hoạt động của tổ chức theo hướng “tinh gọn”.
Lean Six Sigma (LSS) là mô hình quản lý kết hợp các nguyên tắc quản lý của Lean với các phương pháp Six Sigma. Lean giúp giảm thiểu chất thải và rút ngắn chu kỳ sản xuất ngay từ đầu, trong khi Six Sigma tập trung vào tinh chỉnh độ chính xác cho quy trình. Chúng song hành cùng nhau có thể coi là sự biến thể tích cực.
2. Lợi ích của hệ phương pháp Six Sigma
Six Sigma giúp nhiều doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi phí đáng kể. Ví dụ, Motorola – đơn vị khởi xướng và phát triển hệ phương pháp này năm 1985 đã tiết kiệm 17 tỷ đô la. Trong khoảng 5 năm (từ năm 1995 đến 2000), Six Sigma được cho là đã tiết kiệm cho tập đoàn General Electric (GE) 12 tỷ đô la. Theo con số thống kê trong hai thập kỷ gần đây, hơn 50 phần trăm các công ty Fortune 500 cũng tin dùng phương pháp này với khoản tiết kiệm hơn 400 tỷ đô la.
Hai câu chuyện cụ thể về thành công của Samsung và Ford Việt Nam khi áp dụng Six Sigma sẽ được trình bày ở phần cuối.
Một số người nhận định Six Sigma là một thông lệ mà các tập đoàn lớn ưa chuộng, một số người khác lại cho rằng phương pháp này chỉ dành cho các tổ chức nhỏ mới bắt đầu xây dựng quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, các chuyên gia khẳng định Six Sigma mang lại lợi ích cho tất cả các tổ chức.
Chuyên gia tư vấn Jennifer Williams nhận định: “Không có ngành công nghiệp nào không thể hưởng lợi từ Six Sigma”, miễn là nó được thực hiện theo một quy trình xác định.
Dưới đây là 6 lợi ích chính Six Sigma mang lại cho công ty của bạn.
2.1 Giữ lòng trung thành của khách hàng
Khi định nghĩa khuyết tật của quy trình, Six Sigma tập trung vào sự thông hiểu tường tận các yêu cầu của khách hàng nên có được tính định hướng khách hàng rất cao. Sản phẩm của bạn không những không mắc lỗi mà còn đáp ứng được kỳ vọng của người sử dụng – nguyên nhân giúp giữ lòng trung thành.
Để đạt được điều này, bạn có thể thực hiện khảo sát khách hàng hoặc nghiên cứu hành vi để hiểu được khách hàng yêu cầu gì và bạn có thể cải thiện điều đó bằng cách nào.
2.2 Giảm chi phí, tăng lợi nhuận
Nhờ vào tỷ lệ khuyết tật giảm đáng kể và không tái diễn trong tương lai, doanh nghiệp của bạn có thể loại bỏ những sự lãng phí không cần thiết vào nhân công hoặc công đoạn sản xuất kém hiệu quả, bao gồm cả nguyên vật liệu và thời gian. Cộng thêm những thứ bạn tạo ra chỉ bao gồm sản phẩm bán được, chi phí hàng bán trên từng đơn vị sản phẩm sẽ giảm và lợi nhuận sẽ tăng lên.
2.3 Cải thiện văn hoá doanh nghiệp
Một “kênh” gắn kết hiệu quả giữa doanh nghiệp và nhân viên không gì khác ngoài quy trình làm việc hoàn hảo. Trong hệ phương pháp Six Sigma, yếu tố con người quan trọng không thua kém gì kỹ thuật, thậm chí còn được đề cao hơn.
Hơn nữa, Six Sigma giải quyết được các mâu thuẫn phát sinh trong quy trình kinh doanh nhờ vào phương pháp đo lường minh bạch và thái độ chủ động trong công việc, giúp nhà quản lý dễ dàng định hướng nhân viên hơn, cho dù bạn có theo loại hình văn hoá doanh nghiệp đặc trưng nào.
Thử đặt một so sánh đơn giản: Giữa một dây chuyền sản xuất trơn tru và một nhóm người thường không phân định rõ ràng trách nhiệm, nhân viên của bạn sẽ muốn đầu quân vào đâu?
2.4 Lập kế hoạch chiến lược
Six Sigma đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ tầm nhìn chiến lược nào. Khi doanh nghiệp của bạn đã tuyên bố sứ mệnh, mục tiêu và tiến hành phân tích SWOT, thì Six Sigma giúp bạn tập trung vào các lĩnh vực cần cải thiện.
Chẳng hạn, nếu chiến lược kinh doanh của bạn hướng tới dẫn đầu về chi phí trên thị trường, thì Six Sigma có thể được sử dụng để loại bỏ sự phức tạp không cần thiết trong quy trình nội bộ và đạt được thỏa thuận mức giá thấp với nhà cung cấp nguyên liệu.
2.5 Mở rộng quy mô kinh doanh
Một khi bạn đã loại trừ thành công các nguồn gây khuyết tật và tạo lập được quy trình đạt chuẩn Six Sigma, sẽ chẳng còn khó khăn trong các dự án mở rộng quy mô sản xuất cũng như những hệ thống đo lường đi kèm nữa.
3. Nguyên tắc của hệ phương pháp Six Sigma
3.1 Luôn hướng tới khách hàng
Giống như nhiều triết lý kinh doanh khác, Six Sigma tập trung vào customers’ voice – tiếng nói của khách hàng. Mọi sự sửa đổi, cải tiến quy trình theo độ chuẩn đều cần xác định dựa trên nhu cầu, yêu cầu và kỳ vọng của khách hàng.
3.2 Đề cao dữ liệu và dữ kiện
Doanh nghiệp cần trả lời 2 câu hỏi sau trước khi đưa ra quyết định:
- Những dữ liệu / dữ kiện nào thực sự cần thiết?
- Áp dụng chúng vào Six Sigma như thế nào cho hiệu quả?
Mọi thông tin xoay quanh việc áp dụng hệ phương pháp Six Sigma không phải dựa trên sự phán đoán mơ hồ mà đều cần đo lường chính xác, giống như cách đo lường để cho ra con số 3,4 phần triệu trong độ lệch chuẩn.
3.3 Quản trị chủ động
Như đã nói ở phần định nghĩa, hệ phương pháp Six Sigma tập trung vào tìm kiếm và xử lý khiếm khuyết nhằm tăng độ chính xác của quy trình – chủ động để ngăn ngừa, chứ không để mặc các khiếm khuyết đó tạo ra sản phẩm lỗi rồi mới thụ động xử lý.
3.4 Cộng tác không có rào cản
Để tạo ra quy trình trơn tru từ đầu tới cuối, Six Sigma tuân theo nguyên tắc cộng tác không giới hạn giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, bao gồm cả theo chiều dọc, chiều ngang và đan chéo.
3.5 Hướng tới sự hoàn thiện nhưng vẫn cho phép mắc sai lầm
Tiêu chuẩn của Six Sigma là 3,4 lỗi trên một triệu khả năng, nghĩa là chưa phải 100% chính xác. Bởi vậy, doanh nghiệp không thể nóng vội ngay từ đầu hòng có được sự hoàn hảo tuyệt đối. Các phương án cải tiến quy trình đều được phép thất bại, miễn là hậu quả được giới hạn và bạn rút ra được bài học sau đó.
4. Áp dụng Six Sigma vào doanh nghiệp – Quy trình DMAIC
Quy trình truyền thống và cơ bản nhất để áp dụng hệ phương pháp Six Sigma vào hầu hết các loại hình doanh nghiệp là DMAIC bao gồm 5 bước:
- D – Define (Xác định) là bước nhận định về khách hàng và các yêu cầu chất lượng quan trọng cần có ở sản phẩm và dịch vụ. Sau khi tự đánh giá xem doanh nghiệp đã đạt được yêu cầu ở mức độ nào, bạn cần xác định các khu vực kinh doanh trọng điểm cần triển khai Six Sigma.
- M – Measure (Đo lường) là công đoạn thu thập dữ liệu, đánh giá và nhận dạng các vấn đề phát sinh để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các khiếm khuyết.
- A – Analyze (Phân tích) là việc bạn xác định khoảng cách giữa mục tiêu kế hoạch và kết quả thực hiện công việc hiện tại, xác định cơ hội cho doanh nghiệp. Các giải pháp được đưa ra từ đây, với điều kiện phải được kiểm nghiệm chặt chẽ và có biện pháp dự phòng.
- I – Improve (Cải tiến) là lúc bắt đầu triển khai thực hiện giải pháp cải tiến. Bạn cần theo dõi sát sao để có thể đưa ra quyết định bổ sung hoặc thay đổi khi cần thiết.
- C – Control (Kiểm soát) là kế hoạch giám sát và kiểm soát mục tiêu đã đề ra ban đầu, tránh quay lại lối mòn cũ hoặc đi sai định hướng.
Đọc thêm: Agile là gì? Hiểu về mô hình Agile để triển khai hiệu quả
5. Câu chuyện thành công của Samsung và Ford Việt Nam – Vực dậy từ áp dụng Six Sigma vào sản xuất
5.1 Tiêu huỷ 150.000 sản phẩm lỗi và bước ngoặt táo bạo của Samsung
Thành công của tập đoàn General Electric (GE) vào thập niên 90 đã làm nở rộ phong trào áp dụng Six Sigma ở nhiều tổ chức trên thế giới như Citigroup, Motorola, Kodak, Sony, IBM, Ford, LG,… Trong số đó, có thể kể tới Samsung là một ví dụ điển hình.
Kế hoạch gia nhập thị trường điện thoại di động toàn cầu của Samsung bị đổ vỡ bởi chiếc di động hàng đầu lúc đó là Samsung SH-700 có tỷ lệ lỗi quá cao, lên đến 11,8%. Việc tổng cộng 150.000 sản phẩm buộc phải thu hồi và tiêu huỷ là một cú sốc tại thời điểm đó.
Nhưng cũng từ đây, Samsung quyết định thay đổi phương châm vận hành từ việc ồ ạt sản xuất số lượng lớn sang đến tập trung vào chất lượng sản phẩm, sao cho đáp ứng được tiêu chuẩn toàn cầu. Hệ phương pháp Six Sigma được chọn để triển khai trên toàn bộ các cấp bậc quản lý cũng như nhân viên tất cả các bộ phận.
Sau khi thu về những kết quả đầu tiên trong sản xuất, Samsung mở rộng phạm vi áp dụng Six Sigma sang cả marketing, sale và ngay cả những bộ phận phục vụ gián tiếp như kế toán, nhân sự, cung ứng, và cuối cùng là đến toàn bộ chuỗi cung cấp. Toàn bộ nhân viên của họ đều được tham gia khoá đào tạo bài bản về lý thuyết và vận dụng Six Sigma.
Và Samsung đã phục hồi và vươn lên rất nhanh nhờ sự cải tiến quy trình đó. Các mẫu điện thoại đời sau liên tục “lột xác” so với các sản phẩm trước đó, trở thành một trong những cái tên dẫn đầu thị trường smartphone thời bây giờ như Samsung Galaxy S7, S7 edge hay Samsung J7 Prime.
Năm 2018, Samsung đứng vững trên ngôi vị dẫn đầu thị trường smartphone toàn cầu.
5.2 Ford Việt Nam tiết kiệm 1,2 triệu USD nhờ áp dụng Six Sigma
Công ty Ford Việt Nam đã bắt đầu triển khai Six Sigma vào 200 dự án cải tiến quy trình trong mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh vào năm 2000. Kết quả sau 7 năm thực hiện, Ford đã tiết kiệm được 1,2 triệu USD và đạt chỉ số hài lòng của khách hàng ở mức trên 90% qua mỗi năm.
Trong số các dự án 6 Sigma mà Ford Việt Nam thực hiện, có một dự án khá tiêu biểu là áp dụng Six Sigma để giảm số lượng container chở linh kiện nhập khẩu. Nhận thấy các thùng chứa linh kiện xe hơi trong các container nhập khẩu vào Việt Nam còn rất nhiều khoảng trống, Ford đã sắp xếp lại không gian trong từng container cho phù hợp hơn. Từ việc tiết kiệm không gian này, Ford Việt Nam đã tiết kiệm được 150.000 USD ngay trong năm 2005.
Đọc thêm: PDCA là gì? Phương pháp cải tiến và tinh gọn doanh nghiệp
6. Kết luận
Six Sigma là một hệ phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh chủ động, đi đúng vào trọng tâm lỗi sai (khuyết tật) để đạt được sự hoàn hảo. Tuy nhiên, doanh nghiệp không thể thành công trong một sớm một chiều mà phải tìm hiểu kỹ lưỡng về Six Sigma, cũng như chuẩn bị sẵn các công cụ hỗ trợ cần thiết và kế hoạch dự phòng.
Chúc các bạn áp dụng thành công Six Sigma vào doanh nghiệp!
